Ein Messestand muss zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Damit das zuverlässig funktioniert, braucht ein Logistikdienstleister vor allem eines: vollständige und möglichst genaue Informationen.
„Wir brauchen den Messestand nächste Woche auf der Messe“ reicht für eine professionelle Planung in der Regel nicht aus. Für einen reibungslosen Ablauf müssen unter anderem Veranstaltungsort, Halle, Standnummer, Abholadresse, Lieferadresse, Packstücke, Maße, Gewichte, Termine und Ansprechpartner bekannt sein.
Hinzu kommen je nach Messe weitere Anforderungen. Dazu können beispielsweise Fahrzeugregistrierungen, festgelegte Zufahrtswege, Anlieferfenster oder besondere Vorgaben für die Be- und Entladung gehören. Bei der Messe Frankfurt müssen Fahrzeuge für die Zufahrt während der Auf- und Abbauzeiten beispielsweise vorab registriert werden; dafür werden unter anderem Kennzeichen, Fahrername, Handynummer, Lieferant beziehungsweise Spedition sowie Halle und Standnummer benötigt.
Auch die Messe Düsseldorf weist darauf hin, dass für einzelne Veranstaltungen besondere Abweichungen von den allgemeinen technischen Richtlinien gelten können.
Eine gute Messe-Logistik Checkliste hilft deshalb beiden Seiten: Das Unternehmen weiß, welche Informationen vorbereitet werden müssen, und der Dienstleister kann den Transport, die Anlieferung, die Abholung und gegebenenfalls die Lagerung besser organisieren.
Warum vollständige Angaben bei der Messe-Logistik so wichtig sind
Ein Messe-Transport unterscheidet sich von einem gewöhnlichen Transport. Das Messegut wird nicht einfach an einer beliebigen Adresse abgestellt.
Der Transport muss häufig mit einem konkreten Aufbauzeitraum, einem Messestand, einer Halle und den organisatorischen Vorgaben des Messegeländes abgestimmt werden.
Bei der Messe Frankfurt erfolgt die Zufahrt während der Auf- und Abbauzeiten beispielsweise über ein Check-in-System, über das auch die Einfahrtsberechtigung und das entsprechende Zufahrtstor geregelt werden.
Bei der Deutschen Messe gehören unter anderem Transporte zum und vom Messegelände, Be- und Entladung, Voll- und Leerguthandling, Zwischenlagerungen und Zollabfertigungen zu den möglichen Logistikleistungen.
Je genauer der Dienstleister weiß, was wann und wo benötigt wird, desto besser kann der gesamte Ablauf vorbereitet werden.
Die wichtigsten Angaben auf einen Blick
Für die Vorbereitung eines Messe-Transports sollten Unternehmen idealerweise folgende Informationen zusammentragen:
- Veranstaltung und Messename
- Veranstaltungsort
- Halle und Standnummer
- Aufbau- und Abbauzeiten
- gewünschter Abholtermin
- gewünschter Liefertermin
- Abholadresse
- Lieferadresse beziehungsweise Messeadresse
- Ansprechpartner am Abholort
- Ansprechpartner am Messestand
- Anzahl der Packstücke
- Maße und Gewichte
- Art der Verpackung
- besondere Anforderungen an das Messegut
- Informationen zur Zufahrt und Anlieferung
- Vorgaben des Messegeländes
- Angaben zum Rücktransport
- gegebenenfalls Lagerungsinformationen
- bei internationalen Transporten gegebenenfalls Zollinformationen
Nicht jede Information ist bei jedem Messeauftritt gleich wichtig. Ein kleiner Transport mit wenigen Roll-ups benötigt andere Angaben als ein kompletter Messestand mit mehreren Transportkisten, Exponaten und Mobiliar.
1. Welche Messe findet statt?
Am Anfang jeder Messe-Logistik steht die Veranstaltung.
Der Dienstleister sollte wissen, welche Messe beziehungsweise Veranstaltung angefahren werden soll.
