Unternehmen, die regelmäßig auf Messen, Kongressen oder Veranstaltungen in verschiedenen deutschen Städten ausstellen, stehen vor einer wiederkehrenden organisatorischen Aufgabe: Die vorhandene Messeausstattung muss zuverlässig von einem Veranstaltungsort zum nächsten transportiert werden.
Dabei geht es längst nicht nur um die eigentliche Fahrt. Wer Messeausstattung deutschlandweit transportieren möchte, muss Termine, Auf- und Abbauzeiten, Abholfenster, Messezufahrten, Packstücke, Lagerung und die nächste Veranstaltung miteinander koordinieren.
Besonders bei mehreren Standorten wird der Messe-Transport schnell zu einem wiederkehrenden Prozess. Ein Messestand befindet sich nach einer Veranstaltung möglicherweise noch im Rücktransport, während die nächste Messe bereits vorbereitet werden muss.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur: Wie kommt die Messeausstattung zur nächsten Messe? Viel wichtiger ist: Wie lässt sich der gesamte Messebestand zwischen verschiedenen Veranstaltungsorten zuverlässig bewegen und organisieren?
Messeausstattung deutschlandweit transportieren bedeutet mehr als einen Transport zu buchen
Ein klassischer Transportauftrag besteht aus einem Abholort, einem Zielort und einem Termin.
Bei Messeausstattung kommen jedoch zusätzliche Anforderungen hinzu. Das Messegut muss häufig zu einem exakt vorgegebenen Zeitraum am Messegelände eintreffen. Nach dem Messeende muss der Rücktransport wiederum mit dem Abbau und den Vorgaben des Veranstalters abgestimmt werden.
Hinzu kommen unterschiedliche Veranstaltungsorte. Ein Unternehmen kann beispielsweise innerhalb eines Jahres in Stuttgart, München, Nürnberg, Frankfurt, Köln, Düsseldorf, Hannover oder Berlin ausstellen.
Jeder Standort kann dabei eigene logistische Rahmenbedingungen haben.
Die Messe Stuttgart weist beispielsweise darauf hin, dass Veranstaltungen individuelle Auf- und Abbauzeiten haben und die Einfahrt während dieser Zeiten nur innerhalb definierter Zeiträume möglich ist. Für Fahrzeuge gelten zudem begrenzte Verweildauern.
Für den deutschlandweiten Messe-Transport bedeutet das: Die Planung muss sich immer an der konkreten Veranstaltung orientieren.
Warum mehrere Messe-Standorte die Logistik komplizierter machen
Bei einer einzigen Messe lässt sich der Ablauf relativ klar definieren:
Lager → Messe → Lager.
Bei mehreren Veranstaltungen entsteht dagegen ein Netzwerk aus verschiedenen Transportwegen:
Zentrales Lager → Messe Stuttgart → Lager → Messe München → Lager → Messe Frankfurt → Lager → Messe Düsseldorf.
Alternativ kann der Bestand auch direkt zwischen Veranstaltungen bewegt werden:
Messe A → Messe B → Messe C.
Welche Variante sinnvoll ist, hängt unter anderem von den zeitlichen Abständen, dem benötigten Messebestand und den jeweiligen Veranstaltungen ab.
Je mehr Veranstaltungen und Standorte beteiligt sind, desto wichtiger wird eine zentrale Übersicht.
Der Messekalender sollte frühzeitig mit der Logistik verbunden werden
Ein Messekalender enthält zunächst vor allem Veranstaltungsnamen und Termine. Für die Transportplanung reicht das jedoch nicht aus.
Zusätzlich sollten für jede Messe mindestens folgende Informationen erfasst werden:
- Veranstaltungsort
- Messegelände
- Halle
- Standnummer
- Aufbaubeginn
- Aufbauende
- Veranstaltungszeitraum
- Abbaubeginn
- Abbauende
- mögliche Anlieferzeiten
- Abholzeiten
- besondere Zufahrtsregelungen
- Ansprechpartner vor Ort
Diese Informationen bilden die Grundlage für die spätere Transportplanung.
