Der letzte Messetag ist vorbei – doch für den Messestand ist der Einsatz damit noch nicht beendet. Jetzt beginnt der zweite Teil der Messe-Logistik: Der Stand muss abgebaut, die einzelnen Komponenten müssen sortiert und verpackt, der Messebestand muss vom Veranstaltungsort abgeholt und anschließend zum nächsten Bestimmungsort transportiert werden.
Wer seinen Messestand transportieren und abbauen lassen möchte, sollte deshalb bereits vor Beginn der Messe klären, wie der Ablauf nach dem letzten Messetag organisiert wird. Denn zwischen dem Ende der Veranstaltung und der Rückkehr des Messebestands ins Lager liegen mehrere organisatorische Schritte.
Besonders bei wiederverwendbaren Messeständen, mobilen Messesystemen, Roll-ups, Messewänden, Countern und vorhandenem Messebestand ist ein koordinierter Ablauf wichtig. Der Bestand soll schließlich nicht nur vom Messegelände verschwinden, sondern möglichst vollständig und unbeschädigt wieder dort ankommen, wo er für den nächsten Einsatz benötigt wird.
Warum Abbau und Rücktransport zusammen geplant werden sollten
Der Abbau eines Messestands und dessen Rücktransport sind zwei unmittelbar miteinander verbundene Aufgaben.
Der Messestand kann erst transportiert werden, wenn er abgebaut und transportfähig verpackt ist. Gleichzeitig muss der Abbau so geplant werden, dass das Messegut anschließend innerhalb des zulässigen Zeitfensters abgeholt werden kann.
Der Ablauf lässt sich vereinfacht so darstellen:
Messestand abbauen → Komponenten sortieren → verpacken → Messegut bereitstellen → Abholung koordinieren → Rücktransport → Kontrolle → Einlagerung
Jeder dieser Schritte baut auf dem vorherigen auf. Wird beispielsweise der Abbau verspätet fertig, kann sich dadurch die Abholung verschieben. Wird das Messegut nicht vollständig verpackt, kann der Rücktransport nicht wie vorgesehen erfolgen.
Der Messeabbau beginnt nicht erst nach dem letzten Messetag
Ein häufiger Fehler besteht darin, den Abbau erst am Ende der Veranstaltung zu betrachten.
Tatsächlich sollten die Rahmenbedingungen bereits vor dem Messeauftritt bekannt sein. Dazu gehören insbesondere die zulässigen Abbauzeiten, die Zufahrtsmöglichkeiten, die Vorgaben für Fahrzeuge und die Frage, wann der Stand tatsächlich verlassen werden darf.
Die Messe Stuttgart weist beispielsweise darauf hin, dass Veranstaltungen individuelle Auf- und Abbauzeiten haben und die Einfahrt während dieser Zeiträume geregelt ist. Auch die Aufenthaltsdauer von Fahrzeugen auf dem Gelände ist während des Auf- und Abbaus begrenzt.
Damit ist der Abbau nicht einfach eine interne Entscheidung des Ausstellers. Er ist in den organisatorischen Ablauf des jeweiligen Messegeländes eingebunden.
Welche Informationen vor dem Messeabbau geklärt sein sollten
Bevor der letzte Messetag beginnt, sollten die wichtigsten Informationen für Abbau und Rücktransport feststehen.
- Wann endet die Messe offiziell?
- Ab wann darf mit dem Abbau begonnen werden?
- Bis wann muss der Abbau abgeschlossen sein?
- Wann kann das Fahrzeug auf das Messegelände fahren?
- Wo erfolgt die Abholung?
- Welche Zufahrt ist vorgesehen?
- Gibt es ein Zeitfenster für die Abholung?
- Wer übernimmt den Abbau?
- Wer übernimmt den Rücktransport?
- Wohin wird der Messebestand transportiert?
- Wer nimmt die Lieferung entgegen?
- Wie wird der Bestand anschließend eingelagert?
Je früher diese Punkte geklärt sind, desto einfacher lässt sich der letzte Messetag organisieren.