Das klingt selbstverständlich, ist bei Unternehmen mit mehreren Messeauftritten pro Jahr aber besonders wichtig. Ähnliche oder wiederkehrende Veranstaltungen können sonst schnell verwechselt werden.
Für die Anfrage sollten deshalb möglichst folgende Angaben gemacht werden:
- Name der Messe
- Veranstaltungsjahr
- Veranstaltungsdatum
- gegebenenfalls Veranstaltungsedition
2. Wo findet die Messe statt?
Der Veranstaltungsort ist eine der wichtigsten Informationen für die Transportplanung.
„Messe Düsseldorf“, „Messe Frankfurt“ oder „Deutsche Messe Hannover“ ist dabei als erste Information hilfreich. Für die konkrete Anlieferung können jedoch weitere Angaben notwendig sein.
Je nach Messe sollten deshalb möglichst bekannt sein:
- Messegelände
- Ort
- Halle
- Standnummer
- gegebenenfalls Eingang oder Zufahrt
Bei der Messe Düsseldorf werden beispielsweise für Lieferungen zum Messestand unter anderem Firmenname, Veranstaltung, Halle und Standnummer sowie ein Ansprechpartner verlangt.
3. Halle und Standnummer angeben
Die Halle und die Standnummer gehören zu den wichtigsten Angaben überhaupt.
Ein Messegelände kann mehrere Hallen, Zufahrten und Logistikbereiche umfassen. Ohne konkrete Standangabe ist deshalb nicht eindeutig, wohin das Messegut tatsächlich gebracht werden muss.
Die Information sollte möglichst vollständig übermittelt werden:
Halle 3.1, Stand A26
anstatt lediglich:
Messe Frankfurt
Bei der Messe Frankfurt gehört Halle und Standnummer ausdrücklich zu den Angaben, die für die Fahrzeugregistrierung benötigt werden.
4. Wann muss der Messestand angeliefert werden?
Der Messetag allein reicht für die Transportplanung nicht aus.
Entscheidend ist die Frage:
Wann muss das Messegut tatsächlich am Stand beziehungsweise am Veranstaltungsort verfügbar sein?
Der Messestand kann beispielsweise bereits ein oder mehrere Tage vor Veranstaltungsbeginn benötigt werden, weil der Aufbau entsprechend früher stattfindet.
Deshalb sollte der Dienstleister mindestens kennen:
- Veranstaltungsbeginn
- geplanter Aufbauzeitraum
- gewünschter Liefertermin
- gegebenenfalls konkretes Anlieferfenster
5. Wann kann der Messestand abgeholt werden?
Genauso wichtig wie die Anlieferung ist der spätere Rücktransport.
Nach dem Messeschluss ist der Messestand nicht automatisch sofort abholbereit.
Zunächst muss der Stand möglicherweise abgebaut, das Messegut verpackt und für den Transport bereitgestellt werden.
Der Dienstleister sollte deshalb wissen:
- Wann endet die Messe?
- Wann beginnt der Abbau?
- Wann ist das Messegut voraussichtlich abholbereit?
- Gibt es ein vorgegebenes Abholfenster?
- Wer übergibt das Messegut?
Auch die Messe Düsseldorf weist auf individuelle Auf- und Abbauregelungen der jeweiligen Messe hin.
6. Wo wird der Messestand abgeholt?
Die Abholadresse sollte möglichst genau angegeben werden.
Bei einer Abholung am Unternehmensstandort gehören dazu beispielsweise:
- Firma
- Straße und Hausnummer
- Postleitzahl und Ort
- Ansprechpartner
- Telefonnummer
- gegebenenfalls Hinweise zur Zufahrt
- gegebenenfalls Angaben zu Rampe, Tor oder Ladezone
Gerade bei größeren Fahrzeugen können Informationen zur Zufahrt wichtig sein.
7. Gibt es eine Rampe oder muss anders verladen werden?
Für die Transportplanung ist nicht nur das Messegut selbst relevant. Auch die Bedingungen an Abhol- und Lieferort können entscheidend sein.
Der Dienstleister sollte deshalb möglichst wissen:
- Ist eine Laderampe vorhanden?
