Wie viel Lagerfläche braucht ein Messestand eigentlich? Die Frage klingt zunächst einfach. In der Praxis ist die Antwort jedoch selten identisch mit der Fläche, die der Messestand später auf der Messe einnimmt.
Ein Messestand mit beispielsweise 12, 20 oder 30 Quadratmetern Standfläche benötigt im Lager nicht automatisch dieselbe Fläche. Wände, Traversen, Counter, Möbel, Grafiken, Beleuchtung, Technik, Verpackungen und weitere Komponenten werden für den Transport zerlegt und anders angeordnet als während der Veranstaltung. Entscheidend ist deshalb nicht nur die spätere Standgröße, sondern vor allem, wie viel Volumen Ihr tatsächlicher Messebestand nach dem Abbau einnimmt.
Wer seinen Messestand lagern möchte, sollte deshalb nicht einfach die gebuchte Standfläche als Grundlage nehmen. Eine sinnvolle Lagerplanung beginnt mit dem vorhandenen Bestand und berücksichtigt dessen Abmessungen, Verpackung, Stapelbarkeit, Zugänglichkeit und die Frage, wie häufig die einzelnen Komponenten wieder benötigt werden.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die benötigte Lagerfläche für Ihren Messestand realistisch einschätzen können, welche Bestandteile besonders viel Platz beanspruchen und warum eine reine Quadratmeterberechnung häufig zu kurz greift.
Warum die Standfläche nicht der Lagerfläche entspricht
Die Standfläche beschreibt den Platz, den Ihr Unternehmen während einer Veranstaltung auf dem Messegelände nutzt. Die Lagerfläche beschreibt dagegen den Platz, den die zerlegten und verpackten Bestandteile Ihres Messebestands außerhalb der Veranstaltung benötigen.
Das sind zwei unterschiedliche Planungssituationen.
Auf der Messe werden beispielsweise mehrere Messewände nebeneinander aufgestellt, ein Counter wird im Eingangsbereich platziert und Möbel werden im Gesprächsbereich verteilt. Im Lager können dieselben Elemente dagegen nebeneinander, übereinander oder in Transportkisten stehen.
Hinzu kommt: Nicht jede Komponente eines Messeauftritts beansprucht während der Veranstaltung viel Fläche, kann aber im Lager durchaus relevant sein. Verpackungsmaterial, Transportkisten oder sperrige Konstruktionsteile können den tatsächlichen Lagerbedarf deutlich beeinflussen.
Deshalb sollte die Frage nicht lauten: „Wie groß ist unser Messestand?“
Sinnvoller ist:
- Welche Bestandteile gehören zu unserem Messebestand?
- Welche Abmessungen haben diese Bestandteile im zerlegten Zustand?
- Wie werden sie verpackt?
- Welche Komponenten können gestapelt werden?
- Welche Teile müssen jederzeit zugänglich bleiben?
- Wie häufig wird der Bestand bewegt?
- Welche zusätzlichen Flächen werden für Vorbereitung, Kommissionierung und Bereitstellung benötigt?
Welche Faktoren bestimmen die benötigte Lagerfläche?
Die benötigte Lagerfläche eines Messestands lässt sich nicht anhand eines einzigen pauschalen Faktors bestimmen. Mehrere Größen spielen zusammen.
1. Anzahl und Größe der Komponenten
Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme. Listen Sie alle Komponenten auf, die zwischen den Veranstaltungen gelagert werden sollen.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Messewände
- Systemelemente
- Rahmen und Profile
- Counter und Empfangstheken
- Prospektständer
- Roll-ups
- Faltdisplays
- Beleuchtung
- Monitorhalterungen
- Möbel
- Podeste
- Produktpräsentationen
- Grafiken und Beschriftungen
- Transportkisten
- Verpackungsmaterial
Je genauer diese Liste ist, desto besser lässt sich der tatsächliche Platzbedarf bestimmen.
