Wer einen Messeauftritt planen möchte, denkt häufig zuerst an die Standfläche, das Standdesign, die Produkte und das Standpersonal. Diese Punkte sind wichtig. In der praktischen Vorbereitung gibt es jedoch zahlreiche weitere Aufgaben, die leicht übersehen werden.
Wo befindet sich der Messestand aktuell? Sind alle Komponenten vorhanden? Wer holt den Bestand ab? Wann kann angeliefert werden? Wer baut auf? Was passiert mit dem Leergut? Wer übernimmt den Abbau? Wohin wird der Messestand nach der Veranstaltung transportiert? Und wo liegt er bis zur nächsten Messe?
Gerade diese organisatorischen Fragen entscheiden darüber, ob ein vorhandener Messebestand am Veranstaltungstag tatsächlich einsatzbereit ist.
Der AUMA betrachtet die Messeplanung entsprechend nicht nur als Frage der Standgestaltung. Seine Planungshilfen umfassen unter anderem Briefing, Beteiligungskonzeption, Standkonzeption, Personalplanung, Anlieferung, Aufbau, Abbau und Nachbereitung.
Für Unternehmen mit einem bereits vorhandenen Messestand kommt noch eine weitere Ebene hinzu: Der Stand muss zwischen den Veranstaltungen verwaltet werden.
Dieser Artikel zeigt, welche Aufgaben bei der Planung eines Messeauftritts häufig unterschätzt werden und was Unternehmen rechtzeitig klären sollten.
Ein Messeauftritt beginnt nicht erst am Aufbautag
Der Aufbautag ist lediglich ein sichtbarer Abschnitt eines deutlich längeren Prozesses.
Bevor der Messestand aufgebaut werden kann, müssen zahlreiche Voraussetzungen erfüllt sein. Die Messe ist gebucht, die Standfläche steht fest, die benötigten Komponenten müssen verfügbar sein, der Transport muss organisiert werden und die Anlieferung muss mit den Vorgaben des Veranstalters zusammenpassen.
Danach folgen Aufbau, Einrichtung und Übergabe. Nach der Veranstaltung geht der Prozess weiter: Abbau, Verpackung, Rücktransport und gegebenenfalls Einlagerung.
Wer nur den Zeitraum vom ersten Aufbautag bis zum letzten Messetag betrachtet, plant deshalb einen wesentlichen Teil des Messeauftritts nicht mit.
1. Den vorhandenen Messebestand prüfen
Eine der am häufigsten unterschätzten Aufgaben ist die Frage, was überhaupt vorhanden ist.
Viele Unternehmen besitzen bereits einen Messestand oder umfangreiches Messe-Equipment. Der Bestand ist jedoch nicht immer zentral dokumentiert. Einzelne Komponenten können im Lager stehen, im Büro liegen oder nach einer früheren Veranstaltung an einem anderen Ort zurückgeblieben sein.
Vor der nächsten Messe sollte deshalb eine Bestandsprüfung erfolgen.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Messestand oder Messesystem
- Messewände
- Roll-ups
- Counter und Theken
- Prospektständer
- Möbel
- Beleuchtung
- Grafiken und Beschriftungen
- Transportkisten und Verpackungen
- sonstige Präsentations- und Ausstattungselemente
Erst wenn klar ist, was vorhanden ist, lässt sich sinnvoll entscheiden, was für die konkrete Veranstaltung benötigt wird.
Warum eine Inventarisierung vor der Messe sinnvoll ist
Eine Inventarliste klingt nach einer kleinen administrativen Aufgabe. Bei einem regelmäßig eingesetzten Messebestand kann sie jedoch viel organisatorischen Aufwand vermeiden.
Wenn bekannt ist, welche Komponenten vorhanden sind, können benötigte Elemente gezielt zusammengestellt und für den Transport vorbereitet werden. Gleichzeitig wird sichtbar, ob Teile fehlen, beschädigt sind oder ersetzt beziehungsweise ergänzt werden müssen.
Besonders sinnvoll ist eine solche Übersicht, wenn ein Unternehmen mehrere Messen pro Jahr besucht und denselben Bestand wiederholt einsetzt.
