Sie haben bereits einen Messestand. Vielleicht wurde er vor einigen Jahren angeschafft, vielleicht erst für die letzte Messe verwendet. Er steht im Lager, im Unternehmen oder bei einem bisherigen Dienstleister und soll nun wieder zum Einsatz kommen.
Damit ist ein wichtiger Teil der Messeplanung bereits erledigt. Aber längst nicht alles.
Denn ein vorhandener Messestand allein organisiert noch keinen Messeauftritt. Vor der nächsten Veranstaltung müssen weiterhin zahlreiche Fragen geklärt werden: Ist der Bestand vollständig? Wo wird er gelagert? Wer bereitet ihn vor? Wie kommt er zur Messe? Wer übernimmt die Anlieferung? Wer baut ihn auf? Was passiert nach der Veranstaltung? Und wo befindet sich der Messestand, wenn die nächste Messe ansteht?
Gerade Unternehmen, die keinen festen Messebauer haben, unterschätzen diesen Teil der Organisation häufig.
Die gute Nachricht: Sie benötigen nicht zwangsläufig einen neuen Messestand. Wenn Ihr vorhandener Bestand geeignet ist, kann er weiter genutzt werden. Entscheidend ist dann vor allem, die Aufgaben rund um den Bestand sauber zu organisieren.
Ein vorhandener Messestand ist bereits ein großer Vorteil
Wer bereits einen Messestand besitzt, muss nicht bei jeder Veranstaltung von vorne beginnen. Das vorhandene System kann – abhängig von Zustand, Aufbauart, Standfläche und Veranstaltung – erneut eingesetzt und gegebenenfalls angepasst werden.
Das gilt nicht nur für große modulare Messestände. Auch kleinere Systeme und einzelne Ausstattungselemente können mehrfach verwendet werden.
- Messewände
- Faltdisplays
- Pop-up-Systeme
- Roll-ups
- Counter
- Prospektständer
- Möbel
- Beleuchtung
- Grafiksysteme
- Transportkisten
- sonstiges Messe-Equipment
Der entscheidende Punkt ist: Der vorhandene Bestand sollte nicht nur als „Messestand“ betrachtet werden. Er ist vielmehr ein Messebestand, der zwischen verschiedenen Veranstaltungen bewegt, gelagert, vorbereitet und wieder eingesetzt werden kann.
Gerade bei mehreren Messeauftritten kann diese Betrachtungsweise die Organisation deutlich vereinfachen.
Was Sie für einen Messeauftritt mit vorhandenem Messestand wirklich benötigen
Für einen Messeauftritt mit vorhandenem Messestand benötigen Sie in erster Linie keinen neuen Stand, sondern einen klaren Ablauf.
Die wichtigsten Bausteine sind:
- einen passenden vorhandenen Messebestand
- eine aktuelle Bestandsübersicht
- geeignete Lagerung
- Vorbereitung des Bestands
- Transport zur Veranstaltung
- Organisation der Anlieferung
- Aufbau und Montage
- notwendige ergänzende Ausstattung
- Abbau und Demontage
- Rücktransport
- erneute Einlagerung
Welche dieser Aufgaben Sie selbst übernehmen und welche Sie extern vergeben, hängt von Ihrem Unternehmen, dem Messestand und der jeweiligen Veranstaltung ab.
1. Zuerst muss klar sein, was tatsächlich vorhanden ist
Eine der wichtigsten Aufgaben vor dem nächsten Messeauftritt ist gleichzeitig eine der unspektakulärsten: die Bestandsaufnahme.
Wenn ein Messestand längere Zeit nicht eingesetzt wurde, ist häufig nicht mehr genau bekannt, welche Teile vorhanden sind. Vielleicht wurde ein Counter bei einer anderen Veranstaltung eingesetzt. Vielleicht fehlt eine Transporttasche. Vielleicht wurde eine Grafik ausgetauscht. Vielleicht steht ein Teil des Bestands im Büro und ein anderer Teil im Lager.
Bevor der Transport organisiert wird, sollte deshalb geklärt werden, was tatsächlich vorhanden ist.
