Ein Messestand ist nach dem Abbau nicht einfach wieder „im Lager“. Bevor Messewände, Counter, Grafiken, Möbel, Beleuchtung, Displays und weitere Komponenten eingelagert werden, sollte möglichst klar sein, was tatsächlich vorhanden ist, in welchem Zustand sich die einzelnen Bestandteile befinden und wie der Bestand für den nächsten Einsatz wieder zusammengestellt werden kann.
Genau hier beginnt eine gute Messestand Lagerung.
Eine strukturierte Dokumentation hilft dabei, den Überblick über den vorhandenen Messebestand zu behalten. Das wird besonders wichtig, wenn ein Messestand nicht nur einmal, sondern bei mehreren Veranstaltungen eingesetzt wird. Denn zwischen zwei Messen können Monate liegen. In dieser Zeit sollte nachvollziehbar bleiben, welche Komponenten vorhanden sind, welche Teile zusammengehören und ob vor dem nächsten Einsatz etwas ergänzt, repariert oder ausgetauscht werden muss.
Vor der Einlagerung sollte deshalb nicht nur die Frage geklärt werden, wo der Messestand gelagert wird. Ebenso wichtig ist die Frage, was genau eingelagert wird.
Warum die Dokumentation vor der Einlagerung so wichtig ist
Ein Messestand besteht häufig aus deutlich mehr Komponenten, als auf den ersten Blick sichtbar ist. Neben den eigentlichen Standbauteilen gehören beispielsweise Grafiken, Transportkisten, Möbel, Beleuchtung, technische Komponenten, Verbindungselemente und Zubehör zum Messebestand.
Während eines laufenden Messeauftritts ist meist klar, welches Material benötigt wird. Nach dem Abbau wird die Situation schnell unübersichtlich. Einzelne Teile können auf verschiedene Verpackungen verteilt sein, Verbrauchsmaterial kann fehlen und beschädigte Komponenten werden möglicherweise erst beim nächsten Aufbau bemerkt.
Eine Dokumentation schafft hier eine gemeinsame Grundlage.
Sie kann unter anderem dabei helfen:
- den vorhandenen Messebestand vollständig zu erfassen
- Komponenten eindeutig zuzuordnen
- fehlende Teile schneller zu erkennen
- Beschädigungen festzuhalten
- den Zustand des Bestands nachvollziehbar zu dokumentieren
- die spätere Vorbereitung einer Messe zu vereinfachen
- Transport und Lagerung besser zu organisieren
- mehrere Messeauftritte mit demselben Bestand zu planen
Die Dokumentation ist damit kein Selbstzweck. Sie soll vor allem verhindern, dass beim nächsten Messeauftritt erneut nach dem vorhandenen Material gesucht werden muss.
Was sollte vor der Einlagerung eines Messestands dokumentiert werden?
Der genaue Umfang hängt vom jeweiligen Messebestand ab. Ein kleiner mobiler Messestand benötigt eine andere Dokumentation als ein umfangreicher modularer Stand mit zahlreichen Bauteilen und technischen Komponenten.
Grundsätzlich sollten Unternehmen jedoch mindestens sechs Bereiche betrachten:
- Bestand und Anzahl der Komponenten
- Zustand der einzelnen Bestandteile
- Fotos und visuelle Dokumentation
- Verpackung und Zuordnung
- technische und organisatorische Informationen
- offene Punkte für den nächsten Messeauftritt
Je regelmäßiger ein Unternehmen ausstellt, desto wertvoller wird eine solche strukturierte Erfassung.
1. Den gesamten Messebestand erfassen
Der wichtigste Schritt ist zunächst eine vollständige Bestandsaufnahme.
Dabei sollte nicht nur der eigentliche Messestand erfasst werden. Auch Zubehör und ergänzende Ausstattung gehören dazu, sofern sie bei Veranstaltungen eingesetzt werden.
