Wer kümmert sich eigentlich um den Messestand?
Auf den ersten Blick scheint die Antwort einfach: der Messebauer.
In der Praxis ist die Zuständigkeit jedoch häufig deutlich komplizierter. Das Marketing plant den Messeauftritt, der Vertrieb definiert seine Anforderungen, die Geschäftsführung gibt Budget und Ziele vor, der Messebauer kümmert sich um Standbau und Montage und irgendein anderer Dienstleister muss den Messestand schließlich zum Veranstaltungsort bringen.
Und dann sind da noch Fragen wie: Wo liegt der Messestand eigentlich? Wer kontrolliert, ob alle Teile vorhanden sind? Wer organisiert die Anlieferung? Wer baut nach der Messe wieder ab? Wer bringt den Bestand zurück? Und wo wird er bis zur nächsten Veranstaltung gelagert?
Genau an diesen Übergängen entstehen in der Messeorganisation häufig unnötige Abstimmungen und kurzfristiger Aufwand.
Denn ein Messebauer ist nicht automatisch für sämtliche Aufgaben rund um einen Messeauftritt verantwortlich. Gleichzeitig kann das Marketing diese operativen Aufgaben normalerweise nicht nebenbei übernehmen. Und ein Logistikdienstleister kennt zwar den Transport, kümmert sich aber nicht zwangsläufig um den vorhandenen Messebestand oder dessen nächsten Einsatz.
Wer einen Messeauftritt zuverlässig organisieren möchte, sollte deshalb frühzeitig klären, wer welche Aufgabe übernimmt.
Der Messestand ist nur ein Teil des Messeauftritts
Der Begriff „Messestand“ führt leicht zu einer falschen Vorstellung. Gemeint ist häufig nicht nur die sichtbare Konstruktion in der Messehalle, sondern der gesamte Bestand, der für den Auftritt benötigt wird.
Dazu können gehören:
- Standwände und Systemelemente
- Grafiken und Beschriftungen
- Counter
- Messe- und Präsentationsmöbel
- Roll-ups und Messewände
- Displays
- Beleuchtung
- technische Ausstattung
- Prospektständer
- Produktmuster und Exponate
- Werbematerialien
- Transportverpackungen
Der eigentliche Messeauftritt beginnt also bereits vor dem Aufbau und endet nicht automatisch mit dem letzten Messegespräch.
Offizielle Ausstellerinformationen der Messe Stuttgart trennen beispielsweise ausdrücklich zwischen Standbau, Standausstattung, Logistik, Technik, Standservice sowie Auf- und Abbau.
Das zeigt ein grundlegendes Problem der Messeorganisation: Viele Aufgaben gehören zusammen, liegen aber nicht automatisch in einer Hand.
Wer ist normalerweise für was verantwortlich?
Eine allgemeingültige Aufgabenverteilung gibt es nicht. Sie hängt von der Unternehmensgröße, dem Messekonzept, der Standgröße und den beauftragten Dienstleistern ab.
In vielen Unternehmen lässt sich die Organisation jedoch grob in mehrere Verantwortungsbereiche aufteilen:
- Geschäftsführung oder Projektleitung
- Marketing
- Vertrieb
- Messebauer oder Standbaupartner
- Logistik und Transport
- interne Mitarbeiter
- weitere externe Dienstleister
Das Entscheidende ist nicht, dass jede Aufgabe von einer eigenen Person erledigt wird. Entscheidend ist, dass für jede Aufgabe klar ist, wer sie organisiert und wer letztlich dafür verantwortlich ist.
Die Rolle des Marketings beim Messeauftritt
Das Marketing ist häufig die interne Abteilung, bei der ein Messeauftritt organisatorisch beginnt.
Das ist nachvollziehbar: Das Marketing entscheidet oder koordiniert häufig, auf welchen Veranstaltungen das Unternehmen präsent sein möchte, welche Botschaften vermittelt werden sollen und welche Zielgruppen angesprochen werden.
Auch die Kommunikation vor der Messe gehört typischerweise in diesen Bereich.
Typische Aufgaben des Marketings
- Messeziele definieren
- Teilnahme kommunizieren
- Kundeneinladungen vorbereiten
- Marketingmaterialien organisieren
- Grafiken und Inhalte abstimmen
- Produktneuheiten und Präsentationsthemen vorbereiten
- Social-Media- und Kommunikationsmaßnahmen koordinieren
- interne Abstimmungen mit dem Vertrieb durchführen
- Erfolgskriterien für den Messeauftritt festlegen
Auch offizielle Messe-Checklisten führen Marketingaufgaben wie Besucherwerbung, Kundeneinladungen, Pressearbeit, Social Media und Werbeflächen neben Standbau und Logistik als eigene Bereiche auf.
