Vom Einzelprojekt zum wiederkehrenden Messe-Service

Ein Messestand beginnt häufig als einzelnes Projekt: Eine Messe steht im Kalender, der Stand wird geplant, Ausstattung wird zusammengestellt, der Transport organisiert und nach der Veranstaltung wieder alles abgebaut.

 

Für Unternehmen, die regelmäßig ausstellen, funktioniert diese Denkweise jedoch nur begrenzt. Mit jeder weiteren Veranstaltung wiederholen sich dieselben organisatorischen Aufgaben. Messeausstattung muss bereitgestellt, transportiert, aufgebaut, abgebaut, zurückgeführt und anschließend wieder eingelagert werden.

 

Aus dem einzelnen Messeprojekt entsteht ein wiederkehrender Prozess.

 

Genau an diesem Punkt kann es sinnvoll sein, Messeplanung nicht mehr als eine Abfolge einzelner Aufträge zu betrachten, sondern als dauerhaft organisierten Messe-Service.

 

Dabei geht es nicht zwingend um einen neuen Messestand oder um eine komplette Neuausstattung. Im Gegenteil: Häufig ist bereits ein umfangreicher Messebestand vorhanden, der für mehrere Veranstaltungen genutzt werden kann.

 

Vom einzelnen Messetermin zum wiederkehrenden Ablauf

 

Bei einer einzelnen Messe ist die Organisation vergleichsweise überschaubar.

 

Ein Unternehmen entscheidet sich für eine Veranstaltung, plant den Auftritt und organisiert die notwendigen Leistungen. Nach dem Abbau wird die Ausstattung zurückgeführt und das Projekt abgeschlossen.

 

Bei mehreren Messen verändert sich diese Situation.

 

Dann kann beispielsweise folgende Abfolge entstehen:

 

Messe 1 → Abbau → Rücktransport → Lagerung → Messe 2 → Abbau → Rücktransport → Messe 3 → …

 

Die einzelnen Veranstaltungen sind damit nicht mehr voneinander unabhängig. Der Abschluss einer Messe ist gleichzeitig die Vorbereitung für die nächste.

 

Das bedeutet auch: Der Messe-Service endet nicht mit dem Messeschluss.

 

Warum ein wiederkehrender Messe-Service sinnvoll sein kann

 

Mit steigender Zahl der Veranstaltungen wächst vor allem der organisatorische Aufwand.

 

Immer wieder müssen dieselben Fragen beantwortet werden:

 

• Welche Ausstattung wird benötigt?

 

• Wo befindet sich der Messebestand?

 

• Ist die Ausstattung vollständig?

 

• Ist sie für den nächsten Einsatz einsatzbereit?

 

• Wann muss sie transportiert werden?

 

• Wer übernimmt den Aufbau?

 

• Wer baut nach der Messe ab?

 

• Wohin wird der Bestand zurücktransportiert?

 

• Wo wird er anschließend gelagert?

 

 

Bei einem einzelnen Messeauftritt sind diese Aufgaben einmalig. Bei fünf, zehn oder mehr Veranstaltungen pro Jahr wiederholen sie sich permanent.

 

Ein fester Messe-Service kann deshalb dazu beitragen, wiederkehrende Abläufe zu strukturieren und Zuständigkeiten klarer zu definieren.

 

Was gehört zu einem wiederkehrenden Messe-Service?

 

Ein wiederkehrender Messe-Service muss nicht zwangsläufig alle Leistungen rund um einen Messeauftritt umfassen.

 

Vielmehr kann er aus den Bausteinen bestehen, die ein Unternehmen regelmäßig benötigt.

 

Dazu können gehören:

 

• Übernahme des vorhandenen Messebestands

 

• Bestandserfassung

 

• Lagerung der Messeausstattung

 

• Kommissionierung

 

• Vorbereitung für die jeweilige Veranstaltung

 

• Transport zur Messe

 

• Aufbau und Montage

 

• Abbau und Demontage

 

• Rücktransport

 

• Kontrolle und Wiedereinlagerung

 

 

Je nach Veranstaltung können einzelne Bausteine hinzukommen oder entfallen.