- Kann ein Lkw direkt an die Rampe fahren?
- Ist eine ebenerdige Verladung möglich?
- Steht ein Gabelstapler zur Verfügung?
- Ist eine Hebebühne erforderlich?
- Gibt es besondere Zufahrtsbeschränkungen?
Bei Messeveranstaltungen können zusätzliche Regeln gelten. Auf Messegeländen können bestimmte Flurförderzeuge oder Hebegeräte beispielsweise nur durch zugelassene Speditionen eingesetzt werden. Die Deutsche Messe weist für ihre Veranstaltungen entsprechend auf Einschränkungen bei Kranen, Gabelstaplern und ähnlichen Geräten hin.
8. Wie viele Packstücke werden transportiert?
„Ein Messestand“ ist für einen Logistikdienstleister keine ausreichende Mengenangabe.
Der Stand kann beispielsweise aus 15, 30 oder 50 einzelnen Packstücken bestehen.
Deshalb sollte möglichst angegeben werden:
- Anzahl der Paletten
- Anzahl der Kisten
- Anzahl der Kartons
- Anzahl sonstiger Packstücke
Bei Frachtsendungen mit mehreren Packstücken beziehungsweise Colli arbeitet beispielsweise die Messe Frankfurt mit entsprechenden Versand- und Kennzeichnungssystemen.
9. Welche Maße haben die Packstücke?
Die Maße sind für die Fahrzeug- und Ladeplanung mindestens ebenso wichtig wie die Anzahl der Packstücke.
Ein einzelnes sperriges Bauteil kann für die Transportplanung relevanter sein als zehn kleine Kartons.
Idealerweise werden Länge, Breite und Höhe für die relevanten Packstücke angegeben.
Beispiel:
2 Transportkisten – 240 × 100 × 120 cm
4 Paletten – 120 × 80 × 150 cm
6 Kartons – unterschiedliche Maße
Solche Angaben ermöglichen eine deutlich bessere Einschätzung des benötigten Laderaums.
10. Wie schwer ist das Messegut?
Auch das Gewicht sollte möglichst realistisch angegeben werden.
Dabei geht es nicht nur um das Gesamtgewicht. Bei einzelnen schweren Packstücken kann auch das Gewicht je Einheit relevant sein.
Beispielsweise macht es einen Unterschied, ob:
- 20 kleine Kartons transportiert werden oder
- eine einzelne 800 Kilogramm schwere Transportkiste.
Bei schweren oder sperrigen Messegütern sollte außerdem frühzeitig geklärt werden, ob besondere Hebe- oder Verladeleistungen notwendig sind.
11. Was genau wird transportiert?
Eine reine Mengenangabe reicht nicht immer aus.
Der Dienstleister sollte möglichst wissen, welche Art von Messegut transportiert wird.
Dazu können gehören:
- Messestandbauteile
- Systemelemente
- Wandelemente
- Grafiken
- Roll-ups
- Displays
- Counter
- Mobiliar
- Technik
- Exponate
- Prospektständer
- Werbematerial
So kann besser eingeschätzt werden, welche Verpackung, welches Handling und welche Transportlösung sinnvoll sind.
12. Wie ist der Messebestand verpackt?
Auch die Verpackung gehört zu den Informationen, die bei der Messe-Logistik nicht unterschätzt werden sollten.
Ist der Messestand bereits in Transportkisten verpackt? Werden einzelne Bauteile auf Paletten gestellt? Gibt es Kartons? Sind empfindliche Komponenten besonders geschützt?
Diese Angaben helfen bei der Planung der Abholung und Verladung.
13. Ist das Messegut stapelbar?
Bei der Ladeplanung kann außerdem relevant sein, ob Packstücke gestapelt werden dürfen.
Nicht jedes Messegut kann übereinander geladen werden.
Empfindliche Grafiken, Glas, hochwertige Oberflächen oder bestimmte Ausstellungselemente können eine besondere Positionierung im Fahrzeug benötigen.