Die Deutsche Messe in Hannover veröffentlicht beispielsweise eigene Technische Richtlinien für das Messegelände, in denen unter anderem die Auf- und Abbauzeiten geregelt werden. Auch dort wird darauf hingewiesen, dass die jeweiligen Veranstaltungsinformationen für die Öffnungszeiten während der Veranstaltung maßgeblich sind.
Jede Messe hat ihre eigenen logistischen Rahmenbedingungen
Ein deutschlandweiter Messe-Transport kann deshalb nicht vollständig nach einem einzigen Standardablauf organisiert werden.
Die grundsätzlichen Arbeitsschritte können zwar standardisiert werden. Die konkreten Vorgaben müssen jedoch für jede Veranstaltung geprüft werden.
Das betrifft beispielsweise:
- Zufahrt zum Messegelände
- Fahrzeugregistrierung
- Zeitfenster
- Ladezonen
- Auf- und Abbauzeiten
- zulässige Aufenthaltsdauer
- Anlieferadresse
- Abholadresse
- besondere Sicherheits- oder Zufahrtsbestimmungen
Auch Messe Frankfurt weist darauf hin, dass neben den allgemeinen Technischen Richtlinien veranstaltungsspezifische Richtlinien gelten können.
Wer deutschlandweit transportiert, sollte deshalb nicht davon ausgehen, dass ein Ablauf, der bei einer Messe funktioniert hat, automatisch bei der nächsten Messe identisch angewendet werden kann.
Welche Messeausstattung wird deutschlandweit transportiert?
Der Begriff Messeausstattung umfasst wesentlich mehr als den eigentlichen Messestand.
Zum transportierten Messebestand können beispielsweise gehören:
- Messestände
- Systemstände
- Messewände
- Roll-ups
- Faltdisplays
- Counter und Messetheken
- Prospektständer
- Messegrafiken
- Mobiliar
- Beleuchtung
- technische Komponenten
- Transportkoffer
- Verpackungen
- Werbematerial
- Informationsmaterial
Welche Kombination tatsächlich transportiert wird, hängt vom jeweiligen Messeauftritt ab.
Gerade bei mehreren Standorten kann es sinnvoll sein, den Gesamtbestand nicht jedes Mal komplett zu transportieren, sondern für jede Veranstaltung gezielt zusammenzustellen.
Den Messebestand für jeden Standort individuell zusammenstellen
Nicht jede Messe benötigt dieselbe Ausstattung.
Ein Unternehmen kann beispielsweise einen umfangreichen Messestand für eine große internationale Fachmesse einsetzen, während für einen kleineren regionalen Kongress nur eine Messewand, ein Counter und zwei Roll-ups benötigt werden.
Wenn der gesamte Messebestand zentral erfasst ist, kann die Ausstattung entsprechend der jeweiligen Veranstaltung zusammengestellt werden.
Das schafft mehrere Möglichkeiten:
- Nur benötigte Komponenten werden transportiert.
- Unterschiedliche Standkonfigurationen können verwendet werden.
- Transportvolumen kann besser geplant werden.
- Der vorhandene Bestand kann flexibler eingesetzt werden.
- Mehrere Veranstaltungen können mit demselben Bestand versorgt werden.
Ein zentral organisierter Messebestand wird dadurch zu einer Art Baukasten für unterschiedliche Veranstaltungen.
Deutschlandweiter Messe-Transport: Vom Lager zum Veranstaltungsort
Der klassische Ablauf beginnt im Lager.
Für die jeweilige Veranstaltung wird zunächst festgestellt, welche Messeausstattung benötigt wird. Anschließend wird der Bestand zusammengestellt, kontrolliert und für den Transport vorbereitet.
Der Transport umfasst anschließend nicht nur die Strecke zwischen Lager und Messegelände. Auch die Übergabe am Veranstaltungsort muss organisiert werden.
