Wer nur gelegentlich an einer Messe teilnimmt, kann jeden Messeauftritt als einzelnes Projekt organisieren. Für Unternehmen, die regelmäßig ausstellen, funktioniert diese Vorgehensweise auf Dauer oft nicht mehr so effizient.
Wenn mehrere Messen, Kongresse oder regionale Veranstaltungen pro Jahr auf dem Kalender stehen, wiederholen sich zahlreiche Aufgaben: Messebestand bereitstellen, Grafiken prüfen, Transport organisieren, Stand aufbauen, nach Messeschluss abbauen, Ausstattung zurückführen und anschließend wieder einlagern.
Aus einzelnen Messeprojekten entsteht damit ein wiederkehrender organisatorischer Ablauf.
Regelmäßig ausstellen bedeutet deshalb auch, die Organisation anders zu denken.
Statt jede Messe immer wieder komplett neu zu planen, können Unternehmen wiederkehrende Aufgaben strukturieren, Zuständigkeiten definieren und ihren vorhandenen Messebestand systematisch verwalten.
Regelmäßig ausstellen ist etwas anderes als regelmäßig eine Messe planen
Der Unterschied klingt zunächst klein, ist organisatorisch aber erheblich.
Bei einem einzelnen Messeauftritt stehen die konkrete Veranstaltung, der Termin und der jeweilige Stand im Mittelpunkt.
Bei mehreren Messeauftritten muss dagegen zusätzlich betrachtet werden, was zwischen den Veranstaltungen passiert.
Wo befindet sich der Messebestand? Welche Komponenten werden bei der nächsten Messe benötigt? Wann kommt die Ausstattung von der vorherigen Veranstaltung zurück? Muss etwas repariert oder ersetzt werden? Welche Grafiken werden eingesetzt? Und steht zwischen zwei Veranstaltungen ausreichend Zeit für Kontrolle, Vorbereitung und Transport zur Verfügung?
Damit verschiebt sich der organisatorische Schwerpunkt:
Nicht nur die einzelne Messe muss geplant werden. Der gesamte Messezyklus muss organisiert werden.
Warum Unternehmen bei mehreren Messen einen anderen Ablauf brauchen
Bei einer einzelnen Messe können viele Aufgaben kurzfristig koordiniert werden. Bei fünf, zehn oder mehr Veranstaltungen pro Jahr entstehen dagegen schnell Überschneidungen.
Ein Messebestand kann sich beispielsweise noch auf dem Rückweg von einer Veranstaltung befinden, während bereits die Vorbereitung für den nächsten Einsatz beginnt.
Auch unterschiedliche Standgrößen und Veranstaltungskonzepte können dazu führen, dass nicht immer der komplette Bestand benötigt wird.
Ein Unternehmen benötigt bei einer großen Fachmesse möglicherweise einen umfangreichen Messestand mit Möbeln, Grafiken und technischen Komponenten. Für einen Kongress reicht dagegen vielleicht eine Messetheke, ein Roll-up und ein Prospektständer.
Der Bestand muss deshalb nicht nur gelagert, sondern auch planbar und flexibel verfügbar sein.
Vom Einzelprojekt zum wiederkehrenden Messeprozess
Die wichtigste organisatorische Veränderung besteht darin, wiederkehrende Aufgaben als Prozess zu betrachten.
Ein möglicher Ablauf sieht beispielsweise so aus:
Messekalender → Veranstaltungsplanung → Bestandsauswahl → Kontrolle → Kommissionierung → Transport → Aufbau → Messe → Abbau → Rücktransport → Kontrolle → Lagerung → nächste Veranstaltung.
Dieser Ablauf muss nicht bei jeder Messe identisch sein. Die konkrete Ausstattung, der Veranstaltungsort und die benötigten Leistungen können sich unterscheiden.
Die Grundstruktur kann jedoch gleich bleiben.
Ein Messekalender wird wichtiger
Unternehmen mit regelmäßigen Messeauftritten sollten nicht nur die nächste Veranstaltung betrachten.
