Ein Messestand muss nicht nur gebaut oder bereitgestellt werden. Er muss zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sein, auf dem Messegelände angenommen beziehungsweise angeliefert werden und anschließend dort aufgebaut werden, wo der Messeauftritt stattfindet.
Genau an dieser Schnittstelle entstehen bei Unternehmen häufig organisatorische Probleme. Der Messestand befindet sich noch im Lager, der Transport ist noch nicht vollständig geplant, der Aufbau beginnt zu einem bestimmten Zeitpunkt und gleichzeitig gelten auf dem Messegelände eigene Regeln für Anlieferung und Zufahrt.
Wer seinen Messestand transportieren und aufbauen lassen möchte, sollte deshalb nicht nur zwei einzelne Leistungen beauftragen. Entscheidend ist die Koordination des gesamten Ablaufs.
Von der Bereitstellung des Messebestands über den Transport bis zur Anlieferung, zum Aufbau und später zum Abbau und Rücktransport müssen die einzelnen Schritte ineinandergreifen.
Warum Transport und Aufbau zusammen geplant werden sollten
Der Transport eines Messestands endet nicht automatisch mit der Ankunft auf dem Messegelände. Die eigentliche Aufgabe besteht darin, das Messegut so bereitzustellen, dass der Aufbau anschließend wie geplant erfolgen kann.
Ein typischer Ablauf besteht aus mehreren aufeinanderfolgenden Schritten:
- Messebestand zusammenstellen
- Bestand kontrollieren und vorbereiten
- Transport organisieren
- Anlieferung auf dem Messegelände koordinieren
- Messegut zum Stand bringen
- Messestand aufbauen
- Stand für die Messe vorbereiten
- nach der Messe abbauen
- Messegut zurücktransportieren
- Bestand wieder einlagern
Wenn jeder dieser Schritte von einer anderen Person oder einem anderen Dienstleister organisiert wird, steigt der Abstimmungsbedarf. Eine zentrale Koordination kann dagegen dafür sorgen, dass Übergaben und Zeitpunkte aufeinander abgestimmt werden.
Der Transport ist nur ein Teil der Messe-Logistik
Bei einem normalen Transport kann die Ware an einer Lieferadresse übergeben werden. Bei einem Messestand ist die Situation häufig komplexer.
Das Messegelände hat eigene Zufahrten, Auf- und Abbauzeiten sowie teilweise spezielle Verfahren für die Anlieferung. Die Messe Stuttgart weist beispielsweise auf individuelle Auf- und Abbauzeiten der jeweiligen Veranstaltungen hin und regelt die Zufahrt während dieser Phasen gesondert.
Bei bestimmten Veranstaltungen in Stuttgart ist für die Einfahrt während des Auf- und Abbaus sogar ein vorab gebuchtes Zeitfenster erforderlich.
Die Transportplanung muss deshalb immer die Bedingungen des jeweiligen Veranstaltungsortes berücksichtigen.
Was vor dem Transport des Messestands geklärt werden sollte
Bevor ein Messestand abgeholt wird, sollten die wichtigsten Informationen vorliegen. Je genauer die Angaben sind, desto einfacher lässt sich der Transport mit dem Aufbau koordinieren.
Relevant sind insbesondere:
- Abholadresse
- Lieferadresse beziehungsweise Messegelände
- Name der Veranstaltung
- Halle und Standnummer
- Aufbauzeitraum
- gewünschter Liefertermin
- Anzahl der Packstücke
- Abmessungen und Gewichte
- Art der Verpackung
- Kontaktperson vor Ort
- besondere Anforderungen an die Entladung
- Informationen zum Aufbau
Bei größeren oder umfangreicheren Messeauftritten können zusätzlich Angaben zu Staplern, Kränen, Zufahrtsregelungen oder speziellen Einbringungsbedingungen notwendig sein.
Die richtige Reihenfolge macht den Unterschied
Ein häufiger Fehler besteht darin, Transport und Aufbau unabhängig voneinander zu planen.