 

Für einen kleinen Kongress kann beispielsweise die Bereitstellung und der Transport einer Messewand ausreichen. Für eine große Fachmesse kann dagegen ein kompletter Ablauf von der Lagerung über den Transport bis zur Montage erforderlich sein.

 

Der vorhandene Messebestand wird zum Ausgangspunkt

 

Ein wiederkehrender Messe-Service muss nicht mit der Anschaffung neuer Ausstattung beginnen.

 

Viele Unternehmen verfügen bereits über Messewände, Roll-ups, Displays, Messetheken, Möbel, Grafiken, Prospektständer oder modulare Messesysteme.

 

Diese Ausstattung kann über mehrere Veranstaltungen hinweg eingesetzt werden, sofern sie für die jeweilige Veranstaltung geeignet und einsatzbereit ist.

 

Deshalb steht am Anfang eines wiederkehrenden Messe-Service häufig die Frage:

 

Was ist bereits vorhanden und wie lässt sich dieser Bestand künftig systematisch nutzen?

 

Erst wenn diese Frage beantwortet ist, lässt sich sinnvoll planen, welche zusätzlichen Leistungen oder Komponenten tatsächlich benötigt werden.

 

Vom Messebestand zur organisierten Ressource

 

Ein Bestand an Messeausstattung ist mehr als eine Sammlung von Gegenständen im Lager.

 

Damit er bei mehreren Veranstaltungen effizient eingesetzt werden kann, muss bekannt sein, welche Komponenten vorhanden sind und wie sie verwendet werden können.

 

Eine strukturierte Bestandserfassung kann beispielsweise Angaben zu folgenden Punkten enthalten:

 

• Bezeichnung der Ausstattung

 

• Anzahl

 

• Abmessungen

 

• Gewicht

 

• Verpackung

 

• Systemzugehörigkeit

 

• Grafik

 

• Zustand

 

• Lagerort

 

• mögliche Verwendung

 

 

Je besser der Bestand dokumentiert ist, desto einfacher wird die Vorbereitung wiederkehrender Veranstaltungen.

 

Lagerung wird Teil des Messeprozesses

 

Wenn Messeausstattung regelmäßig verwendet wird, braucht sie zwischen den Veranstaltungen einen festen Platz.

 

Die Lagerung ist deshalb kein nachgelagerter Nebenschritt, sondern ein Teil des gesamten Messe-Service.

 

Besonders relevant wird das bei Unternehmen, die nicht nur einen einzelnen Messestand besitzen, sondern über einen umfangreicheren Bestand verfügen.

 

Im Lager können beispielsweise unterschiedliche Komponenten zusammengeführt werden:

 

• Messesysteme

 

• Messewände

 

• Roll-ups

 

• Displays

 

• Messetheken

 

• Möbel

 

• Grafiken

 

• Transportkoffer

 

• Zubehör

 

 

Entscheidend ist dabei nicht nur die verfügbare Fläche. Der Bestand sollte so organisiert sein, dass die für eine Veranstaltung benötigten Komponenten gezielt zusammengestellt werden können.

 

Externe Lagerung als Bestandteil eines wiederkehrenden Services

 

Mit zunehmendem Messevolumen stellt sich für Unternehmen häufig die Frage, ob die Messeausstattung weiterhin intern gelagert werden soll.

 

Eine externe Lagerung kann insbesondere dann interessant sein, wenn die Ausstattung nur für Veranstaltungen benötigt wird und im Unternehmen dauerhaft Lagerfläche blockiert.

 

Interessant kann die externe Lösung vor allem dann werden, wenn Lagerung mit weiteren Leistungen verbunden wird.

 

Statt:

 

intern lagern → selbst kommissionieren → Transport suchen → Aufbau organisieren → Abbau organisieren → Bestand wieder zurücknehmen

 

kann ein durchgängiger Service entstehen:

 

Bestand lagern → für die Veranstaltung bereitstellen → transportieren → aufbauen → abbauen → zurücktransportieren → wieder einlagern.

 

Transport wird vom Einzelauftrag zum wiederkehrenden Prozess

 

Auch beim Messe-Transport verändert sich die Organisation, sobald mehrere Veranstaltungen geplant werden.