Typische Bestandteile können beispielsweise sein:
- Wandelemente
- Rahmen und Profile
- Podeste
- Decken- oder Abhängungselemente
- Counter und Empfangstheken
- Roll-ups
- Faltdisplays
- Messewände
- LED-Leuchtwände
- Möbel
- Stühle und Tische
- Prospektständer
- Beleuchtung
- Kabel und Netzteile
- Grafiken und Drucke
- Transportkisten
- Verpackungsmaterial
- Montagezubehör
- sonstige Kleinteile
Die Dokumentation sollte dabei möglichst konkret sein. „Messezubehör“ ist als Bezeichnung wenig hilfreich. Besser ist beispielsweise eine genaue Beschreibung wie „zwei schwarze Counter, jeweils mit Transporttasche“.
2. Mengen und Stückzahlen festhalten
Zur Bestandsaufnahme gehört auch die Anzahl der vorhandenen Komponenten.
Ein einzelnes Bauteil kann leicht identifiziert werden. Schwieriger wird es bei größeren Mengen ähnlicher Komponenten.
Deshalb sollte beispielsweise nicht nur „LED-Strahler“ dokumentiert werden, sondern auch die vorhandene Stückzahl. Gleiches gilt für Profile, Verbindungselemente, Grafiken, Möbel oder Transportkisten.
Eine einfache Bestandsliste kann später eine wichtige Grundlage für die Vorbereitung des nächsten Messeauftritts bilden.
Beispielsweise:
- 4 Wandelemente
- 2 Counter
- 3 Roll-ups
- 1 Prospektständer
- 6 LED-Strahler
- 2 Transportkisten
- 1 Satz Unternehmensgrafiken
Die tatsächliche Dokumentation sollte natürlich dem vorhandenen Bestand entsprechen und nicht mit Beispieldaten aus einer Vorlage verwechselt werden.
3. Den Zustand des Messestands dokumentieren
Eine Inventarliste beantwortet die Frage, was vorhanden ist. Sie beantwortet aber noch nicht die Frage, in welchem Zustand sich das Material befindet.
Deshalb sollte der Zustand wichtiger Komponenten vor der Einlagerung festgehalten werden.
Besonders relevant können sein:
- sichtbare Beschädigungen
- Kratzer oder Druckstellen
- defekte Verbindungselemente
- fehlende Schrauben oder Zubehörteile
- beschädigte Transportverpackungen
- verschmutzte Oberflächen
- beschädigte oder veraltete Grafiken
- technische Defekte
- fehlende Kabel oder Netzteile
- sonstige Auffälligkeiten
Gerade nach einer Messe ist diese Kontrolle sinnvoll. Der Stand wurde transportiert, aufgebaut, während der Veranstaltung genutzt und anschließend wieder abgebaut. Dabei können Beschädigungen entstehen, die nicht unmittelbar auffallen.
Wenn der Zustand vor der Einlagerung dokumentiert wird, kann später besser nachvollzogen werden, ob eine Auffälligkeit bereits vorhanden war oder erst bei einer späteren Nutzung festgestellt wurde.
4. Fotos vom Messebestand machen
Eine schriftliche Inventarliste ist hilfreich. Fotos machen sie deutlich anschaulicher.
Fotografiert werden sollten möglichst die wichtigsten Komponenten und – bei größeren Beständen – auch deren Verpackung und Zuordnung.
Besonders sinnvoll können sein:
- Gesamtansichten des vorhandenen Bestands
- Einzelaufnahmen wichtiger Komponenten
- Fotos von Beschädigungen
- Fotos von Grafiken
- Fotos von Transportkisten
- Fotos von Kennzeichnungen
- Fotos von technischen Komponenten
- Fotos der Verpackung und Zuordnung
Fotos ersetzen keine Bestandsliste. Sie ergänzen sie.
Ein Foto kann beispielsweise schneller zeigen, wie ein bestimmtes Wandelement aussieht oder in welcher Kiste ein bestimmtes Bauteil verpackt wurde. Gerade bei einem Bestand, der über längere Zeit eingelagert wird, kann das später Zeit sparen.
5. Transportverpackungen dokumentieren
Ein häufiger Bestandteil eines Messebestands wird bei der Inventarisierung übersehen: die Verpackung.
