Wer nur einmal im Jahr an einer Messe teilnimmt, kann seinen Messebestand häufig noch relativ einfach organisieren. Anders sieht es aus, wenn ein Unternehmen mehrere Messen, Kongresse, Fachveranstaltungen oder regionale Events im Jahr besucht.
Dann wird aus einzelnen Messeauftritten schnell ein wiederkehrender organisatorischer Prozess: Messeausstattung muss zwischen verschiedenen Veranstaltungen bewegt, zwischengelagert, kontrolliert, zusammengestellt, transportiert, aufgebaut und nach dem Einsatz wieder zurückgeführt werden.
Die Herausforderung besteht dabei nicht unbedingt darin, besonders viel Messeausstattung zu besitzen. Entscheidend ist vielmehr, den vorhandenen Bestand jederzeit im Blick zu behalten und zu wissen, welche Komponenten für welche Veranstaltung benötigt werden.
Ein gut organisierter Messebestand kann über viele Veranstaltungen hinweg eingesetzt werden. Messewände, Roll-ups, Messetheken, Displays, Möbel, Grafiken, Prospektständer und weiteres Messematerial müssen nicht nach jeder Veranstaltung neu angeschafft werden. Voraussetzung ist allerdings eine funktionierende Organisation rund um Lagerung, Bestand, Transport und Montage.
Warum mehrere Messen eine andere Organisation erfordern
Bei einem einzelnen Messeauftritt ist der Ablauf überschaubar: Ausstattung vorbereiten, zur Messe transportieren, aufbauen, nach der Veranstaltung abbauen und wieder zurückbringen.
Bei mehreren Messen im Jahr wiederholt sich dieser Ablauf immer wieder – teilweise in sehr kurzen Abständen.
Zwischen zwei Veranstaltungen können beispielsweise nur wenige Tage liegen. Gleichzeitig kann die nächste Messe an einem anderen Ort stattfinden und eine andere Zusammenstellung der vorhandenen Ausstattung erfordern.
Dadurch entstehen mehrere Fragen:
- Welche Messeausstattung befindet sich aktuell im Lager?
- Welche Komponenten werden bei der nächsten Messe benötigt?
- Ist der Bestand vollständig und einsatzbereit?
- Welche Grafiken gehören zu welchem System?
- Wann muss der Bestand kommissioniert werden?
- Wann muss der Transport erfolgen?
- Wann muss der Messestand aufgebaut werden?
- Wohin geht die Ausstattung nach dem Abbau?
- Welche Komponenten werden anschließend für die nächste Veranstaltung benötigt?
Je mehr Veranstaltungen ein Unternehmen plant, desto wichtiger wird eine zentrale und nachvollziehbare Organisation.
Der Messebestand sollte nicht nur gelagert, sondern organisiert werden
Eine Lagerfläche allein löst das organisatorische Problem noch nicht.
Wer mehrere Messen im Jahr besucht, benötigt vor allem einen Überblick darüber, was vorhanden ist und wo sich die einzelnen Komponenten befinden.
Zum Messebestand können beispielsweise gehören:
- Messewände
- Faltdisplays
- Roll-ups
- Messetheken
- Prospektständer
- Messestühle und Tische
- Produktpräsentationen
- Beleuchtung
- Bildschirme
- Grafiken und Drucke
- Transportkoffer
- Montagezubehör
- sonstiges Messe- und Eventmaterial
Je nach Unternehmen kann dieser Bestand über mehrere Jahre gewachsen sein. Unterschiedliche Systeme, Grafiken und Komponenten werden dann miteinander kombiniert.
Eine Bestandsorganisation schafft die Grundlage dafür, dass aus diesem gewachsenen Bestand ein nutzbarer Messebestand wird.
Schritt 1: Alle geplanten Messen des Jahres erfassen
Eine sinnvolle Organisation beginnt nicht mit dem nächsten Messetermin, sondern mit einem Überblick über das gesamte Messejahr.
Unternehmen sollten deshalb möglichst früh erfassen, an welchen Veranstaltungen sie teilnehmen möchten.
