Im Kalender stehen die wichtigsten Messen des Jahres. Die Termine sind eingetragen, die Veranstaltungen bekannt und vielleicht ist auch bereits festgelegt, wer aus dem Unternehmen daran teilnimmt. Auf den ersten Blick scheint die Messeplanung damit gut organisiert zu sein.
Doch ein Messekalender mit Veranstaltungsterminen ist noch keine vollständige Messeplanung.
Denn zwischen „Messe beginnt am 15. Mai“ und dem tatsächlichen Messeauftritt liegen zahlreiche Aufgaben. Der Messestand muss verfügbar sein. Messebestand muss zusammengestellt werden. Grafiken, Möbel und Präsentationselemente müssen geprüft werden. Der Transport muss organisiert werden. Aufbau und Abbau benötigen eigene Zeitfenster. Nach der Veranstaltung muss der Bestand wieder zurückgeführt und eingelagert werden.
Bei mehreren Messen im Jahr wird dieser Unterschied besonders deutlich. Dann geht es nicht mehr um einzelne Termine, sondern um einen wiederkehrenden organisatorischen Ablauf.
Ein guter Messekalender sollte deshalb nicht nur beantworten, wann eine Messe stattfindet. Er sollte auch sichtbar machen, was vor, während und nach dieser Messe passieren muss.
Ein Messetermin ist nur der Mittelpunkt eines längeren Ablaufs
Der eigentliche Messetermin ist nur ein kleiner Ausschnitt des gesamten Messeprojekts.
Vor der Veranstaltung müssen beispielsweise Anmeldung, Standplanung, Kommunikation, Personal, Exponate, Ausstattung und organisatorische Details vorbereitet werden. Während des Aufbaus kommen Anlieferung, Montage und weitere technische oder logistische Aufgaben hinzu. Nach der Messe folgen Abbau, Rücktransport, Lagerung und Nachbereitung.
Auch die offiziellen Unterlagen der AUMA zur Planung einer Messebeteiligung zeigen, wie viele einzelne Schritte zu einem Messeprojekt gehören. Die dort aufgeführte Termin- und Ablaufplanung reicht von der Vorbereitung über Aufbau und Durchführung bis zu Abbau, Rücktransport und Nachbereitung.
Der Messekalender sollte deshalb nicht nur ein Kalender mit farbig markierten Messeterminen sein. Er kann vielmehr als zentrale Übersicht für die daran geknüpften Aufgaben dienen.
Was in einem reinen Messekalender häufig fehlt
Ein klassischer Kalender enthält meistens:
- Name der Messe
- Veranstaltungsort
- Beginn
- Ende
- zuständige Person oder Abteilung
Das ist ein guter Ausgangspunkt. Für die operative Planung fehlen jedoch wichtige Informationen.
Zum Beispiel:
- Wann muss der Messebestand vorbereitet werden?
- Wann muss er aus dem Lager geholt werden?
- Wann kann angeliefert werden?
- Wann beginnt der Standaufbau?
- Bis wann muss der Stand fertig sein?
- Wann darf der Abbau beginnen?
- Wann wird der Bestand abgeholt?
- Wann kommt er zurück?
- Wo wird er anschließend eingelagert?
- Welche Komponenten werden für die nächste Veranstaltung benötigt?
Genau diese Punkte entscheiden in der Praxis darüber, ob eine Messe organisatorisch problemlos abläuft oder ob kurz vor dem Termin unnötiger Zeitdruck entsteht.
Warum die offiziellen Auf- und Abbauzeiten in den Kalender gehören
Eine Messe beginnt für den Aussteller nicht zwangsläufig am ersten offiziellen Messetag.
Der Stand muss häufig bereits vorher aufgebaut werden. Ebenso endet die organisatorische Arbeit nicht automatisch mit dem Ende der Veranstaltung.
