Eine Messewand ist nach dem Ende einer Veranstaltung nicht einfach nur eine zusammengeklappte Werbefläche. Je nach System gehören dazu Rahmen, Profile, Grafikbahnen, Textildrucke, Verbindungselemente, Füße, Beleuchtung, Transportkoffer und weiteres Zubehör. Soll die Messewand bei der nächsten Veranstaltung wieder eingesetzt werden, muss deshalb nicht nur Platz für die Wand selbst vorhanden sein. Der komplette Bestand sollte so gelagert werden, dass er übersichtlich, geschützt und für den nächsten Einsatz verfügbar bleibt.
Gerade Unternehmen, die regelmäßig auf Messen, Kongressen, Tagungen oder Veranstaltungen ausstellen, stehen deshalb vor einer praktischen Frage: Wie lassen sich Messewände sinnvoll lagern?
Die Antwort hängt vor allem davon ab, um welches System es sich handelt, wie häufig es eingesetzt wird, welche zusätzlichen Komponenten dazugehören und ob die Lagerung im eigenen Unternehmen oder extern erfolgen soll.
Mobile Messewände können vergleichsweise kompakt transportiert und gelagert werden. Das bedeutet allerdings nicht automatisch, dass eine beliebige Abstellfläche im Unternehmen die beste Lösung ist. Gerade bei wiederkehrenden Messeauftritten kommt es darauf an, dass das komplette System nach der Veranstaltung wieder zusammengeführt, kontrolliert und für den nächsten Einsatz bereitgestellt werden kann.
Welche Arten von Messewänden gibt es?
Unter dem Begriff Messewand werden unterschiedliche Systeme zusammengefasst. Für die Lagerung ist diese Unterscheidung wichtig, denn eine faltbare Messewand benötigt andere Lagerbedingungen als ein modulares Rahmensystem oder eine LED-Messewand.
Zu den häufig eingesetzten Varianten gehören beispielsweise:
- faltbare Messewände und Faltdisplays
- Textil-Messewände mit Aluminiumrahmen
- Zipper-Walls mit Textilbespannung
- modulare Messewandsysteme
- LED-Messewände und Leuchtwände
- Spannrahmen und textile Präsentationssysteme
- mobile Rückwände für Kongresse und Veranstaltungen
- kombinierte Systeme mit Theken, Monitorhalterungen oder Regalen
Viele mobile Systeme sind konstruktiv darauf ausgelegt, wiederholt eingesetzt zu werden. Hersteller weisen bei unterschiedlichen Systemen beispielsweise auf werkzeuglosen Aufbau, kompakte Transportmaße, Transportkoffer oder modulare Erweiterungsmöglichkeiten hin.
Für Unternehmen bedeutet das: Eine Messewand muss nicht nach jeder Veranstaltung neu beschafft werden. Bei geeigneter Lagerung kann sie Teil eines dauerhaft nutzbaren Messebestands sein.
Warum die Lagerung einer Messewand mehr ist als nur Platz schaffen
Auf den ersten Blick scheint die Aufgabe einfach zu sein: Messewand abbauen, in die Transporttasche oder den Koffer legen und irgendwo abstellen.
In der Praxis entstehen Probleme häufig genau dann, wenn der nächste Messeauftritt vorbereitet wird.
Dann fehlt beispielsweise ein Verbindungsteil. Die Grafik wurde separat gelagert. Der Transportkoffer steht in einem anderen Raum. Niemand weiß mehr genau, welche Zubehörteile zum System gehören. Oder die Messewand wurde nach dem letzten Einsatz nicht kontrolliert und erst kurz vor dem nächsten Termin wird festgestellt, dass ein Bauteil beschädigt ist.
Eine sinnvolle Lagerung verfolgt deshalb mehrere Ziele gleichzeitig:
- Das System soll vor unnötiger Beschädigung geschützt werden.
- Alle zugehörigen Komponenten sollen zusammenbleiben.
- Grafiken und empfindliche Bestandteile sollen angemessen aufbewahrt werden.
- Der Bestand soll nachvollziehbar und auffindbar sein.
- Die Messewand soll für den nächsten Einsatz schnell bereitgestellt werden können.
- Fehlende oder beschädigte Teile sollen rechtzeitig erkannt werden.
Damit wird aus der reinen Aufbewahrung ein Bestandteil der Messeorganisation.