2. Abmessungen im zerlegten Zustand
Für die Lagerung interessieren nicht primär die Maße des aufgebauten Messestands. Relevant sind die Maße der einzelnen Komponenten nach der Demontage.
Eine große Messewand kann beispielsweise während der Veranstaltung mehrere Meter breit sein. Nach dem Abbau kann sie aus einzelnen Profilen, Paneelen oder Modulen bestehen, die wesentlich kompakter gelagert werden können.
Umgekehrt gibt es Bauteile, die auch zerlegt relativ sperrig bleiben. Dazu können bestimmte Möbel, Podeste, Theken oder Transportkonstruktionen gehören.
3. Verpackung und Transportbehälter
Ein häufiger Fehler bei der Berechnung der Lagerfläche besteht darin, nur die eigentlichen Standkomponenten zu betrachten.
Für den regelmäßigen Einsatz werden viele Messebestände verpackt oder in Transportbehältern aufbewahrt. Dadurch entsteht zusätzlicher Platzbedarf.
Das kann beispielsweise bedeuten:
- Transportkisten
- Rollkoffer
- Paletten
- Schutzverpackungen
- Abdeckungen
- individuelle Verpackungen für empfindliche Komponenten
Wer die Lagerfläche berechnen möchte, sollte deshalb möglichst mit den tatsächlichen Außenmaßen der verpackten Komponenten rechnen.
4. Stapelbarkeit
Nicht jeder Bestandteil kann beliebig übereinandergestapelt werden.
Robuste Transportkisten lassen sich unter Umständen anders lagern als empfindliche Grafiken, Möbeloberflächen oder technische Komponenten. Auch das Gewicht spielt eine Rolle.
Die theoretische Stellfläche kann deshalb kleiner sein als die tatsächlich sinnvoll nutzbare Fläche. Eine möglichst dichte Lagerung ist nicht automatisch eine gute Lagerung, wenn dadurch der Zugriff auf wichtige Komponenten erschwert wird.
5. Zugriff auf den Messebestand
Eine wichtige Frage lautet: Muss der gesamte Bestand jederzeit zugänglich sein?
Wenn beispielsweise nur ein kompletter Messestand gemeinsam für eine Veranstaltung entnommen wird, kann die Lagerung anders organisiert werden als bei einem Bestand, aus dem regelmäßig einzelne Komponenten benötigt werden.
Wer dagegen häufig einzelne Roll-ups, Counter, Grafiken oder Möbel benötigt, braucht eine Lagerstruktur, bei der diese Komponenten erreichbar und eindeutig zugeordnet sind.
Messestand Lagerfläche berechnen: Mit Volumen statt nur mit Quadratmetern arbeiten
Für eine erste Einschätzung ist es hilfreich, nicht ausschließlich in Quadratmetern zu denken. Bei einem Messebestand spielt auch das Lagervolumen eine wichtige Rolle.
Vereinfacht lässt sich das Volumen eines verpackten Bestandteils mit folgender Formel bestimmen:
Länge × Breite × Höhe = Volumen
Wenn beispielsweise eine Transportkiste 1,20 Meter lang, 0,80 Meter breit und 0,60 Meter hoch ist, ergibt sich ein Volumen von 0,576 Kubikmetern.
Bei mehreren Kisten und weiteren Komponenten kann auf diese Weise zunächst das Gesamtvolumen des Messebestands ermittelt werden.
Für die tatsächliche Lagerfläche reicht diese Rechnung allerdings noch nicht aus. Denn ein Lager besteht nicht nur aus belegter Stellfläche. Je nach Lagerkonzept müssen unter anderem Zugänglichkeit, Verkehrswege und die Art der Lagerung berücksichtigt werden. Auch bei allgemeinen Lagerflächenberechnungen werden deshalb neben den reinen Stellplätzen zusätzliche Flächen berücksichtigt.
