Wenn die Messe endet, ist der Messeauftritt organisatorisch noch nicht abgeschlossen. Der Messestand muss abgebaut, sortiert, verpackt, aus der Halle gebracht und anschließend zum nächsten Bestimmungsort transportiert werden. Je nach Planung geht es dabei zurück ins eigene Unternehmen, in ein externes Lager oder direkt zur nächsten Veranstaltung.
Wer seinen Messestand von der Messe abholen lassen möchte, sollte deshalb nicht nur an das Fahrzeug denken. Entscheidend ist die gesamte Kette zwischen dem Ende des Messebetriebs und dem nächsten Einsatz des Messebestands.
Gerade bei wiederkehrenden Messeauftritten wird dieser Ablauf wichtig. Denn ein Messestand ist nach dem Abbau nicht einfach „weg“. Er wird zu einem Messebestand, der kontrolliert, transportiert, gelagert und für den nächsten Einsatz wieder bereitgestellt werden muss.
Der Rücktransport beginnt bereits vor dem Messeabbau
Die Abholung eines Messestands sollte möglichst nicht erst am letzten Messetag organisiert werden. Bereits vor Beginn der Veranstaltung sollte feststehen, was nach dem Ende der Messe mit dem vorhandenen Material passieren soll.
Grundsätzlich können unterschiedliche Szenarien sinnvoll sein:
- Der komplette Messestand geht zurück ins Unternehmen.
- Der Messestand wird in einem externen Lager eingelagert.
- Der Bestand wird zunächst zwischengelagert und später weitertransportiert.
- Ein Teil des Messebestands geht zurück ins Lager, während andere Komponenten direkt an einen anderen Veranstaltungsort weitertransportiert werden.
- Der Bestand wird nach dem Abbau geprüft, ergänzt oder repariert und anschließend für die nächste Messe vorbereitet.
Welche Variante sinnvoll ist, hängt unter anderem vom nächsten Veranstaltungstermin, vom vorhandenen Lagerplatz und vom Zustand des Messebestands ab.
Warum die Abholung eines Messestands mehr ist als ein Transportauftrag
Ein Messestand besteht häufig aus deutlich mehr als einigen Wänden. Zum Messebestand können beispielsweise Messewände, Systemelemente, Grafiken, Counter, Möbel, Beleuchtung, Technik, Prospektständer, Roll-ups, Transportkisten und weitere Ausstattung gehören.
Beim Rücktransport muss deshalb gewährleistet sein, dass nicht nur der sichtbare Standbau zurückgeführt wird, sondern möglichst der komplette Bestand.
Gerade kleinere Einzelteile werden beim Abbau schnell übersehen. Deshalb sollte der Rücktransport mit einer Bestandskontrolle verbunden werden. Eine aktuelle Inventarliste kann dabei helfen, Mengen, Verpackungseinheiten und Rücklauf zu dokumentieren.
Auch Veranstalter unterscheiden bei der Messe-Logistik zwischen verschiedenen Phasen. Die Deutsche Messe beschreibt beispielsweise den Rücktransport als den Zeitpunkt, ab dem die Abholung des Messeguts am Messestand wieder in den logistischen Verantwortungsbereich des Transporteurs fällt.
Welche Informationen werden für die Abholung benötigt?
Damit ein Messestand nach der Veranstaltung abgeholt werden kann, müssen die organisatorischen Angaben möglichst vollständig vorliegen.
Dazu gehören je nach Veranstaltung und Transport beispielsweise:
- Name der Veranstaltung
- Veranstaltungsort und Messegelände
- Halle und Standnummer
- Name des Ausstellers
- Ansprechpartner vor Ort
- Mobilnummer des Ansprechpartners
- voraussichtliches Ende des Abbaus
- vorgegebenes Abhol- oder Zufahrtszeitfenster
- Anzahl und Art der Packstücke
- Abmessungen und Gewichte, soweit bekannt
- Abholadresse beziehungsweise konkrete Übergabestelle
- Ziel des Rücktransports
- Besonderheiten bei empfindlichen oder sperrigen Komponenten
Die genauen Anforderungen sind nicht bei jeder Messe identisch. Deshalb sollten die Veranstalterinformationen und die Logistikvorgaben der jeweiligen Veranstaltung frühzeitig geprüft werden.
