Ein Roll-up gehört zu den mobilen Messe- und Präsentationssystemen, die Unternehmen häufig über mehrere Veranstaltungen hinweg einsetzen. Das System selbst kann über längere Zeit vorhanden sein, während sich die Inhalte auf der Grafik verändern. Neue Produkte, ein geändertes Corporate Design, neue Ansprechpartner oder eine andere Kampagne können dazu führen, dass das bisherige Motiv nicht mehr verwendet werden soll.
Dann stellt sich eine praktische Frage: Muss das komplette Roll-up ausgetauscht werden oder reicht eine neue Grafik für das vorhandene System?
Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Entscheidend ist zunächst der Zustand der vorhandenen Hardware. Außerdem muss geprüft werden, ob das konkrete Roll-up für einen Grafikwechsel geeignet ist und ob die neue Grafik technisch zum System passt. Bei zahlreichen Roll-up-Systemen ist ein Austausch der bedruckten Bahn vorgesehen oder möglich. Es gibt allerdings auch Systeme, bei denen die Grafik nicht ohne Weiteres gewechselt werden kann.
Für Unternehmen mit vorhandenem Messebestand lohnt sich deshalb eine getrennte Betrachtung von System und Grafik. Nicht jede veraltete Grafik bedeutet automatisch, dass auch die gesamte Hardware ersetzt werden muss.
Was bedeutet es, ein Roll-up auszutauschen?
Wenn von einem „Roll-up austauschen“ gesprochen wird, können damit zwei unterschiedliche Dinge gemeint sein.
Zum einen kann das komplette Roll-up-System ersetzt werden. In diesem Fall werden beispielsweise Kassette, Grafik, Haltestange und gegebenenfalls Transporttasche durch ein neues System ersetzt.
Zum anderen kann lediglich die bedruckte Grafikbahn ausgetauscht werden. Die vorhandene Kassette und weitere Komponenten bleiben bestehen. Ein solcher Ersatzdruck wird von verschiedenen Anbietern ausdrücklich für vorhandene Roll-up-Systeme angeboten.
Diese beiden Varianten sollten nicht miteinander verwechselt werden.
Wenn die Hardware noch funktioniert und lediglich die Kommunikation aktualisiert werden soll, kann eine neue Grafik die sinnvollere Option sein. Wenn dagegen die Mechanik beschädigt ist oder das vorhandene System nicht mehr zum geplanten Einsatz passt, kann ein neues Roll-up die bessere Lösung darstellen.
Wann reicht eine neue Roll-up-Grafik aus?
Eine neue Grafik kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn das vorhandene System technisch noch in Ordnung ist.
Typische Gründe für einen Grafikwechsel sind:
- Das Corporate Design des Unternehmens wurde geändert.
- Ein Produkt oder eine Dienstleistung wurde neu positioniert.
- Alte Kontaktdaten oder Ansprechpartner sind auf dem Motiv enthalten.
- Eine bisherige Kampagne ist abgeschlossen.
- Das Roll-up soll künftig für eine andere Veranstaltung eingesetzt werden.
- Die vorhandene Grafik ist beschädigt oder optisch nicht mehr ansprechend.
- Das Unternehmen möchte mehrere Motive für unterschiedliche Veranstaltungen einsetzen.
In solchen Fällen ist die Hardware nicht unbedingt das Problem. Das Problem liegt vielmehr beim Motiv.
Bei geeigneten Systemen kann dann ein Ersatzdruck produziert und in das vorhandene Roll-up eingesetzt werden. Hersteller und Anbieter beschreiben entsprechende Systeme ausdrücklich als Möglichkeit, die Hardware weiterzuverwenden und lediglich die Grafik zu aktualisieren.
Wann sollte das komplette Roll-up ersetzt werden?
Eine neue Grafik löst natürlich nicht jedes Problem. Wenn das eigentliche System beschädigt oder nicht mehr zuverlässig einsetzbar ist, kann ein kompletter Austausch sinnvoller sein.
Vor allem bei älteren Roll-ups sollte deshalb zunächst die Hardware geprüft werden.
Relevant sind beispielsweise:
- Funktioniert die Rollmechanik zuverlässig?
- Lässt sich die Grafik kontrolliert aus- und einrollen?