Für jede Veranstaltung können beispielsweise folgende Informationen hinterlegt werden:
- Veranstaltung
- Veranstaltungsort
- Veranstaltungstermin
- Standfläche
- Standnummer
- Aufbauzeit
- Messelaufzeit
- Abbauzeit
- benötigte Messeausstattung
- zuständige Ansprechpartner
- Transportziel
Damit entsteht aus vielen einzelnen Terminen eine Jahresplanung.
Schritt 2: Den Messebestand vollständig erfassen
Im nächsten Schritt sollte klar sein, welche Ausstattung tatsächlich vorhanden ist.
Eine Bestandsliste kann beispielsweise erfassen:
- Bezeichnung des Artikels
- Anzahl
- Abmessungen
- Gewicht
- Transportverpackung
- Stand- oder Systemzugehörigkeit
- Grafikzuordnung
- Zustand
- gegebenenfalls Standort im Lager
Das muss bei einem kleinen Bestand keine komplizierte Softwarelösung sein. Entscheidend ist, dass die Informationen aktuell und nachvollziehbar sind.
Schritt 3: Messeausstattung einzelnen Veranstaltungen zuordnen
Nicht jede Veranstaltung benötigt denselben Messebestand.
Ein Unternehmen kann beispielsweise für eine große Leitmesse einen umfangreicheren Auftritt planen, während für einen kleineren regionalen Termin lediglich ein mobiles Display, eine Theke und zwei Roll-ups benötigt werden.
Deshalb sollte bereits bei der Planung festgelegt werden, welche Ausstattung zu welchem Termin gehört.
Eine solche Zuordnung verhindert, dass kurz vor der Veranstaltung erst im gesamten Bestand gesucht werden muss.
Schritt 4: Grafiken und Messeausstattung zusammen denken
Bei der Organisation des Messebestands darf die Grafik nicht vergessen werden.
Eine Messewand ohne passende Grafik oder ein Roll-up-System ohne zugehörige Druckbahn ist zwar technisch vorhanden, aber nicht vollständig einsatzbereit.
Deshalb sollten Systeme und Grafiken möglichst eindeutig miteinander verknüpft werden.
Das gilt insbesondere bei Beständen, die über mehrere Jahre gewachsen sind und bei denen unterschiedliche Versionen von Grafiken vorhanden sein können.
Für wiederkehrende Veranstaltungen kann zusätzlich dokumentiert werden, welche Grafik bei welcher Veranstaltung eingesetzt wird.
Schritt 5: Zustand und Vollständigkeit vor jeder Messe prüfen
Ein Messebestand sollte nicht erst am Tag des Versands kontrolliert werden.
Vor jeder Veranstaltung empfiehlt sich eine kurze Bestandsprüfung.
Dabei können unter anderem folgende Fragen beantwortet werden:
- Sind alle Komponenten vorhanden?
- Sind Transportkoffer und Verpackungen einsatzbereit?
- Sind Messewände und Displays unbeschädigt?
- Sind Roll-ups funktionsfähig?
- Sind die benötigten Grafiken vorhanden?
- Ist das Montagezubehör vollständig?
- Gibt es Schäden aus dem vorherigen Einsatz?
- Müssen Komponenten gereinigt oder repariert werden?
Der große Vorteil einer solchen Kontrolle: Probleme werden erkannt, bevor die Ausstattung auf dem Messegelände benötigt wird.
Schritt 6: Den Messebestand rechtzeitig kommissionieren
Wenn feststeht, welche Ausstattung benötigt wird, wird der Bestand für die konkrete Veranstaltung zusammengestellt.
Dieser Vorgang wird häufig als Kommissionierung bezeichnet.
Dabei werden alle für eine Veranstaltung vorgesehenen Komponenten aus dem Gesamtbestand entnommen und zu einer konkreten Sendung beziehungsweise einem konkreten Messeauftrag zusammengestellt.
Bei mehreren Messen im Jahr ist dieser Schritt besonders wichtig, weil parallel bereits die nächste Veranstaltung vorbereitet werden kann.
Schritt 7: Packstücke eindeutig kennzeichnen
Eine klare Kennzeichnung erleichtert die gesamte weitere Organisation.
