Messestand selbst aufbauen oder den Aufbau einem externen Dienstleister überlassen? Diese Frage stellt sich vielen Unternehmen vor einer Messe. Besonders bei kleineren oder mobilen Messeständen liegt der Gedanke nahe, den Aufbau mit eigenen Mitarbeitern zu übernehmen. Bei größeren oder komplexeren Messeständen kann dagegen externe Unterstützung sinnvoll sein.
Die Entscheidung hängt jedoch nicht allein von der Größe des Messestands ab. Auch die Art des Systems, der Montageaufwand, die vorhandene Erfahrung, die verfügbaren Mitarbeiter, das Zeitfenster für den Aufbau und die Entfernung zum Veranstaltungsort spielen eine Rolle.
Hinzu kommt: Der eigentliche Aufbau ist nur ein Teil des gesamten Messeprozesses. Messeausstattung muss vorbereitet, transportiert, am Veranstaltungsort bereitgestellt, aufgebaut, nach der Veranstaltung wieder abgebaut und anschließend zurückgeführt oder eingelagert werden.
Deshalb lohnt es sich, nicht nur die Frage „Wer baut den Messestand auf?“ zu stellen, sondern den gesamten Ablauf zu betrachten.
Messestand selbst aufbauen: Wann kann das sinnvoll sein?
Ein Messestand lässt sich grundsätzlich selbst aufbauen, wenn Konstruktion und Ausstattung dafür geeignet sind und das Unternehmen über die notwendigen personellen und organisatorischen Möglichkeiten verfügt.
Das kann insbesondere bei einfachen mobilen Messesystemen der Fall sein. Roll-ups, kompakte Messewände, Faltdisplays oder einfache Messetheken können je nach System vergleichsweise schnell aufgebaut werden.
Auch Unternehmen, die regelmäßig mit demselben Messesystem arbeiten, entwickeln mit der Zeit Erfahrung. Mitarbeiter kennen die einzelnen Bauteile, wissen, welche Werkzeuge benötigt werden, und können den Aufbau anhand einer bestehenden Anleitung durchführen.
Der Eigenaufbau kann daher eine praktikable Lösung sein, wenn:
- der Messestand einfach konstruiert ist
- der Aufbau mit wenigen Personen möglich ist
- die Mitarbeiter das System bereits kennen
- ausreichend Zeit für den Aufbau vorhanden ist
- das notwendige Werkzeug verfügbar ist
- der Transport des Materials intern organisiert werden kann
- der Abbau ebenfalls selbst übernommen werden kann
Welche Messestände eignen sich besonders für den Eigenaufbau?
Nicht jeder Messestand ist gleich aufwendig.
Bei mobilen und modularen Systemen ist der Aufbau häufig deutlich überschaubarer als bei individuell gefertigten Messeständen mit zahlreichen Bauteilen und technischen Komponenten.
Typische Beispiele für Systeme, die je nach Ausführung selbst aufgebaut werden können, sind:
- Roll-ups
- Pop-up-Systeme
- Faltdisplays
- mobile Messewände
- Messetheken
- kleine modulare Messestände
- einfache Präsentationssysteme
Bei solchen Systemen ist häufig weniger die technische Schwierigkeit als die Vorbereitung entscheidend. Wenn alle benötigten Komponenten vollständig vorhanden, eindeutig zugeordnet und transportfähig verpackt sind, kann der Aufbau wesentlich einfacher organisiert werden.
Messestand selbst aufbauen: Der Zeitaufwand wird häufig unterschätzt
Ein häufiger Fehler besteht darin, nur die reine Montagezeit zu betrachten.
Wenn beispielsweise ein Messestand laut Anleitung in wenigen Stunden aufgebaut werden kann, bedeutet das nicht automatisch, dass ein Mitarbeiter nur diese wenigen Stunden einplanen muss.
Vor dem Aufbau müssen möglicherweise Anreise, Zugang zum Messegelände, Materialbereitstellung, Entladung und Transport vom Ladebereich bis zur Standfläche berücksichtigt werden.
Nach dem eigentlichen Aufbau folgen gegebenenfalls Dekoration, Grafikmontage, Möblierung, Technik und die Kontrolle des fertigen Stands.
