Die Organisation eines Messeauftritts beginnt nicht mit dem Aufbau des Messestands und endet nicht mit dem letzten Messetag. Zwischen der Entscheidung für eine Messe und der Rückkehr des Messebestands ins Lager liegen zahlreiche einzelne Aufgaben, die aufeinander abgestimmt werden müssen.
Unternehmen müssen unter anderem die Messe auswählen, Ziele definieren, die Standfläche organisieren, den vorhandenen Messestand prüfen, Personal einteilen, Grafiken und Ausstattung vorbereiten, Transport und Anlieferung koordinieren, den Aufbau organisieren und nach der Veranstaltung den Abbau und Rücktransport sicherstellen.
Hinzu kommen Aufgaben, die auf den ersten Blick wenig mit dem eigentlichen Messeauftritt zu tun haben: Wo wird der Messestand zwischen zwei Veranstaltungen gelagert? Wer stellt die benötigten Komponenten zusammen? Was passiert mit Verpackungen und Leergut? Wer kümmert sich um fehlende oder beschädigte Bestandteile?
Der AUMA beschreibt die Messebeteiligung entsprechend als einen Prozess, der von der Auswahl und Planung über Projektmanagement, Briefing, Beteiligungskonzeption, Stand und Personal bis zur Durchführung und Nachbereitung reicht.
Gerade für Unternehmen, die bereits einen Messestand besitzen und regelmäßig ausstellen, ist deshalb eine ganzheitliche Betrachtung sinnvoll.
Die Organisation eines Messeauftritts besteht aus mehreren Bereichen
Ein Messeauftritt lässt sich nicht auf den Messestand reduzieren. In der Praxis greifen mehrere Bereiche ineinander:
- Messeauswahl und Terminplanung
- Ziele und Konzept
- Budget und interne Verantwortlichkeiten
- Standfläche und Standkonzept
- vorhandener Messebestand
- Grafiken und Ausstattung
- Standpersonal
- Transport und Anlieferung
- Aufbau und Einrichtung
- Organisation während der Messe
- Abbau und Rücktransport
- Lagerung und Vorbereitung für die nächste Veranstaltung
- Nachbereitung und Erfolgskontrolle
Welche dieser Aufgaben besonders umfangreich sind, hängt von der Größe des Auftritts, dem Veranstaltungsort, dem vorhandenen Messebestand und der Anzahl der Veranstaltungen ab.
Ein Unternehmen mit einem kleinen mobilen Messesystem benötigt eine andere Organisation als ein Aussteller mit einem größeren individuellen Stand. Die grundlegende Logik bleibt jedoch gleich: Alle benötigten Bausteine müssen zum richtigen Zeitpunkt zusammenkommen.
1. Die richtige Messe auswählen
Am Anfang steht die Entscheidung, an welcher Veranstaltung das Unternehmen teilnehmen möchte. Dabei geht es nicht nur um den Namen und den Bekanntheitsgrad einer Messe.
Relevant können beispielsweise Zielgruppe, Branche, Besucherstruktur, Wettbewerbsumfeld, Veranstaltungsort, Termin und erwarteter organisatorischer Aufwand sein.
Der AUMA empfiehlt, bei der Messeauswahl unter anderem Zielgruppen, Wettbewerb und Marktpotenzial zu berücksichtigen.
Für die spätere Organisation ist außerdem wichtig, frühzeitig zu wissen, welche Messe konkret geplant wird. Erst dann lassen sich Standfläche, Reise, Personal, Messebestand und Logistik sinnvoll terminieren.
2. Die Ziele des Messeauftritts festlegen
Bevor einzelne Aufgaben verteilt werden, sollte klar sein, was mit dem Messeauftritt erreicht werden soll.
Mögliche Ziele können sein:
- neue Kundenkontakte gewinnen
- bestehende Kunden treffen
- Produkte vorstellen
- neue Produkte präsentieren
- Gespräche mit Geschäftspartnern führen
- Markenbekanntheit erhöhen
- neue Märkte oder Zielgruppen ansprechen
- Wettbewerber beobachten
Die Ziele beeinflussen wiederum die Gestaltung des Standes, die benötigte Ausstattung, die Personalplanung und die Vorbereitung der Gespräche.