2. Prüfen, ob der vorhandene Messestand zur Veranstaltung passt
Ein vorhandener Messestand ist nicht automatisch für jede Messe unverändert geeignet.
Schon die Größe und Lage der Standfläche können sich unterscheiden. Auch die gewünschte Produktpräsentation, die Anzahl der Mitarbeiter am Stand oder die benötigte Ausstattung können von Veranstaltung zu Veranstaltung variieren.
Deshalb sollte vor jeder Messe geklärt werden:
- Welche Standfläche wurde gebucht?
- Welche Elemente des vorhandenen Bestands werden benötigt?
- Welche Elemente können zu Hause bleiben?
- Wird zusätzliche Ausstattung benötigt?
- Sind die vorhandenen Grafiken noch aktuell?
- Passt die vorhandene Möblierung zur geplanten Nutzung?
Der vorhandene Messebestand muss also nicht nur verfügbar, sondern für die konkrete Veranstaltung zusammengestellt werden.
3. Die Vorgaben des Veranstalters rechtzeitig prüfen
Ein weiterer Punkt, der leicht zu spät berücksichtigt wird, sind die organisatorischen und technischen Vorgaben der jeweiligen Messe.
Veranstalter stellen unter anderem Informationen zu Teilnahmebedingungen, technischen Richtlinien, Standflächen, Anlieferung, Aufbau und Abbau bereit. Der AUMA weist ebenfalls darauf hin, dass Ausstellervertrag und Teilnahmebedingungen regelmäßig technische Richtlinien und weitere Rahmenbedingungen enthalten.
Diese Informationen sollten nicht erst dann gelesen werden, wenn der Messestand bereits auf dem Weg zur Messe ist.
Vor der Organisation des Transports sollte deshalb geprüft werden, welche Vorgaben für die konkrete Veranstaltung gelten.
Welche Informationen sollten geprüft werden?
- Aufbauzeiten
- Abbauzeiten
- Anlieferzeiten
- Zufahrtsregelungen
- Anlieferstellen
- technische Vorgaben
- Standbauvorgaben
- Vorgaben für zusätzliche Dienstleistungen
- Regelungen für Leergut und Verpackungsmaterial
Die konkreten Anforderungen unterscheiden sich je nach Veranstaltung. Deshalb sollte immer mit den aktuellen Unterlagen des jeweiligen Veranstalters gearbeitet werden.
4. Die Anlieferung ist nicht dasselbe wie der Transport
Beim Messeauftritt planen wird häufig nur die Strecke vom Lager zur Messe betrachtet. Tatsächlich müssen Transport und Anlieferung getrennt gedacht werden.
Der Messestand kann zwar rechtzeitig auf den Weg gebracht werden, aber trotzdem nicht wie geplant an den Stand gelangen, wenn beispielsweise ein bestimmtes Zeitfenster, eine Zufahrt oder eine definierte Anlieferstelle berücksichtigt werden muss.
Deshalb sollte frühzeitig feststehen:
- Wo wird der Messebestand abgeholt?
- Welche Bestandteile werden transportiert?
- Wann kann die Abholung erfolgen?
- Wann ist die Anlieferung möglich?
- Wo muss das Material angeliefert werden?
- Wer koordiniert die Anlieferung vor Ort?
Bei größeren Veranstaltungen können hierfür spezielle Logistikprozesse des Veranstaltungsortes gelten. Die Messe Düsseldorf beschreibt beispielsweise eine zentrale Koordination der Anfahrt und des Auf- und Abbaubetriebs durch den Logistikbereich.
Für Aussteller bedeutet das: Die Transportplanung sollte immer mit den konkreten Bedingungen der Veranstaltung abgestimmt werden.
5. Wer holt den Messestand aus dem Lager?
Dieser Punkt klingt banal, wird in der Praxis aber schnell relevant.
Wenn der Messestand extern gelagert wird, muss vor der Messe nicht nur ein Transport gebucht werden. Der Bestand muss zunächst identifiziert, zusammengestellt und für den konkreten Einsatz bereitgestellt werden.
