Wer einen Messestand zur Messe transportieren lassen möchte, denkt zunächst vor allem an das Fahrzeug und den eigentlichen Transport. In der Praxis beginnt die Organisation aber deutlich früher. Damit ein Messestand zur richtigen Zeit am richtigen Ort ankommt, müssen verschiedene Informationen zusammengetragen und aufeinander abgestimmt werden.
Dazu gehören beispielsweise die genaue Veranstaltung, der Veranstaltungsort, Halle und Standnummer, die gewünschte Anlieferzeit, die Abmessungen und das Gewicht des Transportguts sowie Angaben zum Absender und Ansprechpartner vor Ort. Je nach Messe kommen außerdem Vorgaben für die Zufahrt, Registrierung des Fahrzeugs, Ladezonen oder die Nutzung von Messelogistik hinzu.
Die konkreten Anforderungen unterscheiden sich von Messe zu Messe. Die Messe Stuttgart weist beispielsweise darauf hin, dass Veranstaltungen individuelle Auf- und Abbauzeiten haben und die Zufahrt während dieser Zeiten geregelt ist. Bei der Messe Frankfurt werden für die Fahrzeugregistrierung unter anderem Kennzeichen, Fahrername, Kontaktdaten des Fahrers, Speditionsname sowie Halle und Standnummer benötigt.
Wer den Transport eines vorhandenen Messestands regelmäßig organisiert, sollte deshalb nicht nur den einzelnen Transporttermin betrachten. Sinnvoller ist es, die notwendigen Informationen einmal strukturiert zu erfassen und für wiederkehrende Messeauftritte verfügbar zu halten.
Warum der Transport eines Messestands mehr ist als eine normale Lieferung
Ein Messestand wird nicht einfach an eine beliebige Firmenadresse geliefert. Er muss zu einem bestimmten Zeitpunkt auf einem Messegelände, in einer bestimmten Halle und an einer bestimmten Standfläche verfügbar sein.
Hinzu kommt, dass Messegelände eigene Verkehrs- und Logistikregeln haben können. Fahrzeuge müssen teilweise vorab registriert werden, bestimmte Zufahrten nutzen oder innerhalb vorgegebener Zeitfenster auf dem Gelände bleiben. Bei der Messe Stuttgart ist die Verweildauer für Fahrzeuge während Auf- und Abbau beispielsweise begrenzt. Bei der Messe Frankfurt erfolgt die Zufahrt während Auf- und Abbau über ein Check-in-System.
Auch die Frage, wer die Sendung am Stand entgegennimmt, sollte vorher geklärt werden. Die Messe Stuttgart weist ausdrücklich darauf hin, dass ihre Mitarbeitenden aus Haftungsgründen grundsätzlich keine Post oder Pakete für Aussteller entgegennehmen.
Deshalb sollte ein Transportauftrag nicht nur mit „Bitte zur Messe XY liefern“ beschrieben werden. Je genauer die relevanten Informationen vorliegen, desto besser lässt sich der Ablauf vorbereiten.
Welche Angaben für den Transport eines Messestands benötigt werden
Die konkreten Anforderungen hängen von Veranstaltung, Messegelände, Transportart und Standgröße ab. Für die Vorbereitung eines Messestandtransports hat sich jedoch eine strukturierte Abfrage der wichtigsten Informationen bewährt.
1. Welche Messe findet statt?
Am Anfang steht die eindeutige Zuordnung zur Veranstaltung.
Benötigt werden insbesondere:
- Name der Messe oder Veranstaltung
- Veranstaltungsort
- Veranstaltungszeitraum
- Aufbauzeitraum
- Abbauzeitraum
- gegebenenfalls die Ausstellernummer oder weitere Veranstaltungsdaten
Gerade bei Unternehmen, die regelmäßig an mehreren Veranstaltungen teilnehmen, sollte die Messe eindeutig bezeichnet werden. So lässt sich vermeiden, dass Unterlagen, Transportaufträge oder Bestandteile des Messebestands einer falschen Veranstaltung zugeordnet werden.
2. Wo befindet sich der Messestand?
Für die Abholung wird die genaue Abholadresse benötigt.
Das kann beispielsweise die Unternehmensadresse sein. Bei einem ausgelagerten Messebestand kann sich der Abholort aber auch bei einem Lager, einem Dienstleister oder an einem anderen Standort befinden.
