Die erste Messe des Jahres ist noch nicht vorbei, da steht bereits die nächste Veranstaltung im Kalender. Kurz darauf folgt ein Kongress, danach eine Fachmesse und im Herbst vielleicht noch eine größere Branchenveranstaltung. Für Unternehmen mit mehreren Messeauftritten pro Jahr ist genau das der Punkt, an dem die Messeorganisation anspruchsvoll wird.
Denn nicht jede Aufgabe beginnt und endet mit einer einzelnen Messe. Der Messestand muss zwischen den Veranstaltungen gelagert werden. Komponenten müssen vollständig und einsatzbereit sein. Transporte müssen rechtzeitig organisiert werden. Aufbau und Abbau müssen in die Zeitfenster der jeweiligen Veranstaltung passen. Und wenn zwei Termine dicht aufeinander folgen, bleibt manchmal nur wenig Zeit zwischen Rücktransport und dem nächsten Einsatz.
Ein organisatorischer Engpass entsteht deshalb häufig nicht plötzlich. Er kündigt sich bereits Wochen vorher an – wenn mehrere Veranstaltungen, Fristen, Transporte und interne Aufgaben gleichzeitig aufeinandertreffen.
Eine strukturierte Messe-Saisonplanung hilft dabei, diese Überschneidungen frühzeitig sichtbar zu machen. Dabei geht es nicht darum, jede Messe bis ins kleinste Detail Monate im Voraus festzulegen. Entscheidend ist vielmehr, die wiederkehrenden Abläufe rund um den vorhandenen Messebestand frühzeitig zu koordinieren.
Warum eine ganze Messe-Saison anders geplant werden sollte als eine einzelne Messe
Bei einer einzelnen Messe kann ein Unternehmen viele Aufgaben isoliert betrachten. Der Stand wird vorbereitet, zum Veranstaltungsort transportiert, aufgebaut und nach der Veranstaltung wieder abgebaut.
Bei mehreren Messen funktioniert diese Betrachtungsweise nur bedingt.
Der gleiche Messestand kann beispielsweise für mehrere Veranstaltungen benötigt werden. Gleichzeitig können unterschiedliche Grafiken, zusätzliche Ausstattung oder unterschiedliche Standgrößen erforderlich sein. Der Bestand muss nach einer Messe zurückkommen, bevor er für die nächste Veranstaltung wieder vorbereitet werden kann.
Aus einzelnen Messeprojekten wird dadurch ein zusammenhängender Jahresprozess.
Auch der Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft, AUMA, betrachtet die Messebeteiligung als strukturierten Prozess mit unterschiedlichen Planungsphasen. Zu den Themen gehören unter anderem Messeauswahl, Kosten, Projektleitung, Standplanung, Personal, Kommunikation und Nachbereitung.
Für Unternehmen mit mehreren Veranstaltungen bedeutet das: Die einzelnen Messeprojekte sollten nicht nur separat geplant, sondern zusätzlich miteinander abgeglichen werden.
Der häufigste Engpass entsteht zwischen zwei Veranstaltungen
Viele Unternehmen konzentrieren sich bei der Messeplanung auf den eigentlichen Veranstaltungstermin.
Der organisatorisch kritische Zeitraum liegt jedoch häufig davor oder danach.
Beispielsweise endet eine Messe am Sonntag. Der Messestand wird am Abend abgebaut und zurücktransportiert. Am darauffolgenden Donnerstag beginnt bereits der Aufbau für die nächste Veranstaltung.
Dann müssen innerhalb weniger Tage mehrere Schritte funktionieren:
- Rücktransport des Messebestands
- Annahme und Kontrolle
- Zusammenstellung für die nächste Veranstaltung
- eventuelle Reinigung oder Reparatur
- Austausch oder Ergänzung von Grafiken
- erneute Verpackung
- Transport zur nächsten Messe
- Anlieferung und Aufbau
Wenn einer dieser Schritte nicht rechtzeitig eingeplant wurde, entsteht unmittelbar Zeitdruck.
Deshalb sollte die Messe-Saison nicht nur aus Veranstaltungsterminen bestehen. Zwischen den Terminen müssen auch die Wege des Messebestands eingeplant werden.
Beginnen Sie mit einer Übersicht über die gesamte Messe-Saison
Der erste Schritt zu einer besseren Organisation ist eine zentrale Jahresübersicht.
Alle bekannten Messen, Kongresse, Tagungen und sonstigen Veranstaltungen sollten darin zunächst unabhängig voneinander erfasst werden.
