Ein Roll-up gehört zu den Messe- und Präsentationselementen, die nach einer Veranstaltung schnell beiseitegestellt werden. Nach dem Abbau landet es häufig im Büro, im Lagerraum oder in einer Ecke des Unternehmens – und wird erst kurz vor der nächsten Veranstaltung wieder hervorgeholt.
Dabei stellt sich irgendwann die Frage: Lohnt es sich, alte Roll-ups weiterzuverwenden, oder sollte die mobile Messeausstattung ersetzt werden?
Die Antwort hängt nicht allein vom Alter des Roll-ups ab. Entscheidend sind vielmehr der Zustand des Systems, die Funktion der Rollmechanik, der Zustand der Grafik, die Aktualität der Inhalte und die Frage, wie häufig das Roll-up noch eingesetzt werden soll.
Ein älteres Roll-up kann weiterhin sinnvoll sein, wenn die Konstruktion funktionstüchtig ist und die Grafik noch zur aktuellen Kommunikation des Unternehmens passt. Ist nur das Motiv veraltet, muss deshalb nicht zwangsläufig das komplette System ersetzt werden. Bei vielen Systemen lässt sich die vorhandene Hardware weiterverwenden und die Grafik austauschen.
Für Unternehmen mit mehreren Messen, Kongressen, Tagungen, Roadshows oder anderen Veranstaltungen kann genau diese Wiederverwendung interessant sein. Aus einem vermeintlich alten Roll-up wird dann wieder ein nutzbarer Bestandteil des vorhandenen Messebestands.
Das Alter allein entscheidet nicht über die weitere Nutzung
Bei einem alten Roll-up ist die erste Versuchung häufig, allein anhand des Alters über Weiterverwendung oder Entsorgung zu entscheiden. Das ist jedoch zu kurz gedacht.
Ein Roll-up kann mehrere Jahre alt sein und trotzdem noch problemlos eingesetzt werden. Umgekehrt kann ein relativ neues System bereits beschädigt sein oder aufgrund einer veralteten Grafik nicht mehr zum Unternehmen passen.
Sinnvoller ist deshalb eine Prüfung des gesamten Systems. Dabei sollten mindestens vier Bereiche betrachtet werden:
- Mechanik: Funktioniert die Kassette und lässt sich die Grafik kontrolliert ein- und ausrollen?
- Grafik: Ist das Motiv noch aktuell, sauber und optisch in einem Zustand, der zum Unternehmen passt?
- Standsystem: Sind Kassette, Stange, Standfüße und weitere Komponenten intakt?
- Einsatz: Gibt es überhaupt noch Veranstaltungen, bei denen das Roll-up sinnvoll verwendet werden kann?
Eine solche Bestandsprüfung ist häufig aussagekräftiger als die Frage nach dem Baujahr.
Wann können alte Roll-ups weiterhin sinnvoll sein?
Alte Roll-ups eignen sich insbesondere dann für die weitere Nutzung, wenn das Grundsystem noch funktionstüchtig ist und der Einsatzzweck weiterhin besteht.
Das kann beispielsweise bei einem Unternehmen der Fall sein, das regelmäßig an Fachmessen teilnimmt und für kleinere Veranstaltungen zusätzlich mobile Präsentationselemente benötigt.
Auch für Kongresse, Tagungen, Hausveranstaltungen, Kundenveranstaltungen, Produktpräsentationen oder Roadshows können vorhandene Roll-ups weiterhin eingesetzt werden. Die Einsatzmöglichkeiten mobiler Messeaufsteller reichen von klassischen Messeauftritten bis zu unterschiedlichen temporären Präsentationsflächen.
Besonders interessant ist die Weiterverwendung, wenn das Roll-up nicht jeden Monat eingesetzt werden muss, aber regelmäßig bei bestimmten Veranstaltungen benötigt wird. Dann kann es wirtschaftlich sinnvoll sein, ein vorhandenes System zu erhalten, anstatt für jeden Einsatz neues Material anzuschaffen.
Die Grafik ist häufig der entscheidende Punkt
Bei der Beurteilung eines alten Roll-ups sollte die Grafik getrennt vom eigentlichen System betrachtet werden.
Ein Roll-up besteht vereinfacht betrachtet aus der Hardware – also beispielsweise Kassette und Halterung – und der darin eingesetzten Grafik. Wenn die Hardware noch funktioniert, die Gestaltung aber nicht mehr aktuell ist, muss nicht automatisch das gesamte Roll-up ersetzt werden.
