Ein Messestand muss nicht automatisch ersetzt werden, nur weil er bereits mehrere Jahre alt ist. Viele Unternehmen verfügen über einen bestehenden Messestand, der nach einer Veranstaltung eingelagert wurde und seitdem nur selten oder gar nicht genutzt wurde. Gleichzeitig steht die nächste Messe an und es stellt sich die Frage: Soll der vorhandene Messestand erneut eingesetzt werden oder ist eine neue Lösung sinnvoller?
Die Antwort hängt nicht allein vom Alter des Messestands ab. Entscheidend sind vielmehr der Zustand der einzelnen Komponenten, die Konstruktion, die vorhandene Ausstattung, die geplante Standfläche, das aktuelle Erscheinungsbild und der Aufwand, der für einen erneuten Einsatz erforderlich ist.
Gerade bei modular aufgebauten Messeständen können viele Elemente über mehrere Veranstaltungen hinweg verwendet werden. Die Messe Düsseldorf empfiehlt beispielsweise eine lange Lebensdauer und wiederverwendbare Elemente und weist darauf hin, dass sich ein über mehrere Jahre eingesetzter Stand auch für die Wiedererkennbarkeit einer Marke nutzen lässt.
Die eigentliche Frage lautet deshalb nicht: Wie alt ist der Messestand?
Sondern: Wie gut lässt sich der vorhandene Messestand heute noch einsetzen?
Ein alter Messestand ist nicht automatisch ein unbrauchbarer Messestand
Das Alter allein sagt relativ wenig über die tatsächliche Nutzbarkeit aus.
Ein Messestand, der vor fünf oder zehn Jahren angeschafft wurde, kann technisch und konstruktiv noch problemlos eingesetzt werden. Gleichzeitig kann ein deutlich jüngerer Stand bereits unbrauchbar sein, wenn einzelne Bauteile beschädigt wurden, Grafiken nicht mehr verwendbar sind oder das System nicht mehr zur geplanten Standfläche passt.
Bei der Beurteilung sollte deshalb zwischen verschiedenen Bestandteilen unterschieden werden.
Ein vorhandener Messestand kann beispielsweise aus folgenden Komponenten bestehen:
- Wand- und Rahmenelemente
- Aluminiumprofile oder andere Systemkonstruktionen
- Podeste und Bodenflächen
- Messetheken
- Regale und Ablagen
- Vitrinen
- Beleuchtung
- Monitore und Medientechnik
- Grafikflächen
- Transportkoffer
Nicht alle Komponenten müssen den gleichen Zustand haben. Häufig ist die Grundkonstruktion noch verwendbar, während einzelne Grafiken, Bodenbeläge oder technische Komponenten erneuert werden sollten.
Wann lohnt es sich, einen alten Messestand weiterzuverwenden?
Eine Weiterverwendung kann besonders interessant sein, wenn der vorhandene Messestand grundsätzlich noch funktionstüchtig ist und sich mit überschaubarem Aufwand an den nächsten Messeauftritt anpassen lässt.
Typische Voraussetzungen sind:
- Die Konstruktion ist stabil und vollständig.
- Die wesentlichen Bauteile sind weiterhin verfügbar.
- Der Messestand lässt sich erneut aufbauen.
- Die vorhandene Standgröße passt zur geplanten Fläche.
- Grafiken können ausgetauscht oder aktualisiert werden.
- Mobiliar und Ausstattung sind weiterhin verwendbar.
- Transport und Lagerung sind praktikabel.
- Der optische Auftritt kann bei Bedarf modernisiert werden.
Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann es sinnvoll sein, zunächst den vorhandenen Bestand zu prüfen, anstatt automatisch einen komplett neuen Messestand zu planen.
Der Zustand ist wichtiger als das Baujahr
Bei einem älteren Messestand sollte der Zustand der einzelnen Komponenten systematisch geprüft werden.
Dabei geht es nicht nur um sichtbare Beschädigungen. Auch Verbindungen, Verschlüsse, Oberflächen, Befestigungen und Transportverpackungen können für die weitere Nutzung relevant sein.
