Ein Roll-up besteht nicht nur aus einer bedruckten Grafik. Zum vollständigen System gehören auch die Kassette, der Standfuß beziehungsweise die Konstruktion, die Stange, die obere Befestigung und häufig eine Transporttasche. Für Unternehmen, die regelmäßig auf Messen, Kongressen, Tagungen oder Veranstaltungen ausstellen, ist deshalb nicht nur die Frage wichtig, wie eine Roll-up-Grafik gelagert wird. Entscheidend ist, dass Grafik und System zusammenbleiben und beim nächsten Einsatz wieder schnell verfügbar sind.
Gerade bei mehreren Veranstaltungen im Jahr entstehen sonst schnell typische Probleme: Die Grafik liegt im Büro, die Kassette befindet sich im Lager, die Tragetasche wurde bei der letzten Veranstaltung irgendwo abgestellt und niemand weiß genau, ob die passende Stange noch vorhanden ist. Das Roll-up selbst ist zwar noch vorhanden, für den nächsten Einsatz fehlt aber ein Teil.
Eine organisierte Lagerung betrachtet deshalb nicht nur die bedruckte Bahn. Sie betrachtet den gesamten Messebestand als Einheit. Das erleichtert die Vorbereitung, reduziert Suchaufwand und macht vorhandene Messeausstattung auch für weitere Veranstaltungen nutzbar.
Warum die Roll-up-Grafik nicht getrennt vom System betrachtet werden sollte
Die Grafik ist der sichtbare Teil eines Roll-ups. Ohne die Kassette und die übrigen Systemkomponenten kann sie jedoch nicht wie vorgesehen eingesetzt werden. Umgekehrt ist ein Roll-up-System ohne passende Grafik ebenfalls nur ein Teil des Messebestands.
Diese einfache Verbindung wird in Unternehmen häufig unterschätzt. Während Grafiken aus Sicht des Marketings als Kommunikationsmittel betrachtet werden, werden die dazugehörigen Systeme eher als Messeausstattung oder Lagerbestand gesehen. Dadurch können zwei Bestandteile desselben Auftritts an unterschiedlichen Stellen verwaltet werden.
Für einen einzelnen Einsatz mag das noch funktionieren. Bei mehreren Messen, Kongressen oder Veranstaltungen wird die Trennung schnell unpraktisch.
Sinnvoller ist es, ein Roll-up als vollständige Einheit zu betrachten:
- bedruckte Roll-up-Grafik
- Roll-up-Kassette
- Stand- oder Trägerkonstruktion
- obere Befestigung beziehungsweise Klemmleiste
- Transporttasche oder Schutzhülle
- gegebenenfalls ergänzende Systemteile
Bei der Lagerung sollte deshalb nicht nur dokumentiert werden, dass beispielsweise „drei Roll-ups“ vorhanden sind. Besser ist eine Zuordnung, aus der hervorgeht, welche Grafik zu welchem System gehört und welche Bestandteile jeweils vorhanden sind.
Was gehört bei einem Roll-up eigentlich zum Messebestand?
Der Begriff „Roll-up“ wird im Unternehmensalltag häufig für das gesamte Display verwendet. Für die Organisation des Messebestands lohnt sich jedoch eine etwas genauere Betrachtung.
Die Grafik
Die Grafik enthält die eigentliche Kommunikation des Unternehmens. Sie kann beispielsweise das Firmenlogo, Produktinformationen, Kampagnenmotive, Leistungsbereiche oder allgemeine Markenbotschaften zeigen.
Bei der Lagerung sollte die Druckbahn vor Verschmutzung, Feuchtigkeit, unnötiger mechanischer Belastung und Beschädigungen geschützt werden. Hersteller- und materialspezifische Pflegehinweise sollten dabei immer berücksichtigt werden. Bei Roll-ups ist insbesondere wichtig, die Grafik kontrolliert in die Kassette zurückzuführen und sie nicht unnötig zu knicken oder zu biegen.