Bei vielen Systemen können Grafiken ausgetauscht werden. Dadurch bleibt die vorhandene Hardware erhalten, während das Motiv an eine neue Kampagne, ein neues Produkt oder eine veränderte Unternehmenskommunikation angepasst wird. Ob ein Austausch möglich ist, hängt vom konkreten System und seiner Konstruktion ab.
Das ist beispielsweise interessant, wenn:
- das Unternehmen ein neues Corporate Design eingeführt hat,
- ein Produkt nicht mehr angeboten wird,
- eine alte Kampagne beendet ist,
- Kontaktdaten oder Ansprechpartner geändert wurden,
- eine Veranstaltung ein anderes Kommunikationsmotiv benötigt,
- oder das Roll-up künftig für eine andere Zielgruppe eingesetzt werden soll.
In solchen Fällen kann die Frage also nicht nur lauten: „Ist das alte Roll-up noch gut?“
Die sinnvollere Frage lautet:
„Ist das vorhandene System noch nutzbar und muss möglicherweise nur die Grafik aktualisiert werden?“
Wann sollte ein altes Roll-up nicht einfach weiterverwendet werden?
Weiterverwenden bedeutet nicht, jedes vorhandene Roll-up um jeden Preis einzusetzen. Wenn ein System beschädigt, instabil oder für den vorgesehenen Einsatz nicht mehr geeignet ist, kann eine Ersatzlösung sinnvoller sein.
Besonders kritisch sind sichtbare Schäden an der Kassette, eine nicht zuverlässig funktionierende Rollmechanik, beschädigte Halterungen oder eine Grafik, die nicht mehr ordentlich gespannt oder ausgerollt werden kann.
Auch optische Aspekte spielen eine Rolle. Ein Roll-up mit deutlich beschädigter Grafik, starken Gebrauchsspuren oder überholten Unternehmensinformationen kann einen Auftritt eher unruhig wirken lassen.
Vor einem erneuten Einsatz sollte deshalb geprüft werden:
- Ist die Kassette äußerlich unbeschädigt?
- Lässt sich die Grafik sauber ein- und ausrollen?
- Ist die Haltestange vollständig?
- Sind Standfüße oder andere Verbindungselemente vorhanden?
- Ist die Grafik sauber und frei von relevanten Beschädigungen?
- Sind die Inhalte noch aktuell?
- Passt das Motiv noch zum aktuellen Markenauftritt?
- Ist das System für die geplante Veranstaltung geeignet?
Bei Zweifeln sollte das Roll-up vor dem nächsten Veranstaltungstermin geprüft werden – nicht erst beim Aufbau vor Ort.
Alte Roll-ups vor dem nächsten Einsatz prüfen
Eine kurze Prüfung vor jeder erneuten Verwendung kann verhindern, dass ein Problem erst auf der Veranstaltung auffällt.
Dafür muss das Roll-up nicht zwingend vollständig aufgebaut werden. Je nach System reicht zunächst eine Sichtprüfung der Kassette, der Grafik und der vorhandenen Komponenten. Anschließend sollte die Funktion kontrolliert werden.
Wichtig ist dabei insbesondere die Bewegung der Grafik. Hersteller und Anbieter weisen darauf hin, dass die Grafik beim Ein- und Ausrollen möglichst kontrolliert und gerade geführt werden sollte. Auch das vollständige Trocknen nach einer Reinigung sowie eine geschützte Aufbewahrung gehören zur sachgerechten Handhabung.
Wenn mehrere Roll-ups im Unternehmen vorhanden sind, lohnt sich eine standardisierte Prüfung. So lässt sich schnell feststellen, welche Systeme einsatzbereit, welche reparaturbedürftig und welche nicht mehr sinnvoll nutzbar sind.
Was passiert mit alten Roll-ups nach der Messe?
Die Entscheidung über die weitere Nutzung sollte idealerweise direkt nach der Veranstaltung getroffen werden.
Nach dem Messeabbau wird das Roll-up nicht einfach irgendwo abgestellt. Es sollte zunächst geprüft, gegebenenfalls gereinigt und anschließend wieder sachgerecht verpackt werden.
Bei der Lagerung empfiehlt es sich, die Grafik vor Verschmutzung, Feuchtigkeit und unnötiger mechanischer Belastung zu schützen. Anbieter von Roll-up-Systemen empfehlen unter anderem, die Grafik kontrolliert in die Kassette zurückzurollen und das System anschließend in der vorgesehenen Transporttasche aufzubewahren.