Beispielsweise wird ein Transport für Dienstag vereinbart, obwohl der Aufbau bereits am Montag beginnen soll. Oder der Messestand erreicht das Messegelände zwar rechtzeitig, kann aber aufgrund der geltenden Zufahrtsregelung nicht zum vorgesehenen Zeitpunkt angeliefert werden.
Deshalb sollte die Planung rückwärts vom gewünschten Aufbauzeitpunkt erfolgen.
Aufbauzeit → benötigte Vorbereitungszeit → Anlieferung → Transport → Abholung → Bereitstellung des Messebestands
So lässt sich erkennen, wann der Messestand spätestens bereitstehen muss und welche Schritte davor notwendig sind.
Schritt 1: Den Messebestand für den Transport vorbereiten
Am Anfang steht die Frage, was überhaupt transportiert werden muss.
Ein Messestand besteht häufig aus deutlich mehr als den sichtbaren Standwänden. Zum Messebestand können beispielsweise Counter, Möbel, Grafiken, Beleuchtung, Transportkoffer, Prospektständer, technische Komponenten und weiteres Zubehör gehören.
Vor der Abholung sollte deshalb kontrolliert werden, ob der Bestand vollständig ist.
Eine einfache Bestandsliste kann dabei helfen, fehlende Komponenten frühzeitig festzustellen.
Schritt 2: Verpackung und Transport vorbereiten
Ein Messestand muss so vorbereitet werden, dass die einzelnen Komponenten transportiert und am Zielort wieder sinnvoll bereitgestellt werden können.
Abhängig vom System kommen beispielsweise Transportkoffer, Cases, Kartonagen, Paletten oder andere geeignete Verpackungen zum Einsatz.
Für die Transportplanung sind insbesondere die Anzahl der Packstücke, Abmessungen und Gewichte relevant.
Diese Informationen beeinflussen unter anderem die Wahl des Transportmittels und die Möglichkeiten der Entladung vor Ort.
Schritt 3: Abholung und Transport terminieren
Der Abholtermin sollte nicht isoliert betrachtet werden. Er muss zum geplanten Liefertermin und zum möglichen Aufbauzeitraum passen.
Bei einer größeren Messe kann es sinnvoll sein, einen ausreichenden Zeitpuffer einzuplanen. Denn zwischen Abholung und Aufbau können weitere organisatorische Schritte liegen.
Je nach Messeplatz muss beispielsweise ein bestimmtes Anlieferverfahren eingehalten werden. Die Messe Frankfurt bietet für diesen Zweck unter anderem die Anlieferung von Gütern über das Cargo Center sowie deren Zustellung zum Messestand an.
Schritt 4: Anlieferung auf dem Messegelände koordinieren
Die Anlieferung ist eine der wichtigsten Schnittstellen zwischen Transport und Aufbau.
Der Fahrer muss wissen, wohin die Lieferung geht. Gleichzeitig muss der Aufbaupartner wissen, wann das Messegut verfügbar ist.
Je nach Messeplatz kann es erforderlich sein, Zufahrten, Ladezonen oder Zeitfenster im Voraus zu organisieren.
Die Messe Stuttgart arbeitet beispielsweise mit einem digitalen System zur Steuerung der Logistik während des Auf- und Abbaus. Dort können entsprechende Zeitfenster für Fahrzeuge gebucht werden.
Das zeigt, warum eine einfache Aussage wie „Der Messestand wird am Dienstag geliefert“ für die tatsächliche Planung nicht immer ausreicht.
Schritt 5: Messegut am Stand bereitstellen
Nach der Anlieferung muss das Messegut am vorgesehenen Stand verfügbar sein.
Je nach Messegelände und Logistikkonzept kann die direkte Zustellung zum Stand oder die Zwischenlagerung über einen Logistikdienstleister vorgesehen sein.
Die Messe Frankfurt nennt beispielsweise neben der direkten Entladung auch die Anlieferung über das Cargo Center sowie die Lagerung von Material und Geräten während der Veranstaltung als Bestandteile ihres Logistikangebots.
Für den Aufbau bedeutet das: Der Aufbauzeitpunkt sollte erst dann angesetzt werden, wenn klar ist, wann und wie das benötigte Material am Stand zur Verfügung steht.
