Wenn die Messe vorbei ist, beginnt für den Messestand der nächste Abschnitt. Die Besucher sind gegangen, die Standfläche wird geräumt und die Aussteller bauen ihre Präsentationen zurück. Doch damit ist die Arbeit rund um den Messestand noch nicht abgeschlossen.
Wer seinen Messestand mehrfach verwenden möchte, sollte den Messeabbau als Übergang zwischen zwei Veranstaltungen betrachten. Nach dem Abbau muss geklärt werden, welche Bestandteile zurückgeführt werden, was eingelagert wird, ob etwas fehlt oder beschädigt wurde und wie der Bestand für den nächsten Einsatz vorbereitet werden kann.
Genau an dieser Stelle entstehen in der Praxis häufig unnötige Probleme. Einzelteile werden nicht dokumentiert, Verpackungen fehlen, Grafiken werden beschädigt, Zubehör verschwindet oder niemand weiß einige Monate später mehr genau, was eigentlich zum Messebestand gehört.
Ein strukturierter Prozess nach dem Messeabbau hilft deshalb nicht nur bei der Lagerung. Er schafft die Grundlage dafür, dass derselbe Messestand bei der nächsten Veranstaltung wieder eingesetzt werden kann.
Was passiert nach dem Messeabbau?
Nach einer Messe durchläuft der Messestand idealerweise mehrere aufeinanderfolgende Schritte. Dazu gehören der kontrollierte Abbau, die Zusammenstellung des Materials, der Rücktransport, die Bestandskontrolle, gegebenenfalls Reinigung und Reparatur sowie die anschließende Einlagerung.
Die einzelnen Schritte können je nach Messestand, Veranstaltungsort und Umfang unterschiedlich aussehen. Das Grundprinzip bleibt jedoch gleich: Der Bestand sollte nicht einfach vom Messestand in irgendeinen Lagerraum transportiert werden.
Viel sinnvoller ist es, den Rücklauf bereits als Teil der nächsten Messeplanung zu betrachten.
- Messestand und Ausstattung werden kontrolliert abgebaut.
- Einzelteile werden gesammelt und dem vorgesehenen Bestand zugeordnet.
- Transport- und Verpackungseinheiten werden geprüft.
- Der Messebestand wird vom Veranstaltungsort zurückgeführt.
- Nach dem Rücktransport erfolgt eine Bestands- und Zustandskontrolle.
- Fehlende oder beschädigte Komponenten werden dokumentiert.
- Notwendige Reinigung, Reparaturen oder Ergänzungen werden eingeplant.
- Der vollständige Bestand wird eingelagert und für den nächsten Einsatz verfügbar gehalten.
Die AUMA weist ebenfalls darauf hin, dass Rücktransport und Nachbereitung eigene organisatorische Aufgaben nach dem Messeabbau darstellen. Ein schlecht organisierter Abbau kann außerdem zu zusätzlichen Kosten führen, beispielsweise durch beschädigte Transportgüter oder verlorenes Standbaumaterial.
Der Messeabbau ist nicht automatisch der Beginn der Lagerung
Ein häufiger Denkfehler besteht darin, Abbau und Lagerung als einen einzigen Vorgang zu betrachten. Tatsächlich liegen dazwischen mehrere Aufgaben.
Ein Messestand kann beispielsweise aus Wand- und Rahmenelementen, Grafiken, Bodenflächen, Beleuchtung, Möbeln, Counter, Transportkisten, technischen Komponenten und verschiedenen Zubehörteilen bestehen. Nicht jedes Element wird beim Abbau gleich behandelt.
Ein Teil wird möglicherweise direkt für die nächste Veranstaltung benötigt. Andere Komponenten müssen repariert werden. Wieder andere Elemente werden möglicherweise überhaupt nicht benötigt und bleiben zunächst im Lager.
Deshalb sollte vor der Einlagerung klar sein, was tatsächlich eingelagert wird und in welchem Zustand sich die einzelnen Bestandteile befinden.