Die konkreten Zeitfenster unterscheiden sich je nach Veranstaltung. Bei Messe Frankfurt werden beispielsweise für einzelne Veranstaltungen eigene Aufbau- und Abbauzeiten veröffentlicht. Teilweise gibt es reguläre und vorgezogene Aufbauzeiten sowie unterschiedliche Zeitfenster für den Abbau.
Auch zusätzliche Vorgaben können eine Rolle spielen. Bei bestimmten Veranstaltungen müssen Fahrzeuge beispielsweise vorab registriert werden oder bestimmte Zufahrten und Check-in-Verfahren beachtet werden.
Deshalb sollte der Messekalender mindestens drei verschiedene Zeitpunkte unterscheiden:
- Veranstaltungszeitraum
- Aufbauzeitraum
- Abbauzeitraum
Für die Logistik kommen weitere Termine hinzu.
Der Transport braucht einen eigenen Termin im Messekalender
Der Messestand kann nicht einfach am Veranstaltungstag am Messegelände auftauchen.
Vor dem Aufbau muss der Bestand vorbereitet, verpackt und transportiert werden. Je nach Veranstaltungsort und Vorgaben des Veranstalters muss die Anlieferung innerhalb bestimmter Zeitfenster erfolgen.
Nach dem Abbau gilt dasselbe in die andere Richtung.
Der Bestand muss abgeholt und zurücktransportiert werden. Anschließend muss er wieder eingelagert oder für den nächsten Einsatz vorbereitet werden.
Aus einem einzigen Messetermin werden damit mehrere operative Termine:
Vorbereitung → Abholung → Transport → Anlieferung → Aufbau → Messe → Abbau → Rücktransport → Lagerung.
Wenn diese Kette nicht im Kalender sichtbar ist, kann der Eindruck entstehen, dass zwischen zwei Messen ausreichend Zeit liegt, obwohl der tatsächlich verfügbare Zeitraum wesentlich kürzer ist.
Besonders wichtig wird das bei mehreren Messen im Jahr
Ein Unternehmen mit einer einzigen Messe pro Jahr kann viele Abläufe relativ einfach organisieren. Schwieriger wird es, wenn fünf, zehn oder noch mehr Veranstaltungen auf dem Jahresplan stehen.
Dann kann derselbe Messebestand mehrfach eingesetzt werden.
Beispielsweise:
Messe A: 10.–12. März
Messe B: 25.–27. März
Kongress C: 8.–10. April
Messe D: 4.–6. Mai
Auf dem Papier liegen zwischen den Veranstaltungen teilweise mehrere Wochen. Für den Messebestand kann der verfügbare Zeitraum aber deutlich kleiner sein.
Wenn Messe A am Mittwoch endet, der Abbau am Donnerstag stattfindet und der Bestand anschließend zurück ins Lager transportiert werden muss, bleiben möglicherweise nur wenige Tage für Kontrolle und Vorbereitung vor Messe B.
Deshalb sollte der Kalender nicht nur die Veranstaltungen, sondern auch die Bewegungen des Messebestands abbilden.
Der Messebestand braucht einen eigenen Kalender
Für Unternehmen mit regelmäßigem Messeauftritt kann es sinnvoll sein, den Messekalender mit einer Bestandsübersicht zu verbinden.
Für jede Veranstaltung wird festgelegt:
- welcher Messestand eingesetzt wird
- welche Module benötigt werden
- welche Grafiken benötigt werden
- welche Möbel eingesetzt werden
- welche zusätzlichen Elemente erforderlich sind
- wo sich der Bestand aktuell befindet
- wann er vorbereitet werden muss
Dadurch wird aus einem allgemeinen Messekalender ein operatives Planungsinstrument.
Das ist besonders interessant, wenn ein Unternehmen bereits über einen eigenen Messebestand verfügt und diesen über mehrere Veranstaltungen hinweg nutzt.