Für die spätere Wiederverwendung ist jedoch wichtig zu wissen, wie einzelne Komponenten transportiert werden.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Transportkisten
- Flightcases
- Transporttaschen
- Rollkoffer
- Schutzverpackungen
- Paletten
- individuelle Verpackungen
Auch hier sollte möglichst klar sein, was zusammengehört.
Wenn beispielsweise mehrere Wandelemente gemeinsam in einer Transportkiste lagern, sollte diese Zuordnung nachvollziehbar sein. Gleiches gilt für technische Komponenten oder Zubehör.
6. Festhalten, welche Komponenten zusammengehören
Ein Messestand ist häufig kein beliebig zusammensetzbarer Materialbestand. Bestimmte Komponenten bilden gemeinsam ein System.
Beispielsweise können bestimmte Profile zu einem bestimmten Rahmen gehören. Eine Grafik kann für ein bestimmtes Wandelement vorgesehen sein. Ein Counter kann ein bestimmtes Zubehörset benötigen.
Diese Zusammenhänge sollten dokumentiert werden, wenn sie für den späteren Aufbau relevant sind.
Das ist besonders wichtig, wenn ein Messestand mehrfach eingesetzt oder von unterschiedlichen Personen organisiert wird.
Die Frage lautet dann nicht nur:
„Was haben wir?“
Sondern:
„Was gehört zusammen und wie wird daraus wieder unser Messestand?“
7. Aufbauinformationen nicht vergessen
Wenn vorhanden, sollten auch Aufbauunterlagen, Montageanleitungen oder sonstige technische Informationen mit dem Messebestand dokumentiert beziehungsweise eindeutig zugeordnet werden.
Das kann besonders hilfreich sein, wenn der Messestand nicht jedes Jahr von denselben Personen aufgebaut wird.
Je nach System können beispielsweise folgende Informationen relevant sein:
- Montageanleitungen
- Aufbaupläne
- Bauteilzeichnungen
- Verbindungs- und Befestigungsinformationen
- Informationen zu Beleuchtung und Technik
- Hinweise zu Grafiken
- besondere Anforderungen an einzelne Komponenten
Vorhandene Dokumentation sollte nicht einfach separat im Büro liegen, wenn sie für die spätere Verwendung des eingelagerten Bestands benötigt wird. Sinnvoll ist eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Messebestand.
8. Grafiken separat erfassen
Grafiken verdienen bei der Dokumentation besondere Aufmerksamkeit.
Bei einem wiederverwendbaren Messestand können die Standbauteile über Jahre eingesetzt werden, während die grafische Gestaltung zwischen verschiedenen Veranstaltungen aktualisiert wird.
Deshalb sollte festgehalten werden:
- welche Grafiken vorhanden sind
- zu welchem Bauteil sie gehören
- welches Motiv dargestellt wird
- ob sie weiterverwendet werden sollen
- ob sie Beschädigungen aufweisen
- ob sie für eine bestimmte Veranstaltung vorgesehen sind
Das verhindert, dass vor der nächsten Messe zunächst mühsam herausgefunden werden muss, welche Grafik zu welchem Standbestandteil gehört.
9. Technische Komponenten und Zubehör erfassen
Bei technischen Bestandteilen sollte die Dokumentation möglichst konkret sein.
Dazu können beispielsweise Beleuchtung, Netzteile, Kabel, Adapter, Monitore oder andere technische Komponenten gehören.
Bei technischen Geräten können zusätzliche Angaben wie Hersteller, Modellbezeichnung oder Seriennummer sinnvoll sein, sofern diese Informationen für Verwaltung, Wartung oder spätere Zuordnung benötigt werden.
Auch Zubehör sollte nicht vergessen werden. Ein technisches Gerät ohne das passende Netzteil oder Kabel kann beim nächsten Messeauftritt schließlich nur eingeschränkt eingesetzt werden.
10. Reparatur- und Ergänzungsbedarf vor der Einlagerung festhalten
Die Einlagerung ist ein guter Zeitpunkt, um offene Punkte festzuhalten.
Wenn beispielsweise eine Messewand beschädigt wurde oder ein Beleuchtungselement nicht funktioniert, sollte diese Information nicht nur irgendwo in einer E-Mail stehen.
