Ein Messeauftritt muss nicht groß sein, um organisatorisch aufwendig zu werden. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen stellt sich deshalb häufig nicht die Frage, wie aufwendig ein Messestand gestaltet werden soll, sondern vielmehr: Wer kümmert sich eigentlich um all die Aufgaben rund um den Auftritt?
Der Stand ist vielleicht bereits vorhanden. Ein mobiles Messesystem wurde vor einigen Jahren angeschafft. Roll-ups, Counter, Grafiken und Prospektständer liegen im Unternehmen. Die nächste Fachmesse ist gebucht. Auf den ersten Blick scheint damit alles vorbereitet zu sein.
In der Praxis beginnt die eigentliche Organisation aber oft erst danach: Der Messebestand muss zusammengestellt, transportiert, angeliefert, aufgebaut und nach der Veranstaltung wieder abgebaut werden. Anschließend müssen die einzelnen Komponenten zurücktransportiert und bis zum nächsten Einsatz sinnvoll gelagert werden.
Hinzu kommen Aufgaben wie die Anmeldung, technische Bestellungen beim Veranstalter, Standpersonal, Unterlagen, Kundentermine, Einladungen und die Nachbereitung der Kontakte. Auch offizielle Checklisten von Industrie- und Handelskammern sowie Messeveranstaltern zeigen, dass eine Messebeteiligung deutlich mehr umfasst als Standfläche und Standbau.
Für kleine Unternehmen ist deshalb vor allem eines wichtig: Die Messeorganisation muss überschaubar werden. Nicht jede Aufgabe muss intern erledigt werden. Und nicht für jede Messe muss ein neuer Messestand angeschafft werden.
Warum die Messeorganisation für kleine Unternehmen schnell komplex wird
Große Unternehmen können für einen Messeauftritt häufig auf mehrere Abteilungen zurückgreifen. Marketing kümmert sich um die Kommunikation, der Vertrieb um Kundentermine, Einkauf oder Veranstaltungsmanagement um Bestellungen und ein externer Messebauer um Standbau und Montage.
In einem kleinen Unternehmen liegen diese Aufgaben dagegen häufig bei wenigen Personen. Nicht selten organisiert eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter den Messeauftritt zusätzlich zum normalen Tagesgeschäft.
Genau dadurch entstehen typische Engpässe. Die Messe ist zwar rechtzeitig gebucht, aber niemand hat festgelegt, wer den Messestand zum Veranstaltungsort bringt. Der Stand ist vorhanden, aber die einzelnen Komponenten liegen an verschiedenen Stellen. Die Grafiken sind vorhanden, aber niemand weiß, ob sie noch aktuell sind. Der Transport wird erst kurz vor der Veranstaltung organisiert.
Die IHK Stuttgart empfiehlt deshalb unter anderem einen genauen Ablaufplan, in dem wichtige Aufgaben von der Anmeldung über Versicherungsfragen und Logistik bis zu Tickets und Unterkünften festgehalten werden.
Für kleine Unternehmen ist eine solche Struktur besonders hilfreich. Denn je weniger Personen an der Organisation beteiligt sind, desto wichtiger ist es, Zuständigkeiten und Termine eindeutig festzulegen.
Was gehört überhaupt zur Organisation eines Messeauftritts?
Die Messeorganisation lässt sich vereinfacht in mehrere Bereiche aufteilen. Dazu gehören die organisatorische Vorbereitung, der Messebestand, die Logistik, der Standbetrieb und die Nachbereitung.
Wichtig ist dabei, diese Bereiche nicht isoliert zu betrachten. Ein Messestand kann beispielsweise bereits vorhanden sein. Trotzdem muss geklärt werden, wo er gelagert wird, wer ihn zur Messe transportiert, wann die Anlieferung möglich ist, wer ihn aufbaut und was nach dem Abbau mit dem Bestand passiert.
