Messe-Logistik planen: Die häufigsten organisatorischen Fehler

Ein erfolgreicher Messeauftritt beginnt nicht erst mit dem Aufbau des Messestands. Lange bevor das erste Messebauteil verladen wird, müssen zahlreiche logistische Fragen geklärt sein: Welche Ausstattung wird benötigt? Wo befindet sich der Messebestand? Wann muss er am Veranstaltungsort eintreffen? Wie erfolgt die Anlieferung? Wer kümmert sich um den Aufbau? Wann kann nach der Messe abgeholt werden? Und wohin wird die Ausstattung anschließend transportiert?

 

Genau an diesen Schnittstellen entstehen in der Praxis viele organisatorische Probleme.

 

Die Messe-Logistik wird häufig unterschätzt, weil einzelne Aufgaben zunächst überschaubar wirken. Ein Messestand muss transportiert, aufgebaut, nach der Veranstaltung wieder abgebaut und zurückgeführt werden. Bei einem einzelnen Messeauftritt scheint dieser Ablauf noch relativ einfach.

 

Komplexer wird es, wenn Unternehmen mehrere Messen pro Jahr besuchen, vorhandene Messeausstattung wiederverwenden oder unterschiedliche Standorte und Termine miteinander koordinieren müssen.

 

Dann reicht es nicht mehr aus, nur einen Transport zu organisieren. Die einzelnen Abläufe müssen aufeinander abgestimmt werden.

 

Warum die Messe-Logistik frühzeitig geplant werden sollte

 

Ein Messeauftritt besteht aus vielen miteinander verbundenen Einzelschritten. Wenn nur ein Teil davon nicht rechtzeitig organisiert wird, kann dies Auswirkungen auf den gesamten Ablauf haben.

 

Ein zu spät eingeplanter Transport kann beispielsweise dazu führen, dass der Messestand nicht rechtzeitig am Veranstaltungsort eintrifft. Eine fehlende Information zur Zufahrt kann die Anlieferung erschweren. Ein nicht eingeplanter Rücktransport kann dazu führen, dass nach dem Messeabbau kurzfristig eine Lösung für die Messeausstattung gefunden werden muss.

 

Auch die Messegesellschaften selbst machen deutlich, dass die logistischen Abläufe nicht überall identisch sind. Die Messe Stuttgart weist beispielsweise auf individuelle Auf- und Abbauzeiten der jeweiligen Veranstaltungen und zeitlich begrenzte Fahrzeugaufenthalte hin.

 

Bei Messe Frankfurt können ebenfalls veranstaltungsspezifische Regelungen gelten. Die Messe verweist ausdrücklich darauf, neben den allgemeinen technischen Richtlinien auch die jeweiligen veranstaltungsspezifischen Vorgaben zu prüfen.

 

Eine gute Messe-Logistik beginnt deshalb mit der Planung und nicht mit der Buchung eines Transporters.

 

Die häufigsten organisatorischen Fehler bei der Messe-Logistik

 

Viele Probleme entstehen nicht durch den eigentlichen Transport, sondern durch fehlende Informationen, unklare Zuständigkeiten oder eine zu späte Abstimmung.

 

Die folgenden Fehler treten besonders häufig auf.

 

Fehler 1: Der Transport wird erst kurz vor der Messe organisiert

 

Ein klassischer Fehler ist die Annahme, dass sich der Transport kurzfristig problemlos organisieren lässt.

 

Gerade bei Messeauftritten muss der Transport jedoch mit dem Aufbauzeitraum abgestimmt werden. Die Ausstattung soll nicht einfach irgendwann am Messegelände eintreffen, sondern zu einem Zeitpunkt, an dem sie tatsächlich übernommen und verarbeitet werden kann.

 

Wer erst wenige Tage vor dem Aufbau beginnt, den Transport zu organisieren, hat deutlich weniger Spielraum für Änderungen.