Das ist besonders wichtig, wenn nicht der komplette Messebestand benötigt wird.
Für eine kleine Veranstaltung kann beispielsweise nur ein Teil des vorhandenen Systems erforderlich sein. Für eine größere Messe werden möglicherweise zusätzliche Elemente benötigt.
Ein organisiertes Lagerkonzept sollte deshalb nicht nur Stellfläche bereitstellen. Es sollte ermöglichen, den richtigen Bestand für die jeweilige Veranstaltung zusammenzustellen.
6. Verpackung und Transportfähigkeit werden häufig unterschätzt
Ein Messestand besteht aus vielen Einzelteilen. Diese müssen nicht nur vorhanden, sondern auch für Transport und Lagerung geeignet verpackt sein.
Bei der Vorbereitung sollte deshalb geprüft werden, ob alle Komponenten sicher und sinnvoll verpackt sind.
Dazu gehören beispielsweise:
- Standbauteile
- Grafikelemente
- Beleuchtung
- Counter
- Displays
- Roll-ups
- Möbel
- kleinere Zubehörteile
- Transport- und Verpackungsmaterial
Fehlt am Ende eine Transportverpackung oder ist eine Komponente nicht eindeutig zugeordnet, kann das die Vorbereitung des nächsten Messeauftritts unnötig erschweren.
7. Wer baut den Messestand tatsächlich auf?
Ein Unternehmen kann einen Messestand besitzen, ohne über eigene Mitarbeiter für den Aufbau zu verfügen.
Gerade bei kleineren und mittleren Unternehmen werden Messeauftritte häufig von Marketing, Vertrieb oder Geschäftsführung organisiert. Der eigentliche Aufbau muss dann zusätzlich zum normalen Tagesgeschäft koordiniert werden.
Vor der Messe sollte deshalb eindeutig geklärt sein, wer den Aufbau übernimmt.
Das gilt auch für kompakte Systeme. Je nach Aufbauart kann ein Messestand zwar relativ einfach montierbar sein, trotzdem müssen Material, Werkzeug, Zeitfenster und Verantwortlichkeiten zusammenpassen.
Aufbau nicht mit Anlieferung verwechseln
Die Anlieferung des Messebestands bedeutet nicht automatisch, dass der Stand anschließend aufgebaut wird.
Transport und Montage können unterschiedliche Aufgaben sein und sollten bei der Planung klar voneinander getrennt werden.
Wenn ein externer Dienstleister den Aufbau übernimmt, sollte außerdem geklärt sein, welche Bestandteile montiert werden müssen und ob zusätzliche Arbeiten wie das Anbringen von Grafiken oder die Einrichtung der Fläche dazugehören.
8. Die Zeit für den Aufbau realistisch einplanen
Eine häufige Fehlannahme lautet: Wenn der Messestand am Aufbautag geliefert wird, bleibt automatisch ausreichend Zeit für den Aufbau.
Das hängt jedoch von den konkreten Veranstaltungsbedingungen, dem Standumfang und der verfügbaren Zeit ab.
Die Aufbauzeit sollte deshalb nicht isoliert betrachtet werden. Sie hängt unter anderem davon ab, wann der Bestand angeliefert werden kann, wie umfangreich die Montage ist und welche weiteren Arbeiten auf der Standfläche erforderlich sind.
Der AUMA nennt in seiner Planungssystematik ausdrücklich die Überwachung der Aufbauarbeiten und Anlieferungen sowie die anschließende Abnahme der Leistungen durch die Projektleitung.
Das zeigt, wie wichtig die Schnittstelle zwischen Logistik und Aufbau ist.
9. Leergut und Verpackungsmaterial brauchen einen Plan
Was passiert mit den Transportkisten, Verpackungen und anderen Materialien, nachdem der Messestand aufgebaut ist?
Diese Frage wird häufig erst vor Ort gestellt.
Bei einem Messeauftritt können Verpackungen und Transportmaterial nicht einfach dort bleiben, wo sie beim Aufbau ausgepackt wurden. Die jeweiligen Regelungen des Veranstaltungsortes müssen berücksichtigt werden.
