Ein kleiner Messestand wirkt auf den ersten Blick unkompliziert. Wenige Quadratmeter Standfläche, eine Messewand, eine Theke, vielleicht ein Roll-up, etwas Mobiliar und ein paar Produkte – warum sollte dafür ein externer Dienstleister notwendig sein?
Tatsächlich können viele kleine Messestände problemlos von den eigenen Mitarbeitern aufgebaut werden. Gerade bei mobilen Messesystemen ist der Aufbau häufig überschaubar und lässt sich mit entsprechender Vorbereitung selbst organisieren.
Dennoch gibt es Situationen, in denen es sinnvoll sein kann, einen kleinen Messestand aufbauen zu lassen. Das gilt insbesondere dann, wenn Mitarbeiter nicht für Montagearbeiten gebunden werden sollen, der Veranstaltungsort weiter entfernt ist, mehrere Veranstaltungen gleichzeitig stattfinden oder der Messebestand ohnehin extern transportiert und gelagert wird.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur: „Wie groß ist unser Messestand?“, sondern vielmehr: „Wie viel Aufwand entsteht rund um unseren Messeauftritt?“
Was zählt überhaupt als kleiner Messestand?
Unter einem kleinen Messestand werden häufig kompakte Ausstellungsflächen verstanden, auf denen Unternehmen mit vergleichsweise wenigen Komponenten auftreten. Dazu können beispielsweise eine Messewand, ein Roll-up, eine Messetheke, zwei oder mehrere Präsentationsflächen, ein kleiner Besprechungsbereich oder einzelne Exponate gehören.
Auch modulare Messesysteme werden häufig für kleinere Standflächen eingesetzt. Sie lassen sich je nach System mehrfach verwenden und können für unterschiedliche Veranstaltungen angepasst werden.
Die Größe allein sagt allerdings wenig über den tatsächlichen Montageaufwand aus.
Ein kleiner Messestand mit wenigen Komponenten kann innerhalb kurzer Zeit aufgebaut sein. Ein ebenfalls kleiner Stand mit mehreren Systemelementen, Grafiken, Beleuchtung, Möbeln und Exponaten kann dagegen deutlich mehr Vorbereitung erfordern.
Kleinen Messestand selbst aufbauen oder aufbauen lassen?
Bei einem kleinen Messestand kommen grundsätzlich beide Varianten infrage.
Beim Eigenaufbau übernehmen Mitarbeiter des Unternehmens die Montage selbst. Beim externen Aufbau wird ein Dienstleister mit der Montage am Veranstaltungsort beauftragt.
Zwischen diesen beiden Möglichkeiten gibt es außerdem zahlreiche Zwischenlösungen. Das Unternehmen kann beispielsweise den Messestand selbst betreuen, während ein externer Partner lediglich den Transport und Aufbau übernimmt.
Ebenso kann die Messeausstattung extern gelagert werden, während die Mitarbeiter vor Ort lediglich die letzte Einrichtung des Standes übernehmen.
Wann reicht der Eigenaufbau eines kleinen Messestands aus?
Ein Eigenaufbau kann bei einem kleinen Messestand sinnvoll sein, wenn die Konstruktion einfach und den Mitarbeitern bekannt ist.
Besonders bei regelmäßig verwendeten mobilen Messesystemen entsteht häufig Routine. Die Mitarbeiter wissen, welche Komponenten benötigt werden, wie die einzelnen Elemente verbunden werden und wie der fertige Stand aussehen soll.
Der Eigenaufbau kann insbesondere funktionieren, wenn:
- der Messestand aus wenigen Komponenten besteht
- das System bereits mehrfach verwendet wurde
- die Mitarbeiter mit dem Aufbau vertraut sind
- eine verständliche Aufbauanleitung vorhanden ist
- ausreichend Zeit für die Montage eingeplant wurde
- Transport und Anlieferung geklärt sind
- das notwendige Werkzeug vorhanden ist
- der Abbau ebenfalls intern organisiert werden kann
In diesem Fall muss nicht zwangsläufig ein externer Messebauer für den Aufbau beauftragt werden.
