Für viele mittelständische Unternehmen gehört die Teilnahme an Messen fest zum Vertriebs- und Marketingjahr. Eine oder mehrere Fachmessen werden regelmäßig besucht, bestehende Kunden getroffen, neue Kontakte geknüpft und Produkte oder Dienstleistungen präsentiert.
Das Problem liegt deshalb häufig nicht darin, einen einzelnen Messeauftritt zu organisieren. Die eigentliche Herausforderung entsteht durch die Wiederholung: Der Messestand muss vor jeder Veranstaltung bereitgestellt, transportiert, aufgebaut und nach der Messe wieder abgebaut, zurücktransportiert und eingelagert werden.
Hinzu kommen die organisatorischen Aufgaben des Unternehmens selbst. Messeanmeldung, Standfläche, Personal, Einladungen, Produktinformationen, Kundentermine und Nachbereitung müssen ebenfalls koordiniert werden. Die IHK Stuttgart empfiehlt deshalb einen detaillierten Ablaufplan, der unter anderem Anmeldung, Versicherungen, Logistik, Reisen und weitere organisatorische Aufgaben umfasst.
Gerade im Mittelstand liegt darin eine große Chance: Wenn ein Unternehmen regelmäßig auf denselben oder unterschiedlichen Messen ausstellt, müssen die Abläufe nicht jedes Mal neu erfunden werden.
Stattdessen kann aus einzelnen Messeprojekten ein wiederkehrender Prozess entstehen.
Ein Messebestand. Mehrere Veranstaltungen. Ein organisierter Ablauf.
Warum wiederkehrende Messeauftritte organisatorisch anspruchsvoll sind
Ein einzelner Messeauftritt lässt sich häufig noch mit einer einmaligen Aufgabenliste organisieren. Bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr verändert sich die Situation.
Dann wiederholen sich viele Aufgaben in kurzer Folge:
- Messe auswählen und anmelden
- Standfläche und Anforderungen prüfen
- Messebestand zusammenstellen
- Grafiken und Ausstattung kontrollieren
- Transport organisieren
- Anlieferung koordinieren
- Messestand aufbauen
- Standbetrieb organisieren
- Messestand abbauen
- Rücktransport organisieren
- Messebestand wieder einlagern
- Messekontakte nachbereiten
Die einzelnen Aufgaben sind nicht unbedingt außergewöhnlich kompliziert. Der Aufwand entsteht vor allem dadurch, dass sie regelmäßig wiederkommen und verschiedene Personen, Abteilungen und externe Dienstleister beteiligt sein können.
Mit jeder weiteren Messe steigt deshalb die Bedeutung eines klaren Ablaufs.
Die Messeorganisation sollte als wiederkehrender Prozess gedacht werden
Eine häufige Denkweise lautet: „Wir müssen die nächste Messe organisieren.“
Für Unternehmen mit mehreren Messeauftritten ist eine andere Perspektive sinnvoller:
„Wir haben einen wiederkehrenden Messeprozess, der für jede Veranstaltung angepasst wird.“
Das ist ein wichtiger Unterschied.
Bei einem einzelnen Messeprojekt wird vieles individuell entschieden. Bei regelmäßigen Messeauftritten können dagegen Standards geschaffen werden.
Beispielsweise kann festgelegt werden:
- wo der Messebestand gelagert wird
- wie der Bestand erfasst ist
- wer vor einer Messe die Komponenten prüft
- wer den Transport organisiert
- wer für Aufbau und Abbau verantwortlich ist
- wie die Rückführung funktioniert
- wie die Nachbereitung dokumentiert wird
Dadurch wird nicht jede Messe identisch. Aber die wiederkehrenden organisatorischen Schritte werden planbarer.
Welche Aufgaben bei einer Messebeteiligung regelmäßig wiederkehren
Eine Messe besteht aus deutlich mehr als dem eigentlichen Standaufbau. Offizielle Checklisten zur Messeorganisation unterscheiden ebenfalls zwischen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung und berücksichtigen unter anderem Standaufbau, Rücktransport, Kontaktbearbeitung und Erfolgskontrolle.
