Ein Roll-up aufstellen, ein Display montieren oder eine mobile Messewand aufbauen – auf den ersten Blick sind das Aufgaben, die Unternehmen problemlos selbst übernehmen können. Bei einzelnen Systemen ist das auch häufig der Fall.
Dennoch stellt sich bei wiederkehrenden Messeauftritten eine andere Frage: Muss sich tatsächlich ein Mitarbeiter um Transport, Aufbau, Einrichtung und späteren Abbau der mobilen Messeausstattung kümmern?
Gerade wenn ein Unternehmen regelmäßig auf Messen, Kongressen, Fachveranstaltungen oder regionalen Veranstaltungen vertreten ist, kann externe Unterstützung sinnvoll werden. Dabei geht es nicht zwingend um klassischen Messebau. Häufig geht es vielmehr darum, vorhandene Messeausstattung zuverlässig zum Veranstaltungsort zu bringen, dort aufzubauen, nach der Veranstaltung wieder abzubauen und anschließend für den nächsten Einsatz einzulagern.
Roll-up und Display aufbauen lassen kann deshalb vor allem dann interessant sein, wenn der organisatorische Aufwand rund um die mobile Messeausstattung größer wird als der eigentliche Montageaufwand.
Roll-ups und Displays sind einfach aufzubauen – aber nicht immer einfach zu organisieren
Ein klassisches Roll-up gehört zu den einfachsten mobilen Präsentationssystemen. Das Gehäuse wird aufgestellt, die Standfüße werden ausgeklappt, die Grafik wird nach oben gezogen und am oberen Profil befestigt.
Auch viele mobile Displays lassen sich ohne umfangreiche Montage aufbauen. Je nach System werden beispielsweise Rahmen zusammengesteckt, Grafiken angebracht oder zusätzliche Elemente montiert.
Der eigentliche Aufbau kann deshalb relativ schnell erledigt sein.
Das bedeutet jedoch nicht, dass der gesamte Prozess rund um die Messe unkompliziert ist.
Denn vor dem Aufbau müssen die Systeme verfügbar sein. Sie müssen zum richtigen Zeitpunkt transportiert werden. Nach der Veranstaltung müssen sie wieder abgebaut, verpackt und zurückgeführt werden.
Bei regelmäßigem Einsatz entsteht daraus ein wiederkehrender logistischer Ablauf.
Was gehört überhaupt zum Aufbau von Roll-ups und Displays?
Der Begriff „Aufbau“ kann bei mobiler Messeausstattung unterschiedliche Arbeiten umfassen.
Bei einem einzelnen Roll-up kann es tatsächlich nur um das Aufstellen des Systems gehen.
Bei mehreren Displays kann der Umfang bereits größer sein.
- Roll-ups aufstellen
- Displayrahmen montieren
- Grafiken einsetzen oder befestigen
- Messewände aufstellen
- Messetheken montieren
- Prospektständer positionieren
- Mobiliar aufstellen
- Produkte und Exponate platzieren
- Beleuchtung oder Zubehör einrichten
- den fertigen Präsentationsbereich kontrollieren
Deshalb sollte bei einer Anfrage an einen externen Dienstleister möglichst genau beschrieben werden, welche Systeme vorhanden sind und welche Arbeiten tatsächlich übernommen werden sollen.
Wann können Unternehmen Roll-ups und Displays selbst aufbauen?
Der Eigenaufbau ist bei einfacher mobiler Messeausstattung häufig eine praktikable Lösung.
Das gilt insbesondere, wenn:
- nur ein oder wenige Systeme aufgebaut werden müssen
- die Mitarbeiter mit den Systemen vertraut sind
- eine verständliche Aufbauanleitung vorhanden ist
- ausreichend Zeit zur Verfügung steht
- der Messebestand bereits vor Ort ist
- der Aufbau innerhalb der zulässigen Aufbauzeit möglich ist
- auch der Abbau intern übernommen werden kann
Bei einem einzelnen Roll-up lohnt sich eine externe Montage daher nicht automatisch.
