Viele Unternehmen nehmen nicht nur einmalig an einer Messe teil. Sie besuchen jedes Jahr dieselben Fachmessen, sind auf mehreren Veranstaltungen vertreten oder kombinieren große Leitmessen mit kleineren regionalen Messen, Kongressen und Branchenveranstaltungen.
Mit jedem weiteren Messeauftritt wiederholen sich dabei zahlreiche Aufgaben: Messeausstattung muss bereitgestellt, kontrolliert, transportiert, aufgebaut, nach der Veranstaltung wieder abgebaut und anschließend eingelagert werden.
Genau an diesem Punkt kann ein fester Serviceprozess für wiederkehrende Messeauftritte sinnvoll sein.
Dabei geht es nicht darum, jeden Messeauftritt identisch abzuwickeln. Vielmehr geht es darum, wiederkehrende Aufgaben nach einem bekannten Ablauf zu organisieren und vorhandene Messeausstattung gezielt für unterschiedliche Veranstaltungen einzusetzen.
Ein solcher Prozess kann beispielsweise Lagerung, Bestandsverwaltung, Transport, Montage, Demontage und Rücktransport miteinander verbinden.
Warum wiederkehrende Messeauftritte organisatorisch anspruchsvoller werden
Ein einzelner Messeauftritt lässt sich häufig noch als separates Projekt betrachten.
Bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr entstehen dagegen wiederkehrende Abläufe, die miteinander verbunden werden müssen.
Der Messebestand befindet sich beispielsweise zunächst im Lager, wird für eine Veranstaltung zusammengestellt, zur Messe transportiert, dort aufgebaut und nach dem Messeschluss wieder zurückgeführt.
Wenige Wochen später beginnt derselbe Ablauf erneut – möglicherweise jedoch für einen anderen Veranstaltungsort, eine andere Standgröße und mit einer anderen Zusammenstellung der vorhandenen Ausstattung.
Dadurch entstehen Schnittstellen zwischen:
- Messeplanung
- Bestandsverwaltung
- Lagerung
- Kommissionierung
- Transport
- Montage
- Demontage
- Rücktransport
- Wiedereinlagerung
Je häufiger sich diese Abläufe wiederholen, desto sinnvoller kann es sein, sie nicht jedes Mal neu zu organisieren.
Was ist ein fester Serviceprozess für Messeauftritte?
Ein fester Serviceprozess bedeutet, dass die wiederkehrenden Aufgaben rund um den Messebestand nach einer definierten Struktur organisiert werden.
Das kann beispielsweise so aussehen:
Planung → Bestandsprüfung → Zusammenstellung → Transport → Aufbau → Messe → Abbau → Rücktransport → Kontrolle → Lagerung.
Dieser Ablauf muss nicht bei jeder Veranstaltung exakt gleich sein. Die einzelnen Leistungen können an die jeweilige Messe angepasst werden.
Der grundsätzliche Prozess bleibt jedoch nachvollziehbar.
Damit wissen alle Beteiligten, welche Informationen benötigt werden, wann die Messeausstattung bereitgestellt werden muss und was nach dem Messeauftritt mit dem Bestand passiert.
Ein fester Prozess bedeutet nicht, dass jede Messe gleich abläuft
Eine wichtige Unterscheidung: Ein standardisierter Serviceprozess bedeutet nicht, dass Unternehmen für jede Messe denselben Messestand verwenden müssen.
Im Gegenteil.
Ein vorhandener Messebestand kann flexibel zusammengestellt werden.
Für eine große Fachmesse kann beispielsweise eine umfangreiche Kombination aus Messewand, Theke, Möbeln, Displays und Produktpräsentationen eingesetzt werden.
Für einen kleineren Kongress reichen möglicherweise ein Roll-up, eine Messetheke und ein Prospektständer.
Der Serviceprozess bleibt gleich, während sich der konkrete Messebestand verändert.
Welche Leistungen können zu einem festen Serviceprozess gehören?
Ein Serviceprozess kann je nach Unternehmen und Messekonzept unterschiedlich aufgebaut sein.