 

Das betrifft insbesondere:

 

  • Fahrzeugkapazitäten
  •  

  • Abholtermine
  •  

  • Anlieferzeiten
  •  

  • Fahrzeugregistrierungen
  •  

  • Aufbauzeiten
  •  

  • Abholzeiten nach der Messe
  •  

  • Zwischenlagerungen
  •  

 

Eine frühzeitige Transportplanung schafft dagegen einen zeitlichen Puffer.

 

Fehler 2: Nur der Hintransport wird geplant

 

Ein Messestand muss nicht nur zur Messe gelangen. Nach dem Ende der Veranstaltung muss er auch wieder abgeholt werden.

 

Trotzdem wird der Rücktransport in der Praxis teilweise erst während oder nach dem Abbau betrachtet.

 

Das kann problematisch sein, weil die Abholbedingungen nicht zwangsläufig identisch mit den Bedingungen der Anlieferung sind.

 

Deshalb sollte bereits vor dem Messeaufbau feststehen:

 

  • Wann endet die Messe?
  •  

  • Ab wann darf abgebaut werden?
  •  

  • Wann kann das Messegut abgeholt werden?
  •  

  • Wo steht es zur Abholung bereit?
  •  

  • Wer meldet die Abholung?
  •  

  • Wohin wird das Messegut transportiert?
  •  

 

Bei Messe Frankfurt können beispielsweise am letzten Messetag besondere Abbauregelungen gelten. Je nach Veranstaltung kann der Abbau während bestimmter Zeiträume nur innerhalb der eigenen Standfläche möglich sein.

 

Der Rücktransport sollte deshalb von Anfang an Bestandteil der Messe-Logistik sein.

 

Fehler 3: Der Messekalender wird nicht mit der Logistik verbunden

 

Ein Messekalender enthält häufig lediglich Veranstaltungsname und Datum.

 

Für die Logistik reicht das nicht.

 

Zusätzlich sollten beispielsweise erfasst werden:

 

  • Veranstaltungsort
  •  

  • Messegelände
  •  

  • Halle
  •  

  • Standnummer
  •  

  • Aufbaubeginn
  •  

  • Abbauende
  •  

  • Anlieferfenster
  •  

  • Abholfenster
  •  

  • Zufahrtsinformationen
  •  

  • Ansprechpartner
  •  

  • benötigte Messeausstattung
  •  

  • aktueller Lagerort
  •  

 

Erst dadurch wird aus einem einfachen Messekalender eine tatsächliche Planungsgrundlage für die Messe-Logistik.

 

Fehler 4: Die Messeadresse wird mit der Lieferadresse verwechselt

 

„Messe München“, „Messe Frankfurt“ oder „Messe Stuttgart“ beschreibt zunächst nur den Veranstaltungsort.

 

Für einen Transport müssen jedoch häufig weitere Angaben vorliegen.

 

Dazu können gehören:

 

  • Halle
  •  

  • Standnummer
  •  

  • Zufahrt
  •  

  • Ladezone
  •  

  • Logistikbereich
  •  

  • Ansprechpartner
  •  

  • Ausstellername
  •  

  • Veranstaltungsname
  •  

 

Die Messe Stuttgart weist beispielsweise darauf hin, dass die Einfahrt in das Messegelände bestimmten Regelungen unterliegt und die Einfahrt in die Hallen grundsätzlich nicht möglich ist.

 

Die konkrete Anlieferlogistik muss deshalb vorab geklärt werden.

 

Fehler 5: Die Zufahrtsregelungen werden zu spät geprüft

 

Ein Fahrzeug kann nicht automatisch zu jeder Zeit und an jeder Stelle eines Messegeländes vorfahren.

 

Veranstalter können für Auf- und Abbau unterschiedliche Zufahrtsregelungen, Zeitfenster, Registrierungen oder Aufenthaltszeiten vorgeben.

 

Bei Messe Frankfurt müssen Fahrzeuge für bestimmte Veranstaltungen beispielsweise vorab registriert werden; beim Check-in wird unter anderem geprüft, ob eine Ladezone verfügbar ist.

 

Solche Vorgaben sollten nicht erst am Tag der Anlieferung geprüft werden.

