Die Messe ist vorbei, die letzten Gespräche sind geführt und der Messestand wird abgebaut. Für viele Unternehmen fühlt sich dieser Moment wie das Ende des Messeauftritts an. Organisatorisch beginnt danach jedoch bereits der nächste Abschnitt: Der Messestand muss vom Messegelände zurücktransportiert, kontrolliert, sortiert und bis zum nächsten Einsatz eingelagert werden.
Gerade wenn ein Unternehmen seinen Messestand mehrfach verwenden möchte, ist die Zeit nach dem Abbau entscheidend. Denn ein Messestand besteht nicht nur aus sichtbaren Standwänden. Dazu können Counter, Möbel, Grafiken, Beleuchtung, Displays, Transportkoffer, Zubehör und zahlreiche kleinere Komponenten gehören.
Nach der Messe muss deshalb geklärt werden: Ist der Bestand vollständig? Wo wird er gelagert? Was muss repariert oder ersetzt werden? Wann wird er wieder benötigt? Und wer organisiert den nächsten Transport?
Dieser Artikel zeigt, was nach dem Messeabbau passiert, worauf Unternehmen bei der Lagerung achten sollten und wann es sinnvoll sein kann, die Aufgaben rund um den vorhandenen Messebestand an einen externen Servicepartner zu übergeben.
Der Messeabbau ist nicht der letzte Schritt
Wenn der letzte Messetag endet, beginnt für den Messestand eine neue Phase. Er muss vom Veranstaltungsort verschwinden und bis zum nächsten Einsatz aufbewahrt werden.
Das klingt zunächst einfach. In der Praxis können jedoch mehrere einzelne Arbeitsschritte dahinterstehen:
- Standfläche räumen
- persönliche Gegenstände und Unterlagen entfernen
- Messestand demontieren
- Komponenten sortieren
- Grafiken und empfindliche Teile sichern
- Verpackungen und Transportmittel bereitstellen
- Transport organisieren
- Messebestand zurückführen
- Vollständigkeit kontrollieren
- Beschädigungen feststellen
- Bestand einlagern
- für den nächsten Einsatz dokumentieren
Wie genau der Abbau und die Abholung ablaufen, hängt vom jeweiligen Messegelände und der Veranstaltung ab. Bei der Messe Frankfurt können beispielsweise konkrete Abbauzeiten, Fahrzeugregistrierungen und Zufahrtsregelungen gelten. Bei der Ambiente 2027 beginnt der reguläre Abbau beispielsweise zu einem festgelegten Zeitpunkt und Fahrzeuge für die Abbauphase müssen entsprechend registriert werden.
Der Abbau sollte deshalb nicht isoliert betrachtet werden. Er ist der Übergang zwischen der abgeschlossenen Veranstaltung und der nächsten Nutzung des Messebestands.
Was passiert unmittelbar nach dem Messeabbau?
Nach dem Abbau sollte zunächst dafür gesorgt werden, dass sämtliche Komponenten des Messestands vom Messegelände abtransportiert werden. Je nach Veranstaltung können dafür bestimmte Speditionen, Zufahrtsregelungen und Zeitfenster gelten.
Bei der Deutschen Messe ist beispielsweise geregelt, dass bestimmte speditionelle Tätigkeiten auf dem Messegelände ausschließlich durch zugelassene Speditionen ausgeführt werden dürfen. Dazu gehören unter anderem Be- und Entladetätigkeiten sowie das Verbringen von Exponaten und Standaufbauten.
Für Unternehmen bedeutet das: Der Rücktransport sollte nicht erst am letzten Messetag spontan organisiert werden. Wer den Messestand nach der Messe lagern möchte, sollte bereits vor dem Abbau wissen, wohin der Bestand transportiert wird und wer die Abholung übernimmt.
Schritt 1: Den Messestand vollständig abbauen
Am Anfang steht der eigentliche Abbau. Je nach Messesystem kann dieser unterschiedlich aufwendig sein.
Ein kleiner mobiler Messestand lässt sich möglicherweise mit wenigen Handgriffen zerlegen. Bei größeren Systemen kommen dagegen zahlreiche Einzelkomponenten zusammen.
Wichtig ist, dass die Komponenten nicht einfach wahllos verpackt werden. Eine geordnete Demontage erleichtert die spätere Kontrolle und den nächsten Aufbau.
Wenn ein Messestand mehrfach verwendet wird, sollte möglichst nachvollziehbar bleiben, welche Komponenten zusammengehören. Das kann beispielsweise durch geeignete Verpackungen, Beschriftungen oder eine vorhandene Bestandsübersicht unterstützt werden.