Die Situation verändert sich jedoch, sobald mehrere Systeme, mehrere Veranstaltungsorte oder zusätzliche logistische Aufgaben hinzukommen.
Wann wird externe Unterstützung interessant?
Externe Unterstützung kann sinnvoll werden, wenn der Aufbau zwar technisch einfach ist, die interne Organisation aber Zeit und Personal bindet.
Das betrifft beispielsweise Unternehmen, die regelmäßig auf unterschiedlichen Veranstaltungen ausstellen.
Statt jedes Mal einen Mitarbeiter mit der Fahrt zum Veranstaltungsort, dem Transport der Ausstattung, dem Aufbau und später dem Abbau zu beschäftigen, kann ein externer Partner diese Aufgaben übernehmen.
Besonders interessant wird das bei wiederkehrenden Abläufen.
Roll-ups und Displays bei mehreren Veranstaltungen einsetzen
Viele Unternehmen kaufen mobile Messeausstattung nicht für eine einzige Veranstaltung. Roll-ups, Messewände und Displays sollen über mehrere Jahre und bei unterschiedlichen Veranstaltungen eingesetzt werden.
Damit verändert sich die Bedeutung der Organisation.
Der Bestand muss zwischen den Veranstaltungen verfügbar und vollständig bleiben.
Für jede Veranstaltung muss feststehen:
- Welche Roll-ups werden benötigt?
- Welche Displays werden benötigt?
- Welche Grafiken gehören dazu?
- Wo befinden sich die Systeme?
- Wann müssen sie bereitgestellt werden?
- Wie werden sie zum Veranstaltungsort transportiert?
- Wer baut sie auf?
- Wer baut sie nach der Veranstaltung ab?
- Wohin gehen sie anschließend?
Bei einem einzigen Einsatz ist diese Organisation überschaubar. Bei zehn, zwanzig oder mehr Veranstaltungen pro Jahr kann daraus ein erheblicher wiederkehrender Aufwand entstehen.
Roll-up aufbauen lassen: Wann ist das sinnvoll?
Ein einzelnes Roll-up lässt sich normalerweise schnell aufstellen. Trotzdem kann externe Unterstützung sinnvoll sein, wenn das Unternehmen nicht selbst vor Ort sein soll oder möchte.
Das kann beispielsweise bei einer Veranstaltung in einer anderen Stadt relevant sein.
Der externe Partner kann das Roll-up aus dem Lager übernehmen, zum Veranstaltungsort transportieren und dort entsprechend der Vorgaben aufstellen.
Nach der Veranstaltung wird das System wieder abgebaut und zurücktransportiert.
Der Vorteil liegt dann weniger in der technischen Schwierigkeit des Aufbaus als in der Entlastung bei der Organisation.
Mehrere Roll-ups aufbauen lassen
Wenn mehrere Roll-ups gleichzeitig benötigt werden, steigt der organisatorische Aufwand.
Das gilt insbesondere dann, wenn unterschiedliche Motive eingesetzt werden.
Beispielsweise kann ein Unternehmen verschiedene Roll-ups für unterschiedliche Produkte, Markenbereiche oder Zielgruppen besitzen. Für eine konkrete Veranstaltung müssen dann genau die richtigen Systeme zusammengestellt werden.
Ein sauber organisierter Messebestand hilft dabei, Verwechslungen zu vermeiden.
Bei einer externen Betreuung kann die Aufgabe beispielsweise mit einer Bestandskontrolle und Kommissionierung beginnen.
Bestand prüfen → benötigte Systeme zusammenstellen → transportieren → aufbauen → nach der Messe abbauen → zurückführen.
Display aufbauen lassen: Was ist mit mobilen Displays gemeint?
Der Begriff Display wird im Messebereich für unterschiedliche Systeme verwendet.
Dazu können beispielsweise textile Displayrahmen, Faltdisplays, Pop-up-Systeme, modulare Rahmen, Produktdisplays oder andere mobile Präsentationssysteme gehören.