Eine Messeorganisation kann daher unter anderem folgende Aufgaben umfassen:
- Auswahl und Anmeldung der Messe
- Festlegung der Ziele des Messeauftritts
- Budgetplanung
- Standfläche und Standart klären
- Auswahl oder Prüfung des vorhandenen Messestands
- Bestandsaufnahme des Messe-Equipments
- Grafiken und Beschriftungen prüfen
- Transport zur Messe organisieren
- Anlieferung und Aufbau koordinieren
- Standpersonal organisieren
- Informationsmaterial und Präsentationsmittel vorbereiten
- Abbau und Rücktransport organisieren
- Messebestand wieder einlagern
- Kontakte und Gespräche nachbereiten
Welche dieser Aufgaben tatsächlich erforderlich sind, hängt von der Messe, der Standgröße, dem vorhandenen Equipment und den eigenen Zielen ab. Eine kleine Fachmesse mit einem mobilen Messesystem benötigt eine andere Vorbereitung als eine große internationale Messe mit einem individuell gebauten Stand.
1. Zuerst sollte klar sein, warum Sie überhaupt ausstellen
Bevor die organisatorischen Details beginnen, sollte das Ziel des Messeauftritts feststehen. Denn davon hängen viele spätere Entscheidungen ab.
Geht es um neue Kunden? Sollen bestehende Kunden getroffen werden? Möchten Sie ein neues Produkt vorstellen? Sollen Vertriebsgespräche geführt oder Kontakte zu Geschäftspartnern aufgebaut werden?
Ein Messeauftritt muss dabei nicht zwingend auf kurzfristige Abschlüsse ausgerichtet sein. Gerade bei erklärungsbedürftigen Produkten und Dienstleistungen kann die Messe vor allem dazu dienen, relevante Kontakte herzustellen und Gespräche anzubahnen. Die IHK weist ebenfalls darauf hin, dass Messeziele zunächst definiert und daraus konkrete Aufgaben für das Standpersonal abgeleitet werden sollten.
Für kleine Unternehmen reicht häufig eine einfache Frage:
Was soll nach der Messe anders sein als vorher?
Die Antwort hilft dabei, den Messeauftritt nicht unnötig kompliziert zu machen.
2. Nicht nur den Messestand betrachten, sondern den gesamten Messebestand
Ein häufiger Fehler besteht darin, nur an den eigentlichen Messestand zu denken. Für die praktische Organisation ist aber der gesamte Messebestand relevant.
Dazu können beispielsweise Messewände, Counter, Roll-ups, Displays, Prospektständer, Möbel, Beleuchtung, Grafiken, Transportkisten, Präsentationsmaterialien und weitere Komponenten gehören.
Gerade bei kleinen Unternehmen ist dieser Bestand häufig über längere Zeit gewachsen. Ein Teil befindet sich im Büro, anderes Material liegt im Lager und einzelne Komponenten wurden möglicherweise bei verschiedenen Anbietern gekauft.
Vor der nächsten Messe sollte deshalb einmal geklärt werden:
- Welche Komponenten sind tatsächlich vorhanden?
- Was davon wird für die nächste Messe benötigt?
- Was ist vollständig?
- Was muss repariert oder ersetzt werden?
- Sind die Grafiken noch aktuell?
- Ist das System noch vollständig und einsatzbereit?
- Wo befindet sich der Bestand?
- Wie wird er zur Messe transportiert?
Eine solche Bestandsaufnahme ist besonders sinnvoll, wenn ein Messestand mehrfach eingesetzt werden soll.
3. Ein vorhandener Messestand muss nicht automatisch ersetzt werden
Für kleine Unternehmen ist diese Frage besonders relevant: Muss für die nächste Messe ein neuer Messestand angeschafft werden?
Nicht unbedingt.
Wenn ein vorhandener Messestand noch zum Unternehmen, zur Standfläche und zum geplanten Auftritt passt, kann es sinnvoll sein, ihn weiterzuverwenden. Gleiches gilt für mobile Messesysteme, Messewände, Counter und andere Ausstattung.
Statt den kompletten Messebestand auszutauschen, können einzelne Elemente ergänzt, Grafiken aktualisiert oder fehlende Komponenten ersetzt werden.
