Ein Roll-up ist nach der Messe schnell abgebaut. Damit ist die Arbeit mit der mobilen Messeausstattung aber noch nicht ganz erledigt. Das Roll-up muss wieder sicher verstaut, auf Schäden kontrolliert und so gelagert werden, dass es beim nächsten Einsatz direkt wieder verwendet werden kann.
Gerade Unternehmen, die regelmäßig an Messen, Kongressen, Fachveranstaltungen oder Kundenevents teilnehmen, nutzen ihre Roll-ups mehrfach. Das macht eine durchdachte Lagerung sinnvoll. Denn ein Roll-up besteht nicht nur aus einer bedruckten Grafik. Auch Kassette, Mechanik, Stange, Standfüße und Transporttasche gehören zum System und sollten zwischen zwei Veranstaltungen zusammenbleiben.
Wer sein Roll-up nach jeder Messe einfach irgendwo abstellt, riskiert unnötige Verschmutzungen, Beschädigungen oder fehlende Einzelteile. Herstellerhinweise empfehlen unter anderem, die Grafik kontrolliert und langsam in die Kassette zurückzuführen, das System zu zerlegen und anschließend in der vorgesehenen Tragetasche trocken zu lagern.
Dieser Artikel zeigt, worauf Sie beim Roll-up nach der Messe lagern achten sollten, welche Fehler häufig vorkommen und wie sich Roll-ups sinnvoll in einen größeren Messebestand integrieren lassen.
Warum die Lagerung eines Roll-ups überhaupt wichtig ist
Ein Roll-up ist für den mobilen Einsatz konzipiert. Es wird transportiert, auf- und abgebaut und häufig von Veranstaltung zu Veranstaltung bewegt. Genau diese wiederkehrende Nutzung unterscheidet es von einer dauerhaft installierten Werbefläche.
Nach einer Messe kann das System beispielsweise mit Staub, Abrieb oder anderen Verschmutzungen in Kontakt gekommen sein. Gleichzeitig kann beim Auf- und Abbau oder beim Transport die Kassette beschädigt worden sein oder die Stange beziehungsweise einzelne Zubehörteile können fehlen.
Eine kurze Kontrolle direkt nach der Veranstaltung ist deshalb sinnvoller, als das Roll-up ungeprüft für mehrere Monate einzulagern.
Besonders relevant ist die Lagerung für Unternehmen, die dasselbe Roll-up mehrfach einsetzen. Je besser der Bestand zwischen den Veranstaltungen organisiert ist, desto leichter lässt sich der nächste Messeauftritt vorbereiten.
Was gehört überhaupt zu einem Roll-up?
Wenn von einem Roll-up gesprochen wird, ist häufig nur die sichtbare Grafik gemeint. Für die Lagerung sollte jedoch das komplette System betrachtet werden.
Typischerweise gehören dazu:
- die bedruckte Grafik
- die Roll-up-Kassette
- die Aufstellstange
- Standfüße beziehungsweise ausklappbare Füße
- gegebenenfalls zusätzliche Verbindungselemente
- die Tragetasche oder Schutzhülle
Je nach System können Aufbau und Bestandteile unterschiedlich sein. Deshalb sollten bei der Lagerung immer die jeweiligen Herstellerangaben berücksichtigt werden.
Der entscheidende Punkt ist: Ein Roll-up sollte nicht als loses Einzelteil im Lager verschwinden. Grafik, Kassette, Stange und Zubehör gehören organisatorisch zusammen.
Roll-up nach der Messe nicht einfach zusammenpacken
Der häufigste Fehler ist ein zu schneller Abbau. Nach einer langen Messe soll es möglichst schnell gehen, und das Roll-up wird unmittelbar eingepackt.
Gerade beim Einrollen der Grafik sollte jedoch sorgfältig gearbeitet werden. Herstelleranleitungen weisen darauf hin, dass das Banner gerade und langsam in die Kassette zurückgeführt werden sollte. Ein unkontrolliertes Zurückschnellen kann Grafik und Mechanik belasten.
Deshalb lohnt sich eine kurze feste Routine nach jeder Veranstaltung.