Schritt 1: Den Messeabbau kontrolliert durchführen
Die Qualität der späteren Lagerung beginnt bereits beim Abbau.
Wird ein Messestand hektisch zerlegt und werden Komponenten ohne System in Kisten oder Fahrzeuge gelegt, wird die spätere Kontrolle unnötig schwierig. Noch problematischer ist es, wenn empfindliche Bestandteile nicht ausreichend geschützt werden.
Deshalb sollte bereits beim Abbau darauf geachtet werden, dass zusammengehörige Komponenten möglichst zusammenbleiben und empfindliche Teile entsprechend geschützt werden.
Auch die Verpackung spielt eine wichtige Rolle. Wiederverwendbare Verpackungen können dazu beitragen, Material beim Transport zwischen mehreren Veranstaltungen zu schützen und gleichzeitig den nächsten Aufbau zu vereinfachen. Die Messe München empfiehlt ebenfalls, Verpackungen möglichst wiederverwendbar und Materialien für eine mehrfache Nutzung auszulegen.
Was beim Abbau kontrolliert werden sollte
- Wurden alle Standbauteile demontiert?
- Sind alle Möbel und Counter vorhanden?
- Wurden Grafiken und Beschriftungen gesichert?
- Sind Beleuchtung und technische Komponenten vollständig?
- Sind Transportkisten und Verpackungen vorhanden?
- Gibt es sichtbare Schäden?
- Bleiben Verbrauchsmaterialien oder Werbemittel vor Ort?
Schritt 2: Den Rücktransport organisieren
Nach dem Abbau muss der Messebestand zurückgeführt werden. Dabei gelten am jeweiligen Messegelände eigene organisatorische und logistische Vorgaben.
Das betrifft beispielsweise Zufahrten, Zeitfenster, Ladebereiche, Speditionsvorgaben oder die Nutzung bestimmter Logistikpartner. Messegesellschaften veröffentlichen hierfür regelmäßig eigene Verkehrs- und Logistikinformationen.
Die Messe München weist beispielsweise darauf hin, dass für die einzelnen Veranstaltungen eigene Verkehrsleitfäden gelten und dass diese Informationen auch an Spediteure, Standbaupersonal, Fahrer und weitere Servicefirmen weitergegeben werden sollten.
Auch bei der Deutschen Messe gelten konkrete Vorgaben für Anlieferung und Rücktransport. Dort wird beispielsweise ausdrücklich zwischen der Übergabe am Messestand und der späteren Abholung für den Rücktransport unterschieden.
Der Rücktransport sollte deshalb nicht erst während des Abbaus improvisiert werden. Idealerweise steht bereits vor Beginn der Messe fest, wer den Bestand zurückführt, wohin er transportiert wird und was anschließend mit ihm passiert.
Schritt 3: Den zurückgeführten Messebestand kontrollieren
Wenn der Messestand wieder im Lager angekommen ist, sollte nicht einfach alles abgestellt und bis zur nächsten Veranstaltung vergessen werden.
Gerade bei regelmäßig eingesetzten Messeständen ist eine Kontrolle nach jeder Veranstaltung sinnvoll. Sie schafft Klarheit darüber, ob der Bestand tatsächlich vollständig und einsatzbereit ist.
Kontrolliert werden können beispielsweise:
- Vollständigkeit der Standbauteile
- Zustand von Wand- und Rahmenelementen
- Grafiken und Beschriftungen
- Beleuchtung
- Elektrische und technische Komponenten
- Möbel und Counter
- Transportkisten
- Verpackungsmaterial
- Prospektständer und sonstiges Zubehör
Fehlt ein Teil, sollte dies möglichst unmittelbar dokumentiert werden. Gleiches gilt für Schäden, Verschmutzungen oder Reparaturbedarf.