Ein vorhandener Messestand verändert die Planung
Wenn ein Unternehmen bereits einen Messestand besitzt, beginnt die Planung nicht bei null.
Das kann ein Vorteil sein. Gleichzeitig muss der vorhandene Bestand in die Jahresplanung integriert werden.
Vor jeder Veranstaltung sollte beispielsweise geprüft werden:
- Ist der Messestand vollständig?
- Ist er für die geplante Standfläche geeignet?
- Sind alle notwendigen Komponenten vorhanden?
- Sind die Grafiken aktuell?
- Ist das Material unbeschädigt?
- Wird zusätzliche Ausstattung benötigt?
- Wo befindet sich der Bestand?
- Wann muss er für den nächsten Einsatz bereitgestellt werden?
Damit wird deutlich: Ein Messestand ist nicht einfach ein Gegenstand, der zwischen zwei Veranstaltungen irgendwo gelagert wird. Er ist Bestandteil eines wiederkehrenden Prozesses.
Auch die Lagerung gehört in die Messeplanung
Zwischen zwei Veranstaltungen befindet sich der Messebestand normalerweise nicht im Einsatz.
Er befindet sich im Lager.
Dieser Zeitraum wird bei der Messeplanung häufig kaum berücksichtigt. Gerade bei mehreren Veranstaltungen kann die Lagerung jedoch eine wichtige Schnittstelle zwischen zwei Messeauftritten sein.
Nach dem Abbau wird der Bestand zurückgeführt. Anschließend wird geprüft, was für den nächsten Einsatz benötigt wird. Die Komponenten werden gelagert und später wieder zusammengestellt.
Wer diesen Ablauf regelmäßig organisiert, sollte deshalb nicht nur Veranstaltungstermine, sondern auch Lager- und Bereitstellungstermine berücksichtigen.
Der Kalender sollte auch Vorbereitungsfristen enthalten
Zwischen der Anmeldung zu einer Messe und dem tatsächlichen Auftritt liegen zahlreiche Fristen.
Je nach Veranstaltung können beispielsweise technische Unterlagen, Serviceleistungen, Medienpakete, Standbauleistungen, Ausweise oder logistische Leistungen rechtzeitig bestellt werden müssen.
Aktuelle Ausstellerinformationen von Messe Frankfurt zeigen beispielsweise, dass Veranstalter eigene Unterlagen für Messevorbereitung, technische Daten, Serviceleistungen sowie Auf- und Abbau bereitstellen.
Ein guter Messekalender sollte deshalb nicht erst beim Aufbautermin beginnen.
Er sollte auch rückwärts planen.
Rückwärts vom Messetermin planen
Eine einfache Methode besteht darin, vom Messetermin rückwärts zu planen.
Beispielsweise:
Messestart
Am ersten Veranstaltungstag muss der Stand vollständig einsatzbereit sein.
Aufbau
Der Aufbau muss innerhalb der vom Veranstalter vorgesehenen Zeit erfolgen.
Anlieferung
Der Messebestand muss rechtzeitig vor dem Aufbau am Veranstaltungsort verfügbar sein.
Transportvorbereitung
Die benötigten Komponenten müssen zusammengestellt und transportbereit sein.
Bestandsprüfung
Fehlende oder beschädigte Komponenten müssen vor dem Transport erkannt werden.
Vorbereitung
Grafiken, Ausstattung und sonstige Bestandteile müssen rechtzeitig bereitstehen.
Dadurch wird aus dem einzelnen Messetermin eine konkrete Aufgabenfolge.
Was gehört in einen guten Messekalender?
Ein sinnvoll aufgebauter Messekalender kann deutlich mehr enthalten als Datum und Veranstaltungsort.