Mobile Messewand richtig lagern
Bei einer mobilen Messewand sollte zunächst geklärt werden, welche Bestandteile tatsächlich zum System gehören. Das klingt selbstverständlich, wird im betrieblichen Alltag aber schnell unübersichtlich.
Eine typische mobile Messewand kann aus mehreren Teilen bestehen:
- Grundsystem oder Rahmen
- Standfüße oder Verbindungselemente
- Textilgrafik oder Grafikbahnen
- Transporttasche oder Transportkoffer
- Beleuchtung
- Regale oder Ablagen
- Monitorhalterungen
- Thekenelemente
- weiteres systemspezifisches Zubehör
Bei modularen Systemen können zusätzlich unterschiedliche Wandsegmente, Türen, Brückenelemente oder andere Erweiterungen vorhanden sein. Solche Systeme lassen sich teilweise später verändern oder erweitern, wodurch eine saubere Zuordnung der einzelnen Komponenten besonders wichtig wird.
Die Messewand sollte vollständig gelagert werden
Wenn möglich, sollte das komplette System als zusammengehöriger Bestand betrachtet werden. Eine Wand ohne passende Grafik ist ebenso wenig einsatzbereit wie eine Grafik ohne das dazugehörige System.
Deshalb sollte bereits bei der Einlagerung festgehalten werden, welche Komponenten zusammengehören. Eine einfache Bestandsliste kann dafür ausreichen. Bei umfangreicherem Messe-Equipment können zusätzlich Fotos und eindeutige Kennzeichnungen sinnvoll sein.
Transportkoffer und Verpackungen nutzen
Viele mobile Messewände werden in Transportkoffern oder geeigneten Taschen aufbewahrt. Diese Verpackungen erleichtern nicht nur den Transport, sondern helfen auch dabei, die einzelnen Bestandteile zusammenzuhalten.
Gerade bei wiederkehrenden Veranstaltungen sollte die Verpackung deshalb nicht nach dem Messeauftritt entsorgt oder separat irgendwo eingelagert werden. Sie gehört zum funktionierenden System.
Textilgrafiken und Drucke richtig aufbewahren
Bei vielen modernen Messewänden besteht die sichtbare Fläche nicht aus einer festen Platte, sondern aus bedruckten Textilien oder anderen flexiblen Grafikelementen. Das System und die Grafik sind damit zwei Bestandteile eines Messeauftritts, die organisatorisch zusammengehören.
Ein Rahmen kann technisch vollkommen in Ordnung sein. Wenn die zugehörige Grafik fehlt, beschädigt oder nicht mehr aktuell ist, ist die Messewand trotzdem nicht ohne Weiteres einsatzbereit.
Deshalb sollte bei der Lagerung geklärt werden:
- Welche Grafik gehört zu welchem System?
- Ist die Grafik vollständig vorhanden?
- Gibt es mehrere Motive für unterschiedliche Veranstaltungen?
- Welche Grafiken sind aktuell und welche werden nicht mehr benötigt?
- Wie sollen Textilien gefaltet, gerollt oder verpackt werden?
- Wo befinden sich Ersatzgrafiken oder zusätzliche Drucke?
Je nach System können Grafiken ausgetauscht werden, während das Grundsystem bestehen bleibt. Das kann insbesondere bei wiederkehrenden Messeauftritten interessant sein, wenn beispielsweise unterschiedliche Produkte, Kampagnen oder Unternehmensbereiche mit demselben Grundsystem präsentiert werden sollen.
Faltbare Messewände lagern
Faltbare Messewände gehören zu den vergleichsweise einfach zu handhabenden mobilen Präsentationssystemen. Sie lassen sich zusammenfalten und häufig in einem Transportkoffer aufbewahren. Dadurch können Transport- und Lagermaße deutlich reduziert werden.
Trotz der kompakten Bauweise sollte eine faltbare Messewand nicht einfach irgendwo zwischen Kartons und anderem Material verschwinden.
Wichtig ist vor allem, dass:
- das System vollständig zusammengepackt wird
- die Grafik sicher verstaut wird
- Transportkoffer und Zubehör beim System bleiben
- keine unnötige Belastung auf empfindlichen Bauteilen liegt
- der Lagerort später wieder eindeutig auffindbar ist
Bei einer kleinen Anzahl von Systemen kann eine interne Lagerung problemlos möglich sein. Schwieriger wird es, wenn ein Unternehmen zahlreiche Messewände für unterschiedliche Veranstaltungen besitzt.
