Ein Messeauftritt beginnt nicht am ersten Messetag. Bis ein Unternehmen tatsächlich am eigenen Messestand steht, sind zahlreiche Aufgaben zu erledigen: Messe anmelden, Standfläche organisieren, vorhandenen Messestand prüfen, Personal einteilen, Grafiken vorbereiten, Technik bestellen, Transport planen, Anlieferung koordinieren und den späteren Abbau organisieren.
Viele dieser Aufgaben wirken einzeln überschaubar. Problematisch wird es, wenn mehrere davon gleichzeitig erledigt werden müssen und voneinander abhängig sind. Fehlt beispielsweise der finale Standplan, können Grafiken nicht rechtzeitig produziert werden. Ist der Transport nicht geklärt, kann der fertige Messebestand nicht zuverlässig zum Veranstaltungsort gelangen. Und wer sich erst kurz vor der Messe fragt, wer den Stand nach Veranstaltungsende abbaut und zurück ins Lager bringt, hat einen wichtigen Teil der Planung schlicht zu spät begonnen.
Ein Messeauftritt ohne Stress entsteht deshalb nicht dadurch, dass am Ende besonders schnell gearbeitet wird. Er entsteht dadurch, dass die wichtigen Aufgaben frühzeitig erkannt, Zuständigkeiten geklärt und die einzelnen Schritte aufeinander abgestimmt werden.
Gerade Unternehmen, die bereits über einen eigenen Messestand oder Messebestand verfügen und regelmäßig an mehreren Veranstaltungen teilnehmen, können davon profitieren, die Abläufe als wiederkehrenden Prozess zu organisieren.
Warum ein Messeauftritt schnell mehr Organisation erfordert als erwartet
Die sichtbare Seite eines Messeauftritts ist vergleichsweise einfach: Ein Stand steht in einer Halle, Produkte werden präsentiert und Mitarbeiter führen Gespräche mit Besuchern. Hinter dieser sichtbaren Fläche steckt jedoch eine ganze Reihe organisatorischer Aufgaben.
Vor der Messe müssen Entscheidungen getroffen und Fristen eingehalten werden. Während des Aufbaus müssen Material, Standkomponenten, Technik und Personal zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sein. Nach der Messe muss der gesamte Bestand wieder abgebaut, verpackt, abtransportiert und entweder zur nächsten Veranstaltung oder zurück ins Lager gebracht werden.
Die Messeplanung ist damit eher ein Prozess als ein einzelner Termin. Aktuelle Messe-Checklisten führen entsprechend nicht nur die Standplanung, sondern unter anderem auch Veranstalterfristen, technische Bestellungen, Personal, Anreise, Transport, Aufbau und Nachbereitung auf.
Besonders häufig entsteht Stress dort, wo Aufgaben zwischen verschiedenen Personen oder Unternehmen übergeben werden. Marketing plant die Kommunikation, der Vertrieb das Standpersonal, Einkauf die Bestellungen und ein externer Dienstleister möglicherweise Transport oder Montage.
Je mehr Beteiligte vorhanden sind, desto wichtiger wird eine klare Organisation.
Der erste Schritt: Nicht mit dem Messestand beginnen, sondern mit dem Termin
Eine strukturierte Messeplanung beginnt mit einem festen Ausgangspunkt: dem Veranstaltungstermin.
Von diesem Datum aus lassen sich die wichtigsten Aufgaben rückwärts planen. Dabei geht es nicht nur um die offizielle Messeeröffnung. Relevant sind auch der Beginn des Aufbaus, mögliche Anlieferungszeiten, der geplante Abbau und gegebenenfalls individuelle Zeitfenster des Veranstalters.
Der konkrete Zeitplan hängt immer von der jeweiligen Veranstaltung ab. Veranstalter stellen dafür häufig eigene Ausstellerinformationen, technische Richtlinien und Fristen bereit. Diese Vorgaben sollten nicht durch allgemeine Erfahrungswerte ersetzt werden. Die Messe Stuttgart führt beispielsweise eigene Informationen zu Anlieferung, Auf- und Abbau, Ausweisen, Standbau, Technik und weiteren Services.