Für jede Veranstaltung sind beispielsweise folgende Informationen sinnvoll:
- Name der Veranstaltung
- Veranstaltungsort
- Datum
- Standgröße
- Standnummer, sobald bekannt
- benötigter Messebestand
- zusätzliche Ausstattung
- Aufbauzeitraum
- Abbauzeitraum
- Transporttermine
- interne Verantwortliche
- externe Dienstleister
- wichtige Fristen
Diese Übersicht muss zunächst nicht perfekt sein. Ihr Zweck besteht darin, die Saison sichtbar zu machen.
Erst wenn alle Veranstaltungen nebeneinander stehen, werden mögliche Überschneidungen erkennbar.
Markieren Sie kritische Zeiträume frühzeitig
Nicht jede Messe benötigt dieselbe Aufmerksamkeit. Besonders kritisch sind Veranstaltungen, die zeitlich eng zusammenliegen oder bei denen derselbe Messebestand eingesetzt werden soll.
Auch mehrere Veranstaltungen mit unterschiedlichen Standgrößen können organisatorisch anspruchsvoll sein.
Beispielsweise kann ein Unternehmen einen modularen Messestand besitzen, der grundsätzlich für verschiedene Standflächen geeignet ist. Für eine kleinere Veranstaltung werden nur bestimmte Elemente benötigt, während für eine größere Messe zusätzliche Komponenten eingesetzt werden.
Die zentrale Frage lautet deshalb nicht nur:
Wann findet die nächste Messe statt?
Sondern auch:
Wo befindet sich unser Messebestand zu diesem Zeitpunkt und wann muss er für den nächsten Einsatz vorbereitet sein?
Planen Sie den Messebestand über die gesamte Saison
Wenn ein Unternehmen mehrere Messen besucht, sollte der Messebestand nicht nur als Lagergut betrachtet werden.
Er ist Bestandteil eines wiederkehrenden Einsatzplans.
Ein einfacher Messebestand kann im Laufe eines Jahres beispielsweise so eingesetzt werden:
Januar: Lagerung
Februar: Messe A – Aufbau, Veranstaltung, Abbau
März: Rücktransport und Vorbereitung
April: Messe B
Mai: Kongress C
Juni: Lagerung und Ergänzung
September: Messe D
Schon eine solche einfache Darstellung zeigt, dass der Messestand nicht nur an den Veranstaltungstagen relevant ist.
Inventarisierung verhindert Überraschungen kurz vor der Messe
Ein organisatorischer Engpass entsteht häufig dann, wenn kurz vor dem nächsten Aufbau festgestellt wird, dass eine Komponente fehlt.
Vielleicht wurde ein Counter bei der letzten Veranstaltung beschädigt. Eine Grafik liegt noch bei einer anderen Niederlassung. Ein Verbindungselement fehlt. Oder niemand weiß genau, ob die passende Transportverpackung noch vorhanden ist.
Eine aktuelle Inventarisierung kann solche Probleme deutlich früher sichtbar machen.
Zum Messebestand können beispielsweise gehören:
- Messewände
- Systemelemente
- Counter
- Roll-ups
- Faltdisplays
- LED-Elemente
- Möbel
- Beleuchtung
- Grafiken
- Prospektständer
- Produktpräsentationen
- Transportkisten
- Verpackungsmaterial
Wichtig ist nicht nur die Frage, ob ein Gegenstand vorhanden ist. Ebenso relevant ist, ob er für die nächste Veranstaltung einsatzbereit ist.
Der Zustand des Messebestands gehört in die Saisonplanung
Ein vorhandener Messestand ist nicht automatisch für jede Veranstaltung sofort einsatzbereit.
Nach mehreren Einsätzen können beispielsweise Gebrauchsspuren entstehen. Grafiken können veraltet sein. Beleuchtung oder technische Komponenten können geprüft werden müssen.
Deshalb sollte nach jeder Veranstaltung eine kurze Bestandsprüfung eingeplant werden.
Fragen können dabei sein:
- Ist der Bestand vollständig zurückgekommen?
- Gibt es beschädigte Komponenten?
- Fehlen Teile?
- Sind alle Grafiken noch aktuell?
- Ist das Material sauber und einsatzbereit?
- Wird für die nächste Messe zusätzliche Ausstattung benötigt?
Je größer der Abstand zur nächsten Veranstaltung ist, desto leichter lassen sich notwendige Maßnahmen einplanen.