 

Statt immer wieder einen einzelnen Transport zu organisieren, entsteht ein wiederkehrendes Muster.

 

Der Messebestand wird aus dem Lager zur Veranstaltung transportiert und nach dem Abbau wieder zurückgeführt.

 

Bei mehreren Veranstaltungen können zusätzlich unterschiedliche Veranstaltungsorte, kurze Zeitfenster und Überschneidungen berücksichtigt werden.

 

Die Messe Frankfurt beschreibt beispielsweise ihren eigenen Logistikservice als Unterstützung für Aussteller, Standbauunternehmen, Spediteure und Veranstalter und verbindet dabei Anlieferung, Lagerung sowie weitere logistische Leistungen rund um Auf- und Abbau.

 

Für Unternehmen zeigt das vor allem eines: Messe-Logistik besteht nicht nur aus dem eigentlichen Transport von A nach B. Anlieferung, Zwischenlagerung, Zugangsbedingungen und zeitliche Koordination spielen ebenfalls eine Rolle.

 

Die Veranstaltung selbst bleibt ein wichtiger Bestandteil der Planung

 

Ein wiederkehrender Messe-Service bedeutet nicht, dass jede Veranstaltung identisch behandelt werden kann.

 

Jede Messe kann eigene Vorgaben für Aufbau, Abbau, Anlieferung, Verkehrsregelungen und Services haben.

 

Das Standbauerportal der Messe Düsseldorf veröffentlicht beispielsweise veranstaltungsspezifische Auf- und Abbauzeiten sowie Verkehrsregularien.

 

Auch Messe Frankfurt stellt für ihre Veranstaltungen Informationen zu Logistik und Auf- und Abbau bereit.

 

Ein wiederkehrender Service braucht deshalb einen festen Grundprozess, der für jede Veranstaltung um die jeweiligen Messevorgaben ergänzt wird.

 

Ein fester Grundprozess schafft Struktur

 

Der entscheidende Vorteil eines wiederkehrenden Messe-Service liegt nicht darin, jede Veranstaltung gleich zu behandeln.

 

Vielmehr geht es darum, die wiederkehrenden Aufgaben in einen festen Ablauf zu bringen.

 

1. Veranstaltung erfassen

 

Termin, Veranstaltungsort, Standfläche und wichtige Fristen werden aufgenommen.

 

2. Ausstattung festlegen

 

Es wird definiert, welche Bestandteile des vorhandenen Messebestands benötigt werden.

 

3. Bestand prüfen

 

Die benötigte Ausstattung wird auf Vollständigkeit und Zustand kontrolliert.

 

4. Bestand bereitstellen

 

Die Komponenten werden für den jeweiligen Messeauftritt zusammengestellt.

 

5. Transport organisieren

 

Die Anlieferung wird auf den Veranstaltungszeitraum und die örtlichen Vorgaben abgestimmt.

 

6. Aufbau durchführen

 

Die Messeausstattung wird am Veranstaltungsort aufgebaut und eingerichtet.

 

7. Abbau koordinieren

 

Nach Messeschluss wird die Ausstattung wieder abgebaut und für den Rücktransport vorbereitet.

 

8. Rücktransport und Wiedereinlagerung

 

Der Bestand wird zurückgeführt, kontrolliert und wieder eingelagert.

 

Nach der Messe ist der Service nicht beendet

 

Bei einem Einzelprojekt kann der Rücktransport als letzter Schritt betrachtet werden.

 

Bei einem wiederkehrenden Messe-Service beginnt danach bereits die Vorbereitung auf den nächsten Einsatz.

 

Deshalb sollte nach jeder Veranstaltung geprüft werden:

 

• Ist der Bestand vollständig zurückgekommen?

 

• Gibt es Beschädigungen?

 

• Fehlen Komponenten?

 

• Sind Grafiken noch verwendbar?

 

• Müssen Teile repariert oder ersetzt werden?

 

• Welche Ausstattung wird für die nächste Veranstaltung benötigt?

 

 

Damit wird die Rückführung nicht nur zum Abschluss der vergangenen Messe, sondern gleichzeitig zur Vorbereitung der nächsten.