Welche Termine gehören in den Messeplan?
- Messebeginn und Messeende
- Anmeldeschluss beziehungsweise relevante Bestellfristen
- Fristen für Standbau und technische Leistungen
- Termin für die Fertigstellung des Messebestands
- Abholtermin beziehungsweise Transporttermin
- Anlieferungszeit am Veranstaltungsort
- Aufbauzeiten
- Übergabe des fertigen Standes
- Abbauzeiten
- Rücktransport
- Einlagerung nach der Veranstaltung
Wer diese Termine erst wenige Tage vor der Messe zusammensucht, hat kaum noch Spielraum. Ein belastbarer Messeplan enthält deshalb nicht nur den Messetag, sondern auch die Termine davor und danach.
Aufgabe 1: Das Messeziel frühzeitig festlegen
Bevor konkrete organisatorische Entscheidungen getroffen werden, sollte klar sein, warum das Unternehmen überhaupt an der Messe teilnimmt.
Geht es hauptsächlich um bestehende Kunden? Sollen neue Kontakte gewonnen werden? Werden Produkte vorgestellt? Soll ein neues Angebot erstmals öffentlich präsentiert werden? Geht es um Vertriebsgespräche, Partnerschaften oder die Präsenz in einer bestimmten Branche?
Das Messeziel beeinflusst zahlreiche weitere Entscheidungen. Davon hängen unter anderem die benötigte Standfläche, die Ausstattung, die Anzahl der Mitarbeiter und die Vorbereitung der Gespräche ab.
Eine einfache interne Formulierung kann bereits helfen: Was soll nach der Messe konkret erreicht sein?
Je klarer diese Frage beantwortet wird, desto leichter lassen sich die folgenden Aufgaben priorisieren.
Aufgabe 2: Den vorhandenen Messestand frühzeitig prüfen
Unternehmen, die bereits einen Messestand besitzen, sollten nicht erst kurz vor der nächsten Veranstaltung prüfen, ob dieser tatsächlich vollständig und einsatzbereit ist.
Nach mehreren Einsätzen können Komponenten fehlen, beschädigt sein oder an unterschiedlichen Orten liegen. Grafiken können veraltet sein. Beleuchtung, Möbel oder technische Komponenten können ergänzt werden müssen. Verpackungen können beschädigt sein oder nicht mehr zum vorhandenen Bestand passen.
Eine Bestandsprüfung sollte deshalb möglichst früh erfolgen.
Was sollte kontrolliert werden?
- Standwände und Systemelemente
- Grafiken und Beschriftungen
- Counter und Möbel
- Roll-ups und Displays
- Beleuchtung
- Prospektständer und Präsentationselemente
- Technische Komponenten
- Transportkisten und Verpackungen
- Werkzeug und Montagematerial
- zusätzliche Ausstattung für den konkreten Messeauftritt
Eine aktuelle Inventarliste kann dabei viel Arbeit ersparen. Noch wichtiger ist jedoch, dass eindeutig feststeht, wo sich die einzelnen Bestandteile befinden und wer für die Vorbereitung verantwortlich ist.
Aufgabe 3: Stand und Ausstattung nicht isoliert betrachten
Ein Messestand besteht nicht nur aus Wänden, Grafiken und einem Boden. Für einen funktionierenden Auftritt können weitere Bestandteile erforderlich sein.
Dazu gehören beispielsweise Möbel, Beleuchtung, Technik, Prospektständer, Präsentationsmaterial, Produktmuster oder zusätzliche Displays.
Der entscheidende Punkt ist die Abstimmung. Ein vorhandener Messestand kann vollständig sein und trotzdem nicht für jede Veranstaltung automatisch einsatzbereit sein.
Bei einer kleinen Fachmesse kann eine andere Ausstattung sinnvoll sein als bei einem großen Kongress. Bei einer Produktpräsentation können andere Präsentationselemente benötigt werden als bei einem reinen Vertriebseinsatz.
Deshalb sollte vor jeder Veranstaltung die Frage gestellt werden:
Was aus unserem vorhandenen Bestand wird für genau diesen Termin benötigt?