Mögliche Bausteine sind:
- Übernahme des vorhandenen Messebestands
- Bestandsaufnahme und Dokumentation
- Einlagerung der Messeausstattung
- Bestandskontrolle
- Kommissionierung für einzelne Veranstaltungen
- Verpackung und Bereitstellung
- Transport zur Messe
- Entladen und Bereitstellen am Stand
- Montage und Aufbau
- Abbau nach Messeschluss
- Rücktransport
- Kontrolle nach der Veranstaltung
- Wiedereinlagerung
Nicht jedes Unternehmen benötigt alle Leistungen. Entscheidend ist, welche Aufgaben regelmäßig anfallen und wo Schnittstellen entstehen.
Der Messebestand als Ausgangspunkt für den Serviceprozess
Ein wiederkehrender Serviceprozess funktioniert am einfachsten, wenn der vorhandene Messebestand bekannt ist.
Dazu können beispielsweise folgende Informationen dokumentiert werden:
- Bezeichnung
- Anzahl
- Abmessungen
- Gewicht
- Systemzugehörigkeit
- Grafikzuordnung
- Verpackung
- Zustand
- Lagerplatz
Damit lässt sich für eine konkrete Messe schneller feststellen, welche Ausstattung benötigt wird.
Warum eine Bestandsaufnahme vor wiederkehrenden Einsätzen wichtig ist
Bei Messeausstattung, die regelmäßig eingesetzt wird, können sich im Laufe der Zeit Veränderungen ergeben.
Komponenten können beschädigt werden, Grafiken können veralten, Zubehör kann verloren gehen oder einzelne Systeme werden durch neue Bestandteile ergänzt.
Wenn der Bestand vor jedem Einsatz kurz kontrolliert wird, können solche Veränderungen frühzeitig erkannt werden.
Das ist besonders relevant, wenn zwischen zwei Veranstaltungen nur wenig Zeit liegt.
Ein fester Ansprechpartner kann die Kommunikation vereinfachen
Bei wiederkehrenden Messeauftritten müssen nicht nur Waren und Dienstleistungen koordiniert werden. Auch die Kommunikation spielt eine wichtige Rolle.
Wenn für jede Messe ein anderer Ansprechpartner mit anderen Informationen beginnt, müssen viele Grundlagen immer wieder neu erklärt werden.
Ein fester Ansprechpartner kann dagegen bereits wissen:
- welcher Messebestand vorhanden ist
- welche Systeme regelmäßig eingesetzt werden
- welche Verpackungen verwendet werden
- welche Leistungen regelmäßig benötigt werden
- welche Abläufe bei vergangenen Veranstaltungen funktioniert haben
- welche Informationen für die Vorbereitung erforderlich sind
Dadurch kann die Abstimmung bei wiederkehrenden Messeauftritten übersichtlicher werden.
Welche Informationen sollten für jede Messe aktualisiert werden?
Auch bei einem festen Serviceprozess müssen die veranstaltungsspezifischen Informationen jedes Mal geprüft werden.
Dazu gehören beispielsweise:
- Veranstaltungsname
- Veranstaltungsort
- Halle
- Standnummer
- Standgröße
- Aufbauzeit
- Abbauzeit
- Anlieferbedingungen
- Zufahrtsregelungen
- Ansprechpartner vor Ort
- besondere technische Vorgaben
Die Messe Frankfurt weist beispielsweise darauf hin, dass für einzelne Veranstaltungen abweichende technische Richtlinien gelten können. Auch die Messe Düsseldorf veröffentlicht veranstaltungsspezifische Besonderheiten, Auf- und Abbauzeiten sowie Verkehrsregularien.
Ein fester Prozess ersetzt daher nicht die Prüfung der jeweiligen Messeinformationen. Er sorgt vielmehr dafür, dass diese Prüfung jedes Mal nach einem bekannten Ablauf erfolgt.
Warum Auf- und Abbauzeiten Bestandteil der Planung sein sollten
Bei Messeauftritten sind die verfügbaren Zeitfenster nicht beliebig.
Die Messe Frankfurt nennt in ihren Technischen Richtlinien allgemeine Auf- und Abbauzeiten, weist aber gleichzeitig auf veranstaltungsspezifische Abweichungen hin.
Auch bei der Messe Düsseldorf werden die jeweiligen Auf- und Abbauzeiten für die einzelnen Veranstaltungen veröffentlicht. Zusätzlich können besondere Regelungen für Zufahrt und Verkehr auf dem Messegelände gelten.