Ein einfaches Beispiel für die Berechnung eines Messebestands
Nehmen wir einen beispielhaften Messebestand, der aus mehreren Transportbehältern und einzelnen Komponenten besteht.
Angenommen, der Bestand besteht aus:
- vier Transportkisten
- zwei Counter
- mehreren Roll-ups
- einer Messewand
- mehreren Möbelstücken
- Grafiken und kleineren Zubehörteilen
Die Kisten können beispielsweise einen wesentlichen Teil des Lagerbedarfs ausmachen. Counter und Möbel benötigen zusätzliche Stellfläche. Roll-ups und kleinere Komponenten können dagegen relativ kompakt untergebracht werden.
Die richtige Vorgehensweise besteht deshalb darin, zunächst jedes größere Teil zu erfassen und dessen tatsächliche Verpackungs- beziehungsweise Lagermaße zu dokumentieren.
Danach lässt sich überlegen, welche Komponenten gemeinsam gelagert werden können und welche Teile für den nächsten Messeauftritt separat bereitgestellt werden sollten.
Das Ergebnis ist wesentlich aussagekräftiger als die einfache Aussage: „Unser Messestand hat 20 Quadratmeter.“
Warum ein 20-m²-Messestand nicht automatisch 20 m² Lagerfläche benötigt
Die Standfläche einer Messe beschreibt die Fläche, die während der Veranstaltung genutzt wird. Sie sagt wenig darüber aus, wie kompakt der Stand nach dem Abbau gelagert werden kann.
Ein modularer Messestand kann beispielsweise aus vielen relativ kleinen Einzelteilen bestehen. Ein anderer Stand mit gleicher Veranstaltungsfläche kann dagegen große, schwer stapelbare Bauteile, Möbel und Transportkisten enthalten.
Beide Stände können auf der Messe dieselbe Standfläche belegen und im Lager trotzdem einen völlig unterschiedlichen Platzbedarf haben.
Auch die Gestaltung des Standes spielt eine Rolle. Große Exponate, Podeste, individuelle Möbel oder technische Einbauten können den Lagerbedarf deutlich beeinflussen.
Welche Messebestandteile brauchen besonders viel Lagerplatz?
Bei der Planung sollten Unternehmen nicht nur auf die Anzahl der Teile schauen. Entscheidend ist, welche Komponenten tatsächlich sperrig sind.
Messewände und große Systemelemente
Messewände können aus einzelnen Modulen bestehen oder als größere Elemente transportiert werden. Die Lagerung hängt daher stark von der jeweiligen Konstruktion ab.
Bei längeren Profilen oder großformatigen Bauteilen sollte außerdem geprüft werden, ob eine horizontale oder vertikale Lagerung sinnvoll ist.
Counter und Messetheken
Counter sind häufig kompakt aufgebaut, können aber aufgrund ihrer Form und Oberfläche relativ viel Stellfläche benötigen. Eine sinnvolle Verpackung kann helfen, Beschädigungen während Transport und Lagerung zu vermeiden.
Messe- und Präsentationsmöbel
Stühle, Tische, Barhocker, Regale oder Loungemöbel können schnell einen relevanten Teil des Lagerbedarfs ausmachen. Gleichzeitig lassen sich manche Möbel ineinanderstellen oder platzsparend stapeln, während andere Komponenten einzeln gelagert werden müssen.
Grafiken und empfindliche Materialien
Grafiken benötigen häufig weniger Grundfläche als Möbel oder Kisten. Sie sollten jedoch so gelagert werden, dass Knicke, Beschädigungen oder Verschmutzungen vermieden werden.
Transportkisten und Verpackungen
Gerade bei regelmäßig eingesetzten Messebeständen sind Transportkisten ein wichtiger Bestandteil der Lagerplanung. Sie sind nicht nur Verpackung, sondern Teil der Logistik des gesamten Messebestands.
Wie viel zusätzliche Fläche sollte für die Lagerung eingeplant werden?