Textil-Messewände und Zipper-Walls lagern
Textil-Messewände bestehen typischerweise aus einem Rahmen und einer passenden Stoffbespannung. Bei Zipper-Systemen wird der Textilbezug über den Rahmen gespannt. Dadurch lässt sich die Grafik nach dem Abbau vom eigentlichen Rahmensystem trennen.
Bei der Lagerung sollte deshalb besonders darauf geachtet werden, dass der Textilbezug nicht verloren geht und eindeutig dem jeweiligen System zugeordnet werden kann.
Wenn ein Unternehmen mehrere textile Messewände mit unterschiedlichen Motiven besitzt, kann eine klare Kennzeichnung erheblich helfen. Denkbar sind beispielsweise:
- Systemnummern
- Grafiknummern
- Zuordnung nach Unternehmensbereich
- Zuordnung nach Produkt oder Kampagne
- Foto des aufgebauten Systems
- Zuordnung zu Transportkoffer oder Verpackung
Dadurch wird aus einem Bestand einzelner Komponenten ein nachvollziehbares Messeinventar.
LED-Messewände und beleuchtete Systeme
Bei LED-Messewänden und anderen beleuchteten Systemen kommen zusätzliche Komponenten hinzu. Neben Rahmen und Grafik können beispielsweise Leuchtmodule, Netzteile, Kabel oder weitere technische Elemente zum Bestand gehören.
Hier sollte die Lagerung besonders systematisch erfolgen. Technische Komponenten sollten nicht lose zwischen anderen Messeartikeln liegen. Kabel und Zubehör können gebündelt und eindeutig dem jeweiligen System zugeordnet werden.
Vor der Einlagerung kann außerdem geprüft werden, ob alle technischen Bestandteile vorhanden und äußerlich unbeschädigt sind.
Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn zwischen zwei Veranstaltungen mehrere Monate liegen. Ein Fehler, der direkt nach dem Abbau auffällt, lässt sich wesentlich einfacher beheben als ein fehlendes Netzteil am Tag vor dem nächsten Messeaufbau.
Modulare Messewände und komplette Systeme
Bei modularen Messewänden steigt der organisatorische Aufwand mit der Anzahl der Komponenten. Ein System kann aus vielen einzelnen Elementen bestehen, die je nach Standfläche unterschiedlich kombiniert werden.
Dann ist die Frage nicht mehr nur: „Wo lagern wir die Messewand?“
Vielmehr geht es um die Verwaltung eines kompletten Messebestands.
Dazu können gehören:
- Wandelemente
- Rahmen und Profile
- Grafiken
- Türen
- Theken
- Regale
- Beleuchtung
- Monitorhalterungen
- Boden- oder Podestelemente
- Transportverpackungen
- weiteres Zubehör
Bei größeren Beständen kann eine Inventarisierung sinnvoll sein. Professionelle Lagerdienstleister arbeiten beispielsweise mit Bestandslisten, Fotos, Kennzeichnungen oder digitalen Systemen, damit Messe- und Eventmaterial für spätere Einsätze nachvollziehbar bleibt.
Was gehört außer der Messewand noch zum Messebestand?
Eine Messewand steht selten völlig allein auf einer Ausstellungsfläche. Gerade bei kleinen und mittleren Messeauftritten wird sie häufig mit weiteren mobilen Komponenten kombiniert.
Zum Messebestand können beispielsweise gehören:
- Messetheken und Counter
- Roll-ups
- Prospektständer
- Displays
- Monitore
- Beleuchtung
- Messe- und Präsentationsmöbel
- Prospekte und Informationsmaterial
- Transportkoffer
- weitere Präsentationselemente
Bei einer externen Lagerung kann es deshalb sinnvoll sein, nicht nur die Messewand isoliert zu betrachten, sondern den gesamten Bestand rund um den Messeauftritt.
Wo können Unternehmen ihre Messewände lagern?
Grundsätzlich gibt es mehrere Möglichkeiten.
Lagerung im Unternehmen
Die einfachste Variante ist die eigene Lagerung. Das kann bei wenigen, kompakten Systemen sinnvoll sein, wenn ausreichend trockener und geeigneter Lagerraum vorhanden ist.
Vorteilhaft ist der direkte Zugriff auf den Bestand. Gleichzeitig übernimmt das Unternehmen aber auch selbst die Verantwortung für Ordnung, Inventarisierung, Verpackung und Bereitstellung.