Das verändert auch die Frage nach der Messeorganisation. Dann geht es nicht primär darum, einen neuen Messestand zu beschaffen, sondern darum, den vorhandenen Bestand zuverlässig für den nächsten Einsatz bereitzustellen.
4. Die Lagerung wird häufig erst nach der Messe zum Problem
Vor der ersten Messe wird viel über den Stand gesprochen. Nach der Messe stellt sich dagegen eine ganz andere Frage: Wohin mit dem Messestand?
Gerade kleine Unternehmen haben nicht immer eine geeignete Lagerfläche. Ein Messesystem kann zwar kompakt sein, trotzdem kommen mehrere Komponenten, Verpackungen, Grafiken, Möbel und weiteres Equipment zusammen.
Wer den Bestand zwischen mehreren Veranstaltungen einsetzen möchte, sollte deshalb bereits vor der Messe klären, wo er anschließend gelagert wird.
Eine professionelle Lagerung kann insbesondere dann interessant sein, wenn die eigene Büro-, Werkstatt- oder Lagerfläche nicht für Messeequipment vorgesehen ist. Dabei geht es nicht nur darum, irgendwo Platz zu schaffen. Der Bestand sollte für den nächsten Einsatz auffindbar und möglichst vollständig verfügbar sein.
Das ist besonders relevant für Unternehmen, die mehrmals pro Jahr ausstellen. Der Messestand wird dann nicht als einmalig eingesetztes Produkt betrachtet, sondern als vorhandener Bestand, der zwischen verschiedenen Veranstaltungen bewegt und vorbereitet wird.
5. Transport ist mehr als die Fahrt zur Messe
Ein weiterer Punkt, der bei kleinen Messeauftritten häufig unterschätzt wird, ist der Transport.
Die Frage lautet nicht nur: Wie kommt der Messestand zur Messe?
Der vollständige Ablauf sieht eher so aus:
- Bestand aus dem Lager bereitstellen
- Komponenten kontrollieren
- Bestand verpacken
- Transport zur Veranstaltung organisieren
- Anlieferzeit und Zufahrt berücksichtigen
- Material am Veranstaltungsort bereitstellen
- nach der Veranstaltung wieder abbauen
- Bestand zurücktransportieren
- Material kontrollieren und wieder einlagern
Je nach Veranstaltungsort gelten dabei eigene organisatorische und technische Vorgaben. Deshalb sollten Aussteller die Informationen des jeweiligen Veranstalters frühzeitig prüfen. Messeveranstalter stellen dafür häufig eigene Ausstellerportale, Serviceunterlagen und Bestellmöglichkeiten bereit.
Gerade bei kleinen Unternehmen lohnt es sich, diese Aufgaben nicht erst wenige Tage vor der Veranstaltung zu klären.
6. Aufbau und Abbau müssen ebenfalls organisiert werden
Ein vorhandener Messestand bedeutet nicht automatisch, dass er sich am Veranstaltungsort von selbst aufbaut.
Bei einem einfachen mobilen System kann der Aufbau möglicherweise mit dem eigenen Team erfolgen. Bei anderen Systemen kann Unterstützung bei Montage und Demontage sinnvoll sein.
Entscheidend ist deshalb nicht die Frage, ob ein Messestand „klein“ ist. Entscheidend ist, wie viel Aufwand tatsächlich mit Transport, Montage und Demontage verbunden ist.
Für kleine Unternehmen kann externe Unterstützung besonders dann interessant sein, wenn die eigenen Mitarbeiter während der Aufbauphase eigentlich andere Aufgaben übernehmen müssen.
Der Messeauftritt beginnt schließlich nicht erst mit dem ersten Besucher. Vorher muss der Stand vollständig aufgebaut, ausgestattet und einsatzbereit sein.
7. Die Aufgaben des Messeveranstalters nicht mit den eigenen Aufgaben verwechseln
Viele Messeveranstalter bieten Ausstellern umfangreiche Serviceleistungen an. Dazu gehören je nach Veranstaltung beispielsweise Ausstellerportale, Standbauangebote, technische Services, Werbemöglichkeiten und organisatorische Informationen.