Mindestens folgende Informationen können sinnvoll sein:
- Veranstaltung
- Veranstaltungsort
- Halle und Standnummer
- Veranstaltungsbeginn und -ende
- Aufbaubeginn
- Aufbauende
- Abbaubeginn
- Abbauende
- Anliefertermin
- Abholtermin
- benötigter Messebestand
- Standgröße
- zuständige interne Person
- externe Dienstleister
- wichtige Bestellfristen
- besondere Vorgaben des Veranstalters
- Status der jeweiligen Aufgabe
Welche Punkte tatsächlich benötigt werden, hängt vom Unternehmen und vom jeweiligen Messeauftritt ab.
Der Messekalender sollte Verantwortlichkeiten sichtbar machen
Eine Aufgabe im Kalender ist noch nicht automatisch erledigt, nur weil sie dort steht.
Bei mehreren beteiligten Personen sollte deshalb klar sein, wer für welchen Schritt verantwortlich ist.
Beispielsweise:
- Marketing: Messekommunikation
- Vertrieb: Gesprächsplanung und Kundenkontakte
- Personal: Standbesetzung
- Einkauf: zusätzliche Ausstattung
- Logistik: Transport und Anlieferung
- Servicepartner: Aufbau und Abbau
- Verantwortliche Person: Gesamtkoordination
Die konkreten Zuständigkeiten können natürlich anders verteilt sein. Wichtig ist vor allem, dass sie eindeutig sind.
Marketing und operative Messeorganisation zusammenführen
In vielen Unternehmen liegt die Messeplanung zunächst beim Marketing.
Das ist nachvollziehbar, denn dort werden häufig Messeziele, Kommunikation, Einladungen, Kampagnen und Inhalte koordiniert.
Der physische Messeauftritt folgt jedoch einer anderen Logik.
Der Messestand muss bewegt werden. Materialien müssen verfügbar sein. Aufbau und Abbau müssen organisiert werden. Der Bestand muss zwischen Veranstaltungen gelagert werden.
Deshalb sollte der Messekalender beide Ebenen miteinander verbinden:
Marketingplanung + operative Messeplanung.
Erst dadurch entsteht ein vollständiges Bild des Messeauftritts.
Was passiert, wenn zwei Messen zeitlich kollidieren?
Ein Jahreskalender macht auch sichtbar, wenn Veranstaltungen parallel oder sehr dicht hintereinander stattfinden.
Das ist besonders wichtig, wenn derselbe Messebestand verwendet wird.
Dann stellen sich Fragen wie:
- Kann derselbe Bestand rechtzeitig von einer Messe zur nächsten gelangen?
- Welche Komponenten werden für beide Veranstaltungen benötigt?
- Welche Elemente können mehrfach vorhanden sein?
- Muss zusätzlicher Bestand organisiert werden?
- Kann ein Stand modular aufgeteilt werden?
- Ist zwischen Abbau und nächstem Aufbau ausreichend Zeit vorhanden?
Diese Fragen lassen sich wesentlich einfacher beantworten, wenn alle Veranstaltungen in einer gemeinsamen Übersicht stehen.
Der Messekalender sollte auch nach der Messe weiterlaufen
Mit dem letzten Messetag endet der organisatorische Ablauf nicht.
Der AUMA führt für die Nachbereitungsphase unter anderem Rücktransport, Kostenkontrolle, Erfolgskontrolle und Dokumentation auf.
Für den Messebestand kommen weitere Aufgaben hinzu.
- Abbau
- Verpackung
- Abholung
- Rücktransport
- Kontrolle
- Sortierung
- Reparatur oder Ergänzung
- Einlagerung
- Vorbereitung für den nächsten Einsatz
Diese Aufgaben sollten deshalb ebenfalls im Messekalender oder im dazugehörigen Ablaufplan erfasst werden.
Ein wiederkehrender Messeprozess ist besser als jedes Mal neu zu beginnen
Wenn ein Unternehmen regelmäßig an Messen teilnimmt, wiederholen sich viele Aufgaben.
Das ist ein Vorteil.
Denn wiederkehrende Abläufe lassen sich standardisieren.