Schritt 2: Persönliche und veranstaltungsbezogene Materialien entfernen
Vor dem Rücktransport sollte der Messestand von allen Materialien befreit werden, die nicht Bestandteil des dauerhaft eingelagerten Messebestands sind.
Dazu können beispielsweise gehören:
- persönliche Gegenstände
- Unterlagen
- Visitenkarten
- Give-aways
- Lebensmittel
- Getränke
- verbrauchte Werbemittel
- nicht mehr benötigte Informationsmaterialien
- temporäre Dekoration
Was dauerhaft zum Messebestand gehört und was nur für eine bestimmte Veranstaltung mitgebracht wurde, sollte eindeutig getrennt werden.
Schritt 3: Den Bestand kontrollieren
Nach dem Abbau ist ein guter Zeitpunkt für eine Bestandskontrolle. Denn Schäden oder fehlende Komponenten lassen sich direkt nach der Veranstaltung häufig leichter zuordnen als Wochen oder Monate später.
Geprüft werden können beispielsweise:
- Messewände und Systemelemente
- Rahmen und Verbindungsteile
- Counter und Theken
- Möbel
- Roll-ups und Displays
- Beleuchtung
- Grafiken
- Transportkoffer
- Verpackungen
- weiteres Zubehör
Die Frage lautet dabei nicht nur: „Ist alles wieder da?“
Ebenso wichtig ist: Ist alles noch für den nächsten Einsatz geeignet?
Schritt 4: Beschädigungen und fehlende Komponenten dokumentieren
Ein Messestand wird während einer Veranstaltung mehrfach bewegt, aufgebaut und wieder abgebaut. Beschädigungen können deshalb beispielsweise an Systemteilen, Grafiken, Möbeln oder Transportverpackungen entstehen.
Werden solche Schäden erst unmittelbar vor der nächsten Messe festgestellt, kann die Zeit für eine Reparatur oder Ersatzbeschaffung fehlen.
Deshalb sollte nach Möglichkeit direkt nach der Veranstaltung dokumentiert werden, wenn etwas beschädigt, verschmutzt oder nicht mehr vorhanden ist.
Eine solche Rücklaufkontrolle macht den nächsten Messeauftritt planbarer.
Schritt 5: Den Rücktransport organisieren
Nach dem Abbau muss der Messestand vom Messegelände zum nächsten Lagerort gelangen.
Das kann das eigene Unternehmenslager sein oder ein externes Lager, in dem der Messebestand bis zur nächsten Veranstaltung aufbewahrt wird.
Wichtig ist, dass der Rücktransport zeitlich und organisatorisch mit dem Abbau abgestimmt wird. Messegelände haben häufig feste Abbauzeiten und eigene Zufahrts- und Logistikregelungen.
Die Messe Frankfurt beschreibt beispielsweise ein eigenes Verkehrsmanagement für die Auf- und Abbauphasen und verlangt bei bestimmten Veranstaltungen eine vorherige Registrierung der Fahrzeuge.
Der Transport ist deshalb kein nachgelagerter Nebenschritt, sondern Bestandteil der Messeorganisation.
Schritt 6: Wohin mit dem Messestand nach der Messe?
Nach dem Rücktransport stellt sich die eigentliche Lagerfrage.
Grundsätzlich gibt es mehrere Möglichkeiten:
- Lagerung im eigenen Unternehmen
- Lagerung in einer eigenen Halle
- Lagerung in einem separaten Lagerraum
- externe Einlagerung
- kurzfristige Zwischenlagerung
- dauerhafte Lagerung bei einem Servicepartner
Welche Lösung sinnvoll ist, hängt vom Umfang des Messebestands, der Anzahl der Veranstaltungen und den internen Möglichkeiten ab.
Wenn der Messestand nur einmal jährlich eingesetzt wird und ausreichend Platz vorhanden ist, kann eine eigene Lagerung ausreichend sein. Wenn mehrere Veranstaltungen pro Jahr stattfinden und der Bestand regelmäßig bewegt werden muss, kann eine professionelle Lagerlösung organisatorisch interessanter werden.
Messestand im Büro oder Keller lagern?
Ein vorhandener Messestand landet nach der Messe nicht selten zunächst dort, wo gerade Platz ist.
Das kann ein Kellerraum, eine Garage, ein Büro-Nebenraum oder ein Bereich im Unternehmenslager sein.
Für einen kleinen Bestand kann das funktionieren. Problematisch wird es, wenn der Lagerort keine klare Struktur besitzt oder die Komponenten über mehrere Räume verteilt werden.
