Ein Messestand steht nicht einfach am Veranstaltungstag in der Messehalle. Bevor ein Unternehmen seine ersten Besucher am Stand begrüßen kann, müssen zahlreiche logistische Aufgaben organisiert werden. Messegut muss vorbereitet, verpackt, transportiert, angeliefert und am richtigen Ort bereitgestellt werden. Nach der Veranstaltung geht der Ablauf in die andere Richtung: Abbau, Abholung, Rücktransport und gegebenenfalls Einlagerung stehen an.
Genau deshalb ist Messe-Logistik mehr als ein Transport von A nach B. Sie verbindet verschiedene Arbeitsschritte rund um den Messeauftritt und sorgt dafür, dass Messestand, Ausstattung, Exponate und weiteres Material zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort verfügbar sind.
Für Unternehmen wird das besonders relevant, wenn ein vorhandener Messestand mehrfach im Jahr eingesetzt wird. Dann entsteht ein wiederkehrender Ablauf aus Vorbereitung, Transport, Veranstaltung, Rücktransport und Lagerung. Wer diese Abläufe frühzeitig strukturiert, kann unnötige Zwischenlagerungen, fehlende Komponenten und kurzfristige Transporte vermeiden.
Dieser Artikel zeigt, was zur Messe-Logistik gehört, welche Aufgaben häufig unterschätzt werden und an welchen Stellen Unternehmen externe Unterstützung einsetzen können.
Was bedeutet Messe-Logistik eigentlich?
Unter Messe-Logistik lassen sich alle organisatorischen und praktischen Aufgaben zusammenfassen, die notwendig sind, um einen Messeauftritt logistisch umzusetzen. Dazu gehören nicht nur Transporte, sondern je nach Veranstaltung auch die Vorbereitung des Messebestands, die Anlieferungsorganisation, die Bereitstellung vor Ort, der Aufbau, der Abbau, der Rücktransport und die anschließende Lagerung.
Welche einzelnen Leistungen benötigt werden, hängt vom Messeauftritt ab. Ein Unternehmen mit einem kleinen mobilen Messesystem benötigt eine andere Logistik als ein Aussteller mit einem großen individuellen Messestand und umfangreichen Exponaten.
Auch der Veranstaltungsort spielt eine Rolle. Messegelände verfügen häufig über eigene Vorgaben für Anlieferung, Zufahrt, Aufbau und Abbau. Diese Vorgaben sollten vor dem Transport geprüft und in die Planung einbezogen werden. Bei der Messe Frankfurt beispielsweise müssen Fahrzeuge während bestimmter Auf- und Abbauphasen vorab registriert werden; je nach Veranstaltung gelten außerdem konkrete Zeitfenster und Zufahrtsregelungen.
Messe-Logistik beginnt nicht mit dem Transport
Ein häufiger Fehler besteht darin, Messe-Logistik ausschließlich als Transportaufgabe zu betrachten. Tatsächlich beginnt die logistische Vorbereitung bereits deutlich früher.
Bevor ein Fahrzeug disponiert werden kann, muss zunächst klar sein, was überhaupt transportiert werden soll. Bei einem bestehenden Messebestand kann das eine ganze Liste verschiedener Komponenten sein:
- Messestand und Standbauelemente
- Messewände und Displays
- Roll-ups
- Counter
- Prospektständer
- Messetheken und Möbel
- Grafiken und Beschriftungen
- Beleuchtung
- Präsentationstechnik
- Verpackungen und Transportkisten
- Informations- und Werbematerial
- Produkte oder Exponate
Gerade bei einem über Jahre gewachsenen Messebestand ist deshalb eine Bestandsaufnahme sinnvoll. Denn der eigentliche Aufwand entsteht nicht selten dadurch, dass einzelne Teile fehlen, falsch eingelagert wurden oder nicht eindeutig zugeordnet werden können.
Welche Aufgaben gehören zur Messe-Logistik?
Eine einheitliche Messe-Logistik gibt es nicht. Je nach Unternehmen und Veranstaltung können unterschiedliche Aufgaben dazugehören. Typischerweise lässt sich der Ablauf jedoch in mehrere aufeinanderfolgende Bereiche unterteilen.