Was jedoch häufig nicht in die eigentliche Kernaufgabe des Marketings gehört, sind die operativen Tätigkeiten rund um Lagerung, Transport, Aufbau und Abbau des Messebestands.
Die Rolle des Vertriebs
Der Vertrieb hat einen anderen Blick auf den Messeauftritt.
Für ihn steht im Mittelpunkt, was am Messestand tatsächlich passieren soll: Gespräche mit Kunden, Produktpräsentationen, neue Kontakte, Termine und konkrete Vertriebschancen.
Deshalb sollte der Vertrieb frühzeitig in die Planung einbezogen werden.
Typische Fragen aus dem Vertrieb
- Wie viele Mitarbeiter benötigen wir am Stand?
- Welche Produkte sollen gezeigt werden?
- Welche Exponate müssen transportiert werden?
- Wie viele Gesprächsmöglichkeiten werden benötigt?
- Welche Unterlagen müssen verfügbar sein?
- Welche Kunden und Interessenten sollen eingeladen werden?
- Welche Termine sind bereits vereinbart?
Der Vertrieb definiert damit wichtige Anforderungen an den Messeauftritt, ist aber normalerweise nicht automatisch derjenige, der den physischen Messebestand organisiert.
Was macht eigentlich der Messebauer?
Der Begriff Messebauer wird häufig sehr weit verstanden.
Ein klassischer Messebauer kann je nach Auftrag Planung, Gestaltung, Fertigung, Standbau und Montage übernehmen. Je nach Leistungsumfang können auch weitere Leistungen dazugehören.
Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass jeder Messebauer auch dauerhaft den vorhandenen Messebestand eines Unternehmens verwaltet oder sämtliche Transporte zwischen mehreren Veranstaltungen organisiert.
Genau hier sollte im Vorfeld genau geprüft werden, was tatsächlich beauftragt wurde.
Typische Aufgaben eines Messebauers
- Standkonzeption
- Planung der Standkonstruktion
- Fertigung oder Bereitstellung von Standbauelementen
- Montage
- Demontage
- gegebenenfalls technische oder gestalterische Leistungen
Bei einem individuell gebauten Messestand kann der Messebauer damit eine zentrale Rolle übernehmen. Bei einem bereits vorhandenen mobilen oder modularen Messebestand sieht die Situation jedoch häufig anders aus.
Der entscheidende Unterschied: Standbau ist nicht dasselbe wie Messeorganisation
Ein Messestand kann fertig geplant und aufgebaut werden und trotzdem noch erheblicher organisatorischer Aufwand verbleiben.
Ein einfaches Beispiel:
Ein Unternehmen besitzt einen modularen Messestand. Das Marketing meldet die Teilnahme an einer Fachmesse an. Der Stand ist vorhanden und muss lediglich aufgebaut werden.
Wer holt den Stand aus dem Lager?
Wer kontrolliert, ob alle Komponenten vorhanden sind?
Wer bringt ihn zur Messe?
Wer stimmt die Anlieferung mit dem Veranstalter ab?
Wer baut ihn auf?
Wer baut ihn wieder ab?
Wer bringt ihn zurück?
Und wer lagert ihn bis zur nächsten Veranstaltung?
Diese Aufgaben sind nicht automatisch erledigt, nur weil der Messestand bereits existiert.
Wo die Zuständigkeitslücke häufig entsteht
Die typische Lücke liegt zwischen strategischer Messeplanung und praktischer Umsetzung.
Das Marketing sagt:
„Wir nehmen an der Messe teil.“
Der Messebauer sagt:
„Wir bauen den Stand auf.“
Der Spediteur sagt:
„Wir transportieren das Messegut.“
Doch wer koordiniert den gesamten Ablauf?
Wer sorgt dafür, dass der richtige Bestand zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort ist?
Genau diese Schnittstelle wird bei der Planung häufig unterschätzt.
Warum die Schnittstellen wichtiger sind als die einzelnen Aufgaben
Die meisten einzelnen Aufgaben rund um einen Messeauftritt sind nicht besonders kompliziert. Schwierig wird es, wenn sie voneinander abhängig sind.
Ein Beispiel:
Das Marketing bestellt neue Grafiken.
