Roll-ups gehören zu den unkompliziertesten mobilen Präsentationssystemen. Sie sind vergleichsweise kompakt, lassen sich schnell aufbauen und können bei Messen, Kongressen, Tagungen, Kundenterminen oder Unternehmensveranstaltungen eingesetzt werden. Für ein einzelnes Roll-up ist die Lagerung deshalb normalerweise kein großes Thema.
Anders sieht es aus, wenn im Laufe der Zeit mehrere Roll-ups zusammenkommen. Dann liegen die Systeme vielleicht in unterschiedlichen Schränken, Abstellräumen oder Lagerräumen. Einige werden regelmäßig eingesetzt, andere nur wenige Male im Jahr. Dazu kommen unterschiedliche Grafiken, Tragetaschen und Zubehör.
Spätestens dann stellt sich die Frage: Sollten wir unsere Roll-ups weiterhin selbst im Unternehmen lagern oder die Lagerung auslagern?
Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Entscheidend sind vor allem die Anzahl der Systeme, die verfügbare Lagerfläche, die Häufigkeit der Veranstaltungen und der organisatorische Aufwand, der mit dem Bestand verbunden ist.
Dieser Artikel zeigt, welche Vor- und Nachteile beide Möglichkeiten haben und worauf Unternehmen bei der Entscheidung achten sollten.
Roll-ups im Unternehmen lagern: Die einfache Lösung für kleinere Bestände
Wenn ein Unternehmen nur ein oder zwei Roll-ups besitzt und diese regelmäßig benötigt, spricht zunächst wenig gegen eine interne Lagerung.
Die Systeme können beispielsweise in einem geeigneten Schrank, einem Lagerraum oder einem anderen trockenen Bereich aufbewahrt werden. Wichtig ist, dass die Roll-ups geschützt und entsprechend den Herstellerangaben gelagert werden.
Herstellerhinweise empfehlen unter anderem eine trockene Lagerung und den Schutz vor Feuchtigkeit sowie extremen Temperaturen. Bei manchen Systemen wird außerdem ausdrücklich empfohlen, die Roll-ups in der vorgesehenen Tragetasche aufzubewahren.
Bei einem kleinen Bestand kann die interne Lagerung deshalb sehr unkompliziert sein.
Die entscheidende Frage ist nicht unbedingt, ob ein Roll-up im Unternehmen Platz findet. Entscheidend ist vielmehr, wie viel Aufwand rund um den gesamten Messebestand entsteht.
Wann die interne Lagerung von Roll-ups problematisch wird
Mit zunehmender Anzahl der Systeme verändern sich die Anforderungen.
Ein Unternehmen besitzt vielleicht nicht nur Roll-ups, sondern zusätzlich:
- Messewände
- Counter
- Prospektständer
- Displays
- Möbel
- Grafiken
- Messetheken
- Transportkisten
- weiteres Messe-Equipment
Aus einem einzelnen Roll-up wird damit nach und nach ein kompletter Messebestand.
Dieser Bestand benötigt nicht nur Fläche. Er muss auch verwaltet, kontrolliert, zusammengestellt, transportiert und nach einer Veranstaltung wieder zurückgeführt werden.
Genau an diesem Punkt wird die Frage „Wo stellen wir die Roll-ups hin?“ zu einer grundsätzlichen Organisationsfrage.
Die eigentliche Herausforderung ist nicht die Lagerfläche
Bei der Entscheidung zwischen interner und externer Lagerung wird häufig zuerst auf die benötigte Fläche geschaut.
Das ist nachvollziehbar, aber nicht immer der wichtigste Punkt.
Viel wichtiger kann die Frage sein, wie viel interne Arbeitszeit für den Messebestand aufgewendet wird.
Werden Roll-ups beispielsweise vor jeder Veranstaltung gesucht, auf Vollständigkeit geprüft, zum Veranstaltungsort transportiert und anschließend wieder zurückgebracht, entsteht ein organisatorischer Prozess, der mit jedem weiteren System größer wird.
Bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr kann daraus eine regelmäßige Aufgabe werden.