Eine pauschale Zahl lässt sich für Messebestände nicht seriös nennen. Der notwendige zusätzliche Platz hängt vom Lagerkonzept ab.
Eine reine Stellplatzbetrachtung kann beispielsweise so aussehen, dass alle Kisten dicht nebeneinander stehen. In der Praxis müssen jedoch auch Fragen beantwortet werden:
- Wie werden die Komponenten ein- und ausgelagert?
- Welche Teile müssen erreichbar sein?
- Werden einzelne Bestandteile regelmäßig entnommen?
- Wird der Bestand für eine Messe zusammengestellt?
- Gibt es Flächen für Vorbereitung und Kommissionierung?
- Wie werden schwere oder sperrige Komponenten bewegt?
Bei professionellen Lagerkonzepten werden deshalb nicht nur die reinen Stellplätze betrachtet. Auch Verkehrs- und Nebenflächen können für die tatsächliche Nutzung relevant sein.
Der Unterschied zwischen Lagerfläche und Bereitstellungsfläche
Besonders bei wiederkehrenden Messeauftritten sollte zwischen Lagerung und Bereitstellung unterschieden werden.
Der Messestand kann über längere Zeit eingelagert sein. Vor einer Veranstaltung werden die benötigten Komponenten jedoch zusammengestellt, kontrolliert, verpackt und für den Transport bereitgestellt.
Diese Phase benötigt unter Umständen zusätzlichen Platz.
Das bedeutet: Die Fläche, die für die reine Lagerung genügt, muss nicht automatisch für einen effizienten Vorbereitungsprozess ausreichen.
Gerade Unternehmen mit mehreren Messeauftritten pro Jahr sollten deshalb nicht nur fragen, „Wie viele Quadratmeter brauchen wir?“, sondern auch:
Wie soll unser Messebestand vor der nächsten Veranstaltung bewegt und vorbereitet werden?
Messestand Lagerfläche berechnen bei mehreren Messeauftritten
Wer nur einmal im Jahr ausstellt, hat andere Anforderungen als ein Unternehmen, das zehn oder mehr Veranstaltungen im Jahr besucht.
Bei regelmäßigen Messeauftritten wird die Lagerorganisation zu einem wiederkehrenden Prozess:
- Bestand aus dem Lager entnehmen
- benötigte Komponenten zusammenstellen
- Bestand kontrollieren
- fehlende oder beschädigte Teile feststellen
- Grafiken und Beschriftungen prüfen
- Transport vorbereiten
- zur Messe transportieren
- aufbauen
- nach der Veranstaltung abbauen
- zurücktransportieren
- wieder einlagern
Je häufiger dieser Ablauf stattfindet, desto wichtiger wird eine nachvollziehbare Lagerstruktur.
Warum eine Bestandsaufnahme vor der Berechnung sinnvoll ist
Wer die benötigte Lagerfläche möglichst realistisch einschätzen möchte, sollte nicht mit einer Schätzung beginnen, sondern mit dem tatsächlichen Bestand.
Eine einfache Inventarliste kann bereits viel Klarheit schaffen.
Für jedes größere Teil können beispielsweise erfasst werden:
- Bezeichnung
- Anzahl
- Länge
- Breite
- Höhe
- Gewicht, soweit relevant
- Verpackungsart
- Lagerort
- Zuordnung zum jeweiligen Messestand
- Häufigkeit der Verwendung
Gerade bei älteren Messebeständen kann eine solche Inventarisierung überraschende Ergebnisse liefern. Unternehmen stellen dabei nicht selten fest, dass neben dem eigentlichen Messestand zahlreiche zusätzliche Komponenten vorhanden sind.
Messestand Lagerfläche planen: Nicht nur den aktuellen Bestand betrachten
Ein weiterer Punkt wird häufig vergessen: Der Messebestand kann sich verändern.