Der tatsächliche Zeitaufwand kann deshalb deutlich größer sein als die reine Montagezeit.
Wer baut den Messestand auf?
Beim Eigenaufbau stellt sich zunächst die Frage, welche Mitarbeiter diese Aufgabe übernehmen sollen.
Das können beispielsweise Mitarbeiter aus:
- Marketing
- Vertrieb
- Produktmanagement
- Eventmanagement
- Marketingkommunikation
sein.
Allerdings sollte berücksichtigt werden, dass diese Mitarbeiter während des Aufbaus nicht für ihre eigentlichen Aufgaben zur Verfügung stehen.
Das kann besonders dann relevant werden, wenn mehrere Mitarbeiter für mehrere Stunden oder sogar einen kompletten Aufbautag gebunden sind.
Messestand selbst aufbauen: Welche Vorteile hat der Eigenaufbau?
Der Eigenaufbau kann verschiedene praktische Vorteile haben.
Direkte Kontrolle: Die eigenen Mitarbeiter kennen das Messekonzept und können den Stand entsprechend der eigenen Vorstellungen einrichten.
Keine zusätzliche Montagekoordination: Es muss kein externes Montageteam organisiert und eingewiesen werden.
Erfahrung mit dem eigenen System: Bei regelmäßig verwendeten mobilen Systemen kann sich der Aufbau mit der Zeit routinieren.
Flexibilität: Kleinere Anpassungen können während des Aufbaus direkt vorgenommen werden.
Diese Vorteile gelten allerdings vor allem dann, wenn der Messestand tatsächlich für einen solchen Eigenaufbau geeignet ist und die erforderlichen Ressourcen vorhanden sind.
Messestand selbst aufbauen: Welche Nachteile können entstehen?
Der Eigenaufbau bedeutet gleichzeitig, dass das Unternehmen selbst für die Organisation der Montage verantwortlich ist.
Das kann bei einfachen Systemen problemlos funktionieren. Bei größeren Messeständen steigt der Aufwand jedoch schnell.
Mögliche Herausforderungen sind:
- hoher Zeitaufwand
- zusätzliche Belastung der Mitarbeiter
- fehlende Montageerfahrung
- komplizierte Konstruktionen
- fehlendes Werkzeug
- schwere oder sperrige Bauteile
- enge Aufbauzeiten
- zusätzliche Abstimmung mit Veranstalter und Messegelände
- fehlende Unterstützung bei Problemen
Messestand aufbauen lassen: Was bedeutet das?
Beim externen Aufbau übernimmt ein Dienstleister die Montage des Messestands am Veranstaltungsort.
Je nach Vereinbarung kann die Leistung auf den reinen Aufbau beschränkt sein oder weitere Aufgaben umfassen.
Möglich sind beispielsweise:
- Materialannahme
- Transport zur Standfläche
- Montage des Messestands
- Montage von Grafiken
- Aufstellen von Möbeln
- Positionierung von Exponaten
- Einrichtung des Standbereichs
- Abbau nach der Messe
Welche Leistungen tatsächlich möglich und erforderlich sind, sollte vorab konkret vereinbart werden.
Messestand aufbauen lassen: Wann ist externe Unterstützung sinnvoll?
Externe Montage kann insbesondere dann interessant sein, wenn der Aufbau für die eigenen Mitarbeiter einen unverhältnismäßig hohen organisatorischen Aufwand bedeutet.
Das kann beispielsweise bei einem größeren Messestand oder bei einem komplexeren modularen System der Fall sein.
Auch die Entfernung zum Messeort spielt eine Rolle. Wenn Mitarbeiter für den Aufbau mehrere Stunden anreisen müssen, kann der tatsächliche interne Aufwand deutlich über der reinen Montagezeit liegen.
Eine externe Montage kann außerdem sinnvoll sein, wenn mehrere Veranstaltungen in kurzer Folge stattfinden und die eigenen Mitarbeiter nicht bei jeder Veranstaltung für Aufbau und Abbau eingesetzt werden sollen.
Wie aufwendig ist der Aufbau des Messestands?
