Ein Messeauftritt besteht aus weit mehr als einem Messestand und einigen Broschüren. Vor der Veranstaltung müssen Materialien zusammengestellt, Transporte organisiert, Anlieferungen koordiniert und Aufbauzeiten berücksichtigt werden. Nach der Messe kommen Abbau, Rücktransport, Kontrolle und Lagerung hinzu. Je nach Veranstaltung kommen weitere Aufgaben rund um Technik, Grafiken, Möbel oder zusätzliche Ausstattung dazu.
Für Unternehmen stellt sich deshalb häufig eine ganz praktische Frage: Wer kümmert sich eigentlich um all diese Aufgaben?
Gerade wenn bereits ein eigener Messestand oder ein vorhandener Messebestand vorhanden ist, muss nicht zwangsläufig ein neuer Messestand gekauft oder ein kompletter Messebau beauftragt werden. Ein externer Servicepartner kann stattdessen die organisatorischen und operativen Aufgaben rund um den vorhandenen Bestand übernehmen.
Das kann insbesondere für Unternehmen interessant sein, die regelmäßig ausstellen, aber keinen eigenen Messebauer, keine eigene Lagerfläche oder keine internen Kapazitäten für die gesamte Messeorganisation haben.
In diesem Beitrag geht es deshalb nicht darum, wie ein Messestand gestaltet wird. Es geht um die Aufgaben dahinter: Was kann ein externer Servicepartner bei einem Messeauftritt tatsächlich übernehmen?
Warum die Organisation eines Messeauftritts mehr Arbeit macht als gedacht
Ein Messeauftritt beginnt nicht mit dem Aufbau des Messestands und endet nicht mit dem letzten Messebesucher. Zwischen der Entscheidung zur Teilnahme und der nächsten Verwendung des Messebestands liegen zahlreiche einzelne Arbeitsschritte.
Bereits vor der Messe muss beispielsweise geklärt werden, welche Bestandteile benötigt werden, wo sie sich befinden, wie sie verpackt werden und wann sie am Veranstaltungsort eintreffen müssen. Für Aufbau und Anlieferung gelten häufig konkrete Zeitfenster und organisatorische Vorgaben des jeweiligen Veranstalters.
Nach der Veranstaltung beginnt die Organisation erneut. Der Messestand muss abgebaut werden. Materialien müssen zurücktransportiert oder für eine weitere Veranstaltung bereitgestellt werden. Beschädigte oder fehlende Komponenten sollten erkannt und dokumentiert werden. Anschließend muss der Bestand bis zum nächsten Einsatz sinnvoll gelagert werden.
Das Problem liegt daher häufig nicht in einer einzelnen besonders schwierigen Aufgabe. Es sind die vielen Übergaben dazwischen.
Die eigentliche Herausforderung liegt zwischen den einzelnen Aufgaben
Ein Spediteur kann einen Transport übernehmen. Ein Monteur kann einen Messestand aufbauen. Ein Lager kann Material einlagern. Ein Grafikdienstleister kann neue Drucke herstellen. Der Veranstalter gibt die Rahmenbedingungen für Anlieferung und Aufbau vor.
Für das ausstellende Unternehmen bleibt trotzdem die Frage: Wer sorgt dafür, dass alles zusammenpasst?
Genau an dieser Stelle kann ein externer Messe-Servicepartner ansetzen. Die Aufgabe besteht nicht zwingend darin, sämtliche Leistungen selbst auszuführen. Entscheidend ist vielmehr, dass die notwendigen Schritte rund um den Messebestand organisiert, vorbereitet und miteinander verbunden werden.
Was bedeutet es, einen Messeauftritt organisieren zu lassen?
„Messeauftritt organisieren lassen“ bedeutet nicht automatisch, dass ein Unternehmen die komplette Verantwortung für Marketing, Vertrieb und Kommunikation abgibt.