1. Grafik langsam einrollen
Die Grafik sollte gerade geführt werden und ohne unnötige Spannung in die Kassette zurücklaufen. Lassen Sie das System nicht einfach unkontrolliert zurückschnellen.
2. Stange und Zubehör entnehmen
Bei vielen Roll-up-Systemen wird die Aufstellstange nach dem Einrollen aus der Kassette genommen und für den Transport zerlegt. Je nach System können die einzelnen Teile anschließend wieder in oder an der Kassette verstaut werden.
3. Kassette kontrollieren
Prüfen Sie die Kassette auf sichtbare Beschädigungen und Verschmutzungen. Gerade nach dem Transport können sich Staub oder Sand an der Außenseite befinden. Ein Hersteller empfiehlt beispielsweise, die Kassette vor der Aufbewahrung mit einem weichen, trockenen Tuch zu reinigen.
4. Vollständigkeit prüfen
Fehlt die Aufstellstange, ein Fuß oder die Tragetasche, fällt das häufig erst beim nächsten Einsatz auf. Eine kurze Kontrolle unmittelbar nach der Messe verhindert, dass ein fehlendes Teil mehrere Monate unbemerkt bleibt.
Roll-up vor der Lagerung reinigen
Eine aufwendige Reinigung ist normalerweise nicht notwendig. Wichtig ist vielmehr, Verschmutzungen nicht über längere Zeit auf der Grafik oder der Kassette zu belassen.
Bei leichten Verschmutzungen kann je nach Material ein weiches, feuchtes Tuch verwendet werden. Hersteller- und Produktanweisungen unterscheiden sich jedoch. Manche Systeme dürfen lediglich mit Wasser gereinigt werden, während andere Materialien andere Pflegehinweise haben. Deshalb sollten Sie die Vorgaben des jeweiligen Herstellers beachten.
Besonders wichtig: Die Grafik sollte vollständig trocken sein, bevor sie wieder eingelagert wird. Feuchtigkeit sollte nicht über längere Zeit in einem geschlossenen Aufbewahrungssystem eingeschlossen werden.
Roll-up niemals feucht einlagern
Ein Roll-up kann nach einer Veranstaltung mit Feuchtigkeit in Kontakt gekommen sein. Das kann beispielsweise bei einem Transport, bei der Anlieferung oder bei einem Einsatz außerhalb geschlossener Räume passieren.
Bevor das System für längere Zeit eingelagert wird, sollte deshalb kontrolliert werden, ob Grafik, Kassette und Zubehör trocken sind.
Auch bei der Reinigung gilt: Erst vollständig trocknen lassen und anschließend wieder verpacken. Verschiedene Pflegehinweise für Banner und Roll-ups empfehlen ausdrücklich, Druckmaterialien nicht feucht zu lagern.
Wie sollte ein Roll-up gelagert werden?
Für die Lagerung ist ein trockener, geschützter Platz sinnvoll. Direkte Sonneneinstrahlung, starke Hitze und feuchte Lagerbedingungen sollten vermieden werden. Auch längere Hitzeeinwirkung kann für Druckmaterialien und Komponenten problematisch sein.
Am einfachsten ist die Lagerung in der dafür vorgesehenen Tragetasche oder einem geeigneten Schutzsystem. Dadurch wird das Roll-up vor Staub und mechanischen Beschädigungen geschützt.
Besonders bei einer längeren Lagerdauer sollte das Roll-up nicht ungeschützt zwischen anderen Messematerialien liegen.
Warum die Tragetasche mehr ist als nur Transportzubehör
Die Tragetasche wird häufig als reines Transportmittel betrachtet. Für die Lagerung erfüllt sie jedoch ebenfalls eine wichtige Funktion.
Sie hält die einzelnen Bestandteile zusammen und reduziert das Risiko, dass Zubehörteile getrennt vom eigentlichen Roll-up gelagert werden.
Das ist besonders bei Unternehmen relevant, die mehrere Roll-ups besitzen. Ohne klare Zuordnung kann schnell die Situation entstehen, dass mehrere Kassetten, Stangen und Taschen gemeinsam gelagert werden und niemand mehr genau weiß, welches Zubehör zu welchem System gehört.