Warum ein kleiner Messestand trotzdem organisatorisch aufwendig sein kann
Die geringe Größe eines Messestands bedeutet nicht automatisch, dass der gesamte Messeauftritt einfach zu organisieren ist.
Vor dem Aufbau muss beispielsweise geklärt werden, wo sich die Messeausstattung befindet, wann sie transportiert wird, wann die Standfläche zugänglich ist und wer das Material vom Anlieferpunkt zur Standfläche bringt.
Nach dem Aufbau müssen Grafiken, Möbel, Produkte und weitere Ausstattung eingerichtet werden. Nach Messeschluss folgt der Abbau, die Verpackung, der Rücktransport und gegebenenfalls die erneute Einlagerung.
Der Aufbau ist damit nur ein Baustein innerhalb einer längeren Prozesskette.
Kleinen Messestand aufbauen lassen: Welche Aufgaben kann ein Dienstleister übernehmen?
Wenn Unternehmen einen kleinen Messestand aufbauen lassen, muss sich die Beauftragung nicht auf das reine Zusammenstecken oder Verschrauben der Standkomponenten beschränken.
Je nach Bedarf können unterschiedliche Aufgaben miteinander verbunden werden.
- Übernahme der Messeausstattung aus dem Lager
- Kontrolle des Messebestands
- Kommissionierung
- Transport zum Veranstaltungsort
- Bereitstellung am Messestand
- Aufbau des Messesystems
- Montage von Grafiken
- Aufstellung von Möbeln
- Einrichtung des Standes
- Abbau nach der Veranstaltung
- Rücktransport
- erneute Einlagerung
Welche Leistungen tatsächlich benötigt werden, hängt vom jeweiligen Messeauftritt ab.
Externe Unterstützung bedeutet nicht automatisch klassischen Messebau
Gerade bei kleinen Messeständen ist die Abgrenzung wichtig.
Wenn bereits ein Messestand vorhanden ist, muss nicht zwingend ein neuer individueller Stand geplant und produziert werden. Häufig geht es vielmehr darum, vorhandene Messeausstattung für eine Veranstaltung bereitzustellen und fachgerecht aufzubauen.
Das kann ein mobiles Messesystem, eine vorhandene Messewand, eine Messetheke, mehrere Roll-ups oder ein kompletter, bereits bestehender Messebestand sein.
Der externe Dienstleister unterstützt dann vor allem bei der praktischen Umsetzung des vorhandenen Messeauftritts.
Wann lohnt sich externe Unterstützung bei einem kleinen Messestand?
Die Entscheidung für einen externen Aufbau sollte nicht allein von der Größe des Standes abhängig gemacht werden.
Es gibt mehrere Situationen, in denen externe Unterstützung organisatorisch interessant sein kann.
Wenn Mitarbeiter nicht für den Aufbau gebunden werden sollen
Ein Mitarbeiter, der mehrere Stunden auf dem Messegelände mit dem Aufbau beschäftigt ist, steht in dieser Zeit nicht für andere Aufgaben zur Verfügung.
Bei Vertriebsmitarbeitern kann das besonders relevant sein. Sie sollen während der Messe Kunden und Interessenten betreuen und nicht gleichzeitig Werkzeug bedienen, Möbel aufbauen oder Grafiken montieren.
Wenn der Veranstaltungsort weit entfernt ist
Bei einer Messe in einer anderen Stadt kann ein vermeintlich einfacher Eigenaufbau schnell mit zusätzlichem Reiseaufwand verbunden sein.
Neben der Montage müssen dann An- und Abreise sowie gegebenenfalls Übernachtungen berücksichtigt werden.
Ein externer Aufbaupartner kann den Aufwand für die eigenen Mitarbeiter reduzieren.