Eine der wichtigsten Fragen vor der Entscheidung lautet: Wie komplex ist der Messestand tatsächlich?
Dabei sollten nicht nur die Quadratmeter der Standfläche betrachtet werden.
Ein kleiner Messestand kann aufgrund vieler Einzelkomponenten durchaus aufwendig sein. Umgekehrt kann ein größerer modularer Stand mit einem durchdachten System vergleichsweise schnell montiert werden.
Relevant sind beispielsweise:
- Anzahl der Bauteile
- Anzahl der Verbindungen
- Höhe der Konstruktion
- Gewicht einzelner Komponenten
- Grafiksysteme
- Beleuchtung
- Elektrotechnik
- Mobiliar
- Exponate
- besondere Konstruktionen
Die Aufbauanleitung ist ein wichtiger Ausgangspunkt
Vor dem Eigenaufbau sollte die Montageanleitung des jeweiligen Systems genau geprüft werden.
Eine gute Aufbauanleitung zeigt nicht nur die einzelnen Montageschritte, sondern sollte auch Hinweise zu benötigten Komponenten und gegebenenfalls zum erforderlichen Werkzeug enthalten.
Bei einem bereits mehrfach verwendeten Messestand sollte außerdem geprüft werden, ob die vorhandenen Bauteile noch vollständig sind.
Fehlt beispielsweise eine Verbindung, ein Adapter, eine Abdeckung oder ein anderes Kleinteil, kann das den gesamten Aufbau verzögern.
Vor dem Eigenaufbau den Messebestand kontrollieren
Eine Bestandskontrolle vor der Veranstaltung kann deshalb viel Zeit sparen.
Idealerweise wird anhand einer Pack- oder Bestandsliste geprüft:
- Welche Bauteile sind vorhanden?
- Welche Grafiken werden benötigt?
- Sind alle Verbindungselemente vorhanden?
- Sind Beleuchtung und Technik vollständig?
- Sind Möbel und Zubehör vorhanden?
- Sind alle Transportverpackungen einsatzbereit?
- Gibt es sichtbare Beschädigungen?
Diese Kontrolle ist besonders wichtig, wenn der Messestand zwischen mehreren Veranstaltungen eingelagert wird.
Messestand selbst aufbauen oder aufbauen lassen bei einem bestehenden Messestand?
Bei einem vorhandenen Messestand ist die Entscheidung häufig etwas anders zu betrachten als bei einer erstmaligen Anschaffung.
Wenn das Unternehmen das System bereits mehrfach selbst aufgebaut hat, kann der Eigenaufbau gut funktionieren.
Wenn der Messestand dagegen zwar vorhanden ist, aber nur selten eingesetzt wird oder unterschiedliche Mitarbeiter für den Aufbau zuständig sind, kann externe Unterstützung interessant sein.
Das gilt insbesondere dann, wenn der Messebestand ohnehin extern gelagert wird.
Dann kann ein Dienstleister beispielsweise die komplette Kette übernehmen:
Lagerung → Vorbereitung → Transport → Aufbau → Abbau → Rücktransport → Lagerung.
Transport und Aufbau gemeinsam organisieren
Der Aufbau sollte nicht isoliert vom Transport betrachtet werden.
Ein Messestand muss zunächst zur Messe gelangen. Dort muss das Material zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sein. Nach der Veranstaltung muss es wieder abgebaut und abtransportiert werden.
Wenn unterschiedliche Dienstleister für Transport und Montage eingesetzt werden, müssen die Übergaben entsprechend koordiniert werden.
Bei einer kombinierten Organisation kann der Ablauf beispielsweise so aussehen:
Bestand → Kommissionierung → Transport → Bereitstellung → Montage → Messe → Abbau → Rücktransport.
Dadurch werden die einzelnen Schritte stärker miteinander verbunden.
Was passiert beim externen Messeaufbau vor Ort?
Beim externen Aufbau sollte vorab geklärt werden, wann und wie der Dienstleister Zugang zur Standfläche erhält.
Auch die Zufahrt zum Messegelände, die Anlieferung, die Entladung und der Transport innerhalb des Messegeländes können Teil der Organisation sein.