- Ist die Kassette beschädigt?
- Sind alle notwendigen Bauteile vorhanden?
- Ist die Haltestange noch funktionstüchtig?
- Steht das System stabil?
- Ist das Format für den geplanten Einsatz weiterhin geeignet?
- Kann die Grafik bei diesem konkreten System überhaupt ausgetauscht werden?
Bei manchen Roll-ups ist der Grafikwechsel konstruktionsbedingt vorgesehen, bei anderen Modellen ist er eingeschränkt oder nicht vorgesehen. Deshalb sollte nicht allein aufgrund der äußeren Ähnlichkeit verschiedener Roll-up-Systeme davon ausgegangen werden, dass jede Grafik in jedes System eingesetzt werden kann.
Die wichtigste Frage: Ist die vorhandene Hardware noch gut?
Bei der Entscheidung zwischen einer neuen Grafik und einem komplett neuen Roll-up sollte die Hardware deshalb zuerst betrachtet werden.
Ein funktionierendes System hat bereits mehrere Aufgaben erfüllt: Es wurde angeschafft, transportiert, gelagert und bei Veranstaltungen eingesetzt. Wenn Kassette und Mechanik weiterhin zuverlässig funktionieren, besteht zumindest die Möglichkeit, diese Bestandteile weiterzuverwenden.
Das kann besonders interessant sein, wenn das Unternehmen mehrere Roll-ups besitzt. Statt den gesamten Bestand bei jeder Änderung der Kommunikation auszutauschen, können geeignete Systeme nach und nach mit neuen Motiven aktualisiert werden.
Damit wird aus einem einmal gekauften Präsentationssystem ein Bestandteil eines längerfristig nutzbaren Messebestands.
Neue Grafik statt neues Roll-up: Wann ist das besonders interessant?
Eine neue Grafik kann vor allem bei regelmäßigen Veranstaltungen interessant sein. Unternehmen, die mehrmals pro Jahr auf Messen, Kongressen oder anderen Veranstaltungen vertreten sind, benötigen nicht zwangsläufig jedes Mal ein komplett neues Präsentationssystem.
Stattdessen kann ein vorhandenes Roll-up für unterschiedliche Einsätze aktualisiert werden.
Beispielsweise kann ein Unternehmen:
- ein neutrales Unternehmensmotiv für allgemeine Veranstaltungen verwenden,
- ein produktbezogenes Motiv für eine Fachmesse einsetzen,
- eine Kongressgrafik für einen bestimmten Veranstaltungsbereich produzieren,
- eine Kampagnengrafik für eine zeitlich begrenzte Aktion einsetzen.
Bei geeigneten Roll-up-Systemen kann dieselbe Hardware dabei mit unterschiedlichen Grafiken kombiniert werden. Systeme mit austauschbaren Grafiken werden genau für solche wechselnden Kommunikationsanforderungen angeboten.
Was bei einer neuen Roll-up-Grafik unbedingt geprüft werden muss
Eine neue Grafik ist nicht einfach nur ein neues Bild in derselben Größe. Damit der Austausch funktioniert, müssen die technischen Eigenschaften des vorhandenen Systems berücksichtigt werden.
Dazu gehören insbesondere:
- die tatsächliche Breite der Grafik,
- die erforderliche Höhe,
- die Befestigungsart an der Kassette,
- das obere Befestigungsprofil,
- das verwendete Druckmaterial,
- der erforderliche Beschnitt beziehungsweise Sicherheitsbereich,
- die Konstruktion des jeweiligen Roll-up-Systems.
Bei Ersatzdrucken ist deshalb entscheidend, dass die neue Grafik tatsächlich zum vorhandenen System passt. Anbieter von Austauschgrafiken weisen ausdrücklich auf die Bedeutung von Format, Material und Konfektion hin.
Gerade bei älteren Roll-ups sollte deshalb nicht einfach irgendein Banner in vermeintlich passender Größe bestellt werden.
Roll-up-Grafik selbst austauschen oder austauschen lassen?
Bei dafür vorgesehenen Systemen kann der Grafikwechsel grundsätzlich selbst durchgeführt werden. Verschiedene Hersteller und Anbieter stellen dafür konkrete Wechselanleitungen zur Verfügung. Je nach System wird beispielsweise die Rollmechanik zunächst gesichert, die alte Grafik entfernt und die neue Druckbahn anschließend an den vorgesehenen Befestigungspunkten montiert.