Ein Unternehmen, das beispielsweise vor allem Beratungsgespräche führen möchte, benötigt möglicherweise andere Standbereiche als ein Unternehmen, das zahlreiche Produkte demonstrieren möchte.
3. Verantwortlichkeiten festlegen
Eine Messebeteiligung wird häufig von mehreren Abteilungen und externen Dienstleistern gemeinsam organisiert. Marketing, Vertrieb, Geschäftsführung, Logistik, Standbau und Veranstalter können beteiligt sein.
Damit Aufgaben nicht zwischen verschiedenen Beteiligten verloren gehen, sollte frühzeitig festgelegt werden, wer für welche Bereiche verantwortlich ist.
Der AUMA hebt auch die Bedeutung klarer Briefings und definierter Verantwortlichkeiten hervor. Ein Briefing soll unter anderem Ziele, Kernbotschaften, organisatorische Abläufe, Zuständigkeiten und Entscheidungswege festlegen.
Wer kümmert sich worum?
Schon eine einfache Aufgabenverteilung kann helfen. Beispielsweise kann festgelegt werden, wer die Messeanmeldung betreut, wer für den Stand verantwortlich ist, wer den Messebestand organisiert, wer das Standpersonal koordiniert und wer Transport und Aufbau überwacht.
Besonders wichtig ist dabei die Verantwortung für die physischen Bestandteile des Messeauftritts.
Wenn beispielsweise alle davon ausgehen, dass jemand anderes den Messestand aus dem Lager holt, kann eine organisatorische Lücke entstehen, obwohl alle Beteiligten ihre eigenen Aufgaben erledigt haben.
4. Das Budget planen
Die Kosten eines Messeauftritts bestehen aus mehr als der Standfläche oder dem Standbau.
Je nach Veranstaltung können unter anderem Kosten für Standfläche, Standbau, Ausstattung, Technik, Personal, Reisen, Unterkunft, Catering, Marketing, Transport, Aufbau, Abbau und Lagerung entstehen.
Welche Kosten tatsächlich anfallen, hängt stark vom jeweiligen Messeauftritt ab. Deshalb sollten nicht nur offensichtliche Kostenpositionen betrachtet werden.
Gerade Transport, Lagerung und Montage werden bei einer ersten Kalkulation leicht übersehen.
Eine vollständige Messeplanung sollte deshalb möglichst früh erfassen, welche Leistungen intern übernommen werden können und für welche Aufgaben externe Unterstützung benötigt wird.
5. Die Standfläche und die Rahmenbedingungen klären
Mit der gebuchten Standfläche beginnt die konkrete Planung des physischen Messeauftritts.
Wichtig sind dabei nicht nur die Größe und Lage der Fläche. Auch die Vorgaben des jeweiligen Veranstalters müssen berücksichtigt werden.
Dazu können beispielsweise technische Richtlinien, Aufbau- und Abbauzeiten, Anlieferbedingungen und weitere organisatorische Anforderungen gehören. Der AUMA weist darauf hin, dass Teilnahmebedingungen und technische Richtlinien regelmäßig Bestandteil der Messebeteiligung sind.
Diese Informationen bilden die Grundlage für die weitere Organisation.
6. Das Standkonzept festlegen
Der Messestand muss zur Standfläche und zum Ziel des Auftritts passen. Dabei geht es nicht ausschließlich um das Erscheinungsbild.
Auch die Nutzung der Fläche spielt eine Rolle: Wo finden Gespräche statt? Wo werden Produkte präsentiert? Wo werden Informationsmaterialien bereitgestellt? Welche Bereiche benötigen Strom oder andere technische Anschlüsse?
Der AUMA beschreibt den Messestand als Kommunikationsraum und nennt unter anderem Zonen für Beratung, Produktpräsentation und Rückzug als Aspekte einer durchdachten Standkonzeption.
Für Unternehmen mit vorhandenem Messebestand stellt sich zusätzlich die Frage, welche Teile des bestehenden Systems für das neue Standkonzept verwendet werden können.
