Wer regelmäßig auf Messen ausstellt, kennt das Problem: Die einzelne Messe ist selten die eigentliche Herausforderung. Schwieriger wird es, wenn sich mehrere Veranstaltungen über das Jahr verteilen und jedes Mal dieselben organisatorischen Fragen neu geklärt werden müssen.
Wo befindet sich der Messestand? Sind alle Komponenten vorhanden? Wer holt das Material aus dem Lager? Wann muss der Transport organisiert werden? Wer baut den Stand auf? Wer baut ihn nach der Veranstaltung wieder ab? Und wo landet das gesamte Messe-Equipment anschließend?
Bei einem einzelnen Messeauftritt lassen sich solche Aufgaben häufig noch kurzfristig koordinieren. Bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr entsteht dagegen schnell ein erheblicher organisatorischer Aufwand. Vor allem dann, wenn der Messebestand nicht an einem zentralen Ort liegt oder unterschiedliche Mitarbeiter und Dienstleister beteiligt sind.
Eine zentrale Organisation kann hier einen entscheidenden Unterschied machen. Dabei geht es nicht darum, jede Messe komplett neu zu planen. Viel sinnvoller ist es, wiederkehrende Abläufe zu strukturieren und Zuständigkeiten klar festzulegen.
Genau hier setzt ein professionell organisierter Messe-Service an: Der vorhandene Messebestand wird verwaltet, gelagert, vorbereitet, transportiert und für den nächsten Einsatz wieder bereitgestellt.
Warum mehrere Messeauftritte schnell unübersichtlich werden
Ein Messeauftritt besteht aus deutlich mehr als der Standfläche in der Halle. Zwischen der Anmeldung zur Messe und dem tatsächlichen Auftritt liegen zahlreiche einzelne Aufgaben.
Dazu gehören beispielsweise die Abstimmung mit dem Veranstalter, technische Vorgaben, Standplanung, Grafiken, Mobiliar, Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau und Rücktransport. Hinzu kommen häufig Besuchereinladungen, Produktunterlagen, Präsentationsmaterialien oder zusätzliche Ausstattung.
Die Veranstalter selbst stellen für Aussteller deshalb häufig eigene Checklisten, Serviceunterlagen und Fristenübersichten zur Verfügung. Messe Frankfurt weist beispielsweise ausdrücklich darauf hin, dass die Messevorbereitung zahlreiche Termine, Services und technische Informationen umfasst und diese Informationen an alle beteiligten Partner wie Standbauer oder Agenturen weitergegeben werden sollten.
Bei mehreren Messeauftritten vervielfacht sich nicht unbedingt jede Aufgabe, aber die Zahl der Abstimmungen steigt. Gleichzeitig müssen die einzelnen Veranstaltungen voneinander getrennt betrachtet werden.
Ein Messestand kann beispielsweise im März in Frankfurt, im Mai in Stuttgart und im September in Nürnberg benötigt werden. Zwischen diesen Terminen muss der Bestand jeweils verfügbar, vollständig und einsatzbereit sein.
Genau an diesem Punkt beginnt die eigentliche Herausforderung der zentralen Messeorganisation.
Was bedeutet es, Messeauftritte zentral zu organisieren?
Zentrale Organisation bedeutet nicht zwingend, dass eine einzige Person jede Aufgabe selbst erledigt.
Vielmehr geht es darum, einen klaren Überblick über den gesamten Ablauf zu schaffen:
- Welche Veranstaltungen stehen an?
- Welcher Messebestand wird benötigt?
- Wo befindet sich dieser Bestand?
- Welche Komponenten gehören dazu?
- Welche zusätzlichen Materialien werden benötigt?
- Wann muss der Bestand vorbereitet werden?
- Wann muss er transportiert werden?
- Wer übernimmt den Aufbau?
- Wer übernimmt den Abbau?
- Wann erfolgt der Rücktransport?
- Wo wird das Material anschließend eingelagert?
Die zentrale Organisation verbindet damit die einzelnen Phasen des Messeauftritts miteinander.
Statt für jede Veranstaltung einen neuen Ablauf zu entwickeln, entsteht ein wiederholbarer Prozess.