Wenn es Einschränkungen gibt, sollten diese bereits bei der Transportanfrage mitgeteilt werden.
14. Gibt es empfindliche oder besonders wertvolle Komponenten?
Ein Messebestand kann sehr unterschiedliche Materialien enthalten.
Zwischen einer einfachen Prospektbox und einem empfindlichen Exponat bestehen logistisch erhebliche Unterschiede.
Besondere Komponenten sollten deshalb ausdrücklich genannt werden.
Zum Beispiel:
- Glas
- empfindliche Grafiken
- LED-Elemente
- technische Geräte
- hochwertige Exponate
- individuell gefertigte Bauteile
15. Wer ist Ansprechpartner am Abholort?
Ein Transport kann noch so gut geplant sein: Wenn bei der Abholung niemand weiß, was abgeholt werden soll, entsteht unnötiger Aufwand.
Deshalb sollten Name und Kontaktdaten des zuständigen Ansprechpartners angegeben werden.
Besonders hilfreich sind:
- Name
- Telefonnummer
- gegebenenfalls E-Mail-Adresse
- Erreichbarkeit am Abholtag
16. Wer nimmt das Messegut am Veranstaltungsort entgegen?
Auch am Zielort sollte ein Ansprechpartner bekannt sein.
Das kann beispielsweise der Aussteller selbst, ein Messebauer, ein Projektleiter oder ein Mitarbeiter der Messe-Logistik sein.
Besonders wichtig ist dies bei Lieferungen direkt an den Messestand.
Bei einer Veranstaltung der Messe Düsseldorf wird beispielsweise darauf hingewiesen, dass die Messe keine Ausstellermaterialien für den Aussteller entgegennimmt und eine autorisierte Person die Materialien am Stand in Empfang nehmen soll.
17. Welche Telefonnummer ist am Veranstaltungstag erreichbar?
Eine Telefonnummer sollte nicht nur auf dem Auftrag stehen. Sie sollte auch am relevanten Transporttag tatsächlich erreichbar sein.
Bei Messeaufbauten können sich kurzfristig Fragen ergeben:
- Wo befindet sich die Zufahrt?
- Wo steht das Fahrzeug?
- Wo soll entladen werden?
- Ist der Stand bereits zugänglich?
- Wer übernimmt die Ware?
Ein erreichbarer Ansprechpartner kann hier unnötige Verzögerungen vermeiden.
18. Welche Zufahrtsregeln gelten auf dem Messegelände?
Dieser Punkt sollte niemals einfach vorausgesetzt werden.
Jedes Messegelände kann eigene Regeln für Fahrzeuge, Zufahrten, Registrierung, Ladezonen und Verkehrsführung haben.
Die Messe Frankfurt verlangt beispielsweise eine Registrierung der Fahrzeuge für die Zufahrt während der Auf- und Abbauzeiten.
Die Messe Düsseldorf veröffentlicht eigene Verkehrs- und Zufahrtsinformationen und weist auf veranstaltungsspezifische Regelungen hin.
Der Dienstleister sollte deshalb wissen, ob entsprechende Anmeldungen oder Buchungen bereits erfolgt sind oder noch organisiert werden müssen.
19. Muss das Fahrzeug vorab registriert werden?
Bei bestimmten Messegeländen ist eine Fahrzeugregistrierung erforderlich.
Für die Messe Frankfurt werden beispielsweise folgende Informationen für die Fahrzeugregistrierung genannt:
- Kfz-Kennzeichen
- Fahrername
- Handynummer des Fahrers
- Speditions- beziehungsweise Firmenname
- Halle und Standnummer
- Information, ob eine Logistikdienstleistung gebucht wurde
Das zeigt, warum die Transportplanung nicht nur aus „Abholen und Hinbringen“ besteht.
20. Gibt es besondere Zufahrts- oder Fahrzeuganforderungen?
Bei größeren oder außergewöhnlichen Transporten können zusätzliche Anforderungen gelten.
