Wer regelmäßig auf Messen ausstellt, steht immer wieder vor derselben Frage: Muss für jede Veranstaltung ein neuer Messestand geplant werden oder kann ein vorhandener Stand mehrfach eingesetzt werden?
In vielen Fällen lässt sich ein Messestand für mehrere Messen nutzen. Entscheidend ist allerdings, wie der Stand geplant ist, welche Komponenten vorhanden sind und wie die organisatorischen Abläufe zwischen den Veranstaltungen funktionieren.
Denn ein Messestand besteht nicht nur aus Wänden, Möbeln, Grafiken und Präsentationselementen. Für eine Mehrfachnutzung müssen auch Lagerung, Transport, Aufbau, Abbau, Bestandsverwaltung und die unterschiedlichen Anforderungen der jeweiligen Veranstaltungen berücksichtigt werden.
Wer einen Messestand für mehrere Messen einsetzen möchte, sollte deshalb nicht nur den nächsten Messetermin betrachten. Sinnvoller ist es, den Messebestand von Anfang an so zu denken, dass er über mehrere Veranstaltungen hinweg genutzt werden kann.
Warum einen Messestand für mehrere Messen planen?
Ein Messestand ist häufig eine Investition in einen Bestand, der über einen einzelnen Messeauftritt hinaus genutzt werden kann.
Wenn ein Unternehmen regelmäßig ausstellt, kann es sinnvoll sein, vorhandene Standkomponenten mehrfach einzusetzen, anstatt für jede Veranstaltung einen vollständig neuen Auftritt zu organisieren.
Das gilt insbesondere für Unternehmen, die beispielsweise mehrere Fachmessen, regionale Veranstaltungen, Kongresse oder kleinere Ausstellungen pro Jahr besuchen.
Der Grundgedanke ist einfach:
Ein Messebestand wird nicht nur für eine Messe geplant, sondern für mehrere Einsätze.
Damit verändert sich auch die Planung. Nicht nur das Design der nächsten Messe zählt. Ebenso wichtig wird die Frage, wie flexibel der Bestand bei der nächsten, übernächsten oder einer kleineren Veranstaltung eingesetzt werden kann.
AUMA beschreibt bei der Standkonzeption unter anderem die Wahl der Standbauweise und die Frage, ob Standelemente und Ausstattung nach der Veranstaltung weiterverwendet werden sollen. Bei einer solchen Entscheidung müssen neben der Anschaffung auch Folgekosten für Lagerung, Transport, Wartung und Handling berücksichtigt werden.
Mehrfachnutzung beginnt mit der richtigen Standplanung
Die wichtigste Entscheidung fällt oft bereits bei der ursprünglichen Konzeption des Messestands.
Ein Stand, der exakt auf eine einzige Fläche zugeschnitten ist, kann bei einer späteren Veranstaltung möglicherweise nur eingeschränkt eingesetzt werden. Ein modular aufgebauter Bestand kann dagegen mehr Spielraum bieten.
Bei der Planung sollte deshalb nicht nur gefragt werden:
„Wie soll unser Messestand auf dieser Messe aussehen?“
Zusätzlich sollte die Frage lauten:
„Wie soll unser Messebestand auf unterschiedlichen Flächen und bei unterschiedlichen Veranstaltungen funktionieren?“
Diese zweite Perspektive ist entscheidend, wenn ein Messestand mehrfach eingesetzt werden soll.
Modularität schafft mehr Möglichkeiten
Ein modularer Messestand besteht aus einzelnen Komponenten, die je nach Veranstaltung unterschiedlich kombiniert werden können.
Das kann beispielsweise bedeuten, dass ein Unternehmen über mehrere Wandelemente, einen Counter, Möbel, Präsentationselemente und weitere Komponenten verfügt, aber nicht bei jeder Messe den gesamten Bestand aufbaut.
Auf einer größeren Messe kann ein umfangreicher Aufbau sinnvoll sein. Auf einer kleineren Fachveranstaltung kann dagegen eine reduzierte Zusammenstellung ausreichen.
Die Komponenten bleiben dabei Teil desselben Messebestands.
AUMA nennt die Wahl zwischen konventionellem Standbau und modularen Systemständen ausdrücklich im Zusammenhang mit Budget, Nachhaltigkeitszielen und Wiederverwendbarkeit.
Die Standfläche ist nicht bei jeder Messe gleich
Ein wesentlicher Punkt bei der Planung eines Messestands für mehrere Messen ist die unterschiedliche Größe und Geometrie der Standflächen.
Ein Unternehmen kann auf einer Veranstaltung beispielsweise eine größere Fläche buchen und auf einer anderen Messe mit einem deutlich kleineren Stand vertreten sein.