Allerdings unterscheiden sich die Systeme voneinander. Wer nicht genau weiß, wie die vorhandene Kassette aufgebaut ist, sollte nicht ohne Prüfung an der Mechanik arbeiten.
Besonders bei mehreren Roll-ups kann es sinnvoll sein, den Austausch organisiert durchführen zu lassen. Das gilt beispielsweise dann, wenn gleichzeitig verschiedene Motive erneuert werden oder der Messebestand ohnehin für kommende Veranstaltungen vorbereitet wird.
Die Grafik ist veraltet – aber das System noch nicht
Ein häufiger Anlass für einen Austausch ist ein veraltetes Motiv.
Vielleicht wurde das Logo verändert. Vielleicht hat das Unternehmen neue Produkte. Vielleicht stimmen die aufgedruckten Kontaktdaten nicht mehr. Oder das Roll-up wurde ursprünglich für eine bestimmte Kampagne produziert, die längst beendet ist.
In all diesen Fällen sollte zunächst geprüft werden, ob wirklich das gesamte Roll-up nicht mehr benötigt wird.
Wenn die Hardware weiterhin funktioniert, kann eine neue Grafik eine Möglichkeit sein, den vorhandenen Bestand wieder aktuell zu machen. Ein Neudruck für bestehende Systeme wird von verschiedenen Anbietern ausdrücklich als Alternative zum kompletten Neukauf angeboten.
Das bedeutet nicht, dass ein Grafikwechsel immer die bessere Lösung ist. Es bedeutet vielmehr, dass die Entscheidung zwischen „alles neu“ und „vorhandenes System weiterverwenden“ bewusst getroffen werden sollte.
Was kostet mehr: neue Grafik oder neues Roll-up?
Eine allgemeingültige Preisangabe lässt sich nicht seriös nennen, weil die Kosten von System, Format, Druckmaterial, Ausführung und gewünschter Qualität abhängen.
Bei einer neuen Grafik wird grundsätzlich nur die bedruckte Bahn beziehungsweise die dafür erforderliche Austauschgrafik produziert. Beim kompletten Neukauf kommen dagegen zusätzlich die Komponenten des neuen Systems hinzu.
Einige Anbieter positionieren Ersatzdrucke deshalb ausdrücklich als Möglichkeit, die vorhandene Hardware weiterzuverwenden. Ob sich das im konkreten Fall wirtschaftlich lohnt, hängt aber vom Zustand und Wert des vorhandenen Systems sowie vom Preis der neuen Grafik ab.
Bei sehr einfachen Roll-up-Systemen kann die Differenz zwischen Ersatzgrafik und komplettem Neusystem vergleichsweise gering sein. Bei hochwertigeren oder spezielleren Systemen kann die Weiterverwendung der vorhandenen Hardware dagegen deutlich interessanter sein.
Die Entscheidung sollte deshalb nicht allein nach dem Stückpreis der Grafik getroffen werden.
Die Wirtschaftlichkeit hängt auch von der weiteren Nutzung ab
Ein Roll-up, das einmal im Jahr für eine Veranstaltung benötigt wird, ist anders zu bewerten als ein System, das zehnmal im Jahr eingesetzt wird.
Bei regelmäßigen Veranstaltungen gewinnt die vorhandene Hardware an Bedeutung. Wenn ein System weiterhin zuverlässig funktioniert, kann es über mehrere Einsätze hinweg genutzt werden, während die Kommunikationsinhalte bei Bedarf aktualisiert werden.
Interessant ist deshalb nicht nur die Frage:
„Was kostet eine neue Grafik?“
Sondern auch:
„Wie soll dieses Roll-up in den nächsten zwei oder drei Jahren eingesetzt werden?“
Wenn bereits mehrere Veranstaltungen geplant sind, sollte der Messebestand als Ganzes betrachtet werden.
Mehrere Roll-ups: Grafikwechsel kann die Organisation vereinfachen
Bei mehreren Roll-ups wird die Frage nach der Wiederverwendung noch interessanter.