Beispielsweise kann nach jeder Veranstaltung derselbe Ablauf vorgesehen werden:
Abbau → Rücktransport → Bestandskontrolle → Lagerung → nächste Messe prüfen → Bestand zusammenstellen → Transport → Aufbau.
Je häufiger ein Unternehmen ausstellt, desto sinnvoller kann es sein, diesen Ablauf als festen Prozess zu definieren.
Ein zentraler Messekalender schafft einen gemeinsamen Informationsstand
Besonders problematisch wird die Messeorganisation, wenn Informationen auf verschiedene E-Mails, Excel-Dateien, Kalender und persönliche Notizen verteilt sind.
Dann weiß möglicherweise das Marketing, wann die Messe stattfindet. Die Logistik kennt den Transporttermin. Der externe Dienstleister kennt den Aufbau. Niemand hat jedoch die vollständige Übersicht.
Ein zentraler Messekalender kann diese Informationen zusammenführen.
Er muss dafür nicht kompliziert sein.
Entscheidend ist, dass die wichtigsten Informationen an einer Stelle sichtbar sind und regelmäßig aktualisiert werden.
Welche Fragen sollte der Messekalender beantworten?
Ein guter Praxistest ist einfach: Wenn Sie den Messekalender öffnen, sollten Sie möglichst schnell Antworten auf die wichtigsten organisatorischen Fragen finden.
- Welche Messe steht als Nächstes an?
- Wann beginnt der Aufbau?
- Wann muss der Messebestand bereitstehen?
- Wo befindet sich der Bestand aktuell?
- Wer organisiert den Transport?
- Wer übernimmt den Aufbau?
- Wann beginnt der Abbau?
- Wann wird der Bestand abgeholt?
- Wo wird er anschließend gelagert?
- Wann wird er für die nächste Messe benötigt?
Wenn der Kalender diese Fragen nicht beantworten kann, enthält er wahrscheinlich vor allem Termine – aber noch keinen vollständigen Messeprozess.
Wann externe Unterstützung bei der Messeorganisation sinnvoll sein kann
Nicht jedes Unternehmen benötigt für diese Aufgaben eine eigene Messeabteilung.
Gerade kleinere und mittelständische Unternehmen stellen regelmäßig fest, dass die Messeorganisation zwischen verschiedenen internen Aufgaben mitläuft. Das kann funktionieren, solange nur wenige Veranstaltungen stattfinden.
Mit steigender Anzahl der Messeauftritte nimmt jedoch auch der organisatorische Aufwand zu.
Dann kann es sinnvoll sein, bestimmte Aufgaben an einen externen Servicepartner zu übertragen.
Das kann beispielsweise die Lagerung des Messebestands betreffen. Ebenso können Vorbereitung, Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau und Rücktransport ausgelagert werden.
Der Vorteil besteht nicht darin, dass das Unternehmen die Messeplanung vollständig abgibt. Die fachlichen und kommunikativen Ziele des Messeauftritts bleiben beim Unternehmen. Ausgelagert werden können vor allem die operativen Aufgaben rund um den vorhandenen Messebestand.
Wie EINS PLUS in den Messeprozess eingebunden werden kann
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service ist auf den operativen Service rund um bestehende Messe- und Veranstaltungsbestände ausgerichtet.
Der vorhandene Messestand muss dabei nicht von EINS PLUS stammen. Auch ein bereits gekaufter, gebrauchter oder bei einem anderen Anbieter erworbener Messestand kann grundsätzlich weiter genutzt werden.
EINS PLUS kann den vorhandenen Messebestand übernehmen, erfassen und lagern. Für anstehende Veranstaltungen kann der benötigte Bestand zusammengestellt und vorbereitet werden.
Je nach Bedarf können außerdem Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau, Rücktransport und erneute Einlagerung organisiert werden.
Gerade bei mehreren Messen im Jahr entsteht dadurch ein wiederkehrender Ablauf, der sich in die eigene Messeplanung integrieren lässt.