Der Messebestand ist der Ausgangspunkt
Besonders wichtig ist die Frage, was mit dem vorhandenen Messebestand passiert.
Viele Unternehmen besitzen bereits einen Messestand oder verschiedene Komponenten, die über Jahre angeschafft wurden. Dazu können Messewände, Counter, Roll-ups, Displays, Möbel, Grafiken, Prospektständer, Beleuchtung oder weitere Präsentationselemente gehören.
Dieser Bestand ist häufig nicht das Problem. Problematisch ist vielmehr, dass niemand genau weiß, wo sich die einzelnen Teile befinden und in welchem Zustand sie sind.
Ein Teil liegt möglicherweise im Lager. Ein anderer steht noch bei einem früheren Messeauftritt. Grafiken befinden sich im Marketingbüro, Möbel in einem Nebenraum und Verpackungsmaterial in einer anderen Niederlassung.
Für einen einzelnen Termin lässt sich das vielleicht noch kurzfristig zusammenstellen. Bei regelmäßigen Messeauftritten wird daraus jedoch ein wiederkehrender Organisationsaufwand.
Bestandsaufnahme schafft die Grundlage für die zentrale Organisation
Der erste sinnvolle Schritt besteht deshalb häufig in einer Bestandsaufnahme.
Dabei sollte nicht nur festgehalten werden, dass ein Messestand vorhanden ist. Entscheidend ist, aus welchen Komponenten der Bestand tatsächlich besteht.
Eine Bestandsaufnahme kann beispielsweise folgende Informationen enthalten:
- Standwände und Systemelemente
- Counter und Theken
- Roll-ups und Displays
- Mobiliar
- Beleuchtung
- Grafiken und Beschriftungen
- Prospektständer
- Transportkisten und Verpackungen
- technische Komponenten
- sonstige Präsentationselemente
Ebenso wichtig ist der Zustand der einzelnen Bestandteile. Eine Grafik, die vor drei Jahren verwendet wurde, ist möglicherweise nicht mehr aktuell. Ein Counter kann Gebrauchsspuren aufweisen. Eine Messewand kann vollständig vorhanden sein, während ein benötigtes Verbindungsteil fehlt.
Eine zentrale Bestandsübersicht macht solche Punkte sichtbar, bevor der nächste Messetermin unmittelbar bevorsteht.
Ein zentraler Messebestand reduziert wiederkehrende Abstimmungen
Wenn der Messebestand bekannt und geordnet ist, wird die Planung des nächsten Auftritts einfacher.
Statt zunächst zu klären, was überhaupt vorhanden ist, kann die Planung direkt mit der Frage beginnen, was für die konkrete Veranstaltung benötigt wird.
Das ist besonders interessant für Unternehmen, die einen Messestand für mehrere Veranstaltungen verwenden. Auch Messe Frankfurt empfiehlt in einem Nachhaltigkeitsleitfaden, Messestände modular zu konzipieren, sodass sie möglichst mehrfach eingesetzt werden können.
Ein vorhandener Messebestand kann dadurch zu einer wiederkehrend nutzbaren Ressource werden, statt nach jeder Messe neu zusammengestellt oder ersetzt zu werden.
Mehrere Messen bedeuten mehrere unterschiedliche Anforderungen
Ein zentral organisierter Messebestand bedeutet nicht, dass jede Veranstaltung nach exakt demselben Muster funktioniert.
Jede Messe hat ihre eigenen Vorgaben. Dazu gehören beispielsweise Aufbau- und Abbauzeiten, Zufahrtsregelungen, technische Anforderungen, Bestellfristen und organisatorische Abläufe.
Die aktuellen Ausstellerinformationen verschiedener Veranstaltungen zeigen, wie unterschiedlich diese Vorgaben ausfallen können. Bei Veranstaltungen von Messe Frankfurt finden sich beispielsweise eigene Informationen zu Standbau, Auf- und Abbau, technischen Daten, Logistik, Services und Ausstellerausweisen.
Eine zentrale Organisation sollte deshalb nicht versuchen, die Besonderheiten der einzelnen Veranstaltungen zu ignorieren. Sie sollte vielmehr die wiederkehrenden Aufgaben standardisieren und die veranstaltungsspezifischen Anforderungen ergänzen.
