p>Ein einzelnes Roll-up lässt sich schnell verstauen. Bei zwei, fünf, zehn oder noch mehr Systemen sieht die Situation schon anders aus. Unterschiedliche Grafiken, verschiedene Einsatzbereiche, mehrere Standorte und zusätzliches Zubehör können dazu führen, dass selbst einfache mobile Messeausstattung irgendwann unübersichtlich wird.
Gerade Unternehmen, die regelmäßig an Messen, Kongressen, Fachveranstaltungen, Kundenterminen oder Unternehmensveranstaltungen teilnehmen, besitzen häufig über die Jahre eine größere Anzahl an Roll-ups. Manche zeigen das Unternehmen allgemein, andere einzelne Produkte, Marken, Geschäftsbereiche oder Kampagnen. Einige werden regelmäßig eingesetzt, andere liegen monatelang im Lager.
Die eigentliche Herausforderung besteht deshalb nicht darin, ein Roll-up irgendwo abzustellen. Die Frage lautet vielmehr: Wie lässt sich ein Bestand aus mehreren Roll-ups so organisieren, dass jederzeit klar ist, was vorhanden ist, wo es sich befindet, welchem Einsatz es dient und ob es vollständig und einsatzbereit ist?
Dieser Artikel zeigt, wie Unternehmen mehrere Roll-ups sinnvoll organisieren, lagern und verwalten können – und warum eine strukturierte Bestandsverwaltung besonders bei regelmäßigen Messeauftritten wichtig wird.
Warum mehrere Roll-ups schnell unübersichtlich werden
Roll-ups sind vergleichsweise kompakte Messe- und Präsentationssysteme. Genau deshalb werden sie häufig über Jahre hinweg angeschafft und für unterschiedliche Zwecke verwendet.
Ein Unternehmen kann beispielsweise ein Roll-up für die allgemeine Unternehmensdarstellung besitzen, weitere Systeme für einzelne Produktlinien und zusätzliche Roll-ups für Recruiting, Veranstaltungen oder bestimmte Kampagnen.
Mit jeder neuen Grafik wächst der Bestand. Gleichzeitig verändern sich Inhalte, Ansprechpartner, Produkte oder Markenauftritte. Das mechanische System kann weiterhin funktionieren, während die darauf befindliche Grafik nicht mehr aktuell ist.
Dadurch entstehen typische Fragen:
- Welche Roll-ups sind überhaupt vorhanden?
- Welche Grafik befindet sich auf welchem System?
- Welches Roll-up gehört zu welcher Marke oder Produktlinie?
- Wo wird das jeweilige System gelagert?
- Ist die passende Aufstellstange vorhanden?
- Ist die Tragetasche noch vorhanden?
- Ist das Roll-up beschädigt?
- Welche Roll-ups werden regelmäßig verwendet?
- Welche Systeme sind veraltet?
- Welches Roll-up soll zur nächsten Veranstaltung?
Wenn diese Informationen nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter vorhanden sind, wird die Organisation unnötig aufwendig.
Mehrere Roll-ups organisieren bedeutet mehr als nur Lagerung
Die Lagerung ist nur ein Teil der Aufgabe. Ein organisierter Roll-up-Bestand umfasst mindestens vier Bereiche: Bestand, Zuordnung, Zustand und Einsatz.
Es sollte bekannt sein, was vorhanden ist, wo es liegt, in welchem Zustand es sich befindet und wann es wieder benötigt wird.
Diese Informationen müssen nicht in einem komplizierten System verwaltet werden. Bereits eine gut gepflegte Inventarliste kann einen erheblichen Unterschied machen.
Wichtig ist vor allem, dass die Informationen zuverlässig und aktuell sind.
Welche Informationen sollte ein Roll-up-Bestand enthalten?
Für jedes Roll-up können einige grundlegende Angaben dokumentiert werden. Wie umfangreich die Dokumentation ausfällt, hängt von der Größe des Bestands und der Häufigkeit der Nutzung ab.