Sie gehört in die Bestandsdokumentation.
Hilfreich kann eine einfache Kennzeichnung sein:
- einsatzbereit
- Reparatur erforderlich
- Ersatz erforderlich
- Ergänzung erforderlich
- zu prüfen
- nicht mehr benötigt
So kann vor dem nächsten Messeauftritt gezielt geprüft werden, welche Aufgaben noch offen sind.
11. Was soll beim nächsten Messeauftritt tatsächlich verwendet werden?
Nicht alles, was eingelagert wird, muss bei jeder Veranstaltung verwendet werden.
Ein Unternehmen kann beispielsweise einen größeren Bestand besitzen, aber für eine kleine regionale Messe nur einen Teil davon benötigen.
Deshalb kann es sinnvoll sein, den Bestand nicht nur zu erfassen, sondern auch seine Einsatzmöglichkeiten zu dokumentieren.
Beispielsweise:
- Grundbestand für kleine Messestände
- zusätzliche Komponenten für größere Flächen
- separate Kongressausstattung
- zusätzliche Möbel
- alternative Grafiken
- technische Ergänzungen
Dadurch kann aus einer reinen Inventarliste eine praktische Grundlage für die spätere Messeplanung werden.
12. Veranstaltungsbezogene Informationen getrennt vom dauerhaften Bestand halten
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Trennung zwischen dauerhaftem Messebestand und veranstaltungsbezogenen Informationen.
Zum dauerhaften Bestand gehören beispielsweise die Standbauteile, Möbel oder wiederverwendbare Displays.
Veranstaltungsbezogen können dagegen Informationen wie Standnummer, Halle, Lieferadresse, Aufbauzeiten oder konkrete Anlieferungsvorgaben sein.
Diese Informationen sollten nicht einfach dauerhaft als Bestandteil der Lagerdokumentation betrachtet werden. Sie ändern sich von Veranstaltung zu Veranstaltung.
Gerade bei Messeauftritten ist das wichtig, weil Veranstalter eigene technische und organisatorische Vorgaben machen können. Messe Düsseldorf weist beispielsweise ausdrücklich darauf hin, dass für einzelne Messen und Gastveranstaltungen Abweichungen von den allgemeinen technischen Richtlinien gelten können. Auch Messe Frankfurt verweist auf veranstaltungsspezifische Richtlinien.
Die Dokumentation des Messebestands sollte deshalb von der jeweils aktuellen Veranstaltungsplanung getrennt bleiben.
13. Nicht alles gehört ins Lager
Bei der Dokumentation sollte außerdem geprüft werden, ob wirklich alle Materialien für eine längerfristige Lagerung vorgesehen sind.
Verbrauchsmaterialien, alte Drucksachen oder nicht mehr benötigte Werbemittel müssen beispielsweise nicht automatisch Bestandteil des dauerhaften Messebestands sein.
Eine Bestandsaufnahme kann deshalb auch dazu genutzt werden, den Messebestand zu bereinigen.
Die zentrale Frage lautet:
„Wird dieses Material für einen zukünftigen Messeauftritt noch benötigt?“
Wenn die Antwort dauerhaft nein lautet, muss es nicht zwingend weiterhin Lagerfläche beanspruchen.
14. Der Zustand der Verpackungen sollte ebenfalls dokumentiert werden
Nicht nur der Messestand selbst kann beschädigt sein. Auch Transportkisten, Taschen und andere Verpackungen können nach mehreren Messeeinsätzen Verschleiß zeigen.
Das sollte dokumentiert werden.
Eine beschädigte Transportverpackung kann beim nächsten Transport zu einem Problem werden, obwohl der eigentliche Messestand noch vollständig einsatzfähig ist.
Deshalb sollte bei der Einlagerung geprüft werden, ob:
- Kisten beschädigt sind
- Rollen funktionieren
- Verschlüsse intakt sind
- Schutzmaterial vollständig vorhanden ist
- Transporttaschen noch verwendet werden können
- Verpackungen eindeutig beschriftet sind
15. Eine eindeutige Kennzeichnung erleichtert die spätere Bereitstellung
Eine gute Dokumentation funktioniert am besten, wenn die Informationen mit dem physischen Bestand verbunden werden.
