Vier, fünf oder mehr Messen pro Jahr: Wie lässt sich der Aufwand reduzieren?

Vier, fünf oder mehr Messen pro Jahr verändern die Anforderungen an die Messeorganisation. Was bei einem einzelnen Messeauftritt noch problemlos nebenbei koordiniert werden kann, wird bei mehreren Veranstaltungen schnell zu einer wiederkehrenden Aufgabe.

 

Termine müssen geplant, Messebestand bereitgestellt, Grafiken kontrolliert, Transporte organisiert und Auf- und Abbau koordiniert werden. Nach jeder Veranstaltung kommen Rücktransport, Kontrolle und Wiedereinlagerung hinzu.

 

Der entscheidende Punkt ist deshalb nicht unbedingt, weniger Messen zu organisieren. Vielmehr geht es darum, den organisatorischen Aufwand pro Messe zu reduzieren.

 

Das gelingt vor allem dann, wenn wiederkehrende Aufgaben nicht bei jeder Veranstaltung neu erfunden werden, sondern in einen festen Prozess überführt werden.

 

Warum vier oder fünf Messen pro Jahr organisatorisch etwas verändern

 

Bei einer einzelnen Messe kann ein Unternehmen den gesamten Ablauf als einmaliges Projekt betrachten.

 

Bei vier, fünf oder mehr Veranstaltungen pro Jahr wiederholen sich dieselben Aufgaben immer wieder.

 

Beispielsweise:

 

  • Messebestand auswählen
  •  

  • Bestand kontrollieren
  •  

  • Grafiken prüfen
  •  

  • Ausstattung zusammenstellen
  •  

  • Transport organisieren
  •  

  • Aufbau koordinieren
  •  

  • Abbau organisieren
  •  

  • Rücktransport durchführen
  •  

  • Bestand kontrollieren
  •  

  • Bestand wieder einlagern
  •  

 

Wenn diese Aufgaben fünfmal oder zehnmal im Jahr durchgeführt werden, entsteht ein erheblicher Abstimmungsaufwand – insbesondere dann, wenn jedes Projekt separat und ohne gemeinsamen Prozess organisiert wird.

 

Der größte Hebel liegt nicht unbedingt bei der einzelnen Messe

 

Bei der Frage nach Aufwand und Effizienz wird häufig zuerst auf den einzelnen Messestand geschaut.

 

Bei regelmäßigem Ausstellen liegt ein wesentlicher Hebel jedoch an anderer Stelle:

 

in den wiederkehrenden Abläufen zwischen den Veranstaltungen.

 

Wenn beispielsweise jedes Mal neu geklärt werden muss, welche Roll-ups vorhanden sind, wo die Messewand gelagert wird, welche Grafik dazugehört oder wie der Transport organisiert wird, entsteht bei jeder Veranstaltung erneut derselbe Abstimmungsaufwand.

 

Wer diese Informationen einmal strukturiert erfasst und anschließend weiterverwendet, kann viele Arbeitsschritte vereinfachen.

 

Aus einzelnen Messeprojekten einen festen Prozess machen

 

Der erste Schritt besteht darin, die wiederkehrenden Aufgaben als zusammenhängenden Prozess zu betrachten.

 

Ein möglicher Ablauf lautet:

 

Veranstaltung planen → Bestand auswählen → Bestand kontrollieren → transportieren → aufbauen → Messe → abbauen → zurücktransportieren → kontrollieren → einlagern.

 

Dieser Ablauf kann bei jeder Veranstaltung grundsätzlich gleich bleiben.

 

Die individuellen Angaben ändern sich dagegen von Messe zu Messe.

 

So entsteht ein wichtiger organisatorischer Unterschied:

 

Der Prozess wird standardisiert, die Veranstaltung bleibt individuell.

 

Was sich standardisieren lässt

 

Nicht jeder Bestandteil eines Messeauftritts muss jedes Mal neu organisiert werden.