Das bedeutet aber nicht, dass damit automatisch alle Aufgaben des ausstellenden Unternehmens erledigt sind.
Die Messe Stuttgart beispielsweise strukturiert die Ausstellerorganisation unter anderem in Anmeldung, Standbau und Service sowie weitere organisatorische Informationen.
Für das Unternehmen bleibt trotzdem die interne Frage bestehen: Wer kümmert sich um den eigenen Messebestand?
Das betrifft beispielsweise die Zusammenstellung des Equipments, den Transport, den Aufbau, den Abbau und die Rückführung des Materials.
8. Marketing und Logistik sind zwei unterschiedliche Aufgabenbereiche
Bei kleinen Unternehmen liegt die Verantwortung für einen Messeauftritt häufig beim Marketing. Das ist nachvollziehbar, denn Einladungen, Kommunikation, Inhalte und Kundentermine gehören unmittelbar zur Messebeteiligung.
Die logistischen Aufgaben sind jedoch ein anderer Bereich.
Marketing kann beispielsweise klären:
- Welche Kunden sollen eingeladen werden?
- Welche Produkte stehen im Mittelpunkt?
- Welche Gespräche sollen auf der Messe stattfinden?
- Welche Unterlagen werden benötigt?
- Wie wird die Messeteilnahme kommuniziert?
Die operative Organisation kann dagegen Fragen beantworten wie:
- Wo befindet sich der Messestand?
- Wer stellt ihn zusammen?
- Wer transportiert ihn?
- Wer baut ihn auf?
- Wer baut ihn wieder ab?
- Wo wird er anschließend gelagert?
Diese Trennung kann kleinen Unternehmen helfen, die eigene Organisation deutlich übersichtlicher zu machen.
9. Auch kleine Messestände brauchen einen Zeitplan
„Der Stand ist klein, das bekommen wir schon hin“ ist keine verlässliche Planung.
Auch bei einem kleinen Messestand müssen Fristen des Veranstalters berücksichtigt werden. Dazu können Anmeldeschlüsse, Bestellfristen, technische Bestellungen, Aufbauzeiten oder Vorgaben zur Anlieferung gehören.
Eine Checkliste der IHK zur Organisation von Messebeteiligungen nennt unter anderem Anmeldung, Zeitplan, Verantwortlichkeiten, Standkonzeption, Kostenkalkulation und technische Ausstattung als Bestandteile der Organisationsphase.
Für ein kleines Unternehmen kann daraus ein sehr einfacher interner Ablauf entstehen:
Frühzeitig: Messe und Ziel festlegen
Termin, Messe, Standfläche, Ziele und Verantwortlichkeiten klären.
Einige Wochen vorher: Bestand prüfen
Messestand, Grafiken, Möbel, Counter, Displays und weitere Ausstattung kontrollieren.
Vor dem Aufbau: Logistik festlegen
Transport, Anlieferung, Aufbau und Ansprechpartner koordinieren.
Während der Messe: Standbetrieb organisieren
Personal, Gespräche, Informationsmaterial und Kontakterfassung sicherstellen.
Nach der Messe: Rückführung planen
Abbau, Rücktransport, Kontrolle und Lagerung des Messebestands organisieren.
10. Was kleine Unternehmen selbst übernehmen können
Nicht jede Aufgabe muss ausgelagert werden. Im Gegenteil: Viele Aufgaben gehören sinnvollerweise direkt ins Unternehmen.
Dazu zählen insbesondere die inhaltlichen Fragen rund um den Messeauftritt.
- Ziele des Messeauftritts festlegen
- Zielgruppen definieren
- Produkte und Themen auswählen
- Kundentermine koordinieren
- Standpersonal bestimmen
- Unternehmensinformationen bereitstellen
- Nachbereitung der Kontakte organisieren
Diese Aufgaben lassen sich kaum sinnvoll an einen externen Logistik- oder Messe-Service abgeben, weil sie unmittelbar mit den Vertriebs- und Marketingzielen des Unternehmens zusammenhängen.