Welche Komponenten gehören zum Messestand?
Eine Bestandsaufnahme kann beispielsweise folgende Punkte umfassen:
- Wandelemente
- Rahmen und Profile
- Grafiken und Drucke
- Counter
- Regale
- Tische und Stühle
- Beleuchtung
- Monitore oder Präsentationstechnik
- Prospektständer
- Roll-ups
- Transportkisten und Taschen
- Werkzeug und Montagezubehör
Eine möglichst genaue Übersicht verhindert, dass fehlende Komponenten erst beim Aufbau auffallen.
2. Der Zustand des Messestands sollte geprüft werden
Ein vorhandener Messestand ist nicht automatisch einsatzbereit.
Zwischen zwei Veranstaltungen können Komponenten beschädigt werden, verloren gehen oder sich verändern. Besonders bei Systemen, die über längere Zeit gelagert wurden, sollte vor dem nächsten Einsatz geprüft werden, ob alle Bestandteile noch verwendet werden können.
Das betrifft nicht nur sichtbare Beschädigungen. Auch Verbindungselemente, Beleuchtung, Grafiken, Transportverpackungen oder kleinere Zubehörteile können für den Aufbau wichtig sein.
Eine gute Vorbereitung bedeutet deshalb nicht nur: „Der Stand ist vorhanden.“
Sie bedeutet: „Der Stand ist für diesen konkreten Einsatz vollständig und vorbereitet.“
3. Die Standfläche muss zum vorhandenen System passen
Ein vorhandener Messestand kann bei mehreren Veranstaltungen eingesetzt werden. Die jeweilige Standfläche muss jedoch zum vorhandenen System passen.
Ein Stand, der für eine bestimmte Fläche konzipiert wurde, lässt sich nicht automatisch unverändert auf jeder anderen Standfläche einsetzen.
Deshalb sollte bereits bei der Planung geprüft werden:
- Wie groß ist die gebuchte Standfläche?
- Welche Form hat die Fläche?
- Welche Seiten grenzen an Nachbarstände?
- Gibt es Vorgaben zur Bauhöhe?
- Welche technischen Anforderungen gelten?
- Welche Bestandteile des vorhandenen Systems passen zur Fläche?
Die konkreten Vorgaben sind immer veranstaltungsabhängig. Messe Düsseldorf weist beispielsweise ausdrücklich darauf hin, dass technische Richtlinien und Anforderungen je nach Messe und Gastveranstaltung abweichen können.
4. Aktuelle Grafiken und Beschriftungen prüfen
Der Messestand kann technisch noch vollständig sein, während die Kommunikation darauf nicht mehr aktuell ist.
Vielleicht hat sich das Logo verändert. Vielleicht wurden Produkte umbenannt. Vielleicht ist eine Kampagne beendet. Oder der Messestand wurde ursprünglich für eine andere Zielgruppe entwickelt.
Vor der nächsten Veranstaltung sollte deshalb geprüft werden, welche Grafiken wiederverwendet werden können und welche Elemente aktualisiert werden müssen.
Das bedeutet nicht automatisch, dass der gesamte Messestand neu produziert werden muss. Bei vielen Systemen können einzelne Grafiken oder Beschriftungselemente ausgetauscht werden, während die übrige Konstruktion weiterverwendet wird.
Das kann insbesondere dann interessant sein, wenn derselbe Messebestand bei mehreren Veranstaltungen eingesetzt werden soll.
5. Wo wird der vorhandene Messestand gelagert?
Zwischen zwei Messen verschwindet der Messestand nicht. Er muss irgendwo gelagert werden.
Das klingt zunächst einfach. In der Praxis stellt sich jedoch schnell die Frage, ob im Unternehmen tatsächlich geeigneter Lagerplatz vorhanden ist.
Ein Messebestand benötigt nicht nur Fläche. Die einzelnen Komponenten sollten geschützt, trocken und möglichst so gelagert werden, dass sie für den nächsten Einsatz wieder auffindbar sind.
Wer seinen Messebestand mehrfach im Jahr verwendet, benötigt außerdem einen geregelten Zugriff.