 

Bei regelmäßig stattfindenden Messen können beispielsweise folgende Punkte dauerhaft definiert werden:

 

  • Bestandsverwaltung
  •  

  • Lagerort
  •  

  • Verpackung
  •  

  • Bestandskontrolle
  •  

  • Transportablauf
  •  

  • Ansprechpartner
  •  

  • Aufbauprozess
  •  

  • Abbauprozess
  •  

  • Rücktransport
  •  

  • Wiedereinlagerung
  •  

 

Dadurch muss bei der nächsten Messe nicht bei null begonnen werden.

 

Was bei jeder Messe individuell geprüft werden muss

 

Standardisierung bedeutet allerdings nicht, dass die Informationen einer vergangenen Messe einfach übernommen werden können.

 

Veranstaltungen haben unterschiedliche Vorgaben und organisatorische Bedingungen.

 

Die Messe Frankfurt weist beispielsweise ausdrücklich darauf hin, dass für einzelne Veranstaltungen abweichende Technische Richtlinien gelten können. Auch die Messe Düsseldorf veröffentlicht veranstaltungsspezifische Informationen und weist auf mögliche Abweichungen von den allgemeinen Richtlinien hin.

 

Deshalb sollten vor jedem Messeauftritt unter anderem geprüft werden:

 

  • Veranstaltungsort
  •  

  • Halle
  •  

  • Standnummer
  •  

  • Standgröße
  •  

  • Aufbauzeiten
  •  

  • Abbauzeiten
  •  

  • Anlieferbedingungen
  •  

  • Zufahrtsregelungen
  •  

  • technische Anforderungen
  •  

  • besondere Veranstaltungsinformationen
  •  

 

Der wiederkehrende Prozess reduziert also den organisatorischen Aufwand, ersetzt aber nicht die Prüfung der jeweiligen Veranstaltung.

 

Ein zentraler Messekalender reduziert Abstimmungsaufwand

 

Bei mehreren Messen pro Jahr sollte nicht nur die nächste Veranstaltung bekannt sein.

 

Eine zentrale Jahresübersicht schafft einen besseren Überblick über den gesamten Messekalender.

 

Erfasst werden können beispielsweise:

 

  • Veranstaltung
  •  

  • Datum
  •  

  • Veranstaltungsort
  •  

  • Standgröße
  •  

  • benötigter Messebestand
  •  

  • Transporttermin
  •  

  • Aufbau
  •  

  • Abbau
  •  

  • Rücktransport
  •  

  • interne und externe Ansprechpartner
  •  

 

Besonders wichtig wird der Kalender, wenn mehrere Messen zeitlich dicht aufeinanderfolgen.

 

Warum kurze Abstände zwischen Messen besonders gut geplant werden müssen

 

Ein Beispiel:

 

Ein Unternehmen stellt Anfang des Monats in München aus. Wenige Tage später findet die nächste Veranstaltung in Düsseldorf statt.

 

Der Messebestand kann nicht einfach nach München zurückgebracht und anschließend irgendwann für Düsseldorf vorbereitet werden.

 

Der gesamte Ablauf muss zeitlich ineinandergreifen:

 

Abbau → Rücktransport → Kontrolle → Zusammenstellung → erneuter Transport → Aufbau.

 

Je kürzer der Zeitraum zwischen zwei Veranstaltungen ist, desto wichtiger wird die vorausschauende Planung.

 

Den Messebestand zentral organisieren

 

Ein Unternehmen mit mehreren Messeauftritten verfügt häufig über einen wachsenden Bestand an Messeausstattung.

 

Dazu können gehören:

 

  • Messestände
  •  

  • Messewände
  •  

  • Roll-ups
  •  

  • Displays
  •  

  • Messetheken
  •  

  • Prospektständer
  •  

  • Messe- und Veranstaltungsmöbel
  •  

  • Grafiken
  •  

  • Transportkisten
  •  

  • weiteres Zubehör
  •  

 

Wenn dieser Bestand an unterschiedlichen Orten oder unstrukturiert gelagert wird, kann die Vorbereitung einer Messe unnötig aufwendig werden.

 

Eine zentrale Organisation kann dagegen helfen, schnell zu beantworten:

 

Was ist vorhanden? Wo befindet es sich? In welchem Zustand ist es? Und für welche Veranstaltung wird es benötigt?

 

Eine Bestandsliste kann viele Rückfragen vermeiden

 

Eine strukturierte Bestandsliste muss nicht kompliziert sein.

