Ein Messestand steht nicht nur während der Messe im Einsatz. Vor dem eigentlichen Messeauftritt muss er aus dem Lager bereitgestellt und zum Veranstaltungsort transportiert werden. Nach dem Abbau beginnt der Ablauf erneut: Der Bestand muss zurückgeführt, geprüft und für die nächste Veranstaltung eingelagert werden.
Genau deshalb gehören Messestand transportieren und lagern organisatorisch eng zusammen. Wer nur den Transport betrachtet, löst lediglich einen Teil der Aufgabe. Entscheidend ist die gesamte Kette aus Lagerung, Bestandsverwaltung, Vorbereitung, Transport, Anlieferung, Rücktransport und erneuter Einlagerung.
Das gilt insbesondere für Unternehmen, die ihren vorhandenen Messestand oder ihre Messeausstattung mehrfach im Jahr einsetzen. Je häufiger derselbe Bestand zwischen Lager und Veranstaltungsort bewegt wird, desto wichtiger wird ein klarer und wiederholbarer Ablauf.
Warum Transport und Lagerung beim Messeauftritt zusammengehören
Ein Messestand befindet sich zwischen zwei Veranstaltungen normalerweise irgendwo in einem Zwischenzustand: Er ist nicht aufgebaut, aber auch noch nicht für den nächsten Einsatz vorbereitet. Einzelteile befinden sich möglicherweise in Transportkoffern, Verpackungen oder auf Paletten. Grafiken, Möbel und Zubehör können separat gelagert sein.
Für den nächsten Messeauftritt muss daraus wieder ein vollständiger Messebestand werden.
Der tatsächliche Ablauf sieht deshalb häufig so aus:
Einlagerung → Bestandsprüfung → Zusammenstellung → Vorbereitung → Transport → Anlieferung → Aufbau → Messe → Abbau → Rücktransport → Kontrolle → erneute Einlagerung
Der Transport ist damit kein isolierter Vorgang. Er ist eine Verbindung zwischen zwei Lagerzuständen: dem Bestand vor der Veranstaltung und dem Bestand nach der Veranstaltung.
Was passiert zwischen zwei Messen mit dem Messestand?
Nach einer Messe wird ein Messestand nicht einfach wieder „zur Seite gestellt“. Je nach Ausstattung müssen die einzelnen Komponenten zunächst abgebaut, sortiert, verpackt und auf Vollständigkeit geprüft werden.
Zum Messebestand können beispielsweise gehören:
- Messewände und mobile Messesysteme
- Counter und Empfangstheken
- Roll-ups
- Banner und Grafiken
- Prospektständer
- Messe- und Präsentationsmöbel
- Beleuchtung
- technische Komponenten
- Transportkoffer und Verpackungen
- Werbemittel und Informationsmaterial
- weiteres Zubehör für den Messeauftritt
Die einzelnen Bestandteile müssen nach dem Einsatz wieder so zusammengeführt werden, dass sie beim nächsten Termin tatsächlich verwendbar sind.
Eine gute Lagerung ist deshalb mehr als das Abstellen von Messebauteilen auf einer freien Fläche. Sie sollte den späteren Zugriff und den nächsten Transport mitdenken.
Messestand lagern bedeutet nicht einfach Platz schaffen
Wenn Unternehmen ihren Messestand selbst lagern, wird häufig vor allem die benötigte Fläche betrachtet. Tatsächlich geht es aber um mehrere Fragen gleichzeitig.
Wo befindet sich der Bestand? Ist er vollständig? Welche Komponenten gehören zusammen? Welche Grafiken gehören zu welchem System? In welchem Zustand befinden sich die einzelnen Teile? Und wann wird welcher Bestand für die nächste Messe benötigt?
Je nach Umfang des Messebestands kann eine einfache Lagerung im Unternehmen deshalb schnell organisatorisch aufwendig werden.
Besonders problematisch wird es, wenn der Messebestand verteilt liegt. Beispielsweise können Möbel in einem Lagerraum, Roll-ups im Marketingbüro und größere Standkomponenten in einer Produktionshalle stehen.
Dann beginnt vor jedem Messeauftritt zunächst die Suche nach dem eigenen Messebestand.
Der Transport beginnt bereits im Lager
Ein reibungsloser Messe-Transport setzt voraus, dass der Bestand am Ausgangsort vorbereitet ist.
Vor der Abholung sollte deshalb beispielsweise geprüft werden:
- Welche Komponenten werden für die konkrete Messe benötigt?
- Ist der Bestand vollständig?
- Sind alle Grafiken vorhanden?
- Sind Verbindungsteile und Zubehör vorhanden?