Die konkreten Vorgaben unterscheiden sich von Messe zu Messe. Die Messe Düsseldorf veröffentlicht beispielsweise veranstaltungsspezifische Aufbau- und Abbauzeiten sowie Informationen zu Verkehrsregularien und weiteren Rahmenbedingungen.
Deshalb sollte nicht davon ausgegangen werden, dass ein Aufbau zu jeder beliebigen Uhrzeit oder unter identischen Bedingungen möglich ist.
Aufbauzeiten der Messe beachten
Eine zentrale Frage lautet: Wie viel Zeit steht tatsächlich für den Aufbau zur Verfügung?
Diese Information sollte vor der Entscheidung zwischen Eigenaufbau und externer Montage geprüft werden.
Bei der Messe Düsseldorf werden beispielsweise konkrete Aufbau- und Abbauzeiten für einzelne Veranstaltungen veröffentlicht. Diese Zeiten können sich je nach Veranstaltung unterscheiden; teilweise sind auch vorgezogene Aufbauten möglich, die beantragt werden müssen.
Wenn nur ein enges Zeitfenster zur Verfügung steht, kann die vorhandene Erfahrung des Montageteams eine wichtige Rolle spielen.
Technische Vorgaben beim Eigenaufbau
Auch bei einem selbst aufgebauten Messestand müssen die technischen und sicherheitsrelevanten Vorgaben des jeweiligen Veranstalters eingehalten werden.
Die technischen Richtlinien können beispielsweise Anforderungen an Standsicherheit, Bauhöhe, Brandschutz, Rettungswege, Materialien und technische Einrichtungen enthalten. Die Messe Düsseldorf führt diese Themen in ihren technischen Richtlinien ausdrücklich auf.
Wichtig ist außerdem, dass die allgemeinen Vorgaben nicht immer automatisch für jede Veranstaltung identisch gelten. Die Messe Düsseldorf weist ausdrücklich darauf hin, dass bei einzelnen Messen und Gastveranstaltungen Abweichungen von den allgemeinen technischen Richtlinien möglich sind.
Vor dem Aufbau sollte deshalb immer geprüft werden, welche Anforderungen für die konkrete Veranstaltung gelten.
Wann wird der Eigenaufbau problematisch?
Der Eigenaufbau kann vor allem dann problematisch werden, wenn mehrere Faktoren gleichzeitig zusammenkommen.
Beispielsweise:
- großer oder komplexer Messestand
- wenig Aufbauzeit
- wenig Montageerfahrung
- schwere oder sperrige Bauteile
- zahlreiche Einzelkomponenten
- zusätzliche technische Ausstattung
- weite Anreise der Mitarbeiter
- mehrere Messen in kurzer Folge
- parallel stattfindende Veranstaltungen
In solchen Situationen sollte die reine Montagezeit nicht isoliert betrachtet werden. Entscheidend ist der gesamte interne Aufwand.
Was kostet es, einen Messestand selbst aufzubauen?
Der Eigenaufbau wirkt auf den ersten Blick häufig kostengünstig, weil kein externes Montageteam bezahlt werden muss.
Allerdings entstehen auch beim Eigenaufbau Kosten beziehungsweise interne Aufwände.
Dazu können gehören:
- Arbeitszeit der eigenen Mitarbeiter
- An- und Abreise
- Hotelkosten
- Werkzeug
- Transport
- zusätzliche Arbeitsstunden
- Aufwand für Vorbereitung und Koordination
Deshalb sollte die Entscheidung nicht ausschließlich anhand der Frage getroffen werden, ob eine externe Montageleistung auf einer Rechnung erscheint.
Was kostet es, einen Messestand aufbauen zu lassen?
Auch die Kosten für einen externen Messeaufbau lassen sich nicht pauschal angeben.
Sie hängen unter anderem ab von:
- Größe des Messestands
- Aufbauart
- Anzahl der Bauteile
- Montagezeit
- Anzahl der benötigten Monteure
- Entfernung zum Veranstaltungsort
- zusätzlichen Leistungen
- Grafikmontage
- Möblierung
- technischer Ausstattung
Bei einer Anfrage sollte deshalb möglichst genau beschrieben werden, welches System aufgebaut werden soll und welche zusätzlichen Leistungen benötigt werden.