Die inhaltliche Verantwortung für den Messeauftritt bleibt in vielen Fällen beim Unternehmen selbst. Das Marketing definiert beispielsweise Ziele und Botschaften. Der Vertrieb entscheidet, welche Kunden und Interessenten angesprochen werden sollen. Das Unternehmen bestimmt, welche Produkte oder Dienstleistungen präsentiert werden.
Ein externer Servicepartner kann dagegen die praktischen Aufgaben rund um den vorhandenen Messebestand übernehmen.
- Übernahme und Bestandsaufnahme vorhandener Messeausstattung
- Inventarisierung und Zusammenstellung des Messebestands
- Lagerung zwischen den Veranstaltungen
- Vorbereitung für den nächsten Messeauftritt
- Abholung und Transport
- Anlieferung am Veranstaltungsort
- Aufbau und Montage
- Abbau und Demontage
- Rücktransport
- Erneute Einlagerung
- Ergänzung oder Austausch einzelner Bestandteile
- Organisation von Grafiken, Beschriftungen oder zusätzlicher Ausstattung
Welche Leistungen tatsächlich sinnvoll sind, hängt vom vorhandenen Bestand, vom Veranstaltungsort, von der Häufigkeit der Messeauftritte und vom internen Aufwand des Unternehmens ab.
Welche Aufgaben kann ein externer Servicepartner übernehmen?
Die Leistungen lassen sich am besten entlang des tatsächlichen Ablaufs eines Messeauftritts betrachten. Denn die Organisation beginnt bereits vor dem Transport und endet erst dann, wenn der Bestand wieder geordnet für die nächste Veranstaltung bereitsteht.
1. Vorhandenen Messebestand übernehmen
Der erste Schritt kann die Übernahme eines bereits vorhandenen Messebestands sein.
Das ist besonders interessant, wenn ein Unternehmen zwar einen Messestand besitzt, sich aber nicht dauerhaft selbst um dessen Lagerung und Organisation kümmern möchte.
Zum Bestand können beispielsweise gehören:
- Messestandsysteme
- Messewände
- Roll-ups
- Counter
- Faltdisplays
- LED-Systeme
- Mobiliar
- Prospektständer
- Grafiken
- Verpackungen und Transportkisten
- weitere Präsentations- und Veranstaltungsmaterialien
Eine strukturierte Bestandsaufnahme schafft dabei eine wichtige Grundlage für alle weiteren Messeauftritte. Statt vor jeder Veranstaltung neu zu überlegen, welche Teile vorhanden sind, kann der vorhandene Messebestand systematisch erfasst und für den nächsten Einsatz vorbereitet werden.
2. Messebestand inventarisieren
Gerade bei regelmäßig genutzten Messeständen wird die Inventarisierung häufig unterschätzt.
Mit der Zeit kommen zusätzliche Grafiken, Möbel, Displays, Ersatzteile oder neue Komponenten hinzu. Andere Teile werden beschädigt, ausgetauscht oder nicht mehr benötigt.
Eine aktuelle Bestandsübersicht kann deshalb helfen, vor einer Messe schneller festzustellen:
- Welche Komponenten sind vorhanden?
- Welche Teile werden für die kommende Veranstaltung benötigt?
- Was befindet sich aktuell im Lager?
- Fehlt etwas?
- Müssen Grafiken aktualisiert werden?
- Sind Möbel oder Präsentationselemente zu ergänzen?
- Müssen beschädigte Komponenten ersetzt werden?
Damit wird aus einem ungeordneten Bestand ein planbarer Messebestand.
3. Messeausstattung lagern
Nach der Messe stellt sich für viele Unternehmen die gleiche Frage: Wohin mit dem Messestand?
Ein Messestand benötigt Platz. Hinzu kommen Verpackungen, Möbel, Displays, Grafiken und weitere Materialien. Wird der Bestand nur wenige Male im Jahr eingesetzt, ist es nicht immer sinnvoll, dafür dauerhaft Büro-, Keller- oder Produktionsflächen zu blockieren.