Abbau, Verpackung und Abholung müssen zusammenpassen
Ein häufiger Fehler besteht darin, Abbau und Transport als zwei vollständig getrennte Aufgaben zu betrachten. In der Praxis hängen beide unmittelbar zusammen.
Der Messestand kann erst dann abgeholt werden, wenn die einzelnen Komponenten demontiert und transportfähig verpackt sind. Gleichzeitig muss die Verpackung so erfolgen, dass der Bestand den Rücktransport möglichst unbeschädigt übersteht und anschließend wieder verwendet werden kann.
Bei einem wiederverwendbaren Messestand ist dieser Punkt besonders wichtig. Eine Verpackung, die lediglich für einen einmaligen Rücktransport funktioniert, ist langfristig nicht unbedingt sinnvoll. Transportkisten, Schutzmaterialien und eine nachvollziehbare Zuordnung der Komponenten können die späteren Einsätze deutlich erleichtern.
Was sollte beim Verpacken kontrolliert werden?
- Sind alle Standkomponenten demontiert?
- Sind Grafiken und empfindliche Oberflächen ausreichend geschützt?
- Sind Schrauben, Verbindungselemente und Kleinteile vollständig?
- Sind Technik und elektrische Komponenten separat gesichert?
- Sind Möbel und Counter transportsicher vorbereitet?
- Sind Kisten und Packstücke eindeutig gekennzeichnet?
- Ist dokumentiert, welche Komponenten tatsächlich zurückgeführt werden?
Der genaue Ablauf hängt von der Messe ab
Es gibt keinen bundesweit identischen Ablauf für die Abholung eines Messestands. Messegesellschaften und Veranstalter können eigene Regeln für Zufahrt, Ladeflächen, Zeitfenster und Abbau festlegen.
Die Messe München weist beispielsweise darauf hin, dass für jede Veranstaltung ein individueller Verkehrsleitfaden erstellt wird. Dieser enthält Informationen für die Auf- und Abbauphase und soll unter anderem an Spediteure, Standbaupersonal, Fahrer und weitere Servicefirmen weitergegeben werden.
Auch bei der Messe Stuttgart gelten konkrete Auf- und Abbauzeiten sowie zeitlich begrenzte Verweildauern für Fahrzeuge auf dem Gelände.
Für die konkrete Planung bedeutet das: Nicht nur die Abholadresse zählt. Ebenso wichtig sind die Vorgaben des Veranstaltungsortes.
Was passiert direkt nach dem Ende der Messe?
Nach dem letzten Messetag beginnt normalerweise die Abbauphase. Je nach Standkonzept wird der Messestand zunächst vollständig oder schrittweise demontiert.
Anschließend werden die einzelnen Komponenten sortiert und verpackt. Erst danach kann der eigentliche Rücktransport beziehungsweise die Abholung erfolgen.
Ein typischer Ablauf sieht deshalb so aus:
- Ende des Messebetriebs
- Abbau des Messestands
- Sortierung der Komponenten
- Verpackung und Kennzeichnung
- Kontrolle des Messebestands
- Bereitstellung für die Abholung
- Abstimmung mit Transporteur beziehungsweise Messe-Logistik
- Verladung
- Rücktransport
- Entladung am Zielort
- Einlagerung oder Vorbereitung für den nächsten Einsatz
Je nach Veranstaltung können einzelne Schritte anders organisiert sein. Entscheidend ist, dass die Zuständigkeiten vorher geklärt sind.
Messestand abholen lassen: Was passiert mit dem Messegut?
Nach der Abholung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Der einfachste Fall ist die Rückführung an den Unternehmensstandort.
Für Unternehmen mit mehreren Messeauftritten ist das allerdings nicht immer die praktischste Lösung. Wenn der Messestand bereits einen festen Lagerplatz benötigt und regelmäßig wieder eingesetzt wird, kann eine strukturierte externe Lagerung sinnvoll sein.
Dann wird aus dem Rücktransport ein Bestandteil eines wiederkehrenden Prozesses:
Messe → Abbau → Abholung → Lagerung → Vorbereitung → nächste Messe
Der Messebestand muss dadurch nicht nach jeder Veranstaltung neu organisiert werden.
Messestand zurück ins Unternehmen oder direkt ins Lager?
Die Entscheidung über den Zielort sollte bereits bei der Planung des Rücktransports getroffen werden.