Warum die Dokumentation nach jeder Messe wichtig ist
Ein Messebestand verändert sich. Komponenten werden beschädigt, ersetzt, ergänzt oder bei einzelnen Veranstaltungen nicht benötigt. Deshalb sollte die Dokumentation nicht als einmalige Inventur verstanden werden.
Eine aktuelle Bestandsübersicht kann beispielsweise festhalten, welche Komponenten vorhanden sind, wo sie lagern und ob sie einsatzbereit sind.
Besonders hilfreich ist eine Dokumentation mit eindeutigen Bezeichnungen oder Nummern. Fotos können zusätzlich zeigen, wie einzelne Komponenten aussehen und welchem Bestand sie zugeordnet sind.
Das wird vor allem dann wichtig, wenn ein Unternehmen mehrere Veranstaltungen pro Jahr durchführt und unterschiedliche Mitarbeiter oder Dienstleister beteiligt sind.
Was in einer Bestandsdokumentation stehen kann
- Bezeichnung des Bestandteils
- Anzahl
- Abmessungen, sofern relevant
- Verpackungseinheit
- Lagerort
- Zustand
- Foto
- Reparaturbedarf
- fehlende Komponenten
- Zuordnung zu einem bestimmten Messesystem oder Messebestand
Eine solche Dokumentation macht den Bestand nicht nur transparenter. Sie kann auch die Vorbereitung der nächsten Messe deutlich vereinfachen.
Schritt 4: Reinigung, Reparatur und Ergänzung vor der Einlagerung
Der Zeitpunkt direkt nach der Messe ist häufig der sinnvollste Moment, um notwendige Arbeiten am Messebestand festzustellen.
Während der Veranstaltung können beispielsweise Oberflächen verschmutzen, Grafiken beschädigt werden oder einzelne Komponenten verloren gehen. Wird das erst unmittelbar vor der nächsten Messe festgestellt, bleibt häufig nur wenig Zeit für eine Lösung.
Besser ist es, den Bestand nach dem Rücktransport zu prüfen und notwendige Arbeiten frühzeitig einzuplanen.
Dazu können gehören:
- Reinigung von Standbauteilen
- Reinigung oder Aufbereitung von Möbeln
- Reparatur beschädigter Komponenten
- Austausch defekter Teile
- Erneuerung von Grafiken
- Ergänzung fehlender Ausstattung
- Überprüfung von Transportverpackungen
Damit wird aus dem Rücklauf nicht nur eine Einlagerung, sondern gleichzeitig eine Vorbereitung für den nächsten Einsatz.
Schritt 5: Entscheiden, was tatsächlich eingelagert wird
Nicht jeder Bestandteil muss zwingend gemeinsam mit dem kompletten Messestand gelagert werden.
Vielleicht wird bei der nächsten Messe nur ein Teil des vorhandenen Systems benötigt. Oder das Unternehmen nimmt an unterschiedlichen Veranstaltungsformaten teil und verwendet deshalb jeweils eine andere Zusammenstellung.
Ein vorhandener Messebestand kann beispielsweise aus einem Grundsystem und verschiedenen Ergänzungskomponenten bestehen. Für eine kleine Veranstaltung werden möglicherweise nur einzelne Elemente benötigt, während bei einer größeren Messe ein umfangreicherer Aufbau zum Einsatz kommt.
Eine strukturierte Lagerung ermöglicht deshalb auch eine flexible Zusammenstellung des Messebestands.
Das ist besonders interessant für Unternehmen, die einen Messestand mehrfach verwenden möchten.
Messestand zwischen zwei Messen lagern
Zwischen zwei Veranstaltungen kann ein Messestand Wochen oder Monate ungenutzt bleiben. Gerade in dieser Zeit sollte er nicht einfach irgendwo abgestellt werden.
Eine geeignete Lagerung schützt den Bestand und schafft gleichzeitig einen definierten Ausgangspunkt für den nächsten Messeauftritt.
Die Messe München empfiehlt beispielsweise, Ausstattung möglichst ortsnah zu lagern, um Transport- und Verpackungsaufwand zu reduzieren, und bei der Ausstattung auf mehrfach nutzbare Elemente zu achten.