Was sich standardisieren lässt
Viele Abläufe sind von Messe zu Messe ähnlich.
Dazu gehören insbesondere:
- Bestand prüfen
- fehlende Komponenten feststellen
- Grafiken und Beschriftungen kontrollieren
- Material zusammenstellen
- Transport vorbereiten
- Anlieferung koordinieren
- Aufbau organisieren
- Abbau organisieren
- Rücktransport veranlassen
- Bestand wieder einlagern
Diese Schritte können als wiederkehrender Prozess definiert werden. Für jede konkrete Messe kommen anschließend die individuellen Vorgaben des Veranstalters hinzu.
Dadurch entsteht eine Kombination aus Standardprozess und veranstaltungsspezifischer Planung.
Die Messeplanung beginnt nicht erst am Messestand
Ein häufiger Fehler besteht darin, die Messeorganisation hauptsächlich aus Sicht des Standes zu betrachten.
Der Messestand ist jedoch nur ein Teil des gesamten Ablaufs.
Bereits vor dem Aufbau müssen beispielsweise Teilnahme, Standfläche, Services, technische Anforderungen und organisatorische Fristen geklärt werden. Die Veranstalter stellen hierfür häufig eigene Ausstellerportale und Checklisten bereit.
Daneben gibt es Aufgaben, die das Unternehmen selbst organisieren muss: Personalplanung, Produktunterlagen, Präsentationsmaterialien, Kundentermine, Kommunikation und interne Abstimmungen.
Eine zentrale Messeorganisation sollte deshalb nicht nur den Messestand verwalten, sondern den gesamten Ablauf rund um den physischen Messebestand übersichtlich abbilden.
Eine zentrale Übersicht für alle Messeauftritte
Für Unternehmen mit mehreren Veranstaltungen kann eine zentrale Übersicht besonders hilfreich sein.
Sie muss nicht kompliziert sein. Entscheidend ist, dass die relevanten Informationen an einer Stelle zusammenlaufen.
Für jede Veranstaltung können beispielsweise folgende Punkte erfasst werden:
- Veranstaltung
- Veranstaltungsort
- Veranstaltungsdatum
- Standnummer
- Standgröße
- benötigter Messebestand
- zusätzliche Ausstattung
- Grafiken und Beschriftungen
- Transporttermin
- Aufbautermin
- Abbauzeit
- Rücktransport
- Einlagerungsort
- zuständige Ansprechpartner
- offene Aufgaben und Fristen
So entsteht aus vielen einzelnen Messeprojekten eine überschaubare Jahresplanung.
Wer ist intern für den Messeauftritt verantwortlich?
Eine zentrale Organisation funktioniert nur, wenn Zuständigkeiten klar sind.
In vielen Unternehmen liegt die Messeplanung nicht vollständig bei einer Abteilung. Das Marketing kümmert sich beispielsweise um Kommunikation und Inhalte. Der Vertrieb plant Kundentermine. Einkauf oder Verwaltung bestellen Leistungen. Das Facility- oder Logistikteam kümmert sich möglicherweise um Transporte. Für den Aufbau wird ein externer Dienstleister beauftragt.
Das ist grundsätzlich kein Problem. Schwieriger wird es, wenn niemand den gesamten Ablauf im Blick hat.
Dann entstehen Fragen wie:
- Wer weiß, wann der Messestand abgeholt werden muss?
- Wer prüft, ob alle Komponenten vorhanden sind?
- Wer bestellt den Transport?
- Wer übergibt den Bestand an den Monteur?
- Wer kümmert sich nach dem Abbau um die Rückführung?
- Wer weiß, wann die nächste Veranstaltung stattfindet?
Die zentrale Organisation sollte deshalb nicht zwingend bedeuten, dass eine Person alles selbst erledigt. Sie sollte vielmehr dafür sorgen, dass die Verantwortung für die einzelnen Schritte eindeutig geklärt ist.
Marketing und operative Messeorganisation voneinander trennen
Gerade in kleineren und mittelständischen Unternehmen landen viele operative Aufgaben beim Marketing.