 

Ein sinnvoller Ablauf ist:

 

Veranstaltung festlegen → Ausstellerinformationen prüfen → Logistikvorgaben prüfen → Zufahrt klären → Transport planen.

 

Fehler 6: Die Auf- und Abbauzeiten werden nicht berücksichtigt

 

Ein Transporttermin kann nur dann sinnvoll geplant werden, wenn die Auf- und Abbauzeiten bekannt sind.

 

Die Zeiten können sich von Messe zu Messe unterscheiden.

 

Die Messe Stuttgart weist ausdrücklich darauf hin, dass Veranstaltungen individuelle Auf- und Abbauzeiten haben.

 

Auch Messe Frankfurt veröffentlicht je nach Veranstaltung konkrete Aufbau- und Abbauzeiträume. Bei einzelnen Veranstaltungen kann beispielsweise ein bestimmter Zeitraum am letzten Messetag ausschließlich für den Abbau innerhalb der Standfläche vorgesehen sein.

 

Wer diese Zeiten nicht in die Logistikplanung übernimmt, plant möglicherweise einen Transport, der praktisch gar nicht durchgeführt werden kann.

 

Fehler 7: Der Messebestand ist nicht vollständig bekannt

 

Ein weiterer häufiger organisatorischer Fehler ist eine unvollständige Übersicht über die vorhandene Messeausstattung.

 

Bei einem gewachsenen Messebestand kann es beispielsweise sein, dass ein Messestand aus mehreren Bauteilen besteht und zusätzlich Transportkisten, Grafiken, Möbel, Beleuchtung, Roll-ups oder weiteres Zubehör benötigt.

 

Wenn nicht eindeutig bekannt ist, was zu einem Messeauftritt gehört, wird die Transportplanung unnötig schwierig.

 

Deshalb sollte der Messebestand möglichst genau erfasst werden.

 

Relevant sind unter anderem:

 

  • Bezeichnung
  •  

  • Anzahl
  •  

  • Abmessungen
  •  

  • Gewicht
  •  

  • Anzahl der Packstücke
  •  

  • Verpackungsart
  •  

  • Zubehör
  •  

  • Grafiken
  •  

  • Zustand
  •  

 

Fehler 8: Die Transportkapazität wird nur geschätzt

 

„Das passt schon in einen Transporter“ ist keine belastbare Transportplanung.

 

Bei Messeausstattung sind nicht nur Gewicht und Gesamtvolumen relevant. Auch Länge, Höhe, Breite und die Verpackungsform können entscheidend sein.

 

Ein einzelnes großes Bauteil kann beispielsweise mehr Platz benötigen als mehrere kleinere Packstücke mit demselben Gesamtvolumen.

 

Für die Disposition sollten deshalb möglichst konkrete Angaben vorliegen:

 

  • Anzahl der Packstücke
  •  

  • Maße je Packstück
  •  

  • Gewicht je Packstück
  •  

  • Gesamtgewicht
  •  

  • Gesamtvolumen
  •  

  • besondere Anforderungen an die Verladung
  •  

 

Das reduziert das Risiko, dass das geplante Fahrzeug am Ende nicht ausreichend Kapazität bietet.

 

Fehler 9: Die Verpackung wird nicht in die Planung einbezogen

 

Messeausstattung wird nicht immer in derselben Form transportiert, in der sie auf dem Messestand eingesetzt wird.

 

Bauteile werden für den Transport zerlegt. Grafiken werden geschützt. Displays werden in Taschen oder Koffern verstaut. Möbel und technische Komponenten benötigen möglicherweise eigene Verpackungen.

 

Die Transportplanung sollte deshalb nicht nur den Messestand selbst berücksichtigen, sondern auch das notwendige Verpackungsmaterial.

 

Nach dem Abbau müssen die gleichen Verpackungen wieder zur Verfügung stehen, damit der Rücktransport sicher organisiert werden kann.