Für Unternehmen mit mehreren Messeauftritten kann eine zentrale Lagerung deshalb Teil eines wiederkehrenden Prozesses werden:
Messe → Abbau → Rücktransport → Kontrolle → Lagerung → Vorbereitung → nächste Messe
Der Messestand wird damit nicht nach jeder Veranstaltung neu organisiert. Stattdessen entsteht ein wiederholbarer Ablauf.
Was bei der Lagerung eines Messestands wichtig ist
Die konkreten Anforderungen hängen vom Material ab. Ein empfindliches Display, eine Grafik, ein Möbelstück und ein robustes Rahmenelement stellen unterschiedliche Anforderungen an Verpackung und Lagerung.
Grundsätzlich sollte der Lagerort so gewählt werden, dass die Komponenten geschützt, auffindbar und für den nächsten Einsatz zugänglich sind.
Besonders wichtig sind:
- Schutz vor Feuchtigkeit
- Schutz vor unnötiger Verschmutzung
- geeignete Verpackung
- übersichtliche Zuordnung
- definierter Lagerort
- Dokumentation des Bestands
- gute Zugänglichkeit für den nächsten Einsatz
Je nach Material und Lagerdauer können darüber hinaus spezielle Anforderungen gelten. Empfindliche Komponenten sollten beispielsweise nicht einfach zusammen mit schweren Bauteilen gelagert werden.
Warum der eigene Keller oder das Büro nicht immer die beste Lösung ist
Viele Unternehmen beginnen mit einer einfachen Lösung: Der Messestand wird nach der Messe wieder ins Büro, in den Keller, in eine Garage oder in einen sonstigen freien Raum gestellt.
Für einen kleinen Bestand und einen einzelnen Messeauftritt kann das funktionieren. Mit zunehmender Anzahl von Veranstaltungen wird die interne Lagerung jedoch häufig organisatorisch aufwendiger.
Dann stellt sich nicht nur die Frage nach der vorhandenen Fläche. Auch Transportwege, Zugänglichkeit, Inventarisierung und Verantwortlichkeiten müssen berücksichtigt werden.
Ein Lagerraum ist deshalb nicht automatisch eine gute Lagerlösung. Entscheidend ist, ob der Messebestand dort strukturiert verwaltet und für den nächsten Einsatz wieder bereitgestellt werden kann.
Wann sich eine externe Lagerung des Messestands anbieten kann
Eine externe Lagerung kann insbesondere dann interessant werden, wenn der vorhandene Bestand regelmäßig eingesetzt wird, im Unternehmen aber keine geeignete Lagerfläche oder keine klaren internen Abläufe vorhanden sind.
Typische Situationen sind:
- Der Messestand nimmt im Unternehmen dauerhaft Platz weg.
- Die vorhandene Lagerfläche wird anderweitig benötigt.
- Der Messebestand liegt an mehreren Standorten verteilt.
- Niemand hat einen vollständigen Überblick über die vorhandenen Komponenten.
- Mehrere Mitarbeiter kümmern sich um unterschiedliche Teile des Bestands.
- Das Unternehmen nimmt regelmäßig an mehreren Messen teil.
- Der Messestand soll für verschiedene Veranstaltungen wiederverwendet werden.
- Transport, Lagerung und Aufbau sollen stärker miteinander verbunden werden.
Dann kann es sinnvoll sein, Lagerung nicht isoliert zu betrachten, sondern als Bestandteil eines gesamten Messe-Service-Prozesses.
Messestand einlagern und gleichzeitig für die nächste Messe vorbereiten
Der größte organisatorische Vorteil entsteht, wenn die Einlagerung nicht mit dem bloßen Abstellen des Materials endet.
Idealerweise wird bereits beim Rücklauf dokumentiert, was beim nächsten Einsatz benötigt werden könnte. Wenn die nächste Messe bereits feststeht, kann der Bestand entsprechend reserviert oder vorbereitet werden.