Wichtig sind:
- vollständige Abholadresse
- Ansprechpartner
- Telefonnummer
- gegebenenfalls Abholzeiten
- Zufahrtsmöglichkeiten
- Informationen zu Ladehilfsmitteln
Bei einem vorhandenen Messebestand sollte außerdem bekannt sein, welche Komponenten tatsächlich abgeholt werden sollen. Ein Messestand besteht häufig nicht nur aus Wänden oder Konstruktionselementen, sondern auch aus Grafiken, Counter, Möbeln, Beleuchtung, Transportkisten, Prospektständern und weiteren Materialien.
3. Wohin muss der Messestand transportiert werden?
Für die Zieladresse reicht bei einem Messeauftritt häufig die allgemeine Adresse des Messegeländes nicht aus.
Wichtig können sein:
- Name der Messe
- Adresse des Messegeländes
- Halle
- Standnummer
- Ebene oder Hallenbereich, sofern relevant
- vorgesehene Anlieferstelle
- gegebenenfalls Meeting Point oder Logistikbereich
Bei der Messe Frankfurt wird beispielsweise für bestimmte Anlieferungen ausdrücklich die Kombination aus Messe, Aussteller sowie Hallen- und Standnummer verlangt. Für bestimmte Logistikprozesse ist zusätzlich eine Logistiknummer auf den Frachtpapieren erforderlich.
Das zeigt, warum die Standnummer eine zentrale Information für den Transport eines Messestands ist.
4. Wann soll der Messestand angeliefert werden?
Bei einem normalen Transport lässt sich eine Lieferung häufig relativ flexibel planen. Bei einer Messe ist das anders.
Der Messestand muss innerhalb eines bestimmten Zeitraums auf dem Messegelände verfügbar sein. Gleichzeitig kann die Anlieferung nur während bestimmter Aufbauzeiten oder innerhalb vorgegebener Zeitfenster möglich sein.
Deshalb sollten mindestens folgende Termine bekannt sein:
- gewünschter Anliefertermin
- offizieller Beginn des Aufbaus
- spätester sinnvoller Anliefertermin
- gegebenenfalls vereinbartes Zeitfenster
- Aufbauzeit des Standes
Die offiziellen Angaben des jeweiligen Veranstalters sind dabei maßgeblich. Auf- und Abbauzeiten können sich nicht nur zwischen verschiedenen Messegeländen, sondern auch zwischen einzelnen Veranstaltungen unterscheiden.
5. Wie groß und wie schwer ist das Transportgut?
Ein wesentlicher Punkt wird bei der Transportplanung häufig unterschätzt: Ein Messestand hat nach dem Abbau andere Abmessungen als im aufgebauten Zustand.
Für den Transport interessieren deshalb nicht die Quadratmeter der gebuchten Standfläche, sondern die tatsächlichen Packstücke.
Erfasst werden sollten möglichst:
- Anzahl der Packstücke
- Länge, Breite und Höhe der Packstücke
- Gewicht je Packstück
- Gesamtgewicht
- Art der Verpackung
- besondere Transportanforderungen
- gegebenenfalls stapelbare oder nicht stapelbare Packstücke
Diese Angaben helfen bei der Auswahl eines geeigneten Fahrzeugs und bei der Planung der Be- und Entladung.
6. Wie ist der Messestand verpackt?
Ein professionell transportierter Messestand sollte nicht einfach aus dem Stand heraus lose auf ein Fahrzeug geladen werden. Je nach System und Material können unterschiedliche Verpackungen sinnvoll sein.
Zum Messebestand können beispielsweise gehören:
- Transportkisten
- Flightcases
- Holzkisten
- Kartons
- Schutzverpackungen
- Transporttaschen
- Paletten
- individuelle Verpackungen für einzelne Komponenten
Besonders bei wiederkehrenden Messeauftritten lohnt es sich, die Verpackung nicht nur für einen einzelnen Transport zu betrachten. Eine gut organisierte Verpackungsstruktur erleichtert auch den späteren Rücktransport, die Einlagerung und die Vorbereitung auf die nächste Veranstaltung.