1. Messebestand vorbereiten
Vor dem Transport sollte zunächst geprüft werden, welche Bestandteile für die jeweilige Veranstaltung benötigt werden. Ein Unternehmen, das denselben Messestand auf mehreren Veranstaltungen einsetzt, benötigt möglicherweise nicht jedes vorhandene Element bei jedem Termin.
Deshalb sollte vorab feststehen:
- Welche Komponenten werden benötigt?
- Welche Grafiken werden eingesetzt?
- Welche Möbel gehören zum Auftritt?
- Welche Exponate müssen mit?
- Welche technischen Geräte werden benötigt?
- Welche Teile bleiben im Lager?
- Welche Komponenten müssen ergänzt oder ersetzt werden?
Diese Vorbereitung bildet die Grundlage für alle weiteren logistischen Schritte.
2. Verpacken und für den Transport vorbereiten
Nach der Zusammenstellung muss das Messegut transportfähig gemacht werden. Dabei kommt es nicht nur auf ausreichenden Schutz an. Auch die spätere Zuordnung und der Aufbau können durch eine sinnvolle Verpackungsstruktur erleichtert werden.
Bei wiederkehrenden Messeauftritten kann es beispielsweise sinnvoll sein, Komponenten so zu gruppieren, dass sie beim nächsten Einsatz schnell identifiziert werden können. Eine klare Kennzeichnung von Kisten, Taschen, Systemteilen und Grafiken reduziert den Aufwand bei der späteren Bereitstellung.
3. Transport zur Messe
Der eigentliche Transport ist nur ein Teil der Messe-Logistik. Entscheidend ist, dass das Transportgut nicht einfach nur am Veranstaltungsort ankommt, sondern entsprechend den Vorgaben der Veranstaltung angeliefert werden kann.
Dafür müssen unter anderem folgende Informationen bekannt sein:
- Veranstaltungsort
- Halle und Standnummer
- geplantes Anlieferdatum
- Anlieferzeit beziehungsweise Zeitfenster
- Art und Umfang des Transportguts
- Abmessungen und Gewicht, soweit relevant
- Ansprechpartner vor Ort
- besondere Zufahrts- oder Anlieferungsvorgaben
Die konkreten Regeln sind vom jeweiligen Veranstaltungsort und der Veranstaltung abhängig. Messe Frankfurt weist beispielsweise ausdrücklich auf Fahrzeugregistrierung, Check-in und unterschiedliche Regelungen für Auf- und Abbau hin.
4. Anlieferung und Bereitstellung
Die Anlieferung endet nicht zwangsläufig an der Grundstücksgrenze des Messegeländes. Je nach Veranstaltungsort muss das Messegut anschließend innerhalb des Geländes weitertransportiert und am Stand bereitgestellt werden.
Auf größeren Messegeländen können dafür eigene Logistikleistungen vorgesehen sein. Die Messe Frankfurt beschreibt beispielsweise Leistungen wie die Anlieferung von Gütern zum Messestand über das Cargo Center sowie die Bereitstellung von Geräten für die Entladung.
Für den Aussteller bedeutet das: Die externe Messe-Logistik des eigenen Dienstleisters und die Logistikvorgaben des Veranstaltungsortes müssen zusammenpassen.
5. Aufbau und Montage
Bei vielen Messeauftritten folgt auf die Anlieferung der Aufbau. Dabei kann es sich um einen vollständigen Messestand oder um ein mobiles System handeln.
Auch hier sollte nicht davon ausgegangen werden, dass am Veranstaltungstag beliebig aufgebaut werden kann. Veranstalter legen konkrete Aufbauzeiten fest. Diese können sich je nach Veranstaltung unterscheiden und teilweise zusätzliche Registrierung oder Genehmigungen erfordern.
Bei der Planung sollte deshalb geklärt sein, wer für die Montage verantwortlich ist und wann das benötigte Material tatsächlich verfügbar sein muss.
6. Abbau und Abholung
Mit dem Ende der Messe ist die logistische Arbeit noch nicht beendet. Der Messestand muss abgebaut, verpackt und vom Veranstaltungsort abtransportiert werden.
Auch für den Abbau gelten häufig konkrete Zeitfenster. Bei einzelnen Veranstaltungen kann beispielsweise ein früherer Abbau innerhalb des Messestands erlaubt sein, während die Zufahrt von Fahrzeugen erst zu einem späteren Zeitpunkt möglich ist. Die Messe Frankfurt weist bei verschiedenen Veranstaltungen ausdrücklich auf solche zeitlich getrennten Abläufe hin.