Lagerung im Büro oder Nebenraum
Kleine Messewände können teilweise in Büros oder Nebenräumen untergebracht werden. Bei regelmäßig wachsendem Messebestand entsteht jedoch schnell ein Platzproblem.
Besonders ungünstig ist es, wenn Messematerial in mehreren Räumen oder an unterschiedlichen Standorten verteilt wird. Dann steigt der Aufwand bei jedem Messeauftritt.
Externe Lagerung
Bei regelmäßigen Messeauftritten kann eine externe Lagerung interessant sein. Der Bestand wird dabei aus dem Unternehmen ausgelagert und zentral aufbewahrt.
Je nach Anbieter kann das auch mit weiteren Leistungen verbunden werden, beispielsweise Bestandsaufnahme, Kommissionierung, Abholung, Transport oder Bereitstellung für den nächsten Veranstaltungstermin.
Solche Lagerlösungen werden am Markt sowohl für einzelne Komponenten als auch für komplette Messe- und Eventbestände angeboten.
Wann lohnt sich die externe Lagerung von Messewänden?
Eine externe Lagerung ist nicht automatisch für jedes Unternehmen notwendig. Sie kann jedoch interessant werden, wenn die Messewand regelmäßig eingesetzt wird und die interne Lagerung zunehmend organisatorischen Aufwand verursacht.
Typische Anzeichen sind:
- Der vorhandene Lagerraum wird knapp.
- Messematerial liegt an verschiedenen Stellen im Unternehmen.
- Niemand hat einen vollständigen Überblick über den Bestand.
- Messewände werden mehrmals pro Jahr benötigt.
- Mehrere Systeme oder Grafiken müssen verwaltet werden.
- Aufbau und Abbau finden an unterschiedlichen Veranstaltungsorten statt.
- Die Mitarbeiter sollen sich nicht bei jeder Veranstaltung um Transport und Lagerung kümmern.
- Nach der Messe fehlt eine feste Zuständigkeit für Rücktransport und Einlagerung.
Der entscheidende Punkt ist dabei nicht allein die Größe der Messewand. Auch ein relativ kleines System kann organisatorisch aufwendig werden, wenn es regelmäßig an unterschiedlichen Orten eingesetzt wird.
Messewand nach der Messe: Was passiert beim Abbau?
Die Lagerung beginnt bereits beim Abbau.
Wer eine Messewand einfach abbaut und ohne Kontrolle einlagert, verschiebt mögliche Probleme nur auf den nächsten Messeauftritt.
Sinnvoll ist deshalb ein kurzer Ablauf:
- Messewand vollständig abbauen
- Grafiken und empfindliche Komponenten separat beziehungsweise systemgerecht verpacken
- Vollständigkeit des Systems prüfen
- Beschädigungen feststellen
- Zubehör kontrollieren
- Bestand gegebenenfalls fotografisch dokumentieren
- System eindeutig kennzeichnen
- für Transport oder Lagerung vorbereiten
So wird die Einlagerung gleichzeitig zu einer Kontrolle des Messebestands.
Messewände lagern und gleichzeitig für den nächsten Einsatz vorbereiten
Bei einem einmaligen Messeauftritt genügt es möglicherweise, die Messewand nach der Veranstaltung sicher aufzubewahren. Bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr sollte die Betrachtung weitergehen.
Dann ist die eigentliche Frage:
Wie wird aus der eingelagerten Messewand wieder rechtzeitig ein einsatzbereiter Messebestand?
Dafür müssen Termin, Veranstaltungsort, Standfläche, benötigte Grafik und Zubehör bekannt sein. Anschließend kann geprüft werden, welche Bestandteile aus dem Lager benötigt werden.
Das ist besonders interessant, wenn ein Unternehmen dieselbe Messewand bei unterschiedlichen Veranstaltungen einsetzt. Das Grundsystem bleibt bestehen, während Grafik, Zubehör oder Zusammenstellung je nach Veranstaltung angepasst werden können.
Ein Messewand-System für mehrere Veranstaltungen nutzen
Mobile Messewände sind gerade deshalb interessant, weil sie nicht zwingend nur für einen einzigen Messeauftritt verwendet werden müssen. Ein vorhandenes System kann beispielsweise bei Messen, Kongressen, Fachveranstaltungen, Kundentagen oder Produktpräsentationen eingesetzt werden.