Sinnvoll können beispielsweise folgende Informationen sein:
- interne Bezeichnung oder Inventarnummer
- Breite und gegebenenfalls Höhe
- Hersteller oder Systemtyp
- Beschreibung der Grafik
- Marke oder Produktbereich
- Verwendungszweck
- aktueller Lagerort
- Tragetasche vorhanden
- Aufstellstange vorhanden
- Zubehör vollständig
- Zustand des Systems
- Datum der letzten Kontrolle
- letzter oder nächster Einsatz
Damit wird aus einer Ansammlung von Roll-ups ein nachvollziehbarer Bestand.
Roll-ups eindeutig kennzeichnen
Je größer der Bestand, desto wichtiger wird eine eindeutige Kennzeichnung.
Ein Roll-up mit der Bezeichnung „Produkt 1“ ist beispielsweise leichter zuzuordnen als ein System, bei dem niemand mehr weiß, welche Grafik darin steckt.
Eine interne Inventarnummer kann dabei helfen. Sie muss nicht sichtbar auf der Vorderseite des Roll-ups angebracht werden. Eine Kennzeichnung an der Tragetasche oder eine interne Zuordnung in der Bestandsliste kann bereits ausreichen.
Bei mehreren optisch ähnlichen Systemen kann zusätzlich ein Foto hilfreich sein. So lässt sich vor einer Veranstaltung schnell überprüfen, ob tatsächlich das richtige Roll-up ausgewählt wurde.
Roll-up, Grafik und Zubehör als Einheit betrachten
Ein häufiger organisatorischer Fehler besteht darin, nur die Roll-up-Kassette zu erfassen.
Für den nächsten Einsatz benötigt man jedoch das vollständige System. Je nach Modell gehören dazu unter anderem Kassette, Grafik, Aufstellstange, Standfüße und Tragetasche. Hersteller beschreiben beispielsweise Roll-up-Systeme, bei denen die Stange nach dem Abbau wieder in der Kassette verstaut und das komplette System anschließend in einer Tragetasche transportiert wird.
Deshalb sollte die Inventarisierung nicht nur lauten:
„Roll-up Nummer 04 vorhanden.“
Besser ist eine Zuordnung wie:
„Roll-up Nummer 04 – Unternehmensdarstellung – 85 x 200 cm – Kassette, Grafik, Stange und Tasche vorhanden – einsatzbereit.“
Damit lässt sich der Zustand wesentlich schneller erfassen.
Unterschiedliche Roll-ups nach Einsatzbereichen sortieren
Nicht jedes Roll-up erfüllt dieselbe Aufgabe. Eine sinnvolle Organisation kann deshalb nicht nur nach Größe oder Hersteller erfolgen, sondern auch nach dem geplanten Einsatz.
Unternehmensdarstellung
Diese Roll-ups enthalten häufig allgemeine Informationen zum Unternehmen und können bei unterschiedlichen Veranstaltungen eingesetzt werden.
Produktdarstellung
Produktbezogene Roll-ups eignen sich beispielsweise für Fachmessen, Kongresse oder Produktpräsentationen. Ihre Nutzung kann auf bestimmte Veranstaltungen oder Zielgruppen beschränkt sein.
Recruiting
Roll-ups für Personal- und Recruiting-Veranstaltungen sollten getrennt von klassischen Messegrafiken betrachtet werden. Ihre Einsatzplanung richtet sich häufig nach Karriereevents, Hochschulmessen oder internen Personalveranstaltungen.
Marken und Geschäftsbereiche
Unternehmen mit mehreren Marken oder Geschäftsbereichen können für unterschiedliche Einheiten eigene Roll-ups besitzen. Eine eindeutige Zuordnung verhindert, dass bei einer Veranstaltung versehentlich die falsche Grafik eingesetzt wird.
Mehrere Roll-ups nach Grafikversion verwalten
Neben der Zuordnung zum Einsatzbereich ist die Aktualität der Grafik wichtig.
Ein Unternehmen kann beispielsweise mehrere Roll-ups mit unterschiedlichen Versionen seines Markenauftritts besitzen. Das ältere System funktioniert technisch noch, entspricht aber möglicherweise nicht mehr der aktuellen Kommunikation.
Bei der Bestandsaufnahme sollte deshalb nicht nur festgehalten werden, dass ein Roll-up vorhanden ist. Auch die darauf befindliche Grafik sollte beschrieben werden.