Die Kosten nicht nur pro Montage betrachten
Bei regelmäßigen Messeauftritten ist eine Betrachtung pro Veranstaltung sinnvoller als die isolierte Betrachtung eines einzelnen Aufbaus.
Wenn ein Unternehmen beispielsweise mehrmals pro Jahr ausstellt, entstehen wiederkehrende Aufwände für:
- Vorbereitung
- Transport
- Aufbau
- Abbau
- Rücktransport
- Lagerung
Ein externer Partner kann mehrere dieser Leistungen miteinander verbinden.
Messestand selbst aufbauen bei mehreren Messen im Jahr
Bei einer einzelnen Messe kann der Eigenaufbau problemlos funktionieren. Bei mehreren Veranstaltungen verändert sich die Situation.
Wenn beispielsweise fünf, zehn oder noch mehr Veranstaltungen pro Jahr stattfinden, muss der Messebestand regelmäßig vorbereitet, transportiert, aufgebaut, abgebaut und wieder eingelagert werden.
Damit wird aus einer gelegentlichen Tätigkeit ein wiederkehrender organisatorischer Prozess.
Dann kann es sinnvoll sein, zumindest einzelne Aufgaben extern zu vergeben.
Mehrere Messen gleichzeitig: Eigenaufbau stößt an Grenzen
Besonders schwierig wird die interne Organisation, wenn mehrere Veranstaltungen zeitlich nahe beieinanderliegen.
Der gleiche Messebestand kann nicht gleichzeitig an zwei Orten aufgebaut werden. Auch Mitarbeiter, die für den Aufbau vorgesehen sind, können nicht parallel an mehreren Veranstaltungsorten arbeiten.
Bei mehreren Standorten kann deshalb eine externe Montageorganisation zusätzliche Flexibilität schaffen.
Messestand selbst aufbauen oder aufbauen lassen: Die wichtigsten Fragen
Eine pauschale Entscheidung ist nicht notwendig. Unternehmen können anhand einiger konkreter Fragen prüfen, welche Lösung für den jeweiligen Messeauftritt geeignet ist.
- Wie groß ist der Messestand?
- Wie viele Einzelteile müssen montiert werden?
- Wie schwer und sperrig sind die Komponenten?
- Wie viele Personen werden für den Aufbau benötigt?
- Wie erfahren sind die eigenen Mitarbeiter?
- Wie viel Zeit steht für den Aufbau zur Verfügung?
- Wie weit ist der Veranstaltungsort entfernt?
- Wer organisiert den Transport?
- Wer übernimmt den Abbau?
- Wo wird der Messebestand anschließend gelagert?
- Findet die nächste Messe kurz danach statt?
- Gibt es mehrere Veranstaltungen im gleichen Zeitraum?
Checkliste: Eigenaufbau oder externe Montage?
Vor jeder Messe können Unternehmen die wichtigsten Punkte prüfen:
- ☐ Aufbauanleitung vorhanden
- ☐ Messebestand vollständig
- ☐ alle Verbindungselemente vorhanden
- ☐ Grafiken vorhanden
- ☐ Werkzeug verfügbar
- ☐ ausreichend Mitarbeiter verfügbar
- ☐ Mitarbeiter kennen das System
- ☐ ausreichend Aufbauzeit vorhanden
- ☐ Transport organisiert
- ☐ Zugang zur Messe geklärt
- ☐ technische Vorgaben geprüft
- ☐ Abbau organisiert
- ☐ Rücktransport geklärt
- ☐ Lagerung nach der Messe geklärt
Messestand selbst aufbauen und nur einzelne Aufgaben auslagern
Es muss nicht immer eine Entscheidung zwischen vollständigem Eigenaufbau und kompletter Fremdvergabe sein.
Ein Unternehmen kann beispielsweise den eigentlichen Aufbau selbst übernehmen, aber Transport und Lagerung extern organisieren.
Oder der Messebestand wird extern gelagert und zum Veranstaltungsort transportiert, während die eigenen Mitarbeiter den Aufbau übernehmen.