Für Unternehmen ist deshalb wichtig, bereits vor der Messe zu wissen, wer den Abbau übernimmt und wie der Rücktransport organisiert wird.
7. Rücktransport und Einlagerung
Nach dem Abbau stellt sich die nächste Frage: Wohin mit dem Messebestand?
Bei einem einmaligen Messeauftritt kann das Material direkt zum Unternehmen zurückgebracht werden. Bei regelmäßigen Veranstaltungen ist eine externe Lagerung häufig eine weitere organisatorische Option.
Der Ablauf kann dann beispielsweise so aussehen:
- Abbau auf der Messe
- Verpackung des Messebestands
- Abholung
- Rücktransport
- Einlagerung
- Bestandsverwaltung
- Vorbereitung für den nächsten Einsatz
Damit wird aus einem einmaligen Transport ein wiederkehrender Messe-Logistikprozess.
Warum Messe-Logistik bei mehreren Veranstaltungen anspruchsvoller wird
Ein einzelner Messeauftritt lässt sich häufig noch relativ überschaubar organisieren. Komplexer wird es, wenn ein Unternehmen beispielsweise fünf, zehn oder mehr Veranstaltungen pro Jahr besucht.
Dann können mehrere logistische Abläufe parallel stattfinden. Während ein Messestand auf einer Veranstaltung aufgebaut wird, muss möglicherweise bereits das Material für den nächsten Termin zusammengestellt werden.
Besonders wichtig werden dann:
- ein aktueller Messekalender
- eine Übersicht über vorhandene Komponenten
- klare Zuordnung der Bestände zu Veranstaltungen
- rechtzeitige Transportplanung
- definierte Auf- und Abbauzeiten
- geregelte Rücktransporte
- ausreichende Lagerkapazitäten
- eindeutige Ansprechpartner
Je häufiger ein Messestand eingesetzt wird, desto mehr lohnt sich deshalb ein standardisierter Ablauf.
Der Messebestand sollte bekannt sein
Eine gute Messe-Logistik setzt voraus, dass das Unternehmen weiß, was tatsächlich vorhanden ist.
Das klingt selbstverständlich, ist in der Praxis aber nicht immer der Fall. Messebestände wachsen häufig über Jahre. Ein Unternehmen kauft einen Counter, später eine Messewand, einige Jahre danach neue Roll-ups und irgendwann zusätzliche Möbel. Einzelne Grafiken werden ersetzt, andere bleiben im Lager.
So entsteht ein Bestand, der zwar vorhanden ist, aber nicht unbedingt zentral dokumentiert wird.
Eine einfache Inventarisierung kann deshalb bereits viel helfen. Dokumentiert werden können beispielsweise:
- Bezeichnung der Komponente
- Anzahl
- Abmessungen
- Gewicht, sofern relevant
- Lagerort
- Zustand
- zugehörige Grafik
- Verpackung
- Verwendungszweck
Damit wird aus einem unübersichtlichen Materialbestand ein nutzbarer Messebestand.
Messe-Logistik und Lagerung gehören häufig zusammen
Transport und Lagerung sollten nicht isoliert betrachtet werden. Gerade bei wiederkehrenden Messeauftritten hängen beide Bereiche unmittelbar zusammen.
Der Messestand wird nach der Veranstaltung nicht einfach „weggeräumt“. Er muss so eingelagert werden, dass er für den nächsten Einsatz wieder verfügbar ist.
Das betrifft nicht nur den eigentlichen Stand. Auch Messewände, Roll-ups, Counter, Möbel, Grafiken und weiteres Messe-Equipment können Bestandteil des Lagerbestands sein.
Eine durchdachte Logistik berücksichtigt deshalb bereits bei der Rückholung, wie der Bestand später wieder verwendet werden soll.
Was passiert mit dem Messebestand zwischen zwei Veranstaltungen?
Zwischen zwei Messen befindet sich der Messebestand häufig in einem Zwischenzustand: Die letzte Veranstaltung ist abgeschlossen, die nächste steht aber bereits im Kalender.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um den Bestand zu prüfen.
Zum Beispiel:
- Sind alle Komponenten zurückgekommen?
- Ist etwas beschädigt?
- Fehlen Teile?
- Sind die Grafiken noch aktuell?