Wenn mehrere Messen kurz hintereinander stattfinden
Ein einzelner kleiner Messestand ist relativ einfach zu organisieren. Mehrere Veranstaltungen innerhalb weniger Wochen verändern den organisatorischen Aufwand jedoch deutlich.
Der Messebestand muss wiederholt transportiert, aufgebaut, abgebaut und für den nächsten Einsatz vorbereitet werden.
Bei einem wiederkehrenden Messeauftritt kann deshalb ein fester Ablauf mit einem externen Partner interessant sein.
Wenn mehrere Veranstaltungen parallel stattfinden
Besonders relevant wird externe Unterstützung, wenn ein Unternehmen gleichzeitig auf mehreren Veranstaltungen vertreten ist.
Die eigenen Mitarbeiter können nicht an mehreren Veranstaltungsorten gleichzeitig einen Messestand aufbauen.
Auch ein kleiner Messestand benötigt vor Ort jemanden, der den Aufbau tatsächlich übernimmt.
Wenn Transport und Lagerung bereits extern organisiert werden
Wenn der Messebestand bereits bei einem externen Partner lagert, kann es sinnvoll sein, den Aufbau direkt mit Transport und Bereitstellung zu verbinden.
Dadurch muss das Unternehmen nicht mehrere einzelne Übergaben organisieren.
Der entscheidende Punkt: Der kleine Messestand muss zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sein
Ein kleiner Messestand ist nur dann einsatzbereit, wenn sämtliche Komponenten rechtzeitig am Veranstaltungsort verfügbar sind.
Das betrifft nicht nur die eigentliche Standkonstruktion.
Auch Grafiken, Beleuchtung, Möbel, Prospektständer, Exponate und weiteres Messezubehör müssen berücksichtigt werden.
Fehlt nur eine wichtige Komponente, kann der Aufbau des gesamten Messeauftritts beeinträchtigt werden.
Kleinen Messestand aufbauen lassen: Was muss vorab geklärt werden?
Damit ein externer Aufbau reibungslos organisiert werden kann, benötigt der Dienstleister möglichst genaue Informationen.
Dazu gehören unter anderem:
- Name der Veranstaltung
- Veranstaltungsort
- Halle und Standnummer
- Größe der Standfläche
- Aufbauzeitraum
- gewünschter Fertigstellungstermin
- Beschreibung des vorhandenen Messesystems
- Fotos des Messebestands
- Aufbauanleitung, sofern vorhanden
- Bestandsliste
- Angaben zu Möbeln und Exponaten
- Angaben zu Grafiken
- Informationen zum Transport
- Angaben zum Abbau
Je genauer diese Informationen vorliegen, desto einfacher lässt sich der tatsächliche Aufwand einschätzen.
Aufbauzeiten der Messe beachten
Auch bei einem kleinen Messestand sollte der Aufbau nicht einfach nach einem beliebigen Zeitplan erfolgen.
Die jeweiligen Veranstalter legen konkrete Rahmenbedingungen für Aufbau und Abbau fest. Die Messe Düsseldorf veröffentlicht beispielsweise veranstaltungsspezifische Auf- und Abbauzeiten sowie weitere Informationen zu Verkehrsregularien und technischen Vorgaben. Außerdem weist sie darauf hin, dass sich Zeiten in einzelnen Fällen ändern können.
Deshalb sollten die aktuellen Informationen der jeweiligen Veranstaltung immer vor der Planung geprüft werden.
Auch kleine Messestände müssen technische Vorgaben erfüllen
Ein kleiner Messestand ist nicht automatisch von allen technischen Anforderungen ausgenommen.
Je nach Veranstaltung können Vorgaben beispielsweise die Standgestaltung, Bauhöhe, Sicherheitsanforderungen, Verkehrswege oder technische Einrichtungen betreffen.