Ein Unternehmen kann beispielsweise fünf Systeme besitzen, die ursprünglich für unterschiedliche Produkte angeschafft wurden. Im Laufe der Zeit ändern sich Produkte, Kampagnen und Kommunikationsziele. Statt alle fünf Systeme auszutauschen, kann zunächst geprüft werden, welche Kassetten weiterhin verwendet werden können.
Eine klare Zuordnung von System und Grafik ist dabei entscheidend.
Dokumentiert werden können beispielsweise:
- Roll-up-Nummer oder Bezeichnung,
- Breite und Format,
- aktuelles Motiv,
- Zustand der Grafik,
- Zustand der Kassette,
- vorhandene Transporttasche,
- letzter Einsatz,
- geplanter nächster Einsatz.
So lässt sich leichter entscheiden, welche Grafik für welche Veranstaltung benötigt wird.
Roll-ups für mehrere Veranstaltungen vorbereiten
Die Möglichkeit, Grafiken auszutauschen, ist besonders interessant für Unternehmen mit wiederkehrenden Messe- und Veranstaltungsauftritten.
Ein vorhandenes Roll-up kann beispielsweise bei einer Messe eingesetzt, danach wieder eingelagert und für einen späteren Kongress mit einem anderen Motiv vorbereitet werden.
Damit entsteht ein wiederkehrender Prozess:
- Veranstaltung planen,
- benötigte Roll-ups auswählen,
- Grafiken prüfen,
- gegebenenfalls neue Grafiken produzieren,
- Systeme und Zubehör zusammenstellen,
- zum Veranstaltungsort transportieren,
- aufbauen,
- nach der Veranstaltung abbauen,
- zurücktransportieren und
- für den nächsten Einsatz einlagern.
Das Roll-up ist dabei nur ein Teil des Messebestands. Entscheidend ist die Organisation des gesamten Ablaufs.
Wann eine neue Grafik die bessere Lösung sein kann
Eine neue Grafik ist insbesondere dann naheliegend, wenn das vorhandene System technisch einwandfrei ist und lediglich der Inhalt aktualisiert werden soll.
Das kann beispielsweise bei einem neuen Corporate Design der Fall sein. Auch eine neue Produktlinie, eine neue Kampagne oder ein veränderter Messeauftritt können einen Grafikwechsel erforderlich machen.
Der Vorteil liegt dann darin, dass das vorhandene System weiterhin Bestandteil des Messebestands bleibt.
Die Hardware muss nicht erneut beschafft, inventarisiert und möglicherweise neu eingelagert werden. Lediglich die Grafik wird dem neuen Einsatzzweck angepasst.
Wann ein neues Roll-up die bessere Lösung sein kann
Ein neues System kann dagegen sinnvoll sein, wenn die vorhandene Hardware nicht mehr zuverlässig funktioniert oder nicht mehr zum geplanten Einsatz passt.
Auch eine Änderung des gewünschten Formats oder der Einsatzbedingungen kann für ein neues System sprechen. Nicht jede vorhandene Kassette lässt sich sinnvoll an jede neue Anforderung anpassen.
Wenn beispielsweise ein deutlich anderes Format benötigt wird oder ein System bereits erhebliche Gebrauchsspuren aufweist, sollte die Option eines kompletten Ersatzes geprüft werden.
Ebenso kann ein neues Roll-up sinnvoll sein, wenn das vorhandene Modell technisch nicht für einen Grafikwechsel ausgelegt ist und der Aufwand für eine Anpassung in keinem sinnvollen Verhältnis zum Ergebnis steht.
Die Entscheidung sollte nicht nur das einzelne Roll-up betrachten
Für Unternehmen mit regelmäßigem Messeauftritt ist es sinnvoll, nicht jedes Roll-up isoliert zu betrachten.
Wenn beispielsweise zehn mobile Präsentationselemente vorhanden sind, kann eine Bestandsprüfung zeigen, dass ein Teil weiterverwendet, ein Teil aktualisiert und ein Teil ersetzt werden sollte.
Dadurch entsteht eine differenzierte Entscheidung:
- Weiterverwenden: System und Grafik sind weiterhin geeignet.
- Grafik erneuern: Hardware ist in Ordnung, aber das Motiv ist veraltet.