Wichtige Informationen sind beispielsweise:
- genaue Messeadresse
- Halle
- Standnummer
- Ausstellername
- Ansprechpartner
- Anlieferzeit
- Zufahrt
- Ladezone
- Anzahl der Packstücke
Gerade bei Messegeländen sollte die genaue Anlieferstelle nicht mit der allgemeinen Adresse des Veranstaltungsortes verwechselt werden.
Warum die genaue Messeadresse allein nicht immer ausreicht
Ein Messegelände kann mehrere Hallen, Zufahrten, Logistikbereiche und Ladezonen haben.
Für einen Transportdienstleister ist deshalb nicht nur die Stadt relevant. Er benötigt möglichst genaue Informationen darüber, wo das Messegut angeliefert oder abgeholt werden soll.
Je nach Veranstaltung können zusätzliche Angaben erforderlich sein.
Bei der Messe Stuttgart wird beispielsweise zwischen verschiedenen Bereichen und Zufahrtsregelungen unterschieden. Während Auf- und Abbau ist die Einfahrt grundsätzlich nur innerhalb definierter Zeiten möglich; bei bestimmten Veranstaltungen ist zudem die vorherige Buchung eines Zeitfensters erforderlich.
Eine vollständige Transportadresse sollte deshalb möglichst immer die Messe, Halle, Standnummer und die für die Veranstaltung vorgesehene Anliefer- oder Abholinformation enthalten.
Die Rückholung gehört von Anfang an zur Planung
Ein häufiger Fehler bei der Messeorganisation besteht darin, den Hintransport detailliert zu planen und den Rücktransport erst nach Messeende zu betrachten.
Bei einem deutschlandweiten Messebestand sollte die Rückholung jedoch bereits bei der ursprünglichen Transportplanung berücksichtigt werden.
Der Ablauf lautet:
Lager → Messe → Abbau → Abholung → Transport → Lager oder nächste Veranstaltung.
Gerade bei mehreren Messen kann die nächste Veranstaltung bereits feststehen, bevor die vorherige beendet ist.
Dann muss entschieden werden, ob der Bestand:
- zurück ins zentrale Lager transportiert wird,
- direkt zur nächsten Messe weitergeht,
- vorübergehend zwischengelagert wird oder
- nur teilweise zurückgeführt wird.
Messeausstattung direkt von Messe zu Messe transportieren
Bei dicht aufeinanderfolgenden Veranstaltungen kann ein direkter Transport zwischen zwei Messeorten interessant sein.
Der grundsätzliche Ablauf wäre:
Messe A → Abbau → Verladung → Transport → Messe B → Aufbau.
Dadurch kann ein zusätzlicher Lagerumschlag vermieden werden.
Allerdings funktioniert dieser Ablauf nur dann zuverlässig, wenn die zeitlichen Abläufe sehr genau aufeinander abgestimmt sind.
Der Bestand muss nach Messe A rechtzeitig abholbereit sein und gleichzeitig rechtzeitig für den Aufbau von Messe B eintreffen.
Zusätzlich sollte berücksichtigt werden, ob nach dem ersten Einsatz Reparaturen, Reinigung, Sortierung oder eine Anpassung der Ausstattung notwendig sind.
Wenn solche Arbeiten erforderlich sind, kann ein Zwischenlager sinnvoller sein.
Messeausstattung zwischen mehreren Standorten zwischenlagern
Ein Zwischenlager schafft einen zusätzlichen organisatorischen Puffer zwischen zwei Veranstaltungen.
Nach dem Abbau kann der Messebestand zunächst kontrolliert und eingelagert werden. Vor der nächsten Veranstaltung wird die benötigte Ausstattung wieder zusammengestellt und zum entsprechenden Messegelände transportiert.
Das ist insbesondere dann interessant, wenn:
- zwischen den Veranstaltungen mehrere Tage oder Wochen liegen,
- unterschiedliche Messekonfigurationen benötigt werden,
- nur ein Teil des Bestands zur nächsten Messe soll,
- Reparaturen erforderlich sind oder
- das Unternehmen selbst keine geeignete Lagerfläche hat.