Die Rückführung ins Unternehmen kann sinnvoll sein, wenn der Messestand dort kurzfristig benötigt wird oder ausreichend Lagerfläche vorhanden ist. Allerdings entstehen dabei zusätzliche organisatorische Aufgaben, wenn der Bestand später wieder für eine Messe vorbereitet und erneut transportiert werden muss.
Eine externe Lagerung kann dagegen interessant sein, wenn der Messebestand regelmäßig benötigt wird, im Unternehmen Platz beansprucht oder die Zuständigkeit für Lagerung und Messeorganisation intern nicht eindeutig geregelt ist.
Es geht also nicht nur um die Frage, wo der Messestand heute steht. Entscheidend ist, wo er für den nächsten Einsatz sinnvoll bereitgestellt werden kann.
Warum eine Bestandskontrolle nach der Messe sinnvoll ist
Der Rücktransport ist ein guter Zeitpunkt, um den vorhandenen Messebestand zu überprüfen.
Während einer Messe können Grafiken beschädigt, Verbrauchsmaterialien aufgebraucht, Kleinteile verloren oder einzelne Komponenten verändert worden sein. Wenn diese Punkte erst unmittelbar vor der nächsten Messe auffallen, bleibt häufig wenig Zeit für Ersatz oder Reparatur.
Deshalb sollte der Rücklauf nicht nur mit „alles wieder im Lager“ abgeschlossen werden.
Diese Punkte können beim Rücklauf erfasst werden
- vollständig zurückgekehrte Komponenten
- fehlende Teile
- beschädigte Komponenten
- verschmutzte oder reparaturbedürftige Elemente
- verbrauchte Materialien
- zu ersetzende Grafiken
- fehlende Verbindungselemente
- notwendige Ergänzungen für die nächste Veranstaltung
Eine solche Dokumentation macht den vorhandenen Messebestand planbarer.
Was tun, wenn die nächste Messe bereits feststeht?
Besonders interessant wird der Rücktransport, wenn die nächste Veranstaltung bereits wenige Wochen oder Monate später stattfindet.
Dann sollte der Messebestand nicht einfach irgendwo abgestellt werden. Sinnvoller ist es, bereits beim Rücklauf zu überlegen, welche Komponenten für den nächsten Einsatz benötigt werden und ob Veränderungen notwendig sind.
Vielleicht findet die nächste Messe an einem anderen Ort statt. Vielleicht ist die Standfläche kleiner. Vielleicht werden andere Grafiken benötigt. Vielleicht kommen zusätzliche Roll-ups, Counter oder Präsentationselemente hinzu.
Der Rücktransport kann deshalb gleichzeitig der Beginn der Vorbereitung für die nächste Veranstaltung sein.
Messestand für mehrere Messen nutzen
Ein vorhandener Messestand muss nicht nach jeder Veranstaltung neu gedacht werden. Gerade bei modularen oder mobilen Systemen kann der gleiche Bestand mehrfach eingesetzt werden.
Das setzt allerdings voraus, dass der Messebestand zwischen den Veranstaltungen organisiert wird.
Ein sinnvoller wiederkehrender Ablauf kann beispielsweise so aussehen:
- Abbau nach der ersten Messe
- Rücktransport zum Lager
- Kontrolle und Dokumentation
- Reinigung oder kleinere Reparaturen
- Einlagerung
- Prüfung des nächsten Veranstaltungstermins
- Zusammenstellung des benötigten Bestands
- Transport zur nächsten Messe
- Aufbau und Nutzung
- erneuter Abbau und Rücktransport
Damit wird der Messestand zu einem wiederverwendbaren Unternehmensbestand und nicht zu einem Material, das nach jeder Messe erneut zusammengesucht werden muss.
Messestand abholen lassen ohne eigenen Messebauer
Unternehmen müssen nicht zwingend einen klassischen Messebauer beauftragen, wenn es ausschließlich um die Betreuung eines vorhandenen Messebestands geht.
Gerade bei kleineren und mobilen Messeständen können die Aufgaben anders verteilt werden. Entscheidend ist, dass jemand die organisatorische Verantwortung für Abbau, Abholung, Transport, Lagerung und gegebenenfalls den nächsten Einsatz übernimmt.