- Müssen Verbrauchsmaterialien ergänzt werden?
- Wird für die nächste Messe eine andere Ausstattung benötigt?
- Ist der Transport bereits organisiert?
Wer diese Fragen erst kurz vor dem nächsten Messetermin stellt, riskiert unnötigen Zeitdruck.
Welche Informationen benötigt die Messe-Logistik?
Je früher die logistischen Eckdaten feststehen, desto einfacher lässt sich der Ablauf organisieren. Eine vollständige Planung sollte mindestens die wichtigsten Informationen zur Veranstaltung und zum Messebestand enthalten.
Informationen zur Veranstaltung
- Name der Veranstaltung
- Veranstaltungsort
- Veranstaltungsdatum
- Halle und Standnummer
- Aufbauzeiten
- Abbauzeiten
- besondere Zufahrtsregelungen
- Anlieferfristen
Informationen zum Messebestand
- Art der Komponenten
- Anzahl der Packstücke
- Abmessungen
- Gewichte
- Verpackungsart
- besondere Anforderungen an Transport oder Handhabung
Informationen zu den Ansprechpartnern
- Kontakt im Unternehmen
- Kontakt vor Ort
- Ansprechpartner für Aufbau
- Ansprechpartner für Abbau
- gegebenenfalls Ansprechpartner beim Veranstalter
Bei komplexeren Veranstaltungen können zusätzliche Vorgaben hinzukommen. Deshalb sollten immer die aktuellen Aussteller- und Logistikinformationen des jeweiligen Veranstalters geprüft werden.
Warum die Vorgaben des Veranstalters entscheidend sind
Ein Messegelände ist kein gewöhnlicher Lieferort. Zufahrten, Ladezonen, Zeitfenster, Fahrzeugregistrierungen und Abbauvorgaben können Bestandteil der Veranstaltungsorganisation sein.
Die technischen Richtlinien der Messe Frankfurt zeigen beispielsweise, dass Auf- und Abbauzeiten sowie die Zufahrt außerhalb dieser Zeiten besonderen Regelungen unterliegen können.
Auch die konkrete Veranstaltung kann zusätzliche Vorgaben machen. Deshalb sollte eine Transportplanung niemals allein auf Basis des Veranstaltungsdatums erfolgen.
Wichtiger sind die tatsächlichen logistischen Zeitpunkte:
- Wann darf das Messegut angeliefert werden?
- Wann kann ein Fahrzeug auf das Gelände fahren?
- Wo erfolgt der Check-in?
- Wo befindet sich die Ladezone?
- Wann darf abgebaut werden?
- Wann kann das Abbau-Fahrzeug zufahren?
- Bis wann muss das Gelände geräumt sein?
Was wird bei der Messe-Logistik häufig unterschätzt?
Viele organisatorische Probleme entstehen nicht beim eigentlichen Transport, sondern an den Schnittstellen zwischen verschiedenen Aufgaben.
Die Anlieferzeit
Ein Transport kann pünktlich am Messegelände eintreffen und trotzdem nicht wie geplant an den Stand gelangen, wenn Zufahrts- oder Zeitvorgaben nicht berücksichtigt wurden.
Die vollständige Zusammenstellung
Ein fehlender Counter, eine vergessene Grafik oder ein benötigtes Verbindungsteil können den Aufbau verzögern. Eine Bestandsprüfung vor dem Versand kann solche Probleme reduzieren.
Der Rücktransport
Nach dem letzten Messetag denken viele zunächst nur an den Abbau. Der Rücktransport muss jedoch ebenfalls geplant werden.
Die Lagerung
Wenn der Bestand nach der Messe keinen definierten Lagerplatz hat, beginnt die Suche nach einer kurzfristigen Lösung. Bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr kann das schnell zum wiederkehrenden Problem werden.
Die nächste Veranstaltung
Der Messebestand sollte nach dem Rücktransport nicht einfach verschwinden. Idealerweise ist bereits bekannt, wann er wieder benötigt wird und welche Komponenten dafür erforderlich sind.
Messe-Logistik selbst organisieren oder auslagern?
Grundsätzlich können Unternehmen viele logistische Aufgaben selbst übernehmen. Bei kleinen und einfachen Messeauftritten kann das durchaus funktionieren.