Eine Jahresübersicht aller geplanten Messen schafft eine andere Planungsperspektive.
In einem solchen Messekalender können beispielsweise folgende Informationen erfasst werden:
- Veranstaltung
- Veranstaltungsort
- Messetermin
- Aufbauzeitraum
- Abbauzeitraum
- Standgröße
- benötigter Messebestand
- Transporttermin
- interner Ansprechpartner
- externer Ansprechpartner
- besondere Anforderungen
Dadurch lässt sich frühzeitig erkennen, wenn mehrere Veranstaltungen zeitlich dicht aufeinanderfolgen.
Der Messebestand sollte nicht mehr als lose Sammlung betrachtet werden
Bei regelmäßigen Messeauftritten wächst der vorhandene Messebestand häufig über mehrere Jahre.
Ein Unternehmen besitzt dann möglicherweise mehrere Roll-ups, verschiedene Messewände, unterschiedliche Theken, Prospektständer, Möbel, Beleuchtung, Transportkisten, Grafiken und weitere Komponenten.
Ohne strukturierte Bestandsverwaltung kann irgendwann die Frage entstehen:
Was ist eigentlich vorhanden und wo befindet es sich?
Eine übersichtliche Bestandsliste kann deshalb ein wichtiger Bestandteil der Messeorganisation sein.
Was sollte im Messebestand dokumentiert werden?
Eine Bestandsübersicht muss nicht kompliziert sein.
Je nach Umfang können beispielsweise folgende Angaben sinnvoll sein:
- Bezeichnung
- Anzahl
- Abmessungen
- Gewicht
- Verpackung
- Systemzugehörigkeit
- Grafikzuordnung
- Zustand
- Lagerort
- letzter Einsatz
- geplanter nächster Einsatz
Je genauer der Bestand bekannt ist, desto einfacher lässt sich für eine konkrete Veranstaltung die benötigte Ausstattung zusammenstellen.
Mehrere Standgrößen erfordern flexible Bestandsplanung
Regelmäßig ausstellende Unternehmen nutzen nicht zwangsläufig bei jeder Messe denselben Stand.
Die Standfläche kann sich ebenso unterscheiden wie die Anforderungen an die Ausstattung.
Deshalb sollte der Messebestand möglichst modular gedacht werden.
Ein größerer Bestand kann beispielsweise aus verschiedenen Komponenten bestehen, die je nach Veranstaltung unterschiedlich kombiniert werden.
Für eine große Messe wird ein umfangreicher Teil des Bestands eingesetzt. Für eine kleinere Veranstaltung werden nur ausgewählte Komponenten bereitgestellt.
Das reduziert nicht automatisch den organisatorischen Aufwand, kann aber eine flexiblere Nutzung vorhandener Ausstattung ermöglichen.
Grafiken müssen genauso organisiert werden wie die Systeme
Bei der Bestandsverwaltung werden häufig die technischen Komponenten berücksichtigt, während Grafiken eher nebenbei behandelt werden.
Bei regelmäßigen Messeauftritten kann das problematisch sein.
Ein vorhandenes Display kann technisch vollständig einsatzbereit sein, während die dazugehörige Grafik veraltet oder beschädigt ist.
Deshalb sollte bei der Vorbereitung geprüft werden:
- Welche Grafik gehört zu welchem System?
- Ist die Grafik aktuell?
- Ist sie vollständig vorhanden?
- Ist sie transportfähig?
- Wird für die nächste Veranstaltung eine andere Grafik benötigt?
System und Grafik sollten als zusammengehöriger Bestandteil des Messebestands betrachtet werden.
Die Lagerung wird bei regelmäßigen Messeauftritten wichtiger
Je häufiger ein Unternehmen ausstellt, desto häufiger wird der Messebestand bewegt.
Nach einer Veranstaltung geht die Ausstattung nicht einfach aus dem Prozess heraus. Sie wird zurücktransportiert, kontrolliert und für den nächsten Einsatz eingelagert.
