Wer nur einmal im Jahr an einer Messe teilnimmt, kann die Organisation häufig noch als einzelnes Projekt betrachten. Bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr sieht die Situation anders aus. Dann wiederholen sich Transport, Lagerung, Aufbau, Abbau, Bereitstellung und Rückführung der Messeausstattung immer wieder.
Gleichzeitig können unterschiedliche Ansprechpartner beteiligt sein: Marketing organisiert die Veranstaltung, ein Mitarbeiter kümmert sich um den Messebestand, ein Spediteur übernimmt den Transport, ein Messebauer den Aufbau und nach der Veranstaltung muss erneut jemand die Rückführung organisieren.
Mit zunehmender Zahl der Veranstaltungen kann dadurch ein erheblicher organisatorischer Aufwand entstehen.
Eine Möglichkeit besteht darin, die wiederkehrenden Aufgaben rund um den Messeauftritt zentral zu koordinieren und einen festen Ansprechpartner für mehrere Veranstaltungen einzusetzen.
Dabei geht es nicht darum, jede Aufgabe selbst auszuführen. Entscheidend ist vielmehr, dass die einzelnen Abläufe zusammengeführt werden und das Unternehmen nicht für jede Messe sämtliche organisatorischen Schnittstellen neu koordinieren muss.
Warum mehrere Messeauftritte organisatorisch anspruchsvoller werden
Ein einzelner Messeauftritt hat einen klaren Anfang und ein klares Ende.
Die Ausstattung wird vorbereitet, zur Messe transportiert, aufgebaut, während der Veranstaltung genutzt und anschließend wieder abgebaut und zurückgeführt.
Bei mehreren Veranstaltungen entsteht dagegen ein kontinuierlicher Ablauf.
Nach Messe A beginnt bereits die Vorbereitung für Messe B. Während die Ausstattung von Messe B unterwegs ist, muss möglicherweise bereits die Ausstattung für Messe C geplant werden.
Das kann beispielsweise so aussehen:
Messe A → Abbau → Rücktransport → Lagerung → Vorbereitung Messe B → Transport → Aufbau → Messe B → Abbau → Rücktransport → Messe C
Der Messebestand bewegt sich damit zwischen Lager und verschiedenen Veranstaltungsorten. Die einzelnen Veranstaltungen hängen organisatorisch miteinander zusammen.
Ein Ansprechpartner für mehrere Veranstaltungen
Ein zentraler Ansprechpartner kann genau an dieser Schnittstelle ansetzen.
Das Unternehmen hat dann einen festen Kontakt, der den jeweiligen Messebedarf kennt und die erforderlichen Leistungen für die einzelne Veranstaltung koordiniert.
Das kann beispielsweise bedeuten:
- Die Veranstaltung wird angekündigt.
- Der benötigte Messebestand wird festgelegt.
- Die Ausstattung wird aus dem Lager bereitgestellt.
- Der Transport wird organisiert.
- Der Aufbau wird abgestimmt.
- Nach der Veranstaltung wird der Abbau koordiniert.
- Die Ausstattung wird zurücktransportiert.
- Der Bestand wird kontrolliert und wieder eingelagert.
Für das Unternehmen bleibt dabei ein zentraler Ansprechpartner bestehen, auch wenn im Hintergrund unterschiedliche operative Leistungen erforderlich sind.
Was bedeutet zentrale Koordination bei Messeauftritten?
Zentrale Koordination bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche Leistungen von einem einzigen Mitarbeiter oder Unternehmen selbst durchgeführt werden.
Vielmehr werden die einzelnen Aufgaben organisatorisch miteinander verbunden.
Das ist besonders bei Messeauftritten relevant, weil verschiedene Beteiligte zusammenarbeiten müssen.