Dann kann vor der nächsten Messe die Suche beginnen:
Wo sind die Counter? Wo liegen die Grafiken? Sind die Verbindungselemente noch vorhanden? Wo befindet sich die Beleuchtung? Ist der passende Transportkoffer noch da?
Eine Lagerung ist deshalb nicht automatisch gut organisiert, nur weil der Messestand irgendwo untergebracht wurde.
Was darf auf dem Messegelände gelagert werden?
Die Lagerung nach dem Abbau darf nicht mit einer dauerhaften Lagerung des Messebestands verwechselt werden. Auf dem Messegelände gelten häufig eigene Regeln für Leergut, Verpackungen und Sicherheitsflächen.
Die Deutschen Messe weist beispielsweise darauf hin, dass Leergut weder in den Hallen noch auf den Standflächen gelagert werden darf und Rettungswege sowie Sicherheitsflächen freizuhalten sind. Für die Einlagerung von Leergut können zugelassene Speditionen beauftragt werden.
Auch bei anderen Messegesellschaften gibt es entsprechende Vorgaben. Die Messe Frankfurt bietet beispielsweise während der Veranstaltung Lagerungsmöglichkeiten für Leergut, Material und Geräte über ihren Logistikservice an.
Der konkrete Ablauf sollte deshalb immer anhand der technischen Richtlinien und Ausstellerservices der jeweiligen Veranstaltung geprüft werden.
Leergut ist nicht dasselbe wie der eigene Messebestand
Bei der Messeorganisation werden die Begriffe manchmal vermischt. Der dauerhaft wiederverwendbare Messebestand und das während des Aufbaus anfallende Leergut sind jedoch zwei unterschiedliche Dinge.
Zum Messebestand können beispielsweise die eigentlichen Standkomponenten, Möbel, Grafiken und Präsentationselemente gehören.
Leergut kann dagegen aus Verpackungen, Transportmaterialien oder anderen Behältnissen bestehen, die während der Veranstaltung nicht benötigt werden.
Für Leergut gelten auf vielen Messegeländen besondere Regelungen. Es sollte deshalb nicht einfach auf der Standfläche oder in Verkehrsbereichen zurückgelassen werden.
Wie sollte ein Messestand für die Lagerung vorbereitet werden?
Bevor der Messestand endgültig eingelagert wird, sollte der Bestand möglichst sauber und geordnet vorbereitet werden.
Je nach Material können beispielsweise folgende Schritte sinnvoll sein:
- Komponenten sortieren
- empfindliche Teile schützen
- Grafiken sicher verpacken
- kleine Verbindungsteile zusammenfassen
- Transportkoffer kontrollieren
- beschädigte Komponenten kennzeichnen
- fehlende Teile dokumentieren
- Bestand beschriften
- Inventarliste aktualisieren
Damit wird aus dem zurückgekehrten Messestand wieder ein geordneter Messebestand.
Warum die Inventarisierung nach der Messe wichtig ist
Je häufiger ein Messestand eingesetzt wird, desto wichtiger wird eine nachvollziehbare Bestandsübersicht.
Ein Unternehmen sollte möglichst schnell feststellen können, welche Komponenten vorhanden sind und welche gegebenenfalls fehlen.
Eine Inventarisierung kann beispielsweise dokumentieren:
- welche Systemkomponenten vorhanden sind
- wie viele Möbel eingelagert werden
- welche Grafiken vorhanden sind
- welche Transportkoffer zum Bestand gehören
- welche Komponenten beschädigt sind
- welche Teile ersetzt werden müssen
- welche Ausstattung für bestimmte Veranstaltungen benötigt wird
Das spart später Zeit. Vor allem dann, wenn der Messestand nicht nur bei einer Veranstaltung, sondern bei mehreren Messen und Kongressen eingesetzt wird.
Was passiert, wenn der Messestand nicht vollständig ist?
Bei der Rücklaufkontrolle kann auffallen, dass einzelne Komponenten fehlen.
Dann sollte möglichst früh geklärt werden, ob das Teil:
- noch am Veranstaltungsort liegt
- separat transportiert wurde
- bei einem Mitarbeiter geblieben ist
- beschädigt und ausgesondert wurde
- verloren gegangen ist
- für den nächsten Einsatz ersetzt werden muss
Je früher diese Frage geklärt wird, desto größer ist der zeitliche Spielraum für eine Lösung.
Besonders kritisch ist eine fehlende Komponente dann, wenn der nächste Messeauftritt bereits kurz bevorsteht.
Messestand nach der Messe lagern und gleichzeitig reparieren
Die Zeit zwischen zwei Veranstaltungen kann genutzt werden, um kleinere Mängel zu beheben oder einzelne Bestandteile zu erneuern.
