Der Messestand ist abgebaut, die Messe ist vorbei und die nächste Veranstaltung steht vielleicht erst in einigen Wochen oder Monaten an. Damit ist der Messeauftritt organisatorisch jedoch noch nicht abgeschlossen. Der vorhandene Messestand muss zurücktransportiert, kontrolliert, sortiert und bis zum nächsten Einsatz sinnvoll gelagert werden.
Gerade Unternehmen, die mehrmals im Jahr ausstellen, stehen dabei vor einer wiederkehrenden Aufgabe: Wie lässt sich der Messestand zwischen zwei Messen so lagern, dass er beim nächsten Termin vollständig und einsatzbereit wieder zur Verfügung steht?
Denn ein Messestand besteht häufig aus deutlich mehr als aus einigen sichtbaren Standwänden. Zum Messebestand können Systemelemente, Grafiken, Counter, Möbel, Beleuchtung, Transportkoffer, Roll-ups, Displays, Prospektständer, Zubehör und weitere Ausstattung gehören.
Wer diese Bestandteile nach jeder Veranstaltung einfach irgendwo abstellt, verliert schnell den Überblick. Fehlt beim nächsten Einsatz ein Verbindungsteil, ist eine Grafik beschädigt oder befindet sich ein wichtiger Bestandteil noch an einem anderen Lagerort, wird aus einer eigentlich planbaren Messevorbereitung kurzfristig ein organisatorisches Problem.
Eine gute Lagerung zwischen zwei Messen bedeutet deshalb mehr als nur ausreichend Stellfläche. Entscheidend sind Ordnung, Bestandssicherheit, Zugänglichkeit und eine klare Vorbereitung auf den nächsten Einsatz.
Warum die Lagerung zwischen zwei Messen so wichtig ist
Ein Messestand wird bei vielen Unternehmen nicht nur einmal verwendet. Gerade bei regelmäßigen Ausstellern soll derselbe Bestand möglichst bei mehreren Veranstaltungen eingesetzt werden.
Das kann wirtschaftlich und organisatorisch sinnvoll sein. Der vorhandene Messestand muss dafür aber zwischen den Veranstaltungen verfügbar und funktionsfähig bleiben.
Nach jeder Messe beginnt deshalb ein wiederkehrender Ablauf:
- Abbau des Messestands
- Sortierung der einzelnen Komponenten
- Kontrolle auf Vollständigkeit
- Prüfung auf Beschädigungen
- Rücktransport
- Einlagerung
- Bestandsverwaltung
- Vorbereitung für die nächste Veranstaltung
- erneuter Transport
- Aufbau beim nächsten Einsatz
Je häufiger dieser Prozess stattfindet, desto wichtiger wird eine feste Struktur. Der Messestand sollte nicht nach jeder Messe neu gesucht, zusammengesucht oder improvisiert verpackt werden müssen.
Messestand lagern ist nicht dasselbe wie Material irgendwo abstellen
Eine häufige Situation sieht so aus: Nach dem Messeabbau wird der Messestand zurück ins Unternehmen gebracht. Was kurzfristig als einfache Lösung gedacht ist, landet dann im Keller, in einer Garage, im Lager, in einem Nebenraum oder an mehreren verschiedenen Stellen.
Solange die nächste Messe weit entfernt ist, fällt das möglicherweise kaum auf.
Wenn der nächste Termin näher rückt, beginnt jedoch die Suche.
Wo sind die Standplatten? Wo befindet sich der Counter? Sind die Grafiken noch vollständig? Wo liegen die Verbindungselemente? Ist die Beleuchtung noch vorhanden? Welcher Transportkoffer gehört zu welchem System?
Eine strukturierte Lagerung soll genau diese Fragen vermeiden.
Der Zielzustand ist einfach: Wenn der nächste Messeauftritt geplant wird, muss klar sein, was vorhanden ist, wo es sich befindet und was für diesen konkreten Einsatz benötigt wird.
Was gehört zum Messebestand?
Bevor über den geeigneten Lagerort gesprochen wird, sollte zunächst klar sein, was überhaupt gelagert werden soll.