Damit wird die Lagerung zu einem Bestandteil der Transportorganisation und nicht zu einer davon getrennten Aufgabe.
Ein zentraler Lagerstandort kann die deutschlandweite Organisation vereinfachen
Unternehmen mit zahlreichen Messeauftritten verfügen häufig über einen über Jahre gewachsenen Messebestand.
Dieser kann aus unterschiedlichen Systemen und Materialien bestehen, die zu verschiedenen Zeitpunkten angeschafft wurden.
Wird dieser Bestand zentral gelagert und dokumentiert, kann er gezielt für verschiedene Veranstaltungen eingesetzt werden.
Ein möglicher Ablauf:
Zentrales Messe-Lager → Messe Stuttgart → Rücktransport → Lager → Messe München → Rücktransport → Lager → Messe Düsseldorf.
Der entscheidende Vorteil liegt dabei nicht zwingend in kürzeren Transportwegen. Vielmehr entsteht ein zentraler Ausgangspunkt für die Organisation des gesamten Messebestands.
Welche Transportart ist für Messeausstattung geeignet?
Die passende Transportlösung hängt vom Umfang und den Eigenschaften des Messebestands ab.
Bei kleinen Mengen können beispielsweise geeignete Kleintransporter ausreichen. Größere Messestände benötigen möglicherweise größere Fahrzeuge oder eine entsprechende Ladeplanung.
Entscheidend sind unter anderem:
- Anzahl der Packstücke
- Abmessungen
- Gewicht
- Volumen
- Empfindlichkeit
- Verpackungsart
- Abhol- und Lieferzeit
- Entfernung
Bei wiederkehrenden Transporten sollte die Wahl des Fahrzeugs deshalb nicht nur für eine einzelne Messe getroffen werden.
Vielmehr kann geprüft werden, welche Transportstruktur für den gesamten Messekalender funktioniert.
Was sollte vor einem deutschlandweiten Messe-Transport dokumentiert werden?
Je häufiger Messeausstattung bewegt wird, desto wichtiger wird eine verlässliche Bestandsübersicht.
Dokumentiert werden können beispielsweise:
- Bezeichnung der Ausstattung
- Anzahl
- Abmessungen
- Gewicht
- Verpackungsart
- Anzahl der Packstücke
- aktueller Lagerort
- Zustand
- zugehörige Grafiken
- Zubehör
Bei wiederkehrenden Transporten kann zusätzlich dokumentiert werden, wann welche Ausstattung bei welcher Veranstaltung eingesetzt wurde.
So lässt sich leichter feststellen, welche Komponenten sich gerade an einem Veranstaltungsort befinden und welche bereits wieder im Lager sind.
Messebestand mit unterschiedlichen Komponenten organisieren
Ein gewachsener Messebestand ist häufig nicht homogen.
Ein Unternehmen kann beispielsweise einen älteren Messestand mit neueren Roll-ups, unterschiedlichen Countern und mehreren Generationen von Messegrafiken kombinieren.
Das ist grundsätzlich kein Problem – solange bekannt ist, was vorhanden ist und wie die Komponenten eingesetzt werden können.
Eine gute Bestandsorganisation sollte deshalb nicht nur den Namen „Messestand“ erfassen, sondern möglichst genau unterscheiden, welche Bestandteile dazugehören.
Das erleichtert später die Zusammenstellung für unterschiedliche Standorte.
Mehrere Standorte bedeuten auch unterschiedliche Transportzeiten
Ein Transport von Stuttgart nach Frankfurt unterscheidet sich organisatorisch von einem Transport von München nach Hamburg oder von Köln nach Berlin.
Bei der Planung sollten deshalb nicht nur Kilometer betrachtet werden.
Relevant sind auch:
- gewünschte Lieferzeit
- Aufbauzeitraum
- Abholzeitraum
- Verkehrssituation
- Fahrzeugkapazität
- eventuelle Zeitfenster auf dem Messegelände
- mögliche Zwischenlagerung
Gerade bei engen Zeitfenstern sollte ausreichend Puffer eingeplant werden.