Die Messe Düsseldorf veröffentlicht hierfür eigene Technische Richtlinien und weist ausdrücklich darauf hin, dass für einzelne Messen und Gastveranstaltungen zusätzliche oder abweichende Regelungen gelten können.
Bei einem einfachen mobilen Messesystem sind die Anforderungen häufig überschaubar. Trotzdem sollte vor jeder Veranstaltung geprüft werden, welche Vorgaben für den konkreten Messeauftritt gelten.
Wie lange dauert der Aufbau eines kleinen Messestands?
Eine pauschale Zeitangabe ist nicht möglich.
Ein einzelnes Roll-up ist wesentlich schneller aufgestellt als ein modularer Messestand mit mehreren Wandflächen, Theke, Beleuchtung und Mobiliar.
Auch die Frage, ob nur die Standkonstruktion montiert oder der komplette Messeauftritt eingerichtet werden soll, verändert den Aufwand.
Vor einer Beauftragung sollte deshalb nicht nur die Standgröße angegeben werden. Entscheidend ist die konkrete Ausstattung.
Was gehört beim kleinen Messestand zum Aufbau?
Der Begriff „Aufbau“ kann unterschiedliche Leistungen bedeuten.
Im einfachsten Fall geht es nur um das Aufstellen eines mobilen Systems.
Bei einem umfangreicheren kleinen Messestand können zusätzlich folgende Arbeiten dazugehören:
- Montage von Wand- und Rahmenelementen
- Anbringen von Grafiken
- Aufstellen einer Messetheke
- Aufbau von Regalen
- Aufstellung von Möbeln
- Positionierung von Produkten
- Aufstellung von Prospektständern
- Einrichtung von Präsentationsflächen
- Kontrolle des fertigen Standes
Bei der Anfrage an einen Dienstleister sollte deshalb genau beschrieben werden, was unter „Aufbau“ verstanden wird.
Kleinen Messestand aufbauen lassen und selbst einrichten
Eine praktische Lösung kann darin bestehen, die eigentliche Montage extern durchführen zu lassen und die abschließende Einrichtung selbst zu übernehmen.
Der externe Partner baut beispielsweise Messewand, Theke und weitere Systemelemente auf. Die eigenen Mitarbeiter übernehmen anschließend die Produktpräsentation, Prospekte, persönliche Gegenstände oder andere individuelle Elemente.
Dadurch lässt sich der Montageaufwand reduzieren, ohne die komplette Kontrolle über den Messeauftritt abzugeben.
Kleinen Messestand komplett betreuen lassen
Am anderen Ende steht eine umfassendere Betreuung.
Der Dienstleister übernimmt den vorhandenen Messebestand aus dem Lager, stellt die benötigten Komponenten zusammen, transportiert sie zum Veranstaltungsort und baut den Stand auf.
Nach der Messe kann der Ablauf umgekehrt werden:
Abbau → Verpackung → Rücktransport → Lagerung.
Für Unternehmen mit regelmäßigem Messeauftritt kann ein solcher wiederkehrender Prozess interessant sein, weil nicht für jede einzelne Messe sämtliche Abläufe neu organisiert werden müssen.
Warum Lagerung und Aufbau zusammen betrachtet werden sollten
Ein vorhandener Messestand befindet sich zwischen zwei Veranstaltungen normalerweise irgendwo im Unternehmen oder in einem externen Lager.
Wird er intern gelagert, muss vor der nächsten Messe zunächst geklärt werden, wer die Ausstattung aus dem Lager holt, kontrolliert, verpackt und transportiert.
Bei einer externen Lagerung kann dagegen ein zentraler Prozess entstehen:
Lagern → Bestand prüfen → kommissionieren → transportieren → aufbauen → abbauen → zurücktransportieren → einlagern.
Gerade bei kleinen Messeständen kann dieser Ablauf interessant sein, weil der eigentliche Messebestand zwar überschaubar ist, die wiederkehrende Organisation aber trotzdem Zeit beansprucht.