Ein typischer Messebestand kann beispielsweise folgende Komponenten enthalten:
- Messestand-System
- Standwände
- Rahmen und Profile
- Verbindungselemente
- Grafikflächen
- bedruckte Spannrahmen
- Counter und Theken
- Tische und Stühle
- Regale
- Beleuchtung
- Roll-ups
- Faltdisplays
- Pop-up-Systeme
- Prospektständer
- Transportkoffer
- Verpackungsmaterial
- weiteres Zubehör
Nicht jedes Unternehmen besitzt alle diese Komponenten. Entscheidend ist vielmehr, den eigenen Bestand vollständig zu erfassen.
Welche Komponenten besonders sorgfältig gelagert werden sollten
Nicht alle Bestandteile eines Messestands sind gleich unempfindlich. Manche Komponenten benötigen bei der Lagerung mehr Aufmerksamkeit als andere.
Besonders relevant sind beispielsweise bedruckte Grafiken, empfindliche Oberflächen, Beleuchtungselemente, technische Komponenten und kleinere Systemteile.
Bei Grafiken sollte darauf geachtet werden, dass sie entsprechend ihrer Materialart geschützt und nicht unnötig geknickt, gequetscht oder beschädigt werden.
Bei kleinen Verbindungsteilen besteht dagegen vor allem die Gefahr, dass sie bei der Demontage verloren gehen oder später nicht mehr dem richtigen System zugeordnet werden können.
Eine gute Lagerorganisation berücksichtigt deshalb nicht nur die Größe des Bestands, sondern auch die unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Komponenten.
Messestand zwischen zwei Messen trocken und geschützt lagern
Der konkrete Lagerort sollte zum Material passen. Ein Messestand sollte nicht einfach dort eingelagert werden, wo gerade Platz frei ist.
Feuchtigkeit, starke Temperaturschwankungen, Verschmutzung, direkte Sonneneinstrahlung oder mechanische Belastungen können je nach Material problematisch sein.
Besonders bei hochwertigen Grafiken, Möbeloberflächen oder empfindlichen Systemkomponenten lohnt es sich, die Lagerbedingungen bewusst zu wählen.
Das bedeutet nicht automatisch, dass jedes Messebauteil eine spezielle Klimatisierung benötigt. Viel wichtiger ist eine geeignete, saubere und für den jeweiligen Bestand passende Lagerumgebung.
Warum ein eigener Lagerraum nicht immer die beste Lösung ist
Ein Unternehmen kann seinen Messebestand grundsätzlich selbst lagern. Das kann bei einem kleinen Bestand und wenigen Veranstaltungen pro Jahr durchaus funktionieren.
Mit zunehmender Anzahl von Messeauftritten verändert sich die Situation jedoch.
Der Bestand wird regelmäßig bewegt. Nach jeder Messe muss er zurückgeführt und kontrolliert werden. Vor dem nächsten Einsatz muss er wieder zusammengestellt werden. Gleichzeitig benötigt das Unternehmen dauerhaft Lagerfläche, obwohl der Messestand einen großen Teil des Jahres möglicherweise gar nicht eingesetzt wird.
Dadurch entsteht eine typische Frage:
Warum sollte dauerhaft Lagerfläche im Unternehmen gebunden werden, wenn der Messestand nur zu bestimmten Terminen benötigt wird?
Für manche Unternehmen kann deshalb eine externe Lagerung sinnvoll sein.
Messestand selbst lagern oder professionell einlagern lassen?
Beide Möglichkeiten können funktionieren. Entscheidend ist, wie häufig der Messestand eingesetzt wird und welche Aufgaben intern übernommen werden können.
Bei der eigenen Lagerung übernimmt das Unternehmen beispielsweise die Organisation des Lagerplatzes, die Bestandskontrolle und die Vorbereitung für den nächsten Einsatz selbst.
Bei einer externen Lösung kann ein Servicepartner zusätzlich Aufgaben rund um den Bestand übernehmen.
Das kann beispielsweise bedeuten:
- Bestand übernehmen
- Bestand erfassen
- Komponenten einlagern
- Bestand verwalten
- Material für eine Veranstaltung zusammenstellen
- Transport organisieren
- Stand zur Veranstaltung bringen
- Aufbau organisieren
- Abbau organisieren
- Stand zurücktransportieren
- erneut einlagern
Damit wird aus der reinen Lagerung ein wiederkehrender Serviceprozess.