Die Entscheidung sollte deshalb nicht nur lauten:
„Haben wir genügend Platz?“
Sondern auch:
„Wollen und können wir die gesamte Organisation unseres Messebestands weiterhin intern übernehmen?“
Welche Vorteile hat es, Roll-ups intern zu lagern?
Die interne Lagerung hat zunächst einige offensichtliche Vorteile.
Direkter Zugriff
Die Roll-ups befinden sich unmittelbar im Unternehmen. Wenn kurzfristig ein System benötigt wird und es bereits bekannt ist, wo es liegt, kann der Zugriff schnell erfolgen.
Keine externe Lagerorganisation
Es muss kein externer Lagerbestand verwaltet werden. Die Mitarbeiter können unmittelbar auf die vorhandene Ausstattung zugreifen.
Kurze Wege bei seltenem Einsatz
Wenn ein Roll-up nur gelegentlich benötigt wird und problemlos im Unternehmen gelagert werden kann, ist eine externe Lagerung möglicherweise nicht erforderlich.
Bestehende Lagerflächen können genutzt werden
Unternehmen, die ohnehin über ausreichend geeignete Lagerfläche verfügen, können vorhandene Ressourcen nutzen, anstatt zusätzlichen Lagerraum zu organisieren.
Für kleine Bestände kann die interne Lösung daher durchaus sinnvoll sein.
Welche Nachteile kann die interne Lagerung haben?
Die Nachteile entstehen häufig nicht sofort. Sie entwickeln sich mit der Größe des Bestands und der Anzahl der Veranstaltungen.
Typische Probleme sind:
- fehlender geeigneter Lagerplatz
- Roll-ups stehen in Büros oder Abstellräumen
- unterschiedliche Systeme sind schwer zu unterscheiden
- Grafiken sind nicht eindeutig zugeordnet
- Zubehör fehlt
- der Zustand der Systeme wird nicht regelmäßig kontrolliert
- mehrere Abteilungen greifen auf denselben Bestand zu
- niemand fühlt sich eindeutig für die Lagerung verantwortlich
- Transport und Rückführung werden jedes Mal neu organisiert
Das eigentliche Problem ist damit weniger das Roll-up selbst als die fehlende Struktur dahinter.
Roll-ups auslagern: Was bedeutet das eigentlich?
Roll-ups auszulagern bedeutet zunächst, den vorhandenen Bestand nicht mehr auf den eigenen Unternehmensflächen zu lagern.
Je nach Anbieter und vereinbartem Leistungsumfang kann eine externe Lösung jedoch deutlich weiter gehen.
Statt nur Lagerfläche bereitzustellen, kann ein Servicepartner beispielsweise den Bestand übernehmen, erfassen, lagern und für geplante Veranstaltungen bereitstellen.
Damit verändert sich die Aufgabe:
Aus „Wir müssen irgendwo Platz für unsere Roll-ups finden“ wird:
„Unser Messebestand befindet sich an einem definierten Lagerort und wird für den jeweiligen Einsatz vorbereitet.“
Für Unternehmen mit regelmäßigem Veranstaltungsbedarf kann dieser Unterschied relevant sein.
Was kann bei einer externen Roll-up-Lagerung übernommen werden?
Eine externe Lagerlösung kann je nach Bedarf unterschiedliche Aufgaben umfassen.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Übernahme des vorhandenen Roll-up-Bestands
- Bestandsaufnahme
- Inventarisierung
- Zuordnung von Grafiken und Zubehör
- Lagerung
- Kontrolle des Bestands
- Zusammenstellung für einen Veranstaltungstermin
- Vorbereitung für den Transport
- Abholung
- Transport zum Veranstaltungsort
- Anlieferung
- Aufbau
- Abbau
- Rücktransport
- erneute Einlagerung
Nicht jedes Unternehmen benötigt den kompletten Umfang. Entscheidend ist, welche Aufgaben tatsächlich ausgelagert werden sollen.
Roll-ups lagern ist etwas anderes als Roll-ups organisieren
Diese Unterscheidung ist für Unternehmen besonders wichtig.