Je nach Veranstaltung können beispielsweise folgende Bereiche beteiligt sein:
- Messeveranstalter
- Logistik und Spedition
- Standbau und Montage
- Technikdienstleister
- Grafik- und Produktionspartner
- Lagerdienstleister
- interne Marketing- und Vertriebsteams
Je mehr Schnittstellen vorhanden sind, desto wichtiger wird eine klare Zuordnung von Informationen, Terminen und Zuständigkeiten.
Der Messebestand als zentraler Ausgangspunkt
Bei wiederkehrenden Messeauftritten spielt der vorhandene Messebestand eine besonders wichtige Rolle.
Viele Unternehmen besitzen bereits einen Bestand aus unterschiedlichen Komponenten:
- Messestände
- modulare Messesysteme
- Messewände
- Roll-ups
- Displays
- Messetheken
- Prospektständer
- Messe- und Präsentationsmöbel
- Grafiken
- Transportkoffer und Verpackungen
Dieser Bestand muss nicht für jede Veranstaltung neu beschafft werden. Häufig geht es vielmehr darum, vorhandene Ausstattung sinnvoll über mehrere Veranstaltungen hinweg einzusetzen.
Dafür muss jedoch bekannt sein, was vorhanden ist, wo sich die jeweiligen Komponenten befinden und in welchem Zustand sie sind.
Warum eine strukturierte Bestandsverwaltung wichtig ist
Je größer der Messebestand wird, desto schwieriger kann es werden, den Überblick zu behalten.
Ein Roll-up kann beispielsweise bei einer regionalen Veranstaltung eingesetzt worden sein, während eine Messewand bereits für die nächste Fachmesse reserviert ist. Eine bestimmte Grafik befindet sich möglicherweise noch im Unternehmen, während das dazugehörige System extern gelagert wird.
Eine strukturierte Bestandsverwaltung kann solche Zusammenhänge sichtbar machen.
Dokumentiert werden können beispielsweise:
- Bezeichnung
- Anzahl
- Abmessungen
- Gewicht
- Verpackung
- Zubehör
- Grafik
- Zustand
- Lagerort
- Verfügbarkeit
Damit wird aus einem ungeordneten Messebestand eine nutzbare Grundlage für die nächste Veranstaltung.
Zentrale Koordination beginnt vor der Messe
Ein zentraler Ansprechpartner sollte nicht erst dann eingebunden werden, wenn der Transport bereits unmittelbar bevorsteht.
Die Vorbereitung beginnt idealerweise mit den wichtigsten Veranstaltungsdaten.
Dazu gehören beispielsweise:
- Name der Veranstaltung
- Veranstaltungsort
- Halle und Standnummer
- Veranstaltungstermin
- Aufbauzeitraum
- Veranstaltungsdauer
- Abbauzeitraum
- benötigte Ausstattung
- gewünschter Aufbau
- Transportanforderungen
Die konkreten Fristen und Vorgaben unterscheiden sich von Veranstaltung zu Veranstaltung. Das Standbauerportal der Messe Düsseldorf weist beispielsweise ausdrücklich darauf hin, dass Auf- und Abbauzeiten sowie Verkehrsregularien für einzelne Veranstaltungen gelten und abweichende Vorgaben möglich sind.
Die benötigte Ausstattung wird aus dem Bestand zusammengestellt
Nachdem die Veranstaltung feststeht, wird definiert, welche Komponenten benötigt werden.
Das kann bei jeder Messe unterschiedlich aussehen.
Für einen Kongress genügt möglicherweise eine Messewand mit Theke und zwei Roll-ups. Für eine größere Fachmesse wird dagegen ein kompletter modularer Messestand mit Möbeln, Beleuchtung, Grafiken und zusätzlichem Zubehör benötigt.
Der zentrale Ansprechpartner kann dabei auf den vorhandenen Bestand zurückgreifen und die für die jeweilige Veranstaltung benötigten Komponenten zusammenstellen lassen.
Transport und Messe-Logistik zentral abstimmen
Der Transport ist eine der wichtigsten Schnittstellen zwischen Lager und Messe.