Schritt 6: Messestand aufbauen lassen
Jetzt beginnt der eigentliche Aufbau.
Je nach Messestand kann dieser aus wenigen mobilen Komponenten bestehen oder aus einem umfangreichen modularen System mit Wänden, Boden, Beleuchtung, Möbeln, Grafiken und weiteren Elementen.
Beim Aufbau sollten nicht nur die sichtbaren Bauteile berücksichtigt werden. Auch die richtige Reihenfolge der Montage und die Vollständigkeit des Zubehörs sind entscheidend.
Ein professioneller Aufbaupartner sollte deshalb idealerweise bereits vor der Anlieferung wissen, welcher Stand aufgebaut werden soll und welche Komponenten dafür vorgesehen sind.
Was ein Aufbaupartner vorab wissen sollte
Für eine effiziente Koordination sind möglichst konkrete Informationen hilfreich.
- Standgröße
- Standposition
- Standbauplan oder Aufbauanleitung
- Fotos des vorhandenen Systems
- Materialliste
- Grafiken und Beschriftungen
- Möblierung
- Beleuchtung
- technische Ausstattung
- gewünschter Fertigstellungstermin
Bei einem bestehenden Messestand ist außerdem hilfreich, wenn dokumentiert ist, wie die einzelnen Komponenten zusammengehören.
Warum Fotos und Bestandslisten den Aufbau erleichtern
Bei wiederkehrenden Messeauftritten kann eine einfache Dokumentation einen erheblichen organisatorischen Unterschied machen.
Fotos zeigen beispielsweise, wie der Stand aufgebaut aussehen soll. Eine Bestandsliste zeigt, welche Komponenten vorhanden sein müssen. Eine Zuordnung der Grafiken verhindert, dass am Aufbauort das falsche Motiv oder eine unvollständige Beschriftung verwendet wird.
Damit wird aus einem vorhandenen Messebestand ein planbarer Bestand.
Transport und Aufbau aus einer Hand: Welche Vorteile kann das haben?
Wenn Transport und Aufbau von unterschiedlichen Unternehmen übernommen werden, müssen Übergaben koordiniert werden.
Wer holt den Bestand ab? Wer liefert ihn an? Wer weiß, wann die Lieferung eintrifft? Wer bestätigt die Übergabe? Wer informiert den Aufbaupartner über Verzögerungen?
Bei einer gemeinsamen Koordination können diese Schnittstellen reduziert werden.
Das bedeutet nicht automatisch, dass ein einziger Dienstleister für sämtliche Leistungen eingesetzt werden muss. Es bedeutet vielmehr, dass die Verantwortlichkeiten eindeutig festgelegt werden sollten.
Was passiert, wenn der Transport verspätet ist?
Eine Verspätung beim Transport kann den gesamten Aufbauplan beeinflussen.
Deshalb sollte bereits vorab geklärt sein, wer im Fall einer Abweichung informiert wird und welche nächsten Schritte möglich sind.
Gerade bei Messeveranstaltungen sind die zeitlichen Spielräume teilweise begrenzt. Die Messe Stuttgart weist beispielsweise auf definierte Verweildauern von Fahrzeugen während des Auf- und Abbaus hin.
Eine gute Planung berücksichtigt deshalb nicht nur den Normalablauf, sondern auch mögliche Verzögerungen.
Der Messeaufbau beginnt nicht erst auf dem Messegelände
Je besser der Messebestand vorbereitet ist, desto weniger Entscheidungen müssen während des Aufbaus getroffen werden.
Vorab sollten deshalb möglichst viele Fragen geklärt sein:
- Welche Standvariante wird aufgebaut?
- Welche Komponenten werden benötigt?
- Wo befinden sich die Komponenten?
- Welche Grafiken gehören dazu?
- Wie wird der Bestand transportiert?
- Wann wird er angeliefert?
- Wann kann der Aufbau beginnen?
- Wer übernimmt den Aufbau?
- Wann ist der Stand fertig?
Das Ziel ist nicht, jeden möglichen Sonderfall zu planen. Es geht darum, die wesentlichen Übergaben eindeutig zu machen.