Die Messe Düsseldorf weist beispielsweise darauf hin, dass Schwertransporte mit einer Breite von mehr als 3,00 Metern spätestens 48 Stunden vor dem Eintreffen schriftlich angemeldet werden müssen.
Solche Vorgaben zeigen, warum außergewöhnliche Abmessungen bereits bei der Anfrage genannt werden sollten.
21. Ist eine Entladung mit Stapler oder Kran erforderlich?
Bei schwerem oder sperrigem Messegut kann eine zusätzliche Entladeleistung erforderlich sein.
Der Dienstleister sollte daher wissen, ob:
- ein Gabelstapler benötigt wird,
- ein Kran erforderlich ist,
- eine Hebebühne benötigt wird,
- zusätzliches Personal erforderlich ist.
Die Messe Frankfurt führt beispielsweise Anlieferung, Materiallagerung sowie Gabelstapler- und Kranservice als Bestandteile ihrer Logistikservices auf.
22. Soll der Dienstleister nur transportieren oder mehr übernehmen?
Vor einer Beauftragung sollte klar sein, welchen Umfang die gewünschte Leistung hat.
Geht es nur um den Transport?
Oder soll der Dienstleister zusätzlich:
- den Messebestand aus dem Lager zusammenstellen?
- kommissionieren?
- verpacken?
- verladen?
- anliefern?
- entladen?
- nach der Messe abholen?
- zurücktransportieren?
- wieder einlagern?
Je klarer der gewünschte Leistungsumfang beschrieben wird, desto besser lässt sich ein Angebot erstellen.
23. Wird der Messestand nach der Messe wieder abgeholt?
Der Rücktransport sollte möglichst bereits bei der ersten Anfrage berücksichtigt werden.
Das gilt besonders bei regelmäßig genutztem Messebestand.
Ein typischer Ablauf kann beispielsweise so aussehen:
Lager → Messe → Abbau → Abholung → Rücktransport → Lager.
Wenn dieser Ablauf bereits vor der Messe definiert ist, muss nach dem letzten Messetag nicht kurzfristig eine neue Logistiklösung gefunden werden.
24. Wohin soll der Messestand nach der Messe?
„Zurück“ ist nicht immer gleichbedeutend mit „zur ursprünglichen Abholadresse“.
Der Messebestand kann nach der Veranstaltung:
- zum Unternehmensstandort,
- in ein externes Lager,
- zu einem Messebauer,
- direkt zur nächsten Veranstaltung
- oder an einen anderen Standort
transportiert werden.
Das gewünschte Rücktransportziel sollte deshalb bereits bei der Planung feststehen.
25. Findet kurz danach eine weitere Messe statt?
Diese Information kann für die gesamte Logistik entscheidend sein.
Wenn derselbe Messebestand wenige Tage später erneut benötigt wird, ist ein Rücktransport ins Unternehmen und eine erneute Auslieferung möglicherweise nicht der einzige denkbare Ablauf.
Je nach Zeitplan und Veranstaltungsorten kann eine direkte Weiterleitung oder eine Zwischenlagerung sinnvoll sein.
Deshalb sollte bei wiederkehrenden Messeauftritten immer der gesamte Messekalender betrachtet werden.
26. Muss Messegut zwischengelagert werden?
Wenn der Messebestand zwischen zwei Veranstaltungen nicht direkt weitertransportiert werden soll, kann eine Zwischenlagerung erforderlich sein.
Dann benötigt der Dienstleister zusätzliche Informationen:
- Was soll eingelagert werden?
- Wie lange ist die Lagerung vorgesehen?
- Welche Komponenten gehören zusammen?
- Wann wird der Bestand voraussichtlich wieder benötigt?
- Soll der Bestand vor dem nächsten Einsatz geprüft oder kommissioniert werden?
Eine zentrale Lagerung kann insbesondere bei Unternehmen mit mehreren Messeauftritten pro Jahr die Organisation vereinfachen.
27. Wie soll der Messebestand identifiziert werden?
Bei regelmäßig genutztem Messebestand ist eine eindeutige Kennzeichnung sinnvoll.