Für den Mittelstand lohnt es sich, diese Aufgaben in wiederkehrende Bereiche aufzuteilen.
Unternehmensseitige Messeplanung
Hierzu gehören beispielsweise Messeziele, Budget, Standfläche, Zielgruppen, Kundentermine, Kommunikation und Standpersonal.
Messebestand und Ausstattung
Hier geht es um den vorhandenen Messestand, Messewände, Counter, Roll-ups, Displays, Möbel, Grafiken, Präsentationsmaterial und weitere Komponenten.
Logistik
Dieser Bereich umfasst Bereitstellung, Verpackung, Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau und Rücktransport.
Nachbereitung
Dazu gehören die Rückführung und Einlagerung des Messebestands ebenso wie die Bearbeitung der Messekontakte und die interne Auswertung.
Wer diese Bereiche sauber trennt, erkennt schneller, welche Aufgaben intern erledigt werden müssen und wo externe Unterstützung sinnvoll sein kann.
1. Einen festen Verantwortlichen für die Messeorganisation bestimmen
Eine der einfachsten Möglichkeiten, Messeabläufe zu verbessern, ist eine klare Zuständigkeit.
Das bedeutet nicht, dass eine Person sämtliche Aufgaben selbst erledigen muss. Sie sollte jedoch wissen, welche Aufgaben anstehen, wer dafür verantwortlich ist und welche Fristen gelten.
Bei wiederkehrenden Messeauftritten kann diese Rolle beispielsweise zentral im Marketing, Vertrieb oder Veranstaltungsmanagement angesiedelt sein.
Wichtig ist vor allem, dass nicht vor jeder Messe neu geklärt werden muss, wer sich um welchen Teil kümmert.
Eine einfache Aufgabenverteilung kann beispielsweise so aussehen:
- Marketing – Messekommunikation und Einladungen
- Vertrieb – Kundentermine und Gesprächsziele
- Personal – Standbesetzung und Reiseplanung
- Technik oder Produktmanagement – Exponate und Präsentationen
- Externer Servicepartner – Lagerung, Transport, Aufbau und Abbau
So entsteht eine klare Trennung zwischen den inhaltlichen Aufgaben des Unternehmens und den operativen Aufgaben rund um den Messebestand.
2. Einen festen Messebestand definieren
Viele Unternehmen besitzen im Laufe der Jahre eine erhebliche Menge an Messe-Equipment. Ein Teil wurde speziell für eine Veranstaltung angeschafft, anderes Material wird bei fast jedem Messeauftritt verwendet.
Wenn dieser Bestand nicht strukturiert erfasst ist, beginnt vor jeder Messe die Suche.
Wo ist der Counter?
Welche Grafiken gehören zum System?
Ist das Roll-up noch vorhanden?
Wo liegen die Prospektständer?
Fehlen Teile des Messesystems?
Für Unternehmen mit regelmäßigen Messeauftritten kann eine strukturierte Bestandsaufnahme deshalb eine einfache, aber wirkungsvolle Verbesserung sein.
Zum Messebestand können beispielsweise gehören:
- Messestand
- mobiles Messesystem
- Messewände
- Counter
- Roll-ups
- Faltdisplays
- LED-Systeme
- Messe- und Präsentationsmöbel
- Prospektständer
- Grafiken und Beschriftungen
- Transportkisten und Verpackungen
Je klarer dieser Bestand dokumentiert ist, desto einfacher lässt sich vor einer Veranstaltung feststellen, was tatsächlich benötigt wird.
3. Lagerung nicht als Nebenthema behandeln
Die Lagerung des Messebestands wird häufig erst dann zum Thema, wenn eine Messe vorbei ist.
Für regelmäßige Aussteller sollte sie jedoch Bestandteil der grundsätzlichen Messeorganisation sein.
Ein Messestand wird beispielsweise auf einer Frühjahrsmesse eingesetzt und anschließend für mehrere Monate nicht benötigt. Danach steht bereits die nächste Veranstaltung an.
Wenn der Bestand jedes Mal neu gesucht, transportiert und zusammengesetzt werden muss, entsteht unnötiger Aufwand.
Eine feste Lagerlösung schafft dagegen einen definierten Ausgangspunkt für den nächsten Messeauftritt.