Auch die Standart kann sich unterscheiden. Ein Reihenstand hat andere räumliche Voraussetzungen als ein Eck-, Kopf- oder Blockstand.
Die konkrete Standfläche beeinflusst daher, welche Komponenten sinnvoll eingesetzt werden können.
AUMA weist bei der Standkonzeption darauf hin, dass Standgröße, Standart, Standlage, Präsentationsbereich, Besprechungsbereich und Nebenräume bei der Planung berücksichtigt werden müssen.
Ein wiederverwendbarer Messestand sollte deshalb möglichst flexibel auf unterschiedliche Flächen reagieren können.
Ein guter Grundbestand ist wichtiger als möglichst viele Komponenten
Bei der Planung eines Messebestands geht es nicht darum, möglichst viele Elemente anzuschaffen.
Wichtiger ist, einen sinnvollen Grundbestand zu definieren.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Messewände oder modulare Wandelemente
- Rahmensysteme
- Counter
- Messe- und Präsentationsmöbel
- Roll-ups
- Faltdisplays
- Prospektständer
- Beleuchtung
- Produktpräsentationselemente
- Transport- und Verpackungslösungen
Welche Komponenten tatsächlich sinnvoll sind, hängt vom Unternehmen, den Produkten, den Veranstaltungen und den verfügbaren Standflächen ab.
Der Grundbestand sollte so zusammengestellt werden, dass daraus unterschiedliche Varianten entstehen können.
Der Messestand muss nicht auf jeder Messe gleich aussehen
Ein häufiger Denkfehler bei der Mehrfachnutzung besteht darin, dass ein Messestand bei jeder Veranstaltung exakt identisch aufgebaut werden muss.
Das ist nicht zwingend erforderlich.
Ein wiederverwendbarer Messebestand kann unterschiedlich zusammengestellt werden. Einzelne Elemente können hinzukommen oder entfallen. Auch Grafiken, Beschriftungen und Präsentationselemente können an die jeweilige Veranstaltung angepasst werden.
Dadurch bleibt der Auftritt flexibel, ohne dass jedes Mal ein komplett neuer Messebestand benötigt wird.
Beispiel: drei Messen, ein Messebestand
Ein Unternehmen plant drei Veranstaltungen im Laufe eines Jahres.
Bei der ersten Messe steht eine größere Fläche zur Verfügung. Das Unternehmen nutzt mehrere Wandelemente, einen Counter, Sitzmöbel und verschiedene Produktpräsentationen.
Bei der zweiten Messe ist die Fläche kleiner. Ein Teil der Wandelemente wird nicht benötigt. Counter und Präsentationsmöbel bleiben jedoch Bestandteil des Auftritts.
Bei einem späteren Kongress steht nur eine kompakte Ausstellerfläche zur Verfügung. Hier wird eine reduzierte Kombination aus Messewand, Counter und Präsentation eingesetzt.
Der Messebestand bleibt derselbe. Nur seine Zusammenstellung verändert sich.
Grafiken sollten ebenfalls für mehrere Einsätze gedacht werden
Die Wiederverwendbarkeit eines Messestands endet nicht bei den physischen Bauteilen.
Auch die grafische Gestaltung sollte möglichst flexibel geplant werden.
Wenn jede Kommunikationsfläche fest auf eine einzige Veranstaltung zugeschnitten ist, kann eine spätere Verwendung schwieriger werden.
Deshalb kann es sinnvoll sein, zwischen dauerhaft verwendbaren Markenelementen und austauschbaren Veranstaltungs- oder Produktinformationen zu unterscheiden.
So können bestimmte Grundelemente bei mehreren Messen eingesetzt werden, während einzelne Grafiken oder Beschriftungen bei Bedarf ausgetauscht werden.
Das ist insbesondere dann interessant, wenn sich Produktangebote, Kampagnen oder Messebotschaften zwischen den Veranstaltungen verändern.
Welche Komponenten sollten möglichst flexibel sein?
Bei der Planung lohnt es sich, die einzelnen Bestandteile des Messeauftritts getrennt zu betrachten.
Einige Komponenten bilden den dauerhaften Grundbestand. Andere können für einzelne Veranstaltungen ergänzt oder ausgetauscht werden.
Besonders flexibel sollten möglichst diejenigen Elemente sein, die häufig an unterschiedliche Standflächen oder Veranstaltungsthemen angepasst werden müssen.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Grafikflächen
- Beschriftungen
- Produktpräsentationen
- Informationsmaterial
- Counter
- zusätzliche Möbel
- Beleuchtungselemente
- digitale Präsentationstechnik
Die genaue Zusammensetzung hängt vom jeweiligen Messekonzept ab.