Eigene Lagerung oder externe Lagerung?
Eine eigene Lagerung kann sinnvoll sein, wenn ausreichend Platz vorhanden ist und sich jemand zuverlässig um den Bestand kümmert.
Eine externe Lagerung kann dagegen interessant werden, wenn der Messestand im Unternehmen Platz blockiert oder die Mitarbeiter nicht zusätzlich mit Lagerverwaltung und Vorbereitung belastet werden sollen.
Gerade bei regelmäßigen Messeauftritten lässt sich die Lagerung mit den weiteren Aufgaben verbinden: Der Bestand wird für die nächste Veranstaltung zusammengestellt, transportiert und anschließend wieder eingelagert.
6. Der Transport muss frühzeitig geplant werden
Ein vorhandener Messestand muss zur Messe kommen. Das klingt banal, ist aber ein eigener organisatorischer Prozess.
Dabei geht es nicht nur um die Frage, welches Fahrzeug eingesetzt wird. Entscheidend sind vor allem Termin, Zufahrt, Anlieferung, Standposition und die Vorgaben des Veranstalters.
Viele Messegesellschaften haben eigene Regelungen für Fahrzeuge und die Zufahrt zum Messegelände. Bei Messe Frankfurt werden beispielsweise Fahrzeuge für bestimmte Veranstaltungen über ein Einfahrts- beziehungsweise Check-in-System registriert.
Auch die zeitlichen Vorgaben für Aufbau und Abbau können genau definiert sein. Messe Düsseldorf veröffentlicht für ihre Veranstaltungen konkrete Aufbau- und Abbauzeiten sowie Informationen zu Verkehrsregularien.
Deshalb sollte der Transport nicht erst organisiert werden, wenn der Messetermin unmittelbar bevorsteht.
7. Die Anlieferung ist Teil der Messeplanung
Ein Transport bis zum Messegelände bedeutet noch nicht automatisch, dass der Messestand auf der Standfläche angekommen ist.
Je nach Veranstaltung können Zufahrtsregelungen, Zeitfenster, Registrierungen und bestimmte Verkehrswege gelten.
Deshalb sollte vorab geklärt werden:
- Wann darf das Fahrzeug auf das Gelände?
- Wo erfolgt die Zufahrt?
- Welche Registrierung ist erforderlich?
- Wo kann entladen werden?
- Wie gelangt das Material zur Standfläche?
- Welche Zeit steht für die Anlieferung zur Verfügung?
Die konkreten Regelungen sollten immer anhand der Unterlagen der jeweiligen Messe geprüft werden.
8. Wer baut den vorhandenen Messestand auf?
Wenn der Messestand bereits vorhanden ist, stellt sich die nächste Frage: Wer übernimmt den Aufbau?
Bei einfachen mobilen Systemen kann ein Aufbau durch eigene Mitarbeiter möglich sein. Bei größeren oder komplexeren Systemen kann dagegen externe Montageunterstützung sinnvoll sein.
Die Entscheidung hängt unter anderem von der Größe des Systems, der Aufbauzeit, dem benötigten Werkzeug, der Anzahl der Komponenten und den Anforderungen des Veranstaltungsortes ab.
Auch wenn ein Unternehmen keinen eigenen Messebauer hat, bedeutet das deshalb nicht automatisch, dass die eigenen Mitarbeiter den Stand selbst aufbauen müssen.
Der Aufbau kann als einzelne externe Leistung organisiert werden.
9. Was zusätzlich zum vorhandenen Messestand benötigt wird
Der vorhandene Messestand deckt nicht zwangsläufig den gesamten Bedarf für eine Veranstaltung ab.
Je nach Messe können zusätzliche Elemente erforderlich sein.
- zusätzliche Möbel
- Barhocker
- Tische
- Stühle
- Counter
- Prospektständer
- zusätzliche Beleuchtung
- Monitore
- Produktpräsentationen
- zusätzliche Grafiken
- Stauraum
Auch hier gilt: Nicht alles muss neu gekauft werden. Ein vorhandener Bestand kann durch einzelne Komponenten ergänzt werden.
Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn der vorhandene Messestand grundsätzlich funktioniert, aber für eine bestimmte Veranstaltung zusätzliche Anforderungen erfüllt werden müssen.
10. Strom, Technik und weitere Services frühzeitig berücksichtigen
Je nach Messestand kommen technische Leistungen hinzu. Dazu können beispielsweise Stromanschlüsse, Beleuchtung, Medientechnik oder weitere Versorgungseinrichtungen gehören.
Welche Leistungen benötigt werden und wie sie bestellt werden müssen, hängt vom Veranstaltungsort und vom konkreten Stand ab.
Messe Düsseldorf stellt beispielsweise eigene technische Richtlinien, Bestellformulare und Informationen zu Servicepartnern bereit.
Deshalb sollte bei einem vorhandenen Messestand nicht nur geprüft werden, ob die sichtbaren Komponenten vorhanden sind. Auch die für den Betrieb benötigte Infrastruktur gehört zur Planung.
11. Der Abbau wird häufig zu spät betrachtet
Vor der Messe dreht sich vieles um den Aufbau. Der Abbau wird dagegen gerne auf den letzten Moment verschoben.
Das ist problematisch, weil auch nach Ende der Veranstaltung mehrere Aufgaben zusammenkommen.
Der Messestand muss demontiert, verpackt und für den Rücktransport vorbereitet werden. Anschließend muss das Material vom Messegelände abtransportiert und wieder eingelagert werden.
Auch für den Abbau gelten je nach Veranstaltung konkrete Zeitfenster und Verkehrsregelungen. Bei Messe Frankfurt werden beispielsweise für einzelne Veranstaltungen genaue Zeiträume für den Abbau sowie Regelungen zur Einfahrt von Abbaufahrzeugen veröffentlicht.
Wer einen vorhandenen Messestand mehrfach nutzen möchte, sollte deshalb bereits vor dem Aufbau wissen, wie der Abbau organisiert wird.
12. Was passiert nach der Messe mit dem Messestand?
Nach dem Abbau endet der Messeauftritt organisatorisch noch nicht.
Der Messestand muss zurücktransportiert und anschließend wieder eingelagert werden. Bei der Gelegenheit kann geprüft werden, ob alle Komponenten vollständig und unbeschädigt zurückgekommen sind.
Die Messe Düsseldorf weist im Zusammenhang mit nachhaltigem Ausstellen ebenfalls darauf hin, wiederverwendbare Standteile und Ausstattungsgegenstände für den Transport vorzubereiten.
Der Rücktransport ist damit nicht nur der letzte Schritt einer Veranstaltung. Er ist gleichzeitig die Vorbereitung auf den nächsten Messeauftritt.
Der Messebestand sollte nach jeder Veranstaltung geprüft werden
Eine einfache Kontrolle nach dem Rücktransport kann später viel Aufwand sparen.
Dabei sollte beispielsweise geprüft werden:
- Sind alle Komponenten zurück?
- Gibt es Beschädigungen?
- Sind Grafiken noch verwendbar?
- Sind Transportkisten und Taschen vollständig?
- Fehlen Verbindungsteile oder Zubehör?
- Müssen einzelne Elemente repariert oder ersetzt werden?
- Ist der Bestand für den nächsten Einsatz vollständig?
Diese Prüfung ist besonders wichtig, wenn der gleiche Messebestand bei mehreren Veranstaltungen im Jahr verwendet wird.
Ein vorhandener Messestand kann für mehrere Messen genutzt werden
Der eigentliche Vorteil eines vorhandenen Messestands zeigt sich häufig erst bei der wiederholten Nutzung.
Wenn ein System für unterschiedliche Standflächen und Veranstaltungen geeignet ist, kann es mehrfach eingesetzt werden. Dabei können einzelne Komponenten ergänzt, Grafiken ausgetauscht oder die Ausstattung angepasst werden.
Das bedeutet: Der Messeauftritt muss nicht jedes Mal neu beginnen.