Für Unternehmen mit mehreren Veranstaltungen entsteht daraus ein einfacher Kreislauf:
Veranstaltung → Abbau → Prüfung → Verpackung → Lagerung → Vorbereitung → nächste Veranstaltung
Genau dieser wiederkehrende Ablauf entscheidet letztlich darüber, ob vorhandene Messeausstattung tatsächlich mehrfach genutzt werden kann.
Roll-ups mehrfach verwenden: Der Vorteil liegt im vorhandenen Bestand
Ein einzelnes Roll-up ist ein vergleichsweise kleines Element. Interessant wird die Wiederverwendung vor allem dann, wenn ein Unternehmen über einen größeren Messebestand verfügt.
Zum Bestand können beispielsweise gehören:
- mehrere Roll-ups mit unterschiedlichen Motiven,
- Messewände,
- Counter und Messetheken,
- Prospektständer,
- mobile Displays,
- Grafiken,
- Messebeleuchtung,
- Transporttaschen und Verpackungen,
- weiteres Präsentations- und Messeequipment.
Wenn diese Ausstattung über längere Zeit verteilt im Unternehmen liegt, wird allerdings schnell unklar, was tatsächlich vorhanden ist. Dann kann die vermeintliche Kostenersparnis durch Wiederverwendung durch zusätzlichen Such-, Abstimmungs- und Organisationsaufwand wieder verloren gehen.
Die Wiederverwendung funktioniert deshalb am besten, wenn der Bestand bekannt, vollständig und für den nächsten Einsatz schnell verfügbar ist.
Mehrere Roll-ups im Unternehmen: Übersicht statt Einzelstücke
Unternehmen mit mehreren Standorten, Produktbereichen oder Veranstaltungen haben häufig nicht nur ein Roll-up.
Dann kann beispielsweise ein Bestand entstehen, der aus unterschiedlichen Generationen und Motiven besteht. Einige Roll-ups sind noch aktuell, andere enthalten alte Produktinformationen. Manche werden regelmäßig eingesetzt, andere liegen seit Jahren ungenutzt.
Eine einfache Bestandsübersicht kann hier bereits viel verändern.
Dokumentiert werden können beispielsweise:
- Bezeichnung des Roll-ups,
- Motiv oder Kampagne,
- Abmessungen,
- Anzahl der vorhandenen Systeme,
- Standort oder Lagerplatz,
- Zustand von System und Grafik,
- letzter Einsatz,
- geplanter nächster Einsatz,
- vorhandene Transporttasche oder Verpackung.
Damit wird aus einer Ansammlung von Roll-ups ein verwaltbarer Messebestand.
Alte Roll-ups lagern: Warum die Aufbewahrung wichtig ist
Ein Roll-up kann nur dann über mehrere Veranstaltungen hinweg eingesetzt werden, wenn es zwischen den Einsätzen entsprechend behandelt wird.
Bei der Lagerung sollten insbesondere Feuchtigkeit, starke Verschmutzung, unnötige mechanische Belastung und direkte beziehungsweise ungünstige Lichteinwirkung berücksichtigt werden. Für mobile Displays werden eine geschützte, trockene Aufbewahrung und eine geeignete Verpackung empfohlen.
Ebenso wichtig ist die Ordnung. Ein Roll-up, das zwar physisch vorhanden ist, aber nicht auffindbar ist oder dessen Grafik nicht identifiziert werden kann, ist organisatorisch kaum besser als fehlendes Equipment.
Deshalb gehört zur sinnvollen Lagerung nicht nur der Platz selbst, sondern auch eine nachvollziehbare Zuordnung.
Roll-up-Grafik und System getrennt betrachten
Ein häufiger Fehler bei der Beurteilung alter Messeausstattung ist die Annahme, dass eine veraltete Grafik automatisch ein veraltetes System bedeutet.
Bei geeigneten Systemen können Hardware und Grafik getrennt betrachtet werden. Wenn die Kassette und die mechanischen Komponenten noch funktionieren, kann ein neuer Druck das Erscheinungsbild aktualisieren, während das vorhandene Trägersystem weiter genutzt wird.
Das kann beispielsweise bei einem Rebranding interessant sein. Auch ein Produktwechsel oder eine neue Kampagne bedeutet nicht automatisch, dass alle vorhandenen Roll-ups entsorgt werden müssen.
Vor einem Neudruck sollten allerdings die Kompatibilität des Systems, die Maße und die Befestigung der Grafik geprüft werden. Nicht jede Grafik passt auf jedes Roll-up.
Wann lohnt sich die Weiterverwendung besonders?
Die Weiterverwendung alter Roll-ups ist insbesondere dann interessant, wenn mehrere Faktoren zusammenkommen.