Dabei geht es nicht nur darum, die Ausstattung an den richtigen Ort zu bringen. Entscheidend sind auch die zeitlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen des Veranstaltungsortes.
Zu berücksichtigen sein können beispielsweise:
- Anlieferzeiten
- Zufahrtsregelungen
- Registrierung
- Fahrzeugvorgaben
- Entladebedingungen
- Standort innerhalb des Messegeländes
- Aufbaufristen
- Abholzeiten nach Messeschluss
Die Messe Düsseldorf veröffentlicht beispielsweise veranstaltungsspezifische Informationen zu Auf- und Abbauzeiten, Verkehrsregelungen und Anlieferung.
Genau deshalb ist die Transportplanung ein Bestandteil des gesamten Messeprozesses und nicht lediglich ein separater Versandauftrag.
Aufbau und Montage koordinieren
Nach dem Transport muss die Ausstattung am Veranstaltungsort verfügbar und gegebenenfalls aufgebaut werden.
Bei mobilen Systemen kann der Aufbau vergleichsweise einfach sein. Bei größeren Messeständen können dagegen mehrere Arbeitsschritte und Gewerke erforderlich sein.
Ein zentraler Ansprechpartner kann dafür sorgen, dass die Informationen aus der Transportplanung mit den Anforderungen des Aufbaus verbunden werden.
Die Messe Düsseldorf nennt beim eigenen Service beispielsweise Beratung, Standbau, effizienten Auf- und Abbau sowie Vor-Ort-Betreuung als miteinander verbundene Leistungen.
Für Unternehmen mit mehreren Veranstaltungen ist insbesondere die Verbindung dieser einzelnen Schritte interessant.
Nach der Messe beginnt bereits die nächste Aufgabe
Der Messestand ist nach Messeschluss noch nicht automatisch wieder verfügbar.
Die Ausstattung muss abgebaut, verpackt, abgeholt und zurückgeführt werden.
Anschließend sollte der Bestand kontrolliert werden.
Dabei kann geprüft werden:
- Ist die Ausstattung vollständig?
- Gibt es Beschädigungen?
- Fehlen Zubehörteile?
- Sind Grafiken weiterhin verwendbar?
- Müssen Komponenten repariert werden?
- Wird die Ausstattung kurzfristig wieder benötigt?
Erst nach dieser Prüfung kann der Bestand wieder für die nächste Veranstaltung eingeplant werden.
Ein Ansprechpartner reduziert Schnittstellen
Der wesentliche organisatorische Vorteil eines zentralen Ansprechpartners liegt in der Reduzierung der Schnittstellen.
Ohne zentrale Koordination kann beispielsweise folgende Kommunikation entstehen:
Unternehmen ↔ Spedition
Unternehmen ↔ Messebauer
Unternehmen ↔ Lager
Unternehmen ↔ Montagepersonal
Unternehmen ↔ Messeveranstalter
Bei einer zentralen Koordination können operative Abstimmungen stärker gebündelt werden.
Das bedeutet nicht, dass der zentrale Ansprechpartner sämtliche externen Beteiligten ersetzt. Vielmehr übernimmt er die Verbindung zwischen den einzelnen Aufgaben.
Weniger Ansprechpartner bedeutet nicht weniger Verantwortung
Ein wichtiger Unterschied sollte dabei beachtet werden: Ein Ansprechpartner allein macht einen Messeprozess noch nicht gut organisiert.
Entscheidend ist, dass dieser Ansprechpartner über die notwendigen Informationen verfügt und die einzelnen Leistungen tatsächlich miteinander koordinieren kann.
Dazu gehören insbesondere:
- Kenntnis des vorhandenen Messebestands
- Kenntnis der geplanten Veranstaltungen
- Überblick über Termine und Fristen
- Abstimmung mit Transport und Logistik
- Abstimmung mit Aufbau und Montage
- Organisation der Rückführung
- Dokumentation des Bestands
Mehrere Messen lassen sich als zusammenhängender Jahresplan betrachten
Bei regelmäßigen Messeauftritten lohnt es sich, nicht nur die nächste Messe zu betrachten.