Das kann beispielsweise bedeuten:
- benötigte Standkomponenten werden identifiziert
- fehlende Teile werden frühzeitig nachbestellt oder ergänzt
- beschädigte Elemente werden repariert
- neue Grafiken werden vorbereitet
- zusätzliche Möbel oder Ausstattung werden organisiert
- Transport und Anlieferung werden geplant
- der Bestand wird zum passenden Zeitpunkt wieder bereitgestellt
Damit wird die Lagerung zu einem Teil der Messeplanung und nicht zu einer separaten Aufgabe, die zwischen zwei Veranstaltungen irgendwann erledigt werden muss.
Ein Messestand sollte nicht nach jeder Messe neu organisiert werden
Unternehmen, die regelmäßig ausstellen, profitieren davon, wenn aus einzelnen Messeauftritten ein wiederholbarer Prozess entsteht.
Das gilt besonders für Unternehmen, die mit demselben Messestand mehrere Veranstaltungen besuchen. Je häufiger ein Bestand eingesetzt wird, desto wichtiger werden klare Abläufe.
Statt jedes Mal neu zu überlegen, wo der Messestand steht, wer ihn transportiert oder welche Komponenten vorhanden sind, können diese Aufgaben standardisiert werden.
Der Ablauf kann beispielsweise so aussehen:
Vor der Messe
Der benötigte Messebestand wird zusammengestellt und für den Transport vorbereitet.
Während des Aufbaus
Die vorgesehenen Komponenten werden zur Veranstaltung transportiert und aufgebaut.
Nach der Messe
Der Messestand wird kontrolliert abgebaut und für den Rücktransport vorbereitet.
Nach dem Rücktransport
Der Bestand wird kontrolliert, dokumentiert, gegebenenfalls gereinigt oder repariert und anschließend eingelagert.
Vor der nächsten Veranstaltung
Der Bestand wird anhand der nächsten Veranstaltung erneut zusammengestellt und bereitgestellt.
Genau diese Wiederholbarkeit kann für Unternehmen mit mehreren Messeauftritten einen erheblichen organisatorischen Unterschied machen.
Was Unternehmen vor dem Einlagern festlegen sollten
Bevor ein Messestand nach dem Messeabbau endgültig eingelagert wird, sollten einige grundlegende Fragen beantwortet sein.
- Was gehört vollständig zum Messebestand?
- Welche Komponenten sind zurückgekommen?
- Welche Teile fehlen?
- Welche Komponenten sind beschädigt?
- Was muss gereinigt oder repariert werden?
- Welche Grafiken sind noch verwendbar?
- Welche Ausstattung soll dauerhaft eingelagert werden?
- Welche Teile werden für die nächste Messe benötigt?
- Wo befindet sich der Bestand?
- Wer ist für die nächste Bereitstellung verantwortlich?
Je klarer diese Fragen beantwortet sind, desto weniger Aufwand entsteht bei der nächsten Veranstaltung.
Was gehört neben dem Messestand ebenfalls ins Lager?
Der eigentliche Messestand ist häufig nur ein Teil des vorhandenen Messebestands.
Unternehmen lagern beispielsweise auch:
- Messewände
- Roll-ups
- Counter
- Prospektständer
- Messetische
- Stühle und weitere Möbel
- Beleuchtung
- Grafiken
- Transportkisten
- Präsentationsmaterial
- sonstiges Messeequipment
Gerade bei kleineren Messeständen besteht der Bestand oft weniger aus klassischen Standbauelementen als aus einer Kombination verschiedener mobiler Komponenten. Auch diese sollten nach der Veranstaltung systematisch erfasst und gelagert werden.
Messestand einlagern bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr
Bei einem einzelnen Messeauftritt kann die Lagerung wie eine einmalige Aufgabe wirken. Bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr verändert sich die Situation.