Eine reine Lagerlösung beantwortet die Frage:
„Wo befinden sich unsere Roll-ups?“
Ein organisierter Messe-Service geht weiter und beantwortet auch:
- Welches Roll-up wird benötigt?
- Wann wird es benötigt?
- Wo befindet es sich?
- Ist es einsatzbereit?
- Welche weiteren Materialien gehören dazu?
- Wann muss es abgeholt werden?
- Wann muss es am Veranstaltungsort sein?
- Was passiert nach der Veranstaltung?
Gerade für Unternehmen mit mehreren Veranstaltungen pro Jahr kann dieser Unterschied entscheidend sein.
Wie viel Platz benötigen Roll-ups im Unternehmen?
Ein einzelnes Roll-up benötigt wenig Lagerfläche. Die konkrete Größe hängt vom jeweiligen System und seiner Transportverpackung ab.
Problematisch wird es meist nicht durch die Grundfläche eines einzelnen Systems, sondern durch die Summe.
Fünf Roll-ups benötigen mehr Platz als eines. Zehn Roll-ups benötigen zusätzlich eine sinnvolle Ordnung. Wenn gleichzeitig Messewände, Counter, Prospektständer und weiteres Equipment gelagert werden, wächst der benötigte Bereich entsprechend.
Hinzu kommt Bewegungsfläche. Lagerfläche sollte nicht so knapp bemessen sein, dass Mitarbeiter andere Gegenstände ausräumen müssen, um an ein bestimmtes Roll-up zu gelangen.
Die tatsächliche Flächenfrage sollte deshalb immer anhand des gesamten Messebestands und nicht nur anhand der Roll-up-Kassetten betrachtet werden.
Wenn Roll-ups nur selten benötigt werden
Selten genutzte Roll-ups sind ein typischer Fall für eine mögliche externe Lagerung.
Ein Unternehmen benötigt beispielsweise ein bestimmtes Roll-up nur bei zwei Kongressen im Jahr. Zwischen diesen Terminen steht das System monatelang ungenutzt.
Wenn die Lagerung im Unternehmen problemlos möglich ist, spricht zunächst nichts dagegen. Befindet sich das Roll-up jedoch in einem ohnehin knappen Lagerraum, kann die externe Lagerung interessant werden.
Besonders dann, wenn gleichzeitig viele andere selten benötigte Materialien vorhanden sind.
Wenn Roll-ups regelmäßig eingesetzt werden
Bei häufigen Veranstaltungen verschiebt sich die Betrachtung.
Dann geht es nicht mehr nur um die Lagerung zwischen zwei Einsätzen, sondern um einen wiederkehrenden Prozess:
Lagerung → Vorbereitung → Transport → Veranstaltung → Abbau → Rücktransport → Kontrolle → Lagerung.
Je häufiger dieser Ablauf stattfindet, desto interessanter kann eine zentrale Organisation werden.
Das gilt insbesondere für Unternehmen, die regelmäßig an unterschiedlichen Messen, Kongressen oder Veranstaltungen teilnehmen.
Roll-ups für mehrere Veranstaltungen einsetzen
Ein Roll-up muss nicht einer einzigen Veranstaltung zugeordnet sein.
Ein Unternehmen kann beispielsweise dieselbe Unternehmensgrafik auf mehreren Messen einsetzen. Ein weiteres Roll-up kann bei Kongressen verwendet werden, während andere Systeme für Produktpräsentationen oder Recruiting-Veranstaltungen vorgesehen sind.
Dadurch wird der vorhandene Bestand mehrfach genutzt.
Das setzt allerdings voraus, dass jederzeit klar ist, welche Systeme verfügbar sind und wann sie für andere Veranstaltungen benötigt werden.
Eine einfache Bestandsverwaltung kann viel Aufwand sparen
Ob intern oder extern gelagert wird: Eine strukturierte Bestandsübersicht ist sinnvoll.
Für jedes Roll-up können beispielsweise folgende Informationen erfasst werden:
- interne Bezeichnung
- Inventarnummer
- Grafik beziehungsweise Motiv
- Breite und Systemtyp
- Einsatzbereich
- Lagerort
- Tragetasche vorhanden
- Zubehör vorhanden
- Zustand
- letzter Einsatz
- geplanter nächster Einsatz
Damit lässt sich schnell feststellen, welches System für eine Veranstaltung zur Verfügung steht.
