Ein mobiles Messesystem ist nicht automatisch nur für eine einzige Veranstaltung gedacht. Roll-ups, Messewände, Faltdisplays, Pop-up-Systeme, textile Displays, Counter und andere mobile Ausstellungssysteme können häufig über mehrere Veranstaltungen hinweg eingesetzt werden. Entscheidend ist, wie sie transportiert, gelagert, geprüft, gepflegt und für den nächsten Einsatz vorbereitet werden.
Gerade Unternehmen, die regelmäßig auf Messen, Kongressen, Fachveranstaltungen oder Kundenevents vertreten sind, können von einer mehrfachen Nutzung vorhandener Messeausstattung profitieren. Statt für jede Veranstaltung einen neuen Bestand aufzubauen, lässt sich ein vorhandenes System wiederholt einsetzen und je nach Veranstaltung ergänzen oder anpassen.
Die tatsächliche Nutzungsdauer hängt dabei nicht allein vom Alter des Systems ab. Auch der Zustand der Komponenten, die Qualität der Lagerung, der Umgang beim Abbau, der Transport und die Frage, ob einzelne Bestandteile rechtzeitig gewartet oder ersetzt werden, spielen eine Rolle. Fachanbieter beschreiben deshalb Lagerung, Prüfung, Reparatur, Bestandsführung und Anpassung als wichtige Bestandteile eines wiederkehrenden Messeprozesses.
Warum mobile Messesysteme für den Mehrfacheinsatz interessant sind
Der wesentliche Vorteil mobiler Messesysteme liegt darin, dass sie nicht zwingend dauerhaft an eine einzige Veranstaltung gebunden sind. Viele Systeme lassen sich zerlegen, transportieren und erneut aufbauen. Gerade modulare Systeme können je nach Ausführung auch unterschiedlich zusammengestellt oder mit anderen Komponenten kombiniert werden.
Damit verändert sich auch die Betrachtung der Messeausstattung. Ein Roll-up ist nicht nur ein Roll-up für eine bestimmte Messe. Eine mobile Messewand ist nicht nur für einen einzelnen Messetermin vorgesehen. Ein Counter oder ein mobiles Displaysystem kann bei unterschiedlichen Veranstaltungen erneut eingesetzt werden.
Voraussetzung ist allerdings, dass der Bestand nach dem ersten Einsatz nicht einfach irgendwo abgestellt wird. Ein wiederverwendbares System braucht einen geregelten Umgang zwischen den Veranstaltungen.
Ein sinnvoller Kreislauf kann beispielsweise so aussehen:
- Abbau nach der Veranstaltung
- Prüfung auf Schäden und fehlende Komponenten
- Reinigung und gegebenenfalls Reparatur
- geschützte Lagerung
- Bestandsprüfung vor dem nächsten Einsatz
- Zusammenstellung für die nächste Veranstaltung
- Transport und Aufbau
Genau dieser wiederkehrende Ablauf entscheidet wesentlich darüber, ob vorhandene Messeausstattung langfristig praktisch nutzbar bleibt.
Welche mobilen Messesysteme lassen sich mehrfach einsetzen?
Grundsätzlich kommen unterschiedliche mobile Systeme für eine wiederholte Nutzung infrage. Welche Lösung geeignet ist, hängt vom jeweiligen System, seinem Zustand, dem Einsatzzweck und der geplanten Veranstaltung ab.
Roll-ups
Roll-ups gehören zu den einfachsten mobilen Präsentationssystemen. Das eigentliche System kann bei mehreren Veranstaltungen verwendet werden. Die Grafik kann je nach System ausgetauscht werden, wenn sich beispielsweise Kampagne, Produkt, Botschaft oder Corporate Design ändern.
Mobile Messewände
Mobile Messewände können je nach Konstruktion wiederholt aufgebaut und transportiert werden. Bei der Lagerung sollten die einzelnen Elemente geschützt und möglichst so zusammengehalten werden, dass sie beim nächsten Einsatz vollständig zur Verfügung stehen.
Faltdisplays und Pop-up-Systeme
Faltdisplays und Pop-up-Systeme sind ebenfalls auf wiederholte Nutzung ausgelegt. Besonders wichtig sind hier ein schonender Umgang mit den Verbindungen, eine geeignete Verpackung und die Vollständigkeit des Zubehörs.