Ein externer Servicepartner kann die Messeausstattung zwischen den Veranstaltungen einlagern. Das schafft eine klare Trennung zwischen dem operativen Unternehmensstandort und dem Messebestand.
Besonders interessant ist das bei Unternehmen, die mehrere Veranstaltungen pro Jahr besuchen. Der Bestand bleibt verfügbar und kann für den nächsten Termin wieder bereitgestellt werden.
4. Messebestand für die nächste Veranstaltung vorbereiten
Die Vorbereitung eines Messeauftritts beginnt idealerweise nicht erst am Aufbautag.
Vor dem Transport sollte feststehen, welche Komponenten tatsächlich benötigt werden. Der Bestand kann kontrolliert, zusammengestellt und für die Anlieferung vorbereitet werden.
Dazu können beispielsweise folgende Aufgaben gehören:
- Zusammenstellung der benötigten Standkomponenten
- Kontrolle vorhandener Teile
- Prüfung von Grafiken und Beschriftungen
- Kontrolle von Möbeln und Ausstattung
- Verpackung
- Vorbereitung für den Transport
- Abstimmung des benötigten Zeitfensters
Je strukturierter dieser Schritt erfolgt, desto weniger muss unmittelbar vor der Messe improvisiert werden.
5. Messestand transportieren
Ein Messestand muss nicht nur gebaut werden. Er muss zunächst zum Veranstaltungsort gelangen.
Bei größeren oder empfindlichen Komponenten kann der Transport organisatorisch anspruchsvoller sein als ein gewöhnlicher Paketversand. Gewicht, Abmessungen, Verpackung, Ladeweg und Anlieferzeitpunkt müssen berücksichtigt werden.
Hinzu kommen die Vorgaben des jeweiligen Veranstaltungsortes. Messegesellschaften können beispielsweise eigene Verkehrs- und Logistiksysteme, Zufahrtsregelungen oder Anlieferzeitfenster vorgeben. Bei der IFAT Munich wird beispielsweise ausdrücklich auf einen Verkehrsleitfaden mit Regelungen für Aufbau, Messebetrieb und Abbau hingewiesen.
Ein externer Servicepartner kann die Transportorganisation übernehmen und die Anlieferung in den Ablauf des Messeauftritts einplanen.
6. Anlieferung und Bereitstellung organisieren
„Der Messestand muss zur Messe“ ist als Planung noch nicht ausreichend.
Entscheidend ist, wann, wohin und unter welchen Bedingungen angeliefert werden kann.
Je nach Veranstaltungsort können dafür konkrete Vorgaben gelten. Deshalb sollten die organisatorischen Anforderungen des jeweiligen Veranstalters immer rechtzeitig geprüft werden. Auch Messeveranstalter weisen darauf hin, dass Anlieferung, Aufbau und Abbau in konkrete Zeit- und Logistikprozesse eingebunden sein können.
Ein Servicepartner kann diese Informationen in die eigene Einsatzplanung einbeziehen und die Bereitstellung des Messebestands entsprechend organisieren.
7. Messestand aufbauen lassen
Der Aufbau ist eine der sichtbarsten Aufgaben – aber nur ein Teil der gesamten Messeorganisation.
Ein externer Servicepartner kann den vorhandenen Messestand am Veranstaltungsort aufbauen beziehungsweise die Montage organisieren. Das kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn das Unternehmen selbst nicht über eigenes Montagepersonal verfügt oder Mitarbeiter nicht für Aufbauzeiten vor Ort einplanen möchte.
Bei einem modularen oder mobilen Messestand kann es dabei um deutlich mehr gehen als um das reine Aufstellen einzelner Elemente. Komponenten müssen richtig zugeordnet, Grafiken angebracht, Möbel positioniert und der Stand für den Messebetrieb vorbereitet werden.