 

Warum Bestandskontrolle bei wiederkehrenden Einsätzen wichtig ist

 

Bei regelmäßigen Messeauftritten kann ein kleiner fehlender Bestandteil zu einem organisatorischen Problem werden.

 

Ein fehlendes Verbindungselement, eine beschädigte Grafik oder ein nicht zurückgeführtes Zubehörteil kann dazu führen, dass die Ausstattung beim nächsten Einsatz nicht vollständig ist.

 

Deshalb kann eine Kontrolle nach jedem Einsatz sinnvoll sein.

 

Je nach Umfang des Bestands können dabei unterschiedliche Informationen dokumentiert werden.

 

Vollständig zurück → Zustand geprüft → gegebenenfalls repariert → wieder eingelagert → für nächsten Einsatz verfügbar.

 

Vom Messeprojekt zum festen Serviceprozess

 

Der wesentliche Unterschied zwischen einem Einzelprojekt und einem wiederkehrenden Messe-Service liegt in der Wiederholbarkeit.

 

Ein Einzelprojekt wird jedes Mal neu organisiert.

 

Ein Serviceprozess definiert dagegen wiederkehrende Abläufe, die für jede Veranstaltung angepasst werden können.

 

Beispielsweise kann ein Unternehmen für jeden Messeauftritt dieselben organisatorischen Grundfragen verwenden:

 

• Welche Veranstaltung?

 

• Welche Ausstattung?

 

• Wo liegt der Bestand?

 

• Wann muss er bereitstehen?

 

• Wann erfolgt der Transport?

 

• Wer baut auf?

 

• Wer baut ab?

 

• Wohin geht der Bestand nach der Messe?

 

• Wann steht er wieder für die nächste Veranstaltung zur Verfügung?

 

 

Die Antworten ändern sich von Messe zu Messe. Der organisatorische Rahmen bleibt jedoch bestehen.

 

Mehrere Messen lassen sich dadurch besser miteinander verbinden

 

Besonders interessant wird ein fester Messe-Service, wenn Veranstaltungen dicht aufeinanderfolgen.

 

Dann kann nicht jede Messe isoliert betrachtet werden.

 

Beispielsweise kann der Ablauf so aussehen:

 

Montag: Abbau Messe A

 

Dienstag: Rücktransport und Kontrolle

 

Mittwoch: Zusammenstellung für Messe B

 

Donnerstag: Transport zu Messe B

 

Freitag: Aufbau Messe B

 

Die konkrete zeitliche Abfolge hängt selbstverständlich von den jeweiligen Veranstaltungen und ihren Vorgaben ab.

 

Das Beispiel zeigt jedoch, warum ein wiederkehrender Messe-Service mehr ist als eine Sammlung einzelner Transport- oder Montageaufträge.

 

Auch kleine Messeauftritte können in den Service integriert werden

 

Ein wiederkehrender Messe-Service ist nicht nur für große Messestände interessant.

 

Auch Unternehmen mit vielen kleineren Veranstaltungen können von einem strukturierten Ablauf profitieren.

 

Bei kleineren Auftritten kommen beispielsweise folgende Komponenten zum Einsatz:

 

• Roll-ups

 

• mobile Messewände

 

• Displays

 

• Messetheken

 

• Prospektständer

 

• kleine Präsentationsmöbel

 

• Grafiken und Werbemittel

 

 

Gerade bei solchen wiederkehrenden Veranstaltungen kann eine zentrale Organisation des vorhandenen Bestands sinnvoll sein.

 

Ein Serviceprozess muss nicht starr sein

 

Ein häufiger Irrtum besteht darin, dass ein standardisierter Messe-Service bedeutet, jede Veranstaltung nach exakt demselben Muster durchzuführen.

 

Das Gegenteil kann sinnvoller sein.

 

Der Prozess sollte standardisiert sein, nicht unbedingt das Ergebnis.

 

Eine Veranstaltung kann einen kleinen Aufbau benötigen, eine andere einen vollständigen Messestand. Bei einer Messe kann eine vorhandene Grafik eingesetzt werden, bei einer anderen ist eine neue Grafik erforderlich.