Messestand aufbauen lassen bei mehreren Veranstaltungen
Wenn ein Unternehmen regelmäßig auf regionalen Messen, Kongressen oder kleineren Fachveranstaltungen ausstellt, kann sich die Frage nach einem externen Aufbaupartner immer wieder stellen.
Dann geht es nicht mehr um einen einmaligen Aufbau, sondern um einen wiederkehrenden Prozess.
Ein standardisierter Ablauf kann beispielsweise vorsehen, dass der Messebestand vor jeder Veranstaltung kontrolliert und anhand einer definierten Liste zusammengestellt wird.
Nach dem Einsatz wird die Ausstattung wieder zurückgeführt und für die nächste Veranstaltung eingelagert.
Dadurch lässt sich die vorhandene Messeausstattung mehrfach einsetzen, ohne dass das Unternehmen für jede Veranstaltung einen komplett neuen organisatorischen Ablauf aufsetzen muss.
Was kostet es, einen kleinen Messestand aufbauen zu lassen?
Die Kosten für den Aufbau eines kleinen Messestands lassen sich nicht seriös allein anhand der Quadratmeterzahl bestimmen.
Relevant sind beispielsweise:
- Art des Messesystems
- Anzahl der Komponenten
- Montageaufwand
- Anzahl der benötigten Monteure
- Entfernung zum Veranstaltungsort
- Zeitpunkt der Montage
- Grafikmontage
- Möblierung
- zusätzliche Ausstattung
- Transport
- Abbau
- Rücktransport
Deshalb sollte bei einer Anfrage möglichst der komplette gewünschte Leistungsumfang beschrieben werden.
Eigenaufbau versus externer Aufbau: Nicht nur den Preis betrachten
Bei einem kleinen Messestand erscheint der Eigenaufbau häufig zunächst günstiger, weil keine separate Montageleistung beauftragt werden muss.
Allerdings entstehen auch beim Eigenaufbau interne Kosten und Aufwände.
Dazu können Arbeitszeit, Anreise, Übernachtung, Transport, Vorbereitung und Koordination gehören.
Die sinnvollere Betrachtung lautet deshalb:
Wie hoch ist der gesamte interne Aufwand im Vergleich zu einer extern vergebenen Leistung?
Bei einem sehr einfachen Messestand kann der Eigenaufbau weiterhin die unkompliziertere Lösung sein. Bei wiederkehrenden Veranstaltungen kann sich das Verhältnis jedoch verändern.
Kleine Messestände sind besonders für wiederkehrende Abläufe geeignet
Ein Vorteil kleiner und mobiler Messesysteme liegt darin, dass sie häufig mehrfach eingesetzt werden können.
Das System wird nicht nach jeder Messe neu produziert, sondern bleibt Bestandteil des Messebestands.
Damit gewinnt die Organisation zwischen den Veranstaltungen an Bedeutung.
Wo befindet sich der Bestand? Ist er vollständig? Welche Grafiken gehören dazu? Für welche Messe wird welche Ausstattung benötigt? Wann muss transportiert werden? Wer baut auf? Wer baut ab? Wohin geht das Material danach?
Je häufiger ein Unternehmen ausstellt, desto wichtiger wird ein klarer Ablauf.
Typische Fehler beim Aufbau eines kleinen Messestands
Auch bei kleinen Messeständen können organisatorische Fehler dazu führen, dass der Aufbau unnötig kompliziert wird.
Typische Probleme sind:
- Der Messebestand ist nicht vollständig.
- Eine benötigte Grafik fehlt.
- Die Aufbauanleitung ist nicht verfügbar.
- Werkzeug wurde nicht eingeplant.
- Die Mitarbeiter kennen das System nicht.
- Der Transport ist nicht mit dem Aufbau abgestimmt.
- Die Standfläche ist zum vereinbarten Zeitpunkt noch nicht zugänglich.
- Aufbau- und Abbauzeiten wurden nicht geprüft.