Aufgabe 4: Transport und Anlieferung frühzeitig klären
Ein fertiger Messestand ist noch kein organisierter Messeauftritt. Er muss zum Veranstaltungsort gelangen und dort zum richtigen Zeitpunkt bereitstehen.
Gerade bei wiederkehrenden Messeauftritten wird der Transport gerne als selbstverständlich betrachtet. Tatsächlich müssen jedoch Abholort, Umfang des Messebestands, Verpackung, Fahrzeug, Anliefertermin und Ansprechpartner aufeinander abgestimmt werden.
Hinzu kommen die Vorgaben des jeweiligen Veranstaltungsortes. Manche Messegesellschaften arbeiten mit festen Anlieferprozessen oder Zeitfenstern. Auch der Zugang zum Gelände und die Frage, wer eine Sendung beziehungsweise das Messegut vor Ort übernimmt, können relevant sein. Die offiziellen Ausstellerinformationen sollten deshalb immer Bestandteil der Planung sein.
Transport bedeutet mehr als die Fahrt zur Messe
Zur Messe-Logistik gehören mindestens zwei Richtungen:
- Transport vom Lager oder Unternehmen zur Veranstaltung
- Rücktransport nach dem Messeende
Bei wiederkehrenden Messeauftritten kommt ein dritter Punkt hinzu: die erneute Einlagerung und Vorbereitung für den nächsten Einsatz.
Damit wird aus einem einzelnen Transport ein wiederkehrender Ablauf.
Aufgabe 5: Aufbau und Abbau nicht bis zum Schluss aufschieben
Die Frage „Wer baut den Messestand auf?“ sollte nicht erst während der Anlieferung beantwortet werden.
Dasselbe gilt für den Abbau.
Bei einem einfachen mobilen System kann der Aufbau unter Umständen mit eigenen Mitarbeitern möglich sein. Bei größeren oder komplexeren Konstruktionen kann dagegen eine Montage durch erfahrenes Personal sinnvoll sein.
Entscheidend ist nicht nur die Frage, wer den Stand technisch aufbaut. Es muss auch klar sein, wer den Bestand entgegennimmt, kontrolliert, auspackt, montiert, nach der Veranstaltung demontiert, verpackt und für den Rücktransport vorbereitet.
Ein Messeauftritt ohne Stress bedeutet deshalb auch, den letzten Messetag mitzudenken.
Aufgabe 6: Den Messebestand nicht nur für die Messe, sondern auch danach planen
Eine der häufigsten organisatorischen Lücken entsteht nach der Veranstaltung.
Während der Messe ist der Stand vollständig aufgebaut. Nach dem Ende muss plötzlich alles sehr schnell gehen. Der Stand wird abgebaut, Material wird verpackt und anschließend muss geklärt werden, wohin der gesamte Bestand geht.
Wenn keine Lagerlösung vorbereitet ist, landet der Messebestand häufig wieder dort, wo gerade Platz vorhanden ist: im Büro, in einem Keller, in einer Garage oder in einem anderen ungeeigneten Raum.
Das kann dazu führen, dass beim nächsten Messeauftritt erneut gesucht, sortiert und zusammengestellt werden muss.
Der bessere Gedanke: Schon beim Abbau an den nächsten Einsatz denken
Nach dem Abbau sollte klar sein:
- Was wird wieder eingelagert?
- Was muss repariert oder ergänzt werden?
- Welche Grafiken werden erneut verwendet?
- Welche Komponenten gehören zusammen?
- Was wird für die nächste Veranstaltung benötigt?
- Wo wird der Bestand bis dahin gelagert?
Damit wird die Nachbereitung gleichzeitig zur Vorbereitung des nächsten Messeauftritts.
Aufgabe 7: Personal und Zuständigkeiten festlegen
Ein Messeauftritt betrifft meistens mehrere Unternehmensbereiche. Marketing, Vertrieb, Geschäftsführung, Einkauf, Logistik und möglicherweise externe Dienstleister sind beteiligt.
Ohne klare Zuständigkeiten kann schnell die Situation entstehen, dass alle davon ausgehen, jemand anderes kümmere sich um eine Aufgabe.