Roll-ups vor der Einlagerung kontrollieren
Unabhängig vom Lagerort sollten Roll-ups nach einer Veranstaltung nicht einfach irgendwo abgestellt werden.
Eine kurze Kontrolle kann verhindern, dass ein beschädigtes System erst beim nächsten Messeaufbau auffällt.
Zu prüfen sind beispielsweise:
- Ist die Grafik sauber?
- Ist die Grafik vollständig eingerollt?
- Funktioniert der Einzugsmechanismus?
- Ist die Kassette unbeschädigt?
- Ist die Aufstellstange vorhanden?
- Sind Standfüße oder weitere Systemteile vorhanden?
- Ist die Tragetasche vorhanden?
- Ist das System trocken?
Hersteller empfehlen unter anderem, die Grafik vor dem Verstauen vollständig trocknen zu lassen und das System anschließend geschützt aufzubewahren.
Warum feuchte Lagerung problematisch sein kann
Ein Roll-up sollte nicht einfach in einem feuchten Keller, einer ungeeigneten Garage oder einem Bereich mit starken Temperaturschwankungen gelagert werden.
Herstellerhinweise nennen eine trockene Umgebung und den Schutz vor Feuchtigkeit als wichtige Voraussetzungen für die Lagerung. Auch extreme Temperaturen und starke Temperaturschwankungen sollten vermieden werden.
Besonders nach Veranstaltungen ist darauf zu achten, dass feuchte oder verschmutzte Materialien nicht unmittelbar für längere Zeit eingelagert werden.
Bei der konkreten Pflege und Lagerung sollten immer die Herstellerangaben des jeweiligen Roll-up-Systems berücksichtigt werden.
Roll-ups im Büro, Keller oder Lagerraum: Nicht jeder Platz ist geeignet
Ein häufiger Fehler besteht darin, Lagerung lediglich als Frage des vorhandenen Platzes zu betrachten.
Ein freier Bereich im Keller ist nicht automatisch ein geeigneter Lagerplatz. Ebenso wenig ist ein warmer Raum neben einer Heizung ideal.
Roll-ups sollten so gelagert werden, dass sie vor unnötiger mechanischer Belastung, Feuchtigkeit, Verschmutzung und ungünstigen Umgebungsbedingungen geschützt sind.
Auch schwere Gegenstände sollten nicht einfach auf Transporttaschen oder Systemen abgelegt werden. Hersteller- und Pflegehinweise weisen ausdrücklich auf den Schutz vor Beschädigungen und eine sorgfältige Aufbewahrung hin.
Was kostet es, Roll-ups auszulagern?
Die Kosten einer externen Lagerung lassen sich nicht seriös anhand einer pauschalen Zahl bestimmen.
Entscheidend sind unter anderem:
- Anzahl der Roll-ups
- Umfang des gesamten Messebestands
- benötigter Lagerplatz
- Lagerdauer
- Häufigkeit der Auslagerungen
- Abholungen und Transporte
- Vorbereitung der Ausstattung
- Aufbau und Abbau
- zusätzlich benötigte Leistungen
Deshalb sollte bei einem Vergleich nicht nur der Preis für einen Lagerplatz betrachtet werden.
Interessanter kann die Frage sein:
Welche Gesamtkosten und welcher interne Arbeitsaufwand entstehen bei der eigenen Lagerung – und welche Aufgaben übernimmt eine externe Lösung tatsächlich?
Interne Lagerung und externe Lagerung vergleichen
Für die Entscheidung kann eine einfache Gegenüberstellung helfen.
Interne Lagerung
- eigene Lagerfläche erforderlich
- direkter Zugriff auf den Bestand
- interne Bestandsverwaltung
- interne Kontrolle und Vorbereitung
- interne Organisation von Abholung und Transport
- Rückführung nach Veranstaltungen muss selbst organisiert werden
Externe Lagerung
- eigene Lagerfläche wird entlastet
- Bestand befindet sich an einem zentralen externen Lagerort
- Inventarisierung kann übernommen werden
- Vorbereitung für Veranstaltungen kann organisiert werden
- Transport kann Bestandteil des Services sein
- Aufbau und Abbau können je nach Leistungsumfang ergänzt werden
Welche Variante sinnvoll ist, hängt von der individuellen Organisation des Unternehmens ab.