Warum Messe-Transporte nicht immer mit normalen Lieferungen vergleichbar sind
Eine gewöhnliche Warenlieferung kann häufig an einer Empfangsadresse abgegeben werden.
Bei einem Messe-Transport gelten dagegen zusätzliche organisatorische Bedingungen.
Das Messegut muss möglicherweise zu einer bestimmten Zeit angeliefert werden. Das Fahrzeug muss eventuell registriert sein oder ein bestimmtes Zeitfenster einhalten. Gleichzeitig kann die Aufenthaltsdauer auf dem Messegelände begrenzt sein.
Bei der Messe Stuttgart beträgt die maximale Verweildauer während Auf- und Abbau beispielsweise grundsätzlich eine Stunde für Pkw, zwei Stunden für Pkw mit Anhänger beziehungsweise Kleintransporter und drei Stunden für Lkw.
Das zeigt, warum ein Messe-Transport nicht einfach wie eine normale Zustellung behandelt werden sollte.
Aufbau und Transport müssen aufeinander abgestimmt sein
Der Transport ist nur ein Teil des gesamten Messeablaufs.
Wenn ein Messestand beispielsweise am Mittwoch aufgebaut werden soll, muss die Messeausstattung entsprechend vorher am Veranstaltungsort eintreffen.
Der Transporttermin sollte deshalb aus dem geplanten Aufbau abgeleitet werden.
Der Ablauf lautet:
Aufbauzeit festlegen → Anlieferzeit bestimmen → Transport rückwärts planen → Bestand vorbereiten → Fahrzeug disponieren.
Diese Rückwärtsplanung ist besonders bei mehreren Veranstaltungen hilfreich.
Auch der Abbau muss in die deutschlandweite Planung einbezogen werden
Das gleiche Prinzip gilt für den Rücktransport.
Ausgehend vom nächsten Verwendungsort muss rückwärts geplant werden, wann der Bestand die vorherige Veranstaltung verlassen muss.
Wenn der Bestand beispielsweise am Montag für eine neue Messe benötigt wird, muss bereits vorher geklärt sein:
- wann der vorherige Messestand abgebaut wird,
- wann die Abholung möglich ist,
- wie lange der Rücktransport dauert,
- ob eine Zwischenlagerung erforderlich ist und
- wann der Bestand für die nächste Veranstaltung zusammengestellt werden muss.
Bei mehreren Standorten entsteht so eine zusammenhängende Transportkette.
Messeausstattung deutschlandweit transportieren bei mehreren Messen im Jahr
Je mehr Veranstaltungen ein Unternehmen besucht, desto stärker lohnt sich eine standardisierte Organisation.
Statt für jede Messe einen neuen Ablauf zu entwickeln, können wiederkehrende Prozesse definiert werden.
Zum Beispiel:
- Veranstaltung frühzeitig in den Messekalender aufnehmen
- benötigten Messebestand festlegen
- Transportbedarf bestimmen
- Auf- und Abbauzeiten prüfen
- Lieferung planen
- Abbau und Abholung planen
- Rücktransport festlegen
- Lagerung und nächste Verwendung berücksichtigen
Dieser Prozess kann für jede weitere Veranstaltung wiederholt werden.
Typische Fehler beim deutschlandweiten Transport von Messeausstattung
Der Transport wird erst kurz vor der Messe geplant
Bei mehreren Standorten können kurzfristige Änderungen schnell problematisch werden. Insbesondere bei festen Messe-Zeitfenstern sollte die Transportplanung frühzeitig erfolgen.
Die Rückholung wird vergessen
Der Hintransport ist organisiert, aber nach Messeende ist nicht klar, wer den Bestand abholt und wohin er gebracht werden soll.
Die Messeadresse ist zu ungenau
„Messe Stuttgart“ oder „Messe Düsseldorf“ reicht für die konkrete Logistik nicht immer aus. Halle, Standnummer und die vorgesehenen Zufahrtsinformationen sollten ebenfalls vorliegen.