 

Je nach Umfang können beispielsweise folgende Angaben erfasst werden:

 

  • Bezeichnung
  •  

  • Anzahl
  •  

  • Abmessungen
  •  

  • Gewicht
  •  

  • Verpackung
  •  

  • Systemzugehörigkeit
  •  

  • Grafik
  •  

  • Zustand
  •  

  • Lagerplatz
  •  

  • letzter Einsatz
  •  

 

Je genauer der Bestand dokumentiert ist, desto einfacher kann die benötigte Ausstattung für eine konkrete Veranstaltung zusammengestellt werden.

 

Mit einem modularen Messebestand flexibler arbeiten

 

Unternehmen mit vielen Messeauftritten benötigen nicht zwangsläufig für jede Veranstaltung einen komplett neuen Messestand.

 

Ein vorhandener Bestand kann je nach Veranstaltung unterschiedlich zusammengestellt werden.

 

Für einen größeren Messeauftritt kann beispielsweise eine umfangreichere Kombination eingesetzt werden. Bei einem kleineren Kongress oder einer regionalen Veranstaltung können dagegen wenige Komponenten ausreichen.

 

Das kann den Bedarf an zusätzlicher Ausstattung reduzieren und erleichtert die Nutzung eines bestehenden Messebestands über mehrere Veranstaltungen hinweg.

 

Grafiken frühzeitig prüfen

 

Ein häufiger organisatorischer Aufwand entsteht nicht durch das Messesystem selbst, sondern durch die dazugehörigen Grafiken.

 

Bei mehreren Veranstaltungen sollte deshalb bereits bei der Bestandsplanung geprüft werden:

 

  • Welche Grafiken sind vorhanden?
  •  

  • Welche Grafiken sind aktuell?
  •  

  • Welche Grafiken gehören zu welchem System?
  •  

  • Welche Grafiken werden bei der nächsten Messe benötigt?
  •  

  • Müssen einzelne Motive aktualisiert oder neu produziert werden?
  •  

 

Eine eindeutige Zuordnung von Grafik und System verhindert, dass kurz vor einer Veranstaltung noch grundlegende Fragen geklärt werden müssen.

 

Transportprozesse wiederholbar machen

 

Auch der Transport kann bei regelmäßigen Messeauftritten strukturiert werden.

 

Wenn bekannt ist, wie der Messebestand verpackt wird, wie viele Packstücke typischerweise anfallen und welche Informationen der Transportdienstleister benötigt, können viele Angaben wiederverwendet werden.

 

Für jede Veranstaltung müssen dann hauptsächlich die variablen Informationen ergänzt werden.

 

Dazu gehören beispielsweise:

 

  • Abholtermin
  •  

  • Liefertermin
  •  

  • Veranstaltungsort
  •  

  • Halle und Standnummer
  •  

  • Kontakt vor Ort
  •  

  • besondere Anlieferbedingungen
  •  

  • Rücktransport
  •  

 

Aufbau und Abbau nicht jedes Mal neu organisieren

 

Auch Montageleistungen können in wiederkehrende Abläufe überführt werden.

 

Wenn beispielsweise immer wieder dasselbe mobile Messesystem eingesetzt wird, können Aufbauinformationen dokumentiert werden.

 

Dazu können gehören:

 

  • Aufbauart
  •  

  • benötigte Komponenten
  •  

  • Grafikmontage
  •  

  • Möblierung
  •  

  • Beleuchtung
  •  

  • technisches Zubehör
  •  

  • Besonderheiten
  •  

 

Die konkrete Veranstaltung bleibt individuell, der grundlegende Montageablauf kann jedoch wiederverwendet werden.

 

Die Nachbereitung sollte Bestandteil des Prozesses sein

 

Eine Messe endet organisatorisch nicht mit dem Abbau.

 

Nach dem Rücktransport sollte der Messebestand kontrolliert werden.