Die Grafiken werden produziert.
Doch niemand prüft, ob die entsprechenden Standkomponenten bereits im Lager vorhanden sind.
Oder:
Der Transport ist organisiert, aber die Anlieferung darf nur innerhalb eines bestimmten Zeitfensters erfolgen.
Oder:
Der Messestand wird nach der Veranstaltung abgebaut, aber niemand hat einen Rücktransport oder Lagerplatz organisiert.
Offizielle Messeinformationen zeigen, wie konkret solche Schnittstellen sein können. Die Messe Stuttgart weist beispielsweise auf individuelle Auf- und Abbauzeiten, definierte Einfahrtsregelungen und besondere Anforderungen bei der Anlieferung hin.
Die eigentliche Herausforderung ist daher häufig nicht der einzelne Arbeitsschritt, sondern die Übergabe zwischen den Beteiligten.
Wer kümmert sich um die Logistik des Messestands?
Die Logistik wird bei einem Messeauftritt häufig zu spät betrachtet.
Dabei muss ein Messestand nicht einfach nur von A nach B transportiert werden. Der Transport muss zum Aufbauzeitfenster, zum Veranstaltungsort und zum vorhandenen Bestand passen.
Je nach Messe können beispielsweise folgende Punkte relevant sein:
- Abholort
- Umfang des Messebestands
- Verpackung
- Transportmittel
- Anlieferzeit
- Zufahrt zum Messegelände
- Ansprechpartner vor Ort
- Aufbauzeit
- Rücktransport
- Einlagerung nach der Veranstaltung
Die Messe Stuttgart weist beispielsweise ausdrücklich darauf hin, dass bestimmte Sendungen nicht von den eigenen Mitarbeitern angenommen werden und dass für Anlieferungen entsprechende Lösungen vorgesehen werden müssen.
Das zeigt: Die Frage „Wer transportiert den Messestand?“ reicht eigentlich nicht aus.
Die bessere Frage lautet:
Wer organisiert den Weg des Messebestands vom Lager bis zum Stand – und wieder zurück?
Wer kümmert sich um den Messestand, wenn er bereits vorhanden ist?
Besonders interessant wird die Frage bei Unternehmen, die bereits über einen Messestand verfügen.
Hier besteht häufig gar kein Bedarf an einem neuen Standbauprojekt.
Der vorhandene Bestand soll lediglich für die nächste Veranstaltung bereitgestellt werden.
Das kann beispielsweise ein mobiler Messestand, eine Messewand, ein Faltdisplay, ein Counter oder ein modularer Messestand sein.
Dann verschiebt sich die zentrale Frage:
Nicht: Wer baut unseren neuen Messestand?
Sondern: Wer kümmert sich um unseren vorhandenen Messebestand?
Das ist eine andere Aufgabe.
Die Lagerung wird häufig komplett vergessen
Während der Messe steht der Bestand sichtbar in der Halle. Vorher und nachher verschwindet er aus dem Blickfeld.
Genau deshalb wird die Lagerung häufig nicht als Bestandteil der Messeorganisation betrachtet.
Für Unternehmen mit regelmäßigen Messeauftritten kann die Lagerung jedoch eine wiederkehrende Aufgabe sein.
Der Messebestand muss zwischen zwei Veranstaltungen sicher aufbewahrt und für den nächsten Einsatz wieder verfügbar gemacht werden.
Das gilt nicht nur für den eigentlichen Messestand. Auch Roll-ups, Counter, Möbel, Grafiken, Transportkisten, Prospektständer und weitere Komponenten müssen irgendwo gelagert werden.
Aus Lagerung wird Bestandsorganisation
Eine professionelle Lagerung sollte deshalb nicht nur bedeuten, dass Kartons irgendwo stehen.
Interessant wird sie vor allem dann, wenn der Bestand für wiederkehrende Veranstaltungen genutzt wird.
Dann sollte nachvollziehbar sein:
- Welche Komponenten sind vorhanden?
- Wo befinden sie sich?
- Welche Teile gehören zusammen?
- Was ist für die nächste Messe vorgesehen?
- Was muss ergänzt oder repariert werden?
- Welche Grafiken gehören zum jeweiligen Einsatz?
Wer kümmert sich um den Messestand nach der Messe?
Diese Frage wird oft erst am letzten Messetag gestellt.
Dann muss es schnell gehen.
Der Stand wird abgebaut, Material wird verpackt, Ausrüstung wird gesammelt und das Messegelände muss innerhalb der vorgegebenen Zeit geräumt werden.