8. Abbau und Demontage übernehmen
Auch der Abbau wird häufig erst dann betrachtet, wenn die Messe bereits beendet ist.
Für die Organisation ist er jedoch genauso relevant wie der Aufbau.
Nach dem Ende der Veranstaltung müssen Standkomponenten, Möbel, Grafiken und weitere Materialien demontiert, sortiert, verpackt und für den Rücktransport vorbereitet werden.
Wer den Abbau extern organisiert, muss dafür nicht zwingend eigenes Personal bis zum Ende der Veranstaltung vor Ort halten. Das kann insbesondere bei Unternehmen interessant sein, deren Mitarbeiter nach Messeschluss bereits abreisen oder andere Aufgaben übernehmen müssen.
9. Rücktransport organisieren
Mit dem Abbau ist der Messeauftritt noch nicht vollständig abgeschlossen.
Der Bestand muss anschließend zurück zum Lager, zum Unternehmensstandort oder gegebenenfalls zu einer weiteren Veranstaltung transportiert werden.
Gerade bei mehreren Veranstaltungen kann es sinnvoll sein, den Rücktransport direkt in die weitere Planung einzubeziehen. Der Bestand muss nicht zwangsläufig erst wieder am Unternehmensstandort zwischengelagert werden, wenn bereits der nächste Einsatz feststeht und die Logistik entsprechend organisiert werden kann.
10. Erneute Einlagerung organisieren
Nach dem Rücktransport beginnt der nächste Zyklus.
Der Messestand wird kontrolliert, sortiert und wieder eingelagert. Damit steht der Bestand für den nächsten Messeauftritt zur Verfügung.
Aus einem einzelnen Messeauftritt entsteht so ein wiederkehrender Ablauf:
- Lagerung
- Vorbereitung
- Transport
- Anlieferung
- Aufbau
- Messe
- Abbau
- Rücktransport
- erneute Lagerung
Genau diese Wiederholung macht einen organisierten Messe-Service besonders interessant.
Was Unternehmen selbst übernehmen sollten
Nicht jede Aufgabe rund um den Messeauftritt sollte an einen externen Servicepartner abgegeben werden.
Viele Entscheidungen gehören unmittelbar zum Unternehmen und zu dessen Marketing- und Vertriebsstrategie.
Dazu gehören beispielsweise:
- Festlegung der Messeziele
- Auswahl der zu präsentierenden Produkte oder Dienstleistungen
- Definition der Zielgruppen
- Festlegung der Kernbotschaften
- Auswahl und Briefing des Standpersonals
- Terminvereinbarungen mit Kunden und Interessenten
- Vertrieb und Gesprächsführung
- Nachbereitung von Leads
Der Sinn einer Auslagerung besteht also nicht darin, die Messe komplett aus der Hand zu geben. Es geht darum, operative Aufgaben von strategischen und vertrieblichen Aufgaben zu trennen.
Welche Aufgaben besonders häufig sinnvoll ausgelagert werden
Welche Leistungen ein Unternehmen extern vergeben sollte, hängt von den eigenen Ressourcen ab. Besonders häufig bietet sich eine Auslagerung dort an, wo Aufgaben regelmäßig wiederkehren, viel Koordination erfordern oder nicht zum eigentlichen Kerngeschäft gehören.
Lagerung
Wenn ein Messestand nur gelegentlich eingesetzt wird, kann eine externe Lagerung die eigene Fläche entlasten.
Transport
Transporte zu wechselnden Veranstaltungsorten können organisatorisch aufwendig sein. Ein spezialisierter Partner kann diese Aufgabe in den Messeablauf integrieren.
Aufbau und Abbau
Unternehmen ohne eigenes Montageteam können Aufbau und Demontage extern organisieren.
Bestandsverwaltung
Wer regelmäßig ausstellt, profitiert von einem strukturierten Überblick über vorhandene Komponenten und deren Zustand.