Neue Grafiken kommen hinzu. Ein zusätzlicher Counter wird angeschafft. Alte Elemente werden ersetzt. Möbel werden ergänzt. Ein bestehendes System wird für eine neue Veranstaltung erweitert.
Wenn die Lagerfläche dauerhaft geplant wird, sollte deshalb nicht ausschließlich der aktuelle Bestand betrachtet werden.
Interessant ist auch die Frage:
Wie soll sich unser Messebestand in den kommenden Jahren entwickeln?
Ein Lagerkonzept, das heute gerade ausreicht, kann bei regelmäßiger Erweiterung schnell an seine Grenzen kommen.
Was tun, wenn im Unternehmen nicht genügend Lagerfläche vorhanden ist?
Viele Unternehmen haben zwar einen eigenen Messestand, aber keine geeignete Lagerfläche dafür.
Dann wird der Bestand häufig dort untergebracht, wo gerade Platz ist:
- im Keller
- in einem Büro
- in einer Garage
- in einer Produktionshalle
- in einem Nebenraum
- in einem gemieteten Lagerraum
Das kann für einzelne kleinere Komponenten funktionieren. Bei einem umfangreicheren Messebestand entstehen jedoch schnell organisatorische Probleme.
Dann ist nicht nur die Frage entscheidend, wo der Bestand gelagert wird. Ebenso wichtig ist, ob er bei Bedarf vollständig und ohne unnötigen Suchaufwand bereitgestellt werden kann.
Messestand auslagern: Wann eine externe Lagerung interessant wird
Eine externe Lagerung kann insbesondere dann interessant werden, wenn der vorhandene Messebestand regelmäßig benötigt wird, aber im Unternehmen keine geeignete Fläche vorhanden ist.
Das gilt beispielsweise für Unternehmen, die:
- mehrmals im Jahr ausstellen
- einen vorhandenen Messestand weiterverwenden möchten
- keine geeignete Lagerfläche am Unternehmensstandort haben
- ihren Messebestand nicht selbst verwalten möchten
- regelmäßig Transport und Aufbau organisieren müssen
- mehrere Veranstaltungsorte bedienen
- unterschiedliche Messe- und Veranstaltungstermine koordinieren müssen
Der Vorteil liegt dann nicht allein in den gewonnenen Quadratmetern im Unternehmen. Interessant kann vor allem die Verbindung aus Lagerung, Bestandsverwaltung, Vorbereitung, Transport und Bereitstellung sein.
Messestand lagern und gleichzeitig für die nächste Messe vorbereiten
Die Lagerung eines Messebestands ist selten ein Selbstzweck. Der Bestand soll irgendwann wieder eingesetzt werden.
Deshalb sollte die Lagerung immer im Zusammenhang mit dem nächsten Einsatz betrachtet werden.
Vor einer Messe können beispielsweise folgende Aufgaben notwendig sein:
- Bestand auslagern
- Inventar prüfen
- Komponenten zusammenstellen
- Grafiken kontrollieren
- fehlende Elemente ergänzen
- Verpackung kontrollieren
- Transport organisieren
- Anlieferung abstimmen
- Aufbau koordinieren
Nach der Veranstaltung beginnt der Prozess erneut – diesmal in umgekehrter Richtung.
Der Messestand wird abgebaut, zurücktransportiert, kontrolliert und wieder eingelagert.
Genau deshalb ist die Lagerfläche nur ein Teil der gesamten Messeorganisation.
Wie Unternehmen ihren Messebestand für die Lagerung vorbereiten können
Bevor ein Messestand eingelagert wird, lohnt sich eine strukturierte Vorbereitung.
Bestand vollständig erfassen
Erfassen Sie alle Komponenten, die tatsächlich zum Messebestand gehören. Dazu zählen auch kleinere Zubehörteile, Ersatzteile und Transportbehälter.
Maße dokumentieren
Dokumentieren Sie möglichst die Maße im verpackten Zustand. Genau diese Maße sind für die Lagerplanung relevant.