Auf einem Packstück können beispielsweise folgende Informationen stehen:
- Veranstaltung
- Standnummer
- Packstücknummer
- Inhalt
- gegebenenfalls Montagehinweis
Bei einem Bestand, der regelmäßig zwischen Lager und verschiedenen Messeplätzen bewegt wird, kann eine solche Kennzeichnung viel unnötige Sucharbeit vermeiden.
Schritt 8: Messe-Transport in die Jahresplanung integrieren
Der Transport sollte nicht als isolierte Einzelleistung betrachtet werden.
Wenn beispielsweise mehrere Messen innerhalb weniger Wochen stattfinden, müssen Rücktransport und nächste Auslieferung zeitlich aufeinander abgestimmt werden.
Der Bestand kann nach einer Veranstaltung zunächst wieder ins Lager zurückkehren oder – wenn die Abläufe und Termine es zulassen – für den nächsten Einsatz vorbereitet werden.
Entscheidend ist, dass bekannt ist, wo sich der Messebestand zu welchem Zeitpunkt befindet.
Warum die Veranstaltungsdaten frühzeitig geprüft werden sollten
Jede Messe hat ihre eigenen organisatorischen Rahmenbedingungen.
Die Messe Frankfurt sieht beispielsweise allgemeine Auf- und Abbauzeiten vor, weist aber ausdrücklich darauf hin, dass veranstaltungsspezifische Zeiten abweichen können.
Auch bei der Messe Düsseldorf werden die Auf- und Abbauzeiten sowie Verkehrsregelungen für die einzelnen Veranstaltungen separat veröffentlicht.
Für Unternehmen mit mehreren Messeauftritten bedeutet das: Die Planung sollte nicht mit pauschalen Annahmen arbeiten. Für jede Veranstaltung müssen die jeweils gültigen Informationen geprüft werden.
Schritt 9: Aufbau und Montage als festen Bestandteil einplanen
Wenn der Messebestand am Veranstaltungsort angekommen ist, muss daraus der geplante Messeauftritt entstehen.
Je nach Ausstattung kann das beispielsweise folgende Tätigkeiten umfassen:
- Entladen und Bereitstellen
- Sortieren der Komponenten
- Aufbau der Messewand
- Montage von Displays
- Aufstellen der Messetheke
- Positionieren von Möbeln
- Montage von Grafiken
- Aufstellen von Roll-ups
- Einrichtung weiterer Ausstattung
Bei einem regelmäßig verwendeten Messestand kann ein standardisierter Montageablauf sinnvoll sein.
Schritt 10: Nach der Messe beginnt der nächste Zyklus
Mit dem Ende der Messe endet die Organisation des Messebestands nicht.
Nach Messeschluss muss die Ausstattung wieder abgebaut, verpackt und zurückgeführt werden.
Gerade bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr sollte der Rücktransport bereits vor dem Messebeginn feststehen.
So wird vermieden, dass nach dem letzten Messetag kurzfristig geklärt werden muss, wohin der Bestand gebracht werden soll.
Auch die Abbauzeiten sind veranstaltungsspezifisch. Die Messe Düsseldorf weist beispielsweise darauf hin, dass die konkreten Abbauzeiten für die jeweilige Veranstaltung gelten und sich in einzelnen Fällen ändern können.
Schritt 11: Rückkehr ins Lager kontrollieren
Nach dem Rücktransport sollte der Messebestand nicht einfach wieder eingelagert werden.
Vielmehr empfiehlt sich eine kurze Eingangskontrolle.
Dabei kann geprüft werden:
- Ist der Bestand vollständig zurückgekommen?
- Gibt es Transportschäden?
- Gibt es Schäden durch den Messebetrieb?
- Sind Grafiken noch einsatzbereit?
- Fehlt Zubehör?
- Müssen Komponenten gereinigt oder repariert werden?
- Ist die Ausstattung bereits für die nächste Veranstaltung vorgesehen?
Diese Kontrolle ist besonders wichtig, wenn zwischen zwei Veranstaltungen nur wenig Zeit liegt.