Der komplette Bestand wird unnötig transportiert
Wenn für eine kleinere Veranstaltung nur ein Teil der Ausstattung benötigt wird, kann die gezielte Zusammenstellung des Messebestands sinnvoll sein.
Die Messevorgaben werden nicht geprüft
Veranstalter können unterschiedliche Auf- und Abbauzeiten sowie Zufahrtsregelungen vorgeben. Die jeweiligen Ausstellerinformationen sollten deshalb Bestandteil der Planung sein.
Zwischen zwei Messen wird kein Puffer eingeplant
Transport, Kontrolle, Reparatur und erneute Vorbereitung benötigen gegebenenfalls Zeit. Diese Aufgaben sollten nicht erst nach dem Rücktransport berücksichtigt werden.
Checkliste: Messeausstattung deutschlandweit transportieren
Für eine strukturierte Planung können Unternehmen folgende Punkte für jede Veranstaltung prüfen:
- Welche Messe findet statt?
- Wo findet sie statt?
- Welche Halle und Standnummer sind relevant?
- Welche Messeausstattung wird benötigt?
- Wo befindet sich der Bestand aktuell?
- Wann muss die Ausstattung vor Ort sein?
- Welche Aufbauregelungen gelten?
- Welche Zufahrtsregeln gelten?
- Ist ein Zeitfenster oder eine Registrierung erforderlich?
- Wann kann nach der Messe abgeholt werden?
- Wohin wird der Bestand nach dem Abbau transportiert?
- Ist eine Zwischenlagerung notwendig?
- Wann wird der Bestand wieder benötigt?
- Wer koordiniert den Ablauf?
Deutschlandweiter Messe-Transport mit zentraler Organisation
Wenn ein Unternehmen regelmäßig an unterschiedlichen Standorten ausstellt, kann eine zentrale Organisation des Messebestands die Abläufe vereinfachen.
Der Messebestand befindet sich dabei nicht zwangsläufig am Unternehmensstandort. Er kann zentral gelagert und von dort für die jeweiligen Veranstaltungen bereitgestellt werden.
Das Modell kann beispielsweise so aussehen:
Messebestand → zentrale Lagerung → Zusammenstellung → deutschlandweiter Transport → Messe → Rücktransport → zentrale Lagerung.
Bei der nächsten Veranstaltung wird der Prozess wiederholt.
Dadurch entsteht ein kontinuierlicher Kreislauf für den vorhandenen Messebestand.
EINS PLUS: Messeausstattung für verschiedene Standorte organisieren
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service richtet sich unter anderem an Unternehmen, die bereits über einen eigenen Messebestand verfügen und diesen für verschiedene Veranstaltungen einsetzen möchten.
Dabei kann vorhandene Messeausstattung übernommen, erfasst und eingelagert werden. Für eine konkrete Messe wird anschließend zusammengestellt, was tatsächlich benötigt wird.
Zum Bestand können beispielsweise Messestände, Messewände, Roll-ups, Counter, Möbel, Displays, Grafiken oder weitere Ausstattung gehören.
Für die jeweilige Veranstaltung kann der benötigte Bestand vorbereitet und zum Veranstaltungsort transportiert werden. Nach der Messe kann die Ausstattung wieder abgeholt und zurückgeführt werden.
So lässt sich ein vorhandener Messebestand nicht nur an einem einzigen Standort einsetzen, sondern für unterschiedliche Veranstaltungen in Deutschland organisieren.
Der Ablauf kann dabei beispielsweise lauten:
Bestand übernehmen → erfassen → lagern → Messebestand zusammenstellen → transportieren → vor Ort aufbauen → abbauen → zurücktransportieren → wieder einlagern.
Je nach Bedarf können dabei einzelne Leistungen oder der gesamte Ablauf organisiert werden.
Wann lohnt sich eine zentrale Messe-Logistik?