 

Dabei kann beispielsweise festgestellt werden:

 

  • Ist der Bestand vollständig?
  •  

  • Gibt es Beschädigungen?
  •  

  • Sind alle Grafiken vorhanden?
  •  

  • Ist Zubehör vollständig?
  •  

  • Sind Transportbehälter noch einsatzbereit?
  •  

  • Wird für die nächste Messe eine Reparatur benötigt?
  •  

 

Wenn diese Kontrolle direkt in den Ablauf integriert wird, können Probleme frühzeitig erkannt werden.

 

Nach der Messe ist vor der nächsten Messe

 

Bei vier oder fünf Veranstaltungen pro Jahr ist diese Aussage besonders relevant.

 

Der Messebestand befindet sich nach einer Veranstaltung häufig bereits in der Vorbereitung für den nächsten Einsatz.

 

Deshalb sollte die Nachbereitung nicht isoliert betrachtet werden.

 

Ein sinnvoller Ablauf kann beispielsweise so aussehen:

 

Abbau → Rücktransport → Kontrolle → Reparatur oder Ergänzung → Einlagerung → Vorbereitung der nächsten Veranstaltung.

 

Damit wird die Zeit zwischen den Veranstaltungen aktiv für die nächste Messe genutzt.

 

Externe Lagerung kann interne Ressourcen entlasten

 

Wenn der Messebestand wächst, stellt sich häufig die Frage nach geeigneten Lagerflächen.

 

Eine Lagerung im Unternehmen kann sinnvoll sein, wenn ausreichend geeigneter Platz vorhanden ist und der Bestand regelmäßig intern benötigt wird.

 

Bei größeren Beständen kann eine externe Lagerung dagegen organisatorisch interessant werden.

 

Das gilt insbesondere dann, wenn:

 

  • die vorhandenen Räume knapp sind
  •  

  • der Messebestand nur gelegentlich benötigt wird
  •  

  • mehrere Veranstaltungen pro Jahr stattfinden
  •  

  • der Bestand zentral organisiert werden soll
  •  

  • Transport und Lagerung miteinander verbunden werden sollen
  •  

 

Der Vorteil einer externen Lösung hängt dabei nicht allein vom Lagerplatz ab. Relevant ist auch, wie der Bestand verwaltet und für die nächste Veranstaltung bereitgestellt wird.

 

Ein fester Ansprechpartner kann den Abstimmungsaufwand reduzieren

 

Je mehr Messen stattfinden, desto mehr Schnittstellen entstehen häufig innerhalb des Unternehmens.

 

Marketing plant die Messe. Der Einkauf bestellt Leistungen. Der Vertrieb benötigt den Stand. Mitarbeiter stimmen Transporte ab. Externe Dienstleister koordinieren Aufbau und Abbau.

 

Ein fester Ansprechpartner für den Messebestand und die damit verbundenen logistischen Aufgaben kann diese Abstimmungen bündeln.

 

Dadurch muss bei einer neuen Veranstaltung nicht jedes Mal die gesamte Vorgeschichte erklärt werden.

 

Klare Zuständigkeiten statt Abstimmung über viele Abteilungen

 

Ein Unternehmen sollte deshalb festlegen, wer für welche Bereiche verantwortlich ist.

 

Beispielsweise:

 

  • Wer pflegt den Messekalender?
  •  

  • Wer entscheidet über den benötigten Messebestand?
  •  

  • Wer prüft die Grafiken?
  •  

  • Wer organisiert den Transport?
  •  

  • Wer koordiniert den Aufbau?
  •  

  • Wer ist Ansprechpartner vor Ort?
  •  

  • Wer organisiert den Abbau?
  •  

  • Wer kontrolliert den Rücklauf?
  •  

  • Wer entscheidet über Reparatur oder Ersatz?
  •  

 

Die Zuständigkeiten können intern verteilt oder teilweise an externe Partner übertragen werden.

 

Wichtig ist vor allem, dass sie eindeutig festgelegt sind.

 

Standardisierte Checklisten für wiederkehrende Messeauftritte

 

Eine einfache Möglichkeit, den organisatorischen Aufwand zu reduzieren, sind wiederverwendbare Checklisten.