Messestand transportieren und aufbauen lassen bei einem vorhandenen Messebestand
Besonders interessant ist die Kombination aus Transport und Aufbau für Unternehmen, die bereits über einen eigenen Messestand verfügen.
Der Stand muss nicht jedes Mal neu produziert werden. Stattdessen kann der vorhandene Bestand zwischen verschiedenen Veranstaltungen bewegt und wieder aufgebaut werden.
Das setzt allerdings voraus, dass die Komponenten verfügbar, vollständig und transportfähig sind.
Eine organisierte Lagerung kann dabei die Grundlage bilden. Der Messebestand wird zentral aufbewahrt, bei Bedarf zusammengestellt und anschließend für den jeweiligen Messeauftritt transportiert.
Mehrere Messen: Wenn aus einem Transport ein wiederkehrender Prozess wird
Bei einem einmaligen Messeauftritt ist die Organisation überschaubar. Schwieriger wird es, wenn ein Unternehmen regelmäßig auf unterschiedlichen Messen ausstellt.
Dann wiederholt sich der gleiche Ablauf immer wieder:
Lager → Vorbereitung → Transport → Anlieferung → Aufbau → Messe → Abbau → Rücktransport → Lager.
Je häufiger dieser Ablauf stattfindet, desto sinnvoller kann es sein, ihn zu standardisieren.
Eine feste Bestandsdokumentation, wiederkehrende Transportabläufe und klar definierte Ansprechpartner können dabei helfen, den organisatorischen Aufwand zu reduzieren.
Auch der Abbau sollte bereits beim Aufbau mitgedacht werden
Ein Messestand ist nicht fertig organisiert, wenn er aufgebaut wurde.
Nach dem letzten Messetag müssen die Komponenten wieder abgebaut, verpackt und vom Messegelände abtransportiert werden.
Deshalb sollte bereits vor dem Aufbau feststehen:
- Wann beginnt der Abbau?
- Wer übernimmt die Demontage?
- Welche Verpackungen werden benötigt?
- Wann kann der Transporter auf das Gelände?
- Welche Zufahrtsregelung gilt?
- Wer übernimmt das Messegut nach dem Abbau?
- Wohin wird der Bestand zurücktransportiert?
So wird aus dem Messeauftritt ein vollständig geplanter Kreislauf und nicht eine Abfolge einzelner kurzfristiger Aufgaben.
Rücktransport und erneute Einlagerung organisieren
Nach dem Abbau beginnt die zweite Hälfte der Logistik.
Der Bestand wird verpackt, vom Stand abgeholt und zurücktransportiert. Anschließend sollte er kontrolliert und wieder eingelagert werden.
Bei Unternehmen mit mehreren Messeauftritten ist dieser Schritt besonders wichtig. Der Bestand wird möglicherweise schon wenige Tage später für die nächste Veranstaltung benötigt.
Eine ungeordnete Rückführung kann dann schnell dazu führen, dass einzelne Komponenten fehlen oder nicht rechtzeitig verfügbar sind.
Welche Informationen sollte ein externer Servicepartner erhalten?
Je vollständiger das Briefing, desto einfacher kann ein externer Partner Transport und Aufbau koordinieren.
Ein sinnvoller Projektumfang kann beispielsweise folgende Informationen enthalten:
- Veranstaltung
- Veranstaltungsort
- Halle und Standnummer
- Standgröße
- Aufbau- und Abbautermine
- Abholadresse
- Lieferadresse
- Packstückliste
- Abmessungen und Gewichte
- Aufbauplan oder Standlayout
- Fotos des vorhandenen Messebestands
- Kontaktpersonen
- besondere Anforderungen der Messe
Damit kann der Dienstleister nicht nur den Transport planen, sondern auch nachvollziehen, was am Veranstaltungsort tatsächlich benötigt wird.
Welche Aufgaben können Unternehmen selbst übernehmen?
Nicht jedes Unternehmen muss den kompletten Ablauf auslagern.