Komponenten sinnvoll gruppieren
Was gemeinsam zu einem Messeauftritt gehört, sollte möglichst auch gemeinsam identifizierbar und zusammenstellbar sein.
Beschädigte Komponenten aussortieren
Die Einlagerung ist ein guter Zeitpunkt, um beschädigte, veraltete oder nicht mehr benötigte Komponenten zu identifizieren.
Grafiken und Beschriftungen prüfen
Grafiken können von einer Veranstaltung zur nächsten verändert werden. Deshalb sollte dokumentiert werden, welche Drucke zum Bestand gehören und welche für einen bestimmten Einsatz vorgesehen sind.
Messestand Lagerfläche berechnen: Welche Angaben braucht ein Dienstleister?
Wenn Unternehmen ihren Messebestand extern lagern lassen möchten, muss die benötigte Fläche nicht zwingend selbst exakt berechnet werden.
Hilfreich sind zunächst möglichst konkrete Informationen zum vorhandenen Bestand.
Dazu können gehören:
- Fotos des vorhandenen Messebestands
- Inventarlisten
- Abmessungen der Transportkisten
- Anzahl der Paletten oder Packstücke
- Angaben zu Möbeln und sperrigen Komponenten
- Informationen über das verwendete Messesystem
- Angaben zur bisherigen Verpackung
- geplante Anzahl der Messeauftritte
Auf dieser Grundlage lässt sich wesentlich besser beurteilen, wie der Bestand sinnvoll gelagert und für spätere Veranstaltungen bereitgestellt werden kann.
Warum Fotos bei der Einschätzung des Lagerbedarfs hilfreich sein können
Ein Foto des aufgebauten Messestands zeigt zwar nicht unmittelbar die benötigte Lagerfläche. Es kann aber wichtige Hinweise auf die Struktur des Bestands geben.
Zusätzliche Fotos von Transportkisten, zerlegten Wänden, Möbeln und bereits verpackten Komponenten sind noch aussagekräftiger.
Wenn keine detaillierte Inventarliste vorhanden ist, kann eine visuelle Bestandsaufnahme deshalb ein sinnvoller Ausgangspunkt sein.
Die häufigsten Fehler bei der Berechnung der Messestand-Lagerfläche
Nur die Standgröße berücksichtigen
Ein Messestand mit 20 Quadratmetern Standfläche benötigt nicht automatisch 20 Quadratmeter Lagerfläche.
Verpackungen vergessen
Transportkisten und Schutzverpackungen gehören zum Messebestand und sollten bei der Planung berücksichtigt werden.
Keine Zugänglichkeit einplanen
Ein Bestand kann theoretisch auf sehr kleiner Fläche untergebracht werden. Wenn einzelne Komponenten anschließend nur durch das Umstapeln mehrerer anderer Packstücke erreichbar sind, ist diese Lagerung für den regelmäßigen Messebetrieb wenig praktisch.
Keine Bestandsänderungen berücksichtigen
Wer regelmäßig ausstellt, wird seinen Messebestand möglicherweise im Laufe der Zeit erweitern oder verändern. Diese Entwicklung sollte bei einer längerfristigen Lagerplanung berücksichtigt werden.
Lagerung und Logistik getrennt betrachten
Der Messestand muss nicht nur irgendwo stehen. Er muss vor der Messe verfügbar sein, zum Veranstaltungsort transportiert werden und nach dem Abbau wieder zurückkommen.
Eine sinnvolle Lösung betrachtet deshalb Lagerung und Messe-Logistik gemeinsam.
Messestand Lagerfläche berechnen bei kleinen Messeständen
Auch kleine Messestände benötigen eine durchdachte Lagerlösung.
Ein Unternehmen mit einer kompakten Messewand, einem Counter, zwei Roll-ups und einigen Möbeln braucht natürlich weniger Lagerraum als ein Unternehmen mit einem umfangreichen modularen Stand.