- Sind die Transportverpackungen einsatzbereit?
- Gibt es beschädigte oder reparaturbedürftige Komponenten?
- Wie viele Packstücke müssen transportiert werden?
- Welche Abmessungen und Gewichte sind zu berücksichtigen?
Damit wird deutlich: Eine gut organisierte Lagerung erleichtert unmittelbar den späteren Transport.
Warum ein ungeordneter Messebestand den Transport erschwert
Liegt der Messebestand ungeordnet im Lager, muss vor jeder Veranstaltung zunächst herausgefunden werden, was tatsächlich benötigt wird.
Das kann zu unnötigen Arbeitsschritten führen:
- Bestand suchen
- Komponenten identifizieren
- fehlende Teile feststellen
- Bestand zusammenstellen
- Verpackungen suchen
- Transportumfang ermitteln
- Abholung organisieren
Bei einer einzelnen Messe mag dieser Aufwand überschaubar sein. Bei fünf, zehn oder mehr Veranstaltungen im Jahr entsteht daraus ein wiederkehrendes organisatorisches Thema.
Messestand transportieren: Was vor der Abholung geklärt werden sollte
Für den Transport eines Messestands werden verschiedene Angaben benötigt. Dazu gehören insbesondere Ausgangsort, Zielort, Umfang und Zeitpunkt.
Wichtig sind beispielsweise:
- Abholadresse
- Lieferadresse
- Veranstaltung und Veranstaltungsort
- Halle und Standnummer
- gewünschter Abholtermin
- gewünschter Liefertermin
- Anzahl der Packstücke
- Abmessungen und Gewichte
- Art der Verpackung
- Ansprechpartner am Abholort
- Ansprechpartner am Veranstaltungsort
- besondere Vorgaben für die Anlieferung
Bei Messeveranstaltungen kommen zusätzlich die Regeln des jeweiligen Veranstaltungsortes hinzu. Die Messe Frankfurt beschreibt beispielsweise separate Prozesse für Cargo Center, Direktentladung, Versandinformationen und die Anlieferung an den Messestand.
Die Anlieferung auf dem Messegelände ist ein eigener Prozess
Ein Messestand kann nicht einfach wie eine gewöhnliche Geschäftslieferung an eine beliebige Adresse geschickt werden. Messegelände verfügen über eigene Logistik- und Verkehrsabläufe.
Je nach Veranstaltungsort können unter anderem Zufahrtsregelungen, Zeitfenster, Ladezonen, Fahrzeugregistrierungen oder besondere Vorgaben für die Anlieferung gelten.
Die Messe Frankfurt bietet beispielsweise ein Cargo Center, über das Güter angenommen und zum Messestand weitergeleitet werden können. Zusätzlich stehen dort unter anderem Gabelstapler- und Kranleistungen zur Verfügung.
Für Unternehmen bedeutet das: Der Transport zum Messegelände ist erst dann sinnvoll geplant, wenn auch die letzte Strecke bis zum Stand berücksichtigt wurde.
Vom Lager zum Messestand: Die komplette Transportkette
Schritt 1: Messebestand auswählen
Für jede Veranstaltung wird festgelegt, welche Teile des vorhandenen Messebestands benötigt werden.
Schritt 2: Bestand kontrollieren
Vor dem Versand sollte geprüft werden, ob die Ausstattung vollständig und einsatzbereit ist.
Schritt 3: Messebestand vorbereiten
Die benötigten Komponenten werden zusammengestellt, verpackt und für die Abholung bereitgestellt.
Schritt 4: Transport organisieren
Abhol- und Liefertermine werden mit den Anforderungen der Veranstaltung abgestimmt.
Schritt 5: Anlieferung koordinieren
Die Vorgaben des Veranstaltungsortes werden berücksichtigt und die Anlieferung entsprechend geplant.
Schritt 6: Aufbau
Die Messeausstattung wird am Stand bereitgestellt und gegebenenfalls aufgebaut.
Schritt 7: Abbau und Rücktransport
Nach der Messe wird der Bestand wieder abgebaut, verpackt und zum vereinbarten Ziel transportiert.
Schritt 8: Kontrolle und Einlagerung
Nach der Rückführung wird der Messebestand kontrolliert und wieder eingelagert.
Erst mit diesem letzten Schritt ist der Ablauf wirklich abgeschlossen.
Der Rücktransport gehört genauso zur Planung wie der Hintransport
Viele Unternehmen beschäftigen sich intensiv mit der Anlieferung zur Messe und planen den Rücktransport erst nach dem Veranstaltungsende.