Mehrere Roll-ups lagern: Ordnung ist wichtiger als der einzelne Stellplatz
Bei einem einzigen Roll-up ist die Lagerung meist unkompliziert. Schwieriger wird es, wenn ein Unternehmen mehrere Veranstaltungen pro Jahr durchführt und dafür unterschiedliche Roll-ups besitzt.
Dann sollte der Bestand strukturiert werden.
Sinnvoll kann beispielsweise eine Kennzeichnung nach folgenden Kriterien sein:
- Unternehmensbereich
- Produkt oder Marke
- Kampagne
- Veranstaltungsformat
- Grafikversion
- Abmessung
- Standort oder Einsatzbereich
Eine einfache Inventarliste kann ebenfalls hilfreich sein. Sie muss nicht kompliziert sein. Entscheidend ist, dass vor dem nächsten Messeauftritt schnell erkennbar ist, welche Roll-ups vorhanden sind und in welchem Zustand sie sich befinden.
Roll-up nach der Messe auf Schäden prüfen
Der richtige Zeitpunkt für eine Kontrolle ist unmittelbar nach der Veranstaltung.
Prüfen Sie insbesondere:
- Ist die Grafik sauber?
- Ist die Grafik vollständig eingerollt?
- Gibt es sichtbare Knicke oder Beschädigungen?
- Ist die Kassette unbeschädigt?
- Funktioniert der Einrollmechanismus?
- Ist die Aufstellstange vollständig?
- Sind alle Standfüße vorhanden?
- Ist die Tragetasche vorhanden?
- Ist das gesamte System trocken?
Bei mechanischen Problemen sollte nicht versucht werden, den Aufrollmechanismus eigenständig zu öffnen. Je nach System kann dieser unter Spannung stehen. Bei Unsicherheit sind die Herstellerangaben oder ein entsprechender Reparaturservice die bessere Anlaufstelle.
Was tun, wenn das Roll-up beschädigt ist?
Nicht jeder Schaden bedeutet automatisch, dass das komplette Roll-up ersetzt werden muss.
Es sollte zunächst unterschieden werden, welcher Bestandteil betroffen ist. Eine beschädigte Tragetasche ist etwas anderes als eine beschädigte Grafik. Auch eine fehlende Aufstellstange oder ein Problem mit der Kassette kann separat betrachtet werden.
Gerade bei regelmäßig genutzter Messeausstattung kann es sinnvoll sein, Schäden direkt nach der Veranstaltung zu dokumentieren und zu entscheiden, ob eine Reparatur, ein Austausch einzelner Komponenten oder eine neue Grafik erforderlich ist.
So wird verhindert, dass ein defektes Roll-up erst kurz vor der nächsten Messe auffällt.
Grafik wechseln oder komplettes Roll-up ersetzen?
Ein weiterer Punkt ist die Aktualität der Grafik. Das mechanische System kann noch vollständig funktionieren, während die darauf befindliche Botschaft nicht mehr zur aktuellen Unternehmenskommunikation passt.
Dann kann es sinnvoll sein zu prüfen, ob die Grafik eines bestehenden Systems ausgetauscht werden kann. Ob und wie das möglich ist, hängt vom jeweiligen Roll-up-System und der Konstruktion ab.
Damit wird deutlich: Der vorhandene Messebestand muss nicht zwangsläufig vollständig ersetzt werden, nur weil sich einzelne Inhalte ändern.
Roll-up lagern und für die nächste Messe vorbereiten
Eine gute Lagerung endet nicht beim Abstellen des Roll-ups. Bei regelmäßigem Messeeinsatz sollte der Bestand so organisiert sein, dass die Vorbereitung des nächsten Termins möglichst einfach wird.
Das kann beispielsweise bedeuten:
- Roll-up aus dem Lagerbestand auswählen
- Zustand kontrollieren
- Grafik prüfen
- Zubehör auf Vollständigkeit kontrollieren
- gegebenenfalls reinigen
- zusätzliche Messeausstattung zusammenstellen
- Transport vorbereiten
- für die Veranstaltung bereitstellen
Bei einem Unternehmen mit mehreren Messeauftritten pro Jahr entsteht daraus ein wiederkehrender Prozess. Je klarer dieser Prozess organisiert ist, desto weniger Arbeit entsteht unmittelbar vor der Veranstaltung.