Bei den operativen Aufgaben sieht es anders aus.
11. Welche Aufgaben sich sinnvoll auslagern lassen
Gerade kleine Unternehmen können davon profitieren, organisatorische Aufgaben rund um den vorhandenen Messebestand extern zu vergeben.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Übernahme des vorhandenen Messebestands
- Bestandsaufnahme und Inventarisierung
- Lagerung
- Vorbereitung für einen Messeauftritt
- Zusammenstellung der benötigten Komponenten
- Verpackung
- Transport
- Anlieferungsorganisation
- Aufbau
- Abbau
- Rücktransport
- erneute Einlagerung
Damit muss ein kleines Unternehmen nicht jedes Mal von Grund auf organisieren, wie der eigene Messebestand zur nächsten Veranstaltung kommt.
12. Besonders interessant wird das bei mehreren Messen pro Jahr
Ein einzelner Messeauftritt ist organisatorisch überschaubar. Schwieriger wird es, wenn ein Unternehmen fünf, sechs oder noch mehr Veranstaltungen pro Jahr besucht.
Dann wiederholen sich die gleichen Aufgaben immer wieder:
Stand bereitstellen. Material kontrollieren. Transport organisieren. Aufbau koordinieren. Messe durchführen. Abbau organisieren. Rücktransport. Lagerung. Nächster Termin.
Wer diese Abläufe jedes Mal neu organisiert, bindet entsprechend viel interne Zeit.
Bei regelmäßigen Messeauftritten kann es deshalb sinnvoll sein, den Messebestand dauerhaft strukturiert zu verwalten und die wiederkehrenden logistischen Aufgaben als festen Prozess zu betrachten.
Der Gedanke dahinter ist einfach:
Ein Messebestand. Mehrere Veranstaltungen. Ein organisierter Ablauf.
13. Ein Messebestand kann über Jahre genutzt werden
Ein vorhandener Messestand muss nicht nach einer einzigen Veranstaltung abgeschrieben werden. Je nach System und Zustand kann er für verschiedene Veranstaltungen eingesetzt und durch einzelne Komponenten ergänzt oder angepasst werden.
Das kann insbesondere für kleinere Unternehmen interessant sein, die nicht für jede Veranstaltung einen komplett neuen Auftritt benötigen.
Stattdessen entsteht ein eigener Messebestand, der zwischen den Veranstaltungen gelagert und bei Bedarf wieder bereitgestellt wird.
Damit verändert sich auch die Organisation: Nicht die einzelne Messe steht isoliert im Mittelpunkt, sondern der gesamte Lebenszyklus des Messebestands.
14. Was bei kleinen Messeständen häufig unterschätzt wird
Die Größe des Messestands sagt wenig über den organisatorischen Aufwand aus.
Ein kleiner Stand kann trotzdem mehrere Komponenten enthalten. Ein kompaktes mobiles System muss transportiert werden. Grafiken müssen aktuell sein. Ein Counter muss bereitgestellt werden. Informationsmaterial muss vorhanden sein. Aufbau und Abbau müssen innerhalb der vorgegebenen Zeit erfolgen.
Hinzu kommen die individuellen Vorgaben des Veranstalters.
Deshalb sollte die Planung nicht bei der Quadratmeterzahl des Standes beginnen, sondern bei der Frage:
Was muss alles passieren, damit unser Unternehmen am ersten Messetag tatsächlich ausstellungsbereit ist?
Von dieser Frage aus lässt sich der gesamte Ablauf rückwärts planen.
15. Messeorganisation ohne eigene Lagerfläche
Für viele kleine Unternehmen ist die Lagerung eine der praktischsten Fragen.
Ein Unternehmen benötigt möglicherweise nur wenige Tage im Jahr einen Messestand. Trotzdem müsste dafür ganzjährig Lagerfläche bereitgehalten werden.