Das kann beispielsweise eine beschädigte Grafik, ein defektes Verbindungselement, ein beschädigter Transportkoffer oder eine andere Komponente sein.
Der Vorteil liegt auf der Hand: Der Bestand wird nicht einfach wieder eingelagert, obwohl bereits bekannt ist, dass beim nächsten Einsatz etwas fehlt oder nicht mehr funktioniert.
Eine organisierte Lagerlösung kann deshalb auch eine Schnittstelle zwischen Veranstaltung, Kontrolle und Vorbereitung sein.
Wann sollte der Messestand für die nächste Messe vorbereitet werden?
Die Vorbereitung sollte nicht erst wenige Tage vor dem nächsten Messeauftritt beginnen.
Wie viel Vorlauf erforderlich ist, hängt vom Umfang des Messebestands, vom Veranstaltungsort, vom Transportweg und von den benötigten Zusatzleistungen ab.
Wenn beispielsweise eine neue Grafik benötigt wird, ein Bauteil ersetzt werden muss oder der Stand an eine andere Standfläche angepasst werden soll, sollte dies frühzeitig berücksichtigt werden.
Eine sinnvolle Planung kann deshalb bereits nach der Rückkehr von der vorherigen Messe beginnen.
Ein Messestand für mehrere Veranstaltungen
Ein vorhandener Messestand kann bei vielen Unternehmen über längere Zeit und bei unterschiedlichen Veranstaltungen eingesetzt werden.
Das setzt allerdings voraus, dass der Bestand zwischen den Veranstaltungen zuverlässig verwaltet wird.
Ein möglicher Ablauf sieht so aus:
Messe → Abbau → Rücktransport → Kontrolle → Lagerung → Vorbereitung → Transport → nächste Messe
Nach der zweiten Veranstaltung beginnt der Ablauf erneut.
Aus einem einmaligen Messeaufbau wird dadurch ein wiederkehrender Prozess.
Mehrere Messen im Jahr: Warum die Rückführung besonders wichtig wird
Bei mehreren Messeauftritten pro Jahr kann der Zeitraum zwischen zwei Veranstaltungen relativ kurz sein.
Dann muss der Messebestand möglicherweise innerhalb weniger Wochen von einer Veranstaltung zurückkommen, kontrolliert, eingelagert und wieder für den nächsten Termin vorbereitet werden.
Wenn beispielsweise ein Unternehmen im Frühjahr auf mehreren Fachmessen ausstellt und zusätzlich Kongresse besucht, kann derselbe Bestand mehrfach bewegt werden.
Eine zentrale Organisation kann dabei helfen, die Übersicht zu behalten.
Messestand nach der Messe professionell lagern lassen
Für Unternehmen stellt sich irgendwann die Frage, ob sie diese Aufgaben selbst übernehmen möchten.
Eine externe Lagerlösung kann interessant sein, wenn:
- keine geeignete eigene Lagerfläche vorhanden ist
- der Messestand regelmäßig eingesetzt wird
- mehrere Veranstaltungen pro Jahr stattfinden
- der Messebestand umfangreicher ist
- Marketing oder Vertrieb die Logistik nicht selbst koordinieren sollen
- Transport und Lagerung miteinander verbunden werden sollen
- der Bestand zentral verwaltet werden soll
Der Vorteil liegt dann nicht nur im gewonnenen Lagerplatz. Es geht vor allem darum, wiederkehrende Aufgaben aus dem Unternehmen herauszunehmen.
Welche Aufgaben kann ein externer Servicepartner übernehmen?
Ein externer Servicepartner kann je nach Bedarf einzelne oder mehrere Schritte des Ablaufs übernehmen.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Übernahme des vorhandenen Messebestands
- Bestandsaufnahme
- Inventarisierung
- Einlagerung
- Kontrolle nach der Veranstaltung
- Vorbereitung für den nächsten Einsatz
- Ergänzung von Ausstattung
- Grafiken und Beschriftungen
- Abholung
- Transport
- Anlieferung
- Aufbau
- Abbau
- Rücktransport
- erneute Einlagerung
Damit wird die Lagerung zu einem Teil eines umfassenderen Messe-Services.
Was kostet es, einen Messestand nach der Messe einzulagern?
Die Kosten lassen sich nicht pauschal angeben. Sie hängen unter anderem vom Umfang des Messebestands, vom benötigten Lagerplatz, von der Lagerdauer und von den zusätzlich gewünschten Leistungen ab.