Mehrere Messen bedeuten häufig mehrere unterschiedliche Standkonzepte
Ein häufiger Fehler besteht darin, davon auszugehen, dass bei jeder Veranstaltung exakt derselbe Messeauftritt benötigt wird.
In der Praxis können sich Standgröße, Zielgruppe, Veranstaltung und verfügbare Fläche unterscheiden.
Ein vorhandener Messebestand kann deshalb modular genutzt werden.
Beispielsweise kann aus einem größeren Bestand für eine große Messe ein umfangreicher Stand zusammengestellt werden. Für einen kleineren Kongress werden dagegen nur einzelne Komponenten eingesetzt.
So kann ein Unternehmen mit demselben Grundbestand unterschiedliche Messeauftritte realisieren.
Modularer Messebestand erleichtert die Mehrfachverwendung
Besonders praktisch ist ein Messebestand, dessen Komponenten unabhängig voneinander eingesetzt werden können.
Ein Unternehmen kann beispielsweise über mehrere Messewände, Roll-ups, Theken und Displays verfügen und diese je nach Veranstaltung unterschiedlich kombinieren.
Das ermöglicht eine flexible Nutzung des vorhandenen Bestands.
Gleichzeitig steigt allerdings die Bedeutung einer guten Bestandsverwaltung. Je mehr Einzelkomponenten vorhanden sind, desto wichtiger wird die eindeutige Zuordnung.
Wie Unternehmen den Überblick über ihren Messebestand behalten
Für einen überschaubaren Bestand kann eine einfache digitale Bestandsliste ausreichend sein.
Bei größeren Beständen können zusätzliche Kennzeichnungen sinnvoll werden.
Wichtig ist vor allem, dass Informationen nicht an unterschiedlichen Stellen verteilt sind.
Idealerweise lässt sich schnell beantworten:
- Was ist vorhanden?
- Wo befindet es sich?
- In welchem Zustand ist es?
- Welche Grafik gehört dazu?
- Für welche Veranstaltung ist es vorgesehen?
- Wann wird es benötigt?
- Wann kommt es zurück?
- Was muss danach damit passieren?
Diese Informationen bilden die Grundlage für eine funktionierende Messebestandsorganisation.
Was passiert, wenn zwei Messen zeitlich nah beieinander liegen?
Besonders anspruchsvoll wird die Planung, wenn zwei Veranstaltungen zeitlich unmittelbar aufeinanderfolgen.
Dann muss geprüft werden, ob derselbe Bestand für beide Veranstaltungen benötigt wird.
Falls ja, müssen unter anderem folgende Punkte betrachtet werden:
- Wann endet die erste Veranstaltung?
- Wann beginnt der Aufbau der zweiten Veranstaltung?
- Wie lange dauert der Rücktransport?
- Wie viel Zeit steht für Kontrolle und Vorbereitung zur Verfügung?
- Wo befindet sich der Bestand zwischen beiden Veranstaltungen?
- Welche Komponenten können parallel benötigt werden?
In solchen Situationen wird deutlich, warum eine reine Lagerung nicht ausreicht. Entscheidend ist die zeitliche Koordination des gesamten Messebestands.
Was bei mehreren Veranstaltungsorten besonders wichtig ist
Unternehmen, die deutschlandweit oder europaweit auf Messen ausstellen, haben zusätzlich unterschiedliche Veranstaltungsorte zu berücksichtigen.
Die Entfernung zwischen Lager und Messe ist dabei nur ein Teil der Planung.
Ebenso wichtig sind die jeweiligen Anlieferbedingungen, Zufahrten, Aufbauzeiten und Ansprechpartner vor Ort.
Bei der Messe Frankfurt müssen beispielsweise Fahrzeuge im Rahmen bestimmter Veranstaltungen im Vorfeld registriert werden.
Auch bei der Messe Düsseldorf sind die Verkehrsregularien Bestandteil der veranstaltungsspezifischen Planung.
Wer mehrere Messeorte bedient, sollte diese Unterschiede deshalb bereits bei der Jahresplanung berücksichtigen.
Messebestand zentral lagern oder an mehreren Standorten verteilen?