Das Lager wird damit zu einem festen Bestandteil der Messeorganisation.
Eine sinnvolle Lagerorganisation sollte unter anderem ermöglichen:
- Bestand schnell zu identifizieren
- Komponenten eindeutig zuzuordnen
- benötigte Ausstattung zusammenzustellen
- Rückläufer wieder einzuordnen
- Schäden oder fehlende Komponenten zu erkennen
- Bestand für kommende Veranstaltungen vorzubereiten
Wann sich die externe Lagerung des Messebestands anbietet
Nicht jedes Unternehmen verfügt über geeignete Lagerflächen für den eigenen Messebestand.
Gerade bei regelmäßig genutzten Messekomponenten kann die externe Lagerung eine organisatorische Alternative sein.
Das gilt beispielsweise für Unternehmen, die:
- keine geeignete Lagerfläche besitzen
- ihre eigenen Räume anderweitig benötigen
- mehrere Veranstaltungen pro Jahr bedienen
- ihren Messebestand zentral verwalten möchten
- Transport und Lagerung miteinander verbinden möchten
Entscheidend ist dabei nicht nur der verfügbare Lagerplatz. Auch die Frage, wie schnell und zuverlässig der Bestand für den nächsten Einsatz bereitgestellt werden kann, gehört zur organisatorischen Betrachtung.
Transport sollte nicht bei jeder Messe neu erfunden werden
Auch der Transport gehört zu den wiederkehrenden Abläufen.
Wenn bei jeder Messe erneut geklärt werden muss, welche Ausstattung transportiert wird, wie sie verpackt ist und wann sie abgeholt werden muss, entsteht unnötiger Abstimmungsaufwand.
Bei regelmäßigem Ausstellen können deshalb wiederkehrende Transportinformationen dokumentiert werden.
Dazu gehören beispielsweise:
- Abholort
- Lieferort
- Verpackung
- Anzahl der Packstücke
- Abmessungen
- Gewichte
- gewünschter Liefertermin
- Anlieferbedingungen
- Ansprechpartner
- Rücktransport nach der Veranstaltung
Diese Informationen können bei späteren Veranstaltungen als Ausgangspunkt dienen und müssen nur noch an die konkrete Situation angepasst werden.
Aufbau und Abbau als wiederkehrende Leistungen organisieren
Auch die Montage muss bei regelmäßigem Ausstellen nicht jedes Mal vollständig neu organisiert werden.
Wenn ein Unternehmen beispielsweise immer wieder mit ähnlichen Systemen arbeitet, können Aufbauinformationen dokumentiert und wiederverwendet werden.
Das kann beispielsweise Angaben enthalten zu:
- System
- Standgröße
- Aufbauart
- benötigtem Zubehör
- Grafikmontage
- Möblierung
- technischen Komponenten
- Besonderheiten
Dadurch kann aus einem einmal dokumentierten Aufbau ein wiederkehrender Arbeitsablauf entstehen.
Jede Messe bleibt trotzdem ein eigenes Projekt
Eine standardisierte Organisation bedeutet nicht, dass jede Messe gleich behandelt werden sollte.
Veranstaltungen unterscheiden sich unter anderem hinsichtlich Standfläche, Hallensituation, Zufahrt, Aufbauzeiten, Abbauzeiten und technischer Vorgaben.
Deshalb sollte ein wiederkehrender Prozess immer zwei Ebenen enthalten:
Standardisierte interne Abläufe und individuelle Prüfung der jeweiligen Veranstaltung.
Das Unternehmen kann also beispielsweise immer denselben internen Ablauf verwenden, muss aber die konkreten Veranstaltervorgaben für jede Messe neu prüfen.
Warum die Veranstaltervorgaben jedes Mal geprüft werden sollten
Gerade bei regelmäßigen Messeauftritten besteht die Gefahr, dass Erfahrungen aus vergangenen Veranstaltungen automatisch übernommen werden.