 

Der Grundprozess bleibt dabei gleich, während die einzelnen Leistungen angepasst werden.

 

Welche Aufgaben können intern bleiben?

 

Ein wiederkehrender Messe-Service bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche Aufgaben ausgelagert werden müssen.

 

Viele Unternehmen möchten beispielsweise folgende Bereiche weiterhin selbst steuern:

 

• Auswahl der Veranstaltungen

 

• Marketingplanung

 

• Vertriebsziele

 

• Standkonzept

 

• Kommunikationsinhalte

 

• Standpersonal

 

 

Operative Aufgaben rund um den Messebestand können dagegen bei Bedarf extern organisiert werden.

 

Welche Aufgaben können extern organisiert werden?

 

Je nach Unternehmensstruktur können insbesondere wiederkehrende operative Aufgaben ausgelagert werden.

 

• Lagerung

 

• Bestandsverwaltung

 

• Kommissionierung

 

• Transport

 

• Aufbau

 

• Abbau

 

• Rücktransport

 

• Wiedereinlagerung

 

 

Die Messe Düsseldorf beschreibt beispielsweise einen Serviceansatz, bei dem verschiedene Leistungen über einen zentralen Ansprechpartner koordiniert werden können. Zu den angebotenen Bereichen gehören unter anderem Standbau, Auf- und Abbau sowie weitere Services.

 

Das Prinzip lässt sich auch auf die operative Organisation des vorhandenen Messebestands übertragen: Wiederkehrende Aufgaben können in einem festen Prozess gebündelt werden, während das Unternehmen die inhaltliche Kontrolle über seine Veranstaltungen behält.

 

EINS PLUS als wiederkehrender Messe-Service

 

EINS PLUS Messe- & Kongress-Service ist auf die Betreuung vorhandener Messeausstattung und wiederkehrender Messeauftritte ausgerichtet.

 

Dabei muss ein Unternehmen seinen vorhandenen Messebestand nicht durch ein neues System ersetzen. Bestehende Ausstattung kann übernommen, erfasst, gelagert und für weitere Veranstaltungen bereitgestellt werden.

 

Der Service kann beispielsweise folgende Leistungen miteinander verbinden:

 

• Übernahme des vorhandenen Messebestands

 

• Bestandserfassung

 

• Lagerung

 

• Organisation des Messebestands

 

• Kommissionierung

 

• Transport

 

• Aufbau und Montage

 

• Abbau und Demontage

 

• Rücktransport

 

• Wiedereinlagerung

 

 

Damit kann aus vorhandener Messeausstattung ein Bestand werden, der über mehrere Veranstaltungen hinweg genutzt und betreut wird.

 

Vom Einzelauftrag zur dauerhaften Zusammenarbeit

 

Der entscheidende Schritt ist dabei nicht zwingend die Anzahl der Leistungen, sondern die Wiederholung.

 

Wenn ein Unternehmen regelmäßig dieselbe Art von Unterstützung benötigt, kann aus einem einzelnen Auftrag eine dauerhafte Zusammenarbeit entstehen.

 

Statt für jede Messe neu zu klären, wer den Bestand transportiert, wo er gelagert wird und wer den Aufbau übernimmt, kann ein fester Ansprechpartner diese Abläufe begleiten.

 

Das schafft eine andere Ausgangssituation für die nächste Veranstaltung.

 

Der Dienstleister kennt den Bestand. Die Abläufe sind bekannt. Die wiederkehrenden Anforderungen müssen nicht jedes Mal vollständig neu erklärt werden.

 

Welche Unternehmen von einem wiederkehrenden Messe-Service profitieren können

 

Ein solcher Ansatz kann für unterschiedliche Unternehmensgrößen interessant sein.