Der AUMA führt die Einlagerung des Leerguts ausdrücklich als Teil der Durchführungsphase einer Messebeteiligung auf.
Deshalb sollte bereits bei der Planung klar sein, was mit dem Verpackungsmaterial passiert und wie es für den Abbau wieder verfügbar gemacht wird.
10. Der Abbau wird oft später geplant als der Aufbau
Vor der Messe steht der Aufbau im Mittelpunkt. Der Abbau wird dagegen gerne auf später verschoben.
Das kann problematisch sein, denn auch für den Abbau gelten konkrete Zeitfenster und organisatorische Anforderungen.
Vor dem ersten Messetag sollte deshalb bereits geklärt sein:
- Wann darf der Abbau beginnen?
- Wer baut den Stand ab?
- Wer verpackt die Komponenten?
- Wo wird der Bestand bereitgestellt?
- Wer übernimmt den Rücktransport?
- Wohin wird der Bestand zurückgebracht?
- Wird er direkt zur nächsten Veranstaltung oder ins Lager transportiert?
Auch der AUMA führt die Überwachung der Abbauarbeiten und den Rücktransport ausdrücklich als Bestandteile der Messeplanung auf.
11. Der Rücktransport gehört von Anfang an in die Planung
Eine Messe ist nicht abgeschlossen, wenn die Besucher gegangen sind.
Nach dem Abbau muss der Messebestand wieder an einen definierten Ort gebracht werden. Dieser Ort kann das eigene Unternehmen, ein externes Lager oder bereits die nächste Veranstaltung sein.
Bei mehreren Messeauftritten kann genau dieser Punkt besonders interessant werden. Wenn zwischen zwei Veranstaltungen nur wenig Zeit liegt, muss der Bestand möglicherweise direkt für den nächsten Einsatz vorbereitet werden.
Deshalb sollte der Rücktransport bereits bei der Planung des Hintransports mitgedacht werden.
12. Die Lagerung zwischen zwei Messen ist Teil des Messeauftritts
Wer regelmäßig ausstellt, benötigt eine Lösung für die Zeit zwischen den Veranstaltungen.
Der Messestand kann im Unternehmen gelagert werden. Allerdings ist nicht jedes Unternehmen darauf ausgelegt, größere Messebestände dauerhaft aufzubewahren.
Eine externe Lagerung kann eine Alternative sein, wenn der Bestand nicht im Büro, Keller oder in betrieblichen Räumen untergebracht werden soll.
Wichtig ist dabei, Lagerung nicht nur als Platzproblem zu betrachten.
Für einen wiederkehrenden Messeauftritt sollte auch geklärt werden:
- Was wird eingelagert?
- Wie wird der Bestand erfasst?
- Wie wird er für eine konkrete Messe zusammengestellt?
- Wie wird der Bestand wieder bereitgestellt?
- Wie erfolgt der Transport zum Veranstaltungsort?
- Was passiert nach dem Rücktransport?
Damit wird aus der Lagerung ein Bestandteil der gesamten Messeorganisation.
13. Grafiken und Beschriftungen nicht erst kurz vor der Messe prüfen
Auch Grafiken gehören zu den Punkten, die gerne zu spät betrachtet werden.
Ein vorhandener Messestand kann technisch vollständig sein und trotzdem eine Aktualisierung benötigen, weil sich beispielsweise Produkte, Markenauftritt, Ansprechpartner oder Kommunikationsinhalte verändert haben.
Vor dem Transport sollte deshalb feststehen, welche Grafiken tatsächlich eingesetzt werden.
Bei modularen oder wiederverwendbaren Systemen kann es sinnvoll sein, nur einzelne Bestandteile zu aktualisieren, statt den gesamten Messeauftritt neu zu konzipieren.
Das passt auch zu einem ressourcenorientierten Umgang mit Messebeständen. Ein aktueller Leitfaden von AUMA und fwd: empfiehlt, Wiederverwendung, Reparatur und Ressourceneffizienz bereits bei Planung, Umsetzung und Rückbau mitzudenken.
14. Zusätzliche Ausstattung rechtzeitig organisieren
Nicht jeder Messeauftritt benötigt exakt dieselbe Ausstattung.