Die Kassette
Die Kassette nimmt die Grafik beim Transport und bei der Aufbewahrung auf. Sie ist damit nicht nur Bestandteil des Aufbaus, sondern gleichzeitig ein wichtiger Schutz für die Druckbahn.
Vor der Einlagerung sollte geprüft werden, ob die Kassette sauber und unbeschädigt ist. Auch Sand, Staub oder andere Verschmutzungen können beim Transport zu unnötigen Kratzern oder Abrieb führen. Eine Reinigung mit geeigneten, schonenden Mitteln kann deshalb Teil der Nachbereitung sein.
Stange und Befestigung
Viele Roll-ups benötigen eine Stange oder ein vergleichbares Konstruktionselement, um die Grafik aufzuspannen. Je nach System kann diese aus mehreren Teilen bestehen.
Gerade diese kleinen Komponenten gehen bei einer dezentralen Lagerung schnell verloren. Deshalb sollten sie nach dem Abbau wieder eindeutig dem jeweiligen Roll-up zugeordnet werden.
Transporttasche
Die Transporttasche wird häufig erst dann vermisst, wenn das Roll-up bereits für die nächste Veranstaltung vorbereitet werden soll. Deshalb sollte auch sie Bestandteil der Bestandsaufnahme sein.
Eine vollständige Einheit lässt sich einfacher transportieren, lagern und für den nächsten Einsatz bereitstellen als einzelne Komponenten, die über verschiedene Räume verteilt sind.
Roll-up-Grafiken nach der Messe richtig zurücklegen
Die Lagerung beginnt nicht erst im Lager. Sie beginnt unmittelbar nach dem Ende der Veranstaltung.
Nach dem Abbau sollte das Roll-up kontrolliert zurückgeführt werden. Die Grafik sollte vollständig in der vorgesehenen Kassette verschwinden. Sie sollte nicht aus Zeitdruck geknickt, zusammengerollt oder separat zwischen anderem Messematerial verstaut werden.
Vor dem Verstauen empfiehlt sich außerdem ein kurzer Blick auf den Zustand der Grafik. Verschmutzungen, Beschädigungen oder auffällige Stellen lassen sich direkt nach der Veranstaltung wesentlich einfacher zuordnen als mehrere Monate später.
Wenn eine Reinigung erforderlich ist, sollte die Grafik entsprechend den Herstellerangaben behandelt und vollständig getrocknet sein, bevor sie wieder verstaut wird. Herstellerhinweise weisen ausdrücklich darauf hin, Roll-up-Grafiken nicht feucht in der Kassette oder Tasche einzulagern.
Warum Grafik und Roll-up-System gemeinsam gelagert werden sollten
Die gemeinsame Lagerung hat vor allem einen organisatorischen Vorteil: Beim nächsten Einsatz muss nicht erst rekonstruiert werden, welche Grafik zu welchem System gehört.
Das ist besonders relevant, wenn ein Unternehmen mehrere Roll-ups besitzt. Beispielsweise können sich im Bestand folgende Varianten befinden:
- ein allgemeines Unternehmens-Roll-up
- ein Roll-up für ein bestimmtes Produkt
- ein Roll-up für eine bestimmte Zielgruppe
- ein Roll-up mit einer zeitlich begrenzten Kampagne
- ein Roll-up für Kongresse oder Fachveranstaltungen
- ein Roll-up mit allgemeinen Unternehmensinformationen
Wenn diese Grafiken und Systeme getrennt gelagert werden, steigt der organisatorische Aufwand. Bei einer gemeinsamen Zuordnung kann dagegen schnell festgestellt werden, welche Einheit für welche Veranstaltung eingesetzt werden kann.
Mehrere Roll-ups: Warum eine eindeutige Zuordnung wichtig wird
Bei einem einzigen Roll-up ist die Organisation relativ einfach. Bei fünf, zehn oder mehr Systemen verändert sich die Situation.