Textile Displays und Spannrahmen
Textile Systeme können durch austauschbare Drucke an unterschiedliche Veranstaltungen angepasst werden. Dadurch lässt sich die technische Basis weiterverwenden, während die sichtbare Kommunikation aktualisiert wird.
Counter und ergänzende Präsentationselemente
Auch Counter, Prospektständer, Beleuchtung und andere mobile Elemente können Bestandteil eines wiederverwendbaren Messebestands sein. Sie müssen nicht zwangsläufig bei jeder Veranstaltung neu beschafft werden.
Wie gut ein System für den Mehrfacheinsatz geeignet ist, hängt letztlich stärker von Konstruktion, Zustand und Organisation ab als von der Bezeichnung „mobiles Messesystem“ allein.
Mehrfach einsetzen beginnt bereits bei der Anschaffung
Wer ein mobiles Messesystem kauft und bereits bei der Anschaffung an mehrere Veranstaltungen denkt, kann die spätere Wiederverwendung erleichtern.
Wichtige Fragen sind beispielsweise:
- Kann das System mehrfach auf- und abgebaut werden?
- Wie einfach lässt es sich transportieren?
- Welche Komponenten können ausgetauscht werden?
- Können Grafiken aktualisiert werden?
- Kann das System für unterschiedliche Veranstaltungsformate eingesetzt werden?
- Wie wird das System verpackt?
- Wie viel Lagerfläche wird benötigt?
- Welche Ersatz- oder Zubehörteile werden benötigt?
Bei modularen Systemen kann die Wiederverwendbarkeit besonders interessant sein, weil einzelne Komponenten angepasst, ergänzt oder in unterschiedlichen Konfigurationen eingesetzt werden können. Fachinformationen zur Wiederverwendung von Messeständen nennen unter anderem modulare Konstruktionen, austauschbare Grafiken, flexible Konfigurationen und geeignete Transportlösungen als wichtige Voraussetzungen.
Was die Nutzungsdauer eines mobilen Messesystems tatsächlich beeinflusst
Die Frage „Wie lange hält ein mobiles Messesystem?“ lässt sich nicht pauschal beantworten.
Entscheidend ist vielmehr, wie das System eingesetzt wird und wie mit ihm zwischen den Veranstaltungen umgegangen wird.
Auf- und Abbau
Ein wiederholter Aufbau bedeutet auch wiederholte mechanische Belastung. Komponenten sollten deshalb entsprechend den Herstellerangaben montiert und demontiert werden. Improvisiertes Ziehen, Verkanten oder gewaltsames Lösen von Verbindungselementen kann unnötige Belastungen verursachen.
Transport
Viele Schäden entstehen nicht während der eigentlichen Veranstaltung, sondern beim Transport. Ungeschützte Komponenten können aneinanderreiben, Grafiken können beschädigt werden und empfindliche Teile können durch unsachgemäße Verpackung belastet werden.
Lagerung
Auch zwischen zwei Messen sollte das System geschützt aufbewahrt werden. Fachanbieter empfehlen bei der Lagerung unter anderem eine strukturierte Erfassung und den Schutz der Komponenten vor äußeren Einflüssen.
Reinigung
Staub, Schmutz und Rückstände sollten nicht über mehrere Messezyklen hinweg auf den Komponenten bleiben. Eine regelmäßige Reinigung kann dazu beitragen, dass die Ausstattung beim nächsten Einsatz wieder in einem ordentlichen Zustand zur Verfügung steht.
Reparatur
Ein kleines beschädigtes Teil sollte nicht automatisch dazu führen, dass ein komplettes System ausgemustert wird. Je nach System kann eine Reparatur oder der Austausch einzelner Komponenten sinnvoll sein.
Der häufigste Fehler: Das System wird nach der Messe einfach eingelagert
Nach einer Messe ist der Zeitdruck häufig hoch. Der Stand muss abgebaut werden, das Material muss vom Gelände und der nächste Arbeitstag beginnt.
Dann landet das mobile Messesystem schnell in einem Lager, Keller, Büro oder Transportkoffer.
Das Problem: Damit ist zwar die Lagerung organisiert, aber noch nicht der nächste Einsatz.