Welche Informationen der Messeveranstalter vorgibt
Neben den Angaben zum eigenen Messebestand müssen die Vorgaben des jeweiligen Veranstalters berücksichtigt werden.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Anlieferzeiten
- Auf- und Abbauzeiten
- Zufahrtsregelungen
- Fahrzeugregistrierung
- Zufahrtstore
- Ladezonen
- Vorgaben für Speditionen
- Logistikdienstleistungen
- Regelungen zur Annahme von Sendungen
- besondere Sicherheits- oder Verkehrsbestimmungen
Diese Informationen sollten vor dem Transport geprüft werden und nicht erst am Tag der Anlieferung.
Die Messe Stuttgart veröffentlicht beispielsweise veranstaltungsspezifische Informationen zu Anlieferung, Auf- und Abbau sowie Einfahrt. Auch die Messe Frankfurt verlangt je nach Logistikprozess bestimmte Angaben und eine Registrierung von Fahrzeugen.
Bei einer konkreten Messe sollte deshalb immer die aktuelle Ausstellerinformation des Veranstalters herangezogen werden.
Warum die Standnummer so wichtig ist
Die Standnummer wirkt wie eine kleine Information, ist für die Messe-Logistik aber zentral.
Ein Messegelände kann aus zahlreichen Hallen, Ebenen und Standflächen bestehen. Die Kombination aus Veranstaltung, Halle und Standnummer sorgt dafür, dass der Transport eindeutig zugeordnet werden kann.
Deshalb sollte die Standnummer nicht nur irgendwo in einer E-Mail stehen. Sie sollte Bestandteil der Transportdokumentation sein und auf den relevanten Unterlagen beziehungsweise Packstücken eindeutig zugeordnet werden.
Bei der Messe Frankfurt wird die Angabe von Halle und Standnummer beispielsweise ausdrücklich für die Registrierung und Anlieferung verlangt.
Wer nimmt den Messestand am Veranstaltungsort entgegen?
Eine wichtige Frage lautet: Wer übernimmt den Messestand bei der Anlieferung?
Das kann sein:
- ein Mitarbeiter des ausstellenden Unternehmens
- ein beauftragter Messebauer
- ein Montagepartner
- ein Logistikdienstleister
- eine andere ausdrücklich benannte Person
Diese Frage sollte vor dem Transport geklärt sein. Eine Lieferung an einen Messestand ist nicht automatisch gleichbedeutend mit einer garantierten Annahme vor Ort.
Die Messe Stuttgart weist beispielsweise ausdrücklich darauf hin, dass ihre Mitarbeitenden keine Sendungen für Aussteller entgegennehmen. Bei einer Anlieferung an den Stand muss daher eine entsprechende Annahmemöglichkeit organisiert werden.
Je nach Veranstaltungsort kann alternativ eine offizielle Messe- oder Hausspedition für die Annahme, Zwischenlagerung und Weiterleitung zuständig sein.
Was passiert, wenn der Messestand direkt an den Stand geliefert wird?
Eine Direktanlieferung kann praktisch sein, setzt aber voraus, dass der Ablauf genau abgestimmt ist.
Vorher sollte geklärt werden:
- Kann das Fahrzeug den Veranstaltungsort zum gewünschten Zeitpunkt befahren?
- Welches Tor ist zu nutzen?
- Gibt es ein Check-in oder eine Fahrzeugregistrierung?
- Wo befindet sich die Ladezone?
- Kann das Fahrzeug bis zur Halle fahren?
- Welche Entladehilfen werden benötigt?
- Wer nimmt die Sendung entgegen?
- Wer bringt die Komponenten vom Fahrzeug zum Stand?
- Ist ein Stapler oder Kran erforderlich?
Die Antwort ist nicht bei jeder Messe gleich. Die Messe Stuttgart weist beispielsweise darauf hin, dass grundsätzlich keine Einfahrt in die Hallen möglich ist. Bei der Messe Frankfurt werden für bestimmte Direktentladungen dagegen konkrete Treffpunkte und Logistikprozesse vorgegeben.
Der Transport sollte deshalb immer zusammen mit der tatsächlichen Anlieferung betrachtet werden.
Messestand transportieren und gleichzeitig aufbauen lassen
Wenn der Transport mit dem Aufbau kombiniert wird, kommen weitere Informationen hinzu.
Dann muss beispielsweise geklärt werden:
- Wer übernimmt den Messestand?