Messestand abbauen lassen: Was gehört zum Abbau?
Der Abbau eines Messestands ist mehr als das Demontieren sichtbarer Standbauteile.
Je nach Ausstattung können unter anderem folgende Aufgaben dazugehören:
- Demontage von Messewänden
- Abbau von Countern und Theken
- Demontage von Möbeln
- Entfernung von Grafiken
- Abbau von Beleuchtung
- Demontage technischer Komponenten
- Sortierung der Einzelteile
- Verpackung der Komponenten
- Zusammenstellung des Zubehörs
- Bereitstellung für den Rücktransport
Bei einem modularen oder wiederverwendbaren Messestand sollte außerdem darauf geachtet werden, dass zusammengehörige Komponenten wieder gemeinsam verpackt und eindeutig zugeordnet werden.
Warum die richtige Demontage wichtig ist
Ein Messestand wird häufig nicht nur einmal verwendet. Die einzelnen Komponenten sollen möglicherweise bei der nächsten Messe wieder aufgebaut werden.
Deshalb sollte der Abbau nicht nach dem Prinzip „möglichst schnell auseinandernehmen“ erfolgen.
Stattdessen sollte berücksichtigt werden, dass:
- empfindliche Komponenten geschützt werden
- Verbindungselemente nicht verloren gehen
- Grafiken sauber verpackt werden
- Systemteile zusammenbleiben
- Transportverpackungen wieder verwendet werden können
- der Bestand für den nächsten Aufbau nachvollziehbar bleibt
Ein sauberer Abbau ist damit gleichzeitig eine Vorbereitung für den nächsten Messeauftritt.
Was beim Verpacken des Messestands wichtig ist
Nach der Demontage müssen die einzelnen Komponenten transportfähig gemacht werden.
Je nach Messebestand kommen dafür unterschiedliche Verpackungen infrage. Größere Bauteile können beispielsweise auf Paletten transportiert werden, während empfindliche oder kleinere Komponenten in geeigneten Koffern, Cases oder anderen Verpackungen untergebracht werden.
Wichtig ist vor allem, dass die Verpackung zur jeweiligen Komponente passt und der Bestand für den Transport eindeutig zusammengestellt werden kann.
Bei wiederkehrenden Messeauftritten kann es sinnvoll sein, die Verpackungssystematik zu dokumentieren. So lässt sich beim nächsten Abbau schneller nachvollziehen, welches Bauteil wohin gehört.
Messestand transportieren lassen: Welche Angaben werden benötigt?
Für die Organisation des Rücktransports werden ähnliche Informationen benötigt wie beim Hintransport zur Messe.
Dazu gehören beispielsweise:
- Abholadresse beziehungsweise Messegelände
- Halle und Standnummer
- Name der Veranstaltung
- Abholtermin
- möglicher Abholzeitraum
- Anzahl der Packstücke
- Abmessungen
- Gewichte
- Art der Verpackung
- Zieladresse
- Ansprechpartner vor Ort
Diese Informationen sollten möglichst bereits vor dem Messeabbau vorliegen. Dann muss nach Veranstaltungsende nicht erst geklärt werden, wie das Messegut abtransportiert werden soll.
Die Abholung vom Messestand richtig koordinieren
Eine Abholung vom Messegelände ist nicht mit einer gewöhnlichen Abholung beim Unternehmen gleichzusetzen.
Der Zugang zum Gelände und die Fahrzeugbewegungen können zeitlich und organisatorisch geregelt sein. Die Messe Stuttgart beschreibt beispielsweise definierte Auf- und Abbauzeiten sowie zeitliche Begrenzungen für Fahrzeuge während dieser Phasen.
Für den Rücktransport bedeutet das: Der Abholtermin sollte so gewählt werden, dass der Abbau bis dahin abgeschlossen ist und das Fahrzeug beziehungsweise der Transportdienstleister das Messegelände innerhalb der geltenden Vorgaben nutzen kann.
Abbau und Abholung müssen zeitlich zusammenpassen
Hier liegt eine der wichtigsten Schnittstellen der Messe-Logistik.