Dann reicht die Information „Roll-up vorhanden“ nicht mehr aus. Interessant wird beispielsweise:
- Welche Grafik befindet sich in welcher Kassette?
- Welche Grafik ist aktuell?
- Welche Grafik gehört zu welcher Marke oder Produktlinie?
- Ist das System vollständig?
- Ist die Transporttasche vorhanden?
- Gibt es Beschädigungen?
- Für welche Veranstaltungen kann das Roll-up verwendet werden?
Eine einfache Inventarisierung kann hier bereits viel bewirken. Die einzelnen Roll-ups können beispielsweise mit einer eindeutigen Bezeichnung versehen und gemeinsam mit ihren Komponenten dokumentiert werden.
Das muss kein kompliziertes System sein. Entscheidend ist, dass ein Mitarbeiter später ohne langes Suchen erkennen kann, was vorhanden ist und was zusammengehört.
Roll-up-Grafiken lagern: Was sollte dokumentiert werden?
Eine sinnvolle Bestandsaufnahme muss nicht jedes technische Detail erfassen. Sie sollte vor allem die Informationen dokumentieren, die für die nächste Verwendung relevant sind.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Bezeichnung des Roll-ups
- Motiv oder Inhalt der Grafik
- Zuordnung zu Produkt, Marke oder Unternehmensbereich
- Anzahl der vorhandenen Systeme
- Vollständigkeit des Systems
- Zustand der Grafik
- Zustand der Kassette
- Vorhandensein von Stangen und Befestigungsteilen
- Vorhandensein der Transporttasche
- gegebenenfalls Einsatzort oder geplante Veranstaltung
Bei regelmäßigem Einsatz kann zusätzlich dokumentiert werden, wann ein Roll-up zuletzt verwendet oder kontrolliert wurde.
Damit wird aus einer Sammlung einzelner Displays ein nachvollziehbarer Messebestand.
Was passiert, wenn Roll-up-Grafiken separat gelagert werden?
Eine getrennte Lagerung ist nicht grundsätzlich unmöglich. Sie kann aber zusätzliche organisatorische Arbeit verursachen.
Ein typisches Beispiel: Die Marketingabteilung besitzt mehrere Grafiken und bewahrt diese in einem Schrank auf. Die dazugehörigen Roll-up-Systeme stehen dagegen im Lager oder in einem anderen Büro. Für die nächste Messe muss zunächst geprüft werden, welche Grafik benötigt wird. Anschließend muss das passende System gefunden werden. Dann müssen beide Bestandteile zusammengeführt und auf Vollständigkeit geprüft werden.
Bei einem einzigen Einsatz ist dieser Aufwand überschaubar. Wenn mehrere Mitarbeiter, Abteilungen und Veranstaltungen beteiligt sind, entstehen daraus schnell unnötige Abstimmungen.
Die zentrale Frage lautet deshalb nicht nur: „Wo können wir unsere Roll-up-Grafiken lagern?“
Die wichtigere Frage lautet:
„Wie stellen wir sicher, dass Grafik, System und Zubehör beim nächsten Einsatz wieder als vollständige Einheit verfügbar sind?“
Roll-up-Grafiken für mehrere Veranstaltungen nutzen
Ein großer Vorteil von Roll-ups ist ihre Wiederverwendbarkeit. Eine allgemeine Unternehmensgrafik kann beispielsweise bei mehreren Messen, Kongressen, Tagungen oder Kundenveranstaltungen eingesetzt werden.
Damit diese Mehrfachnutzung funktioniert, muss der Bestand zwischen den Veranstaltungen zuverlässig organisiert werden.
Nach einer Veranstaltung sollte das Roll-up nicht einfach irgendwo abgestellt werden. Stattdessen sollte klar sein:
- Welche Veranstaltung war der letzte Einsatz?
- Ist die Grafik noch verwendbar?
- Ist das System vollständig?
- Wo befindet sich das Roll-up?
- Wann wird es wieder benötigt?