Ein Jahresplan kann beispielsweise alle Veranstaltungen enthalten, für die der Messebestand benötigt wird.
Dadurch werden Überschneidungen frühzeitig sichtbar.
Beispielsweise kann geprüft werden:
- Welche Ausstattung wird wann benötigt?
- Welche Komponenten werden mehrfach eingesetzt?
- Welche Veranstaltungen liegen zeitlich nah beieinander?
- Wann muss Ausstattung zurück sein?
- Welche Komponenten müssen zwischen zwei Veranstaltungen umgeplant werden?
- Wo entstehen besonders kurze Zeitfenster?
Damit wird die Messeplanung von einer reinen Einzelterminplanung zu einer übergreifenden Organisation des gesamten Messebestands.
Besonders relevant bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr
Je mehr Veranstaltungen ein Unternehmen besucht, desto größer wird das Potenzial einer zentralen Organisation.
Bei zwei Veranstaltungen pro Jahr kann der zusätzliche organisatorische Aufwand noch überschaubar sein.
Bei vier, fünf, zehn oder mehr Veranstaltungen entstehen dagegen zahlreiche wiederkehrende Aufgaben.
Der zentrale Ansprechpartner kann dabei als konstante Verbindung zwischen den einzelnen Veranstaltungen dienen.
Das ist besonders interessant für Unternehmen, die:
- regelmäßig auf Fachmessen ausstellen
- mehrere regionale Veranstaltungen besuchen
- an Kongressen teilnehmen
- über einen eigenen Messebestand verfügen
- mehrere Messesysteme parallel einsetzen
- keine eigene Lagerlogistik für Messeausstattung betreiben möchten
- Transport und Montage nicht bei jeder Veranstaltung neu organisieren möchten
Externe Lagerung und zentrale Koordination verbinden
Besonders sinnvoll kann eine zentrale Koordination dann werden, wenn die Messeausstattung extern gelagert wird.
Der Ablauf kann dann beispielsweise so aussehen:
Bestand im Lager → Veranstaltung planen → Ausstattung zusammenstellen → Transport organisieren → Aufbau → Veranstaltung → Abbau → Rücktransport → Kontrolle → Wiedereinlagerung.
Das Unternehmen muss nicht selbst zwischen Lager, Transportdienstleister und Montage koordinieren.
Stattdessen kann ein Ansprechpartner den gesamten Ablauf begleiten.
Was Unternehmen vorab festlegen sollten
Damit eine zentrale Koordination funktioniert, sollte zu Beginn möglichst klar definiert werden, welche Aufgaben tatsächlich übernommen werden sollen.
Dazu können beispielsweise folgende Fragen gehören:
- Wer verwaltet den Messebestand?
- Wo wird die Ausstattung gelagert?
- Wer stellt die Komponenten für eine Veranstaltung zusammen?
- Wer organisiert den Transport?
- Wer übernimmt den Aufbau?
- Wer koordiniert den Abbau?
- Wer organisiert den Rücktransport?
- Wer prüft den Bestand nach der Veranstaltung?
- Wer ist Ansprechpartner bei kurzfristigen Änderungen?
Je klarer diese Punkte definiert sind, desto leichter lässt sich der wiederkehrende Prozess organisieren.
Der Messe-Service kann flexibel an die Veranstaltung angepasst werden
Nicht jede Veranstaltung benötigt denselben Umfang.
Bei einer kleinen regionalen Veranstaltung kann der Service beispielsweise nur aus Lagerung, Transport und Bereitstellung eines Roll-ups bestehen.
Bei einer großen Fachmesse kann dagegen ein kompletter Messestand inklusive Möbeln, Grafiken, Transport, Aufbau, Abbau und Rückführung erforderlich sein.