Je nach Konstruktion unterscheidet sich der Montageaufwand deutlich.
Während manche Displays lediglich aufgestellt werden müssen, benötigen andere Systeme mehrere Arbeitsschritte. Auch die Grafik kann Bestandteil des Aufbaus sein.
Deshalb sollte vor einer Beauftragung nicht nur „Display“ angegeben werden. Fotos, Herstellerangaben, Abmessungen oder eine Bestandsliste erleichtern die Einschätzung des tatsächlichen Aufwands.
Grafik und System gehören zusammen
Bei mobilen Messe- und Displaysystemen ist die Grafik ein wichtiger Bestandteil des Messebestands.
Ein Roll-up ohne die passende Grafik ist nicht einsatzbereit. Dasselbe gilt für ein Display, dessen Grafik separat gelagert wird und bei der Vorbereitung vergessen wurde.
Deshalb sollte bei der Lagerung und Organisation darauf geachtet werden, welche Grafik zu welchem System gehört.
Eine eindeutige Kennzeichnung kann beispielsweise helfen, Systeme und Grafiken wieder zusammenzuführen.
Wann lohnt sich ein externer Aufbau bei mobilen Displays?
Ein externer Aufbau kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn mehrere Faktoren zusammenkommen.
- Mehrere Displays müssen gleichzeitig aufgebaut werden.
- Der Veranstaltungsort befindet sich außerhalb des Unternehmensstandorts.
- Die eigenen Mitarbeiter werden während der Aufbauphase anderweitig benötigt.
- Das Messematerial wird extern gelagert.
- Transport und Aufbau sollen aus einer Hand organisiert werden.
- Der Messeauftritt findet regelmäßig statt.
- Mehrere Veranstaltungen müssen parallel betreut werden.
Externe Unterstützung bedeutet nicht automatisch vollständigen Messebau
Bei kleinen mobilen Messeauftritten ist nicht immer ein kompletter Messebau erforderlich.
Wenn ein Unternehmen bereits über Roll-ups, Displays, eine Messewand, eine Theke und weiteres Messezubehör verfügt, geht es häufig um die praktische Umsetzung eines bestehenden Messeauftritts.
Ein Dienstleister kann dann beispielsweise ausschließlich Transport und Montage übernehmen.
Das Unternehmen behält seinen bestehenden Messebestand und muss keine neue Standlösung anschaffen.
Diese Unterscheidung ist gerade für kleinere Messeauftritte wichtig.
Roll-ups und Displays aus dem Lager zum Veranstaltungsort bringen
Wenn die mobile Messeausstattung extern gelagert wird, kann der Aufbau direkt mit der Lagerlogistik verbunden werden.
Vor der Veranstaltung wird der Bestand anhand der Veranstaltungsanforderungen zusammengestellt. Anschließend wird das Material zum Veranstaltungsort transportiert und dort bereitgestellt.
Der Aufbau erfolgt dann entweder durch die eigenen Mitarbeiter oder durch den beauftragten Partner.
Nach der Veranstaltung kann der Ablauf umgekehrt werden.
Abbau → Verpackung → Rücktransport → Kontrolle → Einlagerung.
Damit entsteht ein wiederholbarer Prozess für die mobile Messeausstattung.
Aufbauzeiten und Veranstaltungsregeln berücksichtigen
Auch bei einem einfachen Roll-up oder Display sollte der Aufbau innerhalb der für die jeweilige Veranstaltung vorgesehenen Zeiten erfolgen.
Die Vorgaben sind nicht bei jeder Messe identisch. Die Messe Düsseldorf stellt beispielsweise für ihre Veranstaltungen eigene Auf- und Abbauzeiten bereit und weist darauf hin, dass sich diese in einzelnen Fällen ändern können. Zusätzlich können für einzelne Messen besondere Regelungen gelten.
Unternehmen sollten deshalb vor dem Transport und Aufbau die aktuellen Informationen des jeweiligen Veranstalters prüfen.