Die Anforderungen der einzelnen Messen müssen trotzdem geprüft werden
Ein Messestand, der bei einer Veranstaltung funktioniert hat, kann nicht automatisch ohne Prüfung bei der nächsten Messe eingesetzt werden.
Jede Veranstaltung kann eigene technische, organisatorische oder sicherheitsbezogene Vorgaben haben.
Vor dem jeweiligen Einsatz sollten deshalb insbesondere die Teilnahmeunterlagen, technischen Richtlinien, Aufbau- und Abbauzeiten sowie Vorgaben zur Standgestaltung geprüft werden.
Auch die Standhöhe, Materialien, Brandschutz, Anlieferung und weitere technische Anforderungen können relevant sein. AUMA führt entsprechende Punkte in seinen Informationen zur Messeplanung und den technischen organisatorischen Anforderungen auf.
Mehrfachnutzung bedeutet deshalb nicht, dass die Planung für die nächste Messe entfällt. Sie bedeutet vielmehr, dass ein vorhandener Bestand die Ausgangsbasis für die neue Planung bildet.
Ein Messebestand braucht eine klare Inventarisierung
Je länger ein Messestand eingesetzt wird, desto wichtiger wird die Frage, welche Komponenten tatsächlich vorhanden sind.
Nach mehreren Veranstaltungen können Teile beschädigt werden, verloren gehen oder an anderer Stelle verwendet werden.
Wenn niemand genau weiß, was im Bestand vorhanden ist, kann die Vorbereitung des nächsten Messeauftritts unnötig kompliziert werden.
Eine Bestandsaufnahme kann deshalb beispielsweise dokumentieren:
- welche Standkomponenten vorhanden sind
- wie viele Elemente jeweils vorhanden sind
- welche Möbel zum Bestand gehören
- welche Grafiken vorhanden sind
- welche Montage- und Verbindungsteile benötigt werden
- welche Teile beschädigt sind
- welche Komponenten ersetzt oder ergänzt werden müssen
Damit wird der Messebestand zu einer planbaren Größe.
Wo soll der Messestand zwischen den Messen gelagert werden?
Die Lagerung ist einer der Punkte, die bei der Planung eines mehrfach nutzbaren Messestands häufig unterschätzt werden.
Ein Messestand verschwindet nach dem Abbau nicht einfach. Wände, Rahmen, Möbel, Counter, Transportbehälter und weitere Komponenten müssen bis zum nächsten Einsatz irgendwo aufbewahrt werden.
Für Unternehmen stellt sich deshalb die Frage, ob die vorhandene Lagerfläche ausreicht und ob der Bestand dort sinnvoll verwaltet werden kann.
Gerade bei regelmäßigen Messeauftritten kann eine strukturierte externe Lagerung eine Alternative sein.
Der entscheidende Punkt ist dabei nicht nur der gewonnene Platz. Der Bestand sollte für den nächsten Einsatz wieder auffindbar, vollständig und einsatzbereit sein.
Die Lagerung gehört zum Messekonzept
Wer einen Messestand für mehrere Messen plant, sollte die Lagerung bereits bei der Konzeption berücksichtigen.
Das betrifft beispielsweise die Verpackung und die Handhabung der einzelnen Komponenten.
Je einfacher sich ein System transportieren, verpacken und lagern lässt, desto leichter kann es zwischen mehreren Veranstaltungen eingesetzt werden.
Auch die Frage, welche Komponenten zusammengehören, sollte möglichst eindeutig sein.
Ein wiederverwendbarer Messestand funktioniert langfristig besser, wenn nicht bei jedem Einsatz neu herausgefunden werden muss, welche Teile zusammengehören.
Transport muss für mehrere Veranstaltungen mitgedacht werden
Ein Messestand für mehrere Messen bedeutet auch: Der Bestand muss mehrfach zum Veranstaltungsort und wieder zurück transportiert werden.
Der Transport sollte deshalb nicht erst dann betrachtet werden, wenn der nächste Messetermin unmittelbar bevorsteht.
Bereits bei der Planung des Messebestands kann berücksichtigt werden, wie die Komponenten verpackt, bewegt und transportiert werden.
Nach der Veranstaltung kommt der Rücktransport hinzu.
Der komplette Ablauf sieht beispielsweise so aus:
Lagerung → Vorbereitung → Transport → Anlieferung → Aufbau → Messe → Abbau → Rücktransport → Lagerung.
Bei der nächsten Veranstaltung beginnt dieser Ablauf erneut.
Der Rücktransport sollte bereits vor dem Messetermin geplant sein
Ein häufiger Fehler besteht darin, nur die Anlieferung zu organisieren.