Das kann problematisch sein, wenn sich beispielsweise Zufahrten, Aufbauzeiten, Anlieferregelungen oder andere organisatorische Anforderungen geändert haben.
Ein fester Prozess sollte deshalb eine verpflichtende Prüfung der aktuellen Veranstaltungsinformationen enthalten.
Das Grundprinzip lautet:
Der interne Ablauf bleibt möglichst konstant. Die Veranstaltungsdaten werden bei jeder Messe aktualisiert.
Zwischen zwei Messen muss ausreichend Zeit eingeplant werden
Bei einem dicht gefüllten Messekalender wird der Zeitraum zwischen zwei Veranstaltungen besonders wichtig.
Nach Messe A muss der Bestand zunächst abgebaut und zurückgeführt werden. Anschließend kann eine Kontrolle erforderlich sein. Beschädigte Komponenten müssen gegebenenfalls repariert oder ersetzt werden. Danach wird der Bestand für Messe B zusammengestellt und erneut transportiert.
Bei kurzen Abständen zwischen Veranstaltungen sollte dieser gesamte Ablauf bereits bei der Jahresplanung berücksichtigt werden.
Mehrere Messen im Jahr verlangen klare Zuständigkeiten
Wenn Messeaktivitäten zunehmen, sollte außerdem klar sein, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist.
Typische Verantwortungsbereiche können beispielsweise sein:
- Messeauswahl und Anmeldung
- Marketing und Kommunikation
- Standplanung
- Messebestand
- Transport
- Montage
- Standpersonal
- Abbau
- Nachbereitung
Diese Aufgaben können intern oder teilweise extern organisiert werden. Entscheidend ist, dass die Zuständigkeit eindeutig ist.
Ein zentraler Ansprechpartner kann Abstimmungen vereinfachen
Bei wiederkehrenden Messeauftritten kann ein fester Ansprechpartner für den Messebestand und die damit verbundenen Leistungen hilfreich sein.
Statt bei jeder Messe erneut alle Grundlagen erklären zu müssen, können vorhandene Informationen genutzt und nur die veranstaltungsspezifischen Angaben ergänzt werden.
Das kann beispielsweise bedeuten:
„Dies ist unser Bestand. Dies ist die nächste Messe. Diese Komponenten benötigen wir. Hier sind die Veranstaltungsdaten.“
Je besser der Bestand dokumentiert ist, desto weniger Grundlagen müssen bei jedem neuen Auftrag geklärt werden.
Was Unternehmen nicht jedes Mal neu entscheiden sollten
Bei wiederkehrenden Messeauftritten können bestimmte organisatorische Entscheidungen dauerhaft festgelegt werden.
Beispielsweise:
- Wo wird der Messebestand gelagert?
- Wer verwaltet den Bestand?
- Welche Verpackungen werden verwendet?
- Wer koordiniert den Transport?
- Wer ist für den Aufbau zuständig?
- Wer koordiniert den Abbau?
- Wie werden Rückläufer kontrolliert?
- Wie werden Schäden dokumentiert?
- Wie werden Grafiken verwaltet?
- Wo werden Informationen zum Messebestand gespeichert?
Wenn diese Grundlagen einmal geklärt sind, können sie für viele Veranstaltungen übernommen werden.
Was bei jeder Messe neu entschieden werden muss
Andere Informationen bleiben dagegen veranstaltungsbezogen.
Dazu gehören beispielsweise:
- Standnummer
- Standfläche
- Halle
- Aufbauzeiten
- Abbauzeiten
- Anlieferzeit
- Zufahrtsregelungen
- benötigte Ausstattung
- besondere technische Anforderungen
- Veranstaltungsansprechpartner
Diese Trennung zwischen dauerhaftem Prozess und variablen Veranstaltungsdaten ist ein wichtiger Bestandteil einer funktionierenden Messeorganisation.
Nach der Messe ist vor der nächsten Messe
Bei regelmäßigen Messeauftritten sollte die Nachbereitung nicht als Abschluss betrachtet werden.
Sie ist gleichzeitig der Beginn der Vorbereitung auf den nächsten Einsatz.