Fristen der Veranstalter frühzeitig in die Planung übernehmen
Ein Messekalender mit Veranstaltungsterminen allein reicht nicht aus.
Für jede Messe gibt es zusätzliche Fristen und Vorgaben. Dazu können Bestellungen von Serviceleistungen, technische Angaben, Ausstellerausweise, Fahrzeugregistrierungen, Aufbauzeiten oder Abbauzeiten gehören.
Aktuelle Ausstellerinformationen von Messe Frankfurt zeigen beispielsweise, wie detailliert die organisatorischen Vorgaben einer einzelnen Veranstaltung sein können. Neben allgemeinen Vorbereitungsunterlagen werden dort unter anderem technische Daten, Serviceleistungen, Auf- und Abbauinformationen sowie Vorgaben für die Fahrzeugregistrierung aufgeführt.
Diese Informationen sollten nicht erst unmittelbar vor dem Messebeginn geprüft werden.
Für jede Veranstaltung sollte deshalb aus dem offiziellen Veranstaltungsplan ein eigener Terminplan abgeleitet werden.
Warum die Auf- und Abbauzeiten besonders wichtig sind
Der Zeitraum für den Aufbau und Abbau ist nicht bei jeder Veranstaltung identisch.
Teilweise gibt es reguläre und verlängerte Aufbauzeiten. Teilweise müssen Fahrzeuge vorab registriert werden. Manchmal gelten am letzten Aufbautag besondere Einschränkungen.
Bei aktuellen Veranstaltungen von Messe Frankfurt finden sich beispielsweise konkrete Vorgaben zu Aufbau- und Abbauzeiten sowie zur Fahrzeugregistrierung und Zufahrt.
Für die Saisonplanung bedeutet das: Der Messetermin selbst ist nur ein Bestandteil des Zeitfensters.
Wer den Transport und Aufbau organisiert, muss wissen, wann das Material tatsächlich auf das Messegelände gelangen darf und wann es nach der Veranstaltung wieder abgeholt werden kann.
Transporttermine gehören in den Messekalender
Der Transport sollte nicht als nachgelagerte Aufgabe behandelt werden.
Wenn der Aufbau am Mittwoch beginnt, muss der Messebestand nicht einfach „irgendwann vorher“ am Veranstaltungsort sein. Entscheidend sind die konkreten Anlieferbedingungen und Zeitfenster der jeweiligen Veranstaltung.
Umgekehrt muss nach dem Abbau klar sein, wann und wie der Bestand wieder zurückgeführt wird.
Für die Saisonplanung empfiehlt sich deshalb ein eigener Transportablauf:
- Abholtermin am Lager
- Vorbereitung und Verpackung
- Transport zum Veranstaltungsort
- Anlieferung
- Bereitstellung für den Aufbau
- Abholung nach der Veranstaltung
- Rücktransport
- Wiedereinlagerung
So wird sichtbar, ob zwischen zwei Veranstaltungen ausreichend Zeit für den vollständigen Ablauf vorhanden ist.
Besonders kritisch: zwei Messen mit demselben Messebestand
Ein typischer Engpass entsteht, wenn derselbe Messestand kurz nacheinander an zwei verschiedenen Orten benötigt wird.
Beispielsweise endet Messe A am Sonntag und der Aufbau für Messe B beginnt bereits am Dienstag.
Dann ist nicht nur der Transport zu planen. Es muss auch genügend Zeit für die Rückführung, Prüfung, Vorbereitung und erneute Bereitstellung des Bestands geben.
Wenn der Bestand für Messe B teilweise andere Komponenten benötigt, muss zusätzlich geprüft werden, ob diese rechtzeitig verfügbar sind.
Solche Überschneidungen sollten bereits bei der Jahresplanung markiert werden.
Was tun, wenn zwei Veranstaltungen gleichzeitig stattfinden?
Bei mehreren Messeauftritten kann irgendwann die Situation entstehen, dass zwei Veranstaltungen am selben Wochenende stattfinden.
Wenn beide Veranstaltungen einen eigenen Messestand benötigen, reicht ein einziger Messebestand möglicherweise nicht aus.
Dann muss geprüft werden:
- Welche Komponenten werden jeweils benötigt?
- Welche Bestandteile können parallel eingesetzt werden?
- Welche Ausstattung muss doppelt vorhanden sein?
- Kann ein bestehendes System aufgeteilt werden?
- Welche zusätzlichen Komponenten müssen beschafft oder gemietet werden?