Eine einfache Bestandsprüfung kann beispielsweise folgende Fragen beantworten:
- Sind alle Bauteile vorhanden?
- Sind Profile oder Verbindungselemente beschädigt?
- Funktionieren Türen, Klappen und Verschlüsse?
- Sind Boden- und Wandflächen noch verwendbar?
- Sind Beleuchtung und technische Komponenten funktionsfähig?
- Sind die Transportkisten noch geeignet?
- Gibt es beschädigte oder fehlende Teile?
Erst nach dieser Prüfung lässt sich sinnvoll beurteilen, ob eine Wiederverwendung wirtschaftlich und organisatorisch sinnvoll ist.
Grafiken lassen sich häufig einfacher erneuern als der komplette Messestand
Ein häufiger Grund dafür, dass ein älterer Messestand nicht mehr zeitgemäß wirkt, sind nicht die eigentlichen Bauteile, sondern die sichtbaren Grafiken.
Ein Unternehmen kann sich seit dem ursprünglichen Bau des Messestands verändert haben. Logo, Farben, Produktportfolio, Unternehmensbotschaft oder Bildsprache können heute anders aussehen.
Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass die gesamte Konstruktion ersetzt werden muss.
Bei modularen Konzepten können bestimmte Grafikflächen häufig separat ausgetauscht werden. Die DGNB nennt die Wiederverwendung von Bauteilen und eine ressourcenschonende Planung ausdrücklich als Kriterien für nachhaltige Messestände.
Damit kann ein älterer Messestand technisch weitgehend erhalten bleiben, während der sichtbare Auftritt aktualisiert wird.
Alter Messestand mit neuer Grafik
Eine neue Grafik kann einen bestehenden Messestand deutlich verändern.
Statt die gesamte Konstruktion neu zu produzieren, können beispielsweise einzelne Wandflächen, textile Bespannungen, Banner oder andere Brandingelemente aktualisiert werden.
Das ist insbesondere dann interessant, wenn:
- die Grundkonstruktion weiterhin zum Unternehmen passt
- das Standdesign grundsätzlich noch funktioniert
- nur die Markenkommunikation veraltet ist
- neue Produkte oder Leistungen dargestellt werden sollen
- eine neue Kampagne integriert werden soll
So kann aus einem älteren Messestand ein aktualisierter Messeauftritt werden, ohne jedes Element neu produzieren zu müssen.
Wann lohnt sich eine Modernisierung des vorhandenen Messestands?
Zwischen vollständiger Weiterverwendung und kompletter Neuanschaffung gibt es einen dritten Weg: die Modernisierung.
Dabei bleibt ein großer Teil des vorhandenen Messestands erhalten. Einzelne Komponenten werden dagegen ausgetauscht oder ergänzt.
Beispielsweise können folgende Maßnahmen infrage kommen:
- neue Grafiken
- neue Beleuchtung
- neue Messetheke
- neue Möbel
- zusätzliche Regale
- neue Produktpräsentationen
- aktuelle Medientechnik
- neue Boden- oder Podestelemente
Dadurch kann ein vorhandenes Standkonzept an neue Anforderungen angepasst werden.
Die geplante Standfläche ist ein entscheidender Faktor
Ein Messestand kann technisch vollkommen intakt sein und trotzdem nicht für die nächste Messe passen.
Der Grund kann die verfügbare Standfläche sein.
Wenn der bisherige Stand beispielsweise für eine größere Fläche konzipiert wurde und nun eine deutlich kleinere Fläche zur Verfügung steht, muss geprüft werden, ob sich das System entsprechend reduzieren lässt.
Bei modularen Messeständen kann eine solche Anpassung häufig einfacher möglich sein als bei starr produzierten Individualständen.
Die Frage lautet deshalb nicht nur, ob der Stand noch funktioniert, sondern auch, ob er zur nächsten Veranstaltung passt.
Kann ein alter Messestand auf einer anderen Fläche eingesetzt werden?
Das hängt von der Konstruktion ab.