Das kann beispielsweise über:
- Packstücknummern
- Inventarnummern
- Beschriftungen
- Fotos
- Bestandslisten
erfolgen.
Je besser die einzelnen Bestandteile nachvollziehbar sind, desto einfacher wird die Vorbereitung des nächsten Messeauftritts.
28. Was bei internationalen Messe-Transporten zusätzlich wichtig ist
Bei einem grenzüberschreitenden Transport kommen weitere Informationen hinzu.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Versandland
- Zielland
- Art des Messeguts
- Warenwerte
- gegebenenfalls Zollinformationen
- Informationen zur temporären Einfuhr
- notwendige Begleitdokumente
Die Deutsche Messe nennt Zollabfertigungen ausdrücklich als mögliche Leistung ihrer Messe-Speditionspartner.
Bei internationalen Messeauftritten sollte daher nicht erst am Tag der Abholung geprüft werden, welche Dokumente benötigt werden.
29. Welche Angaben sollte eine Transportanfrage enthalten?
Eine gute Transportanfrage muss nicht kompliziert sein. Sie sollte aber die wichtigsten Informationen enthalten.
Ein sinnvoller Aufbau ist:
Veranstaltung: Name und Datum
Ort: Messegelände, Halle, Standnummer
Abholung: Adresse, Datum, Zeitfenster, Ansprechpartner
Lieferung: Veranstaltungsort, gewünschter Termin, Anlieferfenster
Messegut: Anzahl, Maße, Gewichte, Art der Packstücke
Besonderheiten: empfindlich, sperrig, schwer, nicht stapelbar etc.
Leistungsumfang: Transport, Be- und Entladung, Zwischenlagerung, Rücktransport etc.
Rücktransport: Abholtermin, Zieladresse, Ansprechpartner
30. Messe-Logistik Checkliste zum Ausfüllen
Für die Anfrage bei einem Logistikdienstleister können Unternehmen folgende Checkliste verwenden:
VERANSTALTUNG
- Messe:
- Datum:
- Veranstaltungsort:
- Halle:
- Standnummer:
ABHOLUNG
- Abholadresse:
- Abholdatum:
- Abholzeitfenster:
- Ansprechpartner:
- Telefonnummer:
- Rampe vorhanden:
- Stapler vorhanden:
MESSEGUT
- Anzahl Packstücke:
- Anzahl Paletten:
- Anzahl Transportkisten:
- Maße:
- Gewichte:
- Besondere Abmessungen:
- Empfindliche Komponenten:
- Stapelbar:
ANLIEFERUNG
- Gewünschter Liefertermin:
- Anlieferfenster:
- Halle:
- Standnummer:
- Ansprechpartner vor Ort:
- Telefonnummer:
- Fahrzeugregistrierung erforderlich:
- Besondere Zufahrtsregelungen:
RÜCKTRANSPORT
- Abholtermin nach der Messe:
- Abholfenster:
- Abholort:
- Zieladresse:
- Ansprechpartner:
- Zwischenlagerung erforderlich:
- Nächste Messe bereits bekannt:
Die häufigsten Fehler bei einer Messe-Transportanfrage
Viele Probleme entstehen nicht während des eigentlichen Transports, sondern bereits bei der Auftragserteilung.
Nur den Messetermin nennen
Der Messetermin sagt nichts darüber aus, wann der Stand angeliefert werden muss. Aufbauzeiten und Anlieferfenster müssen ebenfalls berücksichtigt werden.
„Ein Messestand“ als Mengenangabe
Für die Transportplanung sind konkrete Packstücke, Maße und Gewichte wesentlich hilfreicher.
Halle und Standnummer vergessen
Ohne konkrete Standangabe kann die Anlieferung auf einem großen Messegelände unnötig kompliziert werden.
Rücktransport nicht berücksichtigen
Nach der Messe muss der Stand wieder irgendwohin. Der Rücktransport sollte deshalb bereits bei der ursprünglichen Planung berücksichtigt werden.