- Wo müssen die jeweiligen Bestände gelagert und bereitgestellt werden?
Diese Prüfung gehört in die Saisonplanung und nicht erst in die Woche vor der Veranstaltung.
Planen Sie Puffer zwischen den Veranstaltungen ein
Eine Messeplanung ohne zeitliche Puffer kann bereits bei einer kleinen Verzögerung ins Wanken geraten.
Wenn der Rücktransport einer Messe später als geplant erfolgt, kann sich dadurch die Vorbereitung der nächsten Veranstaltung verschieben.
Deshalb sollte zwischen zwei eng aufeinanderfolgenden Veranstaltungen nicht ausschließlich die theoretisch mögliche Transportzeit betrachtet werden.
Es sollte geprüft werden, ob ausreichend Zeit für folgende Aufgaben bleibt:
- Rücknahme des Messebestands
- Kontrolle
- Sortierung
- eventuelle Reparaturen
- Grafikwechsel
- Neukonfiguration
- erneute Verpackung
- Transportvorbereitung
Je enger der Messekalender ist, desto wichtiger wird dieser Puffer.
Ein zentraler Lagerort kann Engpässe reduzieren
Wenn Messebestand an verschiedenen Orten im Unternehmen verteilt liegt, wird die Vorbereitung mehrerer Veranstaltungen schnell aufwendig.
Ein zentraler Lagerort kann dagegen dafür sorgen, dass der Bestand an einer Stelle verwaltet und für die jeweilige Veranstaltung zusammengestellt wird.
Das kann insbesondere für Unternehmen interessant sein, die keine geeignete eigene Lagerfläche besitzen oder ihren Messebestand nicht dauerhaft in Büro- und Betriebsflächen lagern möchten.
Der zentrale Lagerort wird dann zu einem festen Bestandteil des Messeprozesses:
Lager → Vorbereitung → Transport → Messe → Rücktransport → Lager.
Bei mehreren Veranstaltungen wiederholt sich dieser Ablauf über das gesamte Jahr.
Ein Messebestand sollte zwischen den Veranstaltungen einsatzbereit bleiben
Die Lagerung allein löst das organisatorische Problem noch nicht.
Entscheidend ist, dass der Bestand nach der Rückkehr nicht einfach abgestellt wird.
Er sollte so organisiert sein, dass für den nächsten Einsatz schnell festgestellt werden kann, was vorhanden ist und welche Komponenten benötigt werden.
Das ist besonders wichtig bei modularen Messeständen, die je nach Standfläche unterschiedlich zusammengestellt werden können.
Wenn bekannt ist, welche Komponenten für welche Veranstaltung benötigt werden, lässt sich die Vorbereitung wesentlich besser planen.
Die Messe-Saison sollte nicht allein im Marketingkalender stehen
Bei vielen Unternehmen wird die Messeplanung vor allem aus Marketingperspektive betrachtet.
Im Marketingkalender stehen dann die Veranstaltungen, Kampagnen und Kommunikationsmaßnahmen.
Für die operative Umsetzung braucht es jedoch zusätzlich einen physischen Messekalender.
Darin stehen Fragen wie:
- Wo befindet sich der Messebestand?
- Wann wird er benötigt?
- Wann muss er aus dem Lager?
- Wann muss er am Veranstaltungsort sein?
- Wann wird er wieder abgeholt?
- Wann kommt er zurück?
- Wann wird er für den nächsten Einsatz vorbereitet?
Erst die Verbindung aus Marketingplanung und operativer Messeplanung schafft einen vollständigen Überblick.
Verantwortlichkeiten frühzeitig festlegen
Ein weiterer häufiger Engpass entsteht, wenn zwar alle Aufgaben bekannt sind, aber niemand eindeutig dafür verantwortlich ist.
Gerade bei mehreren Veranstaltungen können unterschiedliche Personen beteiligt sein.
Das Marketing plant den Auftritt. Der Vertrieb organisiert Termine. Die Verwaltung bestellt Leistungen. Ein externer Dienstleister übernimmt den Aufbau. Ein Transporteur holt den Messebestand ab.
Der AUMA empfiehlt deshalb unter anderem klare Briefings und Verantwortlichkeiten. Ein Briefing soll sicherstellen, dass alle Beteiligten auf einer gemeinsamen Grundlage arbeiten und relevante Informationen einheitlich vorliegen.
Für die operative Messeorganisation bedeutet das: Es sollte klar sein, wer den Überblick über den physischen Messebestand und dessen Bewegungen behält.