7. Prüfen, was bereits vorhanden ist
Dieser Punkt ist für die Organisation eines Messeauftritts besonders wichtig, wenn das Unternehmen bereits über einen Messestand verfügt.
Vor einer neuen Anschaffung sollte zunächst geprüft werden, was vorhanden ist und in welchem Zustand sich der Bestand befindet.
Zum Messebestand können beispielsweise gehören:
- Messestandsysteme
- Messewände
- Roll-ups
- Counter
- Displays
- Prospektständer
- Möbel
- Beleuchtung
- Grafiken
- Transportkisten
- sonstiges Messe-Equipment
Ein vorhandener Messestand muss nicht automatisch ersetzt werden, nur weil eine neue Veranstaltung ansteht.
Oft ist zunächst zu klären, welche Komponenten weiterverwendet werden können und welche Anpassungen für die konkrete Messe erforderlich sind.
8. Den Messebestand inventarisieren
Eine Inventarisierung schafft Übersicht über den vorhandenen Bestand.
Das kann besonders bei Unternehmen sinnvoll sein, die regelmäßig an mehreren Veranstaltungen teilnehmen. Wenn nach einer Messe nicht mehr nachvollziehbar ist, welche Komponenten vorhanden sind, wird die Vorbereitung des nächsten Auftritts unnötig aufwendig.
Eine Bestandsübersicht kann beispielsweise festhalten:
- welche Komponenten vorhanden sind
- wo sie gelagert werden
- wie sie verpackt sind
- welche Komponenten zusammengehören
- welche Teile beschädigt oder unvollständig sind
- welche Elemente regelmäßig benötigt werden
Damit wird aus einer Ansammlung von Messe-Equipment ein verwaltbarer Messebestand.
9. Grafiken und Beschriftungen vorbereiten
Ein Messestand kann technisch vollständig sein und trotzdem für die nächste Veranstaltung angepasst werden müssen.
Ein häufiger Grund sind Grafiken und Beschriftungen.
Produkte ändern sich, Kampagnen laufen aus, Ansprechpartner wechseln oder das Unternehmen verwendet inzwischen andere Kommunikationsinhalte. Deshalb sollten die grafischen Elemente rechtzeitig vor dem Transport geprüft werden.
Bei einem vorhandenen modularen Messebestand kann es möglich sein, einzelne Grafiken auszutauschen, ohne den gesamten Stand neu anzuschaffen.
Auch unter dem Gesichtspunkt der Wiederverwendung kann es sinnvoll sein, vorhandene Komponenten möglichst lange einzusetzen und gezielt zu aktualisieren. Der 2026 veröffentlichte gemeinsame Leitfaden von AUMA und fwd: empfiehlt, Ressourceneffizienz, Wiederverwendung und Reparatur bereits in Planung, Beschaffung, Umsetzung und Rückbau zu berücksichtigen.
10. Die notwendige Ausstattung zusammenstellen
Neben dem eigentlichen Messestand wird häufig weitere Ausstattung benötigt.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Counter
- Sitzmöbel
- Tische
- Prospektständer
- Displays
- Beleuchtung
- Präsentationstechnik
- Produktmuster
- Informationsmaterial
Welche Ausstattung erforderlich ist, hängt vom Konzept und von der Veranstaltung ab.
Deshalb sollte vor dem Transport nicht nur der Stand selbst, sondern der gesamte für die Veranstaltung benötigte Messebestand zusammengestellt werden.
11. Das Standpersonal planen
Ein Messestand benötigt Menschen, die ihn betreuen.
Bei der Personalplanung geht es nicht nur darum, genügend Personen einzuplanen. Es sollte auch feststehen, wer welche Aufgaben übernimmt und welche Informationen das Standteam benötigt.
Der AUMA empfiehlt unter anderem eine gezielte Vorbereitung des Standpersonals und die klare Abstimmung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
Für die praktische Organisation können beispielsweise folgende Fragen geklärt werden:
- Wer ist an welchen Messetagen vor Ort?
- Wer führt Kundengespräche?
- Wer kennt die einzelnen Produkte und Leistungen?
- Wer übernimmt die interne Koordination?
- Wer dokumentiert wichtige Gespräche?