Wiederkehrende Messeauftritte
Bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr kann ein fester Ablauf mit einem Servicepartner den organisatorischen Aufwand reduzieren.
Warum ein vorhandener Messestand nicht zum organisatorischen Problem werden sollte
Ein Unternehmen kann einen guten Messestand besitzen und trotzdem bei jeder Veranstaltung wieder vor denselben organisatorischen Fragen stehen.
Wo liegt der Stand? Sind alle Teile vorhanden? Wer holt ihn ab? Wer bringt ihn zur Messe? Wer baut ihn auf? Wer baut ihn ab? Wohin geht er danach? Was muss für die nächste Messe ergänzt werden?
Der Kauf eines Messestands löst diese Fragen nicht automatisch.
Im Gegenteil: Je häufiger ein vorhandener Messestand genutzt wird, desto wichtiger wird ein funktionierender Prozess für Lagerung, Vorbereitung, Transport und Wiederverwendung.
Deshalb kann es sinnvoll sein, nicht nur über den Messestand selbst nachzudenken, sondern über den gesamten Lebenszyklus des Messebestands.
Messeauftritt organisieren lassen statt jedes Mal neu anfangen
Für Unternehmen mit regelmäßigen Messeauftritten liegt ein wesentlicher Vorteil in der Wiederholbarkeit.
Wenn der gleiche Messestand beispielsweise bei mehreren Veranstaltungen eingesetzt wird, sollten nicht jedes Mal sämtliche organisatorischen Fragen neu gelöst werden.
Stattdessen kann ein wiederkehrender Prozess aufgebaut werden:
- Der Messebestand befindet sich zentral im Lager.
- Der nächste Veranstaltungstermin wird frühzeitig abgestimmt.
- Die benötigten Komponenten werden zusammengestellt.
- Fehlende oder beschädigte Teile werden identifiziert.
- Der Bestand wird für den Transport vorbereitet.
- Die Anlieferung wird organisiert.
- Der Messestand wird aufgebaut.
- Nach der Veranstaltung erfolgt der Abbau.
- Der Bestand wird zurücktransportiert.
- Nach der Kontrolle wird er wieder eingelagert.
Der konkrete Ablauf kann je nach Veranstaltung unterschiedlich sein. Das Grundprinzip bleibt jedoch gleich: Ein Messebestand kann für mehrere Veranstaltungen genutzt werden, ohne dass die Organisation jedes Mal bei null beginnen muss.
Für welche Unternehmen kann ein externer Messe-Service besonders interessant sein?
Ein externer Servicepartner kann grundsätzlich für Unternehmen jeder Größe interessant sein. Besonders naheliegend ist die Lösung jedoch dort, wo regelmäßig Messe- oder Kongressauftritte stattfinden und interne Ressourcen begrenzt sind.
Kleine und mittlere Unternehmen
Kleine und mittlere Unternehmen haben häufig keinen eigenen Messebauer oder keine eigene Abteilung, die sich ausschließlich um Messeorganisation kümmert.
Das bedeutet nicht, dass der Messeauftritt selbst organisiert werden muss. Aufgaben wie Lagerung, Transport, Aufbau und Abbau können gezielt extern vergeben werden.
Unternehmen mit mehreren Messeauftritten pro Jahr
Je häufiger ein Unternehmen ausstellt, desto stärker wirkt sich ein gut organisierter wiederkehrender Prozess aus.
Statt für jede Veranstaltung einzelne Dienstleister und Transporte neu zu koordinieren, kann ein fester Serviceablauf aufgebaut werden.
Unternehmen mit eigenem Messebestand
Besonders interessant ist die Auslagerung für Unternehmen, die bereits über einen eigenen Messestand verfügen und diesen weiterverwenden möchten.
Der externe Servicepartner ersetzt in diesem Fall nicht zwangsläufig den vorhandenen Messestand. Er übernimmt vielmehr die Aufgaben rund um dessen Nutzung.