- Der Rücktransport wurde vergessen.
- Nach der Messe ist keine Lagerung organisiert.
Viele dieser Probleme entstehen nicht während der Montage, sondern bereits bei der Vorbereitung.
Checkliste: Kleinen Messestand aufbauen lassen
Vor der Beauftragung eines externen Partners sollten Unternehmen die wichtigsten Informationen zusammenstellen.
- ☐ Veranstaltung festgelegt
- ☐ Veranstaltungsort bekannt
- ☐ Halle und Standnummer vorhanden
- ☐ Standgröße bekannt
- ☐ Standplan vorhanden
- ☐ Messebestand erfasst
- ☐ Aufbauanleitung vorhanden
- ☐ Grafiken vorhanden
- ☐ Mobiliar definiert
- ☐ Exponate definiert
- ☐ Transport organisiert
- ☐ Aufbauzeit geprüft
- ☐ Abbauzeit geprüft
- ☐ Rücktransport geklärt
- ☐ Lagerung nach der Messe geklärt
Wann lohnt sich externe Unterstützung besonders?
Externe Unterstützung kann bei einem kleinen Messestand insbesondere dann sinnvoll sein, wenn die Montage selbst zwar technisch einfach wäre, der organisatorische Aufwand für das Unternehmen aber unverhältnismäßig groß wird.
Das kann beispielsweise bei einer Messe in einer anderen Stadt, mehreren Veranstaltungen in kurzer Folge oder mehreren parallelen Messeauftritten der Fall sein.
Auch wenn Mitarbeiter während der Messe vollständig für Kunden, Vertrieb und Gespräche benötigt werden, kann es sinnvoll sein, den Aufbau nicht durch das eigene Team durchführen zu lassen.
Umgekehrt gibt es viele Situationen, in denen der Eigenaufbau vollkommen ausreichend ist. Wer einen einfachen mobilen Messestand besitzt, ihn regelmäßig verwendet und über erfahrene Mitarbeiter verfügt, benötigt nicht zwingend externe Montageunterstützung.
Eine Zwischenlösung kann die passende Variante sein
Unternehmen müssen sich nicht zwischen „alles selbst machen“ und „alles extern vergeben“ entscheiden.
Eine Aufteilung der Aufgaben kann beispielsweise so aussehen:
Variante 1: Unternehmen übernimmt Aufbau und Abbau selbst, externer Partner übernimmt Lagerung und Transport.
Variante 2: Unternehmen übernimmt die Betreuung des Messeauftritts, externer Partner übernimmt Transport, Aufbau und Abbau.
Variante 3: Externer Partner übernimmt Lagerung, Kommissionierung, Transport, Aufbau und Abbau.
Variante 4: Unternehmen lagert den Messebestand selbst und beauftragt nur für einzelne Veranstaltungen einen externen Montageservice.
Welche Variante sinnvoll ist, hängt vom eigenen Messebestand und vom tatsächlichen organisatorischen Aufwand ab.
EINS PLUS: Kleinen Messestand organisieren, transportieren und aufbauen lassen
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service richtet sich unter anderem an Unternehmen, die ihre vorhandene Messeausstattung für kleinere Messen, Kongresse und regionale Veranstaltungen einsetzen und die Organisation rund um diesen Bestand vereinfachen möchten.
Dabei muss nicht zwingend ein neuer Messestand angeschafft werden. Auch vorhandene mobile Systeme, gebrauchte Messeausstattung, bereits gekaufte Systeme oder bestehende Messebestände können weiter genutzt werden.
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service kann dabei je nach Bedarf unterschiedliche Aufgaben rund um den Messebestand übernehmen.
- Ihren Messebestand übernehmen
- Ihren Messebestand erfassen und organisieren
- Messeausstattung einlagern
- Bestand für eine Veranstaltung zusammenstellen
- Messeausstattung transportieren
- kleine Messestände aufbauen
- Messestände abbauen
- Messebestand zurücktransportieren
- Bestand für den nächsten Einsatz wieder einlagern
Damit kann der vorhandene Messebestand mehrfach eingesetzt werden, ohne dass das Unternehmen jeden einzelnen organisatorischen Schritt selbst übernehmen muss.