Das gilt insbesondere dann, wenn externe Monteure oder Logistikpartner eingesetzt werden.
Auch mobile Systeme müssen zu den Messevorgaben passen
Ein mobiles Display oder ein Roll-up ist zwar wesentlich einfacher als ein individuell gebauter Messestand, trotzdem gelten die jeweiligen Veranstaltungsbedingungen.
Die Messe Düsseldorf veröffentlicht beispielsweise technische Richtlinien für Standbau und Aussteller und weist ausdrücklich darauf hin, dass bei einzelnen Messen und Gastveranstaltungen Abweichungen möglich sind.
Bei der Planung sollte deshalb nicht ausschließlich das eigene System betrachtet werden. Auch die konkrete Veranstaltung muss berücksichtigt werden.
Roll-up und Display aufbauen lassen bei mehreren Standorten
Besonders interessant wird externe Unterstützung, wenn ein Unternehmen mit derselben mobilen Ausstattung an mehreren Orten vertreten ist.
Beispielsweise können unterschiedliche regionale Messen, Kongresse oder Fachveranstaltungen innerhalb eines Jahres stattfinden.
Der Messebestand muss dann nicht nur mehrfach verwendet, sondern auch zwischen unterschiedlichen Veranstaltungsorten bewegt werden.
Ein strukturierter Ablauf kann dabei helfen, den Bestand unabhängig vom jeweiligen Veranstaltungsort einzusetzen.
Die grundsätzliche Logik bleibt gleich:
Lager → Transport → Aufbau → Veranstaltung → Abbau → Rücktransport → Lager.
Was muss ein externer Dienstleister vor dem Aufbau wissen?
Je genauer die Informationen vorliegen, desto einfacher lässt sich der Aufbau organisieren.
Wichtig sind unter anderem:
- Name der Veranstaltung
- Veranstaltungsort
- Halle und Standnummer
- Aufbauzeitraum
- Standgröße
- Anzahl der Roll-ups
- Art und Anzahl der Displays
- Fotos der Systeme
- Aufbauanleitungen, sofern vorhanden
- Grafiken und Zubehör
- Mobiliar
- Exponate oder zusätzliche Messeausstattung
- gewünschter Fertigstellungstermin
- Angaben zum Abbau
- Rücktransport beziehungsweise Lagerung nach der Messe
Bei wiederkehrenden Einsätzen kann zusätzlich eine dauerhafte Bestandsliste sinnvoll sein.
Was kostet es, Roll-ups oder Displays aufbauen zu lassen?
Die Kosten hängen vom tatsächlichen Leistungsumfang ab und lassen sich nicht allein anhand der Anzahl der Roll-ups bestimmen.
Eine Rolle spielen beispielsweise:
- Anzahl der Systeme
- Art der Displays
- Montageaufwand
- Entfernung zum Veranstaltungsort
- Transportaufwand
- Aufbauzeitpunkt
- Abbau
- Rücktransport
- zusätzliche Messeausstattung
- Einlagerung nach der Veranstaltung
Bei einem einzelnen Roll-up kann eine externe Montage daher einen anderen Aufwand verursachen als bei mehreren Displays inklusive Transport, Aufbau, Abbau und Lagerung.
Die interne Arbeitszeit sollte ebenfalls berücksichtigt werden
Bei der Entscheidung zwischen Eigenaufbau und externer Unterstützung wird häufig nur auf die Rechnung des Dienstleisters geschaut.
Die eigene Arbeitszeit sollte jedoch ebenfalls berücksichtigt werden.
Ein Mitarbeiter muss gegebenenfalls zum Veranstaltungsort fahren, das Material übernehmen, aufbauen, während der Messe vor Ort bleiben oder zu einem späteren Zeitpunkt wiederkommen und den Abbau übernehmen.
Bei einem einzelnen lokalen Termin kann das problemlos funktionieren.
Bei zahlreichen Veranstaltungen können sich diese einzelnen Zeitaufwände jedoch summieren.