12. Reise und Unterkunft organisieren
Ein Messeauftritt findet selten am Unternehmensstandort statt. Deshalb gehört auch die Reiseplanung zur Organisation.
Je nach Messe können Anreise, Hotel, Transfers und weitere organisatorische Punkte relevant sein.
Bei größeren Teams oder Veranstaltungen mit hoher Nachfrage nach Unterkünften lohnt es sich, diese Punkte nicht erst kurz vor der Messe zu klären.
Die Reiseplanung betrifft dabei nicht nur das Standpersonal. Auch Mitarbeiter, Projektverantwortliche und gegebenenfalls externe Partner können berücksichtigt werden müssen.
13. Messekommunikation und Einladungen vorbereiten
Die Organisation eines Messeauftritts besteht nicht ausschließlich aus physischen Aufgaben.
Wenn Kunden und Interessenten am Stand erwartet werden, sollte die Messebeteiligung auch kommunikativ vorbereitet werden.
Dazu können gehören:
- Ankündigung der Messeteilnahme
- Einladungen an Kunden und Interessenten
- Terminvereinbarungen
- Informationen zu Produkten oder Neuheiten
- Kommunikation über die eigenen Kanäle
- Pressearbeit, sofern relevant
Der AUMA führt die Ankündigung der Messebeteiligung und Einladungen ebenfalls als Teil der Termin- und Ablaufplanung auf.
14. Gesprächsunterlagen und Präsentationsmaterial vorbereiten
Wer auf einer Messe Gespräche führen möchte, benötigt dafür die passenden Unterlagen und Informationen.
Je nach Unternehmen können dies Produktunterlagen, Präsentationen, Broschüren, Datenblätter, Muster oder andere Materialien sein.
Wichtig ist, dass diese Materialien nicht nur erstellt, sondern auch tatsächlich am Messestand verfügbar sind.
Bei der Messeplanung sollte deshalb zwischen „erstellt“ und „vor Ort verfügbar“ unterschieden werden.
Der AUMA nennt die Vorbereitung von Gesprächsunterlagen ausdrücklich als Bestandteil der Terminplanung einer Messebeteiligung.
15. Transport des Messestands organisieren
Jetzt kommt ein Bereich ins Spiel, der für EINS PLUS besonders relevant ist: der physische Weg des Messebestands zur Veranstaltung.
Ein Messestand muss aus dem Lager oder vom Unternehmensstandort abgeholt, transportiert und am Veranstaltungsort bereitgestellt werden.
Dabei sollte frühzeitig geklärt werden:
- Wo befindet sich der Bestand?
- Was muss transportiert werden?
- Wie ist der Bestand verpackt?
- Wann muss abgeholt werden?
- Wann kann angeliefert werden?
- Wo erfolgt die Anlieferung?
- Welche Vorgaben des Veranstalters sind zu berücksichtigen?
- Wer koordiniert die Übergabe vor Ort?
Der Transport sollte dabei nicht isoliert betrachtet werden. Er ist Teil der gesamten Kette von Lagerung, Vorbereitung, Anlieferung, Aufbau und späterem Rücktransport.
16. Anlieferung und Veranstaltervorgaben beachten
Die Frage „Wann fährt der Lkw los?“ reicht für eine professionelle Messeplanung nicht aus.
Entscheidend ist auch, wann und unter welchen Bedingungen der Messebestand am Veranstaltungsort angeliefert werden kann.
Je nach Veranstaltungsort können unterschiedliche Zufahrten, Zeitfenster und Logistikprozesse gelten.
Deshalb müssen die Informationen des jeweiligen Veranstalters und Veranstaltungsortes geprüft werden.
Der AUMA führt die Überwachung der Anlieferungen ausdrücklich als Bestandteil der Durchführungsphase einer Messebeteiligung auf.
17. Den Messeaufbau organisieren
Wenn der Messebestand angekommen ist, muss der Stand aufgebaut und eingerichtet werden.
Die Frage lautet deshalb:
Wer baut den Messestand tatsächlich auf?