Ein fester Messeprozess entlastet das interne Team
Wenn mehrere Messen im Jahr stattfinden, sollte nicht jede Veranstaltung wie ein komplett neues Projekt behandelt werden.
Bestimmte Aufgaben wiederholen sich:
- Bestand prüfen
- Material zusammenstellen
- Transport organisieren
- Anlieferung koordinieren
- Aufbau durchführen
- Abbau organisieren
- Rücktransport veranlassen
- Bestand einlagern
Diese Aufgaben können in einem wiederkehrenden Prozess gebündelt werden.
Das bedeutet nicht, dass jede Messe identisch abläuft. Die individuellen Anforderungen der jeweiligen Veranstaltung werden weiterhin berücksichtigt. Der grundlegende Ablauf bleibt jedoch gleich.
Die Saisonplanung in fünf Phasen
Für Unternehmen mit mehreren Messeauftritten kann es hilfreich sein, die gesamte Saison in fünf organisatorische Phasen zu unterteilen.
1. Jahresübersicht erstellen
Alle bekannten Messen, Kongresse und Veranstaltungen werden mit ihren Terminen erfasst.
2. Engpässe identifizieren
Veranstaltungen mit kurzen Abständen, parallelen Terminen oder gemeinsam genutztem Messebestand werden besonders gekennzeichnet.
3. Messebestand zuordnen
Für jede Veranstaltung wird festgelegt, welche Komponenten benötigt werden und wann diese verfügbar sein müssen.
4. Logistik und operative Aufgaben planen
Transport, Lagerung, Vorbereitung, Aufbau und Abbau werden in die jeweiligen Zeitfenster eingeordnet.
5. Nach jeder Messe zurücksetzen
Nach der Veranstaltung wird der Bestand kontrolliert, zurückgeführt und für den nächsten Einsatz bereitgestellt.
Was nach jeder Messe dokumentiert werden sollte
Die Nachbereitung muss nicht nur Marketing und Vertrieb betreffen.
Auch für den Messebestand sollte kurz festgehalten werden, was beim Einsatz aufgefallen ist.
Zum Beispiel:
- Welche Komponenten wurden tatsächlich verwendet?
- Was wurde nicht benötigt?
- Was wurde beschädigt?
- Was fehlt?
- Welche Grafiken müssen aktualisiert werden?
- Welche zusätzlichen Komponenten wären beim nächsten Einsatz sinnvoll?
- Gab es Probleme bei Transport oder Aufbau?
- Welche Besonderheiten hatte der Veranstaltungsort?
Diese Informationen können bei der Vorbereitung der nächsten Messe direkt berücksichtigt werden.
Wenn die nächste Messe schon während der aktuellen Messe beginnt
Bei einer dichten Messe-Saison kann es durchaus vorkommen, dass die Planung der nächsten Veranstaltung bereits läuft, während die aktuelle Messe noch stattfindet.
Das ist kein Zeichen für eine schlechte Planung. Im Gegenteil: Bei mehreren Veranstaltungen ist eine gewisse Überschneidung normal.
Entscheidend ist, ob diese Überschneidung geplant ist.
Wenn bereits während der aktuellen Messe bekannt ist, welche Komponenten für den nächsten Termin benötigt werden, kann die Rückführung des Bestands entsprechend vorbereitet werden.
So wird die nächste Veranstaltung nicht erst nach dem Ende der vorherigen Messe zum Thema.
Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von klaren Abläufen
Große Unternehmen verfügen häufig über eigene Messeabteilungen oder fest definierte Prozesse. In kleineren und mittelständischen Unternehmen liegt die Messeorganisation dagegen oft bei wenigen Personen.
Wenn zusätzlich mehrere Veranstaltungen pro Jahr stattfinden, kann die operative Messeorganisation schnell zu einer erheblichen Belastung werden.
Gerade dann lohnt sich die Frage, welche Aufgaben intern erledigt werden müssen und welche Aufgaben extern organisiert werden können.
Denn ein Unternehmen muss nicht zwangsläufig einen eigenen Messebauer, ein eigenes Lager und eigene Transportstrukturen unterhalten, um regelmäßig an Messen teilzunehmen.