Eine strukturierte Lösung kann insbesondere für Unternehmen interessant sein, die:
- mehrere Messen pro Jahr besuchen,
- an unterschiedlichen Standorten ausstellen,
- bereits einen eigenen Messebestand besitzen,
- ihre Ausstattung mehrfach verwenden,
- keine ausreichende Lagerfläche haben,
- Transport und Lagerung nicht selbst organisieren möchten oder
- einen festen Ablauf für wiederkehrende Messeauftritte benötigen.
Dabei muss nicht zwangsläufig der komplette Messeauftritt ausgelagert werden.
Auch einzelne Aufgaben wie Lagerung, Transport, Bestandsverwaltung oder Auf- und Abbau können Bestandteil einer externen Organisation sein.
Messeausstattung deutschlandweit bewegen statt für jeden Standort neu anschaffen
Ein vorhandener Messebestand kann über viele Veranstaltungen hinweg eingesetzt werden.
Gerade bei modularen Messeausstattungen besteht die Möglichkeit, unterschiedliche Bestandteile miteinander zu kombinieren und für verschiedene Veranstaltungen anzupassen.
Dadurch entsteht ein anderer Ansatz als bei der Planung jedes Messeauftritts als komplett eigenständiges Projekt.
Der Bestand wird einmal organisiert und anschließend wiederholt eingesetzt.
Die eigentliche Herausforderung besteht dann darin, ihn zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Veranstaltungsort verfügbar zu haben.
Von Stuttgart nach München, von Frankfurt nach Düsseldorf: Der Bestand muss mit dem Messekalender mitwandern
Deutschlandweite Messeauftritte bedeuten häufig wechselnde Veranstaltungsorte.
Der Messebestand kann innerhalb eines Jahres an zahlreichen verschiedenen Orten benötigt werden.
Genau deshalb sollte die Logistik nicht ausschließlich aus einzelnen Transportaufträgen bestehen. Sinnvoller ist eine Betrachtung des gesamten Messekalenders.
Welche Veranstaltung folgt auf welche? Welche Ausstattung wird jeweils benötigt? Wo befindet sich der Bestand nach der vorherigen Messe? Wie viel Zeit steht für Rücktransport, Lagerung und erneute Bereitstellung zur Verfügung?
Wenn diese Fragen frühzeitig beantwortet werden, lässt sich die Messeausstattung deutlich planbarer durch das Veranstaltungsjahr bewegen.
Fazit: Deutschlandweiter Messe-Transport braucht eine übergreifende Planung
Wer Messeausstattung deutschlandweit transportieren möchte, sollte nicht nur einzelne Fahrten organisieren. Bei mehreren Veranstaltungen und Standorten entsteht ein wiederkehrender logistischer Prozess.
Entscheidend sind dabei der Messekalender, die benötigte Ausstattung, die jeweiligen Auf- und Abbauzeiten, die Zufahrtsregelungen, die Transportwege und die Frage, wo sich der Bestand zwischen den Veranstaltungen befindet.
Die offiziellen Vorgaben der Messegesellschaften zeigen, dass die logistischen Rahmenbedingungen je nach Standort und Veranstaltung unterschiedlich sein können. Die Messe Stuttgart arbeitet beispielsweise mit definierten Auf- und Abbauzeiten und – bei bestimmten Veranstaltungen – mit vorab zu buchenden Zeitfenstern für die Einfahrt. Auch die Deutsche Messe und Messe Frankfurt veröffentlichen eigene technische und veranstaltungsspezifische Vorgaben.
Für Unternehmen mit mehreren Messeauftritten kann deshalb eine zentrale Organisation des vorhandenen Messebestands sinnvoll sein. Die Ausstattung wird eingelagert, für die jeweilige Veranstaltung zusammengestellt, deutschlandweit transportiert und nach dem Einsatz wieder zurückgeführt.
So wird aus vielen einzelnen Transporten ein zusammenhängender Prozess:
Lager → Messe → Rücktransport → Lager → nächste Messe.
Wer diesen Ablauf einmal strukturiert aufsetzt, kann vorhandene Messeausstattung über verschiedene Standorte und Veranstaltungen hinweg wiederholt einsetzen – ohne für jede Messe die komplette Logistik neu organisieren zu müssen.