Dadurch verändert sich auch die Bedeutung der Lagerung.
Die Lagerung ist dann nicht das Ende des Messeprojekts, sondern ein Bestandteil des nächsten Einsatzes.
Der Ablauf kann beispielsweise so aussehen:
- Veranstaltung planen
- benötigtes Messewandsystem bestimmen
- Bestand aus dem Lager bereitstellen
- Grafik und Zubehör prüfen
- Transport organisieren
- Messewand anliefern und aufbauen
- Veranstaltung durchführen
- Messewand abbauen
- zurücktransportieren
- erneut einlagern
Damit entsteht ein wiederkehrender Prozess anstelle einzelner, jedes Mal neu organisierter Messeauftritte.
Was sollte bei einer externen Lagerung dokumentiert werden?
Je größer der Messebestand wird, desto wichtiger wird eine nachvollziehbare Dokumentation.
Für eine Messewand können beispielsweise folgende Informationen erfasst werden:
- Bezeichnung des Systems
- Abmessungen
- Anzahl der Systemteile
- zugehörige Grafiken
- Transportkoffer oder Verpackung
- Zubehör
- technische Komponenten
- aktueller Zustand
- Fotos
- gegebenenfalls interne Inventarnummer
Bei einem größeren Messebestand kann zusätzlich dokumentiert werden, welche Komponenten gemeinsam eingesetzt werden können. Das erleichtert die Planung, wenn unterschiedliche Standgrößen oder Veranstaltungsformate mit demselben Bestand bedient werden sollen.
Messewände lagern: Diese Fehler sollten Unternehmen vermeiden
Die Messewand wird ohne Zubehör eingelagert
Das Grundsystem ist vorhanden, aber wichtige Kleinteile befinden sich irgendwo im Unternehmen. Vor dem nächsten Einsatz beginnt die Suche.
Grafiken werden vom System getrennt
Wenn mehrere Grafiken vorhanden sind, kann schnell unklar werden, welches Motiv zu welchem System gehört.
Der Bestand wird nicht kontrolliert
Fehlende oder beschädigte Teile werden erst beim nächsten Messeaufbau entdeckt.
Die Messewand wird ungeeignet gelagert
Feuchtigkeit, Verschmutzung, starke mechanische Belastungen oder eine ungeeignete Aufbewahrung können dem Material schaden. Welche Lagerbedingungen konkret erforderlich sind, hängt vom jeweiligen System und seinen Materialien ab.
Mehrere Messebestände werden vermischt
Wenn unterschiedliche Systeme, Grafiken und Zubehörteile ohne klare Zuordnung zusammenliegen, wird die spätere Zusammenstellung unnötig aufwendig.
Die nächste Veranstaltung wird bei der Lagerung nicht mitgedacht
Ein guter Lagerprozess endet nicht mit dem Abstellen des Materials. Der Bestand sollte so organisiert sein, dass er für den nächsten Einsatz wieder zusammengestellt und bereitgestellt werden kann.
Kann man eine Messewand über mehrere Jahre lagern?
Grundsätzlich können viele mobile Messewandsysteme für wiederholte Einsätze ausgelegt sein. Ob und wie lange ein konkretes System gelagert werden kann, hängt jedoch von Konstruktion, Materialien, Zustand, Verpackung und Lagerbedingungen ab.
Bei längeren Lagerzeiten sollte deshalb nicht nur die Frage nach dem verfügbaren Platz gestellt werden. Ebenso wichtig ist die Frage, ob der Bestand nach längerer Zeit noch vollständig und einsatzfähig ist.
Eine regelmäßige Bestandskontrolle kann insbesondere bei länger nicht verwendeten Systemen sinnvoll sein. So lassen sich fehlende Komponenten, Beschädigungen oder veraltete Grafiken erkennen, bevor wieder eine konkrete Veranstaltung ansteht.
Wann sollte eine Messewand nicht einfach weitergelagert werden?
Nicht jeder vorhandene Bestand muss dauerhaft aufbewahrt werden.
Vor einer längerfristigen Einlagerung kann deshalb geprüft werden:
- Wird das System noch regelmäßig eingesetzt?
- Ist das Grundsystem noch funktionsfähig?
- Sind die Grafiken noch aktuell?
- Gibt es noch passendes Zubehör?
- Passt das System noch zu den aktuellen Veranstaltungen?
- Ist eine Anpassung oder Erweiterung möglich?