Das kann besonders dann wichtig sein, wenn verschiedene Versionen parallel im Bestand bleiben, beispielsweise weil bestimmte ältere Materialien noch für interne Veranstaltungen genutzt werden.
So lässt sich vermeiden, dass ein veraltetes Roll-up versehentlich zu einem wichtigen Kundentermin oder Messeauftritt mitgenommen wird.
Roll-up-Bestand regelmäßig kontrollieren
Eine Inventarliste ist nur so hilfreich wie ihr aktueller Stand.
Wenn ein Roll-up beschädigt, entsorgt, an einen anderen Standort gebracht oder mit einer neuen Grafik versehen wird, sollte diese Änderung auch im Bestand berücksichtigt werden.
Besonders sinnvoll ist eine Kontrolle nach einer Veranstaltung. Dann ist ohnehin klar, welches System eingesetzt wurde und ob während Transport, Aufbau oder Abbau Schäden entstanden sind.
Eine einfache Kontrolle kann beispielsweise folgende Punkte umfassen:
- Grafik unbeschädigt?
- Kassette unbeschädigt?
- Aufstellstange vorhanden?
- Standfüße vorhanden?
- Tragetasche vorhanden?
- System sauber?
- System trocken?
- Mechanik funktionsfähig?
- Grafik noch aktuell?
Damit wird die Bestandskontrolle Teil des normalen Messeprozesses und nicht zu einer zusätzlichen Aufgabe kurz vor dem nächsten Termin.
Mehrere Roll-ups richtig lagern
Die eigentliche Lagerung sollte zum Bestand passen. Ein einzelnes Roll-up kann problemlos in einem geeigneten Schrank oder Lagerbereich untergebracht werden. Bei mehreren Systemen wird eine strukturierte Anordnung wichtiger.
Roll-ups werden häufig inklusive Tragetasche angeboten. Diese schützt das System beim Transport und erleichtert die Zusammenhaltung der Komponenten. Bei einem verbreiteten Roll-up-System wird die Kassette beispielsweise mit einer Nylontragetasche geliefert.
Bei der Lagerung sollte außerdem darauf geachtet werden, dass die Systeme nicht unnötig unter Druck stehen oder durch andere Gegenstände beschädigt werden.
Die konkreten Lagerbedingungen sollten sich immer an den Eigenschaften des jeweiligen Systems und den Herstellerangaben orientieren.
Roll-ups nicht einfach übereinander und nebeneinander stapeln
Bei mehreren Systemen entsteht schnell die Versuchung, einfach alles möglichst platzsparend zusammenzustellen.
Das spart zwar kurzfristig Platz, kann aber die spätere Suche erschweren. Wenn beispielsweise fünf oder zehn Tragetaschen übereinander liegen, muss zunächst jede Tasche geöffnet werden, bevor das gewünschte Roll-up gefunden wird.
Eine übersichtliche Lagerstruktur kann deshalb wichtiger sein als die maximale Ausnutzung des letzten Quadratmeters.
Wenn häufig benötigte Systeme schnell zugänglich sind und selten verwendete Materialien weiter hinten oder höher gelagert werden, lässt sich der interne Aufwand reduzieren.
Wie viele Roll-ups braucht ein Unternehmen überhaupt?
Die Frage nach der Anzahl lässt sich nicht pauschal beantworten. Entscheidend ist, welche Veranstaltungen stattfinden und wie häufig dieselben Grafiken eingesetzt werden.
Ein Unternehmen mit zehn unterschiedlichen Veranstaltungen benötigt nicht automatisch zehn unterschiedliche Roll-ups.
Wenn eine allgemeine Unternehmensgrafik bei mehreren Veranstaltungen eingesetzt werden kann, ist eine Mehrfachnutzung möglich. Gleichzeitig können für bestimmte Veranstaltungen ergänzende produkt- oder themenbezogene Systeme erforderlich sein.
Die bessere Frage lautet deshalb:
Welche Roll-ups benötigen wir tatsächlich für unsere unterschiedlichen Veranstaltungssituationen?
Eine Bestandsaufnahme kann dabei helfen, unnötige Doppelbestände zu erkennen.
Mehrere Roll-ups für verschiedene Veranstaltungen einsetzen
Ein gut organisierter Bestand ermöglicht eine flexible Zusammenstellung.