Ein zentraler Ansprechpartner sollte deshalb nicht nur einen festen Leistungsumfang anbieten, sondern den Service an die jeweilige Veranstaltung anpassen können.
Auch kurzfristige Änderungen müssen berücksichtigt werden
Im Messegeschäft können sich Anforderungen ändern.
Eine zusätzliche Ausstattung wird benötigt, eine Grafik muss ersetzt werden oder ein Transporttermin verschiebt sich.
Gerade bei solchen Änderungen kann ein zentraler Ansprechpartner hilfreich sein, weil Informationen nicht zwischen mehreren voneinander unabhängigen Dienstleistern verteilt werden müssen.
Das bedeutet allerdings nicht, dass jede kurzfristige Änderung problemlos möglich ist. Messegelände haben eigene Fristen, Zufahrtsregelungen und Aufbauvorgaben.
Die Messe Düsseldorf weist beispielsweise auf unterschiedliche Veranstaltungszeiten, Verkehrsregelungen und Fristen für bestimmte Aufbauleistungen hin.
Deshalb bleibt eine frühzeitige Planung auch bei zentraler Koordination wichtig.
EINS PLUS: Messeauftritte zentral organisieren
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service setzt genau an dieser organisatorischen Schnittstelle an.
Der Ansatz richtet sich insbesondere an Unternehmen, die bereits über Messeausstattung verfügen und diese für mehrere Veranstaltungen einsetzen möchten.
Dabei muss nicht zwangsläufig ein neuer Messestand angeschafft werden.
Vorhandene Messewände, Roll-ups, Displays, Messetheken, Möbel, Grafiken und weitere Komponenten können in den bestehenden Messeprozess integriert werden.
Je nach Bedarf können Leistungen miteinander verbunden werden:
- Übernahme des vorhandenen Messebestands
- Bestandserfassung
- externe Lagerung
- Kommissionierung
- Transport zur Veranstaltung
- Aufbau und Montage
- Abbau und Demontage
- Rücktransport
- Wiedereinlagerung
- Betreuung wiederkehrender Messeauftritte
Damit kann ein Unternehmen für mehrere Veranstaltungen mit einem festen Ansprechpartner arbeiten, während die jeweils benötigten operativen Leistungen organisiert werden.
Was ein zentraler Ansprechpartner konkret übernehmen kann
Der konkrete Umfang hängt vom jeweiligen Bedarf ab. Ein zentraler Messe-Service kann beispielsweise die Aufgabe übernehmen, aus einem Jahresplan einzelne Messeprojekte abzuleiten.
Für jede Veranstaltung werden dann die notwendigen Schritte definiert:
1. Veranstaltung prüfen
Termin, Veranstaltungsort, Stand und relevante Fristen werden erfasst.
2. Messebestand auswählen
Die benötigten Komponenten werden aus dem vorhandenen Bestand zusammengestellt.
3. Bestand vorbereiten
Vollständigkeit und Zustand werden kontrolliert.
4. Logistik planen
Transport und Anlieferung werden mit den Veranstaltungsbedingungen abgestimmt.
5. Aufbau organisieren
Montage und Einrichtung werden koordiniert.
6. Abbau organisieren
Nach Messeschluss wird die Rückführung vorbereitet.
7. Bestand zurückführen
Die Ausstattung wird ins Lager zurückgebracht und erneut kontrolliert.
8. Nächsten Einsatz vorbereiten
Der Bestand steht anschließend wieder für die nächste Veranstaltung zur Verfügung.
Ein Ansprechpartner ersetzt nicht die interne Messeplanung
Die zentrale Koordination operativer Aufgaben bedeutet nicht, dass das Unternehmen die Kontrolle über seine Messeauftritte abgibt.
Marketing und Vertrieb entscheiden weiterhin selbst, an welchen Veranstaltungen teilgenommen wird, welche Ziele verfolgt werden und wie der Markenauftritt aussehen soll.
Der externe Ansprechpartner übernimmt dagegen die organisatorische und operative Seite rund um den Messebestand.