Bei mehreren Messen stellt sich irgendwann auch die Frage nach dem geeigneten Lagerkonzept.
Ein zentraler Lagerstandort kann die Bestandsübersicht vereinfachen. Alle Komponenten befinden sich an einem Ort und können für die jeweilige Veranstaltung zusammengestellt werden.
Bei regelmäßigen Veranstaltungen in unterschiedlichen Regionen kann dagegen auch eine dezentrale Organisation in Betracht kommen.
Welche Variante sinnvoll ist, hängt unter anderem von Bestandsgröße, Veranstaltungsorten, Veranstaltungshäufigkeit und Transportwegen ab.
Wichtig ist in beiden Fällen, dass klar dokumentiert wird, wo sich die einzelnen Komponenten befinden.
Wann eine externe Lagerung des Messebestands sinnvoll sein kann
Nicht jedes Unternehmen verfügt über ausreichend Lagerfläche für Messeausstattung.
Roll-ups, Messewände, Theken, Möbel, Transportkisten und weitere Komponenten benötigen Platz. Gleichzeitig werden diese Gegenstände häufig nur für einzelne Veranstaltungen benötigt.
Eine externe Lagerung kann deshalb interessant sein, wenn:
- im Unternehmen kein geeigneter Lagerraum vorhanden ist
- der Messebestand viel Platz beansprucht
- mehrere Veranstaltungen pro Jahr stattfinden
- Mitarbeiter nicht regelmäßig die Messeausstattung verwalten sollen
- Transport und Lagerung miteinander verbunden werden sollen
- der Bestand für verschiedene Veranstaltungen bereitgestellt werden muss
- eine strukturierte Bestandsverwaltung gewünscht ist
Entscheidend ist dabei nicht nur die verfügbare Lagerfläche, sondern die Frage, welche Leistungen rund um den Bestand benötigt werden.
Externe Lagerung kann mehr sein als eine Abstellfläche
Für Unternehmen mit regelmäßigen Messeauftritten kann ein externer Dienstleister verschiedene Schritte miteinander verbinden.
Ein möglicher Ablauf lautet:
Bestand übernehmen → erfassen → einlagern → für Veranstaltung zusammenstellen → kontrollieren → transportieren → aufbauen → abbauen → zurücktransportieren → wieder einlagern.
Damit wird aus der Lagerung ein wiederkehrender Prozess für den gesamten Messebestand.
Was Unternehmen für jeden Messeauftritt vorbereiten sollten
Eine standardisierte Checkliste kann die Organisation erheblich vereinfachen.
Für jede Veranstaltung sollten unter anderem folgende Informationen vorliegen:
- Veranstaltungsname
- Datum
- Veranstaltungsort
- Halle
- Standnummer
- Standgröße
- Aufbauzeit
- Abbauzeit
- benötigter Messebestand
- Grafiken
- Transportdaten
- Ansprechpartner
- Aufbauvorgaben
- besondere Veranstaltervorgaben
Eine solche Standardisierung verhindert, dass bei jeder Veranstaltung wieder bei null begonnen werden muss.
Die häufigsten organisatorischen Fehler bei mehreren Messen
Je mehr Veranstaltungen stattfinden, desto häufiger entstehen Probleme an den Schnittstellen zwischen einzelnen Aufgaben.
Typische Fehler sind:
- Der Messebestand wird nicht vollständig dokumentiert.
- Komponenten werden nicht eindeutig gekennzeichnet.
- Grafiken und Systeme werden getrennt voneinander verwaltet.
- Die nächste Veranstaltung wird erst nach dem Rücktransport der vorherigen geplant.
- Aufbau- und Abbauzeiten werden zu spät geprüft.
- Transport und Montage werden unabhängig voneinander organisiert.
- Beschädigungen werden erst kurz vor dem nächsten Einsatz entdeckt.
- Rücktransport und Wiedereinlagerung werden nicht eingeplant.
- Es ist unklar, welche Ausstattung für welche Veranstaltung vorgesehen ist.
Die meisten dieser Probleme lassen sich durch eine frühzeitige und wiederholbare Prozessstruktur reduzieren.