- Wer entlädt das Fahrzeug?
- Wer bringt die Komponenten zum Stand?
- Wer baut den Messestand auf?
- Wann kann mit dem Aufbau begonnen werden?
- Gibt es einen Ansprechpartner des Ausstellers?
- Gibt es Aufbaupläne oder Montageunterlagen?
- Wo befinden sich die einzelnen Komponenten?
- Welche Teile gehören zwingend zusammen?
Gerade bei einem vorhandenen Messestand kann es sinnvoll sein, Transport, Bereitstellung und Montage organisatorisch miteinander zu verbinden. Dadurch muss der Aussteller nicht mehrere einzelne Dienstleister koordinieren.
Was bei einem vorhandenen Messestand zusätzlich wichtig ist
Ein vorhandener Messestand ist häufig bereits mehrfach eingesetzt worden. Dadurch kann sich über die Jahre eine Mischung aus unterschiedlichen Komponenten ergeben.
Zum Beispiel:
- ältere Systemelemente
- neuere Grafiken
- unterschiedliche Transportkisten
- zusätzliche Counter
- verschiedene Möbel
- Erweiterungen aus früheren Veranstaltungen
- separate Roll-ups
- ergänzende Displays
Vor einem Transport sollte deshalb klar sein, was tatsächlich zur jeweiligen Veranstaltung mitgenommen wird.
Eine einfache Inventarliste kann dabei sehr hilfreich sein. Sie kann beispielsweise die Bezeichnung, Anzahl, Verpackung und Lagerposition der einzelnen Bestandteile enthalten.
Eine Inventarliste erleichtert den wiederkehrenden Messe-Transport
Wenn ein Unternehmen nur einmalig ausstellt, kann eine einfache Packliste ausreichend sein. Bei mehreren Messeauftritten pro Jahr lohnt sich eine systematische Bestandsverwaltung.
Eine solche Übersicht kann beispielsweise enthalten:
- Artikel oder Komponente
- Anzahl
- Verpackung
- Abmessungen
- Gewicht
- Lagerort
- Veranstaltung
- aktueller Zustand
- benötigt für welche Messe
Damit lässt sich vor einer Veranstaltung schneller feststellen, ob der komplette Messebestand vorhanden ist.
Gleichzeitig wird der Rücktransport einfacher. Nach der Veranstaltung kann geprüft werden, ob alle Komponenten wieder zurückgekommen sind.
Der Rücktransport gehört von Anfang an zur Planung
Ein häufiger Fehler besteht darin, nur den Hintransport zu organisieren.
Nach der Messe muss der Messestand wieder vom Gelände weg. Je nach Veranstaltung gelten dafür eigene Abbauzeiten und Zufahrtsregelungen. Die Messe Frankfurt veröffentlicht beispielsweise konkrete Abbauzeiten und regelt, wann Fahrzeuge für den Abbau auf das Gelände fahren dürfen.
Deshalb sollte bereits vor der Messe feststehen:
- Wer baut den Messestand ab?
- Wann beginnt der Abbau?
- Wann kann das Transportfahrzeug auf das Gelände?
- Wo wird das Messegut übernommen?
- Wie wird der Bestand verpackt?
- Wohin wird der Messestand zurücktransportiert?
- Wird er anschließend wieder eingelagert?
- Wann wird er für die nächste Messe benötigt?
So wird aus einem einzelnen Transport ein geplanter Messeprozess.
Messestand transportieren und anschließend einlagern
Besonders bei Unternehmen mit mehreren Messeauftritten ist die Kombination aus Transport und Lagerung interessant.
Der Ablauf kann beispielsweise so aussehen:
- Der vorhandene Messestand wird aus dem Lager bereitgestellt.
- Die für die Veranstaltung benötigten Komponenten werden zusammengestellt.
- Der Bestand wird verpackt und transportfähig vorbereitet.
- Der Messestand wird zur Messe transportiert.
- Die Komponenten werden am Veranstaltungsort bereitgestellt.
- Der Messestand wird aufgebaut.
- Nach der Veranstaltung erfolgt der Abbau.
- Der Bestand wird zurücktransportiert.
- Die Komponenten werden kontrolliert und wieder eingelagert.
- Für die nächste Veranstaltung wird der Bestand erneut zusammengestellt.