Trotzdem können gerade kleine Bestände organisatorisch aufwendig sein, wenn sie zwischen den Veranstaltungen immer wieder selbst transportiert, im Unternehmen gesucht und für den nächsten Einsatz zusammengestellt werden müssen.
Bei kleinen Beständen kann deshalb weniger die reine Quadratmeterzahl als die Frage entscheidend sein, wie einfach der Bestand für die nächste Veranstaltung verfügbar gemacht werden kann.
Messestand Lagerfläche bei mehreren Veranstaltungen im Jahr
Bei mehreren Veranstaltungen wird die Lagerung zu einem festen Bestandteil der Messeorganisation.
Der gleiche Messestand kann beispielsweise auf unterschiedlichen Fachmessen, Kongressen oder regionalen Veranstaltungen eingesetzt werden. Dadurch entsteht ein wiederkehrender Kreislauf aus Lagerung, Vorbereitung, Transport, Aufbau, Abbau und Rücktransport.
Der Vorteil eines vorhandenen Messebestands liegt dann unter anderem darin, dass nicht für jede Veranstaltung ein komplett neuer Auftritt organisiert werden muss.
Damit das funktioniert, muss der Bestand jedoch zuverlässig verfügbar und ausreichend dokumentiert sein.
Von der Lagerfläche zur gesamten Messeorganisation
Die Frage nach der benötigten Lagerfläche führt deshalb schnell zu einer größeren Frage:
Wer kümmert sich eigentlich um den Messebestand zwischen den Veranstaltungen?
Denn ein Messestand steht nur wenige Tage auf einer Messe. Den überwiegenden Teil des Jahres befindet er sich außerhalb der Veranstaltung.
In dieser Zeit muss er gelagert, verwaltet und bei Bedarf für den nächsten Einsatz vorbereitet werden.
Für Unternehmen mit regelmäßigen Messeauftritten kann es deshalb sinnvoll sein, nicht nur die Lagerfläche zu betrachten, sondern den gesamten Ablauf zu organisieren.
Was EINS PLUS mit Ihrem vorhandenen Messebestand machen kann
Wenn Sie bereits einen Messestand oder Messebestand besitzen, muss dieser nicht zwangsläufig neu angeschafft werden, nur weil die bisherige Lagerlösung nicht mehr funktioniert.
EINS PLUS kann vorhandene Messebestände übernehmen und die Aufgaben rund um die weitere Nutzung organisieren. Dazu können je nach Bedarf Bestandsaufnahme, Lagerung, Vorbereitung, Transport, Aufbau, Abbau und Rücktransport gehören.
Das kann besonders interessant sein, wenn ein Unternehmen seinen vorhandenen Bestand mehrfach im Jahr einsetzen möchte, aber die Lagerung und die damit verbundenen organisatorischen Aufgaben nicht selbst übernehmen will.
Der entscheidende Punkt ist dabei: Der Messestand muss nicht von EINS PLUS stammen. Auch bestehende Messeausstattung, gebrauchte Systeme, Roll-ups, Messewände, Counter, Möbel und andere vorhandene Komponenten können Teil eines solchen Ablaufs sein.
Ein Messebestand sollte nicht nur gelagert, sondern einsatzbereit gehalten werden
Die beste Lagerlösung ist nicht zwangsläufig die mit der geringsten benötigten Quadratmeterzahl.
Entscheidend ist vielmehr, ob der Messebestand bei Bedarf vollständig, nachvollziehbar und ohne unnötigen organisatorischen Aufwand für die nächste Veranstaltung bereitgestellt werden kann.