Mit zunehmender Zahl an Veranstaltungen steigt jedoch der organisatorische Aufwand. Besonders dann, wenn der Messebestand nicht zentral gelagert wird oder mehrere Personen innerhalb des Unternehmens beteiligt sind.
Eine externe Unterstützung kann insbesondere bei folgenden Aufgaben sinnvoll sein:
- Übernahme des vorhandenen Messebestands
- Bestandsaufnahme und Inventarisierung
- Lagerung
- Zusammenstellung für die jeweilige Veranstaltung
- Vorbereitung und Verpackung
- Transport
- Anlieferungsorganisation
- Aufbau und Montage
- Abbau und Demontage
- Rücktransport
- erneute Einlagerung
Der entscheidende Punkt ist dabei: Ein Unternehmen muss nicht zwangsläufig seinen bestehenden Messestand ersetzen, nur weil die Organisation rund um diesen Bestand aufwendig geworden ist.
Ein vorhandener Messestand kann weiter genutzt werden
Ein bestehender Messestand kann bei entsprechender Planung über mehrere Veranstaltungen eingesetzt werden. Dabei muss nicht jede Veranstaltung exakt gleich aussehen.
Je nach System und Bestand können beispielsweise Grafiken ausgetauscht, einzelne Elemente ergänzt oder bestimmte Komponenten für eine kleinere Standfläche weggelassen werden.
Damit verändert sich auch die Rolle der Messe-Logistik. Sie organisiert nicht nur den Transport eines festen Pakets, sondern unterstützt einen wiederkehrenden Messebestand, der für unterschiedliche Veranstaltungen zusammengestellt werden kann.
Der wiederkehrende Messe-Logistikprozess
Für Unternehmen mit mehreren Messeauftritten kann es sinnvoll sein, einen festen Ablauf zu definieren.
Ein solcher Prozess kann beispielsweise so aussehen:
- Messe im Jahreskalender erfassen
- benötigten Messebestand festlegen
- Veranstaltungsunterlagen prüfen
- Aufbau- und Anliefertermine festlegen
- Bestand zusammenstellen
- Transport organisieren
- Anlieferung koordinieren
- Aufbau durchführen
- Veranstaltung durchführen
- Abbau organisieren
- Rücktransport durchführen
- Bestand prüfen
- erneut einlagern
- für die nächste Veranstaltung bereitstellen
Ein solcher Ablauf schafft eine klare Verbindung zwischen den einzelnen Messeauftritten. Der Messebestand wird dadurch nicht für jede Veranstaltung neu organisiert, sondern als wiederkehrender Unternehmensbestand behandelt.
Was bedeutet gute Messe-Logistik für kleine Unternehmen?
Gerade kleine und mittlere Unternehmen haben häufig keine eigene Messeabteilung. Messeauftritte werden zusätzlich zu Marketing, Vertrieb oder Geschäftsführung organisiert.
Das bedeutet nicht, dass der Messeauftritt kompliziert sein muss. Im Gegenteil: Je kleiner das Team, desto wichtiger ist ein klarer und überschaubarer Ablauf.
Ein kleines Unternehmen kann beispielsweise einen kompakten Messebestand aus Messewand, Roll-up, Counter und einigen Präsentationselementen besitzen. Für die Veranstaltung werden diese Komponenten aus dem Lager geholt, transportiert, aufgebaut und anschließend wieder zurückgeführt.
Wenn diese Aufgaben nicht intern abgebildet werden können, kann ein externer Servicepartner einzelne oder mehrere dieser Schritte übernehmen.
Was gehört bei einem kleinen Messestand wirklich zur Logistik?
Auch ein kleiner Messestand benötigt einen organisierten Ablauf. Die geringe Größe reduziert zwar häufig den Umfang des Messeguts, nicht aber automatisch die Anzahl der organisatorischen Schritte.
Typischerweise können dazugehören:
- Bereitstellung von Messewand oder Display
- Bereitstellung des Counters
- Transport zum Veranstaltungsort
- Anlieferung
- Aufbau
- Abbau
- Rücktransport
- Lagerung bis zur nächsten Veranstaltung
Gerade bei solchen kompakten Auftritten kann ein wiederkehrender Serviceablauf interessant sein, weil das Unternehmen nicht für jede Veranstaltung sämtliche organisatorischen Aufgaben neu koordinieren muss.