Vom vorhandenen Messestand zur wiederkehrenden Lösung
Gerade bei kleinen Messeständen lohnt es sich, den Messeauftritt nicht nur als einzelne Veranstaltung zu betrachten.
Wenn ein Unternehmen bereits über eine Messewand, ein mobiles Messesystem, eine Messetheke, Roll-ups oder weitere Messeausstattung verfügt, kann dieser Bestand über mehrere Veranstaltungen hinweg genutzt werden.
Der entscheidende Punkt ist dann die Organisation zwischen den Veranstaltungen.
Ein klar definierter Ablauf kann dafür sorgen, dass der Messebestand verfügbar, vollständig und einsatzbereit bleibt.
Messestand aufbauen lassen: Die wichtigsten Fragen im Überblick
Kann ich einen kleinen Messestand selbst aufbauen?
Ja. Einfache mobile Messesysteme können je nach Konstruktion und Ausstattung häufig selbst aufgebaut werden. Entscheidend sind die Aufbauanleitung, die Erfahrung der Mitarbeiter, das vorhandene Werkzeug und das verfügbare Zeitfenster.
Wann sollte ich einen kleinen Messestand aufbauen lassen?
Externe Unterstützung kann interessant sein, wenn Mitarbeiter nicht für den Aufbau gebunden werden sollen, der Veranstaltungsort weit entfernt ist, mehrere Veranstaltungen stattfinden oder Transport, Lagerung und Montage gemeinsam organisiert werden sollen.
Ist ein kleiner Messestand einfacher zu organisieren?
Der reine Montageaufwand kann geringer sein. Der gesamte organisatorische Aufwand rund um Transport, Aufbau, Abbau und Lagerung kann jedoch unabhängig von der Größe des Messestands erheblich sein.
Kann ich nur den Aufbau extern vergeben?
Ja. Aufbau und Abbau können beispielsweise extern vergeben werden, während das Unternehmen Transport und Lagerung selbst organisiert. Ebenso können einzelne Leistungen miteinander kombiniert werden.
Kann ein vorhandener Messestand mehrfach verwendet werden?
Viele mobile und modulare Messesysteme sind für eine wiederholte Nutzung vorgesehen. Entscheidend ist, dass Bestand, Grafiken, Transportverpackungen und weitere Komponenten zwischen den Veranstaltungen entsprechend behandelt und organisiert werden.
Fazit: Auch ein kleiner Messestand kann externe Unterstützung sinnvoll machen
Ein kleiner Messestand muss nicht automatisch von einem externen Dienstleister aufgebaut werden. Wenn das System einfach ist, die eigenen Mitarbeiter Erfahrung haben und genügend Zeit zur Verfügung steht, kann der Eigenaufbau eine praktikable Lösung sein.
Anders sieht es aus, wenn der Messeauftritt regelmäßig stattfindet, Mitarbeiter während der Messe anderweitig benötigt werden, mehrere Veranstaltungen koordiniert werden müssen oder der Messebestand ohnehin extern gelagert und transportiert wird.
Dann kann es sinnvoll sein, den kleinen Messestand aufbauen zu lassen und einzelne oder mehrere Aufgaben rund um den Messeauftritt extern zu organisieren.
Entscheidend ist dabei nicht allein die Standgröße. Viel wichtiger ist der gesamte Ablauf: Messebestand übernehmen, lagern, vorbereiten, transportieren, aufbauen, abbauen, zurücktransportieren und für die nächste Veranstaltung bereitstellen.
Wer diese Abläufe frühzeitig strukturiert, kann auch mit einem kleinen Messestand professionell und wiederholbar auf verschiedenen Veranstaltungen auftreten.