Ebenso möglich ist die umgekehrte Variante: Das Unternehmen organisiert den Transport selbst und beauftragt für die Montage ein externes Team.
Diese Kombinationen können insbesondere bei regelmäßig eingesetzten mobilen Messesystemen sinnvoll sein.
Messestand aufbauen lassen und selbst betreuen
Auch wenn ein externer Dienstleister den Aufbau übernimmt, bleibt das Unternehmen während der Messe der Ansprechpartner für seine Kunden und Besucher.
Die Aufgaben können dadurch klar getrennt werden:
Externer Partner: Transport, Montage, Ausstattung und gegebenenfalls Abbau.
Unternehmen: Messekonzept, Inhalte, Produktpräsentation, Besucherbetreuung und Vertrieb.
Diese Aufgabenteilung kann besonders bei Unternehmen sinnvoll sein, die ihre internen Mitarbeiter während der Messe vollständig für Kunden und Interessenten einsetzen möchten.
Wann reicht ein einfacher Montageservice?
Nicht jeder Messeauftritt benötigt eine umfassende Messebauleistung.
Bei einem bestehenden mobilen Messesystem kann unter Umständen eine reine Montageleistung ausreichen.
Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn:
- das System bereits vollständig vorhanden ist
- keine individuelle Fertigung erforderlich ist
- die Grafiken bereits produziert sind
- die Aufbauanleitung vorhanden ist
- der Messebestand bereits transportfertig bereitsteht
Dann geht es weniger um klassischen Standbau als um die praktische Umsetzung des vorhandenen Messeauftritts.
Wann reicht ein Montageservice nicht aus?
Bei komplexeren Projekten können weitere Leistungen erforderlich sein.
Dazu gehören beispielsweise:
- Einlagerung des Messebestands
- Bestandsverwaltung
- Kommissionierung
- Transport
- Montage
- Grafikmontage
- Möblierung
- Abbau
- Rücktransport
Dann kann eine ganzheitlichere Organisation des Messebestands sinnvoller sein als die Beauftragung einer reinen Montageleistung.
Was sollte ein externer Aufbaupartner vorab wissen?
Damit der Aufwand realistisch eingeschätzt werden kann, sollten möglichst genaue Informationen bereitgestellt werden.
Dazu gehören beispielsweise:
- Name der Messe
- Veranstaltungsort
- Halle und Standnummer
- Standgröße
- Standplan
- Fotos des vorhandenen Systems
- Aufbauanleitung
- Bestandsliste
- Aufbau- und Abbauzeiten
- gewünschte Montageleistungen
- gewünschte Zusatzleistungen
Je vollständiger diese Angaben sind, desto besser kann der Ablauf geplant werden.
Was ist beim Abbau zu beachten?
Die Entscheidung für oder gegen einen externen Aufbau sollte immer auch den späteren Abbau berücksichtigen.
Ein Messestand, der selbst aufgebaut wurde, muss nach der Messe auch wieder abgebaut und für den nächsten Einsatz vorbereitet werden.
Dabei sollten die einzelnen Komponenten möglichst systematisch demontiert und wieder verpackt werden.
Bei wiederverwendbaren Messebeständen ist eine strukturierte Demontage besonders wichtig. Bauteile sollten nicht einfach in Transportkisten gelegt werden, sondern möglichst so sortiert werden, dass sie bei der nächsten Veranstaltung wieder schnell zusammengestellt werden können.
Messestand selbst aufbauen und anschließend extern lagern
Auch eine Kombination aus Eigenaufbau und externer Lagerung ist möglich.
Das Unternehmen kann den Messestand vor Ort selbst aufbauen und abbauen, während ein externer Partner die Lagerung des Messebestands übernimmt.
Nach dem Abbau wird die Ausstattung zum Lager transportiert und dort bis zum nächsten Einsatz aufbewahrt.
Bei der nächsten Messe kann der gleiche Prozess wiederholt werden.
So lassen sich einzelne organisatorische Aufgaben auslagern, ohne den gesamten Messeauftritt extern zu vergeben.