Für einen kleinen Kongress kann beispielsweise ein einzelnes Unternehmens-Roll-up ausreichen. Für eine Fachmesse können dagegen mehrere Produkt-Roll-ups zusammen mit einer Messewand und einem Counter benötigt werden.
Bei einer Recruiting-Veranstaltung wiederum können andere Grafiken sinnvoll sein.
Die Roll-ups müssen deshalb nicht dauerhaft einem einzigen Veranstaltungsort zugeordnet sein. Sie können je nach Bedarf aus dem vorhandenen Bestand zusammengestellt werden.
Roll-up-Bestand mit einem Veranstaltungskalender verbinden
Besonders praktisch wird die Bestandsverwaltung, wenn sie mit der Veranstaltungsplanung verbunden wird.
Im Kalender steht dann nicht nur:
„Messe vom 12. bis 14. März.“
Sondern beispielsweise:
„Messe vom 12. bis 14. März – Roll-up Unternehmensdarstellung, Produkt-Roll-up A, Counter und Prospektständer benötigt.“
Dadurch wird bereits bei der Planung sichtbar, welche Ausstattung benötigt wird und ob sie verfügbar ist.
Das ist besonders bei Unternehmen hilfreich, die mehrere Veranstaltungen parallel vorbereiten.
Was passiert, wenn dasselbe Roll-up für zwei Veranstaltungen benötigt wird?
Genau hier zeigt sich der Vorteil einer zentralen Bestandsübersicht.
Wenn dasselbe Roll-up zeitgleich oder in engem zeitlichem Abstand für zwei Veranstaltungen benötigt wird, muss frühzeitig geprüft werden, ob das System verfügbar ist.
Je nach Terminlage kann das bedeuten:
- das Roll-up nach dem ersten Einsatz direkt zum nächsten Veranstaltungsort zu transportieren
- einen Rücktransport und anschließenden Weitertransport zu organisieren
- ein zweites vorhandenes System einzusetzen
- eine zusätzliche Grafik oder ein weiteres System bereitzustellen
- die Veranstaltungstermine organisatorisch anders zu planen
Solche Überschneidungen werden wesentlich früher sichtbar, wenn Veranstaltungskalender und Messebestand gemeinsam betrachtet werden.
Mehrere Roll-ups an unterschiedlichen Standorten
Bei größeren Unternehmen kann die Ausstattung auf verschiedene Niederlassungen, Abteilungen oder Lagerflächen verteilt sein.
Dann ist die Frage „Wir haben doch ein Roll-up“ möglicherweise nicht ausreichend. Entscheidend ist, wo sich das Roll-up befindet.
Ein System in München hilft einem Unternehmen nicht automatisch bei einer kurzfristig geplanten Veranstaltung in Hamburg, wenn keine Zeit für den Transport eingeplant wurde.
Eine zentrale Bestandsübersicht sollte deshalb bei mehreren Standorten auch den jeweiligen Lagerort berücksichtigen.
Roll-ups organisieren, wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind
Ein weiterer Grund für Unübersichtlichkeit sind unterschiedliche Verantwortlichkeiten.
Das Marketing besitzt möglicherweise die Grafiken, der Vertrieb nutzt die Roll-ups, eine Niederlassung lagert sie und ein Mitarbeiter aus dem Eventbereich organisiert den Transport.
Solche Strukturen können funktionieren, solange der Bestand klein bleibt. Mit zunehmender Anzahl von Veranstaltungen und Materialien steigt jedoch das Risiko, dass Informationen verloren gehen.
Deshalb sollte zumindest klar sein:
- Wer verwaltet den Bestand?
- Wer darf Roll-ups für Veranstaltungen reservieren?
- Wer kontrolliert den Zustand?
- Wer organisiert den Transport?
- Wer gibt beschädigte oder veraltete Systeme zur Überarbeitung frei?
Eine klare Zuständigkeit kann hier mehr bewirken als eine besonders komplizierte Softwarelösung.
Roll-up-Bestand vor jeder Messe zusammenstellen
Eine gute Organisation zeigt sich vor allem dann, wenn eine Veranstaltung bevorsteht.