Dann wird aus dem Messestand ein wiederkehrend eingesetzter Bestand. Nach jeder Messe kommt er zurück, wird kontrolliert und muss irgendwann wieder für die nächste Veranstaltung bereitgestellt werden.
Je mehr Termine im Messekalender stehen, desto wichtiger wird deshalb ein klarer Zusammenhang zwischen Bestand, Lagerung, Transport und Veranstaltungsterminen.
Der aktuelle Leitfaden von AUMA und fwd: zum Ressourcenmanagement in der Messewirtschaft betont ebenfalls die Bedeutung von Wiederverwendung und Materialtransparenz über Planung, Beschaffung, Umsetzung und Rückbau hinweg.
Ein gut organisierter Messebestand kann dadurch über mehrere Veranstaltungen genutzt werden, anstatt nach jeder Messe wieder zum Ausgangspunkt zurückzukehren.
Wann externe Unterstützung sinnvoll wird
Unternehmen müssen nicht zwingend sämtliche Aufgaben rund um ihren Messebestand selbst übernehmen.
Gerade wenn intern keine geeignete Lagerfläche vorhanden ist oder regelmäßig mehrere Veranstaltungen organisiert werden, kann es sinnvoll sein, bestimmte Aufgaben an einen externen Servicepartner zu übertragen.
Dabei muss nicht zwingend der gesamte Messeauftritt ausgelagert werden. Möglich ist auch eine gezielte Unterstützung bei einzelnen Aufgaben.
Ein externer Servicepartner kann beispielsweise den vorhandenen Messebestand übernehmen, einlagern, dokumentieren, für die nächste Veranstaltung vorbereiten und Transport, Aufbau oder Abbau organisieren.
Das ist insbesondere für Unternehmen interessant, die bereits über einen funktionierenden Messestand verfügen, aber die organisatorischen Aufgaben rundherum nicht dauerhaft intern abbilden möchten.
EINS PLUS: Messebestand übernehmen und den Rest organisieren
Genau an diesem Punkt setzt EINS PLUS an. Der vorhandene Messestand muss nicht von EINS PLUS gekauft worden sein.
Unternehmen können ihren bestehenden Messebestand weiterverwenden und die damit verbundenen Aufgaben extern organisieren lassen.
Das kann beispielsweise die Übernahme des Messebestands, die Bestandsaufnahme, Lagerung, Vorbereitung, den Transport sowie Aufbau und Abbau umfassen – abhängig davon, welche Unterstützung im jeweiligen Fall benötigt wird.
Der entscheidende Gedanke ist dabei einfach: Der Messestand muss nach der Messe nicht wieder zum ungelösten organisatorischen Problem werden.
Er kann nach dem Abbau kontrolliert zurückgeführt, eingelagert und für die nächste Veranstaltung wieder bereitgestellt werden.
Vom Messeabbau zur nächsten Messe
Ein sinnvoll organisierter Messeprozess endet nicht mit dem letzten Besucher und auch nicht mit dem Abbau des Messestands.
Er endet erst dann, wenn der vorhandene Messebestand wieder sicher eingelagert, dokumentiert und für den nächsten Einsatz verfügbar ist.
Wer diesen Ablauf einmal sauber strukturiert, kann ihn bei weiteren Veranstaltungen wiederverwenden. Aus einer einzelnen Messe wird dadurch ein wiederholbarer Prozess.
Sie stellen aus. Wir kümmern uns.
Wenn Sie Ihren vorhandenen Messestand nach dem Messeabbau nicht selbst lagern und für die nächste Veranstaltung vorbereiten möchten, kann EINS PLUS die Aufgaben rund um Ihren Messebestand übernehmen – von der Übernahme und Lagerung über die Vorbereitung und den Transport bis hin zu Aufbau und Abbau.
So bleibt Ihr vorhandener Messebestand nicht einfach irgendwo stehen, sondern wird zu einer wiederverwendbaren Grundlage für Ihre nächsten Messeauftritte.