Das System ist technisch noch funktionsfähig
Wenn Kassette, Halterung und weitere Komponenten funktionieren, besteht eine gute Grundlage für einen weiteren Einsatz.
Das Unternehmen nutzt mobile Ausstattung regelmäßig
Je häufiger ein Unternehmen an Messen, Kongressen oder Veranstaltungen teilnimmt, desto interessanter kann ein vorhandener, einsatzbereiter Bestand sein.
Nur das Motiv ist veraltet
Wenn die Hardware weiterhin geeignet ist, kann geprüft werden, ob lediglich die Grafik erneuert werden muss.
Mehrere Veranstaltungen verwenden ähnliche Ausstattung
Ein Roll-up, das bei verschiedenen Veranstaltungen eingesetzt werden kann, muss nicht für jede Veranstaltung neu angeschafft werden.
Der Bestand lässt sich sinnvoll lagern
Eine geordnete Lagerung schützt die Ausstattung und erleichtert die Vorbereitung des nächsten Einsatzes.
Wann kann ein Austausch sinnvoller sein?
Es gibt auch Situationen, in denen die Weiterverwendung nicht mehr sinnvoll ist.
Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn die Mechanik nicht mehr zuverlässig funktioniert, wichtige Komponenten fehlen oder die Konstruktion für den vorgesehenen Einsatz nicht mehr geeignet ist.
Auch eine völlig überholte Gestaltung kann gegen eine weitere Nutzung sprechen. Ein Roll-up mit veralteten Unternehmensdaten, einer nicht mehr verwendeten Marke oder einem nicht mehr angebotenen Produkt sollte nicht allein deshalb eingesetzt werden, weil es noch im Lager steht.
Die Entscheidung sollte deshalb immer aus zwei Perspektiven getroffen werden:
- Ist das System technisch noch nutzbar?
- Ist das Roll-up kommunikativ noch sinnvoll?
Erst wenn beide Fragen positiv beantwortet werden können, spricht viel für eine weitere Verwendung.
Alte Roll-ups für mehrere Veranstaltungen einsetzen
Ein Roll-up muss nicht an eine einzige Messe gebunden sein. Gerade mobile Systeme können für unterschiedliche Veranstaltungen genutzt werden, sofern Motiv, Format und Einsatzort passen.
Ein Unternehmen kann beispielsweise dasselbe Roll-up bei einer Fachmesse, einem Kongress und einer Kundenveranstaltung einsetzen. Für die Organisation wird dann vor allem wichtig, dass bekannt ist, wo sich das System befindet und wann es für den nächsten Termin benötigt wird.
Bei mehreren Veranstaltungen im Jahr entsteht damit ein wiederkehrender Prozess:
- Veranstaltung auswählen,
- benötigte Roll-ups bestimmen,
- Bestand prüfen,
- Grafiken und Zubehör kontrollieren,
- Material zusammenstellen,
- zum Veranstaltungsort transportieren,
- aufbauen,
- nach der Veranstaltung abbauen,
- zurücktransportieren und
- für den nächsten Einsatz einlagern.
Die eigentliche Herausforderung liegt dann weniger im Roll-up selbst als in der Organisation des wiederkehrenden Ablaufs.
Was Unternehmen bei alten Roll-ups dokumentieren sollten
Je größer der Messebestand wird, desto wichtiger wird eine einfache Dokumentation.
Für jedes Roll-up kann beispielsweise festgehalten werden, welches Motiv vorhanden ist, wann das System zuletzt eingesetzt wurde und in welchem Zustand sich Grafik und Hardware befinden.
Bei mehreren identischen Roll-ups kann zusätzlich eine eindeutige Kennzeichnung sinnvoll sein. Dadurch lässt sich beispielsweise nachvollziehen, welches System bei welcher Veranstaltung eingesetzt wurde und ob nach dem Rücktransport alle Komponenten wieder vorhanden sind.
Eine solche Bestandsdokumentation ist besonders hilfreich, wenn unterschiedliche Mitarbeiter oder externe Dienstleister an der Organisation beteiligt sind.
Roll-ups nicht nur lagern, sondern einsatzbereit halten
Der eigentliche Wert eines vorhandenen Roll-ups entsteht nicht dadurch, dass es jahrelang unberührt im Lager steht. Entscheidend ist, dass es bei Bedarf tatsächlich eingesetzt werden kann.
Deshalb sollten Unternehmen ihren Messebestand regelmäßig überprüfen. Dabei kann beispielsweise festgestellt werden:
- Welche Roll-ups sind aktuell?