Bei einem wiederverwendbaren Messestand ist jedoch auch der Weg zurück wichtig.
Nach dem letzten Messetag müssen Aufbaukomponenten, Möbel, Grafiken und weiteres Messe-Equipment wieder zusammengeführt und transportfähig gemacht werden.
Der Rücktransport sollte deshalb genauso zum Ablauf gehören wie die Anlieferung.
Das gilt besonders dann, wenn der Messebestand bereits kurze Zeit später bei einer weiteren Veranstaltung benötigt wird.
Zwischen zwei Messen bleibt oft weniger Zeit als gedacht
Bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr können die Termine dicht aufeinanderfolgen.
Dann reicht es nicht aus, nur die Messetermine selbst zu betrachten.
Zwischen den Veranstaltungen liegen weitere Arbeitsschritte:
- Abbau
- Verpackung
- Rücktransport
- Einlagerung
- Bestandsprüfung
- gegebenenfalls Reparatur oder Ergänzung
- Zusammenstellung für den nächsten Einsatz
- erneuter Transport
- Aufbau
Je enger die Termine aufeinanderfolgen, desto wichtiger wird ein klarer Ablauf.
Ein Jahresplan kann die Mehrfachnutzung deutlich vereinfachen
Wenn mehrere Messen im Kalender stehen, lohnt sich eine gemeinsame Betrachtung aller Termine.
Statt jede Messe isoliert zu planen, kann der gesamte Messebestand für das Jahr betrachtet werden.
Für jede Veranstaltung können beispielsweise folgende Informationen erfasst werden:
- Veranstaltung
- Termin
- Veranstaltungsort
- Standfläche
- Standart
- benötigte Komponenten
- Grafiken und Beschriftungen
- zusätzliche Ausstattung
- Aufbauzeit
- Abbauzeit
- Transport
- Rücktransport
Damit wird sichtbar, wann derselbe Messebestand benötigt wird und wie viel Zeit zwischen den einzelnen Einsätzen bleibt.
Ein Messestand für mehrere Messen braucht eine klare Komponentenlogik
Besonders praktisch ist es, wenn bereits bei der Planung festgelegt wird, welche Komponenten zu welcher Standgröße gehören.
Beispielsweise kann ein Unternehmen einen Grundbestand definieren und daraus verschiedene Varianten ableiten:
Kompakte Variante
Für kleine Messeflächen, Kongresse oder regionale Veranstaltungen.
Mittlere Variante
Für klassische Fachmessen mit einer größeren Standfläche.
Erweiterte Variante
Für größere Veranstaltungen mit mehr Produktpräsentation, Besprechungsflächen oder zusätzlichen Elementen.
Die konkrete Zusammenstellung hängt natürlich vom jeweiligen Messesystem und den Anforderungen des Unternehmens ab.
Der Vorteil einer solchen Logik besteht darin, dass nicht jedes Mal eine komplett neue Entscheidung getroffen werden muss.
Was passiert mit Grafiken, Produkten und Exponaten?
Neben dem eigentlichen Standbau müssen auch die Inhalte berücksichtigt werden.
Produkte, Exponate, Muster, Prospekte und andere Präsentationsmaterialien können bei unterschiedlichen Veranstaltungen benötigt werden.
Auch hier sollte festgelegt werden, welche Bestandteile dauerhaft zum Messebestand gehören und welche für einzelne Veranstaltungen ergänzt werden.
Das erleichtert die Vorbereitung und verhindert, dass kurz vor dem Aufbau wichtige Bestandteile gesucht oder neu beschafft werden müssen.
Ein vorhandener Messestand kann auch nachträglich für mehrere Messen organisiert werden
Nicht jeder mehrfach nutzbare Messebestand wurde ursprünglich mit dieser Absicht geplant.
Unternehmen besitzen häufig bereits einen Messestand, der bei einer früheren Veranstaltung angeschafft wurde.
Auch ein solcher Bestand kann daraufhin geprüft werden, ob er für weitere Veranstaltungen geeignet ist.
Dafür sollte zunächst eine Bestandsaufnahme erfolgen.
Welche Komponenten sind vorhanden? In welchem Zustand befinden sie sich? Welche Teile fehlen? Welche Standflächen sind künftig geplant? Welche Veranstaltungen stehen im Kalender?
Erst danach lässt sich sinnvoll entscheiden, welche Teile weiterverwendet, ergänzt oder ersetzt werden sollten.
Ein alter Messestand muss nicht automatisch entsorgt werden
Auch ein älterer Messestand kann noch nutzbare Komponenten enthalten.
Deshalb lohnt sich vor einer kompletten Neuanschaffung eine Bestandsprüfung.