EINS PLUS: Wenn Transport, Lagerung und Montage zusammengehören
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service unterstützt Unternehmen bei der Organisation ihrer vorhandenen Messeausstattung – unabhängig davon, ob es sich um einen bestehenden Messestand, ein mobiles System oder einzelne Messekomponenten handelt.
Dabei steht nicht zwingend ein neuer Messebau im Mittelpunkt. Vielmehr kann vorhandener Messebestand übernommen, organisiert, gelagert, transportiert und für verschiedene Veranstaltungen wieder bereitgestellt werden.
Je nach Bedarf können unterschiedliche Leistungen miteinander verbunden werden:
- Übernahme des vorhandenen Messebestands
- Bestandserfassung
- Lagerung
- Kommissionierung
- Transport
- Montage
- Abbau
- Rücktransport
- erneute Einlagerung
Damit kann aus dem einmaligen Aufbau eines Messestands ein wiederholbarer Ablauf für mehrere Veranstaltungen entstehen.
Messestand selbst aufbauen oder aufbauen lassen: Eine praktische Entscheidungshilfe
Für die Entscheidung müssen Unternehmen nicht grundsätzlich festlegen, dass alle zukünftigen Messeauftritte selbst oder ausschließlich extern aufgebaut werden.
Viel sinnvoller ist es, jeden Messeauftritt anhand der konkreten Rahmenbedingungen zu betrachten.
Selbst aufbauen kann sich anbieten, wenn der Stand einfach ist, die Mitarbeiter Erfahrung mit dem System haben und ausreichend Zeit zur Verfügung steht.
Aufbauen lassen kann interessant sein, wenn der Stand komplexer ist, die Aufbauzeit knapp bemessen ist, Mitarbeiter nicht gebunden werden sollen oder mehrere Veranstaltungen organisatorisch parallel betreut werden müssen.
Teilweise auslagern kann eine weitere Möglichkeit sein, wenn nur einzelne Aufgaben wie Transport, Lagerung oder Montage intern nicht sinnvoll abgebildet werden können.
Checkliste vor der Entscheidung
- ☐ Wie komplex ist der Messestand?
- ☐ Wie viele Personen werden für den Aufbau benötigt?
- ☐ Wie viel Aufbauzeit steht zur Verfügung?
- ☐ Haben die eigenen Mitarbeiter ausreichend Erfahrung?
- ☐ Ist das notwendige Werkzeug vorhanden?
- ☐ Sind alle Komponenten vollständig?
- ☐ Wer übernimmt den Transport?
- ☐ Wer übernimmt den Abbau?
- ☐ Wohin geht der Messebestand nach der Veranstaltung?
- ☐ Stehen weitere Veranstaltungen unmittelbar bevor?
- ☐ Gibt es mehrere Veranstaltungen parallel?
- ☐ Wurden die technischen Vorgaben der Messe geprüft?
Fazit: Die richtige Lösung hängt vom gesamten Messeprozess ab
Ob ein Unternehmen seinen Messestand selbst aufbauen oder aufbauen lassen sollte, lässt sich nicht allein anhand der Standgröße entscheiden.
Bei einfachen mobilen Messesystemen kann der Eigenaufbau eine praktikable Lösung sein. Voraussetzung ist, dass das System bekannt ist, die benötigten Komponenten vorhanden sind und ausreichend Zeit und Personal zur Verfügung stehen.
Bei komplexeren Messeständen, engen Aufbauzeiten, mehreren Veranstaltungen oder größeren Entfernungen kann externe Unterstützung bei der Montage eine sinnvolle organisatorische Option sein.
Entscheidend ist dabei, den Messeaufbau nicht isoliert zu betrachten. Transport, Vorbereitung, Montage, Abbau und Lagerung gehören organisatorisch zusammen.
Gerade bei Unternehmen mit regelmäßigem Messeauftritt kann deshalb auch eine Kombination interessant sein: Ein Teil der Aufgaben bleibt intern, während Transport, Lagerung, Montage oder Abbau extern organisiert werden.
So muss nicht jede Messe nach demselben Muster organisiert werden. Stattdessen kann der Ablauf an den tatsächlichen Bedarf des jeweiligen Messeauftritts angepasst werden.