Der wichtigste Unterschied: Lagerung oder Messe-Service?
Bei der Suche nach einer Lagerlösung sollten Unternehmen deshalb genau unterscheiden, was sie eigentlich benötigen.
Wenn lediglich Stellfläche benötigt wird, kann eine reine Lagerlösung ausreichend sein.
Wenn dagegen regelmäßig Messen stattfinden und der Bestand zwischen den Veranstaltungen bewegt werden muss, können zusätzliche Leistungen entscheidend sein.
Dann geht es nicht mehr nur um die Frage:
„Wo steht unser Messestand?“
Sondern vielmehr um:
„Wer sorgt dafür, dass unser Messestand zur nächsten Messe vollständig und rechtzeitig wieder bereitsteht?“
Nach der Messe beginnt die Vorbereitung auf die nächste Messe
Eine gute Lagerorganisation beginnt direkt nach dem Abbau.
Der Bestand sollte nicht einfach in das Lager gebracht und dort abgestellt werden. Sinnvoll ist zunächst eine Rücklaufkontrolle.
Dabei können beispielsweise folgende Punkte geprüft werden:
- Ist der gesamte Bestand zurückgekommen?
- Sind alle Systemteile vorhanden?
- Gibt es Beschädigungen?
- Sind Grafiken noch verwendbar?
- Sind Beleuchtung und technische Komponenten vollständig?
- Sind Transportkoffer und Verpackungen vorhanden?
- Fehlen Kleinteile?
- Müssen Komponenten repariert oder ersetzt werden?
Diese Kontrolle ist besonders wertvoll, wenn der nächste Messeauftritt bereits feststeht.
Beschädigungen nicht bis zur nächsten Messe aufschieben
Ein klassischer Fehler besteht darin, einen beschädigten Bestandteil nach der Messe einfach wieder einzulagern.
Solange keine Veranstaltung bevorsteht, scheint das Problem nicht dringend zu sein.
Wird der Messestand einige Wochen später für den nächsten Einsatz benötigt, kann aus einem kleinen Schaden plötzlich ein Zeitproblem werden.
Eine beschädigte Grafik muss neu produziert werden. Ein Bauteil muss ersetzt werden. Ein Transportkoffer ist nicht mehr verwendbar. Ein technisches Element funktioniert nicht.
Deshalb sollte die Zeit zwischen zwei Messen auch als Vorbereitungszeit genutzt werden.
Inventarisierung: Wissen, was im Lager vorhanden ist
Je größer der Messebestand wird, desto wichtiger wird eine nachvollziehbare Inventarisierung.
Eine Inventarliste kann beispielsweise festhalten, welche Komponenten vorhanden sind und in welcher Menge.
Das kann bei der Vorbereitung des nächsten Messeauftritts helfen, ohne dass sämtliche Kisten und Verpackungen erneut geöffnet werden müssen.
Bei Unternehmen mit mehreren Messeständen kann zusätzlich eine Zuordnung nach Stand, System oder Veranstaltung sinnvoll sein.
Auch wenn nicht jedes Unternehmen eine komplexe digitale Lagerverwaltung benötigt, sollte zumindest eine klare Bestandsübersicht vorhanden sein.
Warum kleine Teile besonders häufig zum Problem werden
Große Standbauteile fallen im Lager sofort auf. Kleine Komponenten dagegen verschwinden leicht zwischen anderen Materialien.
Verbindungselemente, Adapter, Halterungen, Kabel oder andere Zubehörteile können für den Aufbau entscheidend sein, obwohl sie selbst nur wenig Platz benötigen.
Eine sinnvolle Lagerorganisation sorgt deshalb dafür, dass auch diese kleinen Bestandteile eindeutig zugeordnet und auffindbar bleiben.
Grafiken zwischen zwei Messen richtig verwalten
Bei vielen Messeständen sind Grafiken ein besonderer Bestandteil des Messebestands. Sie können dauerhaft verwendet oder für einzelne Veranstaltungen ausgetauscht werden.