Damit lassen sich Verantwortlichkeiten klar voneinander trennen:
Unternehmen: Messeziele, Inhalte, Marke, Standpersonal und Veranstaltungsauswahl.
Messe-Service: Bestand, Lagerung, Transport, Aufbau, Abbau und operative Koordination.
Der Unterschied zwischen Einzelauftrag und dauerhaftem Messe-Service
Ein einzelner Auftrag löst eine konkrete Aufgabe.
Ein dauerhaft organisierter Messe-Service betrachtet dagegen mehrere Veranstaltungen als zusammenhängenden Prozess.
Das verändert auch die Zusammenarbeit.
Der Dienstleister kennt den vorhandenen Bestand bereits. Wiederkehrende Komponenten müssen nicht bei jeder Veranstaltung neu erklärt werden. Abläufe können dokumentiert und für die nächste Veranstaltung wieder verwendet werden.
So entsteht mit der Zeit ein eingespielter Prozess rund um die vorhandene Messeausstattung.
Für welche Unternehmen kann ein zentraler Messe-Service interessant sein?
Ein zentraler Ansprechpartner kann insbesondere für Unternehmen interessant sein, die:
- mehrere Messen pro Jahr besuchen
- regelmäßig auf Kongressen ausstellen
- an regionalen Veranstaltungen teilnehmen
- einen vorhandenen Messebestand besitzen
- mehrere Roll-ups und Displays einsetzen
- einen modularen Messestand mehrfach verwenden
- ihre Messeausstattung extern lagern möchten
- Transport und Montage nicht für jede Veranstaltung neu koordinieren möchten
- einen festen Ansprechpartner für wiederkehrende Messeauftritte bevorzugen
Checkliste: Messeauftritte zentral koordinieren
- ☐ Alle geplanten Veranstaltungen des Jahres sind bekannt
- ☐ Der vorhandene Messebestand ist erfasst
- ☐ Die einzelnen Komponenten sind einem Lagerort zugeordnet
- ☐ Der Zustand der Ausstattung ist bekannt
- ☐ Für jede Messe wird der benötigte Bestand definiert
- ☐ Transporttermine werden frühzeitig abgestimmt
- ☐ Aufbau und Abbau sind organisiert
- ☐ Die Rückführung nach Messeschluss ist geplant
- ☐ Nach jeder Veranstaltung wird der Bestand kontrolliert
- ☐ Ein zentraler Ansprechpartner koordiniert die wiederkehrenden Aufgaben
Fazit: Mehrere Messeauftritte als zusammenhängenden Prozess organisieren
Wer regelmäßig an Messen und Veranstaltungen teilnimmt, hat es nicht mehr nur mit einzelnen Messeprojekten zu tun. Mit jeder weiteren Veranstaltung entstehen wiederkehrende Aufgaben rund um Messebestand, Lagerung, Transport, Aufbau, Abbau und Rückführung.
Ein zentraler Ansprechpartner kann diese Aufgaben miteinander verbinden und die Zahl der organisatorischen Schnittstellen reduzieren.
Dabei muss nicht jede Veranstaltung gleich ablaufen. Entscheidend ist vielmehr ein gemeinsamer Grundprozess, der an die jeweilige Messe angepasst wird.
Besonders interessant wird dieser Ansatz, wenn bereits Messeausstattung vorhanden ist und diese über mehrere Veranstaltungen hinweg eingesetzt werden soll.
Dann kann aus einzelnen Messeaufträgen ein dauerhaft organisierter Service entstehen:
Bestand übernehmen. Lagern. Für die nächste Veranstaltung bereitstellen. Transportieren. Aufbauen. Abbauen. Zurückführen. Wieder einlagern.
Ein Ansprechpartner hält dabei die Fäden zusammen und begleitet mehrere Veranstaltungen über das gesamte Jahr hinweg.
So wird aus vielen einzelnen Messeauftritten ein organisierter, wiederkehrender Messe-Service.