Das kann beispielsweise über eindeutige Nummern oder andere interne Kennzeichnungen erfolgen.
Eine Kiste sollte dann nicht einfach „Messekiste“ heißen. Eine eindeutige Kennzeichnung kann beispielsweise festhalten, welche Komponenten darin enthalten sind und zu welchem Bestand sie gehören.
Je größer der Bestand, desto wichtiger wird eine solche Struktur.
Professionelle Lagerkonzepte arbeiten beispielsweise mit Fotos, Artikelnummern und einer systematischen Dokumentation des Bestands.
16. Was sollte eine Inventarliste für einen Messestand enthalten?
Eine Inventarliste muss nicht kompliziert sein. Sie sollte vor allem eindeutig und aktuell sein.
Je nach Bestand können beispielsweise folgende Angaben sinnvoll sein:
- laufende Nummer
- Bezeichnung des Artikels
- Komponententyp
- Stückzahl
- Abmessungen, sofern relevant
- Verpackung
- Zuordnung zum Messesystem
- Zustand
- Foto
- Bemerkungen
- Reparatur- oder Ergänzungsbedarf
- Lagerort oder Lagerkennzeichnung
Welche Felder tatsächlich benötigt werden, hängt von der Größe und Komplexität des Messebestands ab.
17. Bei einem kleinen Messestand reicht oft eine einfache Dokumentation
Nicht jeder Messebestand benötigt ein umfangreiches Verwaltungssystem.
Bei einem kleinen mobilen Messestand kann bereits eine übersichtliche Liste mit Fotos ausreichen.
Beispielsweise können eine Messewand, ein Counter, zwei Roll-ups, ein Prospektständer und einige Transporttaschen eindeutig erfasst und fotografiert werden.
Wichtig ist weniger die Komplexität der Dokumentation als deren Verlässlichkeit.
Eine einfache, aktuelle Bestandsliste ist wertvoller als ein umfangreiches System, das niemand pflegt.
18. Bei größeren Messebeständen wird die Dokumentation wichtiger
Mit wachsendem Bestand steigt der organisatorische Nutzen einer systematischen Inventarisierung.
Das gilt beispielsweise für Unternehmen, die mehrere Messestände oder unterschiedliche Systeme einsetzen, regelmäßig an zahlreichen Veranstaltungen teilnehmen oder Messeausstattung über mehrere Jahre verwenden.
Dann können einfache Fragen schnell kompliziert werden:
- Welche Wände gehören zum aktuellen System?
- Welche Grafik ist aktuell?
- Wo befinden sich die Counter?
- Welche Beleuchtung ist vollständig?
- Welche Kiste enthält welches Zubehör?
- Was wurde bei der letzten Messe beschädigt?
- Was muss vor der nächsten Veranstaltung ergänzt werden?
Eine strukturierte Dokumentation reduziert den Aufwand, diese Fragen jedes Mal neu beantworten zu müssen.
19. Die Dokumentation sollte spätestens vor der nächsten Messe wieder aktualisiert werden
Eine Inventarliste ist keine einmalige Aufgabe.
Nach jeder Veranstaltung können sich Änderungen ergeben. Komponenten können beschädigt werden, Grafiken können ausgetauscht oder zusätzliche Elemente angeschafft werden.
Deshalb sollte die Bestandsdokumentation als laufender Prozess verstanden werden.
Ein sinnvoller Zeitpunkt für eine Aktualisierung ist insbesondere:
- nach dem Abbau einer Messe
- vor der erneuten Einlagerung
- nach Reparaturen
- nach dem Austausch von Grafiken
- nach dem Kauf zusätzlicher Ausstattung
- vor der Vorbereitung einer größeren Veranstaltung
So bleibt der dokumentierte Bestand möglichst nah am tatsächlichen Bestand.