- Muss es vor dem nächsten Einsatz transportiert werden?
- Soll es gemeinsam mit weiterem Messebestand bereitgestellt werden?
So entsteht ein wiederkehrender Ablauf: Veranstaltung, Abbau, Kontrolle, Rücktransport, Lagerung, Vorbereitung und erneuter Einsatz.
Roll-up-Grafiken lagern und gleichzeitig den Messebestand organisieren
Für Unternehmen mit mehreren Messeauftritten kann es sinnvoll sein, Roll-ups nicht isoliert zu betrachten. Häufig gehören sie zu einem größeren Messebestand.
Dazu können beispielsweise auch gehören:
- Messewände
- Counter
- Prospektständer
- Falt- und Pop-up-Systeme
- Grafiken
- Messetheken
- Möbel
- Präsentationsmaterial
- weiteres Messe-Equipment
Wenn all diese Bestandteile für verschiedene Veranstaltungen eingesetzt werden, wird die Frage der Lagerung zu einer Frage der gesamten Messeorganisation.
Dann kann es sinnvoll sein, den Bestand zentral zu erfassen und nicht nur einzelne Komponenten zu verwalten. Ein Roll-up wird dadurch zu einem Bestandteil eines größeren, wiederverwendbaren Messebestands.
Was sollte vor der Einlagerung eines Roll-ups geprüft werden?
Eine kurze Kontrolle nach jeder Veranstaltung kann verhindern, dass kleine Probleme erst beim nächsten Messetermin auffallen.
Grafik kontrollieren
Prüfen Sie, ob die Grafik sichtbare Verschmutzungen, Beschädigungen oder andere Auffälligkeiten aufweist. Wenn eine Reinigung erforderlich ist, sollte diese vor der Einlagerung erfolgen. Die Grafik sollte vollständig trocken sein, bevor sie wieder verstaut wird.
Mechanik kontrollieren
Prüfen Sie, ob die Grafik sauber ein- und ausrollt und ob Kassette, Stange und Befestigungsteile vollständig vorhanden sind. Wenn das System beim nächsten Einsatz sofort funktionieren soll, sollten erkennbare Probleme nicht monatelang bis zur nächsten Messe aufgeschoben werden.
Zubehör kontrollieren
Auch Transporttasche, Abdeckungen und weitere Systemteile gehören zur Kontrolle. Gerade kleine Teile können bei der Lagerung leicht verloren gehen.
Bestand aktualisieren
Wenn ein Roll-up beschädigt, ersetzt oder mit einer neuen Grafik ausgestattet wurde, sollte die Bestandsinformation entsprechend aktualisiert werden.
Roll-up-Grafik austauschen: Was mit dem vorhandenen System möglich sein kann
Ein vorhandenes Roll-up-System bedeutet nicht automatisch, dass auch die bisherige Grafik dauerhaft verwendet werden muss. Bei bestimmten Systemen kann die Druckbahn ausgetauscht und das vorhandene System weiter genutzt werden. Welche Möglichkeiten bestehen, hängt vom jeweiligen Roll-up-System ab.
Das kann insbesondere dann interessant sein, wenn sich die Kommunikation eines Unternehmens verändert hat. Das Unternehmen möchte möglicherweise keine komplett neue mobile Display-Lösung anschaffen, sondern ein vorhandenes System mit einer neuen Grafik weiterverwenden.
Vor einem Austausch sollte geprüft werden, ob die vorhandene Kassette für die gewünschte Grafik geeignet ist und welche Wechselmöglichkeit beim jeweiligen System vorgesehen ist. Auch hier sind die technischen Vorgaben des jeweiligen Herstellers beziehungsweise Systems maßgeblich.
Damit kann zwischen zwei Bestandteilen unterschieden werden: dem langfristig nutzbaren System und der austauschbaren Kommunikation.
Roll-ups im Unternehmen lagern oder extern organisieren?