- Würde eine erneute Nutzung tatsächlich stattfinden?
Eine alte Messewand einzulagern, nur weil sie irgendwann einmal gebraucht werden könnte, ist nicht automatisch sinnvoll. Umgekehrt muss ein älteres System nicht automatisch entsorgt werden, wenn es noch regelmäßig eingesetzt werden kann.
Entscheidend ist die tatsächliche Nutzungsperspektive.
Externe Lagerung als Teil des Messe-Services
Für Unternehmen mit wenigen Veranstaltungen kann die interne Lagerung ausreichend sein. Bei regelmäßigen Messeauftritten kann es dagegen sinnvoll sein, Lagerung, Transport und weitere Aufgaben miteinander zu verbinden.
Genau hier setzt ein operativer Messe-Service an.
EINS PLUS kann vorhandene Messebestände übernehmen und die Aufgaben rund um deren weiteren Einsatz organisieren. Dazu können – abhängig vom konkreten Bedarf – beispielsweise Bestandsaufnahme, Lagerung, Vorbereitung, Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau, Rücktransport und erneute Einlagerung gehören.
Der entscheidende Punkt: Dafür muss nicht zwingend ein neuer Messestand angeschafft werden. Auch vorhandene mobile Messewände, Displays, Counter, Roll-ups und weitere Messeausstattung können Bestandteil eines wiederkehrenden Messe-Service sein.
Eine Messewand ist Teil eines größeren Messebestands
Bei der Organisation eines Messeauftritts wird die Messewand häufig isoliert betrachtet. In der Praxis ist sie jedoch nur ein Teil des gesamten Messebestands.
Wer regelmäßig ausstellt, hat möglicherweise mehrere Messewände, unterschiedliche Grafiken, Counter, Roll-ups, Displays, Möbel und weiteres Zubehör. Dazu kommen Transport und die Frage, wann welches Material an welchem Veranstaltungsort benötigt wird.
Je häufiger diese Komponenten eingesetzt werden, desto wichtiger wird ein strukturierter Ablauf.
Dann geht es nicht mehr nur um die Frage, wo die Messewand steht. Es geht darum, wie der gesamte Messebestand zwischen mehreren Veranstaltungen organisiert wird.
Was Unternehmen vor der Einlagerung einer Messewand prüfen sollten
Vor der Einlagerung lohnt sich eine kurze Bestandsprüfung.
- Ist die Messewand vollständig?
- Sind alle Grafiken vorhanden?
- Ist das System unbeschädigt?
- Sind alle Verbindungsteile und Standfüße vorhanden?
- Ist das Zubehör vollständig?
- Sind Transportkoffer oder Taschen vorhanden?
- Gibt es technische Komponenten wie Beleuchtung oder Netzteile?
- Sind diese Komponenten eindeutig zugeordnet?
- Ist bekannt, wann das System voraussichtlich wieder benötigt wird?
- Ist der aktuelle Zustand dokumentiert?
Je sauberer diese Punkte dokumentiert sind, desto einfacher wird die spätere Vorbereitung des nächsten Messeauftritts.
Messestand und Messewand gemeinsam organisieren
Eine Messewand wird häufig zusammen mit weiteren Elementen eingesetzt. Deshalb kann es sinnvoll sein, nicht nur die Wand selbst zu lagern, sondern den gesamten benötigten Bestand als zusammengehörigen Messeauftritt zu betrachten.
Beispielsweise kann ein Unternehmen für einen kleinen Kongressauftritt eine Messewand, einen Counter, zwei Roll-ups und einen Prospektständer benötigen. Für eine größere Messe werden möglicherweise zusätzlich Möbel, Beleuchtung und weitere Präsentationselemente benötigt.
Wenn der gesamte Bestand strukturiert erfasst ist, lässt sich für jede Veranstaltung gezielt zusammenstellen, was tatsächlich benötigt wird.
Das reduziert unnötige Transporte und verhindert, dass bei jeder Veranstaltung wieder der komplette Bestand bewegt werden muss.
Für wen kann die externe Lagerung von Messewänden interessant sein?
Eine externe Lösung kann insbesondere für Unternehmen interessant sein, die regelmäßig Veranstaltungen besuchen, aber keine eigene geeignete Lagerstruktur für ihre Messeausstattung vorhalten möchten.