Roll-ups als Teil eines größeren Messebestands
In der Praxis steht ein Roll-up selten alleine. Häufig gehören weitere mobile Elemente zum Messebestand:
- Messewände
- Counter
- Prospektständer
- Displays
- Faltdisplays
- Beleuchtung
- Möbel
- Prospekte und Informationsmaterial
- Grafiken
- Transportverpackungen
Wer nur das Roll-up ordentlich lagert, aber die übrige Messeausstattung unorganisiert im Unternehmen verteilt, löst damit nur einen Teil des Problems.
Deshalb lohnt sich bei regelmäßigem Messeeinsatz eine Betrachtung des gesamten Messebestands.
Messeausstattung zentral lagern statt im Unternehmen verteilen
Viele Unternehmen lagern ihre Messeausstattung dort, wo gerade Platz vorhanden ist: im Büro, im Archiv, im Keller, in einem Abstellraum oder in einer Produktionsfläche.
Bei wenigen Einsätzen kann das funktionieren. Mit zunehmendem Bestand entstehen jedoch organisatorische Probleme.
Die Ausstattung nimmt Platz weg, einzelne Komponenten werden schwer auffindbar und niemand weiß genau, was noch vorhanden ist. Gleichzeitig müssen Mitarbeiter vor jeder Messe Zeit dafür aufwenden, die benötigten Materialien zusammenzusuchen.
Eine zentrale Lagerung kann deshalb nicht nur Platz schaffen, sondern auch den organisatorischen Aufwand reduzieren.
Wann lohnt sich eine externe Lagerung von Roll-ups?
Ein einzelnes Roll-up benötigt nur wenig Platz. Eine externe Lagerung wird daher nicht allein wegen des Stellplatzes notwendig.
Interessanter wird die Frage, wenn das Roll-up Teil eines größeren Messebestands ist oder regelmäßig eingesetzt wird.
Eine externe Lösung kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn:
- im Unternehmen keine geeignete Lagerfläche vorhanden ist
- mehrere Roll-ups und Displays gelagert werden müssen
- der Messebestand über längere Zeit nicht benötigt wird
- die Ausstattung regelmäßig zu unterschiedlichen Veranstaltungen transportiert werden muss
- niemand intern für die Lagerung verantwortlich ist
- der Bestand vor jeder Veranstaltung neu zusammengestellt werden muss
- mehrere Messeauftritte pro Jahr stattfinden
Der entscheidende Vorteil einer externen Lagerung liegt dann nicht unbedingt in der eingesparten Fläche allein. Es geht vielmehr darum, Lagerung, Bestandsverwaltung und die Vorbereitung kommender Veranstaltungen sinnvoll miteinander zu verbinden.
Roll-up lagern lassen: Was kann ein Servicepartner übernehmen?
Wenn ein Unternehmen seine Messeausstattung nicht selbst verwalten möchte, kann ein externer Servicepartner verschiedene Aufgaben übernehmen.
Dazu können je nach Vereinbarung gehören:
- Übernahme des vorhandenen Messebestands
- Bestandsaufnahme und Inventarisierung
- Einlagerung der Roll-ups und weiteren Messeausstattung
- Kontrolle der vorhandenen Komponenten
- Vorbereitung für den nächsten Einsatz
- Zusammenstellung des benötigten Messebestands
- Transport zur Veranstaltung
- Anlieferung
- Aufbau
- Abbau
- Rücktransport
- erneute Einlagerung
Damit wird aus der reinen Lagerfrage ein organisierter wiederkehrender Messeprozess.
Roll-up nach der Messe lagern: Der sinnvolle Ablauf
Für Unternehmen mit regelmäßigem Messeeinsatz lässt sich der Ablauf einfach strukturieren.
Schritt 1: Roll-up abbauen
Die Grafik wird kontrolliert eingerollt und die Komponenten werden entsprechend der Herstelleranleitung zerlegt.
Schritt 2: Zustand kontrollieren
Grafik, Kassette, Mechanik, Stange, Standfüße und Tasche werden auf Vollständigkeit und sichtbare Schäden geprüft.