Angenommen, der Abbau beginnt um 18 Uhr und dauert mehrere Stunden. Der Transporter soll aber bereits um 19 Uhr am Stand sein. Dann passen die beiden Termine offensichtlich nicht zusammen.
Eine sinnvolle Planung berücksichtigt deshalb:
Ende der Messe → Beginn des Abbaus → Dauer der Demontage → Verpackung → Bereitstellung → Abholung → Rücktransport.
Gerade bei größeren Messeständen kann zwischen dem Beginn des Abbaus und der tatsächlichen Abholbereitschaft deutlich mehr Zeit liegen als zunächst angenommen.
Was passiert, wenn das Fahrzeug zu früh kommt?
Auch eine zu frühe Ankunft kann problematisch sein.
Wenn der Messestand noch nicht abgebaut ist, kann das Fahrzeug möglicherweise nicht wie geplant beladen werden. Gleichzeitig können auf Messegeländen nur begrenzte Stand- und Ladezeiten zur Verfügung stehen.
Die Messe Stuttgart begrenzt beispielsweise die Verweildauer von Pkw, Kleintransportern und Lkw während des Auf- und Abbaus.
Deshalb sollte der Transporttermin nicht nur nach dem Kalender, sondern nach dem tatsächlichen Ablauf des Abbaus geplant werden.
Was passiert, wenn das Fahrzeug zu spät kommt?
Eine verspätete Abholung kann ebenfalls zusätzlichen Aufwand verursachen.
Der Messebestand steht dann möglicherweise bereits vollständig abgebaut auf der Standfläche und wartet auf den Abtransport. Je nach Veranstaltungsort können dafür zusätzliche Zwischenlagerungs- oder Handlingprozesse notwendig werden.
Die Messe Frankfurt führt beispielsweise sowohl die direkte Abholung vom Messestand als auch die Ein- und Auslagerung über das Cargo Center als eigene Logistikleistungen.
Eine rechtzeitig abgestimmte Abholung kann daher helfen, unnötige zusätzliche Schritte zu vermeiden.
Besondere Messevorgaben beim Abbau beachten
Jeder Veranstaltungsort kann eigene Regeln haben.
Deshalb sollte vor dem Messeauftritt geprüft werden:
- Wann darf der Abbau beginnen?
- Welche Zufahrten dürfen genutzt werden?
- Benötigt das Fahrzeug eine Registrierung?
- Gibt es Zeitfenster?
- Wie lange darf das Fahrzeug auf dem Gelände bleiben?
- Wo darf geladen werden?
- Welche Hilfsmittel dürfen eingesetzt werden?
- Welche Vorgaben gelten für Abfall und Entsorgung?
Die Messe Stuttgart regelt beispielsweise die Auf- und Abbaulogistik über konkrete Zeiträume und ein digitales Logistiksystem. Für die Einfahrt während des Auf- und Abbaus ist dort aktuell eine kostenpflichtige Registrierung und Buchung eines Zeitfensters über VisiFair vorgesehen.
Diese Vorgaben können sich je nach Veranstaltung ändern. Maßgeblich sind deshalb immer die aktuellen Informationen des jeweiligen Messeveranstalters.
Messestand abholen lassen: Wer muss vor Ort sein?
Für die Abholung sollte eindeutig festgelegt sein, wer den Übergang zwischen Abbau und Transport verantwortet.
Das kann beispielsweise der Messebauer, ein Montagepartner, ein Mitarbeiter des ausstellenden Unternehmens oder ein Logistikdienstleister sein.
Wichtig ist, dass diese Person weiß:
- welches Messegut abgeholt wird
- wo es bereitsteht
- wie viele Packstücke vorhanden sind
- wie die Übergabe erfolgt
- wohin der Bestand transportiert werden soll
Eine klare Zuständigkeit verhindert, dass der Fahrer vor einem bereits abgebauten, aber nicht eindeutig zugeordneten Messebestand steht.
Messestand transportieren und abbauen lassen mit einem festen Ansprechpartner
Je mehr Beteiligte an einem Messeauftritt beteiligt sind, desto wichtiger wird eine klare Kommunikation.