Unternehmen ohne eigene Lagerfläche
Wenn Messewände, Counter, Möbel, Grafiken und andere Komponenten nicht dauerhaft im Unternehmen gelagert werden sollen, kann eine externe Lagerlösung sinnvoll sein.
Kongressaussteller
Auch bei Kongressen kann ein vorhandener Bestand mehrfach eingesetzt werden. Ein kompakter Kongressstand, eine Messewand, ein Counter oder weiteres Präsentationsequipment muss dabei ebenfalls transportiert, aufgebaut und nach der Veranstaltung wieder abgebaut werden.
Externer Servicepartner bedeutet nicht automatisch Komplettübernahme
Der Begriff „Servicepartner“ sollte nicht mit einer vollständigen Übernahme des gesamten Messeprojekts verwechselt werden.
Ein Unternehmen kann genau die Leistungen auslagern, die intern Aufwand verursachen.
Beispielsweise:
- Das Marketing plant die Messe.
- Der Vertrieb bestimmt die Gesprächstermine.
- Das Unternehmen stellt den vorhandenen Messebestand bereit.
- Der Servicepartner übernimmt Lagerung und Logistik.
- Der Servicepartner organisiert Aufbau und Abbau.
- Das Unternehmen konzentriert sich während der Messe auf Kunden und Interessenten.
Diese Aufteilung kann gerade dann sinnvoll sein, wenn das Unternehmen die Kontrolle über den eigenen Messeauftritt behalten möchte, aber operative Aufgaben nicht selbst durchführen will.
Worauf sollte man bei der Auswahl eines Messe-Servicepartners achten?
Wer einen Messeauftritt organisieren lassen möchte, sollte nicht nur nach dem günstigsten Einzelpreis fragen. Entscheidend ist, welche Aufgaben tatsächlich übernommen werden und wie die einzelnen Leistungen zusammenspielen.
Kann der Partner mit vorhandenem Bestand arbeiten?
Das ist eine der wichtigsten Fragen. Wenn bereits ein Messestand vorhanden ist, sollte der Servicepartner nicht automatisch von einem Neukauf ausgehen.
Kann der Bestand gelagert werden?
Eine zentrale Lagerung kann den Ablauf vereinfachen, insbesondere wenn mehrere Veranstaltungen pro Jahr stattfinden.
Wer organisiert den Transport?
Es sollte klar sein, wer für Abholung, Anlieferung und Rücktransport verantwortlich ist und welche Informationen dafür benötigt werden.
Wer übernimmt Aufbau und Abbau?
Auch diese Schnittstelle sollte vor der Veranstaltung eindeutig geklärt sein.
Wie wird mit fehlenden oder beschädigten Komponenten umgegangen?
Eine Bestandskontrolle vor dem nächsten Einsatz kann helfen, Probleme nicht erst beim Aufbau am Veranstaltungsort festzustellen.
Kann der Service wiederkehrend genutzt werden?
Für regelmäßige Aussteller ist es sinnvoll, nicht nur einen einzelnen Messeauftritt zu betrachten. Ein guter Prozess sollte auch für die nächste Veranstaltung funktionieren.
Was vor der Beauftragung geklärt werden sollte
Bevor ein externer Servicepartner beauftragt wird, sollten die grundlegenden Rahmenbedingungen feststehen.
- Welche Veranstaltung steht an?
- Wo befindet sich der aktuelle Messebestand?
- Welche Komponenten werden benötigt?
- Wie groß und schwer ist der Bestand?
- Gibt es vorhandene Transportverpackungen?
- Wo soll der Bestand nach der Messe gelagert werden?
- Wer übernimmt den Aufbau?
- Wer übernimmt den Abbau?
- Wann muss der Bestand am Veranstaltungsort sein?
- Welche Vorgaben des Veranstalters sind zu beachten?
- Sind Grafiken oder Beschriftungen zu aktualisieren?
- Welche zusätzlichen Möbel oder Ausstattung werden benötigt?