- Reparieren: Das System ist grundsätzlich geeignet, benötigt aber eine Instandsetzung.
- Ersetzen: Das System ist beschädigt, technisch ungeeignet oder für den geplanten Einsatz nicht mehr sinnvoll.
So muss nicht aus einer kleinen Änderung des Messeauftritts automatisch eine komplette Neuanschaffung werden.
Neue Grafik produzieren: Was vor der Bestellung geklärt werden sollte
Bevor eine neue Roll-up-Grafik produziert wird, sollten die technischen Angaben des vorhandenen Systems möglichst eindeutig geklärt sein.
Hilfreich sind insbesondere:
- Hersteller und Modell des Roll-ups, soweit bekannt,
- Breite der vorhandenen Grafik,
- Höhe des sichtbaren Bereichs,
- Art der oberen Befestigung,
- Art der Verbindung zur Kassette,
- gewünschtes Druckmaterial,
- Verwendungszweck und Einsatzort.
Bei Unsicherheit kann es sinnvoll sein, die vorhandene Kassette beziehungsweise das bestehende System vor der Produktion prüfen zu lassen. Das reduziert das Risiko, dass eine neue Grafik zwar optisch passt, technisch aber nicht korrekt befestigt werden kann.
Was tun mit der alten Grafik?
Wenn die Grafik ausgetauscht wird, sollte auch geklärt werden, was mit dem alten Motiv passiert.
Eine alte Grafik kann beispielsweise archiviert werden, wenn sie später noch benötigt werden könnte. Das ist vor allem bei wiederkehrenden Veranstaltungen oder regional unterschiedlichen Motiven interessant.
Wenn das Motiv endgültig nicht mehr benötigt wird, kann es aus dem aktiven Messebestand entfernt werden. Bei der Bestandsbereinigung sollte darauf geachtet werden, dass nicht versehentlich eine alte Grafik für einen späteren Einsatz eingeplant wird.
Bei mehreren Motiven lohnt sich deshalb eine eindeutige Kennzeichnung von Grafik und System.
Roll-up-Grafiken lagern: System und Motiv müssen zusammenpassen
Unternehmen mit mehreren Veranstaltungen können neben den Roll-up-Systemen auch verschiedene Ersatzgrafiken vorhalten. Dann wird die Lagerorganisation schnell zu einem eigenen Thema.
Eine Grafik sollte eindeutig einem System oder zumindest einem kompatiblen Systemtyp zugeordnet werden können. Andernfalls entsteht bei der Vorbereitung einer Veranstaltung unnötiger Such- und Abstimmungsaufwand.
Gerade bei wiederkehrenden Veranstaltungen kann es sinnvoll sein, Grafiken nach Einsatz, Produkt, Sprache oder Veranstaltung zu kennzeichnen.
So lässt sich leichter feststellen, welche Grafik benötigt wird, welche bereits eingesetzt wurde und welche für einen späteren Termin vorgesehen ist.
Wenn aus einzelnen Roll-ups ein Messebestand wird
Ein Roll-up allein verursacht wenig organisatorischen Aufwand. Mit mehreren Messen und mehreren mobilen Systemen kann sich daraus jedoch ein umfangreicher Bestand entwickeln.
Neben Roll-ups gehören dann möglicherweise Messewände, Counter, Displays, Prospektständer, Möbel, Grafiken und weiteres Messe-Equipment dazu.
Die Herausforderung besteht dann nicht mehr nur darin, ein Roll-up auszutauschen. Es geht darum, den gesamten Bestand für wiederkehrende Veranstaltungen verfügbar zu halten.
Eine strukturierte Lagerung, Bestandsaufnahme und Vorbereitung kann dabei helfen, vorhandenes Material tatsächlich mehrfach zu nutzen.
Roll-up austauschen oder Grafik erneuern: Eine praktische Entscheidungshilfe
Für die Entscheidung können Unternehmen einige einfache Fragen nacheinander beantworten.
Ist die vorhandene Hardware technisch einwandfrei?
Wenn Kassette, Rollmechanik und Zubehör funktionieren, spricht grundsätzlich nichts dagegen, die weitere Nutzung zu prüfen.
Ist nur die Grafik veraltet?
Wenn das System weiterhin passt, kann ein Ersatzdruck eine Alternative zum kompletten Neukauf sein.