Wenn ein Unternehmen beispielsweise einen Messebauer für den Abbau, einen Spediteur für den Transport und einen weiteren Lagerdienstleister für die Einlagerung beauftragt, entstehen mehrere Übergaben.
Das kann funktionieren. Es bedeutet aber auch, dass Termine, Ansprechpartner und Informationen zwischen mehreren Parteien abgestimmt werden müssen.
Eine zentrale Koordination kann diese Schnittstellen reduzieren.
Welche Aufgaben kann ein externer Partner beim Messeabbau übernehmen?
Je nach Vereinbarung kann ein externer Servicepartner verschiedene Aufgaben miteinander verbinden.
- Abbau des Messestands
- Demontage der einzelnen Komponenten
- Sortierung und Verpackung
- Bereitstellung für die Abholung
- Organisation des Rücktransports
- Abholung vom Messegelände
- Transport zum Lager oder Unternehmensstandort
- Kontrolle des Messebestands
- erneute Einlagerung
Welche dieser Leistungen tatsächlich benötigt werden, hängt vom Messestand, der Veranstaltung und der internen Organisation des Unternehmens ab.
Der Rücktransport sollte bereits vor der Messe beauftragt werden
Ein häufiger organisatorischer Fehler ist, den Rücktransport erst nach Ende der Messe zu organisieren.
Zu diesem Zeitpunkt ist der Messebestand bereits abgebaut und muss möglichst schnell vom Gelände.
Eine bessere Vorgehensweise ist, den Rücktransport bereits bei der Messeplanung mitzudenken. Dann können Abbauzeit, Abholzeit und Transportziel von Anfang an aufeinander abgestimmt werden.
Das gilt besonders dann, wenn der Messestand nach der Veranstaltung direkt zur nächsten Messe oder in ein externes Lager weitertransportiert werden soll.
Was passiert mit dem Messestand nach dem Rücktransport?
Nach der Abholung endet die Aufgabe nicht automatisch.
Der zurückgeführte Messebestand sollte möglichst zeitnah kontrolliert werden.
Dabei können beispielsweise folgende Punkte geprüft werden:
- Ist der Bestand vollständig?
- Gibt es Transportschäden?
- Sind alle Grafiken vorhanden?
- Sind Verbindungselemente und Zubehör vollständig?
- Sind Verpackungen beschädigt?
- Sind Reparaturen erforderlich?
- Kann der Bestand direkt wieder eingelagert werden?
Diese Kontrolle ist besonders wichtig, wenn der Messestand später erneut eingesetzt werden soll.
Messestand nach dem Abbau einlagern
Bei einem wiederverwendbaren Messebestand sollte die Lagerung bereits beim Abbau mitgedacht werden.
Die Komponenten sollten so sortiert und verpackt werden, dass sie im Lager später wieder eindeutig zugeordnet werden können.
Eine strukturierte Lagerung kann beispielsweise nach System, Standvariante, Veranstaltung oder Komponentengruppe erfolgen.
Das erleichtert die Vorbereitung des nächsten Messeauftritts und verhindert, dass der Bestand vor jeder Veranstaltung erneut vollständig zusammengesucht werden muss.
Wenn der Messestand direkt zur nächsten Messe weitertransportiert wird
Nicht immer geht ein Messestand nach dem Abbau zurück ins eigene Lager.
Bei mehreren Veranstaltungen hintereinander kann der nächste Einsatz bereits kurz bevorstehen. Dann kann der Bestand nach dem Abbau direkt oder über eine Zwischenstation zur nächsten Veranstaltung transportiert werden.
In diesem Fall ist die zeitliche Abstimmung besonders wichtig.
Der Ablauf lautet dann beispielsweise:
Messe A → Abbau → Rücktransport oder Zwischenlagerung → Vorbereitung → Messe B.
Je kürzer das Zeitfenster zwischen den Veranstaltungen ist, desto wichtiger werden eine vollständige Bestandsdokumentation und klare Zuständigkeiten.