20. Dokumentation erleichtert auch die Planung mehrerer Messeauftritte
Besonders interessant wird eine gute Bestandsdokumentation, wenn ein Unternehmen denselben Messestand mehrfach im Jahr einsetzen möchte.
Dann kann bereits bei der Planung einer Veranstaltung geprüft werden, welche Komponenten benötigt werden und welche möglicherweise ergänzt werden müssen.
Der Messebestand wird dadurch zu einer wiederverwendbaren Grundlage.
Statt bei jeder Veranstaltung neu zu überlegen, was vorhanden ist, kann auf eine bestehende Dokumentation zurückgegriffen werden.
Das erleichtert nicht nur die Lagerung, sondern auch Transport, Vorbereitung, Aufbau und Abbau.
Messestand Lagerung und Transport gehören zusammen
Die beste Inventarliste hilft wenig, wenn niemand weiß, wie der Bestand zur nächsten Veranstaltung gelangt.
Deshalb sollte bei der Dokumentation auch berücksichtigt werden, wie die einzelnen Komponenten transportiert werden.
Welche Kisten gehören zusammen? Wie viele Packstücke gibt es? Welche Komponenten benötigen besonderen Schutz? Welche Teile dürfen nicht lose transportiert werden?
Diese Informationen können später für die Transportplanung relevant sein.
Auch die Vorgaben des jeweiligen Veranstaltungsortes müssen separat geprüft werden. Messegesellschaften stellen hierfür häufig eigene technische und organisatorische Richtlinien bereit. Diese können unter anderem Informationen zu Anlieferung, Logistik, Lagerung und Aufbau enthalten.
Was sollte nach einer Messe vor der Einlagerung geprüft werden?
Eine praktische Vorgehensweise ist, die Einlagerung direkt mit einer kurzen Zustandskontrolle zu verbinden.
Nach dem Abbau können beispielsweise folgende Fragen beantwortet werden:
- Ist der Bestand vollständig?
- Sind alle Komponenten vorhanden?
- Gibt es Beschädigungen?
- Sind Grafiken noch verwendbar?
- Sind Beleuchtung und technische Komponenten vollständig?
- Sind Kabel und Zubehör vorhanden?
- Sind die Transportverpackungen intakt?
- Gibt es Reparaturbedarf?
- Gibt es Teile, die ersetzt werden müssen?
- Wird für die nächste Messe zusätzliche Ausstattung benötigt?
Diese Kontrolle kann verhindern, dass ein Problem erst wenige Tage vor der nächsten Veranstaltung entdeckt wird.
Warum „einfach einlagern“ bei regelmäßig genutzten Messeständen nicht reicht
Ein Messestand kann über Jahre hinweg genutzt werden. Gerade deshalb sollte die Lagerung nicht nur als Abstellen von Material verstanden werden.
Wenn Bestand, Zustand, Verpackung und Zuordnung nicht dokumentiert sind, steigt mit der Zeit der organisatorische Aufwand.
Dann wird aus einem überschaubaren Messebestand möglicherweise ein Sammelsurium aus Teilen, deren Verwendung niemand mehr genau kennt.
Eine saubere Dokumentation wirkt diesem Problem entgegen.
Sie schafft eine Verbindung zwischen dem physischen Bestand und der nächsten Veranstaltung.
Wann lohnt sich eine professionelle Dokumentation des Messebestands?
Bei einem kleinen Bestand können Unternehmen die Dokumentation häufig selbst durchführen. Bei umfangreicher Messeausstattung oder mehreren Veranstaltungen pro Jahr kann es dagegen sinnvoll sein, die Bestandsaufnahme in einen professionell organisierten Lagerprozess einzubinden.
Das ist insbesondere interessant, wenn:
- der Messebestand dauerhaft extern gelagert werden soll
- mehrere Veranstaltungen pro Jahr geplant sind
- unterschiedliche Personen den Messeauftritt organisieren
- der Bestand über Jahre wiederverwendet werden soll
- mehrere Systeme oder Ausstattungsvarianten vorhanden sind
- Transport und Lagerung miteinander verbunden werden sollen
Dann kann eine strukturierte Übernahme des Bestands sinnvoller sein als eine einmalige Inventarliste im eigenen Unternehmen.