Viele Unternehmen übernehmen beispielsweise die Messeplanung, Kommunikation mit der Messegesellschaft und Gestaltung selbst. Transport, Aufbau, Abbau und Lagerung können dagegen an externe Partner vergeben werden.
Andere Unternehmen möchten lediglich einzelne operative Aufgaben abgeben.
Entscheidend ist deshalb nicht die Frage, ob die gesamte Messeorganisation intern oder extern erfolgen sollte. Sinnvoller ist die Frage: Welche Aufgaben verursachen intern den größten organisatorischen Aufwand und welche davon können zuverlässig durch einen Servicepartner übernommen werden?
Wann lohnt sich ein externer Partner für Transport und Aufbau?
Ein externer Partner kann insbesondere dann interessant sein, wenn:
- kein eigenes Montageteam vorhanden ist
- der Messestand regelmäßig an unterschiedlichen Orten eingesetzt wird
- mehrere Messen pro Jahr organisiert werden
- der vorhandene Messebestand außerhalb des Unternehmens gelagert wird
- Transport und Aufbau bisher von mehreren Dienstleistern koordiniert werden müssen
- interne Mitarbeiter den Messeaufbau nicht selbst durchführen sollen
- auch der Abbau und Rücktransport organisiert werden sollen
Gerade bei wiederkehrenden Messeauftritten kann eine feste Zusammenarbeit die Abläufe vereinfachen.
EINS PLUS: Transport, Aufbau und weitere Aufgaben rund um Ihren Messebestand
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service unterstützt Unternehmen bei der Organisation wiederkehrender Messeauftritte und kann dabei vorhandenen Messebestand einbeziehen.
Das bedeutet: Es muss nicht zwingend ein neuer Messestand angeschafft werden. Auch bestehende Messewände, mobile Systeme, Roll-ups, Counter, Möbel, Grafiken und weiteres Messe-Equipment können für weitere Veranstaltungen eingesetzt werden.
Je nach Bedarf können dabei verschiedene Aufgaben miteinander verbunden werden – von der Übernahme und Lagerung des Messebestands über die Vorbereitung und den Transport bis zur Anlieferung, zum Aufbau, Abbau und Rücktransport.
Gerade für Unternehmen, die regelmäßig auf Messen, Kongressen oder regionalen Veranstaltungen vertreten sind, kann dadurch ein wiederkehrender Ablauf entstehen, bei dem nicht für jede Veranstaltung sämtliche logistischen Aufgaben neu organisiert werden müssen.
Eine gute Koordination beginnt mit einem klaren Ablauf
Wer einen Messestand transportieren und aufbauen lassen möchte, sollte nicht erst am Tag der Anlieferung über die einzelnen Schritte nachdenken.
Die entscheidenden Fragen werden vorher beantwortet:
- Was wird benötigt?
- Wo befindet sich der Messebestand?
- Wann muss er abgeholt werden?
- Wann darf er auf das Messegelände?
- Wie wird er angeliefert?
- Wer übernimmt die Entladung?
- Wer baut den Messestand auf?
- Wann muss der Stand fertig sein?
- Wer baut nach der Messe wieder ab?
- Wer organisiert den Rücktransport?
- Wo wird der Bestand anschließend eingelagert?
Wenn diese Punkte frühzeitig miteinander verbunden werden, wird aus einzelnen Leistungen ein planbarer Prozess.
Messestand transportieren und aufbauen lassen: Entscheidend ist die Schnittstelle
Der eigentliche Transport ist nur ein Teil des Messeauftritts. Ebenso wichtig ist die Übergabe zwischen Lager, Transport, Messegelände und Aufbau.
Gerade diese Schnittstellen entscheiden darüber, ob der Messestand zum vorgesehenen Zeitpunkt am richtigen Ort und in der richtigen Form zur Verfügung steht.
Deshalb sollten Unternehmen Transport, Anlieferung und Aufbau möglichst als zusammenhängenden Ablauf betrachten.
Vom Lager bis zum fertigen Messestand geht es nicht um einzelne Fahrten oder einzelne Handgriffe. Es geht darum, dass alles zum richtigen Zeitpunkt zusammenpasst.