Deshalb sollte klar sein, welche Grafiken zum Grundbestand gehören und welche nur für eine bestimmte Veranstaltung benötigt wurden.
Wenn ein Unternehmen beispielsweise denselben Messestand auf drei unterschiedlichen Fachmessen verwendet, kann der Aufbau grundsätzlich gleich bleiben, während einzelne Kommunikationsflächen angepasst werden.
Das kann die Wiederverwendung des vorhandenen Messestands erleichtern.
Ein Messestand kann mehrfach eingesetzt werden
Die Lagerung zwischen zwei Messen ist besonders interessant, wenn ein Unternehmen seinen Messestand mehrfach verwenden möchte.
Der Grundgedanke ist einfach:
Ein vorhandener Messestand wird nicht nach einer Veranstaltung entsorgt oder ersetzt, sondern für weitere Einsätze vorbereitet.
Das kann bei unterschiedlichen Messen funktionieren, sofern Standgröße, System, Ausstattung und jeweilige Veranstaltungsanforderungen dazu passen.
Der Bestand wird nach jeder Messe wieder zurückgeführt und steht für den nächsten Termin zur Verfügung.
Ein Messestand für mehrere Messen: Der Ablauf
Bei regelmäßigen Messeauftritten kann ein wiederkehrender Ablauf etabliert werden:
- Planung der nächsten Veranstaltung
- Prüfung des vorhandenen Bestands
- Zusammenstellung der benötigten Komponenten
- gegebenenfalls Ergänzung oder Reparatur
- Vorbereitung des Transports
- Anlieferung zur Messe
- Aufbau
- Veranstaltung
- Abbau
- Rücktransport
- Kontrolle
- erneute Einlagerung
Dieser Ablauf kann bei jeder weiteren Veranstaltung wiederholt werden.
Damit wird die Messeorganisation von einem einzelnen Projekt zu einem wiederkehrenden Prozess.
Was bei der Lagerung zwischen zwei Messen häufig unterschätzt wird
Die reine Lagerfläche ist häufig nicht das eigentliche Problem.
Unterschätzt werden vielmehr die Aufgaben rund um die Lagerung.
Dazu gehören beispielsweise:
- Rücktransport nach der Messe
- Entladen
- Sortieren
- Bestandskontrolle
- Schadensprüfung
- Verpackung
- Beschriftung
- Inventarisierung
- Zusammenstellung für den nächsten Einsatz
- erneute Bereitstellung
- Transport zur nächsten Messe
Wenn diese Aufgaben intern bei Marketing oder Vertrieb landen, kann die Lagerung schnell zu einer zusätzlichen organisatorischen Belastung werden.
Wer kümmert sich zwischen zwei Messen um den Messestand?
In vielen Unternehmen gibt es keine eigene Person, deren Hauptaufgabe die Verwaltung des Messebestands ist.
Stattdessen kümmern sich je nach Situation Marketing, Vertrieb, Assistenz, Einkauf, Facility Management oder einzelne Mitarbeiter darum.
Das funktioniert bei einzelnen Veranstaltungen möglicherweise problemlos.
Wenn jedoch mehrere Messen im Jahr stattfinden, können sich die Aufgaben schnell verteilen:
Marketing kennt den nächsten Termin. Der Einkauf bestellt neue Grafiken. Ein Mitarbeiter organisiert den Transport. Das Lager stellt Material bereit. Ein externer Monteur baut den Stand auf.
Je mehr Beteiligte im Prozess sind, desto wichtiger wird eine klare Zuständigkeit.
Eine zentrale Zuständigkeit kann die Messeorganisation vereinfachen
Für regelmäßige Aussteller kann es deshalb sinnvoll sein, die Aufgaben rund um den Messebestand möglichst zentral zu organisieren.
Das bedeutet nicht zwingend, dass sämtliche Aufgaben an einen einzigen Dienstleister abgegeben werden müssen.
Vielmehr sollte klar sein, wer für den physischen Bestand und die Abläufe zwischen den Veranstaltungen verantwortlich ist.
Dann kann das Marketing sich auf Inhalte, Kommunikation und Messeziele konzentrieren, während Lagerung, Transport und Montage organisatorisch getrennt davon abgewickelt werden.