Dazu gehören beispielsweise:
- kleine und mittlere Unternehmen mit regelmäßigen Messeauftritten
- Unternehmen mit mehreren mobilen Messewänden
- Aussteller mit mehreren Veranstaltungen pro Jahr
- Kongressaussteller
- Unternehmen mit wechselnden Veranstaltungsorten
- Unternehmen ohne geeignete eigene Lagerfläche
- Unternehmen, die ihre Messeorganisation teilweise auslagern möchten
Gerade bei regelmäßigen Einsätzen kann die Kombination aus Lagerung, Vorbereitung, Transport und Montage interessant sein. So wird aus einer einzelnen Messewand ein dauerhaft nutzbarer Bestandteil des Messebestands.
Die eigentliche Aufgabe beginnt nach dem Messeabbau
Eine Messewand ist nach dem Abbau nicht einfach „weg“. Sie muss für den nächsten Einsatz aufbewahrt werden.
Bei einem einzelnen Auftritt mag das eine überschaubare Aufgabe sein. Bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr entsteht daraus ein wiederkehrender Prozess:
Abbau → Rücktransport → Kontrolle → Lagerung → Vorbereitung → Transport → Aufbau → Veranstaltung.
Wer diesen Ablauf sauber organisiert, kann vorhandene Messewände über längere Zeit und bei unterschiedlichen Veranstaltungen einsetzen.
Die Lagerung ist damit kein nebensächliches Thema. Sie ist ein Teil der gesamten Messeorganisation.
Vorhandene Messewände weiter nutzen statt jedes Mal neu anfangen
Unternehmen müssen für einen neuen Messeauftritt nicht automatisch ihren gesamten Messebestand neu beschaffen. Ein vorhandenes System kann häufig weiter genutzt, mit neuen Grafiken versehen, ergänzt oder für unterschiedliche Veranstaltungen zusammengestellt werden.
Das setzt allerdings voraus, dass bekannt ist, was vorhanden ist, wo sich die einzelnen Komponenten befinden und in welchem Zustand sie sind.
Genau deshalb gehören Lagerung und Bestandsorganisation zusammen.
Wer seinen Messebestand strukturiert verwaltet, schafft die Voraussetzung dafür, vorhandene Messewände mehrfach einzusetzen und den organisatorischen Aufwand zwischen den Veranstaltungen überschaubar zu halten.
Wenn Sie Ihre Messewände nicht selbst lagern möchten
Sie besitzen bereits eine Messewand oder ein komplettes mobiles Messesystem und möchten sich nicht bei jeder Veranstaltung selbst um Lagerung, Transport und Bereitstellung kümmern?
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service kann vorhandene Messebestände übernehmen und die damit verbundenen Aufgaben organisieren. Dazu können je nach Bedarf Lagerung, Bestandsaufnahme, Vorbereitung, Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau, Rücktransport und erneute Einlagerung gehören.
Das gilt nicht nur für komplette Messestände. Auch einzelne Messewände, mobile Systeme, Roll-ups, Counter, Displays und weiteres Messe-Equipment können Teil eines vorhandenen Bestands sein.
Sie haben eine Messewand. Wir kümmern uns um das, was dazwischen passiert.
Die wichtigsten Punkte zur Lagerung von Messewänden auf einen Blick
- Eine Messewand besteht je nach System aus mehreren Komponenten, die gemeinsam gelagert werden sollten.
- Grafiken gehören organisatorisch zum jeweiligen System und sollten eindeutig zugeordnet sein.
- Transportkoffer und Verpackungen sollten zusammen mit der Messewand aufbewahrt werden.
- Modulare Systeme benötigen eine besonders übersichtliche Bestandsorganisation.
- LED- und andere technische Systeme sollten mit ihrem Zubehör vollständig erfasst werden.
- Vor der Einlagerung sollten Vollständigkeit und Zustand geprüft werden.
- Bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr wird eine strukturierte Lagerung besonders wichtig.
- Eine externe Lagerung kann sinnvoll sein, wenn eigene Lagerflächen oder interne Ressourcen fehlen.
- Lagerung, Transport, Aufbau und Abbau können als wiederkehrender Messe-Service miteinander verbunden werden.
- Ein vorhandener Messebestand kann dadurch für mehrere Veranstaltungen nutzbar bleiben.
Eine Messewand muss nach der Veranstaltung nicht zum ungenutzten Bestandteil eines Lagerraums werden. Richtig organisiert, kann sie Teil eines dauerhaft verfügbaren Messebestands sein – bereit für den nächsten Einsatz.