Das kann intern organisiert werden oder durch einen externen Servicepartner.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht immer:
„Welcher Messebauer baut uns einen neuen Stand?“
Sondern häufig:
„Wer kümmert sich um unseren vorhandenen Messestand, nachdem die Messe vorbei ist?“
Wann lohnt es sich, die Abholung extern zu organisieren?
Eine externe Lösung kann insbesondere dann interessant sein, wenn im Unternehmen niemand dauerhaft für die Messe-Logistik zuständig ist.
Das betrifft beispielsweise Unternehmen, die:
- mehrmals pro Jahr ausstellen
- keine eigene Lagerfläche für Messebestand haben
- keinen festen Messebauer beschäftigen
- mehrere mobile Messesysteme besitzen
- Messebestand über verschiedene Standorte verteilt haben
- regelmäßig Kongresse oder Fachveranstaltungen besuchen
- ihren vorhandenen Messestand mehrfach verwenden möchten
- Transport, Aufbau, Abbau und Lagerung nicht selbst koordinieren möchten
Der Vorteil liegt dabei weniger in einem einzelnen Transport als in der Organisation des gesamten wiederkehrenden Ablaufs.
Welche Aufgaben kann ein Servicepartner übernehmen?
Je nach Bedarf kann ein externer Servicepartner unterschiedliche Aufgaben miteinander verbinden.
Abholung und Rücktransport
Nach dem Abbau wird der vorhandene Messebestand abgeholt und zum vereinbarten Ziel transportiert.
Lagerung
Der Bestand kann nach dem Rücktransport eingelagert werden, wenn im Unternehmen keine geeignete Lagerfläche vorhanden ist oder der Messebestand nicht zwischen den Veranstaltungen im Büro stehen soll.
Bestandsverwaltung
Eine dokumentierte Bestandsaufnahme erleichtert es, vor der nächsten Messe festzustellen, welche Komponenten vorhanden und einsatzbereit sind.
Vorbereitung
Vor dem nächsten Einsatz kann der benötigte Bestand zusammengestellt und für den Transport vorbereitet werden.
Erneuter Transport und Aufbau
Wenn gewünscht, kann sich an die Lagerung der nächste Transport zur Veranstaltung und der Aufbau vor Ort anschließen.
Damit entsteht ein wiederkehrender Prozess, bei dem der Messebestand nicht nach jeder Veranstaltung neu organisiert werden muss.
Was Unternehmen beim Rücktransport selbst vorbereiten sollten
Auch wenn die Abholung vollständig extern organisiert wird, sollte das Unternehmen einige Informationen und Entscheidungen frühzeitig bereitstellen.
- Welcher Bestand wird zurückgeführt?
- Wo soll der Bestand nach der Messe hin?
- Wann kann der Abbau abgeschlossen sein?
- Wer ist Ansprechpartner vor Ort?
- Welche Vorgaben gelten für die Ausfahrt?
- Wie viele Packstücke entstehen?
- Welche Teile sind besonders empfindlich?
- Wird der komplette Bestand zurückgeführt?
- Ist die nächste Veranstaltung bereits bekannt?
- Soll der Bestand anschließend eingelagert werden?
Je genauer diese Punkte geklärt sind, desto einfacher lässt sich der Rücktransport organisieren.
Der häufigste organisatorische Fehler: Die Rückfahrt wird vergessen
Bei der Messeplanung konzentriert sich vieles auf den Termin vor der Veranstaltung. Der Stand muss rechtzeitig fertig sein, das Material muss ankommen und der Aufbau muss funktionieren.
Nach der Messe verschiebt sich die Aufmerksamkeit jedoch schnell wieder auf das Tagesgeschäft.
Genau dann kann die Rückführung des Messebestands zum Problem werden.
Wer holt den Stand ab? Wann darf das Fahrzeug auf das Gelände? Wer wartet auf den Abbau? Wohin wird das Material gebracht? Wer kontrolliert den Bestand? Wo wird er gelagert?
Diese Fragen sollten nicht erst nach dem letzten Kundengespräch auf dem Messestand geklärt werden.
Rücktransport als Teil der gesamten Messeorganisation
Ein Messeauftritt besteht aus mehr als dem Zeitraum, in dem Besucher den Stand sehen. Die organisatorische Kette beginnt lange vor dem Messeaufbau und endet erst dann, wenn der Messebestand wieder geordnet am vorgesehenen Ziel angekommen ist.
Der Rücktransport gehört deshalb genauso zur Messeplanung wie Anlieferung und Aufbau.