Ein modularer Messestand kann unter Umständen mit weniger oder zusätzlichen Elementen an eine andere Standgröße angepasst werden.
Bei einem individuell auf eine bestimmte Fläche gebauten Stand sind die Möglichkeiten häufig stärker eingeschränkt.
Deshalb sollte vor einer Wiederverwendung geprüft werden:
- Welche Standgröße steht zur Verfügung?
- Welche Elemente werden benötigt?
- Welche Elemente können entfallen?
- Welche Komponenten müssen ergänzt werden?
- Passt die geplante Besucherführung weiterhin?
- Bleiben Besprechungsbereiche und Stauraum erhalten?
Technik und Beleuchtung bei älteren Messeständen prüfen
Auch technische Komponenten sollten bei einer Wiederverwendung nicht einfach vorausgesetzt werden.
Beleuchtung, Monitore, Anschlüsse, Kabel und weitere technische Elemente können andere Anforderungen haben als zum Zeitpunkt der ursprünglichen Planung.
Bei einer erneuten Verwendung sollte deshalb geprüft werden, welche Technik tatsächlich vorhanden ist und ob sie für den nächsten Einsatz geeignet ist.
Manchmal ist es sinnvoll, nur einzelne technische Komponenten zu ersetzen und die übrige Standkonstruktion weiterzuverwenden.
Auch Möbel können weiterverwendet werden
Bei einem älteren Messestand lohnt sich der Blick auf die Ausstattung.
Messetheken, Sitzmöbel, Regale, Vitrinen oder andere Möbel können häufig unabhängig von der ursprünglichen Standgestaltung eingesetzt werden.
Dadurch entsteht ein modularer Messebestand, bei dem nicht zwingend immer der komplette ursprüngliche Stand aufgebaut werden muss.
Ein Unternehmen kann beispielsweise für eine kleine Veranstaltung nur Theke, Roll-up und zwei Stühle verwenden, während für eine größere Fachmesse zusätzlich Wandmodule, Regale und Präsentationstechnik benötigt werden.
Der Transport gehört zur Entscheidung dazu
Bei der Frage nach der Weiterverwendung sollte auch der Transport berücksichtigt werden.
Ein älterer Messestand kann technisch weiterhin verwendbar sein, aber aufgrund seiner Verpackung, seines Gewichts oder seines Volumens einen hohen logistischen Aufwand verursachen.
Deshalb sollte geprüft werden:
- Wie groß ist das Transportvolumen?
- Wie viele Transportkisten werden benötigt?
- Wie schwer sind die einzelnen Komponenten?
- Wie lässt sich der Stand verladen?
- Wie gut kann er eingelagert werden?
- Wie aufwendig ist der Aufbau?
Eine Wiederverwendung sollte deshalb immer im Zusammenhang mit Lagerung, Transport und Montage betrachtet werden.
Ein alter Messestand braucht einen geeigneten Lagerplatz
Wer einen Messestand weiterverwenden möchte, muss ihn zwischen den Veranstaltungen sachgerecht lagern.
Das gilt insbesondere für größere Wand- und Konstruktionselemente.
Eine ungeeignete Lagerung kann dazu führen, dass Komponenten beschädigt werden oder verloren gehen. Auch Grafiken, Textilien und empfindliche Oberflächen sollten entsprechend ihrer Eigenschaften gelagert werden.
Bei regelmäßigem Messeeinsatz kann eine externe Lagerung deshalb interessant sein.
Der vorhandene Messestand bleibt erhalten und wird zwischen den Veranstaltungen an einem geeigneten Ort aufbewahrt.
Alten Messestand extern lagern
Eine externe Lagerung kann besonders dann sinnvoll sein, wenn der Messestand im Unternehmen nur selten benötigt wird.
Das Unternehmen muss dann keine dauerhafte Lagerfläche für Messeausstattung vorhalten.
Zusätzlich kann der Bestand für die nächste Veranstaltung gezielt bereitgestellt werden.
So entsteht ein wiederkehrender Ablauf:
Lagerung → Vorbereitung → Transport → Aufbau → Messe → Abbau → Rücktransport → Lagerung.