 

Fehler 10: Die Verpackungen sind nach dem Abbau nicht auffindbar

 

Ein klassisches Problem entsteht, wenn die Transportkisten, Taschen oder Verpackungen während des Aufbaus irgendwo am Messegelände abgestellt oder anderweitig verwendet werden.

 

Nach dem Messeende muss die Ausstattung wieder transportfähig gemacht werden.

 

Wenn die Verpackungen fehlen, kann sich der Abbau verzögern.

 

Deshalb sollte bereits beim Aufbau klar sein, wo Transportkisten und Verpackungen während der Messe gelagert werden und wie sie nach dem Messeende wieder verfügbar sind.

 

Fehler 11: Der Zustand der Messeausstattung wird nicht kontrolliert

 

Die Messe-Logistik endet nicht mit der Ankunft des Materials.

 

Auch nach dem Abbau sollte geprüft werden, ob die Ausstattung vollständig und in einem brauchbaren Zustand ist.

 

Das betrifft beispielsweise:

 

  • Beschädigungen
  •  

  • fehlende Bauteile
  •  

  • fehlendes Zubehör
  •  

  • beschädigte Grafiken
  •  

  • defekte Beleuchtung
  •  

  • verschmutzte Komponenten
  •  

 

Wenn der Bestand anschließend wieder eingelagert wird, sollten solche Auffälligkeiten dokumentiert werden.

 

So kann vor dem nächsten Messeauftritt gezielt geprüft werden, ob Reparaturen oder Ersatz notwendig sind.

 

Fehler 12: Der Rücktransport führt direkt ins ungeordnete Lager

 

Nach dem Messeabbau soll es häufig schnell gehen. Der Bestand wird zurücktransportiert und anschließend irgendwo abgestellt.

 

Damit ist die Logistik jedoch noch nicht vollständig abgeschlossen.

 

Eine sinnvolle Rückführung umfasst auch:

 

  • Entgegennahme
  •  

  • Kontrolle
  •  

  • Sortierung
  •  

  • Bestandsabgleich
  •  

  • Dokumentation
  •  

  • gegebenenfalls Reinigung
  •  

  • gegebenenfalls Reparatur
  •  

  • Einlagerung
  •  

 

Erst dadurch ist der Bestand für die nächste Veranstaltung wieder zuverlässig verfügbar.

 

Fehler 13: Die Lagerung wird von der Messe-Logistik getrennt betrachtet

 

Transport und Lagerung gehören bei wiederkehrenden Messeauftritten eng zusammen.

 

Der Messebestand kommt nach der Veranstaltung nicht einfach „irgendwohin“. Er muss bis zum nächsten Einsatz verfügbar, auffindbar und möglichst einsatzbereit bleiben.

 

Ein sinnvoller Kreislauf lautet:

 

Lagerung → Zusammenstellung → Transport → Messe → Abbau → Rücktransport → Kontrolle → Lagerung.

 

Wenn Lagerung und Transport getrennt organisiert werden, entstehen dagegen leicht zusätzliche Abstimmungen.

 

Fehler 14: Für jede Messe wird der gesamte Prozess neu erfunden

 

Unternehmen mit mehreren Messeauftritten pro Jahr profitieren von wiederkehrenden Abläufen.

 

Wenn bei jeder Messe erneut geklärt werden muss, welche Ausstattung benötigt wird, wo sie liegt, wer den Transport organisiert und wann sie zurückkommt, entsteht unnötiger organisatorischer Aufwand.

 

Besser ist ein standardisierter Prozess.

 

Beispielsweise:

 

  • Messe im Kalender erfassen
  •  

  • benötigten Bestand festlegen
  •  

  • Bestand reservieren
  •  

  • Transportdaten erfassen
  •  

  • Messevorgaben prüfen
  •  

  • Transport durchführen
  •  

  • Aufbau koordinieren
  •  

  • Abbau koordinieren
  •  

  • Rücktransport organisieren
  •  

  • Bestand kontrollieren
  •  

  • wieder einlagern
  •  

 

Ein solcher Ablauf lässt sich für jede weitere Veranstaltung wiederverwenden.