Relevant können beispielsweise sein:
- Größe und Umfang des Messebestands
- Anzahl der Komponenten
- benötigter Lagerplatz
- Verpackung
- Inventarisierung
- Häufigkeit der Auslagerung
- Transport
- Aufbau und Abbau
- zusätzliche Vorbereitungsarbeiten
Deshalb sollte nicht nur der reine Lagerpreis verglichen werden. Entscheidend ist auch, welche organisatorischen Aufgaben damit verbunden sind und welche Arbeiten weiterhin intern erledigt werden müssen.
Messestand nach der Messe lagern: Checkliste
Mit einer einfachen Checkliste lässt sich der Ablauf nach dem Messeabbau strukturieren.
- Ist der Abbau vollständig abgeschlossen?
- Sind alle persönlichen und veranstaltungsbezogenen Materialien entfernt?
- Ist der Messebestand vollständig?
- Gibt es Beschädigungen?
- Fehlen Komponenten?
- Sind Grafiken und Beschriftungen noch verwendbar?
- Ist der Rücktransport organisiert?
- Steht der Lagerort fest?
- Ist der Bestand inventarisiert?
- Müssen Reparaturen oder Ergänzungen vorgenommen werden?
- Wann findet die nächste Veranstaltung statt?
- Welche Komponenten werden dafür benötigt?
- Wann muss der Bestand wieder bereitgestellt werden?
Wer diese Punkte konsequent nach jeder Veranstaltung bearbeitet, schafft eine gute Grundlage für die nächste Messe.
Der wichtigste Punkt: Nach der Messe ist vor der nächsten Messe
Der Messeabbau sollte nicht als letzter organisatorischer Schritt betrachtet werden. Für den vorhandenen Messebestand ist er vielmehr der Beginn der nächsten Phase.
Der Stand wird abgebaut, zurücktransportiert, kontrolliert und eingelagert. Anschließend bleibt er so lange im Lager, bis die nächste Veranstaltung ansteht. Dann wird er wieder zusammengestellt, vorbereitet, transportiert und aufgebaut.
Dieser Ablauf wiederholt sich bei regelmäßigen Ausstellern immer wieder.
Je häufiger ein Unternehmen ausstellt, desto wichtiger wird deshalb ein klarer Prozess.
Ein Messebestand ist mehr als Material im Lager
Ein Messestand hat seinen Wert nicht nur während der Veranstaltung. Er kann über mehrere Jahre und bei zahlreichen Veranstaltungen eingesetzt werden.
Voraussetzung dafür ist, dass der Bestand verfügbar, vollständig und einsatzbereit bleibt.
Deshalb sollte die Zeit nach der Messe genutzt werden, um den nächsten Einsatz vorzubereiten. Der Rücktransport, die Kontrolle und die Lagerung sind keine unwichtigen Nebenaufgaben, sondern Teil des gesamten Messeprozesses.
Messestand nach der Messe lagern mit EINS PLUS
Wenn Sie bereits einen Messestand besitzen, müssen Sie sich nicht bei jeder Veranstaltung neu um Lagerung und Logistik kümmern.
EINS PLUS kann vorhandene Messebestände übernehmen und die Aufgaben zwischen den Veranstaltungen organisieren. Dazu können je nach Bedarf die Bestandsaufnahme, Lagerung, Vorbereitung, Abholung, der Transport, die Anlieferung, der Aufbau, der Abbau und der Rücktransport gehören.
Damit bleibt Ihr vorhandener Messestand für weitere Veranstaltungen nutzbar, während die organisatorischen Schritte zwischen den Messeauftritten strukturiert werden.
Das kann besonders für Unternehmen interessant sein, die regelmäßig ausstellen, aber keine eigene geeignete Lagerfläche oder keinen eigenen Messebauer vorhalten möchten.
Vom Messeabbau zurück ins Lager und wieder zur nächsten Messe
Nach dem letzten Messetag ist der Messeauftritt noch nicht vollständig abgeschlossen. Erst wenn der vorhandene Bestand zurückgeführt, kontrolliert und sinnvoll eingelagert wurde, ist die Grundlage für die nächste Veranstaltung geschaffen.
Wer seinen Messestand mehrfach einsetzen möchte, sollte deshalb nicht nur den Aufbau und die Messe selbst planen. Auch der Weg danach gehört dazu.
Abbau. Rücktransport. Kontrolle. Lagerung. Vorbereitung. Nächster Einsatz.
Wenn diese Abläufe einmal klar organisiert sind, wird aus dem vorhandenen Messestand ein Bestand, der immer wieder eingesetzt werden kann.
Sie stellen aus. Wir kümmern uns.