Der Ablauf kann dann beispielsweise so aussehen:
Lagerung → Vorbereitung → Transport → Aufbau → Messe → Abbau → Rücktransport → Lagerung
Dieser Kreislauf ist besonders für mittelständische Unternehmen interessant, die ihren Messebestand über mehrere Veranstaltungen hinweg nutzen.
4. Den Messebestand nicht vor jeder Veranstaltung neu zusammenstellen
Ein weiterer Ansatzpunkt ist die Vorbereitung.
Wenn vor jeder Messe zunächst geprüft werden muss, welche Komponenten benötigt werden und wo sie liegen, beginnt die operative Arbeit relativ spät.
Ein strukturierter Messebestand ermöglicht dagegen eine standardisierte Vorbereitung.
Beispielsweise kann für bestimmte Veranstaltungstypen festgelegt werden, welche Ausstattung normalerweise benötigt wird:
Kleiner Fachmesseauftritt
Messesystem, Grafik, Counter, zwei bis drei Präsentationselemente und Informationsmaterial.
Größerer Messeauftritt
Messestand, Möbel, Präsentationstechnik, zusätzliche Grafiken und weitere Ausstattung.
Kongressauftritt
Kompakte Messewand, Counter, Grafiken, Prospektmaterial und gegebenenfalls weitere Präsentationselemente.
Die konkrete Zusammenstellung hängt selbstverständlich von der Veranstaltung ab. Der entscheidende Punkt ist die Systematik dahinter.
5. Wiederkehrende Transporte standardisieren
Der Transport ist ein Bereich, der bei jeder Messe erneut organisiert werden muss, obwohl sich die grundlegenden Anforderungen oft ähneln.
Wer regelmäßig ausstellt, sollte deshalb möglichst früh festlegen, wie der Messebestand zwischen Lager und Veranstaltungsort bewegt wird.
Dazu gehören beispielsweise:
- Abholung oder Bereitstellung des Messebestands
- Verpackung und Transportsicherung
- Transport zum Veranstaltungsort
- Abstimmung der Anlieferung
- Bereitstellung für den Aufbau
- Rücktransport nach der Veranstaltung
- Rückführung ins Lager
Gerade bei unterschiedlichen Veranstaltungsorten müssen die jeweiligen Vorgaben des Veranstalters berücksichtigt werden. Technische Richtlinien und Auf- und Abbautermine werden von Messeveranstaltern in der Regel gesondert bereitgestellt.
Das bedeutet: Ein standardisierter interner Prozess ersetzt nicht die Prüfung der konkreten Veranstaltung. Er sorgt aber dafür, dass die wiederkehrenden Aufgaben nicht vergessen werden.
6. Aufbau und Abbau als festen Prozess definieren
Auch Aufbau und Abbau lassen sich bei wiederkehrenden Messeauftritten strukturieren.
Statt vor jeder Veranstaltung neu zu überlegen, wer den Stand montiert, kann ein Unternehmen eine feste Zuständigkeit definieren.
Das kann das eigene Team sein oder ein externer Servicepartner.
Entscheidend ist, dass der Ablauf eindeutig ist:
- Material wird bereitgestellt
- Transport erfolgt zum Veranstaltungsort
- Material wird am Standplatz bereitgestellt
- Aufbau erfolgt innerhalb der vorgegebenen Zeit
- Stand wird für den Messebetrieb übergeben
- nach der Veranstaltung erfolgt der Abbau
- Bestand wird für den Rücktransport vorbereitet
Die IHK-Checklisten führen Messeaufbau und Messeabbau ausdrücklich als eigene Organisationsphasen und nennen dabei unter anderem Standübergabe, Auf- und Abbauzeiten sowie den Rücktransport der Exponate.
7. Nicht jede Messe braucht einen neuen Messestand
Für mittelständische Unternehmen mit mehreren Veranstaltungen kann die wiederholte Anschaffung neuer Messeausstattung unnötig sein.
Wenn ein vorhandener Messestand oder ein mobiles System noch geeignet ist, kann die weitere Nutzung sinnvoll sein.