Wenn beschädigte Teile, fehlendes Zubehör oder verschmutzte Grafiken erst kurz vor der nächsten Messe entdeckt werden, bleibt wenig Zeit für eine sinnvolle Lösung.
Professionelle Messe-Lagerprozesse setzen deshalb bereits beim Rücklauf an. Anbieter beschreiben beispielsweise eine Eingangskontrolle nach dem Messeauftritt, bei der Beschädigungen, Verschmutzungen und fehlende oder wartungsbedürftige Komponenten erfasst werden.
Mobile Messesysteme nach jeder Messe prüfen
Eine kurze Prüfung nach dem Abbau kann einen großen Unterschied machen.
Dabei sollte beispielsweise kontrolliert werden:
- Sind alle Systemteile vorhanden?
- Sind Verbindungselemente vollständig?
- Gibt es sichtbare Beschädigungen?
- Sind Grafiken sauber und unbeschädigt?
- Funktionieren Beleuchtung und andere technische Komponenten?
- Sind Transporttaschen und Koffer intakt?
- Ist das Zubehör vollständig?
- Müssen Teile repariert oder ersetzt werden?
Diese Prüfung muss nicht kompliziert sein. Entscheidend ist, dass sie tatsächlich stattfindet und das Ergebnis dokumentiert wird.
Warum die Inventarisierung bei mehrfacher Nutzung wichtig ist
Je häufiger ein System eingesetzt wird, desto wichtiger wird die Frage, welche Bestandteile tatsächlich vorhanden sind.
Ein mobiles Messesystem besteht häufig aus mehreren Einzelteilen. Bei mehreren Veranstaltungen können einzelne Komponenten an unterschiedlichen Orten landen oder versehentlich separat gelagert werden.
Eine strukturierte Inventarisierung schafft hier Übersicht.
Erfasst werden können beispielsweise:
- Systemtyp
- Anzahl der Komponenten
- Grafiken
- Zubehör
- Transportbehälter
- aktueller Zustand
- letzter Einsatz
- geplante nächste Veranstaltung
Digitale Bestandsführung wird auch von professionellen Messe-Lagerdienstleistern eingesetzt, um Komponenten eindeutig zuzuordnen und für zukünftige Veranstaltungen verfügbar zu halten.
Grafiken können die Nutzungsdauer des Systems verlängern
Ein mobiles Messesystem kann technisch noch vollkommen brauchbar sein, obwohl seine sichtbare Gestaltung nicht mehr aktuell ist.
Das ist ein wichtiger Unterschied.
Wenn sich beispielsweise eine Produktkampagne ändert, ein neues Produkt eingeführt wird oder sich das Corporate Design verändert, muss nicht zwangsläufig das komplette Displaysystem ersetzt werden.
Je nach System kann es ausreichen, die sichtbaren Grafiken auszutauschen.
Damit bleibt die technische Basis erhalten, während der Auftritt aktualisiert wird. Fachanbieter für wiederverwendbare Displays nennen den Austausch von Grafiken ausdrücklich als Möglichkeit, bestehende Hardware für neue Kampagnen und Veranstaltungen weiterzuverwenden.
Das kann insbesondere bei Unternehmen interessant sein, die denselben Bestand für unterschiedliche Produkte, Zielgruppen oder Veranstaltungen einsetzen möchten.
Ein mobiles Messesystem kann für unterschiedliche Veranstaltungen angepasst werden
Nicht jede Veranstaltung benötigt denselben Umfang.
Für einen kleinen Kongressstand kann möglicherweise ein kompaktes Display mit Counter ausreichen.
Für eine größere Fachmesse können zusätzlich mehrere Messewände, Produktpräsentationen, Beleuchtung oder weitere Elemente benötigt werden.
Das bedeutet nicht automatisch, dass zwei komplett unterschiedliche Messebestände notwendig sind.
Je nach System können vorhandene Komponenten unterschiedlich kombiniert werden. Bei modularen Lösungen ist diese Anpassbarkeit ein wesentlicher Bestandteil der Wiederverwendung.
Dadurch kann ein Unternehmen aus einem vorhandenen Bestand unterschiedliche Auftritte zusammenstellen.