 

Fehler 15: Zuständigkeiten sind nicht eindeutig geklärt

 

Ein Messeauftritt kann mehrere Beteiligte umfassen: Marketing, Vertrieb, Messebauer, Logistikdienstleister, Spedition, Lager, Veranstalter und gegebenenfalls weitere Dienstleister.

 

Wenn nicht klar ist, wer welche Aufgabe übernimmt, entstehen Schnittstellenprobleme.

 

Vor dem Messeauftritt sollte deshalb eindeutig feststehen:

 

  • Wer stellt den Messebestand zusammen?
  •  

  • Wer organisiert den Transport?
  •  

  • Wer ist Ansprechpartner für den Fahrer?
  •  

  • Wer nimmt die Lieferung entgegen?
  •  

  • Wer koordiniert den Aufbau?
  •  

  • Wer organisiert den Abbau?
  •  

  • Wer veranlasst die Abholung?
  •  

  • Wer kontrolliert den Bestand nach der Messe?
  •  

  • Wo wird die Ausstattung anschließend gelagert?
  •  

 

Je klarer die Verantwortlichkeiten, desto weniger Abstimmungen müssen kurzfristig getroffen werden.

 

Fehler 16: Der Ansprechpartner vor Ort fehlt

 

Ein Transport kann auch dann ins Stocken geraten, wenn alle logistischen Daten vorhanden sind, aber niemand vor Ort erreichbar ist.

 

Für die Anlieferung und Abholung sollte deshalb ein Ansprechpartner mit den relevanten Informationen hinterlegt sein.

 

Das kann beispielsweise ein Mitarbeiter des Unternehmens, ein Messebauer oder ein anderer beauftragter Dienstleister sein.

 

Wichtig ist, dass die Kontaktperson tatsächlich weiß, wann die Lieferung erwartet wird und wo sie übernommen werden soll.

 

Fehler 17: Veranstaltungsbezogene Vorgaben werden mit Standardwissen ersetzt

 

Ein besonders wichtiger Punkt ist die Annahme, dass Messe-Logistik überall nach denselben Regeln funktioniert.

 

Das ist nicht der Fall.

 

Messegesellschaften veröffentlichen eigene technische und logistische Vorgaben. Messe Frankfurt weist ausdrücklich darauf hin, dass für einzelne Veranstaltungen abweichende technische Richtlinien gelten können.

 

Auch die Deutsche Messe veröffentlicht eigene Technische Richtlinien für das Messegelände.

 

Deshalb sollte für jede Veranstaltung geprüft werden, welche Vorgaben aktuell gelten.

 

Fehler 18: Der Zeitplan enthält keinen Puffer

 

Eine Messe-Logistik sollte nicht auf die Minute kalkuliert werden.

 

Zwischen Transport, Anlieferung, Aufbau und Veranstaltung liegen mehrere Schnittstellen. Verzögerungen können beispielsweise durch Verkehr, Wartezeiten, Fahrzeugzufahrt, Ladezonen oder die Auslastung des Messegeländes entstehen.

 

Ein Zeitplan ohne Puffer kann deshalb schnell problematisch werden.

 

Besonders kritisch ist dies, wenn der Messestand erst kurz vor Messebeginn aufgebaut werden kann.

 

Je weniger zeitlicher Spielraum vorhanden ist, desto stärker wirken sich einzelne Verzögerungen auf den gesamten Messeauftritt aus.

 

Fehler 19: Mehrere Messen werden unabhängig voneinander geplant

 

Bei mehreren Veranstaltungen im Jahr sollte nicht nur jede Messe einzeln betrachtet werden.

 

Viel wichtiger ist die Reihenfolge der Veranstaltungen.

 

Beispielsweise kann eine Messe in Hamburg nur wenige Tage nach einer Veranstaltung in München stattfinden. Dann muss bereits bei der Planung der ersten Veranstaltung berücksichtigt werden, wann der Bestand wieder verfügbar sein muss.

 

Der Messekalender wird damit zu einem logistischen Kalender.