Statt den kompletten Bestand auszutauschen, können einzelne Komponenten angepasst werden. Dazu gehören beispielsweise neue Grafiken, zusätzliche Möbel, neue Beschriftungen oder ergänzende Präsentationselemente.
Das ist insbesondere dann interessant, wenn unterschiedliche Veranstaltungen mit unterschiedlichen Standgrößen oder Zielgruppen besucht werden.
Der vorhandene Messebestand wird dadurch nicht zu einem festen Einmalprodukt, sondern zu einer wiederverwendbaren Ressource.
8. Unterschiedliche Messen können mit demselben Bestand organisiert werden
Ein mittelständisches Unternehmen nimmt möglicherweise an mehreren Fachmessen teil. Die Standflächen sind nicht immer identisch und auch die Anforderungen können sich unterscheiden.
Das bedeutet nicht automatisch, dass für jede Messe ein komplett neuer Auftritt benötigt wird.
Je nach System kann der vorhandene Bestand unterschiedlich zusammengestellt werden.
Für eine kleinere Veranstaltung wird beispielsweise nur ein Teil des Equipments benötigt. Für eine größere Messe kommen zusätzliche Komponenten hinzu.
Damit lässt sich ein Messebestand flexibler einsetzen.
Die zentrale Frage lautet dann nicht mehr:
„Welchen Messestand kaufen wir für diese Messe?“
Sondern:
„Welche Bestandteile unseres vorhandenen Messebestands benötigen wir für diese Veranstaltung?“
9. Marketing und operative Messeorganisation voneinander trennen
Im Mittelstand liegt die Messeorganisation häufig beim Marketing oder Vertrieb. Das ist sinnvoll, solange es um Ziele, Kommunikation und Kundenkontakte geht.
Problematisch wird es, wenn dieselben Personen zusätzlich sämtliche logistischen Aufgaben übernehmen müssen.
Dann beschäftigt sich das Marketing plötzlich mit Transportterminen, Lagerflächen, Verpackung, Montage und Rücktransport.
Eine sinnvollere Aufteilung kann darin bestehen, die Verantwortlichkeiten zu trennen.
Marketing und Vertrieb
Diese Bereiche konzentrieren sich auf Messeziele, Kunden, Kommunikation, Einladungen, Produkte, Gespräche und Nachbereitung.
Operative Messeorganisation
Hierzu gehören Messebestand, Lagerung, Vorbereitung, Transport, Aufbau, Abbau und Rückführung.
Das bedeutet nicht, dass externe Unterstützung zwingend erforderlich ist. Es schafft aber Klarheit darüber, welche Aufgaben tatsächlich zum jeweiligen Verantwortungsbereich gehören.
10. Wiederkehrende Checklisten statt jedes Mal bei null anfangen
Eine einfache Checkliste kann bei regelmäßigen Messeauftritten erheblich Zeit sparen.
Sie sollte nicht für jede Veranstaltung komplett neu geschrieben werden. Sinnvoller ist eine Grundstruktur, die für den jeweiligen Termin angepasst wird.
Eine solche Checkliste kann beispielsweise folgende Bereiche enthalten:
- Messe und Termin
- Standfläche
- Veranstalter und Ansprechpartner
- Anmelde- und Bestellfristen
- Messebestand
- Grafiken
- Exponate
- Transport
- Aufbau
- Standpersonal
- Abbau
- Rücktransport
- Lagerung
- Kontaktbearbeitung
- Auswertung
Die offiziellen Messe-Checklisten von IHK und AUMA verfolgen eine ähnliche Logik: Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung werden als zusammenhängender Ablauf betrachtet.
11. Fristen einmal erfassen und für jede Messe anpassen
Ein weiterer Vorteil eines standardisierten Prozesses besteht darin, dass typische Fristen nicht vergessen werden.
Je nach Messe können beispielsweise folgende Termine relevant sein:
- Anmeldeschluss
- Bestellung technischer Leistungen
- Bestellung von Standservices
- Abgabe von Grafiken
- Einreichung von Standbauunterlagen
- Aufbauzeit
- Anlieferzeit
- Abbauzeit
Die konkreten Fristen müssen immer anhand der jeweiligen Veranstaltungsunterlagen geprüft werden. Der Prozess kann jedoch bereits intern vorbereitet sein.