Für jede wichtige Aufgabe sollte deshalb ein Verantwortlicher festgelegt werden.
Typische Verantwortungsbereiche
- Messeanmeldung und Veranstalterkommunikation
- Standplanung
- Grafiken und Werbemittel
- Personalplanung
- Produkt- und Präsentationsmaterial
- Transport
- Aufbau und Montage
- Abbau und Rücktransport
- Lagerung
- Nachbereitung
Eine solche Aufgabenverteilung muss nicht kompliziert sein. Eine einfache Liste mit Aufgabe, Verantwortlichem und Termin reicht häufig aus.
Aufgabe 8: Werbemittel und Grafiken rechtzeitig vorbereiten
Grafiken gehören zu den Aufgaben, die gerne zu spät betrachtet werden. Dabei hängen sie häufig direkt vom Standkonzept und den vorhandenen Maßen ab.
Vor der Produktion sollte deshalb geprüft werden, welche Grafiken tatsächlich benötigt werden und welche bereits vorhanden sind.
Das gilt insbesondere bei einem vorhandenen Messestand. Vielleicht muss nicht der gesamte Stand neu gestaltet werden. Möglicherweise reichen einzelne neue Grafiken, Beschriftungen oder ergänzende Elemente aus, um den Auftritt für eine neue Veranstaltung anzupassen.
Das kann insbesondere dann interessant sein, wenn ein Unternehmen seinen Messebestand mehrfach verwendet.
Aufgabe 9: Technische und organisatorische Vorgaben des Veranstalters prüfen
Jede Messe und jeder Veranstaltungsort kann eigene Vorgaben haben. Deshalb sollte die Planung nicht ausschließlich auf Erfahrungen früherer Veranstaltungen basieren.
Zu prüfen sind je nach Veranstaltung beispielsweise:
- Aufbau- und Abbauzeiten
- Anlieferungsbedingungen
- Standbauvorgaben
- technische Anschlüsse
- Aussteller- und Aufbauausweise
- Werbemöglichkeiten
- Entsorgungsregelungen
- Vorgaben für Sonderkonstruktionen
- weitere technische oder organisatorische Bestimmungen
Die konkreten Anforderungen sollten immer anhand der offiziellen Unterlagen des jeweiligen Veranstalters geprüft werden. Aktuelle Ausstellerinformationen können beispielsweise eigene Fristen für Zusatzleistungen, Präsentationen, Aufbau und Abbau enthalten.
Aufgabe 10: Nicht nur die Messe selbst, sondern die gesamte Reise planen
Bei Veranstaltungen außerhalb des eigenen Standortes kommen weitere organisatorische Aufgaben hinzu.
Dazu gehören beispielsweise An- und Abreise, Unterkunft, interne Termine und die Koordination des Standpersonals. Auch Produktmuster, Präsentationsmaterial oder persönliche Ausstattung der Mitarbeiter müssen berücksichtigt werden.
Die Messeplanung sollte deshalb nicht bei der Standnummer enden. Ein vollständiger Ablaufplan betrachtet alle Personen und Materialien, die für die Veranstaltung benötigt werden.
Die wichtigsten Aufgaben in einem gemeinsamen Zeitplan bündeln
Eine einfache Aufgabenliste ist hilfreich. Noch hilfreicher ist ein Zeitplan, der Abhängigkeiten sichtbar macht.
Beispielsweise kann die Reihenfolge so aussehen:
- Messe und Teilnahme bestätigen
- Ziele und Budget festlegen
- Standfläche und Veranstalterleistungen organisieren
- vorhandenen Messebestand prüfen
- benötigte Ausstattung festlegen
- Grafiken und ergänzende Materialien vorbereiten
- Personal und Zuständigkeiten festlegen
- Transport und Anlieferung organisieren
- Aufbau und Montage koordinieren
- letzte Bestandskontrolle durchführen
- Messeauftritt durchführen
- Abbau und Rücktransport organisieren
- Bestand kontrollieren und wieder einlagern
- Ergebnisse und nächste Maßnahmen nachbereiten
Die genaue zeitliche Einordnung hängt von der jeweiligen Messe ab. Wichtig ist vor allem, nicht nur Aufgaben aufzuschreiben, sondern auch zu bestimmen, bis wann sie erledigt sein müssen.