Nach dem Abbau können beispielsweise folgende Fragen dokumentiert werden:
- War der Bestand vollständig?
- Gab es Beschädigungen?
- Hat die Verpackung funktioniert?
- Wurde zusätzliches Material benötigt?
- Welche Komponenten wurden tatsächlich eingesetzt?
- Gab es Probleme bei Transport oder Aufbau?
- Welche Anpassungen sind für die nächste Messe erforderlich?
Diese Informationen können anschließend in den nächsten Messeprozess einfließen.
Regelmäßig ausstellen und den vorhandenen Messebestand länger nutzen
Ein strukturierter organisatorischer Ablauf kann auch dazu beitragen, vorhandene Messeausstattung länger sinnvoll einzusetzen.
Wenn Bestand nach jeder Veranstaltung kontrolliert, ordnungsgemäß gelagert und rechtzeitig für den nächsten Einsatz vorbereitet wird, lässt sich besser beurteilen, welche Komponenten weiterhin verwendet werden können.
Das betrifft beispielsweise:
- Roll-ups
- Messewände
- Displays
- Messetheken
- Prospektständer
- Messe- und Veranstaltungsmöbel
- Transportbehälter
- Grafiken
Ob eine Komponente weiter eingesetzt werden sollte, lässt sich dabei anhand ihres Zustands, ihrer Aktualität und des geplanten Einsatzes entscheiden.
Wann Unternehmen über externe Unterstützung nachdenken können
Mit zunehmender Zahl von Messeauftritten wächst auch der organisatorische Aufwand.
Unternehmen können deshalb prüfen, welche Aufgaben sie selbst übernehmen möchten und welche Aufgaben extern organisiert werden können.
Ausgelagert werden können je nach Bedarf beispielsweise:
- Lagerung des Messebestands
- Bestandsverwaltung
- Kommissionierung
- Transport
- Aufbau
- Abbau
- Rücktransport
- Wiedereinlagerung
Das kann insbesondere dann interessant sein, wenn die Messeaktivitäten regelmäßig stattfinden, aber im Unternehmen keine dauerhaft dafür vorgesehene Infrastruktur vorhanden ist.
Ein möglicher organisatorischer Ablauf für Unternehmen mit vielen Messen
Ein Unternehmen mit mehreren Messeauftritten pro Jahr kann seinen Ablauf beispielsweise in neun Schritte aufteilen.
1. Jahresplanung
Alle geplanten Messen und Veranstaltungen werden möglichst frühzeitig erfasst.
2. Messekalender aktualisieren
Termine, Veranstaltungsorte, Standgrößen und interne Ansprechpartner werden ergänzt.
3. Messebestand zuordnen
Für jede Veranstaltung wird festgelegt, welche Komponenten benötigt werden.
4. Veranstaltungsinformationen prüfen
Aufbau, Abbau, Anlieferung, Zufahrt und weitere Vorgaben werden anhand der aktuellen Veranstaltungsinformationen geprüft.
5. Bestand vorbereiten
Die benötigte Ausstattung wird kontrolliert, zusammengestellt und transportfertig gemacht.
6. Transport und Aufbau
Die Messeausstattung wird zum Veranstaltungsort gebracht und dort aufgebaut.
7. Messebetrieb
Während der Veranstaltung steht der vorbereitete Messeauftritt zur Verfügung.
8. Abbau und Rückführung
Nach Messeschluss wird die Ausstattung abgebaut, verpackt und zurückgeführt.
9. Kontrolle und Wiedereinlagerung
Der Bestand wird geprüft, Schäden oder fehlende Komponenten werden dokumentiert und die Ausstattung für den nächsten Einsatz eingelagert.