Für ein oder zwei Roll-ups ist die interne Lagerung häufig unkompliziert. Schwieriger wird es, wenn die Messeausstattung mit der Zeit wächst.
Dann stehen möglicherweise Roll-ups neben Messewänden, Counter, Prospektständern und weiteren Materialien. Gleichzeitig werden die Bestandteile nur einige Male im Jahr benötigt.
Die Frage lautet dann nicht mehr nur, ob irgendwo ausreichend Platz vorhanden ist. Es geht auch darum, ob der Bestand organisiert, auffindbar, vollständig und für den nächsten Einsatz verfügbar ist.
Eine externe Lagerung kann insbesondere dann interessant werden, wenn Unternehmen:
- keine geeignete eigene Lagerfläche haben
- ihre Büroflächen von Messeausstattung entlasten möchten
- mehrere Veranstaltungen pro Jahr durchführen
- größere Mengen an Messeausstattung besitzen
- den Messebestand nicht selbst verwalten möchten
- Transport, Vorbereitung und Lagerung miteinander verbinden möchten
Entscheidend ist dabei nicht allein die Lagerfläche. Wichtig ist der gesamte Ablauf rund um den Bestand.
Vom Roll-up zur organisierten Messeausstattung
Ein Roll-up ist klein, mobil und vergleichsweise einfach zu handhaben. Gerade deshalb wird es häufig nebenbei verwaltet. Bei mehreren Veranstaltungen kann aus diesen vielen kleinen Einzelaufgaben jedoch ein erheblicher organisatorischer Aufwand entstehen.
Wer beispielsweise zehn Roll-ups besitzt, dazu Messewände, Counter, Prospektständer und weiteres Material einsetzt und mehrere Veranstaltungen im Jahr besucht, benötigt irgendwann eine klare Bestandslogik.
Die entscheidenden Fragen sind dann:
- Was ist vorhanden?
- Was gehört zusammen?
- Wo befindet sich der Bestand?
- In welchem Zustand ist er?
- Für welche Veranstaltung wird er benötigt?
- Wer bereitet ihn vor?
- Wer transportiert ihn?
- Wer baut ihn auf und ab?
- Wer kümmert sich anschließend um die Rückführung und Lagerung?
Damit wird deutlich: Die Lagerung von Roll-up-Grafiken ist nur ein kleiner Teil einer größeren Aufgabe – der Organisation des vorhandenen Messebestands.
Roll-up-Grafiken lagern: Was sich in der Praxis bewährt
Eine praktikable Organisation muss nicht kompliziert sein. Wichtig ist vor allem, dass die einzelnen Bestandteile nachvollziehbar zusammengehören.
Bewährt hat sich deshalb eine einfache Logik:
- Jedes Roll-up erhält eine eindeutige Bezeichnung.
- Die Grafik wird eindeutig dem System zugeordnet.
- Zubehör und Transporttasche werden gemeinsam erfasst.
- Der Zustand wird nach Veranstaltungen kontrolliert.
- Beschädigungen oder fehlende Teile werden dokumentiert.
- Der Lagerort beziehungsweise die Zuordnung zum Messebestand ist nachvollziehbar.
- Vor dem nächsten Einsatz wird die Vollständigkeit geprüft.
Das Ziel ist nicht möglichst viel Dokumentation. Das Ziel ist, dass ein Unternehmen seinen Bestand auch nach Monaten noch versteht.
Wenn aus einzelnen Roll-ups ein wiederkehrender Messebestand wird
Viele Unternehmen beginnen mit einem einzelnen Roll-up. Später kommen weitere Systeme, Messewände, Counter oder andere Ausstattung hinzu. Gleichzeitig steigt die Zahl der Veranstaltungen.
Dann verändert sich die Aufgabe. Aus „Wir haben ein Roll-up“ wird „Wir haben einen Messebestand, den wir regelmäßig einsetzen“.
Dieser Unterschied ist organisatorisch wichtig.