Warum interne Fristen besser sind als nur Veranstalterfristen
Eine offizielle Bestellfrist des Veranstalters sollte nicht automatisch zur internen Deadline werden.
Wenn beispielsweise eine Leistung bis zu einem bestimmten Datum bestellt werden muss, sollte das Unternehmen die interne Entscheidung bereits vorher abgeschlossen haben. So bleibt Zeit für Rückfragen, Freigaben oder Änderungen.
Dasselbe Prinzip gilt für Grafiken, Transport, Standmaterial und Personal.
Ein guter Messeplan enthält deshalb idealerweise zwei Termine: den spätesten externen Termin und den früheren internen Zieltermin.
Was bei einem vorhandenen Messestand besonders wichtig ist
Wer einen Messestand bereits besitzt, hat einen entscheidenden Vorteil: Der Stand muss nicht für jede Veranstaltung neu angeschafft werden.
Gleichzeitig entsteht dadurch eine andere organisatorische Aufgabe. Der Bestand muss verwaltet werden.
Bei mehreren Messeauftritten pro Jahr sollte daher nicht jede Veranstaltung als komplett neues Projekt behandelt werden. Sinnvoller kann ein wiederkehrender Prozess sein:
Lagerung → Vorbereitung → Transport → Anlieferung → Aufbau → Messe → Abbau → Rücktransport → Lagerung
So wird aus einem vorhandenen Messestand ein wiederverwendbarer Messebestand, der für unterschiedliche Veranstaltungen bereitgestellt werden kann.
Bestandsmanagement spart vor allem organisatorischen Aufwand
Eine gute Bestandsverwaltung bedeutet nicht nur, zu wissen, dass ein Messestand vorhanden ist. Es sollte möglichst klar sein, aus welchen Komponenten er besteht, welche Teile zusammengehören und in welchem Zustand sich der Bestand befindet.
Das erleichtert die Vorbereitung des nächsten Einsatzes und reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass kurz vor einer Veranstaltung fehlende Komponenten entdeckt werden.
Wann externe Unterstützung bei der Messeorganisation sinnvoll sein kann
Nicht jedes Unternehmen benötigt für jeden Messeauftritt einen klassischen Messebauer. Gerade bei vorhandenen Messeständen kann der organisatorische Aufwand an einer anderen Stelle liegen.
Vielleicht ist der Stand bereits vorhanden. Das Unternehmen benötigt aber jemanden, der ihn aus dem Lager holt, für die Veranstaltung vorbereitet, transportiert, aufbaut, nach der Messe wieder abbaut und anschließend einlagert.
Genau an dieser Stelle kann ein operativer Messe-Service sinnvoll sein.
Das gilt insbesondere für Unternehmen, die regelmäßig ausstellen, aber keinen eigenen Messebauer, keine eigene Lagerfläche oder keine internen Ressourcen für die komplette Organisation des Messebestands haben.
Ein Messeauftritt muss nicht jedes Mal bei null beginnen
Ein häufiger Denkfehler besteht darin, jede Messe als einzelnes Projekt zu betrachten.
Wenn ein Unternehmen beispielsweise vier oder fünf Veranstaltungen pro Jahr besucht, entsteht schnell ein wiederkehrendes Muster. Der gleiche Messestand oder Teile davon werden mehrfach eingesetzt. Transport und Aufbau wiederholen sich. Auch Lagerung und Bestandskontrolle werden zu regelmäßigen Aufgaben.
Hier lohnt sich eine andere Perspektive: Nicht jeder Messeauftritt muss neu organisiert werden. Stattdessen kann ein wiederkehrender Ablauf aufgebaut werden, bei dem der vorhandene Bestand zwischen den Veranstaltungen betreut wird.
Das reduziert nicht automatisch jede einzelne Aufgabe. Es schafft aber klare Strukturen und macht wiederkehrende Prozesse planbarer.