Damit wird der Messestand nicht bei jeder Veranstaltung neu organisiert. Stattdessen entsteht ein wiederkehrender Ablauf rund um einen vorhandenen Messebestand.
Welche Informationen sollte ein Unternehmen für den Transport vorbereiten?
Eine praktische Transportübersicht kann bereits vor der Anfrage an einen Dienstleister erstellt werden.
- Veranstaltung: Name der Messe oder des Kongresses
- Termin: Veranstaltungszeitraum
- Aufbau: möglicher Anliefer- und Aufbauzeitraum
- Abbau: möglicher Abholzeitraum
- Veranstaltungsort: Messegelände oder Kongresszentrum
- Halle: genaue Halle oder Hallenebene
- Stand: Standnummer
- Abholung: vollständige Adresse des Messebestands
- Packstücke: Anzahl und Art
- Maße: Abmessungen der Packstücke
- Gewicht: Einzel- und Gesamtgewicht, soweit bekannt
- Verpackung: Kisten, Cases, Kartons, Taschen oder Paletten
- Ansprechpartner: Kontakt bei Abholung und Veranstaltung
- Erreichbarkeit: Telefonnummer für Rückfragen
- Besonderheiten: empfindliche Komponenten, Hilfsmittel oder spezielle Vorgaben
- Rücktransport: gewünschter Zielort nach der Messe
Je vollständiger diese Informationen sind, desto besser kann ein Transport geplant werden.
Was tun, wenn nicht alle Informationen bekannt sind?
In der Praxis steht bei einer frühen Transportanfrage nicht immer bereits jede Information fest. Das ist bei Veranstaltungen, die erst in einigen Monaten stattfinden, normal.
Wichtig ist, bekannte Angaben von noch offenen Punkten zu unterscheiden.
Beispielsweise kann bereits feststehen:
- welche Messe besucht wird
- wo sich der Messestand befindet
- wie groß der Bestand ungefähr ist
- welcher Zeitraum geplant ist
Während andere Angaben noch ergänzt werden müssen:
- finale Standnummer
- verbindliches Anlieferzeitfenster
- Fahrzeugregistrierung
- Logistiknummer
- genaue Packstückdaten
- Abholzeit nach der Veranstaltung
In diesem Fall sollte der Transport nicht einfach mit fehlenden Angaben beauftragt werden. Besser ist es, offene Punkte zu dokumentieren und rechtzeitig vor dem Transport zu ergänzen.
Messestand transportieren lassen: Wann ist ein externer Service sinnvoll?
Ein kleiner mobiler Messestand lässt sich unter bestimmten Voraussetzungen selbst transportieren. Bei größeren oder wiederkehrenden Messeauftritten steigt der organisatorische Aufwand jedoch schnell.
Ein externer Servicepartner kann insbesondere dann interessant sein, wenn:
- der Messestand nicht am Unternehmensstandort gelagert wird
- mehrere Packstücke transportiert werden müssen
- der Messeauftritt regelmäßig stattfindet
- mehrere Messen pro Jahr besucht werden
- der Transport mit Aufbau und Abbau verbunden werden soll
- der Rücktransport ebenfalls organisiert werden muss
- keine eigene Lagerfläche vorhanden ist
- im Unternehmen niemand dauerhaft für die Messe-Logistik zuständig ist
- verschiedene Messeorte koordiniert werden müssen
Dabei geht es nicht zwingend darum, den gesamten Messeauftritt auszulagern. Häufig reicht es aus, die operativen Aufgaben rund um den vorhandenen Messebestand abzugeben.
Was EINS PLUS beim Transport eines vorhandenen Messestands übernehmen kann
Genau an dieser Stelle setzt EINS PLUS an. Der Messestand muss nicht neu gekauft werden und muss auch nicht zwingend von EINS PLUS stammen.
Wenn bereits ein Messestand oder Messebestand vorhanden ist, kann EINS PLUS die damit verbundenen organisatorischen und operativen Aufgaben übernehmen – abhängig vom konkreten Bedarf beispielsweise:
- Übernahme eines vorhandenen Messebestands
- Bestandsaufnahme und Inventarisierung
- Lagerung
- Vorbereitung für die nächste Veranstaltung
- Zusammenstellung der benötigten Komponenten
- Verpackung
- Transport zur Messe
- Anlieferungsorganisation
- Aufbau und Montage
- Abbau und Demontage
- Rücktransport
- erneute Einlagerung
- Organisation von Ergänzungen oder Grafiken
Damit kann aus einem einmal angeschafften Messestand ein Bestand werden, der über mehrere Veranstaltungen hinweg genutzt und organisatorisch betreut wird.