Für welche Unternehmen kann eine externe Lagerung interessant sein?
Eine externe Lösung kann insbesondere dann interessant werden, wenn der Messebestand über Jahre gewachsen ist.
Typische Situationen sind:
- Das Unternehmen besitzt viele Roll-ups.
- Zusätzlich werden Messewände, Counter und Displays gelagert.
- Die vorhandene Lagerfläche wird anderweitig benötigt.
- Mehrere Veranstaltungen finden pro Jahr statt.
- Der Messebestand wird von mehreren Abteilungen genutzt.
- Die Roll-ups befinden sich an unterschiedlichen Standorten.
- Niemand ist eindeutig für den Bestand verantwortlich.
- Transport und Aufbau müssen regelmäßig organisiert werden.
- Die Mitarbeiter sollen von logistischen Aufgaben rund um Messen entlastet werden.
Wann die interne Lagerung weiterhin sinnvoll sein kann
Eine externe Lagerung ist nicht automatisch die bessere Lösung.
Wenn ein Unternehmen beispielsweise nur ein oder zwei Roll-ups besitzt, ausreichend geeignete Lagerfläche hat und die Systeme regelmäßig selbst verwendet, kann die interne Lagerung völlig ausreichend sein.
Auch wenn ein Roll-up sehr kurzfristig und häufig benötigt wird, kann der direkte Zugriff auf den eigenen Bestand ein praktischer Vorteil sein.
Die Entscheidung sollte deshalb nicht allein anhand der Anzahl der Roll-ups getroffen werden.
Vielmehr sollte der gesamte Ablauf betrachtet werden.
Die wichtigste Frage: Wie oft wird der Bestand bewegt?
Ein Roll-up, das zwölf Monate im Schrank steht, verursacht wenig organisatorischen Aufwand.
Ein Roll-up, das alle paar Wochen für eine Veranstaltung vorbereitet, transportiert, aufgebaut, abgebaut und wieder eingelagert wird, ist dagegen Teil eines laufenden Prozesses.
Je häufiger der Bestand bewegt wird, desto wichtiger werden klare Zuständigkeiten und standardisierte Abläufe.
Deshalb kann die Häufigkeit der Veranstaltungen ein wichtigerer Entscheidungsfaktor sein als die reine Anzahl der Roll-ups.
Roll-ups auslagern und trotzdem flexibel bleiben
Eine externe Lagerung bedeutet nicht zwangsläufig, dass das Unternehmen die Kontrolle über seine Ausstattung verliert.
Im Gegenteil: Eine saubere Inventarisierung kann dafür sorgen, dass jederzeit nachvollziehbar ist, welche Systeme vorhanden sind und für welchen Einsatz sie vorgesehen werden können.
Wichtig ist dabei, dass die Zusammenarbeit zum eigenen Veranstaltungsprozess passt.
Wenn beispielsweise mehrere Messen im Jahr stattfinden, sollte frühzeitig feststehen, welche Roll-ups und welches weitere Messe-Equipment für welchen Termin benötigt werden.
So wird die externe Lagerung zu einem Bestandteil der Messeorganisation und nicht zu einem zusätzlichen Arbeitsschritt.
Was passiert mit den Roll-ups nach der Messe?
Die Lagerfrage beginnt eigentlich schon beim Abbau.
Nach der Veranstaltung müssen die Systeme wieder zusammengeführt werden. Die Grafiken müssen geschützt, die Stangen verstaut und die Roll-ups für den Rücktransport vorbereitet werden.
Bei einer internen Lösung übernehmen diese Aufgaben in der Regel die Mitarbeiter oder beauftragte Dienstleister.
Bei einer externen Serviceorganisation kann der Prozess dagegen miteinander verbunden werden:
Abbau → Rücktransport → Kontrolle → Lagerung → nächster Einsatz.