Bei einem wiederkehrenden Messebestand sollte nicht jede Veranstaltung neu organisiert werden. Stattdessen kann ein standardisierter Ablauf entstehen:
Bestand erfassen → benötigte Ausstattung zusammenstellen → Zustand prüfen → transportieren → aufbauen → abbauen → zurücktransportieren → einlagern → für den nächsten Einsatz bereitstellen.
Genau dadurch wird vorhandene Messeausstattung zum Vorteil. Der Bestand muss nicht nach jeder Veranstaltung neu gesucht oder zusammengestellt werden.
Was EINS PLUS mit vorhandenen Roll-ups und Messebeständen übernehmen kann
Wenn Unternehmen ihre Messeausstattung nicht selbst verwalten möchten, kann ein externer Servicepartner die organisatorischen und operativen Aufgaben rund um den vorhandenen Bestand übernehmen.
EINS PLUS arbeitet dabei nicht ausschließlich mit neu angeschafften Messeständen. Vorhandene Messeausstattung kann beispielsweise Roll-ups, Messewände, Counter, Displays oder weiteres Messe-Equipment umfassen.
Je nach Bedarf kann der vorhandene Bestand übernommen, erfasst und gelagert werden. Für anstehende Veranstaltungen können die benötigten Komponenten zusammengestellt und für Transport, Aufbau und späteren Abbau vorbereitet werden.
Das ist besonders interessant für Unternehmen, die bereits über Messeausstattung verfügen, aber nicht für jede Veranstaltung selbst organisieren möchten, wo sich welche Komponente befindet und wie sie zur nächsten Veranstaltung gelangt.
So bleibt der vorhandene Bestand nutzbar, während die organisatorische Arbeit rund um die einzelnen Veranstaltungen reduziert werden kann.
Ein Roll-up ist mehr als eine Grafik
Eine Roll-up-Grafik kann schnell als einzelnes Marketingmaterial betrachtet werden. Für die praktische Organisation eines Messeauftritts ist sie jedoch Bestandteil eines vollständigen Systems.
Grafik, Kassette, Stange, Befestigung und Transportmöglichkeit sollten deshalb möglichst als zusammengehörige Einheit behandelt werden. Bei mehreren Roll-ups kommt zusätzlich die Frage der eindeutigen Zuordnung und Bestandsverwaltung hinzu.
Wer seine Roll-ups regelmäßig bei Messen, Kongressen oder anderen Veranstaltungen einsetzen möchte, sollte deshalb nicht nur überlegen, wo die Grafiken gelagert werden. Entscheidend ist, dass der gesamte Messebestand nach der Veranstaltung wieder vollständig, geschützt und nachvollziehbar für den nächsten Einsatz bereitsteht.
Vom vorhandenen Roll-up zum nächsten Messeauftritt
Ein vorhandenes Roll-up muss nach einer Veranstaltung nicht zum unübersichtlichen Restbestand werden. Mit einer klaren Zuordnung von Grafik und System, einer kontrollierten Lagerung und einem nachvollziehbaren Ablauf kann es über längere Zeit bei unterschiedlichen Veranstaltungen eingesetzt werden.
Wenn mehrere Roll-ups und weitere Messeausstattung vorhanden sind, lohnt sich der Blick auf den gesamten Bestand. Denn häufig liegt die eigentliche Herausforderung nicht in der einzelnen Grafik, sondern in der Frage, wie die gesamte Ausstattung zwischen mehreren Veranstaltungen organisiert wird.
Sie haben bereits Roll-ups oder weitere Messeausstattung und möchten die Organisation rund um Ihren Messebestand abgeben? EINS PLUS Messe- & Kongress-Service kann vorhandene Ausstattung übernehmen, lagern und für wiederkehrende Veranstaltungen bereitstellen – einschließlich der dazugehörigen organisatorischen Abläufe rund um Vorbereitung, Transport, Aufbau und Abbau.
Sie haben den Messebestand. Wir kümmern uns um den Rest.