Messeauftritt ohne Stress: Eine praktische Checkliste
Für die praktische Vorbereitung kann folgende Checkliste als Grundlage dienen:
- Messe und Veranstaltungstermin bestätigt
- Messeziel definiert
- Budget und Verantwortlichkeiten geklärt
- Standfläche und Veranstalterleistungen organisiert
- Veranstalterfristen geprüft
- vorhandener Messebestand kontrolliert
- fehlende oder beschädigte Komponenten identifiziert
- Grafiken und Beschriftungen geprüft
- zusätzliche Ausstattung festgelegt
- Standpersonal eingeteilt
- Transport organisiert
- Anlieferung abgestimmt
- Aufbau und Montage organisiert
- Material und Präsentationsunterlagen vorbereitet
- Abbau organisiert
- Rücktransport geklärt
- Lagerung nach der Messe organisiert
- Nachbereitung eingeplant
Die Liste lässt sich je nach Messe, Standgröße und Unternehmen erweitern. Entscheidend ist nicht die Anzahl der Punkte, sondern dass die relevanten Aufgaben frühzeitig einem Verantwortlichen zugeordnet werden.
Was Unternehmen besonders häufig zu spät organisieren
Viele Messeaufgaben sind offensichtlich: Stand buchen, Personal einteilen, Werbemittel vorbereiten. Andere werden erst dann sichtbar, wenn die Messe unmittelbar bevorsteht.
Dazu gehören insbesondere Transport und Rücktransport, die Kontrolle des vorhandenen Messebestands, fehlende Komponenten, Lagerung zwischen den Veranstaltungen und die Organisation des Abbaus.
Gerade diese Aufgaben können am Ende besonders zeitkritisch werden, weil sie unmittelbar mit festen Auf- und Abbauzeiten verbunden sind.
Deshalb lohnt sich eine einfache Kontrollfrage bei jeder Planung:
Was passiert mit unserem Messestand einen Tag vor der Messe – und was passiert direkt nach der Messe?
Wer beide Fragen beantworten kann, hat einen wichtigen Teil der Organisation bereits geklärt.
Wenn der Messestand bereits vorhanden ist
Ein vorhandener Messestand muss nicht automatisch neu gekauft oder vollständig ersetzt werden. Häufig kann vorhandener Bestand weiter genutzt und für unterschiedliche Veranstaltungen organisiert werden.
EINS PLUS ist auf genau diesen organisatorischen Teil rund um vorhandene Messe- und Veranstaltungsbestände ausgerichtet.
Der vorhandene Bestand kann beispielsweise übernommen, inventarisiert, gelagert, für einen Einsatz vorbereitet, transportiert, aufgebaut, nach der Veranstaltung abgebaut und anschließend wieder eingelagert werden.
Dabei spielt es keine entscheidende Rolle, ob der Bestand ursprünglich bei EINS PLUS gekauft wurde. Auch vorhandene Messewände, Roll-ups, Counter, Displays, Möbel oder andere Messekomponenten können grundsätzlich Bestandteil eines solchen Serviceablaufs sein.
Der Gedanke dahinter ist einfach: Sie müssen nicht für jede Messe einen neuen Messestand organisieren. Stattdessen kann ein vorhandener Messebestand wiederholt eingesetzt und dazwischen professionell betreut werden.
Sie stellen aus. Wir kümmern uns.
Ein Messeauftritt ohne Stress bedeutet nicht, dass es keine Aufgaben gibt. Es bedeutet, dass diese Aufgaben rechtzeitig bekannt sind, Zuständigkeiten feststehen und die einzelnen Schritte ineinandergreifen.
Besonders bei Unternehmen mit vorhandenem Messebestand sollte deshalb nicht nur die nächste Messe betrachtet werden. Entscheidend ist der gesamte Ablauf rund um den Bestand: Vorbereitung, Lagerung, Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau, Rücktransport und die Bereitstellung für den nächsten Einsatz.
Wenn Sie bereits über einen Messestand oder Messebestand verfügen und die Organisation rund um Ihre Veranstaltungen nicht jedes Mal neu aufbauen möchten, kann EINS PLUS diese Aufgaben als operativer Servicepartner übernehmen.
Sie haben einen Messestand. Sie haben eine Veranstaltung. EINS PLUS kümmert sich um das, was dazwischen passiert.