 

Eine solche Checkliste kann beispielsweise fünf Phasen abbilden:

 

Vorbereitung

 

  • ☐ Veranstaltung bestätigt
  •  

  • ☐ Standdaten vorhanden
  •  

  • ☐ Aufbau- und Abbauzeiten geprüft
  •  

  • ☐ benötigter Messebestand festgelegt
  •  

 

Bestand

 

  • ☐ Systeme vollständig
  •  

  • ☐ Grafiken geprüft
  •  

  • ☐ Zubehör vorhanden
  •  

  • ☐ Zustand kontrolliert
  •  

 

Transport

 

  • ☐ Packstücke erfasst
  •  

  • ☐ Abholung organisiert
  •  

  • ☐ Liefertermin festgelegt
  •  

  • ☐ Anlieferbedingungen geprüft
  •  

 

Veranstaltung

 

  • ☐ Aufbau organisiert
  •  

  • ☐ Stand übergeben
  •  

  • ☐ Ansprechpartner vor Ort bekannt
  •  

 

Nachbereitung

 

  • ☐ Abbau organisiert
  •  

  • ☐ Rücktransport organisiert
  •  

  • ☐ Bestand kontrolliert
  •  

  • ☐ Schäden dokumentiert
  •  

  • ☐ Bestand eingelagert
  •  

  • ☐ nächste Veranstaltung geprüft
  •  

 

Welche Aufgaben sich besonders gut bündeln lassen

 

Bei mehreren Messen pro Jahr lohnt es sich, wiederkehrende Aufgaben möglichst gemeinsam zu organisieren.

 

Das betrifft insbesondere:

 

  • Lagerung des Messebestands
  •  

  • Bestandsverwaltung
  •  

  • Kommissionierung
  •  

  • Transport
  •  

  • Aufbau
  •  

  • Abbau
  •  

  • Rücktransport
  •  

  • Wiedereinlagerung
  •  

 

Wenn diese Leistungen organisatorisch miteinander verbunden sind, kann die Anzahl der einzelnen Schnittstellen reduziert werden.

 

Warum Lagerung und Transport zusammen gedacht werden sollten

 

Gerade bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr hängen Lagerung und Transport unmittelbar zusammen.

 

Der Messebestand befindet sich zwischen zwei Veranstaltungen im Lager. Für die nächste Messe muss er dort entnommen, zusammengestellt und transportiert werden. Nach der Veranstaltung kommt er zurück.

 

Der wiederkehrende Ablauf lautet daher:

 

Lager → Transport → Messe → Rücktransport → Lager.

 

Wenn diese Schritte getrennt voneinander organisiert werden, entstehen zusätzliche Übergaben.

 

Eine abgestimmte Organisation kann dagegen den Ablauf vereinfachen.

 

Warum Unternehmen nicht jede Messe komplett neu planen sollten

 

Bei regelmäßigem Ausstellen ist es selten sinnvoll, jedes Mal wieder bei den Grundlagen anzufangen.

 

Wenn beispielsweise bereits bekannt ist:

 

  • welcher Messebestand vorhanden ist
  •  

  • wie dieser verpackt wird
  •  

  • wo er gelagert wird
  •  

  • wer für den Transport zuständig ist
  •  

  • wer den Aufbau übernimmt
  •  

  • wer den Abbau organisiert
  •  

 

müssen diese Grundlagen nicht für jede Veranstaltung erneut diskutiert werden.

 

Stattdessen werden nur die konkreten Veranstaltungsinformationen ergänzt.

 

Den Aufwand reduzieren bedeutet nicht automatisch Kosten reduzieren

 

Ein wichtiger Unterschied sollte beachtet werden.

 

Wenn Unternehmen Prozesse strukturieren, geht es zunächst darum, den organisatorischen Aufwand zu reduzieren.

 

Das bedeutet nicht automatisch, dass jede einzelne Messe günstiger wird.

 

Eine strukturierte Organisation kann aber dazu beitragen, unnötige Abstimmungen, Suchzeiten, kurzfristige Beschaffungen und vermeidbare organisatorische Fehler zu reduzieren.

 

Ob sich einzelne Leistungen wirtschaftlich rechnen, muss jeweils anhand des tatsächlichen Messevolumens, der internen Ressourcen und der benötigten externen Leistungen betrachtet werden.