Was ein externer Servicepartner übernehmen kann
Ein externer Servicepartner kann je nach Bedarf nur die Lagerung oder einen größeren Teil des Prozesses übernehmen.
Bei einem vorhandenen Messebestand können beispielsweise folgende Leistungen miteinander verbunden werden:
- Übernahme des vorhandenen Messebestands
- Bestandsaufnahme
- Inventarisierung
- Einlagerung
- Vorbereitung
- Abholung
- Transport
- Anlieferung
- Aufbau
- Abbau
- Rücktransport
- erneute Einlagerung
Welche Leistungen tatsächlich benötigt werden, hängt vom Unternehmen und vom jeweiligen Messeauftritt ab.
Wann sich eine externe Lagerung besonders anbieten kann
Eine professionelle Lagerlösung kann insbesondere dann interessant sein, wenn mehrere der folgenden Punkte zutreffen:
- Sie besitzen bereits einen Messestand.
- Sie verwenden denselben Stand bei mehreren Veranstaltungen.
- Sie stellen regelmäßig aus.
- Sie haben keine geeignete eigene Lagerfläche.
- Der Messebestand soll nicht dauerhaft Büro- oder Produktionsflächen blockieren.
- Mehrere Mitarbeiter sind bisher mit der Organisation beschäftigt.
- Transport und Lagerung sollen miteinander verbunden werden.
- Sie möchten vor jedem Einsatz wissen, ob der Bestand vollständig ist.
- Sie möchten den Messestand nicht nach jeder Messe neu organisieren.
Zwischenlagerung ist nicht gleich kurzfristiges Abstellen auf dem Messegelände
Bei der Planung sollte außerdem zwischen der Lagerung des eigenen Messebestands zwischen zwei Veranstaltungen und der Lagerung während einer Messe unterschieden werden.
Auf Messegeländen gelten häufig besondere Regeln für Leergut, Verpackungen und andere Materialien. Die Deutsche Messe untersagt beispielsweise die Lagerung von Leergut in Hallen und auf Standflächen und verweist auf zugelassene Speditionen für dessen Einlagerung. Auch die Messe Frankfurt bietet für die Veranstaltungszeit spezielle Logistik- und Lagermöglichkeiten an.
Für die dauerhafte Lagerung des eigenen Messestands zwischen zwei Veranstaltungen sollte deshalb ein geeigneter Lagerort außerhalb des eigentlichen Messebetriebs vorgesehen werden.
Die nächste Messe bereits bei der Einlagerung mitdenken
Eine gute Lagerung orientiert sich nicht nur am Ende der letzten Messe, sondern bereits am nächsten Einsatz.
Wenn bekannt ist, dass der Messestand in sechs Wochen wieder benötigt wird, kann die Vorbereitung entsprechend geplant werden.
Bei einer längeren Pause kann dagegen eine dauerhafte Einlagerung im Vordergrund stehen.
Hilfreich ist deshalb ein Messekalender, in dem nicht nur die Veranstaltungstermine stehen, sondern auch die organisatorischen Zeitpunkte davor und danach.
Dazu können gehören:
- Termin der nächsten Messe
- benötigte Standgröße
- benötigte Komponenten
- Grafikanforderungen
- Bereitstellungstermin
- Transporttermin
- Aufbauzeit
- Abbauzeit
- Rücktransport
- erneute Einlagerung
Messestand zwischen zwei Messen lagern: Eine praktische Checkliste
Wenn ein Messestand nach einer Veranstaltung wieder eingelagert wird, können folgende Fragen als einfache Kontrolle dienen:
- Ist der komplette Messestand zurück?
- Sind alle Komponenten vorhanden?
- Wurden Schäden dokumentiert?
- Sind die Grafiken vollständig?
- Sind alle Transportkoffer vorhanden?
- Sind Kleinteile eindeutig zugeordnet?
- Ist der Bestand sauber und ordentlich verpackt?
- Ist der Lagerort geeignet?
- Ist der Bestand inventarisiert?
- Ist bekannt, wann der nächste Einsatz stattfindet?
- Welche Komponenten werden dafür benötigt?
- Müssen Reparaturen oder Ergänzungen vorher erledigt werden?