Vielleicht wird für eine Veranstaltung ein zusätzlicher Counter benötigt. Vielleicht fehlen Sitzmöglichkeiten oder eine Präsentationsfläche. Vielleicht soll eine vorhandene Messewand mit neuen Grafiken eingesetzt werden.
Solche Ergänzungen sollten nicht erst beim Aufbau auffallen.
Vor jeder Messe lohnt sich deshalb ein kurzer Abgleich:
Was ist vorhanden? Was wird benötigt? Was muss ergänzt werden?
Dieser einfache Dreischritt kann verhindern, dass ein vollständig vorhandener Messebestand trotzdem nicht für die konkrete Veranstaltung ausreicht.
15. Das Standpersonal muss ebenfalls organisiert werden
Bei der Planung des Messeauftritts geht es nicht nur um Material und Logistik. Auch die Menschen am Stand müssen eingeplant werden.
Der AUMA empfiehlt unter anderem, Rollen und Aufgaben des Standteams klar zu definieren und das Team entsprechend vorzubereiten.
Vor der Messe sollte deshalb geklärt werden:
- Wer ist an welchen Tagen vor Ort?
- Wer übernimmt den Empfang?
- Wer führt Gespräche?
- Wer ist für bestimmte Produkte oder Themen zuständig?
- Wer übernimmt die interne Abstimmung?
- Wer dokumentiert wichtige Kontakte?
Das Standpersonal ist zwar nicht Bestandteil der physischen Logistik des Messestands. Es gehört aber sehr wohl zur Gesamtorganisation des Messeauftritts.
16. Gesprächsunterlagen und benötigte Materialien vorbereiten
Auch dieser Bereich wird gerne unterschätzt.
Wenn auf einer Messe Gespräche mit Kunden, Interessenten oder Geschäftspartnern geführt werden sollen, müssen die dafür benötigten Unterlagen und Materialien rechtzeitig verfügbar sein.
Je nach Unternehmen können dazu beispielsweise Produktinformationen, Präsentationsunterlagen, Broschüren, Muster oder andere Materialien gehören.
Der AUMA führt die Vorbereitung von Gesprächsunterlagen zur Dokumentation der Gespräche ebenfalls als Bestandteil der Messeplanung auf.
Auch hier gilt: Was am Messetag benötigt wird, sollte nicht erst am Messetag organisiert werden.
17. Verantwortlichkeiten eindeutig festlegen
Eine der wichtigsten organisatorischen Fragen lautet: Wer ist eigentlich verantwortlich?
Bei einem Messeauftritt sind häufig mehrere Parteien beteiligt:
- Marketing
- Vertrieb
- Standpersonal
- Standbauer oder Montagepartner
- Logistik- und Transportunternehmen
- Veranstalter
- externe Dienstleister
Wenn niemand eindeutig für eine Aufgabe zuständig ist, entsteht schnell eine Lücke.
Ein gutes Messebriefing kann deshalb nicht nur Ziele und Botschaften enthalten. Es sollte auch festhalten, wer welche organisatorische Aufgabe übernimmt.
18. Die Messeplanung nicht beim Messestand beginnen und enden lassen
Ein Messestand ist ein wichtiger Bestandteil des Messeauftritts. Er ist aber nicht der gesamte Messeauftritt.
Der AUMA beschreibt die Messebeteiligung als Prozess, der von der Auswahl und Konzeption über Stand und Personal bis zur Durchführung und Nachbereitung reicht.
Für Unternehmen mit einem bestehenden Messebestand bedeutet das vor allem: Die physische Organisation des Stands sollte in die gesamte Planung integriert werden.
Marketing kann die Einladung vorbereiten. Vertrieb kann Gesprächstermine vereinbaren. Das Standteam kann geschult werden. Gleichzeitig muss aber jemand dafür sorgen, dass der richtige Messebestand rechtzeitig vor Ort ist.
Diese Aufgaben laufen parallel – und müssen am Ende zusammenpassen.
19. Mehrere Messen pro Jahr erfordern einen anderen Planungsansatz
Wer einmal jährlich ausstellt, kann die Messeorganisation möglicherweise als einzelnes Projekt behandeln.