 

Wann externe Unterstützung interessant werden kann

 

Mit vier, fünf oder mehr Messen pro Jahr kann irgendwann die Frage entstehen, ob alle Aufgaben weiterhin intern organisiert werden sollten.

 

Externe Unterstützung kann beispielsweise bei folgenden Leistungen eingesetzt werden:

 

  • Lagerung
  •  

  • Bestandsverwaltung
  •  

  • Kommissionierung
  •  

  • Transport
  •  

  • Montage
  •  

  • Demontage
  •  

  • Rücktransport
  •  

  • Wiedereinlagerung
  •  

 

Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass der komplette Messeauftritt ausgelagert werden muss.

 

Unternehmen können auch nur die Bereiche abgeben, die intern besonders viel Zeit oder organisatorischen Aufwand verursachen.

 

Ein fester Servicepartner für mehrere Veranstaltungen

 

Bei regelmäßigem Ausstellen kann ein fester Dienstleister gegenüber vielen wechselnden Einzelbeauftragungen organisatorische Vorteile haben.

 

Der Dienstleister kennt den vorhandenen Bestand und die grundlegenden Abläufe. Für die nächste Veranstaltung werden hauptsächlich die neuen Informationen ergänzt.

 

Das kann beispielsweise so aussehen:

 

„Dies ist unsere nächste Messe. Diese Standfläche haben wir. Diese Komponenten benötigen wir. Bitte bereiten Sie den Bestand für Transport und Aufbau vor.“

 

Je besser der wiederkehrende Prozess aufgebaut ist, desto weniger Grundlagen müssen bei jedem Auftrag erneut erklärt werden.

 

Was bei der Auswahl eines externen Partners wichtig ist

 

Wenn Unternehmen Aufgaben rund um mehrere Messeauftritte auslagern möchten, sollte nicht nur eine einzelne Leistung betrachtet werden.

 

Relevant kann sein, ob ein Partner beispielsweise mehrere der folgenden Aufgaben abdecken kann:

 

  • Messebestand übernehmen
  •  

  • Messebestand lagern
  •  

  • Bestand kontrollieren
  •  

  • Bestand kommissionieren
  •  

  • Transport organisieren
  •  

  • Aufbau durchführen
  •  

  • Abbau durchführen
  •  

  • Rücktransport organisieren
  •  

  • Bestand wieder einlagern
  •  

 

Je mehr dieser Schritte miteinander verbunden werden können, desto weniger einzelne Schnittstellen müssen intern koordiniert werden.

 

EINS PLUS: Messebestand für mehrere Veranstaltungen organisieren

 

Für Unternehmen, die regelmäßig auf Messen, Kongressen und regionalen Veranstaltungen ausstellen, kann ein dauerhaft organisierter Umgang mit dem vorhandenen Messebestand sinnvoll sein.

 

EINS PLUS Messe- & Kongress-Service ist darauf ausgerichtet, vorhandene Messeausstattung für wiederkehrende Einsätze zu organisieren.

 

Dazu können beispielsweise Roll-ups, Messewände, Displays, Messetheken, Möbel, Prospektständer, Grafiken und weitere Bestandteile des Messebestands gehören.

 

Je nach Bedarf können Lagerung, Bestandsorganisation, Transport, Aufbau, Abbau und Rücktransport miteinander verbunden werden.

 

Der wiederkehrende Ablauf kann beispielsweise so aussehen:

 

Bestand lagern → nächste Messe planen → benötigte Ausstattung zusammenstellen → transportieren → aufbauen → Messe → abbauen → zurücktransportieren → kontrollieren → wieder einlagern.

 

Für das Unternehmen entsteht damit ein wiederkehrender organisatorischer Rahmen. Die jeweilige Veranstaltung bleibt individuell, während die grundlegenden Abläufe nicht jedes Mal neu entwickelt werden müssen.

 

Ein sinnvoller Jahresprozess für Unternehmen mit vielen Messeauftritten

 

Bei vier, fünf oder mehr Messen pro Jahr kann es hilfreich sein, nicht nur einzelne Veranstaltungen zu planen, sondern das gesamte Messejahr.

 

Ein möglicher Ablauf:

 

1. Messekalender erstellen

 

Alle geplanten Veranstaltungen werden möglichst frühzeitig erfasst.