- Wer organisiert den nächsten Transport?
- Wer übernimmt den Aufbau?
- Wer übernimmt den Abbau und Rücktransport?
Je klarer diese Fragen beantwortet sind, desto geringer ist das Risiko, dass kurz vor der nächsten Messe unerwartete Aufgaben entstehen.
Was bedeutet „einsatzbereit“ bei einem Messestand?
Ein Messestand ist nicht allein deshalb einsatzbereit, weil sämtliche Einzelteile irgendwo im Lager vorhanden sind.
Einsatzbereit bedeutet vielmehr, dass der Bestand für den vorgesehenen Messeauftritt zusammengestellt und verwendet werden kann.
Dazu gehören je nach Stand beispielsweise:
- vollständige Systemkomponenten
- passende Verbindungsteile
- verwendbare Grafiken
- vorhandene Beleuchtung
- vollständige Ausstattung
- geeignete Verpackungen
- funktionsfähige Komponenten
- rechtzeitige Bereitstellung
- organisierter Transport
Erst das Zusammenspiel dieser Punkte macht aus eingelagertem Material wieder einen nutzbaren Messebestand.
Der Vorteil eines festen Ablaufs zwischen den Messen
Wenn ein Unternehmen regelmäßig ausstellt, lohnt es sich, den Ablauf zwischen den Veranstaltungen zu standardisieren.
Nach jeder Messe sollte möglichst derselbe Prozess folgen:
Abbau → Rücktransport → Kontrolle → Lagerung → Vorbereitung → Bereitstellung → Transport → Aufbau
Dadurch wird die Messeorganisation weniger abhängig von einzelnen Personen und weniger anfällig für kurzfristige Improvisation.
Gerade bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr kann das einen erheblichen organisatorischen Unterschied machen.
Messestand lagern und mehrfach nutzen statt jedes Mal neu anfangen
Ein vorhandener Messestand muss nicht nach jeder Veranstaltung neu gedacht werden.
Wenn System und Ausstattung weiterhin zum Unternehmen und zu den jeweiligen Veranstaltungen passen, kann der Bestand über mehrere Messeauftritte hinweg genutzt werden.
Je nach Veranstaltung können einzelne Elemente angepasst oder ergänzt werden. Der Grundbestand bleibt dabei erhalten und wird zwischen den Einsätzen eingelagert.
Das macht die Lagerung zu einem wichtigen Bestandteil der Wiederverwendung.
Messestand zwischen zwei Messen lagern mit EINS PLUS
Wenn Sie bereits einen Messestand besitzen, müssen Sie nicht automatisch eine eigene Lager- und Logistikstruktur dafür aufbauen.
EINS PLUS kann vorhandene Messebestände übernehmen und je nach Bedarf Lagerung, Bestandsaufnahme, Vorbereitung, Transport, Aufbau, Abbau und Rücktransport organisieren.
Damit bleibt Ihr vorhandener Messebestand zwischen den Veranstaltungen an einem festen Ort und kann für den nächsten Einsatz wieder bereitgestellt werden.
Das ist besonders interessant für Unternehmen, die regelmäßig auf Messen oder Kongressen ausstellen, ihren vorhandenen Bestand weiterverwenden möchten und gleichzeitig organisatorische Aufgaben rund um Lagerung und Logistik auslagern wollen.
Ein Messebestand, mehrere Veranstaltungen, ein organisierter Ablauf
Der eigentliche Wert eines vorhandenen Messestands entsteht nicht nur während der Messe. Er liegt auch darin, dass derselbe Bestand wiederholt eingesetzt werden kann.
Dafür muss der Zeitraum zwischen zwei Veranstaltungen funktionieren.
Der Messestand wird nach dem Abbau zurückgeführt, kontrolliert, ordentlich eingelagert und für den nächsten Termin wieder bereitgestellt. Wenn dieser Ablauf klar geregelt ist, wird aus einer einzelnen Messe ein wiederholbarer Prozess.
Sie haben einen Messestand. Sie haben mehrere Veranstaltungen. EINS PLUS kümmert sich um das, was dazwischen passiert.
Sie stellen aus. Wir kümmern uns.