Das Unternehmen plant seine Veranstaltungen weiterhin selbst. Die operativen Aufgaben rund um den vorhandenen Messebestand können jedoch von einem festen Servicepartner begleitet werden.
Der Unterschied zwischen einem Terminplan und einem Messeprozess
Ein Terminplan beantwortet vor allem die Frage:
Wann findet etwas statt?
Ein Messeprozess beantwortet zusätzliche Fragen:
Was muss vorher passieren?
Wer übernimmt es?
Welche Materialien werden benötigt?
Wo befindet sich der Messebestand?
Wie kommt er zur Veranstaltung?
Was passiert nach dem Abbau?
Genau diese zusätzliche Ebene macht einen Messekalender zu einem wirklichen Planungsinstrument.
Ein Messekalender sollte die Zeit zwischen den Messen sichtbar machen
Die vielleicht wichtigste Erkenntnis bei der Planung mehrerer Messeauftritte lautet: Nicht nur die Veranstaltungen selbst brauchen Platz im Kalender.
Auch die Zeit dazwischen ist Teil des Messeprozesses.
In dieser Zeit wird der Messestand zurückgeführt, geprüft, gelagert, vorbereitet und erneut transportiert.
Wenn diese Zeiträume sichtbar sind, lassen sich Überschneidungen deutlich früher erkennen.
Das gilt insbesondere für Unternehmen, die einen vorhandenen Messestand mehrfach im Jahr einsetzen.
Vom Messekalender zur wiederkehrenden Messeorganisation
Ein gut gepflegter Messekalender ist deshalb mehr als eine Liste kommender Veranstaltungen.
Er kann zum zentralen Ausgangspunkt für die gesamte Messeorganisation werden.
Von der ersten Terminübersicht über die Bestandsplanung und Transportorganisation bis zur Rückführung und Einlagerung nach der Veranstaltung lassen sich die einzelnen Schritte miteinander verbinden.
Gerade bei mehreren Messen im Jahr entsteht dadurch ein klarer wiederkehrender Ablauf:
Veranstaltung planen → Bestand vorbereiten → transportieren → aufbauen → ausstellen → abbauen → zurücktransportieren → einlagern → nächste Veranstaltung vorbereiten.
Der eigentliche Mehrwert liegt dabei nicht in einem komplizierten Planungssystem. Es geht darum, die Aufgaben sichtbar zu machen, die zwischen den einzelnen Terminen stattfinden.
Termine sind der Anfang – nicht die Messeplanung
Ein vollständiger Messekalender sollte deshalb mehr zeigen als Beginn und Ende einer Veranstaltung.
Er sollte sichtbar machen, wann der Messebestand benötigt wird, wann er vorbereitet werden muss, wann der Transport stattfindet und wann Aufbau und Abbau eingeplant sind.
Bei mehreren Veranstaltungen kommen zusätzlich Lagerung, Rücktransport, Bestandskontrolle und die Vorbereitung des nächsten Einsatzes hinzu.
Unternehmen, die diese Abläufe frühzeitig miteinander verbinden, können ihre Messeauftritte wesentlich strukturierter organisieren.
EINS PLUS unterstützt Unternehmen dabei, die operativen Aufgaben rund um ihren vorhandenen Messebestand zu organisieren – von der Übernahme und Lagerung über Vorbereitung und Transport bis zu Aufbau, Abbau und Rücktransport.
Der Messestand muss dabei nicht neu gekauft werden und auch nicht von EINS PLUS stammen.
Entscheidend ist vielmehr, dass der vorhandene Bestand dort verfügbar ist, wo er gebraucht wird – und zwischen den Veranstaltungen organisiert bleibt.
Der Messetermin steht im Kalender. Der Messeprozess sorgt dafür, dass daraus ein organisierter Messeauftritt wird.
Sie stellen aus. Wir kümmern uns.