Das Marketing kennt die Marke, die Produkte und die Kommunikationsziele. Es ist deshalb häufig sinnvoll, dass dort die inhaltliche Verantwortung für den Messeauftritt liegt.
Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass das Marketing auch Lagerung, Transport, Aufbau und Abbau selbst organisieren muss.
Diese Aufgaben können organisatorisch getrennt werden.
Das Unternehmen entscheidet beispielsweise, wie es sich auf der Messe präsentieren möchte. Ein externer Servicepartner kümmert sich dagegen um den physischen Messebestand und die damit verbundenen Abläufe.
Dadurch bleiben die Zuständigkeiten klar: Das Unternehmen konzentriert sich auf den eigentlichen Messeauftritt, während operative Aufgaben professionell organisiert werden.
Der Weg von der Lagerung bis zur Messe
Ein zentral organisierter Messeauftritt lässt sich vereinfacht als Prozess betrachten.
1. Der Messebestand wird eingelagert
Nach dem Abbau wird das vorhandene Material nicht irgendwo abgestellt, sondern geordnet eingelagert. Ziel ist, dass der Bestand beim nächsten Einsatz wieder auffindbar und vollständig verfügbar ist.
2. Der nächste Messetermin wird geplant
Mit dem nächsten Veranstaltungstermin wird geprüft, welcher Bestand benötigt wird und welche zusätzlichen Anforderungen bestehen.
3. Der Bestand wird vorbereitet
Die benötigten Komponenten werden zusammengestellt und auf Vollständigkeit sowie Zustand geprüft. Gegebenenfalls werden Grafiken aktualisiert oder einzelne Bestandteile ergänzt.
4. Der Transport wird organisiert
Der vorbereitete Bestand wird zum Veranstaltungsort transportiert und entsprechend den Vorgaben des Veranstalters angeliefert.
5. Der Messestand wird aufgebaut
Je nach System und Umfang kann der Aufbau durch das eigene Team oder durch einen externen Montagepartner erfolgen.
6. Nach der Messe beginnt der Rückweg
Nach dem Veranstaltungsende muss der Stand abgebaut, verpackt und zurücktransportiert werden.
7. Der Bestand wird wieder eingelagert
Damit beginnt der Prozess erneut. Der Messebestand steht für die nächste Veranstaltung zur Verfügung.
Warum Lagerung ein wichtiger Bestandteil der zentralen Organisation ist
Die Lagerung wird bei der Messeplanung häufig nur als Zwischenstation betrachtet. Tatsächlich ist sie ein wichtiger Bestandteil des gesamten Prozesses.
Wenn ein Unternehmen regelmäßig ausstellt, muss der Messebestand zwischen den Veranstaltungen sicher und nachvollziehbar verwaltet werden.
Eine geeignete Lagerlösung kann dabei verschiedene Probleme reduzieren:
- keine Lagerung im Büro
- weniger belegte interne Flächen
- klarere Bestandsübersicht
- gezieltere Vorbereitung des nächsten Auftritts
- weniger Suchaufwand
- einheitlicher Ablauf zwischen zwei Veranstaltungen
Besonders interessant wird das, wenn Unternehmen mehrere Messeauftritte pro Jahr durchführen. Dann wird aus der einmaligen Lagerung ein wiederkehrender Bestandteil der Messeorganisation.
Transport und Lagerung gehören zusammen
Eine zentrale Messeorganisation sollte Transport und Lagerung nicht getrennt voneinander betrachten.
Der Bestand muss schließlich nicht nur irgendwo gelagert werden. Er muss zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort verfügbar sein.
Das bedeutet:
- Abholung aus dem Lager
- Vorbereitung für den Transport
- Anlieferung zur Veranstaltung
- Bereitstellung für den Aufbau
- Abholung nach dem Abbau
- Rücktransport
- erneute Einlagerung
Wenn diese Schritte von unterschiedlichen Personen oder Unternehmen übernommen werden, sind klare Übergaben besonders wichtig.
Je besser die Abläufe aufeinander abgestimmt sind, desto weniger Einzelabstimmungen müssen intern organisiert werden.