Für einen wiederkehrenden Serviceprozess bedeutet das: Die Termine müssen nicht jedes Mal neu erfunden, aber für jede Veranstaltung neu geprüft werden.
Der Prozess beginnt nicht erst am Messetag
Ein häufiger organisatorischer Fehler besteht darin, den Messeauftritt erst unmittelbar vor dem Veranstaltungstermin zu betrachten.
Tatsächlich beginnt der Prozess deutlich früher.
Vor dem Transport müssen beispielsweise Bestand, Standdaten, Anlieferung und Aufbau geklärt sein.
Je nach Messe können außerdem Bestellfristen oder besondere Vorgaben des Veranstalters relevant sein. Die Messe Düsseldorf weist beispielsweise auf Fristen für technische Bestellungen und mögliche Zuschläge bei verspäteten Aufträgen hin.
Ein fester Prozess kann deshalb auch feste interne Vorlaufzeiten vorsehen.
Ein Beispiel für einen wiederkehrenden Serviceablauf
Angenommen, ein Unternehmen nimmt regelmäßig an fünf bis zehn Veranstaltungen pro Jahr teil.
Die Messeausstattung wird zentral eingelagert.
Einige Wochen vor einer Veranstaltung werden die Veranstaltungsdaten geprüft und der benötigte Bestand festgelegt.
Danach wird die Ausstattung kontrolliert, zusammengestellt und für den Transport vorbereitet.
Zum vereinbarten Termin wird der Messebestand zum Veranstaltungsort transportiert und dort aufgebaut.
Nach dem Messeende wird die Ausstattung abgebaut, verpackt und zurücktransportiert.
Nach der Rückkehr erfolgt eine Bestandskontrolle. Anschließend wird die Ausstattung wieder eingelagert oder – falls die nächste Veranstaltung unmittelbar bevorsteht – direkt für den nächsten Einsatz vorbereitet.
Genau dieser wiederkehrende Ablauf bildet den Kern eines festen Serviceprozesses.
Was passiert, wenn zwei Messen direkt hintereinander stattfinden?
Besonders deutlich wird der Vorteil einer strukturierten Organisation, wenn mehrere Veranstaltungen zeitlich nah beieinanderliegen.
Dann muss nicht nur der nächste Transport geplant werden. Es muss auch geklärt werden, ob der benötigte Bestand rechtzeitig aus der vorherigen Veranstaltung zurückkommt.
Beispielsweise kann folgende Kette entstehen:
Messe A → Abbau → Rücktransport → Kontrolle → Vorbereitung → Messe B.
Wenn für Messe B dieselben Komponenten benötigt werden, ist der zeitliche Ablauf besonders relevant.
Ein fester Prozess hilft dabei, diese Abhängigkeit frühzeitig sichtbar zu machen.
Messebestand nicht jedes Mal neu organisieren
Ein Unternehmen, das regelmäßig dieselben Messekomponenten verwendet, muss nicht bei jedem Termin wieder bei null beginnen.
Stattdessen können wiederkehrende Informationen dokumentiert werden.
Dazu gehören beispielsweise:
- Standardausstattung
- Transportverpackungen
- Gewichte und Abmessungen
- Grafikzuordnungen
- Montageinformationen
- bekannte Ansprechpartner
- wiederkehrende Veranstaltungsorte
- frühere Transportabläufe
- Besonderheiten bei der Anlieferung
Diese Informationen können bei der Vorbereitung zukünftiger Veranstaltungen wiederverwendet und bei Bedarf aktualisiert werden.
Fester Serviceprozess für unterschiedliche Standgrößen
Ein standardisierter Ablauf eignet sich auch dann, wenn ein Unternehmen unterschiedliche Standgrößen nutzt.
Der Bestand kann beispielsweise in verschiedene Einsatzpakete gegliedert werden.
Großer Messeauftritt
Umfangreiche Messewand, Theke, Möbel, Displays, Produktpräsentationen und ergänzende Ausstattung.
Mittlerer Messeauftritt
Messewand, Theke, einzelne Displays und ausgewählte Möbel.
Kleiner Messeauftritt
Roll-up, Counter, Prospektständer oder mobiles Display.
Der konkrete Bestand verändert sich. Die grundlegende Organisation bleibt bestehen.
Warum Lagerung und Transport zusammen betrachtet werden sollten
Bei wiederkehrenden Messeauftritten stehen Lagerung und Transport in einem direkten Zusammenhang.