Mehrfachnutzung bedeutet nicht, dass alles unverändert bleiben muss
Ein häufiger Denkfehler ist, Wiederverwendung mit unveränderter Wiederholung gleichzusetzen.
Ein mobiles Messesystem kann mehrfach eingesetzt und zwischen den Veranstaltungen trotzdem weiterentwickelt werden.
Mögliche Anpassungen sind beispielsweise:
- neue Grafiken
- ergänzende Produktinformationen
- neue Beleuchtung
- zusätzliche Ablageflächen
- neue Counter
- ergänzende Displays
- veränderte Zusammenstellung
- Reparatur einzelner Komponenten
So kann ein vorhandener Bestand über mehrere Messezyklen weiterentwickelt werden, anstatt nach jeder Veranstaltung vollständig ersetzt zu werden.
Die richtige Lagerung ist ein wichtiger Teil der Wiederverwendung
Wer ein mobiles Messesystem mehrfach einsetzen möchte, sollte die Zeit zwischen den Veranstaltungen genauso ernst nehmen wie den eigentlichen Messeauftritt.
Die Lagerung sollte deshalb so organisiert sein, dass die Komponenten geschützt und später wieder auffindbar sind.
Besonders wichtig sind:
- geeignete Verpackung
- Schutz empfindlicher Oberflächen
- eindeutige Zuordnung der Komponenten
- geschützte Aufbewahrung der Grafiken
- geordnetes Zubehör
- Dokumentation des Bestands
- Kontrolle vor dem nächsten Einsatz
Die professionelle Lagerung von Messegut verbindet deshalb idealerweise nicht nur Stellfläche mit Aufbewahrung, sondern auch Bestandsführung und Vorbereitung auf den nächsten Messeauftritt.
Mobile Messesysteme im Unternehmen lagern oder extern einlagern?
Für Unternehmen stellt sich irgendwann die Frage, ob die eigene Lagerfläche noch sinnvoll ist.
Die interne Lagerung kann funktionieren, wenn ausreichend Platz vorhanden ist und sich jemand zuverlässig um den Bestand kümmert.
Schwieriger wird es, wenn:
- die Ausstattung auf mehrere Räume verteilt ist
- keine geeignete Lagerfläche vorhanden ist
- Marketingmitarbeiter selbst nach dem Bestand suchen müssen
- mehrere Veranstaltungen parallel geplant werden
- regelmäßig Transporte organisiert werden müssen
- der Bestand nach jeder Messe geprüft und neu zusammengestellt werden muss
Dann kann eine externe Lagerung interessant werden.
Der entscheidende Vorteil liegt dabei nicht nur im frei werdenden Platz. Ein externer Service kann – je nach vereinbartem Leistungsumfang – auch Bestandsaufnahme, Lagerung, Vorbereitung, Transport, Aufbau, Abbau und Rückführung miteinander verbinden.
Was zwischen zwei Messen passieren sollte
Ein sinnvoller Ablauf zwischen zwei Veranstaltungen kann folgendermaßen aussehen:
Abbau und Rückführung
Nach der Messe wird das System vollständig demontiert und zurückgeführt.
Bestandsprüfung
Die Komponenten werden auf Vollständigkeit und sichtbare Schäden geprüft.
Reinigung
Oberflächen, Grafiken und weitere Bestandteile werden entsprechend ihrer Eigenschaften gereinigt.
Reparatur und Ergänzung
Beschädigte oder fehlende Komponenten werden identifiziert und bei Bedarf repariert oder ersetzt.
Einlagerung
Das vollständige System wird geschützt und eindeutig zugeordnet eingelagert.
Vorbereitung des nächsten Einsatzes
Sobald die nächste Veranstaltung feststeht, wird geprüft, welche Komponenten und Grafiken dafür benötigt werden.
Ein solcher Ablauf macht aus der Lagerung einen wiederkehrenden Prozess. Genau diese Verbindung aus Lagerung, Prüfung und Vorbereitung ist für die mehrfache Nutzung besonders relevant.
Ein System für mehrere Messen: Was bei der Planung wichtig ist
Wenn dasselbe mobile Messesystem bei mehreren Veranstaltungen eingesetzt werden soll, sollte nicht nur der nächste Messetermin betrachtet werden.