Was bei wiederkehrenden Messeauftritten besonders wichtig ist
Bei einer einmaligen Messe kann ein Unternehmen viele Aufgaben individuell lösen. Bei regelmäßigen Auftritten lohnt es sich dagegen, Prozesse zu standardisieren.
Besonders sinnvoll sind feste Abläufe für:
- Bestandsprüfung
- Materialzusammenstellung
- Transport
- Aufbau
- Abbau
- Rücktransport
- Lagerung
- Ergänzung von Material
- Aktualisierung von Grafiken
Dadurch muss nicht vor jeder Messe neu überlegt werden, wie der operative Teil des Auftritts funktioniert.
Stattdessen gibt es einen etablierten Ablauf, der an die jeweilige Veranstaltung angepasst wird.
Ein Messestand kann für mehrere Veranstaltungen eingesetzt werden
Ein vorhandener Messestand muss nicht zwangsläufig an eine einzige Veranstaltung gebunden sein.
Gerade modulare oder mobile Systeme können – abhängig von ihren Eigenschaften und den Anforderungen der jeweiligen Veranstaltung – für unterschiedliche Auftritte genutzt werden.
Das kann wirtschaftlich und organisatorisch interessant sein, weil nicht für jede Messe ein neuer Bestand aufgebaut werden muss.
Allerdings muss vor jedem Einsatz geprüft werden, ob der vorhandene Bestand für die jeweilige Standfläche, Gestaltung und Veranstaltungsanforderungen geeignet ist.
Die zentrale Verwaltung hilft dabei, genau diese Prüfung rechtzeitig durchzuführen.
Auch kleine Messeauftritte profitieren von einer zentralen Organisation
Zentrale Messeorganisation ist nicht nur für große Unternehmen mit großen Messeständen interessant.
Auch ein kleiner Auftritt kann aus zahlreichen einzelnen Komponenten bestehen. Ein Roll-up, ein Counter, zwei Messewände, Prospektmaterial und einige Produktmuster müssen ebenfalls transportiert, aufgebaut und anschließend wieder zurückgeführt werden.
Gerade bei kleinen Teams fällt der organisatorische Aufwand häufig stärker auf, weil nur wenige Mitarbeiter für viele Aufgaben zuständig sind.
Ein externer Service kann hier sinnvoll sein, wenn das Unternehmen zwar regelmäßig ausstellen möchte, aber keinen eigenen Messebauer oder keine eigene Logistikstruktur dafür vorhält.
Was Unternehmen zentral organisieren sollten
Eine sinnvolle zentrale Messeorganisation muss nicht jedes Detail in ein kompliziertes System überführen. Entscheidend sind die Informationen, die regelmäßig benötigt werden.
Im Kern sollten Unternehmen fünf Bereiche im Blick behalten.
Veranstaltungen
Welche Messen, Kongresse oder Veranstaltungen stehen im Jahresverlauf an?
Messebestand
Welche Komponenten sind vorhanden und für welche Auftritte werden sie benötigt?
Logistik
Wann muss der Bestand abgeholt, transportiert, angeliefert und wieder zurückgeführt werden?
Aufbau und Abbau
Wer übernimmt Montage und Demontage und welche Zeitfenster gibt der Veranstalter vor?
Verantwortlichkeiten
Wer kümmert sich intern um die Messe und welche Aufgaben werden extern vergeben?
Die Fristen des Veranstalters bleiben entscheidend
Auch eine gut organisierte interne Planung ersetzt nicht die Prüfung der offiziellen Veranstaltungsinformationen.
Je nach Messe gibt es unterschiedliche Fristen für Servicebestellungen, technische Leistungen, Ausstellerausweise, Auf- und Abbau sowie weitere Leistungen. Messe Frankfurt weist beispielsweise ausdrücklich darauf hin, dass bestimmte Services rechtzeitig bestellt werden müssen und dass die Ausstellerinformationen laufend für die jeweilige Veranstaltung bereitgestellt werden.
Deshalb sollte für jede Veranstaltung ein eigener Terminplan geführt werden.