Idealerweise muss dann nicht erst im Lager gesucht werden. Aus dem Veranstaltungsplan sollte bereits hervorgehen, welche Systeme benötigt werden.
Der Ablauf kann beispielsweise so aussehen:
1. Veranstaltung prüfen
Welche Veranstaltung steht an und welche Darstellung wird dort benötigt?
2. Bestand auswählen
Die passenden Roll-ups werden anhand der Bestandsübersicht ausgewählt.
3. Zustand kontrollieren
Grafik, Kassette und Zubehör werden auf Vollständigkeit und Einsatzbereitschaft geprüft.
4. Zusätzliche Ausstattung zusammenstellen
Falls erforderlich, werden Messewand, Counter, Prospektständer, Möbel oder weitere Ausstattung ergänzt.
5. Transport vorbereiten
Die ausgewählte Ausstattung wird für die Anlieferung zusammengestellt und transportgerecht vorbereitet.
6. Nach der Veranstaltung zurückführen
Nach dem Abbau wird der Bestand zurückgeführt, kontrolliert und wieder eingelagert.
Damit entsteht ein wiederholbarer Prozess, der nicht jedes Mal neu erfunden werden muss.
Was tun mit selten genutzten Roll-ups?
Nicht jedes Roll-up muss regelmäßig eingesetzt werden. Manche Systeme werden nur einmal oder zweimal pro Jahr benötigt.
Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass sie entsorgt werden sollten.
Entscheidend ist, ob die Grafik noch relevant ist, das System technisch funktioniert und ein zukünftiger Einsatz wahrscheinlich ist.
Bei selten genutzten Systemen kann eine zentrale Lagerung sinnvoll sein, damit sie nicht dauerhaft Büro- oder Produktionsfläche blockieren.
Gleichzeitig sollte regelmäßig überprüft werden, ob die Materialien noch aktuell sind. Ein Roll-up, das seit Jahren ungenutzt im Lager steht und einen veralteten Markenauftritt zeigt, ist möglicherweise kein sinnvoller Bestandteil des aktiven Messebestands mehr.
Roll-ups mit unterschiedlichen Grafiken sinnvoll verwalten
Ein Unternehmen kann auch mehrere Roll-up-Systeme mit unterschiedlichen Grafiken besitzen. Dabei ist es sinnvoll, die Grafik nicht nur als Bild, sondern als Information im Bestand zu behandeln.
Zum Beispiel:
- Unternehmenspräsentation
- Produkt A
- Produkt B
- Recruiting
- Nachhaltigkeit
- Innovation
- Marke X
- Marke Y
So kann vor einer Veranstaltung gezielt entschieden werden, welche Kombination sinnvoll ist.
Das ist insbesondere dann interessant, wenn ein Unternehmen mit unterschiedlichen Zielgruppen auftritt und nicht für jede Veranstaltung einen komplett neuen Messestand benötigt.
Mehrere Roll-ups ersetzen nicht automatisch einen Messestand
Roll-ups sind mobile Präsentationssysteme. Sie können bei kleinen Messeauftritten, Kongressen, Veranstaltungen oder ergänzenden Ausstellungsflächen eine sinnvolle Rolle spielen.
Sie ersetzen jedoch nicht automatisch jede andere Form von Messeausstattung.
Je nach Veranstaltung können zusätzlich beispielsweise ein Counter, eine Messewand, Präsentationsmöbel oder weitere Ausstattung erforderlich sein.
Deshalb sollte der Roll-up-Bestand immer als Teil des gesamten Messe- und Veranstaltungsbestands betrachtet werden.
Wann lohnt sich eine zentrale Lagerung?
Bei wenigen Roll-ups ist die interne Lagerung häufig problemlos möglich. Mit zunehmender Anzahl kann eine zentrale Lagerung außerhalb der eigentlichen Unternehmensflächen interessanter werden.
Das gilt insbesondere, wenn:
- mehrere Roll-ups vorhanden sind
- zusätzlich Messewände, Counter und Displays gelagert werden
- die Ausstattung nur gelegentlich benötigt wird
- im Unternehmen geeignete Lagerflächen fehlen
- mehrere Veranstaltungen pro Jahr stattfinden
- der Messebestand von unterschiedlichen Mitarbeitern genutzt wird
- Transport und Lagerung regelmäßig organisiert werden müssen
Der Vorteil einer zentralen Lösung liegt dabei nicht nur in der eingesparten Fläche. Auch die Organisation des Bestands kann dadurch übersichtlicher werden.