Der AUMA-Leitfaden zur Messebeteiligung nennt deshalb auch die Überwachung von Anlieferungen und Aufbauarbeiten, die Abnahme der Leistungen sowie die Übergabe des Standes als eigene organisatorische Aufgaben.
Nach dem Abbau stellt sich die nächste Frage: Wohin mit dem Bestand?
Wenn Rücktransport und Lagerung bereits vor der Messe geklärt wurden, ist dieser Teil des Ablaufs deutlich einfacher.
Marketing sollte nicht plötzlich zum Logistikleiter werden
In vielen kleineren und mittleren Unternehmen landet die Messeorganisation teilweise beim Marketing.
Das ist grundsätzlich sinnvoll, solange es um Kommunikations- und Marketingaufgaben geht. Problematisch wird es, wenn das Marketing zusätzlich kurzfristig Lagerung, Transport, Anlieferung, Montage und Rücktransport koordinieren soll.
Das sind operative Aufgaben mit eigenen Abläufen, Zeitfenstern und Abhängigkeiten.
Wer regelmäßig Messen besucht, sollte deshalb prüfen, welche dieser Aufgaben tatsächlich intern erledigt werden können und welche besser dauerhaft an einen externen Servicepartner übergeben werden.
Auch ein kleiner Messestand braucht Organisation
Ein kleiner Messestand bedeutet nicht automatisch wenig organisatorischen Aufwand.
Auch bei einem kompakten Stand müssen Bestand, Transport, Anlieferung, Aufbau und Abbau organisiert werden.
Bei einem mobilen System kann der Stand zwar deutlich einfacher zu handhaben sein als eine große individuelle Konstruktion. Die organisatorischen Fragen bleiben aber bestehen.
Wer beispielsweise mit einem 2 x 2 m oder 3 x 3 m großen mobilen System regelmäßig auf Fachmessen unterwegs ist, benötigt trotzdem einen klaren Ablauf zwischen den Veranstaltungen.
Gerade bei kleineren Unternehmen ist die Frage interessant, ob Mitarbeiter ihre Zeit mit solchen Aufgaben verbringen sollten oder ob ein externer Dienstleister den operativen Teil übernimmt.
Was passiert, wenn Unternehmen mehrmals pro Jahr ausstellen?
Bei einer einzigen Messe pro Jahr kann eine einmalige Organisation ausreichen.
Bei mehreren Veranstaltungen verändert sich die Situation.
Dann wiederholen sich die gleichen Aufgaben:
- Bestand prüfen
- Material zusammenstellen
- Transport organisieren
- Anlieferung koordinieren
- Aufbau organisieren
- Abbau organisieren
- Rücktransport durchführen
- Bestand einlagern
- nächsten Einsatz vorbereiten
Aus einzelnen Messeprojekten wird damit ein wiederkehrender Prozess.
Genau dann lohnt es sich, die Zuständigkeiten grundsätzlich zu klären.
Ein Messestand, mehrere Veranstaltungen: Wer hält den Prozess zusammen?
Ein vorhandener Messestand kann für mehrere Veranstaltungen eingesetzt werden. Dafür muss er zwischen den Terminen jedoch organisiert werden.
Ein sinnvoller Ablauf kann beispielsweise so aussehen:
Lagerung → Bestandsprüfung → Vorbereitung → Transport → Anlieferung → Aufbau → Veranstaltung → Abbau → Rücktransport → Lagerung
Diese Kette kann über mehrere Veranstaltungen hinweg immer wieder durchlaufen werden.
Der entscheidende Vorteil liegt nicht darin, dass einzelne Aufgaben verschwinden. Vielmehr muss das Unternehmen nicht jedes Mal neu überlegen, wer sich um den jeweiligen Schritt kümmert.
Eine klare Aufgabenverteilung zwischen Marketing, Messebauer und Servicepartner
Eine sinnvolle Organisation kann beispielsweise so aussehen:
Marketing
Marketing kümmert sich um Messeziele, Kommunikation, Inhalte, Einladungen, Grafiken und die Abstimmung mit Vertrieb und Geschäftsführung.
Vertrieb
Der Vertrieb definiert Anforderungen an Produkte, Exponate, Gesprächssituationen, Personal und Kundentermine.
Messebauer
Der Messebauer übernimmt je nach Auftrag Planung, Fertigung, Standbau und Montage beziehungsweise Demontage.