Messe-Logistik bei Kongressen und kleineren Veranstaltungen
Nicht jeder Messeauftritt findet in einer klassischen Messehalle statt. Unternehmen präsentieren sich auch auf Kongressen, Tagungen, Fachveranstaltungen oder begleitenden Ausstellungen.
Hier kann der logistische Umfang deutlich kleiner sein. Statt eines klassischen Messestands werden möglicherweise nur eine Messewand, ein Counter, ein Roll-up, Informationsmaterial und wenige Produkte benötigt.
Die organisatorischen Fragen bleiben jedoch ähnlich:
- Was muss zum Veranstaltungsort?
- Wann kann angeliefert werden?
- Wer baut auf?
- Wer baut ab?
- Wer nimmt das Material wieder mit?
- Wo wird es bis zum nächsten Einsatz gelagert?
Damit ist Messe-Logistik nicht auf große Messestände beschränkt. Auch kompakte Ausstellerauftritte können einen organisierten logistischen Ablauf benötigen.
Wie Unternehmen ihre Messe-Logistik strukturieren können
Eine gute Organisation muss nicht kompliziert sein. Entscheidend ist, dass die wichtigsten Informationen an einer Stelle zusammenlaufen.
Für jede Veranstaltung sollte beispielsweise feststehen:
- Was wird benötigt?
- Wo befindet sich der Bestand?
- Wer stellt ihn zusammen?
- Wann muss er transportiert werden?
- Wann darf angeliefert werden?
- Wer baut auf?
- Wer baut ab?
- Wann erfolgt die Abholung?
- Wohin geht der Bestand nach der Veranstaltung?
- Wann wird er wieder benötigt?
Wer diese Fragen für jede Messe beantwortet, schafft bereits eine belastbare Grundlage für die weitere Organisation.
Ein zentral organisierter Messebestand reduziert Schnittstellen
Je mehr unterschiedliche Personen und Dienstleister beteiligt sind, desto mehr Schnittstellen entstehen. Marketing plant die Veranstaltung, Vertrieb benötigt bestimmte Exponate, ein Mitarbeiter kümmert sich um den Transport und jemand anderes weiß, wo der Messestand gelagert ist.
Das kann funktionieren. Es wird aber schwieriger, wenn mehrere Veranstaltungen zeitlich eng aufeinander folgen.
Eine zentrale Organisation des Messebestands kann deshalb eine praktische Alternative sein. Wenn Bestand, Lagerung, Transport und gegebenenfalls Montage miteinander verbunden sind, müssen diese Schritte nicht jedes Mal neu zwischen mehreren Beteiligten koordiniert werden.
Welche Rolle kann ein externer Messe-Servicepartner übernehmen?
Ein externer Servicepartner muss nicht zwangsläufig einen neuen Messestand planen oder verkaufen. Gerade für Unternehmen mit vorhandenem Messebestand kann die Unterstützung an einer anderen Stelle sinnvoll sein.
Der Dienstleister kann beispielsweise den bestehenden Bestand übernehmen, ihn lagern und für die jeweilige Veranstaltung vorbereiten. Hinzu kommen je nach Bedarf Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau und Rücktransport.
Damit bleibt der vorhandene Messebestand beim Unternehmen, während die organisatorischen und operativen Aufgaben rund um dessen Einsatz ausgelagert werden können.
Genau hier setzt EINS PLUS an. Der Fokus liegt nicht darauf, Unternehmen zwingend einen neuen Messestand zu verkaufen. EINS PLUS kann vorhandene Messebestände übernehmen, lagern, für Veranstaltungen bereitstellen und die damit verbundenen Aufgaben rund um Transport, Aufbau und Abbau organisieren.
Was Unternehmen vor jeder Messe klären sollten
Eine kompakte Prüfung vor jeder Veranstaltung kann helfen, die wichtigsten logistischen Punkte rechtzeitig zu erfassen.
- Ist die Veranstaltung bestätigt?
- Sind Halle und Standnummer bekannt?
- Sind die aktuellen Auf- und Abbauzeiten bekannt?
- Gibt es besondere Anliefer- oder Zufahrtsvorgaben?
- Welcher Messebestand wird benötigt?
- Sind alle Komponenten vorhanden?
- Sind Grafiken und Beschriftungen aktuell?
- Ist der Bestand transportfähig verpackt?
- Wer organisiert die Anlieferung?
- Wer übernimmt den Aufbau?