Der zentrale Prozess lautet also nicht: „Eine Checkliste für alle Messen.“
Sinnvoller ist: „Ein standardisierter interner Prozess plus die individuellen Vorgaben jeder Messe.“
Was Unternehmen vor jeder Messe prüfen sollten
Eine kurze operative Prüfung vor jedem Einsatz kann helfen, unnötige Probleme zu vermeiden.
- Ist der benötigte Messebestand vollständig?
- Sind die Komponenten in einem einsatzfähigen Zustand?
- Sind aktuelle Grafiken vorhanden?
- Werden zusätzliche Möbel oder Ausstattung benötigt?
- Ist der Transporttermin abgestimmt?
- Sind die Anlieferbedingungen bekannt?
- Sind Aufbau- und Abbauzeiten bekannt?
- Sind alle erforderlichen Ausweise und Genehmigungen vorhanden?
- Ist der Ansprechpartner vor Ort bekannt?
- Ist geklärt, wohin der Bestand nach dem Abbau zurückgeführt wird?
Diese Punkte wirken selbstverständlich. In der Praxis sind es jedoch gerade solche Einzelheiten, die kurz vor einer Veranstaltung unnötigen Zeitdruck verursachen können.
Was nach der Messe häufig vergessen wird
Die Messe endet nicht mit dem letzten Besucher.
Nach dem Ende der Veranstaltung beginnt der nächste organisatorische Abschnitt: Abbau, Verpackung, Rücktransport und Lagerung.
Wenn dieser Teil nicht bereits vor der Messe geplant wurde, kann der Messebestand schnell zum Problem werden.
Deshalb sollte der Rückweg genauso fest eingeplant werden wie der Hinweg.
Eine zentrale Organisation beantwortet bereits vor dem Messebeginn die Frage:
Was passiert mit dem Messestand, sobald die Messe vorbei ist?
Wenn darauf eine klare Antwort existiert, wird aus dem Messeauftritt ein vollständiger Prozess und nicht nur ein einzelner Veranstaltungstermin.
Wann ein externer Servicepartner sinnvoll sein kann
Nicht jedes Unternehmen benötigt einen eigenen Messebauer, ein eigenes Lager oder eine eigene Logistikabteilung.
Wenn regelmäßig Veranstaltungen stattfinden, kann es dennoch sinnvoll sein, die operativen Aufgaben dauerhaft zu organisieren.
Ein externer Servicepartner kann beispielsweise folgende Aufgaben übernehmen:
- Übernahme des vorhandenen Messebestands
- Bestandsaufnahme und Inventarisierung
- Lagerung
- Vorbereitung des Messebestands
- Zusammenstellung für die jeweilige Veranstaltung
- Transport zur Messe
- Anlieferungsorganisation
- Aufbau und Montage
- Abbau und Demontage
- Rücktransport
- erneute Einlagerung
- Ergänzung oder Aktualisierung einzelner Bestandteile
Damit bleibt der vorhandene Messestand Eigentum des Unternehmens, während die operativen Aufgaben rund um seinen Einsatz ausgelagert werden können.
Der Vorteil eines festen Ablaufs
Der größte Vorteil einer zentralen Organisation liegt nicht unbedingt darin, dass einzelne Aufgaben schneller erledigt werden.
Viel wichtiger ist die Wiederholbarkeit.
Wenn ein Unternehmen vier, sechs oder mehr Veranstaltungen im Jahr besucht, sollte nicht jedes Mal die komplette operative Organisation neu erfunden werden.
Der Messebestand befindet sich an einem bekannten Ort. Die Komponenten sind dokumentiert. Die Zuständigkeiten sind geklärt. Transport und Montage folgen einem bekannten Ablauf. Nach der Messe wird der Bestand wieder zurückgeführt.
So entsteht mit der Zeit ein Prozess, der mit jeder weiteren Veranstaltung leichter planbar wird.
Messeauftritte zentral organisieren heißt nicht, alles selbst zu machen
Das ist ein wichtiger Unterschied.
Eine zentrale Organisation bedeutet nicht, dass das Marketing, der Vertrieb oder die Geschäftsführung zusätzlich sämtliche operativen Aufgaben übernehmen muss.