Das ist unnötig riskant. Auch für den Abbau gelten die organisatorischen Bedingungen des jeweiligen Messegeländes. Die Messe Frankfurt beschreibt beispielsweise Logistikleistungen ausdrücklich für Auf- und Abbau sowie die Abholung beziehungsweise Zustellung von Messegut.
Deshalb sollte bereits vor der Messe feststehen:
- Wann beginnt der Abbau?
- Wann kann der Bestand abgeholt werden?
- Wo erfolgt die Übergabe?
- Welche Verpackungen werden benötigt?
- Wohin wird der Bestand zurückgeführt?
- Wer nimmt ihn dort entgegen?
- Wann steht der Bestand wieder im Lager?
Der letzte Punkt wird besonders wichtig, wenn unmittelbar danach die nächste Messe stattfindet.
Was passiert, wenn die nächste Messe bereits kurz bevorsteht?
Bei Unternehmen mit mehreren Messeauftritten kann zwischen zwei Veranstaltungen nur wenig Zeit liegen.
Dann muss der Bestand beispielsweise am Montag von einer Messe zurückkommen und bereits am Mittwoch für die nächste Veranstaltung wieder bereitgestellt werden.
Eine reine Lagerlösung reicht in diesem Fall nicht. Ebenso reicht ein isolierter Transportdienstleister nicht aus. Entscheidend ist, dass die einzelnen Schritte zeitlich aufeinander abgestimmt werden.
Je häufiger ein Messebestand eingesetzt wird, desto stärker wird aus der einmaligen Logistikaufgabe ein wiederkehrender Prozess.
Messestand mehrfach verwenden: Lagerung schafft die Grundlage
Ein vorhandener Messestand kann für verschiedene Veranstaltungen eingesetzt werden. Das ist insbesondere bei mobilen Messesystemen, Messewänden, Roll-ups, Countern und modularen Ausstattungselementen möglich.
Die Mehrfachnutzung setzt jedoch voraus, dass der Bestand zwischen den Veranstaltungen verfügbar, vollständig und einsatzbereit bleibt.
Genau hier kommt die Lagerung ins Spiel.
Eine strukturierte Lagerung ermöglicht, den vorhandenen Bestand nicht nur aufzubewahren, sondern für den nächsten Einsatz wieder auffindbar und planbar verfügbar zu halten.
Messestand lagern und transportieren: Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Unternehmen verfügt über eine modulare Messewand, einen Counter, zwei Roll-ups, vier Barhocker und verschiedene Grafiken. Der Bestand wird für mehrere regionale und überregionale Veranstaltungen verwendet.
Nach einer Messe wird der komplette Bestand abgebaut und zurückgeführt. Im Lager wird geprüft, ob alle Komponenten vorhanden und unbeschädigt sind. Anschließend wird der Bestand wieder eingelagert.
Vor der nächsten Veranstaltung wird nicht der komplette Bestand automatisch verschickt. Stattdessen wird geprüft, welche Ausstattung für diese konkrete Messe benötigt wird.
Vielleicht werden diesmal nur die Messewand, der Counter und ein Roll-up benötigt. Diese Komponenten werden zusammengestellt, für den Transport vorbereitet und zum Veranstaltungsort gebracht.
Nach dem Messeauftritt werden sie wieder abgeholt und in das bestehende Lager zurückgeführt.
Der Vorteil liegt nicht darin, dass jedes Mal ein neuer Messestand organisiert wird. Der Vorteil liegt darin, dass ein vorhandener Bestand wiederholt eingesetzt werden kann.
Warum eine Bestandsübersicht so wichtig ist
Transport und Lagerung funktionieren wesentlich einfacher, wenn der vorhandene Messebestand dokumentiert ist.
Eine Bestandsübersicht kann beispielsweise folgende Informationen enthalten:
- Bezeichnung der Komponente
- Anzahl
- Abmessungen
- Gewicht
- Verpackung
- Lagerposition
- Zustand
- zugehörige Grafik
- Verwendungszweck
- gegebenenfalls Fotos
Damit lässt sich vor einer Veranstaltung schneller feststellen, was benötigt wird und ob alles vorhanden ist.
Auch Grafiken gehören zum Messebestand
Bei der Lagerung und beim Transport wird häufig nur an die eigentlichen Standbauteile gedacht. Grafiken sind jedoch ebenfalls ein wichtiger Bestandteil des Messeauftritts.
Eine Messewand ohne passende Grafik ist möglicherweise nicht einsatzbereit. Gleiches gilt für Roll-ups oder individuell bedruckte Elemente.