 

Für jede Veranstaltung sollte klar sein:

 

  • Wo befindet sich der Bestand vor der Messe?
  •  

  • Wo wird er benötigt?
  •  

  • Wann muss er dort sein?
  •  

  • Wann kann er wieder abgeholt werden?
  •  

  • Wo befindet er sich anschließend?
  •  

  • Wann wird er wieder benötigt?
  •  

 

So entsteht eine durchgehende Planung statt einer Reihe einzelner Transportaufträge.

 

Fehler 20: Der vorhandene Messebestand wird nicht konsequent genutzt

 

Manche Unternehmen besitzen bereits umfangreiche Messeausstattung, behandeln jeden neuen Messeauftritt aber trotzdem wie ein komplett neues Projekt.

 

Vorhandene Messewände, Roll-ups, Counter, Möbel, Displays oder andere Komponenten könnten möglicherweise erneut eingesetzt werden.

 

Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der Bestand bekannt, verfügbar und organisatorisch handhabbar ist.

 

Eine strukturierte Lagerung und Bestandsverwaltung kann deshalb dazu beitragen, vorhandene Ausstattung mehrfach zu nutzen.

 

Wie lässt sich die Messe-Logistik besser organisieren?

 

Die Lösung besteht nicht darin, möglichst viele einzelne Aufgaben zusätzlich zu dokumentieren. Entscheidend ist vielmehr, die Abläufe miteinander zu verbinden.

 

Eine sinnvolle Struktur kann aus mehreren Bausteinen bestehen.

 

1. Messekalender zentral führen

 

Alle Veranstaltungen werden mit ihren relevanten logistischen Daten erfasst.

 

2. Messebestand dokumentieren

 

Die vorhandene Ausstattung wird nach Komponenten, Packstücken und gegebenenfalls Einsatzmöglichkeiten erfasst.

 

3. Veranstaltungsspezifische Vorgaben prüfen

 

Aufbau, Abbau, Zufahrt, Registrierung und Logistikvorgaben werden für jede Messe geprüft.

 

4. Hin- und Rücktransport gemeinsam planen

 

Bereits bei der Anlieferung wird festgelegt, wie die Ausstattung nach dem Messeende wieder abgeholt wird.

 

5. Lagerung einbeziehen

 

Nach dem Rücktransport wird der Bestand kontrolliert und wieder so eingelagert, dass er für den nächsten Einsatz verfügbar ist.

 

Messe-Logistik als wiederkehrenden Prozess betrachten

 

Für Unternehmen mit regelmäßigen Messeauftritten lohnt sich ein Perspektivwechsel.

 

Die einzelne Messe ist nicht der gesamte Prozess. Sie ist nur ein Abschnitt innerhalb eines wiederkehrenden Ablaufs.

 

Der eigentliche Prozess lautet:

 

Planung → Bestand → Vorbereitung → Transport → Anlieferung → Aufbau → Messe → Abbau → Rücktransport → Kontrolle → Lagerung → nächste Messe.

 

Wenn diese Kette durchgängig organisiert wird, lassen sich viele wiederkehrende Abstimmungen reduzieren.

 

Checkliste: Messe-Logistik vor jeder Veranstaltung prüfen

 

Vor jeder Messe sollten Unternehmen mindestens folgende Fragen beantworten:

 

  • Welche Ausstattung wird benötigt?
  •  

  • Wo befindet sich der Bestand?
  •  

  • Ist der Bestand vollständig?
  •  

  • Ist die Ausstattung einsatzbereit?
  •  

  • Wie viele Packstücke müssen transportiert werden?
  •  

  • Welche Abmessungen und Gewichte haben die Packstücke?
  •  

  • Wann beginnt der Aufbau?
  •  

  • Wann endet der Aufbau?
  •  

  • Wann beginnt der Abbau?
  •  

  • Wann kann das Messegut abgeholt werden?
  •  

  • Welche Zufahrtsregelungen gelten?
  •  

  • Müssen Fahrzeuge registriert werden?
  •  

  • Gibt es ein Zeitfenster?
  •  

  • Wo befindet sich die Ladezone?
  •  

  • Wer ist Ansprechpartner vor Ort?
  •  

  • Wohin geht der Bestand nach dem Abbau?
  •  

  • Wird er eingelagert oder direkt zur nächsten Veranstaltung transportiert?
  •  

  • Wann wird er wieder benötigt?
  •  

 

EINS PLUS: Messe-Logistik für vorhandene Messeausstattung

 

EINS PLUS Messe- & Kongress-Service unterstützt Unternehmen dabei, vorhandene Messeausstattung über mehrere Veranstaltungen hinweg zu organisieren.