 

Besonders relevant kann er für Unternehmen sein, die:

 

• mehrere Messen pro Jahr besuchen

 

• regelmäßig auf Kongressen ausstellen

 

• verschiedene regionale Veranstaltungen besuchen

 

• über vorhandene Messeausstattung verfügen

 

• mehrere Roll-ups oder Displays einsetzen

 

• einen modularen Messebestand besitzen

 

• keine ausreichende eigene Lagerfläche haben

 

• Transport und Montage nicht dauerhaft intern organisieren möchten

 

 

Dabei ist nicht allein die Zahl der Messen entscheidend. Auch die Menge und Art der vorhandenen Ausstattung sowie die räumliche Verteilung der Veranstaltungen spielen eine Rolle.

 

Ein wiederkehrender Messe-Service kann mit dem Unternehmen wachsen

 

Der Messebestand eines Unternehmens verändert sich im Laufe der Zeit.

 

Neue Systeme kommen hinzu, alte Grafiken werden ersetzt, einzelne Komponenten werden repariert oder ausgemustert.

 

Auch der Messekalender kann sich verändern.

 

Aus zwei Veranstaltungen werden möglicherweise fünf. Aus regionalen Messen werden zusätzliche nationale Veranstaltungen. Ein Unternehmen beginnt vielleicht, regelmäßig Kongresse oder kleinere Events zu besuchen.

 

Ein guter Messe-Service sollte deshalb nicht nur einen aktuellen Bedarf abbilden, sondern sich an veränderte Anforderungen anpassen lassen.

 

Der wiederkehrende Messe-Service als organisatorischer Kreislauf

 

Am Ende steht ein kontinuierlicher Kreislauf:

 

Planung → Bestand → Lagerung → Bereitstellung → Transport → Aufbau → Veranstaltung → Abbau → Rücktransport → Kontrolle → Lagerung → nächste Veranstaltung.

 

Der einzelne Messestand ist dabei nur ein Teil des gesamten Prozesses.

 

Entscheidend ist die Verbindung zwischen den Veranstaltungen.

 

Checkliste: Ist ein wiederkehrender Messe-Service sinnvoll?

 

• ☐ Das Unternehmen nimmt regelmäßig an mehreren Veranstaltungen teil

 

• ☐ Es ist bereits Messeausstattung vorhanden

 

• ☐ Der Bestand wird nach Veranstaltungen wieder verwendet

 

• ☐ Lagerfläche im Unternehmen ist begrenzt

 

• ☐ Transport muss regelmäßig organisiert werden

 

• ☐ Aufbau und Abbau wiederholen sich

 

• ☐ Mehrere Veranstaltungen liegen zeitlich nah beieinander

 

• ☐ Unterschiedliche Mitarbeiter kümmern sich derzeit um einzelne Teilaufgaben

 

• ☐ Für jede Messe werden Abläufe teilweise neu organisiert

 

• ☐ Ein fester Ansprechpartner für die operative Messeorganisation wäre hilfreich

 

 

Vom Einzelprojekt zum wiederkehrenden Messe-Service

 

Ein Unternehmen muss nicht erst einen komplett neuen Messeprozess entwickeln, um von einem wiederkehrenden Service zu profitieren.

 

Der erste Schritt kann bereits darin bestehen, die bestehenden Abläufe zu betrachten:

 

Was passiert mit dem Messebestand nach einer Veranstaltung? Wo wird er gelagert? Wer organisiert den nächsten Transport? Wer baut auf? Wer baut ab? Und wer weiß, was beim nächsten Einsatz tatsächlich benötigt wird?

 

Wenn diese Aufgaben regelmäßig wiederkehren, kann es sinnvoll sein, sie nicht mehr als voneinander getrennte Einzelprojekte zu behandeln.

 

Stattdessen entsteht ein dauerhaft organisierter Prozess rund um den vorhandenen Messebestand.

 

Genau darin liegt der Gedanke eines wiederkehrenden Messe-Service: Nicht jede Messe neu organisieren, sondern die wiederkehrenden Aufgaben dauerhaft strukturieren.

 

Für Unternehmen mit regelmäßigem Messebetrieb kann daraus ein klarer Ablauf entstehen – von der Übernahme und Lagerung des Messebestands über Transport und Montage bis zur Rückführung und Vorbereitung auf den nächsten Einsatz.

 

Aus dem einzelnen Messeprojekt wird ein wiederkehrender Service. Aus einzelnen Aufträgen wird ein organisierter Prozess.