Bei mehreren Messeauftritten pro Jahr wird das schwieriger.
Dann kann derselbe Messebestand beispielsweise innerhalb eines Jahres mehrfach transportiert, aufgebaut, abgebaut und eingelagert werden. Zusätzlich können sich Standgrößen, Veranstaltungsorte und Anforderungen unterscheiden.
Der sinnvollere Ansatz besteht dann darin, einen wiederholbaren Ablauf zu schaffen.
Zum Beispiel:
Lagerung → Bestandsprüfung → Vorbereitung → Transport → Anlieferung → Aufbau → Veranstaltung → Abbau → Rücktransport → Lagerung.
Dieser Ablauf kann für jede neue Veranstaltung angepasst werden, ohne jedes Mal die gesamte Organisation neu aufzubauen.
20. Nachhaltigkeit beginnt nicht erst bei der Materialauswahl
Auch der Umgang mit einem vorhandenen Messebestand kann Teil einer ressourcenbewussten Messeplanung sein.
Der aktuelle AUMA-fwd:-Leitfaden zum Ressourcenmanagement stellt unter anderem Vermeidung, Wiederverwendung, Reparatur und Rückführung in den Mittelpunkt und empfiehlt, diese Aspekte bereits in der Planung zu berücksichtigen.
Für Unternehmen bedeutet das nicht automatisch, dass jeder vorhandene Messestand weiterverwendet werden muss. Es bedeutet vielmehr, dass vor einer Neuanschaffung geprüft werden kann, welche vorhandenen Komponenten noch sinnvoll eingesetzt, angepasst oder repariert werden können.
Gerade bei modularen Messebeständen kann die wiederholte Nutzung eine wichtige Rolle spielen.
21. Nach der Messe ist vor der nächsten Messe
Die Nachbereitung wird häufig auf die Auswertung der Kontakte reduziert. Für den physischen Messebestand beginnt nach dem letzten Messetag jedoch ein neuer Abschnitt.
Der Stand muss abgebaut werden. Die Komponenten müssen zurückgeführt und gegebenenfalls eingelagert werden. Schäden oder fehlende Teile sollten dokumentiert werden. Grafiken oder Ausstattung können für den nächsten Einsatz aktualisiert werden.
Der AUMA nennt neben Follow-up und Erfolgskontrolle ausdrücklich auch Abbau, Rücktransport, Kostenkontrolle, Dokumentation und die Entscheidung über eine weitere Messebeteiligung als Bestandteile der Nachbereitungsphase.
Deshalb lohnt es sich, den nächsten Einsatz bereits beim Rückbau mitzudenken.
Eine praktische Checkliste für die Messeplanung
Wer seinen Messeauftritt planen möchte, kann die folgenden Fragen als praktische Orientierung verwenden.
Vor der Messe
- Ist die Messe und die Standfläche bestätigt?
- Sind die Teilnahmebedingungen und technischen Vorgaben geprüft?
- Ist der vorhandene Messebestand vollständig erfasst?
- Sind alle benötigten Komponenten verfügbar?
- Sind Grafiken und Beschriftungen aktuell?
- Wird zusätzliche Ausstattung benötigt?
- Ist der Transport organisiert?
- Sind Anlieferzeiten und Anlieferbedingungen bekannt?
- Ist der Aufbau organisiert?
- Ist das Standpersonal eingeteilt?
- Sind die benötigten Unterlagen und Materialien vorbereitet?
Während des Aufbaus
- Ist der komplette Messebestand angekommen?
- Ist der Aufbau wie geplant möglich?
- Sind Grafiken und Ausstattung vollständig?
- Ist die Standfläche einsatzbereit?
- Ist das Verpackungs- und Leergutmanagement geklärt?
Nach der Messe
- Wer übernimmt den Abbau?
- Wie wird der Bestand verpackt?
- Wann erfolgt der Rücktransport?
- Wohin wird der Messebestand gebracht?
- Wer übernimmt die Einlagerung?
- Gibt es beschädigte oder fehlende Komponenten?
- Was muss für die nächste Veranstaltung vorbereitet werden?