Der Messestand muss nicht jedes Mal neu organisiert werden
Gerade bei wiederkehrenden Messeauftritten lohnt sich ein Blick auf den gesamten Ablauf.
Wenn ein Unternehmen beispielsweise regelmäßig an mehreren Veranstaltungen teilnimmt, entstehen immer wieder dieselben Aufgaben: Bestand prüfen, Komponenten zusammenstellen, Transport organisieren, anliefern, aufbauen, abbauen, zurücktransportieren und wieder einlagern.
Diese Aufgaben müssen nicht bei jeder Messe komplett neu gedacht werden.
Ein strukturierter Messebestand mit dokumentierten Komponenten, festen Abläufen und einem zuständigen Ansprechpartner kann die Organisation deutlich vereinfachen.
Checkliste: Diese Informationen sollten vor dem Transport vorliegen
Vor der Beauftragung oder spätestens vor dem eigentlichen Transport sollten Sie folgende Punkte prüfen:
- Ist die Veranstaltung eindeutig festgelegt?
- Sind Veranstaltungsort, Halle und Standnummer bekannt?
- Sind die offiziellen Anliefer- und Aufbauzeiten geprüft?
- Ist geklärt, ob eine Fahrzeugregistrierung erforderlich ist?
- Sind Abholadresse und Ansprechpartner bekannt?
- Ist der Messebestand vollständig erfasst?
- Sind Anzahl und Abmessungen der Packstücke bekannt?
- Ist das Gewicht ungefähr oder exakt bekannt?
- Ist die Verpackung für den Transport geeignet?
- Ist geklärt, wer die Lieferung am Veranstaltungsort übernimmt?
- Sind Zufahrt und Ladezone bekannt?
- Ist ein Hilfsmittel für die Entladung erforderlich?
- Ist der Aufbau organisiert?
- Ist der Abbau organisiert?
- Ist der Rücktransport bereits berücksichtigt?
- Ist geklärt, wohin der Messestand nach der Messe zurückgeht?
Vom einzelnen Transport zum wiederkehrenden Messe-Service
Ein Messestand zur Messe zu transportieren ist nur ein Teil des gesamten Messeablaufs. Vor allem bei Unternehmen mit regelmäßigem Messeauftritt sollte deshalb nicht nur die einzelne Fahrt betrachtet werden.
Interessanter ist die Frage: Was passiert mit dem Messestand davor und danach?
Wo wird er gelagert? Wer bereitet ihn vor? Wer kontrolliert den Bestand? Wer organisiert den Transport? Wer übernimmt den Aufbau? Wer kümmert sich nach der Veranstaltung um Abbau, Rücktransport und erneute Einlagerung?
Wenn diese Abläufe zusammen gedacht werden, wird aus einem einzelnen Transport ein wiederkehrender Prozess.
Genau hier kann ein externer Servicepartner sinnvoll werden. EINS PLUS unterstützt Unternehmen rund um vorhandene Messe- und Veranstaltungsbestände – vom Lager über die Vorbereitung und den Transport bis zu Aufbau, Abbau und Rücktransport.
Sie haben einen Messestand. Sie haben eine Veranstaltung. EINS PLUS kümmert sich um das, was dazwischen passiert.
Wenn Sie Ihren Messestand zur nächsten Messe transportieren lassen möchten
Je früher die relevanten Informationen vorliegen, desto besser lässt sich der Transport vorbereiten. Besonders wichtig sind dabei die Veranstaltungsdaten, die genaue Standposition, die Packstückdaten, die Anlieferbedingungen und die Ansprechpartner vor Ort.
Wenn Ihr Unternehmen bereits über einen Messestand oder Messebestand verfügt und Unterstützung bei Transport, Lagerung, Aufbau, Abbau oder der wiederkehrenden Organisation benötigt, kann EINS PLUS diese Aufgaben als Servicepartner übernehmen.
Sie stellen aus. Wir kümmern uns.