Warum eine Bestandsliste beim Abbau hilfreich ist
Eine Bestandsliste kann beim Abbau mehrere Funktionen erfüllen.
Sie hilft festzustellen, welche Komponenten vorhanden sein müssen, kann bei der Kontrolle nach dem Abbau eingesetzt werden und dient später als Grundlage für die Einlagerung.
Bei einem größeren Messebestand können beispielsweise folgende Angaben sinnvoll sein:
- Komponentenbezeichnung
- Anzahl
- Abmessungen
- Gewicht
- Verpackung
- Zustand
- zugehörige Grafik
- Lagerposition
- Foto
Damit wird der Messebestand auch nach dem Abbau nachvollziehbar.
Grafiken und empfindliche Messeausstattung nicht vergessen
Beim Abbau werden häufig die sichtbaren Standbauteile berücksichtigt, während kleinere oder empfindliche Bestandteile weniger Aufmerksamkeit bekommen.
Dazu können beispielsweise Grafiken, Beleuchtung, technische Komponenten, Prospektständer oder Verbindungselemente gehören.
Gerade diese Teile können für den nächsten Messeauftritt entscheidend sein.
Deshalb sollte der Abbau immer den kompletten Messebestand umfassen und nicht nur die großen Standbauteile.
Was kostet es, einen Messestand abbauen und transportieren zu lassen?
Die Kosten lassen sich nicht pauschal anhand der Standgröße bestimmen.
Relevant sind unter anderem:
- Umfang und Größe des Messestands
- Anzahl der Komponenten
- Aufwand für die Demontage
- Verpackungsaufwand
- Anzahl und Größe der Packstücke
- Gewicht
- Entfernung zum Zielort
- Zufahrts- und Messebedingungen
- benötigte Hilfsmittel
- gewünschter Termin
- Zwischenlagerung
- erneute Einlagerung
Auch auf dem Messegelände können zusätzliche Logistikleistungen anfallen. Die Messe Frankfurt führt beispielsweise direkte Abholung vom Messestand, Lagerleistungen und die anschließende Verladung als separate Logistikschritte auf.
Ein konkretes Angebot sollte deshalb immer auf dem tatsächlichen Umfang des Messebestands und dem gewünschten Leistungsumfang basieren.
Messestand selbst abbauen oder abbauen lassen?
Ob Unternehmen den Abbau selbst übernehmen oder einen externen Partner beauftragen, hängt von der Größe und Komplexität des Messeauftritts sowie von den vorhandenen internen Ressourcen ab.
Bei einem kleinen mobilen System kann der Abbau unter Umständen intern erfolgen. Bei größeren oder komplexeren Messeständen kann es dagegen sinnvoll sein, Fachpersonal einzusetzen.
Auch der zeitliche Aufwand spielt eine Rolle. Mitarbeiter, die den Messestand abbauen, stehen in dieser Zeit nicht für andere Aufgaben zur Verfügung.
Eine externe Lösung kann deshalb insbesondere bei regelmäßigen Messeauftritten interessant sein.
Wann Unternehmen den Abbau auslagern können
Eine externe Unterstützung kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn:
- kein eigenes Montageteam vorhanden ist
- der Messeauftritt regelmäßig stattfindet
- der Abbau außerhalb der normalen Arbeitszeiten liegt
- der Messestand umfangreich oder komplex ist
- der Bestand anschließend transportiert werden soll
- die Messe an einem entfernten Standort stattfindet
- der Messebestand extern gelagert wird
- interne Mitarbeiter nicht mit Logistik und Abbau beschäftigt werden sollen
Gerade die Kombination aus Abbau und Rücktransport kann dabei organisatorische Vorteile bieten.
EINS PLUS: Messestand abbauen, transportieren und wieder einlagern
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service unterstützt Unternehmen bei der Organisation wiederkehrender Messeauftritte und kann dabei vorhandenen Messebestand einbeziehen.
Dazu können je nach individuellem Bedarf die Übernahme und Einlagerung von Messebestand, die Vorbereitung für eine konkrete Veranstaltung, der Transport zum Messegelände sowie Aufbau, Abbau und Rücktransport gehören.