Messestand organisieren: Die wichtigsten Schnittstellen im Blick behalten
Die häufig unterschätzten Aufgaben eines Messeauftritts liegen oft nicht in einzelnen großen Projekten, sondern zwischen den einzelnen Arbeitsschritten.
Der Messestand muss aus dem Lager kommen. Der Bestand muss vollständig sein. Der Transport muss zur Anlieferung passen. Die Anlieferung muss zum Aufbau führen. Nach der Veranstaltung muss der Abbau mit dem Rücktransport verbunden werden. Und danach muss der Bestand wieder so gelagert werden, dass er für die nächste Messe verfügbar ist.
Genau diese Übergänge entscheiden häufig darüber, wie aufwendig ein Messeauftritt intern tatsächlich ist.
Wann externe Unterstützung bei der Messeorganisation sinnvoll sein kann
Nicht jedes Unternehmen benötigt für jeden Messeauftritt einen externen Dienstleister. Bei regelmäßigen Veranstaltungen kann es jedoch sinnvoll sein, einzelne organisatorische Aufgaben auszulagern.
Das gilt insbesondere dann, wenn:
- bereits ein eigener Messestand vorhanden ist
- keine eigene Lagerfläche zur Verfügung steht
- mehrere Veranstaltungen pro Jahr stattfinden
- der Messebestand nicht zentral organisiert ist
- regelmäßig Transporte notwendig sind
- kein eigener Messebauer vorhanden ist
- Aufbau und Abbau nicht intern übernommen werden sollen
- ein Ansprechpartner für wiederkehrende Messeauftritte gewünscht ist
Der Vorteil liegt dabei nicht zwingend darin, sämtliche Messeaufgaben abzugeben. Auch eine gezielte Unterstützung bei Lagerung, Vorbereitung, Transport, Aufbau und Abbau kann den internen Aufwand reduzieren.
Wie EINS PLUS die Organisation eines vorhandenen Messebestands unterstützen kann
EINS PLUS setzt nicht voraus, dass Unternehmen einen neuen Messestand kaufen.
Wenn bereits ein Messestand, ein mobiles System oder anderes Messe-Equipment vorhanden ist, kann dieser Bestand die Grundlage für den nächsten Messeauftritt bilden.
EINS PLUS kann je nach Bedarf Aufgaben rund um diesen vorhandenen Bestand übernehmen – beispielsweise die Bestandsaufnahme, Lagerung, Vorbereitung, Zusammenstellung, den Transport, die Anlieferung sowie Aufbau und Abbau.
Auch vorhandene Messewände, Roll-ups, Counter, Displays, Möbel und andere Ausstattung können in die Organisation einbezogen werden.
Damit steht nicht der Neukauf eines Messestands im Mittelpunkt. Entscheidend ist die Frage, was rund um den bereits vorhandenen Messebestand organisiert werden muss, damit er bei der nächsten Veranstaltung wieder einsatzbereit ist.
Ein guter Messeauftritt beginnt mit der Organisation dahinter
Beim Messeauftritt planen wird häufig viel Zeit in Standgestaltung, Kommunikation und Personal investiert. Diese Bereiche sind wichtig. Gleichzeitig entscheidet die operative Organisation darüber, ob der vorhandene Messebestand zum richtigen Zeitpunkt tatsächlich dort ist, wo er gebraucht wird.
Bestandsaufnahme, Lagerung, Vorbereitung, Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau und Rücktransport sind keine Nebensachen. Sie sind Bestandteile des Messeauftritts.
Besonders bei Unternehmen, die mehrmals im Jahr ausstellen, lohnt sich deshalb ein Blick auf den gesamten Ablauf.
Ein Messebestand. Mehrere Veranstaltungen. Ein organisierter Ablauf.
Wenn Sie bereits über einen Messestand verfügen und Unterstützung bei den Aufgaben rund um Ihren Messeauftritt benötigen, kann EINS PLUS diese organisatorischen Schritte übernehmen – von der Lagerung und Vorbereitung über Transport und Aufbau bis zum Abbau und Rücktransport.
Sie stellen aus. Wir kümmern uns.