Vielleicht sind Wandelemente, Counter, Möbel oder andere Komponenten weiterhin verwendbar. Vielleicht müssen nur einzelne Grafiken aktualisiert oder bestimmte Teile ergänzt werden.
Die Frage sollte daher nicht pauschal lauten:
„Ist unser alter Messestand noch zeitgemäß?“
Sondern:
„Welche Teile unseres vorhandenen Messebestands können wir bei kommenden Veranstaltungen noch sinnvoll einsetzen?“
Der aktuelle Ressourcenmanagement-Leitfaden von AUMA und fwd: stellt die Wiederverwendung vorhandener Materialien ausdrücklich als einen Bestandteil eines ressourcenschonenden Messebetriebs heraus.
Mehrfachnutzung und Nachhaltigkeit
Die wiederholte Nutzung eines Messebestands kann auch unter dem Gesichtspunkt der Ressourcennutzung relevant sein.
Wenn vorhandene Komponenten weiter eingesetzt werden können, müssen nicht für jede Veranstaltung neue Materialien beschafft werden.
Allerdings sollte Nachhaltigkeit nicht allein mit der Anzahl der Einsätze gleichgesetzt werden. Auch Transportwege, Materialien, Lagerung, Reparatur, Energieverbrauch und die spätere Nutzung oder Rückführung der Komponenten spielen eine Rolle.
Genau deshalb empfiehlt der aktuelle gemeinsame Leitfaden von AUMA und fwd:, Ressourcenaspekte bereits bei Planung, Beschaffung, Umsetzung und Rückbau mitzudenken.
Mehrfachnutzung ist damit ein Bestandteil einer umfassenderen Betrachtung des Messebestands.
Was bei der Planung eines Messestands für mehrere Messen besonders wichtig ist
Wenn ein Messestand über mehrere Veranstaltungen hinweg eingesetzt werden soll, sollten insbesondere folgende Punkte frühzeitig geklärt werden:
- Welche Veranstaltungen sind geplant?
- Welche Standflächen stehen jeweils zur Verfügung?
- Welche Standarten sind vorgesehen?
- Welche Komponenten sollen zum dauerhaften Grundbestand gehören?
- Welche Elemente können flexibel kombiniert werden?
- Welche Grafiken können dauerhaft eingesetzt werden?
- Welche Grafiken müssen für einzelne Veranstaltungen angepasst werden?
- Wo wird der Messebestand gelagert?
- Wie wird der Bestand inventarisiert?
- Wer organisiert die Vorbereitung?
- Wer übernimmt Transport und Anlieferung?
- Wer baut den Messestand auf?
- Wer übernimmt den Abbau?
- Wie wird der Rücktransport organisiert?
- Wie wird der Bestand für die nächste Messe wieder bereitgestellt?
Je früher diese Fragen beantwortet werden, desto einfacher lässt sich der vorhandene Messebestand mehrfach einsetzen.
Wer kümmert sich zwischen den Messen um den Bestand?
Bei Unternehmen mit mehreren Messeauftritten entsteht häufig eine organisatorische Lücke zwischen den einzelnen Veranstaltungen.
Marketing plant den Messeauftritt. Vertrieb nutzt die Veranstaltung. Ein externer Dienstleister baut den Stand auf. Aber wer kümmert sich nach dem Abbau um den Bestand?
Genau hier entscheidet sich häufig, ob ein Messestand tatsächlich mehrfach genutzt werden kann oder ob die Organisation bei jeder Veranstaltung wieder von vorne beginnt.
Wenn der Messebestand zentral gelagert, inventarisiert und für den nächsten Einsatz vorbereitet wird, kann daraus ein wiederkehrender Ablauf entstehen.
Ein externer Servicepartner kann die wiederkehrenden Aufgaben übernehmen
Nicht jedes Unternehmen benötigt einen eigenen Messebauer oder eigene Lagerflächen für seinen Messebestand.
Wenn ein vorhandener Messestand bereits vorhanden ist, kann ein externer Servicepartner die organisatorischen und operativen Aufgaben rund um diesen Bestand übernehmen.
Dazu können je nach Bedarf gehören:
- Übernahme des vorhandenen Messebestands
- Bestandsaufnahme
- Inventarisierung
- Lagerung
- Vorbereitung für den nächsten Messeauftritt
- Zusammenstellung der benötigten Komponenten
- Transport
- Anlieferung
- Aufbau und Montage
- Abbau und Demontage
- Rücktransport
- erneute Einlagerung
- Ergänzung oder Aktualisierung einzelner Bestandteile
Damit wird aus einem einzelnen Messestand ein organisierter Messebestand, der bei mehreren Veranstaltungen eingesetzt werden kann.