Welche Aufgaben sich auslagern lassen
Die operative Betreuung des Messebestands kann je nach Bedarf vollständig oder teilweise extern organisiert werden.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Übernahme des vorhandenen Messebestands
- Bestandsaufnahme
- Inventarisierung
- Lagerung
- Vorbereitung des Bestands
- Zusammenstellung für einzelne Veranstaltungen
- Transport
- Anlieferungsorganisation
- Aufbau
- Abbau
- Rücktransport
- erneute Einlagerung
- Ergänzung vorhandener Ausstattung
- Aktualisierung einzelner Grafiken
Welche Aufgaben sinnvoll ausgelagert werden, hängt vom eigenen Team, der Anzahl der Veranstaltungen und dem vorhandenen Messebestand ab.
Wie EINS PLUS bei einer wiederkehrenden Messe-Saison unterstützen kann
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service ist auf den operativen Service rund um vorhandene Messe- und Veranstaltungsbestände ausgerichtet.
Der vorhandene Messestand muss dabei nicht von EINS PLUS stammen. Auch ein bereits gekaufter, gebrauchter oder bei einem anderen Anbieter erworbener Bestand kann weiter genutzt werden, sofern er für den jeweiligen Einsatz geeignet ist.
EINS PLUS kann den vorhandenen Messebestand übernehmen, erfassen und lagern. Vor einem anstehenden Messeauftritt kann das benötigte Material zusammengestellt und vorbereitet werden.
Je nach Bedarf lassen sich außerdem Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau, Rücktransport und erneute Einlagerung organisieren.
Gerade bei mehreren Veranstaltungen im Jahr ist diese Verbindung interessant, weil Lagerung und Logistik nicht jedes Mal neu organisiert werden müssen.
Der grundlegende Ablauf kann dabei immer wieder genutzt werden:
Übernehmen → lagern → vorbereiten → transportieren → aufbauen → abbauen → zurücktransportieren → wieder einlagern.
Eine Messe-Saison wird planbarer, wenn der Bestand mitgeplant wird
Die Messeplanung endet nicht mit dem Veranstaltungstermin. Gerade bei mehreren Messen pro Jahr ist der Zeitraum zwischen den Veranstaltungen entscheidend.
Ein vorhandener Messestand muss verfügbar, vollständig und einsatzbereit sein. Transporte müssen in die jeweiligen Zeitfenster passen. Aufbau und Abbau müssen berücksichtigt werden. Und zwischen zwei eng aufeinanderfolgenden Veranstaltungen sollte ausreichend Zeit für Rückführung und Vorbereitung bleiben.
Wer diese Abläufe bereits bei der Jahresplanung berücksichtigt, erkennt mögliche Engpässe deutlich früher.
Die zentrale Frage lautet deshalb nicht nur:
Welche Messen besuchen wir in diesem Jahr?
Sondern:
Wie bewegen wir unseren Messebestand durch diese gesamte Saison?
Vom einzelnen Messeprojekt zum wiederkehrenden Ablauf
Eine gut strukturierte Messe-Saison besteht aus mehr als einer Liste von Veranstaltungsterminen.
Sie verbindet Messeplanung, Messebestand, Lagerung, Vorbereitung, Transport, Aufbau und Abbau miteinander.
Dadurch entsteht ein wiederkehrender Prozess, der sich von Veranstaltung zu Veranstaltung fortsetzen lässt.
Für Unternehmen bedeutet das vor allem mehr Übersicht: Der vorhandene Bestand ist bekannt, kritische Termine sind sichtbar und die Aufgaben zwischen den Veranstaltungen werden nicht vergessen.
Und genau dort kann externe Unterstützung sinnvoll werden.
Wenn mehrere Veranstaltungen anstehen, muss nicht alles gleichzeitig erledigt werden
Der wichtigste Schritt besteht darin, die Messe-Saison frühzeitig als Ganzes zu betrachten.
Erfassen Sie Ihre Veranstaltungen, ordnen Sie den vorhandenen Messebestand zu, prüfen Sie Überschneidungen und legen Sie fest, wann Lagerung, Vorbereitung, Transport, Aufbau und Abbau stattfinden müssen.
So werden aus vielen einzelnen Aufgaben planbare Abläufe.
EINS PLUS kann Unternehmen dabei unterstützen, die operativen Aufgaben rund um ihren vorhandenen Messebestand über mehrere Veranstaltungen hinweg zu organisieren – von der Lagerung und Vorbereitung bis zu Transport, Aufbau, Abbau und Rücktransport.
Sie müssen deshalb nicht für jede Messe wieder bei null beginnen.
Ein Messebestand. Mehrere Veranstaltungen. Ein organisierter Ablauf.
Sie stellen aus. Wir kümmern uns.