Das ist besonders interessant für Unternehmen, die bereits über Messeausstattung verfügen und diese für mehrere Veranstaltungen einsetzen möchten.
Statt nach jeder Messe selbst zu organisieren, wer den Stand abbaut, wo die einzelnen Komponenten gelagert werden und wie der Rücktransport erfolgt, kann der Ablauf als wiederkehrender Prozess organisiert werden.
So bleibt vorhandene Messeausstattung nutzbar und muss nicht für jede Veranstaltung neu organisiert werden.
Checkliste: Messestand transportieren und abbauen lassen
Vor dem letzten Messetag sollten Unternehmen folgende Punkte prüfen:
- Abbauzeit des Veranstalters bekannt?
- Abholzeit festgelegt?
- Zufahrt für das Transportfahrzeug geklärt?
- gegebenenfalls Ladezeitfenster gebucht?
- Abbaupersonal organisiert?
- Verpackungsmaterial vorhanden?
- vollständige Bestandsliste vorhanden?
- Grafiken und Zubehör berücksichtigt?
- Transportziel festgelegt?
- Ansprechpartner für die Übergabe benannt?
- Rücktransport beauftragt?
- Einlagerung nach der Messe organisiert?
Die aktuellen Vorgaben des jeweiligen Messeveranstalters sollten immer geprüft werden, da Auf- und Abbauzeiten sowie Zufahrtsregelungen veranstaltungsbezogen sein können.
Messestand abbauen lassen: Der Rücktransport sollte nicht zur letzten Aufgabe werden
Viele Unternehmen konzentrieren sich bei der Messeplanung auf den Aufbau und den eigentlichen Messetag. Der Abbau und Rücktransport werden dagegen häufig erst kurz vor Ende der Veranstaltung organisiert.
Dabei entscheidet gerade die letzte Phase darüber, ob der vorhandene Messebestand schnell wieder verfügbar ist.
Ein gut organisierter Ablauf berücksichtigt deshalb bereits vor der Messe:
Wann wird abgebaut? Wann ist der Bestand transportfähig? Wann kann er abgeholt werden? Wohin wird er transportiert? Und wann steht er wieder für den nächsten Einsatz zur Verfügung?
Aus Abbau und Rücktransport wird ein wiederholbarer Prozess
Für Unternehmen mit mehreren Messeauftritten im Jahr lohnt sich eine standardisierte Vorgehensweise besonders.
Der Ablauf kann nach jeder Veranstaltung ähnlich aussehen:
Abbau → Kontrolle → Verpackung → Abholung → Rücktransport → Bestandsprüfung → Einlagerung → Vorbereitung der nächsten Messe.
Je klarer dieser Ablauf definiert ist, desto weniger Einzelentscheidungen müssen nach jeder Veranstaltung getroffen werden.
Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn ein Unternehmen denselben Messebestand mehrfach verwendet.
Messestand transportieren und abbauen lassen: Die wichtigsten Punkte auf einen Blick
Der Abbau eines Messestands ist ein logistischer Prozess, der bereits vor dem letzten Messetag vorbereitet werden sollte.
Wichtig sind vor allem die Abstimmung der Abbauzeiten, die Organisation der Zufahrt, die rechtzeitige Bereitstellung des Transportfahrzeugs, eine strukturierte Demontage und Verpackung sowie die anschließende Rückführung des Messebestands.
Wer zusätzlich die Einlagerung und Vorbereitung für die nächste Veranstaltung berücksichtigt, kann aus einzelnen Messeauftritten einen wiederkehrenden und besser planbaren Ablauf machen.
Der Messestand ist nach dem letzten Messetag nicht einfach „fertig“. Er muss wieder zurück, kontrolliert, eingelagert und für den nächsten Einsatz verfügbar gemacht werden.
Genau deshalb sollten Unternehmen Messestand transportieren und abbauen lassen nicht als zwei voneinander getrennte Aufgaben betrachten, sondern als zusammenhängenden Teil ihrer Messe-Logistik.