Was EINS PLUS mit einem vorhandenen Messebestand übernehmen kann
EINS PLUS setzt nicht voraus, dass der Messestand beim Servicepartner gekauft wurde.
Auch ein vorhandener Messestand, ein mobiles Messesystem, eine Messewand, ein Counter, Roll-ups, Displays, Möbel oder weiteres Messe-Equipment können Ausgangspunkt für die Zusammenarbeit sein.
EINS PLUS kann je nach Bedarf die Übernahme und Bestandsaufnahme organisieren, den Messebestand lagern und für den nächsten Einsatz bereitstellen.
Hinzu kommen je nach Veranstaltung Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau, Rücktransport und erneute Einlagerung.
Der Vorteil für Unternehmen liegt dabei nicht darin, bei jeder Messe einen neuen Messestand zu beschaffen. Der vorhandene Bestand bleibt die Basis.
Die Unterstützung setzt dort an, wo zwischen den einzelnen Messeauftritten Arbeit entsteht.
So kann ein wiederkehrender Ablauf aussehen
1. Messebestand erfassen
Zunächst wird geklärt, welche Komponenten vorhanden sind und in welchem Zustand sie sich befinden.
2. Bestand einlagern
Die vorhandenen Komponenten werden strukturiert gelagert und für kommende Veranstaltungen verfügbar gehalten.
3. Nächste Messe prüfen
Standfläche, Standart und Veranstaltungsvorgaben werden mit dem vorhandenen Bestand abgeglichen.
4. Komponenten zusammenstellen
Die für die jeweilige Messe benötigten Elemente werden ausgewählt und vorbereitet.
5. Transport und Aufbau organisieren
Der Messebestand wird zum Veranstaltungsort transportiert und dort aufgebaut.
6. Nach der Messe zurückführen
Nach dem Abbau wird der Bestand zurücktransportiert und wieder eingelagert.
7. Für die nächste Veranstaltung bereitstellen
Beim nächsten Messeauftritt beginnt der Ablauf erneut.
So wird der Messebestand nicht jedes Mal neu organisiert, sondern kontinuierlich verwaltet.
Mehrere Messen bedeuten nicht automatisch mehr Messestände
Ein Unternehmen, das regelmäßig ausstellt, muss nicht zwangsläufig für jede Veranstaltung einen eigenen Messestand besitzen.
Entscheidend ist, ob der vorhandene Bestand flexibel genug ist und ob die organisatorischen Abläufe funktionieren.
Ein Messestand kann bei mehreren Fachmessen, kleineren Veranstaltungen oder Kongressen eingesetzt werden. Je nach Fläche und Zielsetzung wird die passende Kombination aus den vorhandenen Komponenten zusammengestellt.
Dadurch wird der Messebestand langfristig nutzbar.
Wann ein Messestand für mehrere Messen besonders sinnvoll ist
Die Mehrfachnutzung kann insbesondere interessant sein, wenn ein Unternehmen:
- mehrere Messen pro Jahr besucht
- regelmäßig auf regionalen Fachveranstaltungen ausstellt
- zusätzlich Kongresse oder Tagungen besucht
- einen bestehenden Messestand besitzt
- ein mobiles Messesystem verwendet
- kleinere und größere Standflächen kombiniert
- seinen Messebestand langfristig nutzen möchte
- keine eigene Lagerfläche für das Messe-Equipment vorhalten möchte
- keinen eigenen Messebauer für jeden Einsatz beauftragen möchte
Besonders bei wiederkehrenden Messeauftritten lohnt sich deshalb eine Betrachtung des gesamten Jahres statt nur der nächsten Veranstaltung.
Die häufigsten Fehler bei der Mehrfachnutzung
Ein Messestand kann grundsätzlich mehrfach eingesetzt werden. In der Praxis scheitert die einfache Wiederverwendung jedoch häufig nicht am Stand selbst, sondern an der Organisation.
Der Bestand wird nicht dokumentiert
Wenn niemand weiß, welche Komponenten vorhanden sind, wird jede Veranstaltung unnötig aufwendig.
Die Lagerung wird vergessen
Ein Messestand benötigt nach dem Abbau einen festen Platz und eine strukturierte Verwaltung.
Die nächste Standfläche wird zu spät geprüft
Wenn erst kurz vor der Messe festgestellt wird, dass die vorhandenen Komponenten nicht zur Fläche passen, bleibt wenig Zeit für Anpassungen.
Der Rücktransport wird nicht eingeplant
Ein wiederverwendbarer Messebestand muss nach der Veranstaltung wieder verfügbar gemacht werden.
Grafiken werden ausschließlich für eine Messe konzipiert
Zu stark veranstaltungsbezogene Grafiken können die spätere Wiederverwendung erschweren.