Im Gegenteil: Eine gute Organisation schafft Klarheit darüber, welche Aufgaben intern bleiben und welche Aufgaben sinnvoll ausgelagert werden.
Das Unternehmen kann sich beispielsweise auf Messeziele, Kundenkontakte, Produkte und Kommunikation konzentrieren. Die operativen Aufgaben rund um den vorhandenen Messebestand können dagegen von einem spezialisierten Servicepartner übernommen werden.
Wie EINS PLUS Unternehmen bei der zentralen Messeorganisation unterstützen kann
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service ist auf den operativen Service rund um vorhandene Messe- und Veranstaltungsbestände ausgerichtet.
Dabei muss der Messestand nicht von EINS PLUS stammen. Unternehmen können vorhandene Systeme und Ausstattung weiterverwenden – unabhängig davon, wo diese ursprünglich gekauft wurden, sofern die jeweiligen Komponenten für den geplanten Einsatz geeignet sind.
EINS PLUS kann beispielsweise den vorhandenen Messebestand übernehmen, eine Bestandsaufnahme durchführen, das Material lagern und für kommende Veranstaltungen bereitstellen.
Je nach Bedarf können außerdem Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau und Rücktransport organisiert werden.
Damit entsteht ein wiederkehrender Ablauf:
Messebestand übernehmen → lagern → vorbereiten → transportieren → aufbauen → abbauen → zurücktransportieren → wieder einlagern.
Für Unternehmen mit mehreren Messeauftritten kann genau diese Verbindung interessant sein. Nicht jede Veranstaltung muss einzeln und von Grund auf organisiert werden.
Ein zentral organisierter Messebestand schafft Übersicht
Wer regelmäßig ausstellt, sollte seinen Messebestand nicht als Ansammlung einzelner Gegenstände betrachten. Sinnvoller ist es, ihn als wiederkehrend einsetzbaren Bestandteil der Messeorganisation zu behandeln.
Dann wird aus dem Messestand kein Material, das nach einer Veranstaltung irgendwo abgestellt wird, sondern ein Bestand, der zwischen mehreren Veranstaltungen bewegt, genutzt, gelagert und vorbereitet wird.
Die zentrale Frage lautet deshalb nicht nur:
„Wie organisieren wir die nächste Messe?“
Sondern:
„Wie organisieren wir unsere Messeauftritte so, dass der nächste Auftritt auf dem bereits vorhandenen Ablauf aufbauen kann?“
Von der einzelnen Messe zum wiederholbaren Prozess
Je häufiger ein Unternehmen ausstellt, desto größer wird der Nutzen eines strukturierten Ablaufs.
Der einzelne Messeauftritt wird dann Teil eines Jahresplans. Der vorhandene Messebestand wird mehrfach genutzt. Lagerung, Transport, Aufbau und Abbau werden nicht jedes Mal neu organisiert, sondern folgen einem definierten Prozess.
Das reduziert nicht automatisch jede organisatorische Aufgabe. Es kann aber dafür sorgen, dass Verantwortlichkeiten, Termine und Übergaben deutlich übersichtlicher werden.
Für Unternehmen mit regelmäßigem Messegeschäft kann deshalb eine zentrale Organisation des Messebestands genauso wichtig sein wie die eigentliche Planung des nächsten Messeauftritts.
Sie stellen regelmäßig aus? Dann sollte auch der Ablauf wiederholbar sein
Wenn Ihr Unternehmen bereits einen Messestand oder Messebestand besitzt und regelmäßig auf Messen, Kongressen oder Fachveranstaltungen ausstellt, müssen Sie die operative Organisation nicht zwangsläufig für jede Veranstaltung neu aufsetzen.
EINS PLUS übernimmt auf Wunsch die Aufgaben rund um Ihren vorhandenen Messebestand – von der Bestandsaufnahme und Lagerung über Vorbereitung und Transport bis zu Aufbau, Abbau, Rücktransport und erneuter Einlagerung.
So bleibt Ihr Messebestand nutzbar und kann für mehrere Veranstaltungen eingesetzt werden.
Sie stellen aus. Wir kümmern uns.