Deshalb sollte bei der Bestandsorganisation nachvollziehbar sein, welche Grafik zu welchem System gehört und für welche Veranstaltung sie vorgesehen ist.
Das ist besonders relevant, wenn ein Unternehmen unterschiedliche Motive oder Kampagnen für verschiedene Veranstaltungen verwendet.
Was eine externe Lagerung verändern kann
Eine externe Lagerung kann interessant sein, wenn der vorhandene Messebestand im Unternehmen viel Platz beansprucht oder regelmäßig bewegt wird.
Statt den Bestand nach jeder Messe wieder in den eigenen Räumen unterzubringen, kann der Ablauf zentral organisiert werden:
Einlagerung → Verwaltung → Vorbereitung → Transport → Messe → Rücktransport → Einlagerung
Das Unternehmen muss damit nicht bei jedem Messeauftritt neu überlegen, wo sich der Bestand befindet und wie er zur nächsten Veranstaltung gelangt.
Wann sich die Verbindung von Lagerung und Transport besonders anbietet
Eine gemeinsame Betrachtung kann insbesondere in folgenden Situationen sinnvoll sein:
- Sie nehmen regelmäßig an mehreren Messen teil.
- Ihr Messestand wird mehrfach im Jahr eingesetzt.
- Sie verfügen bereits über einen eigenen Messebestand.
- Ihre Messeausstattung ist derzeit auf verschiedene Lagerorte verteilt.
- Die interne Lagerfläche ist begrenzt.
- Transport und Lagerung werden bisher von unterschiedlichen Personen organisiert.
- Der Rücktransport wird häufig erst kurzfristig geplant.
- Sie möchten die Messeorganisation wiederholbarer machen.
Es geht dabei nicht darum, jede einzelne Aufgabe zwingend auszulagern. Entscheidend ist vielmehr, den gesamten Ablauf zu betrachten und festzustellen, wo organisatorischer Aufwand entsteht.
Messestand transportieren und lagern lassen: Welche Leistungen können dazugehören?
Je nach Bedarf kann die Betreuung eines vorhandenen Messebestands verschiedene Leistungen miteinander verbinden.
- Übernahme des vorhandenen Messebestands
- Bestandsaufnahme und Inventarisierung
- Einlagerung
- Zusammenstellung für eine konkrete Messe
- Kontrolle der Vollständigkeit
- Vorbereitung und Verpackung
- Transport zum Veranstaltungsort
- Anlieferungsorganisation
- Aufbau und Montage
- Abbau und Demontage
- Rücktransport
- Kontrolle nach dem Messeauftritt
- erneute Einlagerung
Nicht jedes Unternehmen benötigt dabei den kompletten Leistungsumfang. Entscheidend ist, welche Aufgaben intern bereits zuverlässig abgedeckt werden und an welchen Stellen externe Unterstützung sinnvoll ist.
Messestand lagern statt nach jeder Messe neu organisieren
Ein vorhandener Messestand ist ein Bestand, der über längere Zeit genutzt werden kann. Deshalb sollte auch seine Logistik entsprechend organisiert werden.
Wer den Messestand nach jeder Veranstaltung irgendwo abstellt und erst kurz vor der nächsten Messe wieder zusammensucht, nutzt den vorhandenen Bestand organisatorisch nicht optimal.
Eine strukturierte Lagerung schafft dagegen einen festen Ausgangspunkt für die nächste Veranstaltung.
Der Messestand wird nicht jedes Mal neu „gefunden“, sondern aus einem bekannten Bestand bereitgestellt.
Die Lagerung beeinflusst auch die Transportkosten
Die Kosten eines Messe-Transports hängen unter anderem vom Umfang des Transportguts, den Abmessungen, dem Gewicht, der Entfernung und den Anforderungen an die Anlieferung ab.
Auch die Frage, wo der Messebestand gelagert wird, kann deshalb organisatorisch relevant sein. Wenn einzelne Komponenten an verschiedenen Standorten liegen, können zusätzliche Abholungen und Abstimmungen notwendig werden.
Eine zentrale Lagerung kann in solchen Fällen die Vorbereitung des Transports vereinfachen. Sie bedeutet jedoch nicht automatisch, dass jeder Transport günstiger wird. Entscheidend sind immer die konkreten Entfernungen, Mengen und Anforderungen.
Warum die Lagerung nach der Messe genauso wichtig ist
Der Messeauftritt endet nicht mit dem letzten Messetag.
Danach müssen Stand und Ausstattung wieder in einen Zustand gebracht werden, in dem sie für den nächsten Einsatz zur Verfügung stehen.