Der Messebestand muss nicht nur irgendwo untergebracht werden. Er muss zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort verfügbar sein.
Eine Lagerung ohne organisierte Bereitstellung kann deshalb genauso problematisch sein wie ein Transport ohne klare Bestandsübersicht.
Ein integrierter Prozess verbindet beide Bereiche:
Lager → Bereitstellung → Transport → Messe → Rücktransport → Lager.
Dadurch wird die Lagerung zum Bestandteil des gesamten Messeablaufs.
Auch Montage und Abbau können standardisiert werden
Bei wiederkehrenden Messeauftritten kann auch die Montage nach einem bekannten Ablauf erfolgen.
Wenn dieselben Systeme regelmäßig verwendet werden, sind beispielsweise folgende Punkte wiederkehrend:
- Entladen
- Sortieren der Komponenten
- Aufstellen von Wänden und Displays
- Montage der Theke
- Positionierung der Möbel
- Anbringen von Grafiken
- Abschlusskontrolle
Dasselbe gilt für den Abbau.
Eine feste Reihenfolge kann dabei helfen, Komponenten vollständig zu erfassen und wieder korrekt zu verpacken.
Was nach dem Abbau häufig übersehen wird
Nach dem Messeschluss steht häufig nur der Rücktransport im Mittelpunkt.
Für einen funktionierenden wiederkehrenden Prozess sind jedoch weitere Schritte sinnvoll.
Die Ausstattung sollte beispielsweise auf Vollständigkeit und erkennbare Beschädigungen geprüft werden.
Auch fehlendes Zubehör, beschädigte Grafiken oder defekte Komponenten können direkt dokumentiert werden.
So kann eine notwendige Reparatur oder Ersatzbeschaffung vor dem nächsten Einsatz eingeplant werden.
Ein Serviceprozess kann auch die Bestandsqualität verbessern
Regelmäßige Kontrolle führt dazu, dass Probleme mit der Messeausstattung nicht erst unmittelbar vor einer Veranstaltung sichtbar werden.
Wenn nach jedem Einsatz eine kurze Rückmeldung zum Zustand des Bestands erfolgt, entsteht über die Zeit eine bessere Übersicht über die tatsächliche Nutzung.
Das kann beispielsweise zeigen:
- welche Komponenten häufig eingesetzt werden
- welche Systeme selten benötigt werden
- welche Teile besonders beansprucht werden
- welche Grafiken regelmäßig aktualisiert werden
- welche Komponenten ersetzt werden müssen
- welche Ausstattung dauerhaft im Bestand bleiben sollte
Damit wird der Serviceprozess gleichzeitig zu einem Instrument für die laufende Bestandsorganisation.
Für wen kann ein fester Messe-Serviceprozess interessant sein?
Ein wiederkehrender Prozess kann insbesondere für Unternehmen interessant sein, die:
- mehrmals pro Jahr auf Messen ausstellen
- an wiederkehrenden Fachmessen teilnehmen
- mehrere regionale Veranstaltungen besuchen
- regelmäßig Kongresse und Branchenevents durchführen
- vorhandene Messeausstattung mehrfach einsetzen
- keine eigene geeignete Lagerfläche haben
- Transport und Montage nicht jedes Mal selbst organisieren möchten
- einen festen Ansprechpartner für wiederkehrende Messeauftritte bevorzugen
Wann sich ein externer Serviceprozess anbieten kann
Unternehmen müssen nicht zwingend alle Aufgaben rund um ihre Messeauftritte intern abwickeln.
Gerade wenn Messeauftritte regelmäßig stattfinden, können bestimmte Aufgaben ausgelagert werden.
Das betrifft beispielsweise:
- Lagerung
- Bestandsverwaltung
- Kommissionierung
- Transport
- Montage
- Abbau
- Rücktransport
Der Vorteil eines solchen Modells besteht vor allem darin, dass der eigene Mitarbeiteraufwand für wiederkehrende logistische Aufgaben reduziert werden kann.
EINS PLUS als Ansprechpartner für wiederkehrende Messeauftritte
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service ist auf die Betreuung vorhandener Messeausstattung und wiederkehrender Messeauftritte ausgerichtet.