- Ist bereits die nächste Veranstaltung bekannt?
Je genauer diese Punkte geklärt sind, desto einfacher lässt sich der tatsächliche Leistungsumfang bestimmen.
Der Unterschied zwischen Messebau und Messe-Service
Ein klassischer Messebauauftrag beginnt häufig mit der Konzeption oder Umsetzung eines Messestands. Ein Messe-Serviceansatz kann an einem ganz anderen Punkt ansetzen.
Der Messestand ist bereits vorhanden.
Die eigentliche Frage lautet dann nicht: „Wer baut uns einen neuen Stand?“
Sondern:
„Wer kümmert sich darum, dass unser vorhandener Messebestand zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist, aufgebaut wird und anschließend wieder zurückkommt?“
Diese Unterscheidung ist für Unternehmen wichtig, die ihren vorhandenen Bestand weiterverwenden möchten.
Kann ein Servicepartner auch kleine Messestände betreuen?
Ja. Die organisatorischen Fragen entstehen nicht erst bei großen Messeständen.
Auch bei einem kleinen Stand mit beispielsweise einer Messewand, einem Counter, einem Roll-up und einigen Präsentationsmaterialien müssen Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau und Lagerung organisiert werden.
Gerade bei kleineren Unternehmen kann die externe Unterstützung interessant sein, weil intern häufig keine eigene Messeorganisation vorhanden ist.
Der Aufwand eines kleinen Messeauftritts darf dabei nicht nur anhand der Standfläche betrachtet werden. Entscheidend ist auch, wie viel Zeit die Mitarbeiter für Organisation, Transport und Aufbau aufwenden müssten.
Messeauftritt organisieren lassen bei mehreren Veranstaltungen
Besonders deutlich wird der Nutzen eines externen Servicepartners, wenn ein Unternehmen nicht nur einmal, sondern regelmäßig ausstellt.
Bei drei, vier oder mehr Veranstaltungen pro Jahr entstehen wiederkehrende Aufgaben. Der Messestand muss immer wieder vorbereitet, transportiert, aufgebaut, abgebaut und eingelagert werden.
Genau hier kann ein standardisierter Ablauf helfen.
Statt jedes Mal neue Dienstleister zu suchen und den vorhandenen Bestand neu zusammenzustellen, kann ein Unternehmen mit einem festen Prozess arbeiten.
Ein Messebestand. Mehrere Veranstaltungen. Ein organisierter Ablauf.
Das reduziert nicht automatisch jeden Aufwand und ersetzt auch nicht die individuelle Planung einer Veranstaltung. Es schafft aber eine wiederholbare Grundlage für die operative Seite des Messeauftritts.
Was EINS PLUS bei einem Messeauftritt übernehmen kann
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service setzt genau an dieser operativen Seite des Messeauftritts an.
Der vorhandene Messestand muss dabei nicht von EINS PLUS gekauft worden sein. Auch ein Messesystem eines anderen Anbieters, ein gebrauchter Messestand oder bereits vorhandene Messeausstattung kann die Grundlage für die weitere Zusammenarbeit bilden.
Je nach Bedarf kann EINS PLUS beispielsweise die Übernahme und Bestandsaufnahme, Lagerung, Vorbereitung, den Transport, die Anlieferung, den Aufbau, den Abbau und die erneute Einlagerung organisieren.
Auch einzelne Ergänzungen rund um einen vorhandenen Messebestand können sinnvoll sein – etwa neue Grafiken, zusätzliche Ausstattung, Counter, Möbel oder weitere Präsentationselemente.
Damit steht nicht der Neukauf eines Messestands im Mittelpunkt, sondern die Frage, wie ein vorhandener Messebestand sinnvoll genutzt und über mehrere Veranstaltungen hinweg betreut werden kann.
Sie haben bereits einen Messestand?
Dann müssen Sie nicht zwangsläufig einen neuen Messestand anschaffen, nur weil die Organisation des bestehenden Bestands aufwendig geworden ist.