Gerade bei Unternehmen mit mehreren Messeauftritten pro Jahr kann dieser Prozess organisatorisch interessant sein.
Wann lohnt sich ein kompletter Austausch?
Nicht jeder alte Messestand sollte zwangsläufig weiterverwendet werden.
Ein Austausch kann sinnvoll sein, wenn die grundlegende Konstruktion nicht mehr zu den Anforderungen des Unternehmens passt.
Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn:
- der Stand stark beschädigt ist
- wichtige Komponenten fehlen
- das System nicht mehr erweitert werden kann
- die vorhandene Standgröße nicht mehr benötigt wird
- die Konstruktion nicht zu den heutigen Veranstaltungsformaten passt
- der Aufbau unverhältnismäßig aufwendig ist
- technische Komponenten vollständig ersetzt werden müssten
- das Standkonzept nicht mehr zum aktuellen Markenauftritt passt
In solchen Fällen sollte der Aufwand einer Modernisierung mit der Planung einer neuen Lösung verglichen werden.
Alt bedeutet nicht automatisch unmodern
Ein häufiger Denkfehler ist die Gleichsetzung von Alter und fehlender Aktualität.
Ein zehn Jahre alter Stand kann mit einer neuen Grafik, aktueller Beleuchtung und einer angepassten Möblierung deutlich zeitgemäßer wirken als ein neu produzierter, aber nicht auf die Marke abgestimmter Stand.
Entscheidend ist deshalb die Kombination aus Konstruktion, Gestaltung und Nutzung.
Auch die Messe Düsseldorf weist darauf hin, dass ein über mehrere Jahre genutzter Stand zur Wiedererkennbarkeit einer Marke beitragen kann.
Wiederverwendung kann auch wirtschaftlich interessant sein
Die Weiterverwendung eines vorhandenen Messestands kann neben organisatorischen und ressourcenbezogenen Aspekten auch wirtschaftlich interessant sein.
Die Grundkonstruktion wurde bereits angeschafft und muss nicht erneut vollständig produziert werden.
Stattdessen können gezielt einzelne Komponenten erneuert werden.
Beispielsweise:
- neue Grafik statt neuer Wandkonstruktion
- neue Beleuchtung statt komplett neuer Standarchitektur
- neue Theke statt kompletter Neukonzeption
- zusätzliche Module statt eines komplett neuen Standes
Ob dies tatsächlich günstiger ist, muss im Einzelfall anhand des Zustands und des erforderlichen Aufwands kalkuliert werden.
Nachhaltigkeit beginnt mit der Frage nach der Weiterverwendung
Die Wiederverwendung vorhandener Bauteile ist auch aus Nachhaltigkeitssicht relevant.
Die DGNB berücksichtigt bei nachhaltigen Messeständen ausdrücklich die Wiederverwendung von Bauteilen sowie einen zerstörungsfreien Rückbau.
Auch Messe Düsseldorf empfiehlt langlebige und wiederverwendbare Elemente und nennt modulare, anpassbare Konzepte als Ansatz für nachhaltigeres Ausstellen.
Dabei sollte Nachhaltigkeit nicht nur auf die Materialauswahl reduziert werden.
Auch Lagerung, Transport, Aufbau, Reparatur und die tatsächliche Anzahl der Einsätze gehören zur Betrachtung des gesamten Lebenszyklus.
Mehrere Einsätze machen einen alten Messestand interessanter
Je häufiger ein vorhandener Messestand eingesetzt werden kann, desto stärker kommt seine Wiederverwendbarkeit zum Tragen.
Das gilt insbesondere für Unternehmen, die regelmäßig an Messen teilnehmen.
Ein vorhandener Stand kann beispielsweise bei verschiedenen Veranstaltungen eingesetzt werden, sofern Fläche, Aufbaukonzept und Ausstattung jeweils passen.
Durch eine modulare Planung können einzelne Bestandteile je nach Messe ergänzt oder weggelassen werden.