Eine einfache Jahresplanung für den Messebestand
Eine praktische Jahresplanung kann beispielsweise in fünf Ebenen aufgebaut werden.
1. Jahresübersicht
Alle geplanten Messen und Veranstaltungen werden chronologisch erfasst.
2. Veranstaltungsplanung
Für jede Messe werden Standgröße, Standnummer, Aufbauzeiten, Abbauzeiten und Veranstaltervorgaben ergänzt.
3. Bestandsplanung
Die benötigten Komponenten werden dem jeweiligen Termin zugeordnet.
4. Logistikplanung
Kommissionierung, Transport, Anlieferung und Rücktransport werden zeitlich eingeplant.
5. Nachbereitung
Nach der Veranstaltung werden Rückführung, Kontrolle, Reparaturen und Wiedereinlagerung dokumentiert.
Mehrere Messen mit demselben Messebestand organisieren
Ein gut organisierter Messebestand kann über viele Veranstaltungen hinweg eingesetzt werden.
Dabei muss nicht jede Messe denselben Aufbau erhalten. Vielmehr kann der vorhandene Bestand entsprechend der jeweiligen Standfläche und Veranstaltung zusammengestellt werden.
Beispielsweise:
Große Fachmesse: Messewand + Theke + Möbel + Displays + Produktpräsentation.
Regionalmesse: Messewand + Theke + zwei Roll-ups.
Kongress: Roll-up + Counter + Prospektständer.
Kleine Fachveranstaltung: mobiles Display + Informationsmaterial.
Damit lässt sich derselbe Messebestand für unterschiedliche Einsatzgrößen nutzen.
Warum ein wiederkehrender Prozess Zeit sparen kann
Wenn jeder Messeauftritt komplett neu organisiert wird, müssen viele Arbeitsschritte immer wieder von vorne begonnen werden.
Ein standardisierter Prozess schafft dagegen wiederkehrende Abläufe.
Die Fragen sind dann bei jeder Veranstaltung ähnlich:
Welche Messe? Welche Ausstattung? Welche Grafik? Welche Packstücke? Welcher Transport? Welche Aufbauzeit? Welcher Rücktransport?
Dadurch kann die Organisation planbarer werden.
Messestand mehrfach verwenden statt für jede Messe neu beschaffen
Die Mehrfachverwendung vorhandener Messeausstattung kann insbesondere bei regelmäßig wiederkehrenden Veranstaltungen interessant sein.
Ein bestehender Bestand muss nicht automatisch nach jeder Saison ersetzt werden. Je nach Zustand und Anforderungen können einzelne Komponenten über einen längeren Zeitraum eingesetzt werden.
Entscheidend ist eine regelmäßige Kontrolle.
Beschädigte oder nicht mehr benötigte Komponenten können aussortiert werden, während funktionierende Systeme weiter eingesetzt werden.
Was bei einem über Jahre gewachsenen Messebestand wichtig ist
Viele Unternehmen besitzen nicht einen einzigen, einheitlich angeschafften Messebestand. Stattdessen kommen im Laufe der Jahre neue Systeme, Grafiken, Möbel und Displays hinzu.
Dadurch können unterschiedliche Generationen von Messeausstattung parallel vorhanden sein.
Das ist nicht grundsätzlich ein Problem.
Wichtig ist vielmehr, dass bekannt ist, welche Komponenten noch sinnvoll eingesetzt werden können und welche Ausstattung nicht mehr benötigt wird.
Eine regelmäßige Bestandsbereinigung kann deshalb Teil der Messejahresplanung sein.
Wann Unternehmen ihren Messebestand überprüfen sollten
Eine Bestandsprüfung ist nicht nur vor einer einzelnen Messe sinnvoll.
Zusätzlich kann sich eine größere Prüfung beispielsweise einmal pro Jahr anbieten.
Dabei kann das Unternehmen prüfen:
- Welche Komponenten wurden tatsächlich eingesetzt?
- Welche Ausstattung wird regelmäßig benötigt?
- Welche Systeme stehen ungenutzt im Lager?
- Welche Grafiken sind veraltet?