Das bedeutet:
- Abbau
- Sortierung
- Verpackung
- Rücktransport
- Kontrolle
- gegebenenfalls Reparatur oder Austausch
- erneute Einlagerung
Erst wenn diese Schritte abgeschlossen sind, ist der Messebestand wieder für einen zukünftigen Einsatz vorbereitet.
Besonders wichtig bei mehreren Messen hintereinander
Bei mehreren Veranstaltungen im Jahr kann die Zeit zwischen zwei Einsätzen knapp werden. Dann muss die Rückführung einer Veranstaltung bereits mit der Vorbereitung der nächsten Messe abgestimmt werden.
Das ist einer der wichtigsten Gründe, warum Lagerung und Transport zusammen betrachtet werden sollten.
Der Bestand ist nicht einfach „eingelagert“. Er befindet sich in einem laufenden Kreislauf.
Bereitstellen → Transportieren → Nutzen → Zurückführen → Einlagern → erneut bereitstellen.
Je häufiger dieser Kreislauf durchlaufen wird, desto wichtiger werden klare Zuständigkeiten und ein nachvollziehbarer Ablauf.
Messelogistik ist mehr als der Weg von A nach B
Der Begriff Messe-Logistik beschreibt deshalb treffender, was tatsächlich organisiert werden muss. Es geht nicht nur um die Fahrt eines Fahrzeugs, sondern um das Zusammenspiel mehrerer Prozessschritte.
Auch die Messe Frankfurt beschreibt ihre Logistikleistungen entsprechend umfassend: Dazu gehören unter anderem Anlieferung, Lagerung, Handling sowie die Bereitstellung von Geräten für die Auf- und Abbauphasen.
Für Unternehmen mit eigenem Messebestand lässt sich dieses Prinzip auf den gesamten wiederkehrenden Ablauf übertragen.
Was Unternehmen vor der nächsten Messe klären sollten
Bevor der nächste Transport beauftragt wird, sollten einige grundlegende Fragen beantwortet sein:
- Wo befindet sich der komplette Messebestand?
- Welche Teile werden für die nächste Messe benötigt?
- Ist der Bestand vollständig?
- In welchem Zustand befinden sich die Komponenten?
- Sind die passenden Grafiken vorhanden?
- Wie wird der Bestand transportiert?
- Welche Vorgaben gelten am Veranstaltungsort?
- Wer organisiert die Anlieferung?
- Wer übernimmt den Bestand nach dem Abbau?
- Wohin wird er zurücktransportiert?
- Wann wird er wieder eingelagert?
Wer diese Fragen frühzeitig beantwortet, schafft die Grundlage für einen deutlich planbareren Messeablauf.
EINS PLUS: Messebestand lagern, transportieren und wieder bereitstellen
Für Unternehmen mit vorhandenem Messebestand kann EINS PLUS Messe- & Kongress-Service die wiederkehrenden Aufgaben rund um Lagerung und Messe-Logistik übernehmen.
Dabei geht es nicht zwingend um einen neu gekauften Messestand. Auch vorhandene Messewände, Roll-ups, Counter, Möbel, Grafiken und weiteres Messe-Equipment können Bestandteil des betreuten Messebestands sein.
Der Ablauf kann – abhängig vom individuellen Bedarf – von der Übernahme und Einlagerung über die Vorbereitung und den Transport bis zur Anlieferung, zum Aufbau, Abbau, Rücktransport und zur erneuten Einlagerung reichen.
Damit bleibt der vorhandene Messebestand nicht einfach irgendwo gelagert. Er wird für wiederkehrende Veranstaltungen verfügbar gehalten und kann gezielt für den nächsten Einsatz bereitgestellt werden.
Ein Messestand ist erst dann wirklich gut organisiert, wenn auch die Zeit zwischen den Messen funktioniert
Die eigentliche Messe dauert vielleicht wenige Tage. Der Messebestand begleitet das Unternehmen dagegen über Monate oder sogar Jahre.
Deshalb sollte die Organisation nicht erst beim Aufbau beginnen und nicht mit dem Abbau enden.
Messestand transportieren und lagern sind zwei Seiten desselben Prozesses. Die Lagerung schafft den Ausgangspunkt für den nächsten Transport. Der Transport führt den Bestand zur Veranstaltung. Der Rücktransport bringt ihn zurück. Und die erneute Einlagerung schafft die Grundlage für den nächsten Einsatz.
Wer diesen Kreislauf einmal sauber organisiert, kann seinen vorhandenen Messebestand wesentlich einfacher für mehrere Veranstaltungen nutzen.
Ihr Messestand ist vorhanden. Die nächste Messe steht an. Wir kümmern uns um den Rest.