Logistik
Die Logistik organisiert den Transport und die Anlieferung des Messeguts entsprechend den Anforderungen der Veranstaltung.
Operativer Messe-Service
Ein operativer Servicepartner kann die Schnittstelle zwischen vorhandenem Messebestand und Veranstaltung übernehmen – beispielsweise Lagerung, Bestandsaufnahme, Vorbereitung, Transport, Aufbau, Abbau, Rücktransport und erneute Einlagerung.
Diese Aufteilung ist kein festes Modell für jedes Unternehmen. Sie zeigt aber, warum es sinnvoll sein kann, die Aufgaben nicht einfach unter dem Sammelbegriff „Messebauer“ zusammenzufassen.
Die wichtigste Frage lautet nicht „Wer baut den Stand?“
Die wichtigere Frage lautet:
Wer kümmert sich um den Messestand vom letzten Einsatz bis zum nächsten Einsatz?
Denn der Standbau selbst ist nur ein Abschnitt.
Vor dem Aufbau muss der Bestand vorhanden und vorbereitet sein. Während des Aufbaus muss er zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sein. Nach der Veranstaltung muss er wieder abgebaut, transportiert und eingelagert werden.
Bei Unternehmen mit regelmäßigem Messegeschäft entsteht dadurch ein kontinuierlicher Ablauf.
Wann ein externer Messe-Service sinnvoll sein kann
Ein externer Servicepartner kann insbesondere dann interessant sein, wenn ein Unternehmen:
- bereits einen Messestand besitzt
- mehrmals pro Jahr ausstellt
- keine eigene Lagerfläche für Messebestand hat
- keinen eigenen Messebauer beschäftigt
- keine Mitarbeiter für Transport und Montage abstellen möchte
- verschiedene Veranstaltungen mit demselben Bestand besucht
- den organisatorischen Aufwand rund um den Messebestand reduzieren möchte
Dabei muss der Dienstleister nicht zwingend einen neuen Messestand verkaufen.
Gerade das Gegenteil kann sinnvoll sein: Der vorhandene Bestand wird weiter genutzt und professionell betreut.
Was EINS PLUS an dieser Stelle anders macht
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service setzt nicht erst bei der Frage an, welcher neue Messestand gebaut werden soll.
Im Mittelpunkt steht der vorhandene Messe- und Veranstaltungsbestand.
Das kann ein kompletter Messestand sein. Es können aber ebenso mobile Systeme, Messewände, Roll-ups, Counter, Displays, Möbel oder andere bereits vorhandene Komponenten sein.
EINS PLUS kann diese Bestände übernehmen, inventarisieren, lagern, für eine Veranstaltung vorbereiten, transportieren, anliefern, aufbauen und nach der Veranstaltung wieder abbauen und zurücktransportieren.
Damit übernimmt EINS PLUS genau den Teil der Messeorganisation, der zwischen Marketingplanung und fertigem Messeauftritt häufig offen bleibt.
Der vorhandene Messestand muss dabei nicht ursprünglich von EINS PLUS stammen.
Sie haben einen Messestand. Aber wer kümmert sich um den Rest?
Ein Messestand allein organisiert keinen Messeauftritt.
Marketing, Vertrieb, Messebauer, Logistik und weitere Beteiligte haben jeweils ihre eigenen Aufgaben. Entscheidend ist, dass die Übergänge zwischen diesen Bereichen funktionieren.
Besonders bei vorhandenen Messebeständen wird deshalb eine Frage wichtig, die häufig erst sehr spät gestellt wird:
Wer kümmert sich eigentlich um den Messestand, wenn gerade niemand auf der Messe ist?
Wer ihn lagert. Wer ihn vorbereitet. Wer ihn transportiert. Wer ihn aufbaut. Wer ihn abbaut. Wer ihn zurückbringt. Und wer dafür sorgt, dass er für die nächste Veranstaltung wieder bereitsteht.
Genau diese Aufgaben können für Unternehmen mit regelmäßigen Messeauftritten zu einem wiederkehrenden organisatorischen Aufwand werden.
Sie stellen aus. Wir kümmern uns.
Wenn Sie bereits einen Messestand oder Messebestand besitzen und Unterstützung bei Lagerung, Vorbereitung, Transport, Aufbau, Abbau und der Organisation wiederkehrender Messeauftritte benötigen, kann EINS PLUS diese operativen Aufgaben übernehmen.
Sie haben einen Messestand. EINS PLUS kümmert sich um das, was zwischen den Veranstaltungen passiert.