- Welche Komponenten müssen repariert werden?
- Welche Ausstattung kann weiterverwendet werden?
- Welche Teile können ausgesondert werden?
- Welche zusätzlichen Komponenten werden für kommende Veranstaltungen benötigt?
So wird die Messebestandsplanung gleichzeitig zu einer regelmäßigen Bestandskontrolle.
EINS PLUS: Messebestand für mehrere Veranstaltungen organisieren
EINS PLUS Messe- & Kongress-Service unterstützt Unternehmen bei der Organisation vorhandener Messeausstattung für wiederkehrende Messeauftritte, Kongresse und kleinere Veranstaltungen.
Dabei kann vorhandener Messebestand übernommen und strukturiert organisiert werden. Dazu können beispielsweise Messewände, Roll-ups, Displays, Messetheken, Möbel, Prospektständer, Grafiken und weitere Messekomponenten gehören.
Der Bestand kann eingelagert und für einzelne Veranstaltungen zusammengestellt werden. Je nach Bedarf lassen sich anschließend weitere Leistungen wie Transport, Aufbau, Abbau und Rücktransport miteinander kombinieren.
Gerade wenn ein Unternehmen mehrere Veranstaltungen im Jahr besucht, kann ein wiederkehrender Ablauf sinnvoll sein:
Bestand lagern → Veranstaltung planen → Messeausstattung zusammenstellen → kontrollieren → transportieren → aufbauen → abbauen → zurücktransportieren → wieder einlagern.
So bleibt der vorhandene Messebestand nicht einfach zwischen den Veranstaltungen irgendwo eingelagert. Er wird für die jeweils nächste Veranstaltung vorbereitet und wieder einsatzbereit gemacht.
Checkliste: Messebestand für mehrere Messen im Jahr organisieren
- ☐ Alle geplanten Messen des Jahres erfassen
- ☐ Veranstaltungsorte und Termine dokumentieren
- ☐ Standgrößen und Standnummern erfassen
- ☐ Auf- und Abbauzeiten prüfen
- ☐ Veranstaltervorgaben prüfen
- ☐ Gesamten Messebestand erfassen
- ☐ Systeme und Grafiken zuordnen
- ☐ Zustand der Ausstattung kontrollieren
- ☐ Messebestand für jede Veranstaltung zusammenstellen
- ☐ Packstücke kennzeichnen
- ☐ Transporttermine festlegen
- ☐ Aufbau organisieren
- ☐ Abbau und Rücktransport planen
- ☐ Rückkehr ins Lager dokumentieren
- ☐ Bestand nach jeder Veranstaltung kontrollieren
- ☐ Reparaturen und Ersatz rechtzeitig einplanen
- ☐ Messebestand regelmäßig bereinigen
Fazit
Mehrere Messen im Jahr zu organisieren bedeutet mehr als mehrere einzelne Messetermine zu verwalten. Mit jeder zusätzlichen Veranstaltung wächst die Bedeutung eines strukturierten Messebestands.
Unternehmen sollten deshalb nicht nur überlegen, wo ihre Messeausstattung gelagert wird. Entscheidend ist vielmehr, ob jederzeit nachvollziehbar ist, welche Komponenten vorhanden sind, in welchem Zustand sie sich befinden, für welche Veranstaltung sie benötigt werden und wie sie rechtzeitig zum Veranstaltungsort gelangen.
Ein sinnvoll organisierter Ablauf verbindet Lagerung, Bestandsverwaltung, Kommissionierung, Transport, Montage, Abbau und Rücktransport.
So kann vorhandene Messeausstattung über mehrere Veranstaltungen hinweg genutzt werden, ohne dass für jeden Messeauftritt die komplette Organisation neu beginnen muss.
Je mehr Messen ein Unternehmen im Jahr besucht, desto wichtiger wird deshalb ein klarer wiederkehrender Prozess:
Planen → Bestand zusammenstellen → kontrollieren → transportieren → aufbauen → Messe durchführen → abbauen → zurücktransportieren → wieder einlagern.
Aus einzelnen Messeauftritten wird damit ein planbarer Ablauf rund um den gesamten Messebestand.