12. Den Messebestand zentral lagern statt auf mehrere Orte verteilen
Je mehr Messeauftritte ein Unternehmen hat, desto problematischer kann ein über mehrere Standorte verteilter Bestand werden.
Ein Teil des Materials liegt im Büro. Andere Komponenten befinden sich in einem Keller. Ein Roll-up wurde bei einer Niederlassung verwendet. Die Transportkisten stehen an einem weiteren Standort.
Vor der nächsten Messe muss zunächst alles zusammengetragen werden.
Eine zentrale Lagerung kann diesen Ablauf vereinfachen.
Der gesamte oder zumindest der regelmäßig benötigte Messebestand befindet sich an einem definierten Ort und kann von dort aus für die jeweilige Veranstaltung vorbereitet werden.
Das ist insbesondere dann interessant, wenn die Messeaktivitäten regelmäßig stattfinden und der Bestand zwischen den Veranstaltungen nicht benötigt wird.
13. Bestandsaufnahme und Inventarisierung schaffen Übersicht
Bei wiederkehrenden Messeauftritten ist es hilfreich, nicht nur zu wissen, dass ein Messebestand existiert, sondern auch, was genau dazugehört.
Eine Inventarisierung kann beispielsweise dokumentieren:
- Bezeichnung der Komponente
- Anzahl
- Zustand
- Verpackung
- zugehörige Grafiken
- Verwendungszweck
- Aufbewahrungsort
Dadurch kann vor einer Messe schneller entschieden werden, welche Teile benötigt werden und ob etwas fehlt.
Gerade bei einem über Jahre gewachsenen Messebestand kann diese Übersicht wertvoller sein als eine weitere Neuanschaffung.
14. Wiederkehrende Messeauftritte brauchen nicht jedes Mal denselben organisatorischen Aufwand
Der Aufwand einer Messe lässt sich nicht vollständig vermeiden. Anmeldung, Kommunikation, Personal, Kundentermine und Nachbereitung bleiben veranstaltungsbezogene Aufgaben.
Aber viele operative Tätigkeiten können standardisiert werden.
Der Unterschied liegt zwischen:
„Wir organisieren jedes Mal eine Messe.“
und:
„Wir führen einen bestehenden Messeprozess für diese konkrete Messe aus.“
Der zweite Ansatz schafft eine deutlich bessere Grundlage für wiederkehrende Messeaktivitäten.
15. Was sich besonders gut auslagern lässt
Nicht jede Aufgabe rund um einen Messeauftritt muss im eigenen Unternehmen erledigt werden.
Besonders gut auslagern lassen sich Aufgaben, die wiederkehrend, operativ und klar definierbar sind.
Dazu können gehören:
- Lagerung des Messebestands
- Bestandsaufnahme
- Inventarisierung
- Vorbereitung für die jeweilige Veranstaltung
- Zusammenstellung der benötigten Komponenten
- Verpackung
- Transport
- Anlieferungsorganisation
- Aufbau
- Abbau
- Rücktransport
- erneute Einlagerung
Dadurch kann das Unternehmen die Aufgaben rund um den eigentlichen Messeauftritt von den logistischen Aufgaben rund um den Messebestand trennen.
16. Gerade der Mittelstand kann von einem festen Servicepartner profitieren
Für große Unternehmen ist es häufig möglich, eigene Strukturen für Messeorganisation und Logistik aufzubauen. Mittelständische Unternehmen benötigen dagegen oft keine eigene Abteilung für diese Aufgaben.
Sie benötigen vielmehr einen verlässlichen Ablauf.
Ein externer Servicepartner kann dabei eine Schnittstelle zwischen dem Unternehmen, dem Messebestand und der jeweiligen Veranstaltung bilden.
Der Vorteil liegt nicht zwingend darin, sämtliche Messeaufgaben abzugeben. Vielmehr können genau die Aufgaben ausgelagert werden, die intern Zeit binden, ohne zum eigentlichen Kerngeschäft zu gehören.