Wer regelmäßig ausstellt, sollte den Prozess möglichst standardisieren. So kann für jede Veranstaltung mit denselben Grundschritten gearbeitet werden, während nur die veranstaltungsspezifischen Angaben angepasst werden.
Checkliste: Messestand von der Messe abholen lassen
Vor dem letzten Messetag sollten mindestens folgende Punkte geklärt sein:
- Abbauzeit ist bekannt.
- Vorgaben des Veranstalters sind geprüft.
- Zufahrt und Logistikablauf sind geklärt.
- Abholzeit beziehungsweise Zeitfenster ist abgestimmt.
- Ansprechpartner vor Ort ist benannt.
- Messestand und Messebestand sind vollständig erfasst.
- Verpackungsmaterial ist vorhanden.
- Besonders empfindliche Komponenten sind gekennzeichnet.
- Packstücke sind nach dem Abbau kontrolliert.
- Zielort des Rücktransports steht fest.
- Eventuelle Lagerung ist organisiert.
- Beschädigungen oder fehlende Komponenten werden dokumentiert.
- Der Bestand wird nach der Rückführung wieder eindeutig zugeordnet.
Messestand abholen lassen und direkt wieder einlagern
Für Unternehmen mit regelmäßigem Messekalender kann es sinnvoll sein, Abholung, Rücktransport und Lagerung miteinander zu verbinden.
Dann endet der Prozess nicht mit der Rückkehr des Messestands ins Unternehmen. Stattdessen wird der Bestand nach der Messe kontrolliert und anschließend an seinem vorgesehenen Lagerplatz bereitgestellt.
Vor der nächsten Veranstaltung kann der benötigte Bestand wieder zusammengestellt, vorbereitet und zum Veranstaltungsort transportiert werden.
So entsteht aus einzelnen Messeauftritten ein wiederholbarer Ablauf:
Aufbauen → ausstellen → abbauen → abholen → lagern → vorbereiten → erneut ausstellen.
Gerade für Unternehmen mit mehreren Veranstaltungen pro Jahr kann diese Struktur die interne Organisation deutlich vereinfachen.
Wie EINS PLUS beim Rücktransport unterstützen kann
Wenn ein Unternehmen bereits einen Messestand oder Messebestand besitzt, muss nicht automatisch ein neuer Messestand angeschafft werden. Häufig besteht die eigentliche Aufgabe darin, den vorhandenen Bestand zuverlässig zwischen verschiedenen Veranstaltungen zu bewegen und einsatzbereit zu halten.
EINS PLUS kann dabei Aufgaben rund um den vorhandenen Messebestand übernehmen – von der Abholung nach der Messe über den Rücktransport bis zur Lagerung und Vorbereitung für den nächsten Einsatz.
Je nach Bedarf können auch Aufbau und Abbau sowie weitere organisatorische Leistungen rund um den Messeauftritt einbezogen werden.
Damit steht nicht der Verkauf eines neuen Messestands im Mittelpunkt. Entscheidend ist vielmehr die Betreuung dessen, was bereits vorhanden ist.
Der Messestand ist nach der Messe nicht einfach erledigt
Nach dem letzten Messetag beginnt ein Teil der Arbeit, der bei der Messeplanung häufig zu wenig Aufmerksamkeit bekommt: der Rückweg des Messebestands.
Der Messestand muss abgebaut, sortiert, verpackt, abgeholt und transportiert werden. Anschließend muss entschieden werden, ob er wieder im Unternehmen, in einem externen Lager oder an einem anderen Zielort bereitgestellt wird.
Bei regelmäßig genutzten Messeständen kommt noch eine weitere Aufgabe hinzu: Der Bestand muss für die nächste Veranstaltung wieder einsatzbereit sein.
Wer seinen Messestand von der Messe abholen lassen möchte, sollte deshalb nicht nur die Abholung selbst planen. Sinnvoll ist es, den gesamten Prozess von der Demontage bis zur nächsten Bereitstellung zu betrachten.
Sie stellen aus. Wir kümmern uns.
Wenn Sie bereits einen Messestand besitzen und Unterstützung bei Abholung, Rücktransport, Lagerung, Vorbereitung, Aufbau oder Abbau benötigen, kann EINS PLUS den organisatorischen Ablauf rund um Ihren vorhandenen Messebestand übernehmen.