Was passiert mit dem dokumentierten Bestand bei der nächsten Messe?
Die Dokumentation erfüllt ihren eigentlichen Zweck erst dann, wenn sie bei der nächsten Veranstaltung genutzt wird.
Aus der Bestandsübersicht lässt sich ableiten, welche Komponenten benötigt werden. Diese können anschließend zusammengestellt, geprüft, verpackt und für den Transport vorbereitet werden.
Bei mehreren Veranstaltungen kann derselbe Grundbestand immer wieder eingesetzt werden.
Der Ablauf wird dadurch planbarer:
Bestand erfassen → einlagern → für die Messe zusammenstellen → transportieren → aufbauen → abbauen → zurücktransportieren → Bestand prüfen → wieder einlagern
Die Dokumentation bildet dabei die Grundlage zwischen den einzelnen Schritten.
Wie EINS PLUS bei der Organisation des Messebestands unterstützen kann
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service setzt nicht erst beim Verkauf eines neuen Messestands an. Im Mittelpunkt steht der vorhandene Messe- und Veranstaltungsbestand des Kunden.
Dazu können je nach Bedarf beispielsweise die Übernahme und Bestandsaufnahme vorhandener Messeausstattung, die Lagerung, die Vorbereitung für kommende Veranstaltungen sowie Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau und Rücktransport gehören.
Der Messestand muss dabei nicht von EINS PLUS stammen. Auch vorhandene oder bei anderen Anbietern erworbene Systeme können die Grundlage für einen solchen Service bilden.
Bestandsaufnahme als Grundlage für wiederkehrende Messeauftritte
Wenn ein Unternehmen seinen Messestand regelmäßig einsetzen möchte, ist eine klare Bestandsübersicht besonders hilfreich. Sie schafft die Grundlage dafür, dass nicht vor jeder Veranstaltung erneut nach Komponenten gesucht werden muss.
EINS PLUS kann den vorhandenen Messebestand übernehmen, strukturieren und im Rahmen der vereinbarten Lager- und Serviceleistungen für kommende Veranstaltungen organisieren.
Damit wird aus einem einmal gekauften Messestand ein Bestand, der über mehrere Veranstaltungen hinweg genutzt werden kann.
Messestand Lagerung beginnt mit einer guten Bestandsaufnahme
Vor der Einlagerung eines Messestands sollte nicht nur der Lagerplatz feststehen. Entscheidend ist, dass nachvollziehbar bleibt, was eingelagert wird.
Eine gute Dokumentation erfasst deshalb möglichst den vollständigen Bestand, Stückzahlen, Zustand, Fotos, Verpackungen, Zuordnungen, technische Informationen und offenen Reparatur- oder Ergänzungsbedarf.
Je häufiger der Messestand eingesetzt wird, desto wertvoller wird diese Übersicht. Sie erleichtert die Vorbereitung der nächsten Veranstaltung und kann dazu beitragen, dass vorhandene Messeausstattung langfristig genutzt werden kann.
Die wichtigste Frage vor der Einlagerung lautet deshalb nicht nur:
„Wo lagern wir unseren Messestand?“
Sondern ebenso:
„Was genau lagern wir ein – und wie stellen wir sicher, dass wir es bei der nächsten Messe wieder vollständig einsetzen können?“
Sie möchten Ihren vorhandenen Messebestand nicht selbst verwalten?
Wenn Ihr Unternehmen bereits einen Messestand oder umfangreiches Messe-Equipment besitzt, muss die Organisation zwischen zwei Veranstaltungen nicht bei Ihnen im Tagesgeschäft liegen.
EINS PLUS kann je nach Bedarf Aufgaben rund um Bestandsaufnahme, Lagerung, Vorbereitung, Transport, Aufbau, Abbau und Rücktransport übernehmen.
So bleibt der vorhandene Messebestand nutzbar und kann für mehrere Veranstaltungen eingesetzt werden, ohne dass Sie jeden einzelnen Schritt zwischen den Messen selbst organisieren müssen.
Sie stellen aus. Wir kümmern uns.