Zufahrtsregeln nicht prüfen
Die jeweiligen Messegelände können eigene Verkehrs- und Anlieferregeln haben. Die Messe Düsseldorf weist beispielsweise ausdrücklich auf veranstaltungsspezifische Abweichungen von den allgemeinen Richtlinien hin.
Ansprechpartner nicht benennen
Ein Transport sollte nicht an einer unklaren Übergabe scheitern. Für Abholung und Anlieferung sollten verantwortliche Personen benannt werden.
Je früher die Angaben vollständig sind, desto besser lässt sich planen
Eine vollständige Transportanfrage muss nicht Monate im Voraus fertig sein. Je früher jedoch die wesentlichen Eckdaten bekannt sind, desto besser können mögliche Besonderheiten berücksichtigt werden.
Das gilt insbesondere bei:
- großen Messeständen,
- mehreren Transportkisten oder Paletten,
- schweren oder sperrigen Exponaten,
- internationalen Transporten,
- mehreren Veranstaltungen hintereinander,
- festen Anlieferfenstern,
- besonderen Zufahrtsregelungen.
Bei der Deutschen Messe wird beispielsweise darauf hingewiesen, dass individuelle Absprachen mit den Speditionspartnern erforderlich sein können und bestimmte logistische Leistungen ausschließlich durch zugelassene Speditionen erfolgen.
EINS PLUS: Messebestand, Transport und Logistik gemeinsam organisieren
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service betrachtet den Messeauftritt nicht nur als einzelnen Transportauftrag. Gerade bei Unternehmen, die vorhandene Messeausstattung regelmäßig einsetzen, geht es um einen wiederkehrenden Ablauf.
Der vorhandene Messebestand kann übernommen, erfasst und eingelagert werden. Wenn eine Veranstaltung bevorsteht, wird die benötigte Ausstattung zusammengestellt und für den Transport vorbereitet. Anschließend kann der Messebestand zum Veranstaltungsort transportiert und nach dem Messeauftritt wieder abgeholt werden.
Je nach Bedarf können dabei auch weitere Schritte rund um den vorhandenen Messebestand berücksichtigt werden – von der Bestandsaufnahme über die Lagerung bis zur Vorbereitung des nächsten Messeauftritts.
Das Ziel ist ein klarer Ablauf:
Messebestand → Lagerung → Vorbereitung → Transport → Messe → Abholung → Rücktransport → Lagerung.
Für Unternehmen mit mehreren Veranstaltungen kann es dadurch einfacher werden, den eigenen Messebestand nicht für jede Messe neu zu organisieren, sondern als vorhandenen Bestand planbar weiterzuverwenden.
Fazit: Je genauer die Angaben, desto besser die Messe-Logistik
Eine professionelle Messe-Logistik beginnt lange vor der Abholung des ersten Kartons.
Der Dienstleister benötigt vor allem Informationen darüber, was transportiert wird, wo es abgeholt wird, wann es abgeholt werden kann, wann es wo benötigt wird und was anschließend mit dem Messebestand passieren soll.
Zu den wichtigsten Angaben gehören deshalb Veranstaltung, Veranstaltungsort, Halle, Standnummer, Aufbau- und Abbauzeiten, Abhol- und Lieferadresse, Ansprechpartner sowie Anzahl, Maße und Gewichte der Packstücke.
Zusätzlich sollten besondere Anforderungen wie empfindliches oder sperriges Messegut, Hebe- und Verladeleistungen, Zufahrtsregelungen, Fahrzeugregistrierungen, Zwischenlagerungen und Rücktransporte frühzeitig berücksichtigt werden.
Gerade bei wiederkehrenden Messeauftritten lohnt es sich, diese Informationen nicht jedes Mal neu zusammenzutragen. Eine strukturierte Bestands- und Messe-Logistik kann dafür sorgen, dass der vorhandene Messebestand von Veranstaltung zu Veranstaltung planbar eingesetzt werden kann.
Je vollständiger die Angaben bei der Anfrage, desto einfacher kann der Dienstleister den gesamten Ablauf von der Abholung bis zur Rückführung des Messebestands planen.