Eine sinnvolle Planung berücksichtigt deshalb:
- den tatsächlichen Bestand
- die Abmessungen der verpackten Komponenten
- das Lagervolumen
- die benötigte Stellfläche
- Stapelbarkeit und Zugänglichkeit
- Transport- und Verpackungslösungen
- die Häufigkeit der Messeauftritte
- die Vorbereitung für den nächsten Einsatz
- den Transport zur Veranstaltung
- den Rücktransport nach dem Abbau
Messestand Lagerfläche berechnen: Der praktische Ablauf
Wenn Sie den Platzbedarf Ihres Messebestands bestimmen möchten, können Sie schrittweise vorgehen.
Schritt 1: Messebestand vollständig erfassen
Erstellen Sie eine Liste aller Komponenten, die dauerhaft oder regelmäßig für Ihre Messeauftritte benötigt werden.
Schritt 2: Verpackte Maße ermitteln
Messen Sie möglichst die Komponenten so, wie sie tatsächlich gelagert und transportiert werden.
Schritt 3: Volumen berechnen
Berechnen Sie für größere Packstücke das Volumen aus Länge, Breite und Höhe. So erhalten Sie eine erste Vorstellung vom Gesamtumfang Ihres Messebestands.
Schritt 4: Stellfläche betrachten
Überlegen Sie, welche Packstücke nebeneinander stehen müssen und welche Komponenten gestapelt werden können.
Schritt 5: Zugänglichkeit berücksichtigen
Planen Sie nicht so knapp, dass jede Entnahme zum vollständigen Umräumen des Lagers führt.
Schritt 6: Vorbereitung und Bereitstellung einplanen
Wenn der Bestand regelmäßig für Messen zusammengestellt wird, sollte auch der operative Platzbedarf für diesen Prozess berücksichtigt werden.
Schritt 7: Lagerung und Transport gemeinsam denken
Die Lagerung endet nicht mit dem Abstellen der letzten Kiste. Entscheidend ist, wie der Bestand für die nächste Veranstaltung wieder verfügbar gemacht wird.
Wenn Sie Ihren Messebestand nicht selbst lagern möchten
Eine eigene Lagerfläche ist nicht für jedes Unternehmen die sinnvollste Lösung. Gerade bei kleineren und mittleren Unternehmen steht häufig nicht die notwendige Fläche zur Verfügung oder der Messebestand liegt an mehreren Stellen verteilt.
Eine externe Lagerung kann dann eine Möglichkeit sein, den Bestand aus dem täglichen Unternehmensbetrieb herauszunehmen und gleichzeitig für weitere Messeauftritte verfügbar zu halten.
Interessant wird das insbesondere dann, wenn Lagerung nicht isoliert betrachtet wird, sondern mit den anschließenden Aufgaben verbunden werden kann: Vorbereitung, Transport, Aufbau, Abbau, Rücktransport und erneute Einlagerung.
Sie haben einen Messebestand – wir kümmern uns um den Rest
Die Berechnung der benötigten Lagerfläche ist ein guter Ausgangspunkt. Noch wichtiger ist jedoch die Frage, wie Ihr Messebestand über das gesamte Jahr organisiert wird.
Wenn Sie bereits einen Messestand besitzen, müssen Sie nicht für jede Veranstaltung einen neuen Bestand aufbauen. Der vorhandene Messestand kann mehrfach eingesetzt werden – vorausgesetzt, Lagerung, Vorbereitung, Transport und Montage funktionieren zuverlässig.
EINS PLUS unterstützt Unternehmen dabei, vorhandene Messebestände für wiederkehrende Veranstaltungen zu organisieren. Je nach Bedarf kann das die Übernahme und Inventarisierung des Bestands ebenso umfassen wie Lagerung, Vorbereitung, Transport, Aufbau, Abbau und Rücktransport.
So wird aus einem Messestand, der zwischen zwei Veranstaltungen irgendwo im Unternehmen steht, ein organisierter Messebestand, der für den nächsten Einsatz bereitgehalten werden kann.
Sie haben einen Messestand. Sie haben einen Messebestand. Sie haben eine Veranstaltung. EINS PLUS kümmert sich um das, was dazwischen passiert.