Ein alter Messestand kann zum Messebestand werden
Statt einen bestehenden Messestand ausschließlich als komplettes Paket zu betrachten, kann es sinnvoll sein, ihn in einzelne Komponenten aufzuteilen.
Aus dem alten Messestand wird dann ein Messebestand.
Dieser kann beispielsweise enthalten:
- Wandmodule
- Theken
- Regale
- Vitrinen
- Beleuchtung
- Grafiksysteme
- Mobiliar
- Transportkisten
Für eine kleinere Veranstaltung werden daraus vielleicht nur einige Komponenten benötigt. Für eine größere Messe kann der Bestand wieder nahezu vollständig eingesetzt werden.
Was passiert mit nicht mehr benötigten Komponenten?
Nicht jedes Element eines alten Messestands muss zwangsläufig weiterverwendet werden.
Bei einer Bestandsprüfung kann sich herausstellen, dass einzelne Teile beschädigt, veraltet oder für zukünftige Veranstaltungen nicht mehr relevant sind.
Dann sollte der Bestand entsprechend aufgeteilt werden:
- weiterverwenden
- reparieren
- modernisieren
- ersetzen
- anderweitig verwenden
- recyceln oder fachgerecht entsorgen
So wird nicht automatisch der komplette Messestand verworfen, nur weil einzelne Bestandteile nicht mehr verwendet werden können.
Alten Messestand prüfen lassen
Wenn unklar ist, ob ein vorhandener Messestand noch eingesetzt werden kann, kann eine praktische Bestandsprüfung sinnvoll sein.
Dabei sollte der gesamte Bestand betrachtet werden und nicht nur ein einzelnes Bauteil.
Interessant sind insbesondere:
- Zustand der Konstruktion
- Vollständigkeit
- Standgröße
- Erweiterbarkeit
- Grafiken
- Beleuchtung
- Mobiliar
- Transportfähigkeit
- Lagerfähigkeit
- Aufbauaufwand
Auf dieser Grundlage kann entschieden werden, ob eine unveränderte Weiterverwendung, eine Modernisierung oder eine neue Lösung sinnvoller ist.
Alten Messestand für die nächste Messe vorbereiten
Wenn die Entscheidung für eine Weiterverwendung gefallen ist, sollte der Stand rechtzeitig vorbereitet werden.
Der Ablauf kann beispielsweise so aussehen:
- Vorhandenen Bestand erfassen
- Zustand der Komponenten prüfen
- Benötigte Standgröße feststellen
- Grafiken prüfen
- Fehlende Komponenten identifizieren
- Reparaturen oder Modernisierungen durchführen
- Stand für den Transport vorbereiten
- Zur Messe transportieren
- Aufbauen und ausrichten
- Nach der Messe abbauen
- Zurücktransportieren
- Für den nächsten Einsatz einlagern
Ein klarer Ablauf verhindert, dass die Entscheidung für die Weiterverwendung zwar getroffen wird, die praktische Organisation anschließend aber jedes Mal neu beginnt.
Alten Messestand einlagern und wiederverwenden
Wer seinen Messestand über mehrere Veranstaltungen hinweg einsetzen möchte, benötigt einen funktionierenden Prozess zwischen den einzelnen Einsätzen.
Die Lagerung ist dabei ein wichtiger Bestandteil.
Der Stand wird nach der Messe nicht einfach irgendwo abgestellt, sondern für den nächsten Einsatz strukturiert aufbewahrt.
Das kann intern oder extern erfolgen.
Bei externer Lagerung kann zusätzlich die Vorbereitung für den nächsten Messeauftritt organisiert werden.
Weiterverwenden statt jedes Mal neu beginnen
Die Grundidee ist einfach: Ein Messestand muss nicht nach jeder Veranstaltung neu gedacht werden.
Wenn die Konstruktion weiterhin funktioniert, können vorhandene Elemente erneut eingesetzt werden. Neue Anforderungen lassen sich gegebenenfalls durch einzelne Ergänzungen oder neue Grafiken abbilden.
So entsteht ein Messeauftritt, der sich über mehrere Veranstaltungen weiterentwickeln kann.