Roll-up und Display aufbauen lassen und Mitarbeiter entlasten
Der eigentliche Vorteil externer Unterstützung liegt daher häufig nicht in einer komplizierten Montage.
Vielmehr können Unternehmen ihre Mitarbeiter von wiederkehrenden organisatorischen Aufgaben entlasten.
Marketing und Vertrieb können sich auf die Vorbereitung und Betreuung der Veranstaltung konzentrieren, während Transport und Montage separat organisiert werden.
Das kann insbesondere bei Veranstaltungen interessant sein, bei denen die Mitarbeiter bereits am Messestand benötigt werden.
Wenn mehrere Veranstaltungen gleichzeitig stattfinden
Eine besondere Herausforderung entsteht, wenn ein Unternehmen gleichzeitig auf mehreren Veranstaltungen vertreten ist.
Die vorhandenen Mitarbeiter können nicht mehrere Messeauftritte gleichzeitig aufbauen.
Auch bei kleinen Displays und Roll-ups kann deshalb ein externer Montagepartner hilfreich sein.
Der vorhandene Bestand kann auf mehrere Veranstaltungen verteilt und jeweils am entsprechenden Standort aufgebaut werden.
Voraussetzung ist eine klare Bestands- und Transportplanung.
Roll-ups und Displays nach der Messe wieder abbauen
Der Messeauftritt endet nicht mit dem letzten Gespräch am Stand.
Nach Messeschluss müssen die Systeme wieder abgebaut und für den Rücktransport vorbereitet werden.
Auch dabei kann externe Unterstützung sinnvoll sein.
Bei einem Roll-up ist der Abbau zwar normalerweise einfach. Das System muss jedoch wieder sicher verpackt werden. Bei mehreren Displays kommen zusätzliche Komponenten und gegebenenfalls Grafiken, Zubehör und Transportverpackungen hinzu.
Ein strukturierter Abbau reduziert das Risiko, dass Teile verloren gehen oder beschädigt werden.
Nach dem Abbau ist vor der nächsten Messe
Ein häufig unterschätzter Schritt ist die Zeit nach dem Abbau.
Die Messeausstattung muss nicht einfach nur irgendwo abgestellt werden. Wenn sie bei der nächsten Veranstaltung wieder eingesetzt werden soll, muss sie vollständig und auffindbar bleiben.
Deshalb gehören Rücktransport und Lagerung unmittelbar zum wiederkehrenden Prozess.
Ein sinnvoller Ablauf kann beispielsweise so aussehen:
Abbau → Bestandskontrolle → Verpackung → Rücktransport → Einlagerung → Vorbereitung für den nächsten Einsatz.
Externe Lagerung und Aufbau miteinander verbinden
Wenn Roll-ups und Displays extern gelagert werden, kann der gesamte Ablauf weiter vereinfacht werden.
Der Dienstleister kennt den vorhandenen Bestand und kann für die jeweilige Veranstaltung die benötigten Systeme zusammenstellen.
Das kann insbesondere bei größeren Beständen interessant sein, bei denen nicht jedes System bei jeder Veranstaltung benötigt wird.
So wird beispielsweise für eine regionale Fachmesse nur ein bestimmtes Roll-up, eine Messewand und eine Theke bereitgestellt, während andere Systeme im Lager bleiben.
Roll-ups und Displays mehrfach verwenden
Mobile Messeausstattung wird häufig gerade deshalb angeschafft, weil sie mehrfach eingesetzt werden kann.
Ein Roll-up kann bei verschiedenen Veranstaltungen eingesetzt werden. Ein Display kann mehrere Jahre Bestandteil des Messebestands bleiben. Eine mobile Messewand kann mit unterschiedlichen Kommunikationsinhalten kombiniert werden.
Damit steigt die Bedeutung einer guten Organisation.
Je länger die Ausstattung genutzt werden soll, desto wichtiger sind eine geeignete Lagerung, ein sorgfältiger Transport und ein strukturierter Auf- und Abbau.