Mehrere Roll-ups organisieren und gleichzeitig Messeaufwand reduzieren
Ein Unternehmen muss nicht bei jeder Veranstaltung neu überlegen, welche mobile Ausstattung benötigt wird. Ein gut gepflegter Bestand kann über viele Veranstaltungen hinweg genutzt werden.
Das Prinzip ist einfach:
Vorhandenen Bestand erfassen → sinnvoll lagern → für den Einsatz zusammenstellen → transportieren → einsetzen → zurückführen → kontrollieren → erneut lagern.
Dadurch wird aus einzelnen Roll-ups ein wiederverwendbarer Messebestand.
Gerade für Unternehmen mit mehreren Veranstaltungen pro Jahr kann dieser Ansatz helfen, unnötige Neuanschaffungen und wiederkehrende Such- und Organisationsarbeit zu vermeiden.
Kann ein externer Servicepartner mehrere Roll-ups verwalten?
Ja. Unternehmen müssen ihren Messebestand nicht zwingend selbst lagern und verwalten.
Ein externer Servicepartner kann – abhängig vom vereinbarten Leistungsumfang – beispielsweise die Übernahme des vorhandenen Messebestands, die Inventarisierung, Lagerung, Vorbereitung und den Transport organisieren.
Das kann besonders interessant sein, wenn die Roll-ups Teil eines größeren Bestands sind und regelmäßig bei unterschiedlichen Veranstaltungen eingesetzt werden.
Dann muss der externe Partner nicht nur „ein Roll-up lagern“, sondern kann den gesamten Ablauf rund um den vorhandenen Messebestand unterstützen.
Mehrere Roll-ups bei EINS PLUS organisieren
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service setzt genau bei diesem organisatorischen Teil von Messe- und Veranstaltungsauftritten an.
Der vorhandene Bestand muss dabei nicht bei EINS PLUS gekauft worden sein. Auch bereits vorhandene Roll-ups, Messewände, Counter, Displays und weiteres Messe-Equipment können übernommen und in einen organisierten Ablauf integriert werden.
Je nach Bedarf kann EINS PLUS den vorhandenen Messebestand erfassen, lagern und für kommende Veranstaltungen bereitstellen. Dazu können Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau und Rücktransport kommen.
Damit steht nicht der Verkauf eines neuen Roll-ups im Mittelpunkt. Entscheidend ist die Frage, wie vorhandene Messeausstattung über mehrere Veranstaltungen hinweg sinnvoll genutzt werden kann.
Vom einzelnen Roll-up zum organisierten Messebestand
Mehrere Roll-ups zu besitzen ist zunächst kein Problem. Unübersichtlich wird es erst dann, wenn niemand mehr genau weiß, welche Systeme vorhanden sind, wo sie liegen, welche Grafik darauf zu sehen ist und ob das notwendige Zubehör vollständig ist.
Eine einfache Bestandsübersicht, eindeutige Zuordnung und regelmäßige Kontrolle schaffen bereits eine gute Grundlage. Bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr sollte zusätzlich betrachtet werden, wie Lagerung, Vorbereitung, Transport, Aufbau und Rückführung miteinander verbunden werden können.
So wird aus einer Sammlung einzelner Roll-ups ein nutzbarer Messebestand.
Und genau das ist für Unternehmen entscheidend: Nicht möglichst viel Messeausstattung zu besitzen, sondern jederzeit zu wissen, was vorhanden ist, wo es sich befindet und wie es beim nächsten Messeauftritt eingesetzt werden kann.
Sie haben mehrere Roll-ups und weiteres Messe-Equipment, möchten den Bestand aber nicht jedes Mal selbst zusammensuchen, lagern und für die nächste Veranstaltung organisieren? EINS PLUS kann Ihren vorhandenen Messebestand übernehmen und die Aufgaben rund um Lagerung, Vorbereitung, Transport, Aufbau und Abbau organisieren.
Sie haben die Messeausstattung. EINS PLUS kümmert sich darum, dass sie dort ist, wenn Sie sie brauchen.