EINS PLUS: Vorhandene Messeausstattung weiter nutzen
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service unterstützt Unternehmen dabei, vorhandene Messeausstattung nicht einfach nach einer Veranstaltung beiseitezustellen, sondern für weitere Einsätze zu organisieren.
Dabei kann ein vorhandener Messestand ebenso berücksichtigt werden wie einzelne Komponenten daraus.
Zum Bestand können beispielsweise Messewände, Roll-ups, Messetheken, Displays, Möbel, Grafiken, Prospektständer und weitere Ausstattung gehören.
Je nach Bedarf kann EINS PLUS die Übernahme des Bestands, die Lagerung, die Vorbereitung, den Transport, den Aufbau, den Abbau und die Rückführung miteinander verbinden.
Damit kann aus einem einmal angeschafften Messestand ein wiederkehrend nutzbarer Messebestand werden.
Wann sollte ein alter Messestand ersetzt werden?
Die Weiterverwendung ist nicht immer die richtige Lösung.
Wenn wesentliche Teile beschädigt sind, der Stand nicht mehr zur benötigten Fläche passt oder eine grundlegende Änderung des Markenauftritts ansteht, kann eine Neuentwicklung sinnvoller sein.
Auch wenn die Kosten für Reparatur, Anpassung und Modernisierung einen großen Teil der Kosten einer neuen Lösung erreichen, sollte ein Vergleich durchgeführt werden.
Wichtig ist dabei, nicht nur den Anschaffungspreis zu vergleichen.
Auch Lagerung, Transport, Aufbau, Anpassungen und zukünftige Nutzung sollten berücksichtigt werden.
Checkliste: Alten Messestand weiterverwenden
- ☐ Ist die Grundkonstruktion noch stabil?
- ☐ Sind alle wichtigen Bauteile vorhanden?
- ☐ Sind die Verbindungselemente funktionsfähig?
- ☐ Passt der Stand zur geplanten Standfläche?
- ☐ Lassen sich einzelne Module weglassen oder ergänzen?
- ☐ Sind die vorhandenen Grafiken noch aktuell?
- ☐ Können Grafiken ausgetauscht werden?
- ☐ Sind Beleuchtung und Technik noch verwendbar?
- ☐ Sind Möbel und Theken noch in gutem Zustand?
- ☐ Sind Transportkisten und Verpackungen vorhanden?
- ☐ Ist eine geeignete Lagerung möglich?
- ☐ Ist der Transport organisatorisch sinnvoll?
- ☐ Lohnt sich eine Modernisierung einzelner Komponenten?
- ☐ Soll der Stand bei mehreren Veranstaltungen eingesetzt werden?
Fazit: Erst prüfen, dann ersetzen
Ein alter Messestand muss nicht automatisch durch einen neuen ersetzt werden. Entscheidend sind Zustand, Konstruktion, Standfläche, Ausstattung, Optik und der Aufwand für einen erneuten Einsatz.
Besonders bei modularen und wiederverwendbaren Systemen kann sich die Weiterverwendung über mehrere Veranstaltungen anbieten. Einzelne Komponenten lassen sich gegebenenfalls reparieren, ergänzen oder modernisieren. Grafiken können ausgetauscht werden, während die vorhandene Grundkonstruktion erhalten bleibt.
Auch aus Sicht einer ressourcenschonenden Messeplanung ist die Mehrfachnutzung relevant. DGNB und Messe Düsseldorf stellen die Wiederverwendung und die langfristige Nutzbarkeit von Standkomponenten ausdrücklich als wichtige Aspekte nachhaltiger Messekonzepte heraus.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, wie alt ein Messestand ist, sondern welchen Nutzen der vorhandene Bestand noch bietet.
Wenn Konstruktion, Ausstattung und Standkonzept weiterhin funktionieren, kann es sinnvoller sein, den vorhandenen Messestand weiterzuverwenden, gezielt zu modernisieren und für weitere Veranstaltungen zu organisieren, statt jedes Mal komplett neu zu beginnen.