 

2. Messebestand zuordnen

 

Für jede Veranstaltung wird festgelegt, welche Komponenten benötigt werden.

 

3. Überschneidungen erkennen

 

Es wird geprüft, ob derselbe Messebestand innerhalb kurzer Zeit für mehrere Veranstaltungen benötigt wird.

 

4. Bestand kontrollieren

 

Vor jedem Einsatz werden Vollständigkeit, Zustand und Grafiken geprüft.

 

5. Veranstaltungsvorgaben prüfen

 

Aufbauzeiten, Abbauzeiten, Zufahrt und weitere veranstaltungsspezifische Anforderungen werden aktuell geprüft.

 

6. Transport und Aufbau koordinieren

 

Die Ausstattung wird rechtzeitig bereitgestellt und zur Veranstaltung gebracht.

 

7. Abbau und Rücktransport organisieren

 

Nach der Veranstaltung wird der Bestand zurückgeführt.

 

8. Rücklauf kontrollieren

 

Fehlende oder beschädigte Komponenten werden dokumentiert.

 

9. Nächste Messe vorbereiten

 

Der Bestand wird wieder eingelagert oder direkt für die nächste Veranstaltung vorbereitet.

 

Checkliste: Vier, fünf oder mehr Messen pro Jahr

 

  • ☐ Alle Veranstaltungen des Jahres erfassen
  •  

  • ☐ Termine und Veranstaltungsorte dokumentieren
  •  

  • ☐ Standgrößen erfassen
  •  

  • ☐ Messebestand zentral dokumentieren
  •  

  • ☐ Grafiken und Systeme zuordnen
  •  

  • ☐ Lagerort festlegen
  •  

  • ☐ Wiederkehrende Transportabläufe definieren
  •  

  • ☐ Aufbau und Abbau organisieren
  •  

  • ☐ Veranstaltungsbedingungen vor jeder Messe prüfen
  •  

  • ☐ Zeit zwischen aufeinanderfolgenden Messen berücksichtigen
  •  

  • ☐ Rücktransport einplanen
  •  

  • ☐ Bestand nach jeder Messe kontrollieren
  •  

  • ☐ Schäden und fehlendes Zubehör dokumentieren
  •  

  • ☐ Bestand für die nächste Messe vorbereiten
  •  

  • ☐ Prüfen, welche Aufgaben intern und extern organisiert werden sollen
  •  

 

Fazit

 

Vier, fünf oder mehr Messen pro Jahr müssen nicht automatisch bedeuten, dass der organisatorische Aufwand im gleichen Verhältnis steigt. Entscheidend ist vielmehr, wie viele Aufgaben bei jeder Veranstaltung erneut organisiert werden müssen.

 

Wer regelmäßig ausstellt, kann viele wiederkehrende Aufgaben strukturieren: Messebestand verwalten, Lagerung organisieren, Grafiken zuordnen, Transporte vorbereiten sowie Aufbau, Abbau und Rückführung koordinieren.

 

Der wichtigste Schritt besteht darin, nicht jede Messe als vollständig neues Projekt zu behandeln.

 

Stattdessen kann ein wiederkehrender Prozess aufgebaut werden:

 

Planen → Bestand auswählen → vorbereiten → transportieren → aufbauen → ausstellen → abbauen → zurücktransportieren → kontrollieren → einlagern.

 

Die konkrete Messe bleibt dabei individuell. Standfläche, Veranstaltungsort, Aufbauzeiten, Anlieferung und weitere Vorgaben müssen jeweils aktuell geprüft werden. Veranstalter wie Messe Frankfurt und Messe Düsseldorf weisen ausdrücklich auf veranstaltungsspezifische Anforderungen hin.

 

Für Unternehmen mit mehreren Messeauftritten pro Jahr liegt der organisatorische Vorteil deshalb vor allem darin, die wiederkehrenden Aufgaben einmal sauber zu strukturieren und anschließend wiederholt anzuwenden.

 

So wird aus vier, fünf oder mehr einzelnen Messeauftritten ein planbarer Jahresprozess rund um den vorhandenen Messebestand.

 

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