EINS PLUS kann Ihren vorhandenen Messebestand übernehmen und die Aufgaben organisieren, die zwischen Lager und Veranstaltung entstehen.
Sie haben keinen eigenen Messebauer?
Auch das muss kein Hindernis für regelmäßige Messeauftritte sein. Wenn die strategische Messeplanung intern erfolgt, können operative Aufgaben wie Lagerung, Transport, Aufbau und Abbau extern organisiert werden.
Sie stellen regelmäßig aus?
Dann lohnt sich der Blick auf den gesamten Ablauf zwischen zwei Veranstaltungen. EINS PLUS kann diesen wiederkehrenden Prozess rund um Ihren vorhandenen Messebestand begleiten.
Wann lohnt es sich, einen Messeauftritt organisieren zu lassen?
Eine externe Organisation kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn der Messeauftritt intern viel Zeit bindet, obwohl die damit verbundenen Aufgaben nicht zum eigentlichen Kerngeschäft gehören.
Typische Anzeichen sind:
- Der vorhandene Messestand steht ungenutzt im Unternehmen.
- Niemand fühlt sich eindeutig für den Messebestand verantwortlich.
- Der Transport wird vor jeder Messe neu organisiert.
- Aufbau und Abbau müssen von Mitarbeitern übernommen werden.
- Es fehlt eine geeignete Lagerfläche.
- Bei jeder Messe muss neu geprüft werden, welche Komponenten vorhanden sind.
- Das Unternehmen nimmt an mehreren Veranstaltungen pro Jahr teil.
- Marketing und Vertrieb möchten sich auf die eigentlichen Messeziele konzentrieren.
Dann kann es sinnvoll sein, die operativen Aufgaben einmal grundsätzlich zu strukturieren und zu prüfen, welche davon extern übernommen werden können.
Eine gute Messeorganisation beginnt nicht beim Messetag
Der häufigste Fehler besteht darin, die Messeorganisation zu stark auf den Messetag selbst zu konzentrieren.
Der eigentliche Ablauf beginnt früher und endet später.
Vor der Messe stehen Bestandskontrolle, Vorbereitung und Transport. Während des Aufbaus müssen Anlieferung und Montage funktionieren. Nach der Veranstaltung folgen Abbau, Rücktransport und Lagerung.
Wer diese Kette frühzeitig betrachtet, kann viele Aufgaben klarer verteilen.
Die zentrale Frage lautet deshalb nicht nur:
„Wer baut unseren Messestand auf?“
Sondern:
„Wer kümmert sich um unseren Messebestand – vor, während und nach der Veranstaltung?“
Sie stellen aus. Wir kümmern uns.
Ein Messeauftritt muss nicht bedeuten, dass Ihr Unternehmen jede organisatorische Aufgabe selbst übernehmen muss.
Wenn bereits ein Messestand oder Messebestand vorhanden ist, kann ein externer Servicepartner genau dort unterstützen, wo zwischen zwei Veranstaltungen der größte organisatorische Aufwand entsteht: bei Lagerung, Vorbereitung, Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau und Rücktransport.
EINS PLUS ist dabei nicht auf den Verkauf eines neuen Messestands angewiesen. Im Mittelpunkt steht Ihr vorhandener Bestand und die Frage, wie dieser für Ihre nächsten Veranstaltungen sinnvoll eingesetzt werden kann.
Sie haben einen Messestand. Sie haben eine Veranstaltung. EINS PLUS kümmert sich um das, was dazwischen passiert.
Wenn Sie Ihren Messeauftritt organisieren lassen möchten und bereits über einen eigenen Messestand oder Messebestand verfügen, kann EINS PLUS die passenden operativen Leistungen mit Ihnen abstimmen – von der Übernahme und Lagerung bis zum Transport, Aufbau, Abbau und der Vorbereitung für den nächsten Einsatz.