Genau diese Verbindung kann für Unternehmen mit regelmäßigen Messeauftritten interessant sein.
Roll-ups nicht isoliert betrachten
Wer über die Lagerung von Roll-ups nachdenkt, sollte nicht nur die Roll-ups betrachten.
In der Praxis sind sie häufig Bestandteil eines größeren Messebestands.
Vielleicht liegen daneben:
- eine Messewand
- ein Counter
- Prospektständer
- Informationsmaterial
- Produktmuster
- Beleuchtung
- Stühle
- Tische
- weitere Displays
Wenn diese Ausstattung für dieselben Veranstaltungen benötigt wird, sollte sie möglichst gemeinsam geplant werden.
Ein einzelnes Roll-up auszulagern und den restlichen Messebestand weiterhin unkoordiniert im Unternehmen zu lagern, löst möglicherweise nur einen Teil des Problems.
Ein Messebestand kann über mehrere Veranstaltungen genutzt werden
Der große Vorteil vorhandener Roll-ups liegt in ihrer Wiederverwendbarkeit.
Ein Unternehmen muss nicht für jede Veranstaltung neue Präsentationssysteme anschaffen. Bestehende Ausstattung kann je nach Veranstaltung unterschiedlich zusammengestellt und eingesetzt werden.
Damit entsteht ein wiederkehrender Ablauf:
Einlagern → Veranstaltung planen → Bestand zusammenstellen → transportieren → aufbauen → einsetzen → abbauen → zurücktransportieren → erneut einlagern.
Je besser dieser Ablauf organisiert ist, desto leichter lässt sich vorhandene Messeausstattung mehrfach nutzen.
Roll-ups bei EINS PLUS lagern und organisieren lassen
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service unterstützt Unternehmen bei der Organisation vorhandener Messe- und Veranstaltungsbestände.
Dabei muss die Ausstattung nicht bei EINS PLUS gekauft worden sein. Auch vorhandene Roll-ups, Messewände, Counter, Displays und weiteres Messe-Equipment können Teil des Bestands sein.
Je nach Bedarf kann EINS PLUS die vorhandene Ausstattung übernehmen, inventarisieren und lagern. Für konkrete Veranstaltungen können die benötigten Materialien zusammengestellt und weitere Aufgaben wie Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau und Rücktransport organisiert werden.
Damit geht es nicht nur darum, einen Lagerplatz für Roll-ups zu schaffen. Es geht darum, den vorhandenen Messebestand so zu organisieren, dass er bei der nächsten Veranstaltung wieder verfügbar und einsatzbereit ist.
Roll-ups im Unternehmen lagern oder auslagern?
Die richtige Lösung hängt letztlich von der individuellen Situation ab.
Für wenige Roll-ups und ausreichend geeignete Lagerfläche kann die interne Lagerung eine einfache und praktische Lösung sein. Wenn der Bestand wächst, die Lagerfläche knapp wird oder mehrere Veranstaltungen pro Jahr organisiert werden müssen, kann eine externe Lagerung mit zusätzlichem Service interessant werden.
Entscheidend ist dabei nicht nur die Frage, wie viel Platz ein Roll-up benötigt. Entscheidend ist der gesamte Prozess rund um die Ausstattung.
Wo befindet sich der Bestand? Wer verwaltet ihn? Ist er vollständig? Wann wird er benötigt? Wer transportiert ihn? Wer baut ihn auf und ab? Und wo befindet er sich nach der Veranstaltung?
Wenn diese Fragen zuverlässig beantwortet werden können, ist die Organisation des Messebestands bereits einen großen Schritt weiter.
Sie haben Roll-ups und weitere Messeausstattung, möchten die Lagerung aber nicht dauerhaft selbst übernehmen? EINS PLUS kann vorhandenen Messebestand übernehmen, lagern und für kommende Veranstaltungen bereitstellen – auf Wunsch ergänzt um Vorbereitung, Transport, Aufbau, Abbau und Rücktransport.
Sie haben die Ausstattung. EINS PLUS kümmert sich darum, dass sie dort ist, wenn Sie sie brauchen.