Dabei steht nicht zwingend die Anschaffung eines neuen Messesystems im Mittelpunkt. Vielmehr kann vorhandener Messebestand übernommen, organisiert, gelagert und für verschiedene Veranstaltungen wieder bereitgestellt werden.
Zum Bestand können beispielsweise Messewände, Roll-ups, Displays, Messetheken, Möbel, Prospektständer, Grafiken und weitere Messeausstattung gehören.
Je nach Bedarf können Lagerung, Transport, Aufbau, Abbau und Rücktransport miteinander verbunden werden.
Für Unternehmen mit regelmäßigen Messeauftritten entsteht damit ein wiederkehrender Ablauf:
Bestand übernehmen → einlagern → Veranstaltung planen → Bestand zusammenstellen → transportieren → aufbauen → abbauen → zurücktransportieren → kontrollieren → wieder einlagern.
Der konkrete Ablauf kann dabei an die jeweilige Veranstaltung angepasst werden.
Wie ein fester Serviceprozess in der Praxis aussehen kann
Ein möglicher Ablauf lässt sich in mehrere wiederkehrende Phasen unterteilen.
1. Jahresplanung
Die geplanten Messen, Kongresse und Veranstaltungen werden möglichst früh erfasst.
2. Veranstaltungsdaten
Standort, Standnummer, Standgröße, Aufbauzeiten, Abbauzeiten und weitere Vorgaben werden geprüft.
3. Bestandsplanung
Die benötigte Messeausstattung wird anhand der jeweiligen Veranstaltung festgelegt.
4. Vorbereitung
Der Bestand wird kontrolliert, zusammengestellt, verpackt und für den Transport vorbereitet.
5. Messeaufbau
Die Ausstattung wird zum Veranstaltungsort gebracht und entsprechend des geplanten Auftritts aufgebaut.
6. Abbau und Rücktransport
Nach Messeschluss wird der Stand abgebaut und die Ausstattung zurückgeführt.
7. Nachbereitung
Der Bestand wird kontrolliert und wieder eingelagert oder für die nächste Veranstaltung vorbereitet.
Checkliste für einen wiederkehrenden Messe-Serviceprozess
- ☐ Jahreskalender mit allen geplanten Veranstaltungen führen
- ☐ Messebestand vollständig dokumentieren
- ☐ Systeme und Grafiken eindeutig zuordnen
- ☐ Standdaten je Veranstaltung erfassen
- ☐ Auf- und Abbauzeiten prüfen
- ☐ Veranstaltervorgaben prüfen
- ☐ Messebestand rechtzeitig zusammenstellen
- ☐ Zustand vor dem Versand kontrollieren
- ☐ Transport organisieren
- ☐ Aufbau koordinieren
- ☐ Abbau und Rücktransport einplanen
- ☐ Bestand nach der Veranstaltung kontrollieren
- ☐ Schäden und fehlende Komponenten dokumentieren
- ☐ Messebestand wieder einlagern
- ☐ Nächsten Einsatz frühzeitig vorbereiten
Fazit
Wiederkehrende Messeauftritte bestehen aus vielen Aufgaben, die sich von Veranstaltung zu Veranstaltung wiederholen. Gerade deshalb kann es sinnvoll sein, diese Aufgaben nicht jedes Mal neu zu organisieren, sondern in einem festen Serviceprozess zusammenzufassen.
Ein solcher Prozess kann Lagerung, Bestandsverwaltung, Transport, Montage, Abbau und Rücktransport miteinander verbinden. Die jeweilige Messe bleibt dabei individuell – der organisatorische Rahmen wird jedoch wiederholbar.
Besonders wichtig ist, dass ein fester Prozess nicht mit einem starren Messekonzept verwechselt wird. Vorhandene Messeausstattung kann je nach Veranstaltung unterschiedlich zusammengestellt werden. Entscheidend ist, dass bekannt ist, was vorhanden ist, wann es benötigt wird und wie es zum Veranstaltungsort und wieder zurück gelangt.
Für Unternehmen mit regelmäßigen Messeauftritten kann daraus ein klarer Ablauf entstehen:
Planen → vorbereiten → transportieren → aufbauen → Messe durchführen → abbauen → zurücktransportieren → kontrollieren → einlagern.
Je häufiger sich dieser Ablauf wiederholt, desto mehr kann eine feste Struktur dazu beitragen, die Organisation des Messebestands übersichtlich und planbar zu halten.