Schritt 3: Reinigen und trocknen
Verschmutzungen werden entsprechend der Material- und Herstellerangaben entfernt. Vor der Einlagerung muss das System trocken sein.
Schritt 4: Zusammengehörige Teile bündeln
Alle Komponenten werden gemeinsam verstaut. Eine Kennzeichnung kann die spätere Zuordnung erleichtern.
Schritt 5: Geschützt lagern
Das Roll-up wird in der vorgesehenen Tasche oder einem geeigneten Schutzsystem an einem trockenen, geschützten Ort gelagert.
Schritt 6: Nächsten Einsatz vorbereiten
Vor der nächsten Veranstaltung wird kontrolliert, ob das Roll-up weiterhin vollständig und einsatzbereit ist. Bei regelmäßigem Messebetrieb kann dieser Schritt in die allgemeine Vorbereitung des Messebestands integriert werden.
Roll-up Lagerung bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr
Besonders relevant wird eine organisierte Lagerung, wenn ein Unternehmen nicht nur einmal jährlich ausstellt, sondern regelmäßig an verschiedenen Veranstaltungen teilnimmt.
Dann ist das Roll-up nicht einfach Werbematerial, das irgendwann wieder benötigt wird. Es ist ein Bestandteil eines wiederkehrenden Messeprozesses.
Der Ablauf kann dann beispielsweise so aussehen:
Lagerung → Vorbereitung → Transport → Veranstaltung → Abbau → Rücktransport → Kontrolle → erneute Lagerung
Das gleiche Roll-up kann dabei für unterschiedliche Veranstaltungen eingesetzt werden. Entscheidend ist, dass bekannt ist, wo es sich befindet, in welchem Zustand es ist und welche weiteren Komponenten für den jeweiligen Auftritt benötigt werden.
Was Unternehmen bei der Roll-up-Lagerung häufig falsch machen
Viele Probleme entstehen nicht durch die eigentliche Lagerung, sondern durch kleine organisatorische Fehler.
Das Roll-up wird feucht eingelagert
Nach einer Veranstaltung wird das System direkt verpackt, obwohl die Grafik oder andere Bestandteile noch feucht sind. Besser ist es, das Material zunächst vollständig trocknen zu lassen.
Die Grafik wird gefaltet
Ein Roll-up ist für das Aufrollen konstruiert. Die Grafik sollte deshalb entsprechend dem System in der Kassette aufbewahrt und nicht einfach gefaltet werden. Bei Bannermaterialien können Falten dauerhafte Spuren hinterlassen.
Das Roll-up wird ohne Tasche gelagert
Eine Schutz- oder Tragetasche reduziert die Belastung durch Staub und mechanische Einwirkungen und hilft gleichzeitig dabei, die Einzelteile zusammenzuhalten.
Das Zubehör wird getrennt gelagert
Ein Roll-up ohne passende Aufstellstange ist beim nächsten Termin nicht einsatzbereit. Deshalb sollten die Komponenten eindeutig zusammengehören.
Der Zustand wird erst vor der nächsten Messe geprüft
Wenn ein Problem erst am Tag vor der Veranstaltung entdeckt wird, bleibt wenig Zeit für eine Lösung. Die Kontrolle direkt nach der Messe ist deshalb organisatorisch sinnvoll.
Roll-ups und Messebestand gemeinsam organisieren
Für Unternehmen mit regelmäßigem Messeauftritt stellt sich irgendwann nicht mehr nur die Frage „Wo lagern wir unser Roll-up?“, sondern „Wer kümmert sich eigentlich um unseren gesamten Messebestand?“
Dazu gehören möglicherweise neben Roll-ups auch Messewände, Counter, Displays, Möbel, Grafiken und weiteres Equipment.
Wenn diese Komponenten gemeinsam verwaltet werden, lässt sich die Vorbereitung eines Messeauftritts deutlich strukturierter angehen. Der Bestand wird nicht für jede Veranstaltung neu zusammengesucht, sondern ist bereits vorhanden und wird für den jeweiligen Einsatz zusammengestellt.
Roll-up lagern lassen und für den nächsten Einsatz bereitstellen
EINS PLUS setzt genau an dieser Stelle an. Unternehmen müssen nicht zwingend einen neuen Messestand anschaffen, um Unterstützung bei ihren Messeauftritten zu erhalten.