Ist das vorhandene System für den geplanten Einsatz geeignet?
Format, Stabilität und Aufbau müssen zur Veranstaltung und zur geplanten Verwendung passen.
Ist ein Grafikwechsel bei diesem System möglich?
Das sollte anhand des konkreten Modells geprüft werden. Nicht jedes Roll-up ist gleich aufgebaut.
Wie häufig wird das System künftig eingesetzt?
Bei regelmäßigen Veranstaltungen kann die Weiterverwendung eines geeigneten Systems besonders interessant sein.
Wie hoch ist der Aufwand für den Austausch?
Neben den reinen Produktionskosten sollten auch Montage, Vorbereitung, Transport und Lagerung berücksichtigt werden.
Der organisatorische Aufwand wird häufig unterschätzt
Die Entscheidung zwischen neuer Grafik und neuem Roll-up ist nur ein kleiner Teil der eigentlichen Messeorganisation.
Nach der Produktion muss die Grafik dem richtigen System zugeordnet werden. Das System muss verfügbar sein, gegebenenfalls aus dem Lager geholt und für die Veranstaltung vorbereitet werden. Anschließend folgen Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau, Rücktransport und erneute Lagerung.
Bei einem Unternehmen mit einer einzigen Veranstaltung pro Jahr kann das überschaubar sein. Bei mehreren Messen und Kongressen wird daraus schnell ein wiederkehrender Prozess.
Genau deshalb sollte Messeausstattung nicht nur als einzelne Produkte betrachtet werden, sondern als vorhandener Bestand, der regelmäßig bewegt und eingesetzt wird.
Wie EINS PLUS mit vorhandenen Roll-ups arbeiten kann
Unternehmen müssen ihren Messebestand nicht zwangsläufig neu anschaffen, wenn sie Unterstützung bei der Organisation benötigen.
EINS PLUS ist auf den Service rund um vorhandene Messe- und Veranstaltungsbestände ausgerichtet. Dazu kann beispielsweise die Übernahme vorhandener Ausstattung, eine Bestandsaufnahme, die Lagerung und die Vorbereitung für kommende Veranstaltungen gehören.
Je nach Bedarf lassen sich auch Transport, Anlieferung, Aufbau, Abbau und Rücktransport in den Ablauf integrieren.
Das kann insbesondere für Unternehmen interessant sein, die bereits über Roll-ups, Messewände, Counter oder andere mobile Systeme verfügen, aber die damit verbundene Organisation nicht bei jedem Termin selbst übernehmen möchten.
Neue Grafik oder neues Roll-up: Erst den Bestand prüfen
Wenn ein Roll-up-Motiv nicht mehr aktuell ist, sollte nicht automatisch das komplette System ersetzt werden.
Der erste Schritt ist eine einfache Bestandsprüfung: Ist die Hardware noch funktionstüchtig? Ist das Format weiterhin geeignet? Lässt sich die Grafik bei diesem System austauschen? Wie häufig soll das Roll-up künftig eingesetzt werden?
Wenn das System technisch in Ordnung ist, kann eine neue Grafik eine sinnvolle Möglichkeit sein, den vorhandenen Bestand weiterzuverwenden. Ist die Hardware dagegen beschädigt, ungeeignet oder nicht für einen Grafikwechsel ausgelegt, kann ein neues Roll-up die passendere Lösung sein.
Für Unternehmen mit mehreren Veranstaltungen lohnt sich dabei eine ganzheitliche Betrachtung. Denn die Frage endet nicht bei der Produktion der neuen Grafik. Sie betrifft auch Lagerung, Bestandsverwaltung, Transport, Aufbau, Abbau und die Vorbereitung auf den nächsten Einsatz.
Sie haben bereits Roll-ups und Messeausstattung? EINS PLUS kümmert sich um das, was zwischen Ihren Veranstaltungen passiert.
Vom vorhandenen Messebestand über Lagerung und Vorbereitung bis zu Transport, Aufbau, Abbau und Rücktransport kann der Ablauf so organisiert werden, dass vorhandene Ausstattung auch bei wiederkehrenden Messe- und Veranstaltungsauftritten genutzt werden kann.
Sie haben einen Messebestand. Wir kümmern uns um den Rest.