Bei einem einfachen mobilen System kann der Aufbau möglicherweise intern erfolgen. Bei komplexeren Systemen oder wenn die eigenen Mitarbeiter nicht über die erforderliche Zeit oder Erfahrung verfügen, kann ein externes Montageteam sinnvoll sein.
Wichtig ist, dass Aufbau und Transport als zwei miteinander verbundene, aber unterschiedliche Aufgaben geplant werden.
Was beim Aufbau zusätzlich berücksichtigt werden kann
- Montage der Standkomponenten
- Anbringen von Grafiken
- Aufstellen von Möbeln und Counterelementen
- Einrichtung von Präsentationsbereichen
- Einrichtung technischer Komponenten
- abschließende Kontrolle der Standfläche
18. Leergut und Verpackungen organisieren
Beim Aufbau entstehen Verpackungen, Transportmaterialien und gegebenenfalls Leergut.
Diese Materialien müssen nach dem Aufbau nicht einfach am Stand verbleiben. Für die jeweilige Veranstaltung kann es eigene Regelungen zur Einlagerung oder Bereitstellung geben.
Der AUMA führt die Auslagerung beziehungsweise Anlieferung des Leerguts als Teil der Durchführungs- und Abbauphase auf.
Für Aussteller bedeutet das: Bereits vor dem Aufbau sollte geklärt sein, was mit den Verpackungen passiert und wie sie für den Abbau wieder verfügbar gemacht werden.
19. Den Messeauftritt während der Veranstaltung organisieren
Auch während der Messe gibt es organisatorische Aufgaben.
Der Stand muss betreut werden, Gespräche müssen geführt und dokumentiert werden und gegebenenfalls müssen Kunden oder VIP-Gäste betreut werden.
Auch die Beobachtung des Wettbewerbs und die Dokumentation des Messeauftritts können Teil der Messeorganisation sein. Der AUMA nennt diese Aufgaben ausdrücklich in seiner Planungssystematik.
Bei bestimmten Veranstaltungen können darüber hinaus Stand-by-Services, Catering oder weitere Leistungen relevant sein.
20. Leadmanagement vorbereiten
Wenn die Messe vor allem zur Kundengewinnung oder Kontaktpflege genutzt wird, sollte bereits vor dem Messestart geklärt sein, wie Gespräche und Kontakte erfasst werden.
Es sollte beispielsweise feststehen, welche Informationen zu einem Kontakt erfasst werden und wie die Kontakte nach der Messe weiterbearbeitet werden.
Der AUMA empfiehlt, Kriterien für die Leadbewertung bereits vor der Messe festzulegen und die Kontakte während der Veranstaltung strukturiert zu erfassen.
Damit wird die Messe nicht nur zu einem Termin im Kalender, sondern zu einem strukturierten Vertriebsprozess.
21. Den Abbau bereits vor der Messe planen
Der Abbau sollte nicht erst am letzten Messetag organisiert werden.
Bereits vor der Veranstaltung sollte klar sein, wer den Stand abbaut, wie die Komponenten verpackt werden und wann die Abholung erfolgt.
Das ist besonders wichtig, wenn ein externer Dienstleister beteiligt ist oder der Messebestand anschließend in ein Lager zurückgebracht werden soll.
Der AUMA führt die Überwachung der Abbauarbeiten und den Rücktransport ausdrücklich als Bestandteile der Messebeteiligung auf.
22. Den Rücktransport organisieren
Nach dem Abbau muss entschieden werden, wohin der Messebestand geht.
Mögliche Ziele sind beispielsweise:
- das eigene Unternehmen
- ein externes Lager
- eine andere Niederlassung
- direkt die nächste Veranstaltung
Welche Variante sinnvoll ist, hängt vom Veranstaltungsplan und vom vorhandenen Messebestand ab.
Bei mehreren Veranstaltungen kann es sinnvoll sein, den Messebestand zentral zu lagern und zwischen den Veranstaltungen gezielt bereitzustellen.
23. Die Lagerung zwischen den Veranstaltungen klären
Ein Messestand benötigt auch dann einen organisatorischen Rahmen, wenn gerade keine Messe stattfindet.
Bei regelmäßigen Ausstellern ist deshalb die Lagerung ein wichtiger Bestandteil der Messeorganisation.