Checkliste: Regelmäßig ausstellen
- ☐ Alle Veranstaltungen des Jahres erfassen
- ☐ Messekalender aktuell halten
- ☐ Messebestand vollständig dokumentieren
- ☐ Systeme und Grafiken zuordnen
- ☐ Lagerort und Bestandsverantwortung definieren
- ☐ Vor jeder Messe den benötigten Bestand festlegen
- ☐ Zustand der Ausstattung kontrollieren
- ☐ Veranstaltungs- und Anlieferbedingungen prüfen
- ☐ Transport rechtzeitig organisieren
- ☐ Aufbau und Abbau koordinieren
- ☐ Rücktransport einplanen
- ☐ Bestand nach der Messe kontrollieren
- ☐ Schäden und fehlende Komponenten dokumentieren
- ☐ Bestand wieder einlagern
- ☐ Erkenntnisse für die nächste Veranstaltung übernehmen
EINS PLUS: Wiederkehrende Messeauftritte organisiert betreuen
Für Unternehmen, die regelmäßig auf Messen, Kongressen oder regionalen Veranstaltungen ausstellen, kann es sinnvoll sein, den vorhandenen Messebestand dauerhaft organisiert zu halten und wiederkehrende Leistungen miteinander zu verbinden.
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service setzt dabei auf vorhandene Messeausstattung und kann Unternehmen bei der Organisation wiederkehrender Messeauftritte unterstützen.
Dazu können beispielsweise Roll-ups, Messewände, Displays, Messetheken, Möbel, Prospektständer, Grafiken und weitere Bestandteile eines vorhandenen Messebestands gehören.
Je nach Bedarf lassen sich Lagerung, Bestandsorganisation, Transport, Aufbau, Abbau und Rücktransport miteinander verbinden.
Der Ablauf kann dadurch beispielsweise so aussehen:
Messe planen → Bestand auswählen → Bestand vorbereiten → transportieren → aufbauen → Messe durchführen → abbauen → zurücktransportieren → kontrollieren → einlagern.
Bei der nächsten Veranstaltung beginnt der Prozess erneut – mit den aktuellen Veranstaltungsdaten und dem vorhandenen Messebestand als Ausgangspunkt.
Was Unternehmen organisatorisch anders machen sollten
Wer regelmäßig ausstellt, sollte seinen Messeauftritt nicht mehr ausschließlich als einzelne Veranstaltung betrachten.
Die entscheidende Veränderung liegt in der Organisation:
- Aus einzelnen Messeprojekten wird ein wiederkehrender Prozess.
- Aus einer Sammlung von Messekomponenten wird ein verwalteter Messebestand.
- Aus einzelnen Transporten wird eine wiederkehrende Logistik.
- Aus einzelnen Aufbauten und Abbauten werden wiederholbare Abläufe.
- Aus der Nachbereitung einer Messe wird gleichzeitig die Vorbereitung der nächsten Veranstaltung.
Das Ziel ist dabei nicht, jeden Messeauftritt identisch zu machen. Vielmehr geht es darum, die wiederkehrenden organisatorischen Aufgaben so zu strukturieren, dass nicht bei jeder Veranstaltung bei null begonnen werden muss.
Fazit
Regelmäßig auszustellen stellt andere organisatorische Anforderungen als ein einzelner Messeauftritt. Je häufiger ein Unternehmen Messen und Kongresse besucht, desto wichtiger werden ein aktueller Messekalender, eine strukturierte Bestandsverwaltung und klar definierte Abläufe für Lagerung, Transport, Aufbau und Abbau.
Besonders hilfreich ist die Trennung zwischen dem dauerhaften Prozess und den individuellen Anforderungen der jeweiligen Veranstaltung. Der grundsätzliche Ablauf kann wiederverwendet werden, während Standgröße, Messeort, Aufbauzeiten, Anlieferung und benötigte Ausstattung für jede Veranstaltung neu geprüft werden.
So wird aus vielen einzelnen Messeauftritten ein planbarer Ablauf rund um den vorhandenen Messebestand.
Regelmäßig ausstellen bedeutet deshalb nicht, jede Messe immer wieder neu zu organisieren – sondern die wiederkehrenden Aufgaben so zu organisieren, dass sie sich zuverlässig wiederholen lassen.