Der Messebestand wird nicht regelmäßig geprüft
Fehlende, beschädigte oder veraltete Komponenten können bei einer Bestandsprüfung frühzeitig erkannt werden.
Was vor jeder neuen Messe geprüft werden sollte
Vor dem nächsten Einsatz empfiehlt sich eine kurze Prüfung des gesamten Messebestands.
- Ist die Standfläche bekannt?
- Passt die geplante Standvariante zur Fläche?
- Sind alle benötigten Komponenten vorhanden?
- Sind alle Teile einsatzbereit?
- Sind Grafiken und Beschriftungen aktuell?
- Werden zusätzliche Möbel oder Präsentationselemente benötigt?
- Sind die technischen Vorgaben des Veranstalters geprüft?
- Ist der Transport organisiert?
- Sind Aufbau und Abbau geklärt?
- Ist der Rücktransport geplant?
- Ist geklärt, wo der Bestand nach der Messe eingelagert wird?
Diese Punkte wirken auf den ersten Blick selbstverständlich. Bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr summieren sich jedoch gerade die kleinen organisatorischen Aufgaben.
Ein Messestand für mehrere Messen sollte als langfristiger Bestand betrachtet werden
Die entscheidende Veränderung besteht darin, den Messestand nicht als einmaliges Projekt zu betrachten.
Ein Messeauftritt hat einen konkreten Termin. Der Messebestand bleibt dagegen über diesen Termin hinaus bestehen.
Nach der Messe wird er abgebaut, zurücktransportiert und eingelagert. Vor der nächsten Messe wird er wieder zusammengestellt, vorbereitet und transportiert.
Damit entsteht ein wiederkehrender Prozess.
Genau diese Sichtweise kann Unternehmen helfen, ihre Messeorganisation zu vereinfachen.
Ein Messestand für mehrere Veranstaltungen bedeutet weniger Planung von Grund auf
Die Mehrfachnutzung nimmt Unternehmen nicht die gesamte Messeplanung ab. Jede Veranstaltung bleibt individuell.
Aber ein wesentlicher Teil des physischen Messeauftritts muss nicht jedes Mal neu beschafft werden.
Der vorhandene Bestand bildet die Basis. Die jeweilige Messe bestimmt, wie dieser Bestand eingesetzt wird.
Das kann insbesondere bei Unternehmen mit mehreren Messeauftritten pro Jahr einen organisatorischen Unterschied machen.
Ein Messestand kann mit der richtigen Planung über Jahre eingesetzt werden
Wie lange ein Messestand sinnvoll genutzt werden kann, lässt sich nicht pauschal festlegen. Entscheidend sind unter anderem Zustand, Bauweise, Einsatzhäufigkeit, Anforderungen der Veranstaltungen und die Möglichkeit, einzelne Komponenten zu ersetzen oder zu ergänzen.
Deshalb sollte ein Messebestand regelmäßig überprüft werden.
Welche Elemente funktionieren weiterhin? Welche Grafiken sind noch aktuell? Welche Komponenten fehlen? Was kann ergänzt werden? Was sollte ersetzt werden?
So wird aus einem statischen Messestand ein Bestand, der sich an veränderte Anforderungen anpassen kann.
Die Mehrfachnutzung muss zur gesamten Messeorganisation passen
Ein wiederverwendbarer Messestand allein löst noch keine organisatorischen Probleme.
Erst das Zusammenspiel aus Standkonzept, Bestandsverwaltung, Lagerung, Transport, Aufbau und Abbau macht die Mehrfachnutzung praktisch nutzbar.
AUMA betrachtet Messebeteiligungen entsprechend als Gesamtprozess, bei dem Projektmanagement, Terminplanung, Budget, Logistik und die Koordination verschiedener Beteiligter zusammengehören.
Für Unternehmen mit regelmäßigen Messeauftritten bedeutet das: Der Messestand ist nur ein Teil des Systems. Die Abläufe rund um ihn sind ebenso wichtig.
Wann externe Unterstützung sinnvoll sein kann
Ein Unternehmen muss nicht zwangsläufig alle Aufgaben rund um seinen Messebestand selbst übernehmen.
Besonders bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr kann es sinnvoll sein, wiederkehrende operative Aufgaben an einen externen Servicepartner abzugeben.
Das kann beispielsweise die Lagerung betreffen. Aber auch Vorbereitung, Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau, Rücktransport und erneute Einlagerung können extern organisiert werden.
Das Unternehmen behält dabei die Kontrolle über seinen Messeauftritt und seine Inhalte. Die operativen Aufgaben rund um den vorhandenen Bestand werden dagegen strukturiert organisiert.