Das ist nicht immer sinnvoll.
Eine externe Lagerlösung kann hier eine Alternative sein. Der Messebestand wird außerhalb des Unternehmens gelagert und für die jeweilige Veranstaltung vorbereitet.
Das kann besonders interessant sein, wenn der Bestand nicht täglich benötigt wird und trotzdem jederzeit für einen geplanten Messeauftritt verfügbar sein soll.
16. Messeorganisation sollte auch nach dem Abbau weitergehen
Ein Messeauftritt endet organisatorisch nicht mit dem letzten Messetag.
Nach dem Abbau müssen die Materialien zurückgeführt werden. Anschließend sollte geprüft werden, ob der Bestand vollständig und unbeschädigt ist. Danach folgt die erneute Einlagerung.
Auch die inhaltliche Nachbereitung gehört dazu. Kontakte sollten dokumentiert und entsprechend der Messeziele bearbeitet werden. Die IHK Offenbach empfiehlt beispielsweise, die Erfassung von Gesprächen bereits während der Messe strukturiert vorzubereiten und die Kontakte nach der Veranstaltung nachzuverfolgen.
Für kleine Unternehmen ist gerade diese Phase wichtig, weil ein Messeauftritt sonst schnell wieder in den normalen Arbeitsalltag übergeht.
17. Eine einfache Verantwortungsmatrix kann viel Arbeit sparen
Eine praktische Möglichkeit besteht darin, vor jeder Messe festzulegen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist.
Das muss kein kompliziertes Projektmanagementsystem sein. Eine einfache Liste reicht häufig aus.
- Messeanmeldung – intern
- Messeziele – intern
- Kundeneinladungen – intern
- Standpersonal – intern
- Messebestand – intern oder externer Servicepartner
- Lagerung – intern oder externer Servicepartner
- Transport – intern oder externer Servicepartner
- Aufbau – intern oder externer Servicepartner
- Abbau – intern oder externer Servicepartner
- Rücktransport – intern oder externer Servicepartner
- Nachbereitung der Kontakte – intern
Damit wird sichtbar, wo tatsächlich interne Ressourcen benötigt werden und welche Aufgaben gegebenenfalls ausgelagert werden können.
18. Wann ein externer Messe-Service sinnvoll sein kann
Ein externer Servicepartner kann vor allem dann interessant werden, wenn das Unternehmen zwar regelmäßig ausstellt, aber keinen eigenen Messebauer, keine geeignete Lagerfläche oder kein eigenes Team für die logistischen Aufgaben hat.
Das gilt beispielsweise für Unternehmen, die:
- bereits einen eigenen Messestand besitzen
- mehrmals im Jahr ausstellen
- keinen festen Messebauer beschäftigen
- keine eigene Lagerfläche für Messeequipment haben
- den Transport nicht selbst organisieren möchten
- ihre Mitarbeiter nicht für Auf- und Abbau einsetzen möchten
- ihren vorhandenen Messebestand weiterhin nutzen möchten
Der Vorteil liegt dann weniger in einem neuen Messestand als in einem verlässlichen Ablauf rund um den bestehenden Bestand.
19. Genau hier setzt EINS PLUS an
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service ist auf den operativen Service rund um Messe-, Kongress- und Veranstaltungsauftritte ausgerichtet.
Dabei muss der Messestand nicht von EINS PLUS stammen. Auch ein vorhandenes mobiles Messesystem, ein gebrauchter Messestand, eine Messewand, Roll-ups, Counter, Displays oder anderes vorhandenes Messe-Equipment können Bestandteil des Messebestands sein.
EINS PLUS kann je nach Bedarf Aufgaben rund um diesen Bestand übernehmen – von der Bestandsaufnahme und Lagerung über die Vorbereitung und den Transport bis hin zu Aufbau, Abbau, Rücktransport und erneuter Einlagerung.
Damit steht nicht der Verkauf eines neuen Messestands im Mittelpunkt, sondern die Frage, wie ein vorhandener Messebestand zuverlässig für die nächste Veranstaltung bereitgestellt werden kann.