Sinnvoll ist eine Betrachtung der gesamten geplanten Messesaison.
Fragen Sie sich:
- Welche Veranstaltungen stehen in den kommenden Monaten an?
- Welche Standgrößen sind geplant?
- Welche Grafiken werden benötigt?
- Wird dasselbe System unmittelbar hintereinander benötigt?
- Gibt es ausreichend Zeit für Rücktransport, Prüfung und erneute Vorbereitung?
- Welche Komponenten werden mehrfach benötigt?
- Müssen zusätzliche Systeme beschafft werden?
Gerade bei mehreren Veranstaltungen kann eine zentrale Planung verhindern, dass derselbe Bestand versehentlich für zwei Termine gleichzeitig eingeplant wird.
Warum der Rücklauf genauso wichtig ist wie der Versand zur Messe
Bei der Messeplanung wird häufig sehr genau darauf geachtet, dass das Material rechtzeitig am Veranstaltungsort eintrifft.
Der Rückweg wird dagegen manchmal weniger strukturiert behandelt.
Für ein mehrfach eingesetztes mobiles Messesystem ist der Rücktransport jedoch Teil des eigentlichen Messeprozesses.
Das Material muss nach dem Abbau wieder an einen definierten Ort gelangen. Dort sollte es geprüft und für die nächste Nutzung vorbereitet werden.
Wenn das nicht geschieht, beginnt die nächste Veranstaltung organisatorisch wieder fast bei null.
Ein geregelter Rücklauf sorgt dagegen dafür, dass der Bestand nach der Messe wieder in einen bekannten Zustand gebracht wird.
Wann sich die Mehrfachnutzung besonders anbietet
Die wiederholte Nutzung mobiler Messesysteme kann besonders interessant sein für Unternehmen, die regelmäßig an unterschiedlichen Veranstaltungen teilnehmen.
Dazu können gehören:
- mittelständische Unternehmen mit mehreren Fachmessen pro Jahr
- Unternehmen mit regionalen und überregionalen Veranstaltungen
- Kongressaussteller
- Unternehmen mit wechselnden Produktpräsentationen
- Unternehmen mit Roadshows
- Unternehmen mit mehreren Niederlassungen
- Unternehmen, die mobile Messeausstattung bereits besitzen
Je häufiger ein vorhandenes System sinnvoll eingesetzt werden kann, desto wichtiger wird eine funktionierende Organisation rund um Lagerung, Transport und Wiederbereitstellung.
Wann ein mobiles Messesystem trotzdem ersetzt werden sollte
Mehrfachnutzung bedeutet nicht, dass ein System unbegrenzt eingesetzt werden sollte.
Es gibt Situationen, in denen eine Neuanschaffung oder ein grundlegender Austausch sinnvoll sein kann.
Beispielsweise wenn:
- das System wiederholt beschädigt wurde
- wichtige Komponenten nicht mehr verfügbar sind
- die Reparatur unverhältnismäßig aufwendig wird
- die Konstruktion nicht mehr zu den geplanten Veranstaltungen passt
- die Präsentationsanforderungen sich grundlegend verändert haben
- das Corporate Design nicht mehr sinnvoll angepasst werden kann
- das System nicht mehr sicher oder funktional eingesetzt werden kann
Die richtige Frage lautet deshalb nicht: „Wie alt ist das System?“
Entscheidend ist vielmehr: **Ist das vorhandene System für die geplanten Einsätze noch technisch, optisch und organisatorisch geeignet?**
Mehrfachnutzung kann auch die Beschaffung verändern
Wenn ein Unternehmen seine Messeausstattung als langfristigen Bestand betrachtet, verändert sich auch die Perspektive auf zukünftige Anschaffungen.
Dann wird nicht nur gefragt:
„Wie sieht unser Messestand bei der nächsten Messe aus?“
Sondern:
„Wie können wir diese Ausstattung bei möglichst vielen kommenden Veranstaltungen einsetzen?“
Diese Perspektive kann dazu führen, dass Modularität, Transportfähigkeit, Austauschbarkeit von Grafiken und Lagerung von Anfang an stärker berücksichtigt werden.
Damit wird aus einer einmaligen Anschaffung ein Messebestand, der über mehrere Veranstaltungen hinweg genutzt werden kann.