- Welche Grafiken müssen ersetzt werden?
- Welche Systeme sind beschädigt?
- Welche Roll-ups werden regelmäßig eingesetzt?
- Welche Systeme werden nicht mehr benötigt?
- Welche Ausstattung wird für die nächsten Veranstaltungen benötigt?
Damit wird Lagerung zu einem Teil der Messeorganisation und nicht lediglich zu einer Frage des verfügbaren Stauraums.
Wenn die eigene Lagerfläche zum Problem wird
Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen liegen Roll-ups, Messewände, Counter und weiteres Messe-Equipment häufig dort, wo gerade Platz vorhanden ist. Das kann ein Büro, ein Keller, ein Nebenraum oder eine andere freie Fläche sein.
Mit jedem weiteren Messeauftritt kann der Bestand wachsen. Gleichzeitig wird der Platz im Unternehmen anderweitig benötigt.
Dann kann die Frage entstehen, ob der Messebestand weiterhin intern gelagert werden soll oder ob eine externe Lagerung sinnvoller ist.
Eine externe Lagerung kann insbesondere dann interessant werden, wenn die Ausstattung regelmäßig benötigt wird, aber dauerhaft Lagerfläche im Unternehmen bindet. Entscheidend ist dabei nicht nur die reine Lagerfläche, sondern auch die Organisation von Bestandsaufnahme, Bereitstellung, Transport und Rückführung.
Alte Roll-ups weiterverwenden mit organisiertem Messe-Service
Wenn ein Unternehmen bereits über Roll-ups und andere Messeausstattung verfügt, muss die Lösung nicht zwingend in einer Neuanschaffung bestehen.
Viel wichtiger kann sein, den vorhandenen Bestand sinnvoll zu organisieren.
EINS PLUS kann Unternehmen dabei unterstützen, vorhandene Messeausstattung zu übernehmen, zu erfassen, einzulagern und für kommende Veranstaltungen bereitzustellen. Je nach Bedarf können auch Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau und Rücktransport Bestandteil des Ablaufs sein.
Das ist besonders interessant für Unternehmen, die bereits über Roll-ups, Messewände, Counter oder andere mobile Systeme verfügen, aber die damit verbundene Organisation nicht dauerhaft selbst übernehmen möchten.
Der Ansatz ist dabei einfach: Nicht jedes vorhandene System muss ersetzt werden. Zunächst sollte geprüft werden, was noch sinnvoll genutzt werden kann, was aktualisiert werden muss und was tatsächlich nicht mehr benötigt wird.
Aus vorhandenem Messebestand wieder einen nutzbaren Bestand machen
Alte Roll-ups sind nicht automatisch wertlos. Entscheidend ist, ob sie technisch funktionieren, optisch noch eingesetzt werden können und tatsächlich einen passenden Einsatzbereich haben.
In vielen Fällen lohnt sich deshalb zunächst eine Bestandsprüfung statt einer sofortigen Neuanschaffung.
Ist das System intakt, kann es möglicherweise weiterverwendet werden. Ist nur die Grafik veraltet, kann je nach System ein Austausch der Grafik geprüft werden. Ist das Roll-up weiterhin relevant, sollte es sauber verpackt und so gelagert werden, dass es beim nächsten Termin wieder einsatzbereit ist.
Für Unternehmen mit regelmäßigen Messe- und Veranstaltungsauftritten entsteht daraus ein praktischer Grundsatz:
Vorhandene Messeausstattung muss nicht nach jeder Veranstaltung neu gedacht werden. Sie muss organisiert, gepflegt, gelagert und für den nächsten Einsatz verfügbar gemacht werden.
Sie haben alte Roll-ups und wissen nicht, was davon noch genutzt werden kann?
Wenn sich über mehrere Veranstaltungen hinweg Roll-ups, Messewände, Counter und weitere Messeausstattung angesammelt haben, kann eine strukturierte Bestandsaufnahme der erste sinnvolle Schritt sein.
EINS PLUS unterstützt Unternehmen rund um vorhandene Messebestände – von der Übernahme und Bestandsaufnahme über die Lagerung bis zur Vorbereitung für den nächsten Einsatz. Bei Bedarf lassen sich auch Transport, Aufbau, Abbau und Rücktransport in den wiederkehrenden Ablauf integrieren.
So muss nicht für jede Veranstaltung neu organisiert werden, was mit dem vorhandenen Messebestand passiert.
Sie haben einen Messebestand. Wir kümmern uns um das, was dazwischen passiert.