Typische Fehler beim Aufbau von Roll-ups und Displays
Auch bei scheinbar einfacher Messeausstattung können Fehler entstehen.
- Das falsche Roll-up wird zur Veranstaltung transportiert.
- Eine passende Grafik fehlt.
- Ein Systemteil wurde nach der letzten Veranstaltung nicht zurückgelegt.
- Die Transportverpackung ist beschädigt.
- Der Aufbau erfolgt unter unnötigem Zeitdruck.
- Aufbauzeiten der Veranstaltung wurden nicht geprüft.
- Der Rücktransport wurde nicht eingeplant.
- Das Material wird nach der Messe ohne Bestandskontrolle eingelagert.
Viele dieser Probleme lassen sich durch eine einfache Bestands- und Ablaufplanung vermeiden.
Checkliste: Roll-up und Display aufbauen lassen
- ☐ Veranstaltung und Veranstaltungsort festgelegt
- ☐ Halle und Standnummer bekannt
- ☐ Aufbauzeit geprüft
- ☐ benötigte Roll-ups definiert
- ☐ benötigte Displays definiert
- ☐ passende Grafiken vorhanden
- ☐ Zubehör vollständig
- ☐ Aufbauanleitungen vorhanden
- ☐ Transport organisiert
- ☐ Aufbauverantwortlicher festgelegt
- ☐ Abbau organisiert
- ☐ Rücktransport geklärt
- ☐ Lagerung nach der Veranstaltung geklärt
Welche Aufgaben können Unternehmen selbst übernehmen?
Auch wenn ein externer Partner eingesetzt wird, müssen Unternehmen nicht zwangsläufig den kompletten Prozess abgeben.
Beispielsweise kann das Unternehmen festlegen, welche Roll-ups und Displays für eine Veranstaltung benötigt werden, während der Dienstleister anschließend Kommissionierung, Transport und Aufbau übernimmt.
Ebenso kann das Unternehmen den Aufbau selbst übernehmen und lediglich Transport und Lagerung auslagern.
Es ist also möglich, den Leistungsumfang flexibel an den tatsächlichen Bedarf anzupassen.
Wann braucht es wirklich Unterstützung?
Bei einem einzelnen Roll-up, das ein Mitarbeiter auf einer regionalen Veranstaltung selbst aufstellt, braucht es normalerweise keinen komplexen externen Aufbauprozess.
Anders kann es aussehen, wenn aus dem einzelnen System ein wiederkehrender Messebestand wird.
Mehrere Roll-ups, verschiedene Displays, unterschiedliche Grafiken, mehrere Veranstaltungsorte und regelmäßige Termine führen schnell zu einer Vielzahl von Einzelaufgaben.
Dann kann externe Unterstützung sinnvoll sein – nicht unbedingt, weil die Montage schwierig ist, sondern weil die Organisation effizienter werden soll.
EINS PLUS: Mobile Messeausstattung organisieren und aufbauen lassen
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service unterstützt Unternehmen bei der Organisation vorhandener Messeausstattung für kleinere Messen, Kongresse und regionale Veranstaltungen.
Dabei muss nicht zwingend ein neuer Messestand angeschafft werden. Auch vorhandene Roll-ups, Displays, Messewände, Messetheken, gebrauchte Systeme oder andere Messeausstattung können weiter genutzt werden.
Je nach Bedarf können unterschiedliche Aufgaben miteinander kombiniert werden:
- Messebestand übernehmen
- Roll-ups und Displays erfassen
- Messeausstattung einlagern
- Bestand für Veranstaltungen zusammenstellen
- Transport organisieren
- Roll-ups und Displays aufbauen
- Messeauftritt abbauen
- Rücktransport organisieren
- Messebestand wieder einlagern
Damit kann aus vorhandener mobiler Messeausstattung ein wiederverwendbarer Messebestand entstehen, der für unterschiedliche Veranstaltungen eingesetzt werden kann.