 

Dabei steht nicht zwingend die Anschaffung eines neuen Messestands im Mittelpunkt. Vielmehr kann vorhandener Messebestand übernommen, erfasst, gelagert und für kommende Veranstaltungen bereitgestellt werden.

 

Zum vorhandenen Bestand können beispielsweise Messestände, Messewände, Roll-ups, Counter, Displays, Möbel, Grafiken und weitere Komponenten gehören.

 

Für eine konkrete Veranstaltung wird festgelegt, welche Ausstattung benötigt wird. Der Bestand kann anschließend vorbereitet, zum Veranstaltungsort transportiert, dort aufgebaut und nach der Veranstaltung wieder abgebaut und zurückgeführt werden.

 

Damit kann ein wiederkehrender Ablauf entstehen:

 

Bestand übernehmen → lagern → für die Messe zusammenstellen → transportieren → aufbauen → abbauen → zurücktransportieren → kontrollieren → wieder einlagern.

 

Je nach Bedarf können einzelne Leistungen oder mehrere Schritte dieses Ablaufs organisiert werden.

 

Wann lohnt sich eine externe Organisation der Messe-Logistik?

 

Eine externe Lösung kann insbesondere dann interessant sein, wenn die Messe-Logistik im Unternehmen regelmäßig zusätzliche Abstimmungen verursacht.

 

Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn:

 

  • mehrere Messen pro Jahr besucht werden,
  •  

  • unterschiedliche Veranstaltungsorte beteiligt sind,
  •  

  • eigene Messeausstattung vorhanden ist,
  •  

  • die Ausstattung wiederholt eingesetzt werden soll,
  •  

  • keine ausreichende Lagerfläche vorhanden ist,
  •  

  • Transport und Rücktransport regelmäßig organisiert werden müssen oder
  •  

  • intern niemand dauerhaft für die Messe-Logistik zuständig ist.
  •  

 

Dabei muss nicht zwangsläufig der komplette Messeauftritt ausgelagert werden. Auch einzelne Aufgaben wie Lagerung, Bestandsverwaltung, Transport, Auf- und Abbau können extern organisiert werden.

 

Fazit: Gute Messe-Logistik beginnt mit der Organisation

 

Die häufigsten Fehler bei der Messe-Logistik entstehen selten beim eigentlichen Transport. Sie entstehen davor und danach: bei fehlenden Informationen, unklaren Zuständigkeiten, nicht geprüften Messevorgaben, unvollständigem Messebestand oder einer fehlenden Planung für den Rücktransport.

 

Wer Messe-Logistik planen möchte, sollte deshalb den gesamten Ablauf betrachten – vom Lager über die Vorbereitung und den Transport bis zur Anlieferung, zum Aufbau, zum Abbau, zum Rücktransport und zur erneuten Lagerung.

 

Besonders bei regelmäßigen Messeauftritten lohnt es sich, aus einzelnen Messeprojekten einen wiederkehrenden Prozess zu machen.

 

Die wichtigste Frage lautet dabei nicht: Wer fährt den Messestand zur Messe?

 

Sondern: Wie wird der gesamte Messebestand vom nächsten Einsatz bis zur Rückkehr ins Lager organisiert?

 

Wenn diese Frage frühzeitig beantwortet wird, lassen sich viele organisatorische Fehler vermeiden und vorhandene Messeausstattung kann wesentlich strukturierter für wiederkehrende Veranstaltungen eingesetzt werden.

 

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