EINS PLUS als Servicepartner für vorhandene Messebestände
EINS PLUS ist auf den Service rund um bestehende Messe- und Veranstaltungsbestände ausgerichtet.
Das bedeutet: Ihr Messestand muss nicht bei EINS PLUS gekauft worden sein.
Wenn Sie bereits über einen Messestand, ein mobiles Messesystem, Messewände, Counter, Roll-ups, Displays, Möbel oder anderes Messe-Equipment verfügen, kann dieser vorhandene Bestand die Grundlage für mehrere Veranstaltungen bilden.
EINS PLUS kann dabei je nach Bedarf die Übernahme des Messebestands, die Bestandsaufnahme und Lagerung sowie die Vorbereitung für kommende Veranstaltungen organisieren.
Hinzu können Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau, Rücktransport und erneute Einlagerung kommen.
Damit wird nicht jede Messe zu einem neuen Standbauprojekt.
Stattdessen bleibt der vorhandene Messebestand erhalten und wird für die jeweilige Veranstaltung passend eingesetzt.
So wird aus einem Messestand ein dauerhaft nutzbarer Messebestand
Die Planung eines Messestands für mehrere Messen beginnt nicht mit der Frage, wie viele Elemente angeschafft werden sollen.
Sie beginnt mit der Frage, welche Veranstaltungen geplant sind und welche Anforderungen dort voraussichtlich bestehen.
Darauf aufbauend lässt sich ein Grundbestand definieren, der flexibel kombiniert werden kann. Lagerung, Transport und wiederkehrende Abläufe werden von Anfang an mitgedacht.
Vor jeder weiteren Veranstaltung wird geprüft, welche Komponenten benötigt werden und ob der Bestand einsatzbereit ist.
So entsteht ein Messebestand, der nicht nur einmalig funktioniert, sondern über mehrere Veranstaltungen hinweg eingesetzt werden kann.
Ein Messestand für mehrere Messen: Die wichtigsten Punkte auf einen Blick
Wenn Sie einen Messestand für mehrere Messen planen oder einen vorhandenen Stand weiterverwenden möchten, sollten Sie insbesondere auf folgende Punkte achten:
- Planen Sie den Messestand nicht nur für eine einzige Veranstaltung.
- Berücksichtigen Sie unterschiedliche Standgrößen und Standarten.
- Setzen Sie möglichst auf Komponenten, die flexibel kombiniert werden können.
- Trennen Sie dauerhafte Bestandteile von austauschbaren Grafiken und Präsentationselementen.
- Dokumentieren Sie den vorhandenen Messebestand.
- Planen Sie die Lagerung bereits bei der Anschaffung beziehungsweise Konzeption mit.
- Berücksichtigen Sie Transport und Rücktransport als wiederkehrende Aufgaben.
- Prüfen Sie vor jeder Veranstaltung die aktuellen Vorgaben des Veranstalters.
- Kontrollieren Sie den Zustand und die Vollständigkeit des Bestands.
- Betrachten Sie mehrere Messeauftritte als zusammenhängenden Prozess.
- Prüfen Sie, welche operativen Aufgaben intern und welche extern organisiert werden sollen.
Ein Messestand muss nicht für jede Messe neu beginnen
Wer regelmäßig ausstellt, kann seinen Messebestand über mehrere Veranstaltungen hinweg nutzen. Voraussetzung ist ein Konzept, das nicht nur auf den nächsten Messetermin ausgerichtet ist.
Ein flexibler Grundbestand, passende Standkomponenten, anpassbare Grafiken und eine strukturierte Lager- und Transportorganisation schaffen die Grundlage dafür.
Die einzelne Messe bleibt dabei individuell. Die vorhandene Ausstattung bildet jedoch die gemeinsame Basis.
Genau hier liegt der praktische Vorteil: Nicht jede Veranstaltung beginnt mit der Beschaffung eines neuen Messestands. Stattdessen wird ein vorhandener Bestand für den jeweiligen Einsatz zusammengestellt, vorbereitet und nach der Veranstaltung wieder für den nächsten Termin eingelagert.
EINS PLUS unterstützt Unternehmen bei diesen wiederkehrenden Aufgaben rund um vorhandene Messebestände – von der Übernahme und Lagerung über Vorbereitung und Transport bis zu Aufbau, Abbau, Rücktransport und erneuter Einlagerung.
Ihr Messestand muss dabei nicht von EINS PLUS stammen.
Entscheidend ist, dass der vorhandene Bestand sinnvoll genutzt werden kann und die Abläufe rund um die einzelnen Veranstaltungen organisiert sind.
Ein Messestand. Mehrere Messen. Ein organisierter Ablauf.
Sie stellen aus. Wir kümmern uns.