Vom einzelnen Roll-up zum organisierten Messebestand
Ein einzelnes Roll-up aufzubauen ist selten die eigentliche Herausforderung.
Interessanter wird die Frage, wie mit zehn Roll-ups, mehreren Displays, unterschiedlichen Grafiken und zusätzlichen Messekomponenten über einen längeren Zeitraum gearbeitet wird.
Dann geht es um Bestand, Lagerung, Transport, Aufbau und Abbau – und vor allem um die Frage, wie diese Abläufe bei jeder Veranstaltung zuverlässig wiederholt werden können.
Externe Unterstützung kann dabei genau an der Stelle sinnvoll werden, an der der organisatorische Aufwand größer wird als der eigentliche Aufbau.
Häufige Fragen zum Aufbau von Roll-ups und Displays
Kann man ein Roll-up selbst aufbauen?
Ja. Ein klassisches Roll-up lässt sich in der Regel mit wenigen Handgriffen aufstellen. Ob ein externer Aufbau sinnvoll ist, hängt daher weniger von der technischen Schwierigkeit als vom gesamten organisatorischen Aufwand ab.
Wann sollte man ein Roll-up aufbauen lassen?
Externe Unterstützung kann sinnvoll sein, wenn das Roll-up zu einem Veranstaltungsort transportiert werden muss, an dem keine eigenen Mitarbeiter für den Aufbau verfügbar sind, oder wenn Transport, Aufbau, Abbau und Lagerung gemeinsam organisiert werden sollen.
Kann man mehrere Displays gleichzeitig aufbauen lassen?
Ja. Gerade bei mehreren Systemen kann ein externer Aufbaupartner die Vorbereitung, den Transport und die Montage koordinieren.
Müssen Roll-ups und Displays nach jeder Messe eingelagert werden?
Wenn die Systeme mehrfach eingesetzt werden sollen, benötigen sie einen geeigneten Lagerort. Dabei können Unternehmen den Bestand selbst lagern oder eine externe Lagerung nutzen.
Kann der Aufbau mit dem Transport kombiniert werden?
Ja. Gerade bei mobilen Messeauftritten kann es sinnvoll sein, Transport und Aufbau gemeinsam zu organisieren. Nach der Veranstaltung können Abbau und Rücktransport ebenfalls miteinander verbunden werden.
Kann vorhandene Messeausstattung weiterhin verwendet werden?
Ja. Roll-ups, Displays, Messewände und andere mobile Systeme können grundsätzlich über mehrere Veranstaltungen hinweg eingesetzt werden, sofern sie für den jeweiligen Einsatz geeignet und in entsprechendem Zustand sind.
Fazit: Unterstützung braucht nicht der Aufbau – sondern manchmal die Organisation
Ein Roll-up aufzustellen oder ein einfaches Display aufzubauen, ist technisch meist keine große Herausforderung. Deshalb ist externe Unterstützung bei einem einzelnen, einfachen System nicht automatisch notwendig.
Die Situation verändert sich jedoch, wenn mobile Messeausstattung regelmäßig eingesetzt wird und mehrere Abläufe zusammenkommen.
Dann müssen Roll-ups und Displays aus dem Bestand zusammengestellt, transportiert, am Veranstaltungsort aufgebaut, nach der Veranstaltung wieder abgebaut und zurückgeführt werden. Bei einer externen Lagerung kommt zusätzlich die Vorbereitung für den nächsten Einsatz hinzu.
Gerade für Unternehmen mit wiederkehrenden kleineren Messeauftritten kann es deshalb sinnvoll sein, nicht nur den Aufbau von Roll-ups und Displays, sondern den gesamten Ablauf rund um den Messebestand zu betrachten.
Roll-up und Display aufbauen lassen ist dann weniger eine Frage der technischen Notwendigkeit als eine Frage der Organisation: Wer kümmert sich darum, dass die richtige Ausstattung zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist – und danach wieder für die nächste Veranstaltung bereitsteht?