- Wer übernimmt den Abbau?
- Wie wird der Rücktransport organisiert?
- Wo wird der Bestand anschließend gelagert?
- Wann wird der Bestand für die nächste Veranstaltung wieder benötigt?
Wenn diese Punkte rechtzeitig geklärt sind, wird aus einer Vielzahl einzelner Aufgaben ein planbarer Ablauf.
Messe-Logistik ist ein wiederkehrender Prozess
Für Unternehmen mit regelmäßigen Messeauftritten sollte Messe-Logistik nicht als einmalige Aufgabe betrachtet werden. Jeder Messeauftritt ist Teil eines wiederkehrenden Kreislaufs.
Vorbereitung → Transport → Anlieferung → Aufbau → Veranstaltung → Abbau → Rücktransport → Lagerung → nächste Veranstaltung
Je häufiger dieser Ablauf durchlaufen wird, desto sinnvoller ist es, ihn zu standardisieren.
Das kann bedeuten, feste Ansprechpartner zu definieren, den Messebestand zu inventarisieren, wiederkehrende Transportabläufe festzulegen und die Lagerung zentral zu organisieren.
Der eigentliche Vorteil liegt dann nicht in einem einzelnen Transport, sondern darin, dass der gesamte Ablauf zwischen den Veranstaltungen verlässlich organisiert werden kann.
Wann externe Unterstützung bei der Messe-Logistik sinnvoll sein kann
Eine externe Lösung kann insbesondere dann interessant werden, wenn Messeauftritte regelmäßig stattfinden und die internen Ressourcen für die operative Organisation begrenzt sind.
Typische Situationen sind:
- Das Unternehmen hat keinen eigenen Messebauer.
- Der Messebestand liegt an verschiedenen Orten.
- Im Unternehmen fehlt geeignete Lagerfläche.
- Mehrere Veranstaltungen finden pro Jahr statt.
- Der gleiche Messestand wird mehrfach eingesetzt.
- Transport und Aufbau müssen regelmäßig organisiert werden.
- Nach jeder Messe beginnt die Suche nach einer neuen Zwischenlösung für das Material.
- Marketing oder Vertrieb sollen von operativen Messeaufgaben entlastet werden.
Das bedeutet nicht, dass sämtliche Aufgaben zwingend ausgelagert werden müssen. Je nach Unternehmen kann es sinnvoll sein, nur einzelne Bereiche abzugeben oder einen wiederkehrenden Gesamtprozess zu organisieren.
Was gehört wirklich zur Messe-Logistik?
Messe-Logistik umfasst deutlich mehr als den Transport eines Messestands. Sie beginnt bei der Vorbereitung des Messebestands und reicht über Anlieferung, Bereitstellung, Aufbau und Abbau bis zum Rücktransport und zur Lagerung.
Besonders bei wiederkehrenden Messeauftritten kommt es darauf an, diese einzelnen Schritte miteinander zu verbinden. Der Messestand muss nicht nur einmal zur Messe kommen. Er muss nach der Veranstaltung wieder zurückgeführt, gelagert und für den nächsten Einsatz verfügbar gemacht werden.
Für Unternehmen kann deshalb ein organisierter Messe-Logistikprozess einen wichtigen Unterschied machen: Der vorhandene Messebestand wird nicht nach jedem Einsatz neu gesucht, transportiert und verteilt, sondern systematisch verwaltet und wieder eingesetzt.
Sie haben einen Messebestand – und benötigen Unterstützung bei der Organisation?
Wenn ein Unternehmen bereits über einen Messestand oder Messebestand verfügt, muss die Lösung nicht zwangsläufig ein neuer Messestand sein. Häufig liegt die eigentliche Herausforderung in den Aufgaben rund um den Bestand.
EINS PLUS kann Unternehmen dabei unterstützen, vorhandene Messeausstattung zu übernehmen, zu lagern und für wiederkehrende Veranstaltungen bereitzustellen. Je nach Bedarf können auch Vorbereitung, Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau und Rücktransport organisiert werden.
Damit entsteht ein wiederkehrender Ablauf für den vorhandenen Messebestand:
Bestand übernehmen → lagern → für die Veranstaltung vorbereiten → transportieren → aufbauen → abbauen → zurücktransportieren → wieder einlagern.
Sie stellen aus. Wir kümmern uns.