17. Der vorhandene Messestand bleibt dabei im Mittelpunkt
Eine solche Organisation setzt nicht voraus, dass ein Unternehmen einen neuen Messestand anschafft.
Der vorhandene Bestand kann weiterhin genutzt werden.
Das kann ein individuell gebauter Messestand sein. Ebenso kann es sich um ein mobiles Messesystem, einen gebrauchten Messestand, eine Messewand, Roll-ups, Counter, Displays oder weitere Ausstattung handeln.
Entscheidend ist, dass der Bestand bekannt, verfügbar und für den nächsten Einsatz vorbereitet werden kann.
Damit wird die Messeorganisation stärker auf die Nutzung des vorhandenen Bestands ausgerichtet.
18. Ein sinnvoller Ablauf für wiederkehrende Messeauftritte
Für ein mittelständisches Unternehmen kann ein wiederkehrender Messeprozess beispielsweise so aufgebaut sein:
Schritt 1: Veranstaltung festlegen
Messe, Termin, Standfläche und Ziele werden intern festgelegt.
Schritt 2: Anforderungen prüfen
Die Vorgaben des Veranstalters, Standgröße, Aufbauzeiten und benötigte Ausstattung werden geprüft.
Schritt 3: Messebestand zusammenstellen
Die benötigten Komponenten werden anhand des vorhandenen Bestands definiert.
Schritt 4: Bestand vorbereiten
Grafiken, Ausstattung, Verpackungen und weitere Komponenten werden kontrolliert und bereitgestellt.
Schritt 5: Transport organisieren
Abholung, Transport und Anlieferung werden mit den Vorgaben des Veranstaltungsortes abgestimmt.
Schritt 6: Aufbau durchführen
Der Messestand wird innerhalb des vorgesehenen Zeitfensters aufgebaut und für den Messebetrieb vorbereitet.
Schritt 7: Messe durchführen
Das Unternehmen konzentriert sich auf Kunden, Gespräche, Produkte und die eigenen Messeziele.
Schritt 8: Abbau und Rücktransport
Nach der Messe wird der Bestand abgebaut, für den Rücktransport vorbereitet und zurückgeführt.
Schritt 9: Erneute Lagerung
Der Bestand wird kontrolliert, vollständig eingelagert und für die nächste Veranstaltung verfügbar gehalten.
Schritt 10: Auswertung
Kontakte, Ergebnisse und organisatorische Erfahrungen werden dokumentiert und für kommende Messeauftritte genutzt.
19. Aus jeder Messe sollte der nächste Ablauf besser werden
Eine wiederkehrende Messeorganisation bietet einen weiteren Vorteil: Jede Veranstaltung liefert Erfahrungen für den nächsten Termin.
War der Transport rechtzeitig organisiert?
Hat die Zusammenstellung des Messebestands funktioniert?
Fehlte eine Komponente?
War der Aufbau ausreichend früh abgeschlossen?
Gab es Probleme bei der Lagerung?
Mussten Mitarbeiter Aufgaben übernehmen, die eigentlich nicht in ihren Bereich gehören?
Solche Erfahrungen sollten nicht mit dem Ende der Messe verschwinden. Sie können in die nächste Version der eigenen Messe-Checkliste einfließen.
Auch offizielle Messeleitfäden sehen die Nachbereitung nicht nur als Auswertung des Messeerfolgs, sondern als Grundlage für künftige Messebeteiligungen.
20. Messeorganisation wird einfacher, wenn der Bestand planbar ist
Ein großer Teil der wiederkehrenden Messeorganisation hängt am vorhandenen Messebestand.
Wenn niemand genau weiß, was vorhanden ist, wo es liegt und in welchem Zustand es sich befindet, wird jede Messe zu einem neuen Organisationsprojekt.
Wenn dagegen bekannt ist, welcher Bestand vorhanden ist, wo er gelagert wird und wie er für einen Einsatz bereitgestellt wird, lässt sich der Ablauf deutlich einfacher strukturieren.
Deshalb beginnt eine gute Messeorganisation nicht unbedingt mit der nächsten Messe.
Sie beginnt mit dem Umgang mit dem eigenen Messebestand zwischen den Veranstaltungen.