Checkliste: So halten Sie mobile Messesysteme länger einsatzbereit
Wenn ein mobiles Messesystem mehrfach eingesetzt werden soll, können folgende Punkte als praktische Checkliste dienen:
- Systemteile nach jedem Einsatz auf Vollständigkeit prüfen.
- Beschädigungen direkt dokumentieren.
- System und Zubehör gemeinsam und eindeutig zuordnen.
- Grafiken separat auf ihren Zustand prüfen.
- Transporttaschen und Koffer kontrollieren.
- Komponenten vor der Einlagerung reinigen.
- Empfindliche Bestandteile geschützt lagern.
- Bestand nachvollziehbar inventarisieren.
- Reparaturen nicht bis unmittelbar vor der nächsten Messe aufschieben.
- Vor dem nächsten Einsatz eine vollständige Materialprüfung durchführen.
- Bei mehreren Messen frühzeitig festlegen, welcher Bestand wann benötigt wird.
- Rücktransport und erneute Einlagerung bereits bei der Messeplanung berücksichtigen.
Mobile Messesysteme mehrfach einsetzen statt nach jedem Einsatz neu beginnen
Ein mobiles Messesystem entfaltet seinen Wert nicht nur während der Veranstaltung. Entscheidend ist auch, was davor und danach passiert.
Wer vorhandene Messeausstattung nach jedem Einsatz prüft, ordentlich lagert, bei Bedarf repariert und für den nächsten Termin vorbereitet, schafft die Grundlage für eine wiederholte Nutzung.
Dabei muss nicht jeder Messeauftritt identisch aussehen. Neue Grafiken, unterschiedliche Zusammenstellungen oder ergänzende Komponenten können den vorhandenen Bestand an die jeweilige Veranstaltung anpassen.
Die entscheidende Logik lautet:
Ein mobiles Messesystem. Mehrere Veranstaltungen. Ein organisierter Bestand.
Wenn Lagerung, Transport und Vorbereitung zum eigentlichen Aufwand werden
Für Unternehmen mit wenigen Veranstaltungen kann die Organisation des vorhandenen Messebestands problemlos intern funktionieren.
Mit steigender Zahl der Veranstaltungen nimmt jedoch auch der organisatorische Aufwand zu. Dann geht es nicht mehr nur um die Frage, wo das System steht. Es geht um Lagerung, Bestandsführung, Vorbereitung, Transport, Aufbau, Abbau und Rückführung.
EINS PLUS setzt genau an diesem Punkt an.
Der vorhandene Messebestand muss nicht durch einen neuen Messestand ersetzt werden. Mobile Messesysteme, Messewände, Roll-ups, Counter, Displays und weiteres vorhandenes Equipment können weiterhin die Grundlage für den Messeauftritt bilden.
EINS PLUS kann die Aufgaben rund um diesen Bestand übernehmen – von der Übernahme und Lagerung über die Vorbereitung und den Transport bis zum Aufbau, Abbau und der erneuten Einlagerung.
Damit bleibt der vorhandene Bestand nutzbar, während die organisatorischen Aufgaben zwischen den Veranstaltungen aus dem Unternehmen herausgelöst werden können.
Die Nutzungsdauer verlängern heißt vor allem: den Bestand richtig behandeln
Mobile Messesysteme mehrfach einzusetzen, beginnt nicht mit der nächsten Messe. Es beginnt mit dem Umgang nach der letzten Veranstaltung.
Ein System, das geprüft, geschützt, vollständig dokumentiert und ordentlich eingelagert wird, ist für den nächsten Einsatz deutlich besser vorbereitet als ein Bestand, der monatelang ungeordnet irgendwo steht.
Deshalb sollte die Messeorganisation nicht am letzten Messetag enden.
Sie endet erst dann, wenn der Bestand wieder vollständig, geprüft und einsatzbereit für die nächste Veranstaltung zur Verfügung steht.
Wenn Sie bereits mobile Messeausstattung besitzen und diese für mehrere Messen, Kongresse oder Veranstaltungen nutzen möchten, kann EINS PLUS Sie bei der Organisation des vorhandenen Bestands unterstützen.
Sie haben die Ausstattung. Wir kümmern uns um den Rest.