Auch vorhandene Roll-ups, Messewände, Counter, Displays und weiteres Messe-Equipment können Bestandteil eines bestehenden Messebestands sein.
EINS PLUS kann vorhandene Messeausstattung übernehmen, den Bestand erfassen und lagern sowie ihn für kommende Veranstaltungen bereitstellen. Je nach Bedarf können weitere Aufgaben wie Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau und Rücktransport dazukommen.
Damit geht es nicht nur darum, einen Platz für ein Roll-up zu finden. Es geht darum, den vorhandenen Messebestand so zu organisieren, dass er bei der nächsten Veranstaltung wieder eingesetzt werden kann.
Ein Roll-up ist nur ein kleiner Teil des Messebestands
Die Frage, wie ein Roll-up nach der Messe gelagert wird, wirkt zunächst sehr klein. Für Unternehmen mit regelmäßigen Messeauftritten steht dahinter jedoch ein grundsätzliches Thema: der Umgang mit vorhandener Messeausstattung zwischen zwei Veranstaltungen.
Ein einzelnes Roll-up lässt sich meist problemlos selbst lagern. Wenn jedoch mehrere Systeme, Messewände, Counter, Möbel und weitere Komponenten hinzukommen, kann aus einzelnen Materialien schnell ein organisatorischer Bestand werden.
Dann lohnt es sich, nicht nur über Lagerfläche nachzudenken, sondern über den gesamten Ablauf:
Was ist vorhanden? Wo befindet es sich? In welchem Zustand ist es? Wann wird es wieder benötigt? Wer bereitet es vor? Wer transportiert es? Wer baut es auf? Und wer kümmert sich nach der Veranstaltung um den Rücktransport und die erneute Lagerung?
Roll-up nach der Messe lagern: Worauf es wirklich ankommt
Ein Roll-up muss nach der Messe nicht aufwendig behandelt werden. Entscheidend sind vor allem einige konsequente Routinen.
- Grafik kontrolliert und gerade einrollen
- System entsprechend der Herstelleranleitung abbauen
- Grafik und Kassette bei Bedarf reinigen
- vor der Lagerung vollständig trocknen lassen
- alle Komponenten auf Vollständigkeit prüfen
- Roll-up geschützt in Tasche oder geeigneter Verpackung lagern
- direkte Sonne, starke Hitze und feuchte Lagerbedingungen vermeiden
- Schäden möglichst direkt nach der Veranstaltung dokumentieren
- Roll-ups bei mehreren Systemen eindeutig kennzeichnen
- den gesamten Messebestand statt nur einzelne Komponenten betrachten
Wer diese Punkte berücksichtigt, schafft die Grundlage dafür, dass ein Roll-up auch bei wiederholtem Einsatz zwischen verschiedenen Veranstaltungen einsatzbereit bleibt.
Wenn aus einem Roll-up ein wiederkehrender Messe-Service wird
Für einen einzelnen Messeauftritt ist die Lagerung eines Roll-ups schnell erledigt. Für Unternehmen mit mehreren Veranstaltungen pro Jahr sieht die Situation anders aus.
Dann wiederholen sich dieselben Aufgaben immer wieder: Bestand zusammenstellen, prüfen, vorbereiten, transportieren, aufbauen, abbauen, zurücktransportieren und erneut einlagern.
Genau hier kann es sinnvoll sein, diese Aufgaben nicht jedes Mal neu innerhalb des Unternehmens zu organisieren.
EINS PLUS unterstützt Unternehmen dabei, vorhandene Messe- und Veranstaltungsausstattung über mehrere Einsätze hinweg zu organisieren. Der Messestand oder das mobile Messe-Equipment muss dabei nicht von EINS PLUS gekauft worden sein.
Sie haben einen Messebestand. Sie haben eine Veranstaltung. EINS PLUS kümmert sich um das, was dazwischen passiert.
Wenn Sie Ihre Roll-ups, Messewände, Counter oder weitere Messeausstattung nach Veranstaltungen nicht mehr selbst lagern und für den nächsten Einsatz vorbereiten möchten, kann eine professionelle Lager- und Servicelösung sinnvoll sein.