21. EINS PLUS als operativer Servicepartner für wiederkehrende Messeauftritte
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service setzt genau an dieser Schnittstelle an.
Der vorhandene Messestand muss dabei nicht von EINS PLUS stammen. Auch ein bereits vorhandener Messestand, ein gebrauchtes oder bei einem anderen Anbieter gekauftes System, eine Messewand, Roll-ups, Counter, Displays oder weiteres Messe-Equipment können übernommen und für weitere Veranstaltungen organisiert werden.
Je nach Bedarf kann EINS PLUS Aufgaben wie Bestandsaufnahme, Inventarisierung, Lagerung, Vorbereitung, Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau und Rücktransport übernehmen.
Damit entsteht für das Unternehmen ein wiederkehrender Ablauf rund um den eigenen Messebestand.
Das Ziel ist nicht, für jede Messe einen neuen Stand zu organisieren. Es geht darum, den vorhandenen Bestand für die nächste Veranstaltung verfügbar zu machen und die operativen Aufgaben dazwischen zuverlässig zu organisieren.
22. Was mittelständische Unternehmen vor dem nächsten Messeauftritt prüfen sollten
Wer seine Messeorganisation vereinfachen möchte, kann vor dem nächsten Termin mit einer relativ einfachen Bestandsaufnahme beginnen.
- Welche Messen und Veranstaltungen stehen im kommenden Jahr an?
- Welche davon werden regelmäßig besucht?
- Welcher Messebestand ist bereits vorhanden?
- Wo wird dieser Bestand aktuell gelagert?
- Ist der Bestand vollständig dokumentiert?
- Welche Komponenten werden bei mehreren Veranstaltungen eingesetzt?
- Wer organisiert derzeit den Transport?
- Wer übernimmt Aufbau und Abbau?
- Wie wird der Bestand nach der Messe zurückgeführt?
- Welche dieser Aufgaben könnten standardisiert werden?
- Welche Aufgaben müssen tatsächlich intern erledigt werden?
- Welche Aufgaben könnten dauerhaft an einen Servicepartner übergeben werden?
Allein diese Fragen machen häufig sichtbar, an welchen Stellen die meiste interne Zeit verloren geht.
23. Wiederkehrende Messeauftritte müssen nicht jedes Mal ein neues Projekt sein
Für mittelständische Unternehmen mit regelmäßigen Messeauftritten liegt der Schlüssel häufig nicht in einer noch umfangreicheren Messeplanung, sondern in einer besseren Wiederholbarkeit.
Die Messe selbst bleibt individuell. Die grundlegenden Abläufe rund um den Messebestand können jedoch standardisiert werden.
Ein definierter Bestand. Eine feste Lagerlösung. Klare Zuständigkeiten. Ein wiederkehrender Ablauf für Vorbereitung, Transport, Aufbau, Abbau und Rückführung.
Dadurch wird die nächste Messe nicht automatisch einfacher, weil weniger Aufgaben anfallen. Sie wird einfacher, weil weniger Aufgaben jedes Mal neu erfunden und organisiert werden müssen.
Wenn Sie Ihre wiederkehrenden Messeabläufe vereinfachen möchten
Sie nehmen regelmäßig an Messen, Kongressen oder anderen Veranstaltungen teil und haben bereits einen eigenen Messebestand? Dann muss nicht vor jeder Veranstaltung die gesamte Organisation neu aufgebaut werden.
EINS PLUS kann den vorhandenen Messebestand übernehmen und je nach Bedarf Lagerung, Bestandsaufnahme, Vorbereitung, Transport, Aufbau, Abbau und Rücktransport organisieren.
So entsteht ein wiederkehrender Ablauf zwischen Ihren Veranstaltungen – unabhängig davon, ob Ihr Messestand ursprünglich von EINS PLUS oder einem anderen Anbieter stammt.
Sie konzentrieren sich auf Ihre Messeziele, Ihre Kunden und Ihre Gespräche. EINS PLUS kümmert sich um die Aufgaben rund um Ihren vorhandenen Messebestand.
Ein Messebestand. Mehrere Veranstaltungen. Ein organisierter Ablauf.
Sie stellen aus. Wir kümmern uns.