20. Messeorganisation für kleine Unternehmen bedeutet vor allem klare Zuständigkeiten
Ein kleiner Messeauftritt muss nicht kompliziert sein. Er wird vor allem dann kompliziert, wenn viele einzelne Aufgaben ungeklärt bleiben.
Deshalb sollten Unternehmen vor jeder Messe zumindest diese Fragen beantworten:
- Was ist das Ziel unseres Messeauftritts?
- Welche Standfläche und welche Ausstattung benötigen wir?
- Was ist bereits vorhanden?
- Wo befindet sich unser Messebestand?
- Sind alle Komponenten vollständig und einsatzbereit?
- Wer organisiert den Transport?
- Wer kümmert sich um die Anlieferung?
- Wer baut den Stand auf?
- Wer baut ihn ab?
- Wo wird der Bestand nach der Messe gelagert?
- Wer übernimmt die Nachbereitung?
Wenn diese Fragen rechtzeitig beantwortet sind, wird aus vielen einzelnen Aufgaben ein planbarer Ablauf.
21. Eine Messe muss nicht jedes Mal neu organisiert werden
Besonders bei regelmäßigen Messeauftritten lohnt es sich, die Organisation als wiederkehrenden Prozess aufzubauen.
Der vorhandene Messebestand wird strukturiert gelagert. Vor einer Veranstaltung werden die benötigten Komponenten zusammengestellt. Anschließend erfolgt der Transport zum Veranstaltungsort. Nach Aufbau und Veranstaltung folgen Abbau, Rücktransport und erneute Lagerung.
Beim nächsten Termin beginnt der Ablauf nicht wieder bei null.
Genau das kann für kleine Unternehmen einen entscheidenden Unterschied machen: Die eigenen Mitarbeiter können sich stärker auf Kunden, Produkte und Gespräche konzentrieren, während die operativen Aufgaben rund um den Messebestand organisiert ablaufen.
22. Der Messeauftritt beginnt nicht am Messestand
Ein Messeauftritt beginnt organisatorisch lange vor dem ersten Besucher.
Er beginnt mit der Entscheidung für die Veranstaltung, den eigenen Zielen und einem realistischen Zeitplan. Danach folgen die Anmeldung, die Vorbereitung des Messebestands, die Logistik und die Organisation des Standbetriebs.
Für kleine Unternehmen ist dabei nicht entscheidend, möglichst viele Aufgaben selbst zu übernehmen. Entscheidend ist, die richtigen Aufgaben selbst zu behalten und andere dort abzugeben, wo externe Unterstützung sinnvoll ist.
Wenn bereits ein Messestand vorhanden ist, muss deshalb nicht automatisch ein neuer Messebauer gesucht oder ein neuer Stand gekauft werden. Häufig ist die eigentliche Aufgabe viel praktischer: den vorhandenen Bestand für die nächste Veranstaltung verfügbar zu machen.
Wenn Sie Ihren Messeauftritt organisieren möchten
Sie haben bereits einen Messestand, ein mobiles Messesystem oder anderes Messe-Equipment und möchten die organisatorischen Aufgaben rund um Ihre Veranstaltungen reduzieren? EINS PLUS kann Ihren vorhandenen Messebestand übernehmen und je nach Bedarf Lagerung, Vorbereitung, Transport, Aufbau, Abbau und Rücktransport organisieren.
Damit müssen Sie nicht für jede Messe wieder neu klären, wo Ihr Messebestand liegt, wie er zur Veranstaltung kommt und wer sich nach dem letzten Messetag darum kümmert.
Sie stellen aus. Wir kümmern uns.
Wenn Sie regelmäßig an Messen, Kongressen oder anderen Veranstaltungen teilnehmen, kann daraus ein wiederkehrender Ablauf entstehen: Ihr Bestand wird gelagert, für den jeweiligen Termin vorbereitet, zur Veranstaltung transportiert, aufgebaut und nach dem Einsatz wieder zurückgeführt.