Stattdessen kann ein wiederkehrender Prozess entstehen:
- Messestand lagern
- Nächste Veranstaltung planen
- Bestand prüfen
- Benötigte Komponenten zusammenstellen
- Ergänzungen organisieren
- Transport vorbereiten
- Zur Messe transportieren
- Aufbauen
- Veranstaltung durchführen
- Abbauen
- Zurücktransportieren
- Wieder einlagern
Diese wiederkehrende Organisation ist für Unternehmen interessant, die regelmäßig an Messen oder Kongressen teilnehmen.
Was Sie nicht zwingend benötigen
Bei einem vorhandenen Messestand besteht häufig die Annahme, dass für einen neuen Messeauftritt möglichst viel neu angeschafft werden muss.
Das ist nicht automatisch der Fall.
Wenn der vorhandene Bestand technisch und optisch geeignet ist, können wesentliche Komponenten weiterverwendet werden. Auch einzelne Ergänzungen oder neue Grafiken können ausreichen, um den Auftritt für eine weitere Veranstaltung vorzubereiten.
Sie benötigen also nicht zwangsläufig:
- einen komplett neuen Messestand
- ein neues Messesystem
- eine neue komplette Ausstattung
- einen neuen Messebestand für jede einzelne Veranstaltung
Entscheidend ist vielmehr, was bereits vorhanden ist und was für die konkrete Veranstaltung zusätzlich benötigt wird.
Was Sie dagegen wirklich benötigen: klare Zuständigkeiten
Der häufigste Engpass bei einem vorhandenen Messestand ist nicht unbedingt das Material. Es ist die Frage, wer sich um die einzelnen Aufgaben kümmert.
Das Marketing organisiert die Teilnahme. Der Vertrieb kümmert sich um Termine. Der Veranstalter stellt technische Vorgaben bereit. Der vorhandene Messestand steht irgendwo im Lager.
Wer aber organisiert die Verbindung dazwischen?
Genau diese Frage sollte frühzeitig beantwortet werden.
Wer kümmert sich um die Lagerung?
Der Messebestand muss zwischen den Veranstaltungen verfügbar und ordentlich gelagert werden.
Wer bereitet den Bestand vor?
Vor dem nächsten Einsatz sollten die benötigten Komponenten zusammengestellt und geprüft werden.
Wer organisiert den Transport?
Der Transport muss zeitlich und organisatorisch zum Aufbau und zu den Vorgaben des Veranstalters passen.
Wer baut auf?
Je nach System können eigene Mitarbeiter oder externe Monteure eingesetzt werden.
Wer baut ab?
Auch der Abbau sollte bereits vor Veranstaltungsbeginn feststehen.
Wer übernimmt den Rücktransport?
Nach der Veranstaltung muss der Bestand wieder vom Messegelände weg und zurück ins Lager.
Wer kümmert sich um die nächste Messe?
Bei mehreren Veranstaltungen sollte der Prozess nicht jedes Mal komplett neu gestartet werden.
Messeauftritt mit vorhandenem Messestand ohne eigenen Messebauer
Ein vorhandener Messestand kann auch dann genutzt werden, wenn ein Unternehmen keinen eigenen Messebauer beschäftigt.
Der entscheidende Punkt ist, die benötigten Leistungen voneinander zu trennen.
Vielleicht benötigen Sie nur einen Transport. Bei einer anderen Veranstaltung brauchen Sie zusätzlich Unterstützung beim Aufbau. Bei regelmäßigen Messeauftritten kann dagegen ein umfassenderer Ablauf sinnvoll sein, der Lagerung, Vorbereitung, Transport, Aufbau, Abbau und Rücktransport miteinander verbindet.
Damit muss nicht für jede Veranstaltung ein komplett neues Messebauprojekt entstehen.
Wann ein externer Servicepartner sinnvoll sein kann
Externe Unterstützung kann besonders interessant sein, wenn ein Unternehmen bereits über einen Messebestand verfügt, die operative Abwicklung aber nicht intern leisten möchte.
Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn:
- kein eigener Messebauer vorhanden ist
- kein geeignetes Lager zur Verfügung steht
- mehrere Messen pro Jahr besucht werden
- der vorhandene Messestand regelmäßig eingesetzt werden soll
- Mitarbeiter nicht mit Transport und Montage belastet werden sollen
- der Messebestand bisher an verschiedenen Orten gelagert wird
- nach jeder Messe erneut nach Transport- und Lagermöglichkeiten gesucht werden muss
In diesen Fällen kann ein externer Servicepartner die operativen Aufgaben bündeln.
Was EINS PLUS mit einem vorhandenen Messestand übernehmen kann
EINS PLUS setzt nicht voraus, dass Ihr Messestand von EINS PLUS stammt. Der vorhandene Messebestand kann vielmehr Ausgangspunkt für die weitere Organisation sein.
Je nach Bedarf kann EINS PLUS beispielsweise bei der Übernahme und Bestandsaufnahme, der Lagerung, der Vorbereitung, dem Transport, der Anlieferung sowie beim Aufbau und Abbau unterstützen.
Auch der Rücktransport und die erneute Einlagerung können Bestandteil des Ablaufs sein.
Das kann für Unternehmen interessant sein, die einen vorhandenen Messestand weiterverwenden möchten, aber nicht für jede Veranstaltung selbst Lager, Transport, Montage und Rückführung organisieren wollen.
Der vorhandene Messestand ist nur ein Teil des Messeauftritts
Wer bereits einen Messestand besitzt, hat einen wichtigen Teil der Voraussetzungen geschaffen. Die eigentliche Organisation beginnt aber dort, wo der Messestand bewegt und eingesetzt werden muss.
Sie benötigen eine klare Bestandsübersicht. Sie benötigen eine passende Lagerlösung. Sie müssen den Zustand und die Aktualität der Ausstattung prüfen. Der Transport muss organisiert werden. Die Anlieferung muss zum Veranstaltungsablauf passen. Aufbau und Abbau müssen geklärt sein. Und nach der Messe muss der Bestand wieder zurück und für den nächsten Einsatz bereitgestellt werden.
Bei mehreren Messeauftritten kommt noch ein weiterer Punkt hinzu: Der Ablauf sollte wiederholbar sein.
Aus einem vorhandenen Messestand wird ein organisierter Messebestand
Ein vorhandener Messestand muss nicht bei jeder Veranstaltung neu gedacht werden. Mit einer sauberen Bestandsverwaltung und einem klaren Ablauf kann er mehrfach eingesetzt werden.
Das spart nicht automatisch jede Arbeit. Es verändert aber die Art der Organisation: Statt für jede Messe einen neuen Stand zu beschaffen, wird der vorhandene Bestand zwischen den Veranstaltungen verwaltet.
Die entscheidende Frage lautet dann nicht mehr nur: „Welchen Messestand brauchen wir?“
Sondern:
„Wer kümmert sich darum, dass unser vorhandener Messestand zur richtigen Zeit am richtigen Ort und anschließend wieder vollständig im Lager ist?“
Wenn der Messestand bereits vorhanden ist, muss nicht alles neu organisiert werden
Ein bestehender Messestand kann die Grundlage für mehrere Messeauftritte bilden. Voraussetzung ist, dass Bestand, Zustand, Standfläche und Veranstaltungsanforderungen zusammenpassen und die organisatorischen Aufgaben rechtzeitig geklärt werden.
Gerade für Unternehmen, die regelmäßig ausstellen, lohnt sich deshalb der Blick auf den gesamten Ablauf rund um den Messebestand.
EINS PLUS kann dabei die Aufgaben übernehmen, die zwischen dem vorhandenen Messebestand und dem nächsten Messeauftritt liegen – von der Lagerung und Vorbereitung über Transport und Anlieferung bis zu Aufbau, Abbau, Rücktransport und erneuter Einlagerung.
Sie müssen keinen neuen Messestand kaufen, nur weil Sie keinen eigenen Messebauer haben. Wenn Ihr vorhandener Bestand geeignet ist, kann er weiter genutzt werden.
Sie haben einen Messestand. Wir kümmern uns um den Rest.