Eine Lagerlösung kann insbesondere dann interessant sein, wenn im Unternehmen keine geeignete Fläche vorhanden ist oder der Messebestand nicht dauerhaft im Büro, Keller oder Produktionsbereich stehen soll.
Wichtig ist dabei nicht nur, dass das Material irgendwo steht. Der Bestand sollte bei Bedarf wieder identifiziert, zusammengestellt und für die nächste Veranstaltung bereitgestellt werden können.
Vom Lager zurück zur nächsten Messe
Ein gut organisierter Messebestand durchläuft zwischen zwei Veranstaltungen idealerweise einen nachvollziehbaren Prozess:
Rücktransport → Prüfung → Einlagerung → Bestandsverwaltung → Vorbereitung → Transport → nächste Messe.
Damit wird Lagerung zu einem festen Bestandteil des Messeauftritts und nicht zu einer Zwischenlösung nach dem Abbau.
24. Schäden und fehlende Komponenten dokumentieren
Nach einer Messe sollte der Bestand nicht einfach wieder ins Lager gestellt werden.
Beim Abbau kann auffallen, dass eine Komponente beschädigt ist oder fehlt. Grafiken können beschädigt worden sein. Transportverpackungen können nicht mehr vollständig sein.
Wer diese Punkte erst kurz vor der nächsten Messe bemerkt, hat deutlich weniger Zeit für eine Lösung.
Deshalb kann es sinnvoll sein, den Bestand nach jeder Veranstaltung zu prüfen und notwendige Reparaturen oder Ergänzungen frühzeitig zu dokumentieren.
25. Die Messe nachbereiten
Die Organisation endet auch nach dem Rücktransport noch nicht vollständig.
Nach der Messe sollten Kontakte nachbearbeitet, Kosten geprüft und die Ergebnisse ausgewertet werden.
Der AUMA empfiehlt unter anderem Follow-up, Kostenkontrolle, Erfolgskontrolle, Dokumentation und die Entscheidung über eine mögliche Teilnahme an Folgeveranstaltungen.
Für die operative Messeorganisation kommt zusätzlich die Frage hinzu, was mit dem vorhandenen Messebestand für die nächste Veranstaltung geschehen soll.
26. Was gehört zu einer guten Messeorganisation?
Eine gute Organisation zeichnet sich nicht dadurch aus, dass besonders viele einzelne Aufgabenlisten erstellt werden.
Entscheidend ist vielmehr, dass die einzelnen Schritte zusammenpassen.
Die grundlegende Kette kann beispielsweise so aussehen:
Messe auswählen → Ziele definieren → Standfläche planen → Bestand prüfen → Ausstattung vorbereiten → Personal organisieren → Transport planen → Anlieferung koordinieren → Aufbau → Messe → Abbau → Rücktransport → Lagerung → Nachbereitung.
Je nach Unternehmen kommen weitere Aufgaben hinzu. Bei einem großen internationalen Messeauftritt können diese sehr umfangreich sein. Bei einem kleinen Messestand können sie deutlich kompakter ausfallen.
Die Grundlogik bleibt jedoch dieselbe.
27. Muss ein Unternehmen alle Aufgaben selbst übernehmen?
Nein. Die Organisation kann vollständig intern, vollständig extern oder in einer Kombination aus beiden Varianten erfolgen.
Ein Unternehmen kann beispielsweise Marketing, Vertrieb und Personal selbst organisieren, während Lagerung, Transport, Aufbau und Abbau an externe Dienstleister vergeben werden.
Gerade für kleine und mittlere Unternehmen kann diese Aufteilung interessant sein, wenn keine eigene Infrastruktur für wiederkehrende Messeauftritte vorhanden ist.
Auch Unternehmen, die bereits einen Messestand von einem anderen Anbieter besitzen, können einzelne Aufgaben rund um diesen Bestand auslagern.
Wann ein externer Messe-Service sinnvoll sein kann
Externe Unterstützung kann besonders dann interessant werden, wenn die Messeauftritte regelmäßig stattfinden und sich die gleichen organisatorischen Aufgaben wiederholen.
Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn:
- ein vorhandener Messestand regelmäßig eingesetzt wird
- keine eigene Lagerfläche vorhanden ist
- mehrere Veranstaltungen pro Jahr stattfinden
- kein eigener Messebauer vorhanden ist
- Transport und Anlieferung regelmäßig organisiert werden müssen
- Aufbau und Abbau nicht intern übernommen werden sollen
- der Messebestand an verschiedenen Orten verteilt ist
- ein zentraler Ansprechpartner für die operativen Aufgaben gewünscht ist
Dabei muss nicht zwangsläufig der komplette Messeauftritt ausgelagert werden. Auch einzelne Bausteine können extern organisiert werden.
Die Organisation eines vorhandenen Messebestands
Für Unternehmen mit einem bestehenden Messestand verschiebt sich der Schwerpunkt der Organisation häufig weg vom Neukauf und hin zur laufenden Betreuung.
Der entscheidende Ablauf lautet dann nicht:
„Für jede Messe einen neuen Stand planen.“
Sondern:
„Den vorhandenen Bestand für die jeweilige Veranstaltung verfügbar machen.“
Dazu gehören Bestandsaufnahme, Lagerung, Vorbereitung, Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau und Rücktransport.
Das ist besonders interessant für Unternehmen, die ihren Messestand mehrfach nutzen möchten.
Wie EINS PLUS bei der Organisation eines Messeauftritts unterstützen kann
EINS PLUS versteht sich nicht als klassischer Messebauer, der für jede Veranstaltung einen neuen Messestand verkaufen muss.
Wenn Sie bereits einen Messestand oder Messebestand besitzen, kann dieser Bestand die Grundlage für Ihre nächsten Messeauftritte sein.
EINS PLUS kann je nach Bedarf Aufgaben rund um den vorhandenen Bestand übernehmen. Dazu können beispielsweise die Übernahme und Inventarisierung des Messebestands, die Lagerung, die Vorbereitung, die Zusammenstellung für eine konkrete Veranstaltung, der Transport, die Anlieferung sowie Aufbau und Abbau gehören.
Auch vorhandene Messewände, Roll-ups, Counter, Displays, Möbel, Grafiken und weitere Messeausstattung können in die Organisation einbezogen werden.
Damit steht nicht die Frage im Mittelpunkt, welchen neuen Messestand Sie kaufen müssen. Entscheidend ist vielmehr, was mit Ihrem bestehenden Messebestand zwischen zwei Veranstaltungen passiert.
Ein Messeauftritt ist eine Kette von Aufgaben
Die Organisation eines Messeauftritts umfasst deutlich mehr als Standfläche und Standbau.
Sie beginnt mit der Auswahl und Planung der Veranstaltung und reicht über Ziele, Budget, Stand, Personal und Kommunikation bis hin zu Messebestand, Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau, Rücktransport, Lagerung und Nachbereitung.
Wer regelmäßig ausstellt, sollte deshalb nicht nur die einzelne Messe betrachten. Interessanter ist der gesamte Ablauf rund um den vorhandenen Messebestand.
Dann wird aus vielen einzelnen Aufgaben ein wiederkehrender Prozess:
Lagerung → Vorbereitung → Transport → Anlieferung → Aufbau → Veranstaltung → Abbau → Rücktransport → Lagerung.
Genau diese Organisation entscheidet letztlich darüber, wie viel Aufwand ein Messeauftritt intern verursacht.
Sie stellen aus. Wir kümmern uns.
Wenn Sie bereits einen Messestand besitzen, müssen Sie die Organisation Ihres nächsten Messeauftritts nicht zwangsläufig jedes Mal neu aufbauen.
EINS PLUS kann Sie bei den Aufgaben rund um Ihren vorhandenen Messebestand unterstützen – von der Übernahme und Lagerung über Vorbereitung und Transport bis hin zu Aufbau, Abbau und Rücktransport.
So kann ein vorhandener Messestand für mehrere Veranstaltungen eingesetzt werden, ohne dass jedes Mal ein neues Standprojekt entstehen muss.
Sie haben einen Messestand. Sie haben eine Veranstaltung. EINS PLUS kümmert sich um das, was dazwischen passiert.